Professional Documents
Culture Documents
Guidlines Á Íslensku Frá Stefni - Ms+project+-+guidelines+and+example2010
Guidlines Á Íslensku Frá Stefni - Ms+project+-+guidelines+and+example2010
Microsoft Project
rur Vkingur Frigeirsson verkfringur
A byrja
egar vi setjum upp tlun er gott a hefjast handa me v a skilgreina au
skilyri sem gilda um verkefni. Vi urfum a kvea upphafsdag verkefnisins. a
er gert me v a fra msarbendilinn lrttu stikuna og smella Project og
san Project Information. ar er upphafsdagsetningin valin og lokadagsetning ef
um tiltekinn eindaga er a ra. Arar stillingar sem vi urfum a fastsetja er
vinnutmi verkefninu. Tmatal verkefnisins hefur sjlfgildi sem miast vi 8 klst.
vinnudag, fr um helgar o.s.frv. Ef vi urfum a breyta essu er fari Tools og
Change Working Time. Upp kemur dagatal ar sem hgt er a skilgreina hvenr er
unni og hvenr ekki, til dmis me v a merkja vi non working time. Forriti
veit a sjlfsgu ekki a 17. jn er frdagur slandi, ea a vi erum kristin j
sem heldur jl o.s.frv. etta arf verkefnastjrinn a stilla byrjun til a forriti reikni
rtt.
2010
Mynd 1 egar hafist er handa vi ger verktlunar Microsoft Project kemur meal annars
essi skjmynd upp.
2010
Verkhlutar (tasks)
Gantt-riti er s myndrna framseting sem Microsoft Project notar sem sjlfgildi.
Gantt-riti er gert me eim htti a a sem gera skal, verkhlutarnir, eru skrir
reitinn task name, tmalengdin duration og undanfarinn predecessor.
Srstakir dlkar eru fyrir upphafs og lokadagsetningu hvers verkhluta og loks er hgt
a tengja verkhlutana afangaskrnni dlknum resource names. Hgt er a nota
eftirfarandi tmaeiningar:
m = mntur
h = klukkustundir
d = dagar
w = vikur
Ef verkhluti varir 6 vikur er hann frur duration sem 6w o.s.frv. N geta komi
upp astur egar verkefnastjrinn arf a lta forriti greina milli ess vinnutma
sem er skilgreindur og ess tma sem er liinn. Hafa skal huga a forriti skoar
hvort tmabili sem um rir s skilgreint sem vinnutmi ea frtmi. Tkum dmi af
verkefni ar sem dagatali er stillt a vinnutmi s fr 9:00-17:00, fr mnudegi til
fstudags. Forriti reiknar ekki me helginni sem vinnutma. Segjum a
verkefnastjrinn tli a verkhluti taki 16 klst. ea tvo vinnudaga og hefjist kl. 9:00
fstudegi. Forriti reiknar me a verkhlutanum ljki kl. 17:00 mnudag. Ekki
vri reikna me vinnu um helgina ar sem dagatal forritsins er stillt annig a
laugardagur og sunnudagur eru frdagar. Gefum okkur n a essi verkhluti s bi
Upplsingakerfi verkefnastjrnun sa 3 af 24.
2010
eftir a steypa orni steypumti sem gerist h v hvort a er vinnudagur ea
ekki. Verkefnastjrinn arf v a geta gefi forritinu til kynna a ekki eigi a taka
tillit til dagatalsins hva varar ennan verkhluta. a gerir hann me v a skrifa
essa tvo daga sem 2ed (elapsed duration).
Microsoft Project notar eftirfarandi tmajfnu til a reikna hve miki vinnan kostar:
Work = duration x units (vinna = tmalengd x einingar afanga til rstfunar).
essi gildi eru strfrilega tengd. ar sem gildi grunnjfnunnar eru tengd verur
forriti a reikna n gildi t..d. egar veri er a breyta upplsingum einstaka ttum
verkefnisins. Hvert gildi essari grunnjfnu vi kvena ger verkhluta. a er
ger verkhlutans sem kvarar hva af essum gildum er fastsett tools og
option og schedule (default task type). etta getur skipt miklu mli. Sjlfgildi er
fixed units sem ir a ef vi breytum tmalengd (duration) verkhluta
endurreiknar forriti vinnuna (work). Raunar er sett tiltekin forgangsrun inn essa
uppreikninga. Ef vi t.d. breytum eim einingum sem vi hfum til rstfunar byrjar
forriti t.d. a reikna breytta tmalengd (duration) og arnst vinnurfinni (work).
