ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH)

BIL PERKARA DISEMAK

KRITERIA
1.0 KAWALAN UMUM ( Markah Wajaran: 5 Markah)
1.0 Pegawai Aset
i.
i.
Pegawai Aset dilantik secara bertulis
ii.
iii.

2.0
2.1

PENERIMAAN ( Markah Wajaran: 10 Markah)

Pegawai Penerima
i.
Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai

ii.
2.2

Peraturan Penerimaan

i.

ii.
iii.
iv.

3.0
3.1

oleh Pegawai Pengawal;

Setiap PTJ mempunyai seorang
Pegawai Aset;
Senarai Tugas dan Fail meja Pegawai
Aset mempunyai tugas dan
tanggungjawabnya sebagai Pegawai
Aset

Penerima mempunyai tugas dan

tanggungjawab sebagai Pegawai
Penerima;
Pegawai Penerima dilantik secara
bertulis untuk menerima dan
mengesahkan aset yang diperolehi.
Jika terdapat kerosakan atau
perselisihan kuantiti, Borang Laporan
Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW
PA-1 disediakan;
Borang KEW PA-1 hendaklah disahkan
dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan;
Borang KEW PA-1 hendaklah dihantar
dengan serta merta kepada agen
penghantaran atau syarikat pembekal;
Pegawai Penerima atau pegawai diberi
kuasa mempunyai salinan kontrak untuk
dirujuk semasa menerima aset.

PENDAFTARAN ( Markah Wajaran: 25 Markah)

Urusan Pendaftaran
i.
Aset didaftarkan dalam tempoh 2
ii.

iii.
iv.

v.

ii.
iii.

i.
ii.

RUJUKAN
PP 5/2007
PKPA Bil 2/91
PKPA Bil 8/91

PP 5/2007
PKPA Bil
8/91

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

minggu dari tarikh pengesahan

penerimaan;
Daftar Harta Modal (KEW PA-2), Daftar
Inventori (KEW PA-3) dan Buku Daftar
Pergerahan Harta Modal/ Inventori
(KEW PA-6) diselenggarakan;
Senarai Daftar Harta Modal (KEW
PA-4) dan Senarai Daftar Inventori
(KEW PA-5) diselenggarakan ;
Senarai Aset di Lokasi (KEW PA -7)
selenggarakan ;
Bagi pendaftaran melalui sistem
komputer, format daftar yang sama
diguna pakai, dicetak, dan
ditandatangan oleh Ketua Jabatan
1|Page

sendiri;

BIL

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH)

PERKARA DISEMAK
KRITERIA
vi.

vii.

viii.
ix.

3.2

Penyimpanan Daftar

i.

ii.
iii.
iv.
v.

vi.
3.3

Pelabelan Aset

i.

ii.

iii.
iv.

4.0

Semua daftar diselenggarakan dengan

lengkap dan kemaskini ;
Salinan KEW PA -4 dan KEW PA-5
dikemukakan kepada pihak atasan
setiap tahun( PTJ JabatanKementerian);
Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke
atas punca maklumat (inbois atau
delivery order) yang berkaitan;
Daftar Aset dikemaskinikan apabila
berlaku penambahan / penggantian/
penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan
atau hapus kira
KEW PA-2 dan KEW PA-3 disimpan
dalam fail kulit keras ;
Fail disimpan di dalam kabinet berkunci;
Buku KEW PA-6 disimpan di dalam
kabinet berkunci;
Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset
dan salinan disimpan di lokasi dengan
kemas dan teratur;
KEW PA-7 disediakan dalam 2 salinan,
satu disimpan dengan teratur, kemas
dan mengikut nombor siri oleh Pegawai
Aset dan satu salinan oleh pegawai
yang bertanggungjawab;
KEW PA -7 disimpan dengan teratur,
kemas dan mudah dilihat di lokasi.
Semua aset diberi tanda pengenalan
dengan cara melabel, mengecat atau
emboss bagi menunjukkan tanda Hak
Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama
Kementerian/ Jabatan;
Tanda pengenalan ditempat yang
mudah dilihat dan sesuai pada aset
berkenaan
Semua aset ditanda dengan Nombor
Siri Pendaftaran;
Nombor Siri Pendaftaran disediakan
mengikut susunan seperti kod
kementerian,Jabatan/ bahagian dan
Kumpulan Aset, tahun pembelian dan
Nombor Siri

RUJUKAN

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN ( Markah Wajaran : 25 Markah)

2|Page

4.1

Penggunaan

i.

ii.

