1

TATA LAKSANA KEARSIPAN

( PENGENDALIAN SURAT MASUK DAN KELUAR )
Oleh : I Putu Kariaman Putra, S.Sos, MM

PENDAHULUAN

Kearsipan diberdayakan secara fungsional bagi terwujudnya identitas dan jatidiri

lembaga, organisasi, dinas instansi / SKPD yang dapat menghidupkan penyelenggaraan good
govermence, autentik, utuh dan terpercaya untuk menghindarkan kemungkinan melakukan
penyimpangan dalam melaksanakan aktivitasnya.
Lebih jauh lagi kearsipan juga berperan dalam meningkatkan kualitas pelayanan intern
dan ektern / public, apabila kearsipan berada dalam kondisi yang tertata dengan baik didalam
system yang komperenship dan terpadu maka diperlukan setiap sekretaris, staf unit tata usaha
lembaga, oraginisasi, dinas intansi / SKPD mengetahui dan mampu dalam pengelolaan kearsipan
meliputi ; tata laksana kearsipan, pengelolaan arsip, penyimpanan arsip, layanan kearsipan
sekaligus publikasi kearsipan.
Sehubungan dengan hal terebut diatas besar manfaatnya pembinaan-pembinaan,
pertemuan-pertemuan anjangsana, dengan semua lembaga, organisasi, dinas intansi/ SKPD yang
bertugas di secretariat bidang / unit pengelolaan kearsipan dan untuk memudahkan komunikasi
dimaksud maka disusun Tata Laksana Kearsipan ( Pengendalian Surat Masuk dan Keluar )
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng dari unsur pimpinan dan staf
Seksi Pengelolaan Arsip secara berkala dan terprogram melaksanakan pembinaan-pembinaan,
pertemuan-pertemuan anjangsana kepada petugas ; Sekretaris, staf tata usaha lembaga,
oraginisasi, dinas intansi / SKPD yang menangani kearsipan, mengingat sering adanya
pergantian / mutasi terhadap petugas / staf tata usaha serta disamping itu juga untuk penyegaran
dan peningkatan sumber daya manusia tentang kearsiapan sekaligus menyerap informasi maupun
kendala-kendala yang dihadapinya.

TATA LAKSANA KEARSIPAN

( PENGENDALIAN SURAT MASUK DAN KELUAR )

Dalam pekerjaan yang terkait birokrasi kearsipan sangat mendukung kinerja birokrasi
lembaga, oraginisasi, dinas intansi / SKPD menjadi bagian penting dalam mendukung proses
kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi. Untuk itu perlu
dilakukan pengawasan intensif dari segenap unsur pimpinan terhadap kelancaran tugas pengelola
kearsipan.
Sementara keberadaan kearsipan diakui sangat penting namun fakta yang ada seringkali
muncul saat pimpinan membutuhkan arsip/dokumen, malah tidak menemukannya dengan cepat
dan tepat. Hal ini terjadi karena buruknya system kearsipan dan pekerjaan kearsipan yang kurang
menarik, citra miring yang seringkali menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang pinggiran
diantara aktivitas-aktivitas kerja orang lain serta orang masih menganggap bahwa arsip
merupakan setumpik kertas / dokumen usang yang tidak terpakai sebagai hasil dari kegiatan
rutinitas.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman
serta kecintaan tentang kearsipan sesuai dengan system mekanisme aturan perundang-undangan
kearsiapan seperti Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 30 tahun 1979 tentang kearsipan
dan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Secara teknis bagaimana proses penyelenggaraan tata kearsipan sesuai Keputusan
Menteri Dalam Negeri Nomor : 30 tahun 1979 tentang kearsiapan dalam operasionalnya banyak
sekali istilah istilah yang sangat penting utnuk mempermudah dalam pelaksanaan kegiatan
pengendalian naskah dinas masuk dan pengendalian naskah dinas keluar. Diantaranya istilah
umum seperti : File, naskah dinas penting, naskah dinas biasa, kartu kendali, daftar kendali,
nomor urut, kode komponen, lembar disposisi, lembar pengantar dan lain-lain.