Mikilvgast er a gera sr grein fyrir a a gildi sem vi festum (fixed) gefur
forritinu til kynna a eigi a endurreikna hin gildin til a jafnan gangi upp.
Tmalengd verkhluta getur veri bygg v hve mikillar vinnu er krafist (t.d. fjlda
klst.) og hve miklum afngum (oft fjlda starfsmanna) er vari til a vinna vi
verkhlutann. etta oft vi en ekki alltaf. Segjum a verkttur taki 40 klst og einn
maur vinnur vi hann. a ir a forriti reiknar a tmalengdin s 40 klst. .e. ein
vinnuvika. Ef vi btum vi einum manni ennan verktt helmingar forriti
tmalengdina (verur 1/2 vika). Ef skrifa skrslu og fjrir koma a ger hennar er
t.d. varlegt a tla a ger hennar taki aeins fjra hluta ess tma sem tki einn
mann a skrifa hana. M..o. a arf alls ekki a vera lnulegt samhengi milli hva
margir vinna vi einstaka tti verkefnisins og eirrar tmalengdar sem a tekur. Af
essum skum arf mrgum tilfellum a slkkva effort driven fyrir marga
verkhluta Gantt-ritinu annig a forriti fari ekki a endurreikna tmalengd
verkttarins ef a afng eru fjarlg ea eim btt vi.
2010
Mynd 2 Hluti af skjmynd Microsoft Project. Ef ekki eru tengsl milli ess mannskaps sem settur
er verki og tmalengdar ess arf a taka effort driven stillinguna af.
2010
Vrur (milestones) gefa til kynna mikilvga atburi eins og egar fanga lkur. Ef
verkefnastjri vill sna vru Gantt-ritinu skrifar hann heiti vrunnar en jafnframt
a duration s 0. Vara er aukennd me svrtum tgli.
Microsoft Project finnur bundnu leiina fyrir verkefnastjrann. fer hann Gantt
chart wizard og velur critical path. Bundna leiin er raun lengsta lei agera
verkefninu og v vill verkefnastjrinn vita hvaa agerir (verkhlutar) liggja eirri
lei v veit hann jafnframt hvaa verkhlutar myndu seinka eindaga verkefnisins
tefust eir..
2010
summuverkhluta. mynd 16 eru aeins 2 WBS-stig, en biflog er summuverkhluti
eirra verkhluta sem undir eru.
Auk Gantt-rita er hgt a skoa tlunina sem tengslarit ( sumum tgfum
Microsoft Project kalla PERT-tengslarit sem er ekki alveg rtt). er valin stillingin
network diagram lrttu stikunni hgra megin.
2010
Summuverkttir
Fram til essa hfum vi fyrst og fremst skoa verkttina og tengsl eirra eina og
sr. En verkefni eru oft brotin upp fanga, fngum verktti og verkttum
verkhluta. Kallast etta WBS (Work Breakdown Structure) og allir verkefnastjrar
kannast vi. MSProject styur WBS fullkomlega. egar verktlun er brotin upp er
a gert me a nota indent skipanastikunni. Me v a fra verkttinn eitt bil
til hgri er verkefnisstjrinn a segja forritinu a hann s einu lagi near WBS
verkefnisins.
myndinni sst hvernig WBS verkefnisins ltur t. Verkefni nefnist Markasskn
og hefur fjra fanga sem nefnast:
Greining
Viskiptatlun
Markastlun
Hsni og folk
Undir hverjum fanga eru san verkhlutarnir .e. sasta lagi WBS kerfi
verkefnisns. N sst a sjlft verkefni Markasskn, og hinir fjrir fangar ess,
eru aukenndir af svartri slu me niurvsandi oddi vi upphaf og endi. Ennfremur
sst a hver svrt sla spannar yfir tmalengd undirliggjandi verkhluta. etta kallast
einnig summuverkttir v forriti reiknar summu undirliggjand verkhluta t.d.
