PENULISAN MINIT

MESYUARAT
AJES BIN TUAH
KETUA PENOLONG PENGARAH
BAHAGIAN PERANCANGAN STRATEGIK DAN PENYELIDIKAN
DAN
BAHAGIAN GERAK SARAF DAN PENGURUSAN ISU
JABATAN PENERANGAN MALAYSIA SARAWAK

MINIT MESYUARAT ( MM )

Satu rekod bertulis tentang

perkara-perkara yang
dibincangkan di dalam
sesuatu mesyuarat.

PRINSIP PENULISAN
MINIT MESYUARAT

Prinsip Penulisan Minit

Mesyuarat
Correct
( Betul )

Concise
( Ringkas
)

4C

Comprehensive
( Lengkap )

Clear
( Jelas
)

Betul ( Correct )
Aspek Bahasa :
Ejaan

dan tatabahasa betul.

Bahasa yang mudah difahami.
Elakkan ayat yang terlalu panjang
hingga sukar difahami.

Jelas ( Clear )
Format penulisan mengikut
kehendak
Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991
Catatan minit mesyuarat sepatutnya
mengikut agenda
Kandungan catatan minit:
Perkara, Keputusan dan Tindakan
Sistem nombor diguna pakai

Lengkap
( Comprehensive )
Maklumat yang dicatat perlulah
lengkap.
. Tidak menambah atau mengurangkan
perkaraperkara yang dibincangkan dan yang
diputuskan
dalam mesyuarat.
.

Ringkas dan Padat

( Concise )
Bahasa yang ringkas dan penulisan
yang padat
dari segi pengolahan.
Sekiranya pegawai tidak menghadiri
mesyuarat berkenaan tetapi dengan
membaca
minit tersebut, boleh faham dan
mengambil
tindakan berasaskan keputusan
mesyuarat.

Peringatan
MM hendaklah merekodkan :
a.
Perkara-perkara penting yang
dibincangkan.
b.
Keputusan-keputusan yang
dibuat.
c.
Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil perhatian.

FORMAT PENULISAN
MINIT MESYUARAT

PENGERTIAN MINIT MESYUARAT

Satu rekod atau kenyataan bertulis secara

formal mengenai catatan ke atas sesuatu
perbincangan dan keputusan yang dicapai
dalam
perbincangan
tersebut
sebagai
bahan rujukan, tindakan susulan dan
pelaporan semula untuk perbincangan
akan datang.

PENGHANTARAN / Edaran Minit

Mesyuarat
Minit yang telah disemak oleh Pengerusi
hendaklah diedarkan kepada semua ahli
mesyuarat
dalam
tempoh
seminggu
daripada
mesyuarat
tersebut
diadakan.

FORMAT PENULISAN MINIT

MESYUARAT
PKPA BIL.2 /1991

Minit Mesyuarat Berseri

(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil
Tahun
(Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan
Tahun)

Tarikh :
Masa:
Tempat:

Kehadiran :

Senaraikan
nama
ahli
yang
menghadiri mesyauarat berkenaan,
bermula dengan nama Pengerusi
Mesyuarat. Susunan nama hendaklah
mengikut kekananan.

Turut Hadir:

Senarai nama pegawai yang bukan ahli

tetapi dijemput khas untuk menghadiri
mesyuarat
atau
telah
turut
sama
menghadiri mesyuarat.

Susunan nama
kekananan.

hendaklah

mengikut

Urus Setia:
Senaraikan nama-nama pegawai yang
menjadi urus setia mesyuarat dan
hendaklah mengikut kekananan.

1. Perutusan Pengerusi
Ruang
ini
mengandugi
catatan
tentang perkara-perkara penting yang
dibangkitkan oleh Pengerusi.
Perkara-perkara penting ini tidak
semestinya
dibangkitkan
oleh
Pengerusi pada awal mesyuarat,
semasa mesyuarat membincangkan
perkara-perkara
berbangkit
atau
semasa membincangkan kertas-kertas
kerja.

2. Minit Mesyuarat yang lepas

Catatankan keputusan MM lepas iaitu
sama ada disahkan tanpa pindaan @
disahkan tertakluk kepada pindaanpindaan tertentu.
Jika ada pindaan, nyatakan pindaan
berkenaan.
Pencadang & Penyokong
Bersetuju sebulat suara

4. Perkara-perkara Berbangkit Jika

Berkaitan
a. Ruangan ini mengandungi catatan
tentang
perkara-perkara
yang
dibangkitkan di dalam mesyuarat
yang lepas.
b. Tajuk utama perkara berbangkit yang
dibincangkan hendaklah dicatatkan.
Untuk memudahkan rujukan dibuat,
muka surat dan peranggan MM lepas
yang membincangkan perkara yang
sama hendaklah dicatatkan.

c. Jika perkara-perkara berbangkit itu

masih memerlukan tindakan, catatkan
juga agensi atau nama jawatan
pegawai
yang
perlu
mengambil
tindakan.