Untuk mempercepat pemahaman pelaksanaan kearsipan dapat diuraikan istilah-istilah

penting tersebut diatas sebagai berikut :
1. File adalah berkas yang merupakan suatu kesatuan arsip yang mengandung masalah
tertentu dan disusun berdasarkan pola klasifikasi.
2. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak
lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai
nilai arsip.
3. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak
menimbulkan adanya tindak lanjut.
4. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, penemuan kembali
dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip ke Arsip Nasional, dibedakan antara kartu
kendali surat-surat masuk dan kartu kendali surat-surat keluar.
a. Kartu kendali surat masuk terdiri dari 4 (empat) rangkap dan 4 (empat) warna,
putih,hijau,kuning dan merah.
1) Kartu kendali warna putih untuk pengendali sebagai alat kontrol.
2) Kartu kendali warna hijau disimpan berdasarkan instansi dan menurut urutan
waktu.
3) Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah dinas
bersangkutan masih berada di file unit pengolah.
4) Kartu kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
b. Kartu kendali surat keluar terdiri dari 3 (tiga) rangkap dan masing-masing dengan
warna putih,kuning dan merah.
1) Kartu kendali warna putih untuk pengendali sebagai alat kontrol.
2) Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah dinas
bersangkutan masih berada di file unit pengolah.
3) Kartu kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
5. Daftar pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas
masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat kontrol.
6. Nomor urut adalah nomor urut naskah dinas yang dimulai dari angka 01 dan seterusnya
sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dinas. Setiap permulaan tahun, nomor urut
dimulai kembali dengan angka 01.
7. Kode Komponen adalah tanda pengenal komponen yang dinyatakan dengan huruf
ditempatkan dibelakang nomor urut.
8. Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi.

9. Lembar pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk
naskah dinas biasa dan naskah dinas yang tidak dibuka.
10. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat
didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali
arsip.
11. Indeks adalah ciri atau tanda dari naskah dinas berupa kata tangkap yang akan dijadikan
petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
12. Kode adalah tanda pengganti masalah seperti yang tercantum dalam pola klasifikasi.
Kegiatan pengedalian naskah dinas surat masuk dan keluar dilaksanakan oleh Sekretaris,
staf / petugas Lembaga, Organisasi, Dinas Intasni / SKPD sebagai berikut :

I.

Pengurusan Naskah Dinas Masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan
dan Tata Usaha Pengolah yakni penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan
penyimpanan.

1) Penerima mempunyai tugas :

a. Menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar, pos atau telkom
b.
c.
d.
e.
f.

maupun oleh caraka atau perorangan.

Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.
Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.
Mensortir naskah dinas.
Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul.
Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum didalam naskah dinas, sampul diikuti

sertakan bersama naskah dinasnya.

g. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.
h. Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
i. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada Pencatat.
2) Pengarah mempunyai tugas :

a. Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas
biasa.
b. Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas naskah dinas.
c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.
d. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.
3) Pencatat mempunyai tugas :
a.
b.
c.
d.

Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas.

Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.
Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar.
Menyampaikan naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali kepada

pengendali.
e. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkap
lembar pengantar kepada pengendali.
4) Pengendali mempunyai tugas :
a. Menerima naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali dan naskah
dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar dari
pencatat.
b. Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti
kelengkapan lampiran.
c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar III berwarna
kuning dan lembar IV berwarna merah kepada Tata Usaha Pengolah.
d. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkap
lembar pengantar kepada Tata Usaha pengolah.
e. Menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam lemari catalog berdasarkan
uritan nomor kode. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan urutan
abjad pada indeks.
f. Menyusun kartu kendali lembar II berwarna hijau dalam lemari catalog berdasarkan
instansi dan menurut urutan waktu.
5) Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning
yang diterima kembali dari Tata Usaha Pengolah kedalam file sebagai pengganti arsip
selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah.