Upplsingakerfi verkefnastjrnun sa 8 af 24.
2010
notkun afanga og kostna og hgt er a sj summu essara stra me v a skoa
hvern fanga.
2010
Til a skoa kostnainn og hvernig hann greinist einstaka fanga er fari View og
Table og hamurinn Cost valinn. Sj m egar etta er gert a einnig m sj msar ara
tflur a skoa me annarskonar upplsingum.
Afng
Afangaskrin skiptir miklu mli. Til a opna hana er fari resource sheet
lrttu stikunni. Opnast skr ar sem hgt er a fra inn upplsingar um au
afng sem nota verkefninu. Hgt er a skilgreina afng tvennan htt; sem
vinnu (work) ea sem efni (material). S afang skilgreint sem vinna (dmi eru
starfsmenn) er jafnframt hgt a stilla hve miki er til rstfunar. Ef starfsmaur
er fullu starfi vri hann allur til rstfunar og vri stillingin 100%. Vri hann
hlfu starfi vri hann 50% til rstfunar. Stundum er tt vi fleiri en einn. Segjum
til dmis a vi hefum smaflokk me remur smium til rstfunar. stilltum
vi afngin 300% o.s.frv. eru frar inn upplsingar um tmakaup,
yfirvinnutaxta og hvort jafna eigi kostnai yfir allan verkhlutann, skr hann allan
byrjun verks ea verklok o.fl. Margvslegar arar stillingar eru mgulegar fyrir
vinnuafng og er fari resource information (t.d. me v a hgrismella
msina).
S um efni a ra er hgt a skilgreina um hvaa einingu er a ra (dmi stk.,
metrar, kg) material label og kostnainn vi hverja einingu standard rate.
egar afangaskrin er tilbin er n hgt a setja afngin verkhluta sem um
rir.
2010
2010
Afangasjur
Algengt er a fleiri en eitt verkefni s gangi samtmis. er oft raunin s a veri er
a nota afng t.d. mannskap fleiri en eitt verkefni. Forriti bur upp mguleika
ba til sameiginlega afangaskr. essi afangaskr er v notu af verkefnisstjrum
til essa a fora v a veri s a bka mann ea tki verktti einu verkefni
egar vikomandi er raun egar bkaur annarsstaar.
etta er gert me v a stofna afangasj (resource pool) ea skr sem jnar sem
sameiginlega afangaskr. Ef notaur er afangasjur er skynsamlegt a
verkefnisstjrar skji skrna sameiginlegt drif ea gagnajn. En rtt er a taka
fram a afangasjur hefur engan tilgang ef verkefni er eitt og sr og ekki tengt
rum verkefnum.
Afangasjur er binn til me eftirfarandi htti. Fyrst er a stofna nja skr sem
hefur enga verktti og vista hana. myndinni er skrin vistu sem resource pool 1.
nst er fari Windows og skipunin Arrange all. dminu skir forriti n au
verkefni sem mli vara.
Upplsingakerfi verkefnastjrnun sa 12 af 24.
2010
Mynd 12. Afangasjurinn resource pool 1 og afangaskrr tveggja verkefna project dmi
og proper plan.
2010
2010
Skrslur og hamir
Fjlda skrslna er a finna Microsoft Project. essar skrslur er hgt a prenta t
fyrir fundi, svo sem kostnaarskrslur, afangaskrslur, skrslur sem sna hver a
gera hva og vinnulag. er einnig hgt a vista skrslur HTML-formi til
birtingar Netinu.
Margvslega hami til a skoa upplsingar er a finna forritinu. Sjlfgildi hamur
Microsoft Project er innslttur (entry). Margir arir hamir eru til. Til a skoa
kostna er til dmis fari view og table og cost og kemur upp
innslttarhamurinn myndinni.
2010
Mynd 15. Microsoft Project stillt kostnaarham. Taki eftir a hgt er a skr fastan kostna
verkhluta.