BIL

Aset diguna bagi tujuan rasmi sahaja;

Aset diguna mengikut fungsi sebenar
yang terdapat dalam manual/ buku
panduan pengguna dan mengikut
tujuan asal pembeliannya ;

i. PP 5/2007

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH)

PERKARA DISEMAK
KRITERIA
iii.

4.2

Penyimpanan

4.3

Pemeriksaan Aset

4.4

Penggunaan Kenderaan
Jabatan

Aset dikendalikan oleh pegawai yang

mahir dan berkelayakan;
iv.
Penggunaan aset direkodkan;
v.
Kerosakan aset dilaporkan dengan
menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset (KEW PA-9);
vi.
Aset yang dibawa keluar dari pejabat
hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan dan
dipulangkan semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh
kelulusan.
i.
Aset disimpan di tempat yang selamat
dan sesuai;
ii.
Aset yang sangat menarik atau bernilai
tinggi disimpan di tempat yang
berasingan mempunyai kawalan
keselamatan yang lebih ketat ;
iii.
Aset sentiasa di bawah kawalan
pegawai yang bertanggungjawab
iv.
Pegawai yang bertanggungjawab
memahami tindakan surcaj di bawah
Seksyen 18( c ) Akta Prosedur
Kewangan boleh diambil terhadapnya
untuk apa-apa kekurangan, kerosakan
atau kehilangan aset.
i.
Sekurang-kurangnya 2 pegawai
Pemeriksa dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal;
ii.
Pemeriksaan aset (fizikal, rekod dan
penempatan) dilaksanakan sekurangkurangnya satu ( 1 ) kali setahun;
iii.
Laporan pemeriksaan Harta Modal
(KEW PA -10) dan laporan Pemeriksaan
Inventori (KEW PA-11) disediakan
dengan lengkap dan dikemukakan
kepada Ketua Jabatan.
4.4.1: Pegawai Pengangkutan
i.
Pegawai Pengangkutan dilantik;
ii.
Pegawai Pengangkutan mempunyai sijil
dalam bidang kejuruteraan motor
sekiranya pejabat mempunyai lebih
daripada 20 buah kenderaan khas

RUJUKAN

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

i. PP 2/1980

3|Page

iii.
iv.

BIL

jabatan;
Kenderaan digunakan dengan kelulusan
Pegawai Pengangkutan;
Pegawai Pengangkutan hendaklah
menyediakan fail sejarah bagi setiap
kenderaan.

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH)

PERKARA DISEMAK
KRITERIA
4.4.2: Kawalan Penggunaan Kenderaan
i.
Buku Log diselenggarakan untuk semua
kenderaan ( kecuali kenderaan khas
pegawai);
ii.
Buku log diselenggarakan dengan
kemaskini dan lengkap, pembelian
minyak direkodkan dalam Buku Log;
iii.
Buku Log disemak oleh Pegawai
Pengangkutan (setiap minggu);
iv.
Penggunaan minyak dikawal oleh
Pegawai Pengangkutan melalui
Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan
Api yang disediakan;
v.
Penggunaan minyak adalah
munasabah.

5.0

PENYENGGARAAN ( Markah Wajaran : 25 Markah)

5.1

Peraturan
Penyenggaraan

i.

Menyediakan Senarai Aset yang

memerlukan Penyelenggaraan (KEW PA
-13) dengan lengkap dan kemaskini;
Program penyenggaraan dirancang dan
disediakan;
Program penyenggaraan dilaknasakan
mengikut jadual yang telah ditetapkan
melainkan sesuatu aset itu memerlukan
penyenggaraan segera;
Setiap penyenggraan direkodkan dengan
betul dan lengkap dalam Daftar
Penyenggaraan Harta Modal (KEW
PA-14);
Menyelia dan memantau penyenggaraan
yang dilakukan pihak swasta bagi
memastikan syarat-syarat yang
ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi;
Program penyenggaraan dinilai bagi
memastikan matlamat program dicapai.

i. PP 5/2007

Kenderaan disenggarakan mengikut tempoh

yang ditetapkan;
ii. Kos penyenggaraan dan pembaikan
direkodkan dalam fail kenderaan dan daftar
harta modal

i. PP 2/1980
ii.PP 6/1999

ii.
iii.

iv.

v.

vi.
5.2

Penyenggaraan
Kenderaan

RUJUKAN

i. PP 2/1980

i.