II.

Pengurusan Naskah Dinas Keluar

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha
Pengolah dan Unit Keasriapan

a. Tata usaha Pengolah mempunyai tugas

1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 ( tiga ) berwarna
putih, kuning dan merah
2. Menyampaikan konsep dan net berserta 3 (tiga) kartu kendali kepada
pengendali pada Unit Kearsipan
3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode
4. Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahannya dan
menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada
penyimpan
b. Unit Kearsipan
Unit Kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan
pengiriman ;
1. Pengendali mempunyai tugas :
a.
b.
c.
d.
e.

Memberikan nomor utur pada kartu kendali

Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode
Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada penyimpan
Mengembalikan kartu kendali berwarna merah kepada tata usaha pengolah
Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada tata usaha
pengolah

2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning

menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah tersebut
masih berada di Unit Pengolah

3. Pengirim mempunyai tugas :

a. Mengirim net kepada alamat
b. Menyampaikan konsep kepada pengendali

Sementara, pada umumnya setiap lembaga, organisasi, dinas intasni / SKPD

sangat keterbatasan petugas / staf tata usaha sehingga sering ada rangkapan tugas seperti
penerima, pencatat dan penyimpanan arsip hanya dilakukan satu orang petugas / staf maka
penulis dapat memaparkan prosesnya sebagai berikut :
A. Pengurusan Naskah Dinas Masuk, dengan langkah langkah :

1. Staf / petugas menerima surat masuk dari lembaga, organisasi, dinas intasni / SKPD,
membaca dengan menyesuaikan klasifikasi surat sesuai Keputusan Menteri Dalam
Negeri Nomor : 30 tahun 1979 tentang Kearsiapan.
2. Dipojok kanan atas surat diisi Kode sesuai dengan klasifikasi yang berhubungan surat
dimaksud dengan Indek
3. Semua kolom dalam Kartu Kendali Surat Masuk pengisiannya disesuaikan dengan
maksud surat.
4. Pengisian Indek pada Kartu Kendali / disposisi sesuai dengan ; benda / barang, orang,
masalah, tempat dan intansi
5. Surat masuk digolongkan menjadi 3 jenis yaitu :
- Surat penting : dicatat dalam buku pengendali dengan kelengkapan lembar
disposisi dan kartu kendali surat masuk, tanda terima pengolah surat pada kartu

6.

kendali
Surat biasa : dicatat dalam lembar pengantar dengan kelengkapan lembar diposisi,

tanda terima pengolah pada lembar pengantar

Surat Undangan : dicatat dalam agenda surat undangan dengan kelengkapan
lembar disposisi, tanda terima pada buku angenda surat
Lembar Disposisi ; lembar disposisi berwarna putih ditempelkan pada surat masuk

dan yang berwarna hijau disimpan pada boxs tikler

7. Surat masuk yang telah dicatat, lengkapi kolom format Kartu Surat Masuk, lampirkan
lembar disposisi, diserahkan pengarah surat ( Sekretaris )
8. Pengarah ( Sekretaris ) melanjutkan / menyerahkan kepada Pimpinan / Kepala
lembaga, organisasi, dinas intasni / SKPD dengan menginformasikan tentang surat
dimaksud
9. Pimpinan / Kepala lembaga, organisasi, dinas intansi / SKPD mengisi diposisi untuk
diarahkan / ditindaklanjuti, didistribusikan oleh sekretaris ke bagian/bidang/seksi
yang menangani.
10. Staf tata usaha menyerahkan surat yang telah didisposisi oleh pimpinan/kepala
melalui sekreataris/pengolah melanjutkan ke bagian/bidang/seksi yang menangani