2007 tgfu forritsins hefur report hluti forritsins veri endurbttur umtalsvert. Ef
report er nota frast ggnin beint yfir Excel. ar er hgt a vinna me au fram
sem er miki hagri.
Framvinda verkefna
egar tlunin er tilbin Microsoft Project er hn vistu sem vimi (baseline).
a er til dmis hgt a gera me v a fara tools og tracking. Eftir a bi er
a vista vimii er hgt a fra inn upplsingar um stu verkefnisins, hve margir
tmar fru hvern verkhluta, kostna, tmalengd allt eftir v hva hentar. Eftir a
vimii er komi ber forriti saman hina raunverulegu framvindu og vimii
(tlunina) og reiknar frviki.
egar veri er a fra inn framvindutengdar upplsingar um tmatlunina (schedule)
er er til dmis hgt a fara View, Toolbars og velja Custom forms. kemur upp
fltistikuna hnappur sem heitir Schedule tracking. Einnig Cost tracking, Work
tracking o.fl. etta eru allt mguleikar til a fra inn upplsingar sem vara
framvindu verkefnisins.
2010
Hpvinna
Microsoft Project er tengt Outlook-pstkerfinu. Hgt er a senda minnispunkta,
thluta vifangsefnum, hringja minnisbjllum o.fl. Hgt er a setja inn
tlvupstfang allra tttakenda verkefninu og mila annig upplsingum til eirra.
etta skapar miki hagri.
2010
egar veri er a thluta ea minna er a gert tools og workgroup o.s.frv.
Anna verkfri fr Microsoft sem vert er a minnast er SharePoint. SharePoint
hentar vel til a halda utanum ggn, skjl og samskipti.
Microsoft hefur einnig hanna vefvimt sem nefnist Microsoft Project Central.
MPC heldur verkefnastjrinn um rina. essi lausn getur veri mjg hagst
strri verkefnum v a verkefnistttakandinn getur nlgast upplsingar um
verkefni hvar og hvenr sem er. a eina sem hann arf er vafri og vitanlega
rttindi, sem verkefnastjrinn thlutar, og hefur hann agang a gagnagrunni me
tlunum, stu o.s.frv. og getur stt r upplsingar sem hann vanhagar um.
Almennt
essi stutta umfjllun a duga til a koma lesandanum af sta, en er vitaskuld ekki
tmandi nokkurn htt. etta forrit er a mrgu leyti gilegt og flugt verkfri fyrir
verkefnastjra. Flest af v sem gert er a umfjllunarefni fyrr texta bkarinnar og
erfitt er a leysa handvirkt, er n einfalt a leysa forritinu. En hr sannast hi
fornkvena a veldur hver heldur. Ef ekki er skilningur tlunarger og
verkefnastjrnun er tlunin ltils viri tt hn s sett upp Microsoft Project.
2010
Dmi MSProject:
Dmi 1:
Ntt fyrirtki er skipuleggja innkomu sna markainn. Setja upp verktlun sem byggir
eftirfarandi.
Unni er fr 09-18 fimm daga vikunnar.
Vinnuvikan er 50 klst.
Ekki er unni slenskum frdgum.
Upphafsdagsetning verkefnisins er 1. jn 2006.
a er rsht fyrirtkinu 16. nv. Gefi er fr fyrir hdegi 17. nv.
Ager
Undanfari
Tmalengd
dagar
Afng
Engin
A1
A1
A2, A3
10
9
12
8
JJ, PP , rgjafi
JJ og AR
JJ, PP
JJ, PP, rgjafi
A1
A2
A3
A4
Greining
Stugreining
Greining tkifrum
Mat aferum
Mat httu
B1
B2
B3
B4
B5
Viskiptatlun
Skilgreining markai
Mat afngum
Mat httu
Ger 3 ra viskiptatlunar
kvara framkvmd tlunar
A4
B1
B2
B3
B4
10
12
3
30
15
Markashpur
AR, markashpur
JJ
JJ, PP, rgjafi.
AR, markashpur
C1
C2
C3
Markastlun
Setja upp viskiptalkan
Velja nafn
Gera markastlun
B1
C1
C1
13
3
14
AR, markashpur
JJ
AR, markashpur
D1
D2
Hsni og flk
Velja hsni
Ra sj starfsmenn
B5
C1
20
30
JJ
Mannr hf.