4. Perbincangan
Agenda / Isu yang Dibincangkan
Ruangan ini merekodkan perkaraperkara baru yang dibincangkan oleh
ahli-ahli mesyuarat.
Susunan
tajuk
adalah
mengikut
agenda
mesyuarat
yang
telah

5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja

Jika Berkaitan
Bagi mesyuarat tertentu, beberapa
kertas
kerja
dibentangkan
untuk
perbincangan.
Perkara-perkara yang perlu direkodkan
adalah :
a. Tajuk kertas kerja berkenaan.
b. Agensi yang menyediakan kertas
kerja.
c.
Tujuan
utama
kertas
kerja

d.

Isu-isu penting yang dibangkitkan di

dalam
kertas kerja tersebut.

e.

Pandangan / komen ahli mesyuarat

berkenaan
isu yang dbangkitkan
dalam kertas kerja
berkenaan.

f.

Keputusan mesyuarat tentang isu-isu

yang
dibangkitkan serta tindakan isu-isu
yang perlu

6. Hal-hal Lain Jika Ada

Ruangan
ini
merekodkan
perkaraperkara lain
yang dibincangkan di dalam mesyuarat
yang pada
mulanya tidak termasuk di dalam
agenda
mesyuarat.

7. Penutup Minit Mesyuarat

Ruang ini merekodkan perkara seperti
yang berikut :
a.
Bila
mesyuarat
ditangguhkankan.

tamat

atau

b. Ucapan terima kasih Pengerusi.

c. Catatan tarikh mesyuarat yang akan
datang
jika tarikh telah ditetapkan.

Urus Setia
Catatkan nama Agensi / Bahagian / Unit
yang bertanggungjawab sebagai Urus
Setia Mesyuarat.

Tarikh
Catatkan
tarikh
disediakan.

MM

berkenaan

CONTOH-CONTOH MINIT MESYUARAT

*
Contoh Format :- Minit Mesyuarat
* Contoh Minit :Contoh Minit Mesyuarat.doc,
CONTOH MINIT MESYUARAT (2).doc
*
Contoh Maklum Balas Minit
Mesyuarat :Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat.
doc

APA YANG PERLU DILAKUKAN ?

SEBELUM MESYUARAT
DIADAKAN
1. Surat pemakluman mesyuarat/ surat
memanggil mesyuarat kepada ahli ( 7
hari sebelum)
i. Nyatakan Tarikh
ii. Tempat Mesyuarat
iii. Jam
iv. Agenda Mesyuarat
2.
Bilangan Mesyuarat ke berapa
3. Notis seminggu sebelum mesyuarat
Contoh Surat / Memo Pemakluman Mesyuarat :Contoh Surat Panggilan Mesyuarat.docx

SEMASA MESYUARAT
DIADAKAN
1.

Setiausaha
i. Edarkan Borang kehadiran
ii. Mencatit butir-butir perbincangan:a.Tulisan
b.Rakaman
iii.
Ulangi perkara penting
sebelum
mesyuarat ditangguhkan

SELEPAS MESYUARAT
DIADAKAN
1.

Membuat minit :i. Deraf minit mesyuarat mesti siap

dalam 3 hari dari tarikh mesyuarat
untuk semakan.
ii. Minit lengkap dan edarkan dalam
masa
7 hari untuk perhatian dan tindakan
ahli.

FORMAT MESYUARAT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Nama Mesyuarat.
Mesyuarat Bilangan ke berapa.
Tarikh Mesyuarat
Masa Mesyuarat
Kehadiran
Tidak hadir
Turut hadir

FORMAT MINIT MESYUARAT

BIL

1.0

PERKARA

Aluan Pengerusi/ Perutusan

Pengerusi

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1 Bil. 1/2012
Pencadang & Penyokong
3.0
3.1
3.2
3.3

Perkara-Perkara Berbangkit :Laporan Biro Program/Aktiviti

Laporan Biro Sukan & Rekreasi
Laporan Kewangan

TINDAKAN

Makluman ahli

Makluman ahli

Ketua Biro
Ketua Biro
Bendahari

4.0 Hal-Hal Lain

4.1 Cadangan Lawatan Sambil
Belajar ke
4.2 BEO Bintulu.
Penggunaan Baju Seragam
Kelab Setia

Ketua Biro Sosial

dan Aktiviti.
Presiden dan
semua ahli.

5.0

Makluman

Penangguhan Mesyuarat

SEKIAN, TERIMA KASIH

SELAMAT
BERMESYUARAT