dengan bukti/tercatat dalam ; surat penting diparaf pada kartu kendali masuk, surat
biasa di paraf pada lembar pengantar dan surat undangan pada agenda surat
undangan.
11. Para bagian/bidang/seksi menindaklanjut surat dimaksud sesuai dengan diposisi
pimpinan.
12. Catatan Kartu Kendali Surat Masuk ;
- Berwarna putih, disimpan pada almari catalog ( sesuai kode )
- Berwarna maerah, ditempelkan pada surat masuk
- Berwarna kuning, disimpan pada almari catalog ( sesuai instansi )
- Berwanra hijau, disimpan pada almari catalog ( sesuai tanggal )
13. Khusus untuk di Kantor Desa / kelurahan yang dipergunakan hanya kartu surat yang
berwarna putih dan merah dan penyimpanan kartu kendali mempergunakan map yang
dilengkapi dengan skat pertanggal.
B. Pengurusan Naskah Dinas Keluar, dengan langkah langkah :

1. Para bagian/bidang/seksi dalam pembuatan surat keluar meminta nomor kepada

petugas/staf pencatat surat ( Petugas Pengelola Arsip )
2. Petugas/staf tata usaha mencatat sesuai dengan kolom kartu surat keluar
3. Petugas/staf tata pada unit pengarah menyimpan arsip surat untuk tahun sedang
berjalan dalam map folder sesuai kode klasifikasi
4. Surat surat / arsip yang telah lama ( tahun lalu ) di bendel / disimpan pada rak depo
arsip menjadi tanggung jawab sekretaris, petugas / staf tata usaha lembaga,
organisasi, dinas intasni / SKPD
5. Untuk Kartu Kendali Surat Keluar :
- Berwarna putih, disimpan pada almari catalog ( sesuai kode )
- Berwarna maerah, ditempelkan pada surat keluar
- Berwarna kuning, disimpan pada almari catalog ( sesuai tanggal )
6. Khusus untuk di Kantor Desa / kelurahan yang dipergunakan hanya kartu surat yang
berwarna putih dan merah dan penyimpanan kartu kendali mempergunakan map yang
dilengkapi dengan skat pertanggal
Langkah langkah tersebut dapat lebih mudah dipahami untuk pelaksanaan kearsipan
pengurusan naskah dinas masuk dan keluar jika secara langsung dipraktekkan dalam keseharian
pelaksanaan tugas dan adanya kelengkapan sarana prasarana yang diperlukan untuk kelancaran
didalam pelaksanaan tugas dimaksud.

PENUTUP

Dalam suatu organisasi, lembaga, dinas intansi / SKPD dapat diukur baik atau jeleknya
pada system kearsipannya, apabila arsipnya tertata dengan baik sesuai prosedur kearsipan sudah
pasti begitu pula sebaliknya. Upaya untuk menciptakan kearsipan yang baik maka diperlukan
sumber daya manusia yang memadai, memahami dan mampu melaksanakan tata laksana
pengendalian kearsipan ; pengurusan naskah dinas masuk dan keluar meliputi proses atau
kegiatan kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan. Dan
pemahaman pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan sekretaris.
Petugas/staf tatausaha pengolahan dan unit kearsipan.
Pelaksanaan kegiatan pengurusan naskah dinas masuk dan pengurusan naskah dinas
keluar yang semestinya pembagian tugas pokok fungsinya dilaksanakan oleh masing masing
petugas namun karena keterbatasan petugas / staf tata usaha organisasi, lembaga, dinas intansi /
SKPD maka ada rangkapan tugas seperti yang bertugas penerimaan, pencatatan dan
penyimpanan dilaksanakan oleh satu orang petugas/staf tata usaha.
Peningkatan pengetahuan dan pemahaman tentang tata laksana kearsipan khusus
pengelolaan pengurusan naskah dinas masuk dan pengurusan naskah dinas keluar dapat
dilakukan melalui ; penambahan wawasan tentang Undang-Undang RI nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan, Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 30 tahun 1979 tentang
Kearsiapan, literature, majalah Media Kearsipan Nasional dan mengikuti pembinaan
pembinaaan yang dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng
secara rutin dan terprogram sehingga pekerjaan kearsipan yang kurang menarik dapat terkikis.

10