Athugi a aukenni vsar ekki til sellunmeranna forritinu sem notu eru egar veri er a tengja
saman verklii.
2010
D3
D4
Kaupa hsggn
Flytja inn
D1
D2, D3
10
10
AR
AR, Flutningsli
Nefni verkefni og setji heiti inn efsta lag WBS hva er etta margra laga
verkefni?
Setji inn vru vi lok hvers summuverktts (fanga)
Hva tekur etta verkefni langan tma?
Athugi a greining, viskiptatlun, markastlun og hsni og flk eru
summuverkttir (fangar).
afangaskrna a setja inn eftirfarandi upplsingar.
JJ skrist sem vinna (work) og kostar 6000 kr./klst. dagvinnu og 8000
kr./klst. yfirvinnu og er 100% til rstfunar.
PP skrist sem vinna (work) og kostar 4000 kr./klst. dagvinnu og 6000
kr./klst. yfirvinnu og er 50% til rstfunar. PP tekur tveggja vikna fr fr 1531. gst.
AR skrist sem vinna (work) og kostar 9000 kr./klst. dagvinnu og 11000
kr/klst. yfirvinnu og er 25% til rstfunar nema oktber, ar er hann 100%
til rstfunar. lkkar dagvinnukaup AR 5000 og yfirvinnukaup 7000
kr/klst..
Rgjafi kostar 40.000 kr. hvert sinn sem hann er kallaur til (cost/use).
Markashpur stendur saman af remur einstaklingum sem kosta 4000
kr./klst. og 5000 kr./klst yfirvinnu og eru 100% til rstfunar hver (hva
skrist Max. units?).
Skrsla skrist sem efni (material). Hver skrsla kostar 23.000 kr.
Flutningsli kostar 40.000 kr. egar a er kalla til.
2010
Aukenni
Ager
Undanfari
Rauntmalengd
dagar
Afng
Engin
A1
A1
A2, A3
16
6
14
8
JJ, PP , rgjafi
JJ og AR
JJ, PP
JJ, PP, rgjafi
A1
A2
A3
A4
Greining
Stugreining
Greining tkifrum
Mat aferum
Mat httu
B1
B2
B3
B4
Viskiptatlun
Skilgreining markai
Mat afngum
Mat httu
Ger 3 ra viskiptatlunar
A4
B1
B2
B3
10
12
8
32
B5
B4
14
Markashpur
AR, markashpur
JJ
AR, JJ, PP,
rgjafi.
AR, markashpur
C1
C2
C3
Markastlun
Setja upp viskiptalkan
Velja nafn
Gera markastlun
B1
C1
C1
16
1
15
AR, markashpur
JJ
AR, markashpur
D1
D2
D3
D4
Hsni og flk
Velja hsni
Ra sj starfsmenn
Kaupa hsggn
Flytja inn
B5
C1
D1
D2, D3
25
33
6
10
JJ
Mannr hf.
AR
AR, Flutningsli
2010
Fri n inn rauntmalengd hverrar agerar.
Hver var raunkostnaur?
Hver var raunverulegur skiladagur?
2010
Dmi 2
Fyrirtki KODA hefur fengi samning um ger allstrs mannvirkis.
Verkefnastjrinn hefur kvei a tvr gerir afanga veri notaar verkefni.
Hann nefnir afngin A1 og A2.
Eftirfarandi er tafla sem segir fr nmeri verkttarins, hvernig eir tengjast,
tmalengd og afangarf.
Verkttur
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Tmalengd
(vikur)
1
2
1
2
2
3
7
2
4
6
1
1
3
2
3
4
3
5
4
2
Undafari
A1 rf
A rf
1
1
1
1
2
3,6
4
5
5
7,8
9
10
11
12
13
14
16
15,18
17,19
3
1
1
0
2
1
0
1
1
0
2
1
1
2
0
1
0
1
1
1
3
1
0
1
1
1
2
0
0
1
0
1
2
0
1
1
2
0
1
1
2010