4|Page

iii. Kenderaan disimpan dengan selamat dan di

bawah perlindungan atau di depot
kenderaan;
iv. Kenderaan sentiasa dalam keadaan bersih
dan boleh digunakan.

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH)

BIL PERKARA DISEMAK
KRITERIA
6.0 PELUPUSAN ( Markah Wajaran : 5 Markah)
6.1

Lembaga Pemeriksa

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.

6.2

Sebelum Pelupusan

i.

ii.

iii.

iv.

v.

Pegawai Pengawal melantik Lembaga

Pemeriksa berdasarkan jawatan dengan
menggunakan borang KEW PA-15
Perlantikan tidak melebihi 2 tahun;
Keanggotaan Lembaga Pemeriksa
adalah sebagaimana ditetapkan;
Lembaga Pemeriksa menyedia jadual
pemeriksaan kepada Urusetia
Pelupusan (Unit Pengurusan Aset)
Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh
satu ( 1 ) bulan dari tarikh diarahkan
oleh Jabatan;
Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa
(KEW PA -17)
Mengesyorkan kaedah pelupusan yang
sesuai;
Menandatangani KEW PA-17 dan
kemukakan kepada Urusetia Pelupusan
Pelupusan aset mekanikal, teknikal,
elektrikal dan elektronik perlu ada
Perakuan Pelupusan (KEW PA -16)
yang disediakan oleh JKR atau
Jabatan yang mempunyai woksyop
sendiri atau khidmat pakar-pakar
khusus dalam peralatan tertentu;
Pelupusan perkakasan komputer perlu
mempunyai Perakuan Pelupusan yang
disediakan oleh Pegawai Sistem
Maklumat Kementerian/ Jabatan;
Perakuan Pelupusan disahkan oleh 2
pegawai yang mempunyai pengalaman
sekurang-kurangnya 3 tahun dan tidak
terlibat dengan pengurusan aset
berkenaan;
Nilai aset di Perakuan Pelupusan sah
digunakan untuk tempoh 1 tahun
sahaja. Sekiranya melebihi 1 tahun,
Kementerian/ Jabatan perlu mendapat
pengesahan nilai semasa yang baru ;
Urusetia Pelupusan Aset semak dan
pastikan dokumen sokongan daripada

RUJUKAN

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

5|Page

vi.
vii.

Laporan Lembaga Pemeriksaan

lengkap ;
Urusetia Pelupusan memohon
kelulusan daripada Kuasa Melulus;
Urusetia memohon kelulusan daripada
Kuasa Melulus dengan kadar segera.

BIL

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH)

PERKARA DISEMAK
KRITERIA

6.3

Tatacara Pelupusan

i.

ii.
iii.

iv.

v.

Kaedah pelupusan seperti jualan

(sebut harga, lelong & tender), jualan
sisa, tukar barang, tukar beli, tukar
ganti, pindahan, hadiah dan musnah
dibuat dengan teratur
Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh
3 bulan dari surat kelulusan;
Pelanjutan tempoh pelupusan
dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2
minggu sebelum tamat tempoh
pelupusan;
Kelulusan terbatal sekiranya tindakan
pelupusan tidak dapat diselesaikan
selepas tempoh pelanjutan (perlu
kelulusan baru)
Permohonan pinda kaedah pelupusan
dikemukakan kepada Kuasa Melulus
sebelum tamat tempoh kelulusan
pelupusan.

7.0

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ( Markah Wajaran: 5 Markah)

7.1

Pengurusan kehilangan

i.
ii.

iii.

iv.

Pegawai melaporkan kehilangan kepada

Ketua Jabatan dengan serta merta;
Ketua Jabatan atau pegawai yang
bertanggungjawab ke atas kehilangan
atau yang menjaga aset atau yang
mengetahui kehilangan berlaku,
melaporkan kepada Polis dalam tempoh
24 jam dari waktu kehilangan diketahui;
Ketua Jabatan menyediakan Laporan
Awal (KEW PA-28) dan kemukakannya
beserta Laporan Polis kepada Pegawai
Pengawal dan Perbendaharaan dalam
tempoh 2 hari bekerja;
Salinan Laporan Awal dikemukakan
kepada KSU, Akauntan Negara, ketua
Audit Negara dan wakil tempatan Ketua
Audit Negara

RUJUKAN

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

6|Page