ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MODUL 3

Asas Penggunaan
Microsoft Excel 2007

Disediakan Oleh:

PIDMAMS SMARTFARMING SDN BHD

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007
Untuk memulakan Microsoft Excel 2007, terdapat tiga perbezaan yang mesti anda ketahui kerana ia
seakan-akan sama seperti versi yang sebelumnya. Tiga elemen utama apabila anda bekerja dengan
Microsoft excel ialah:

Microsoft Office Button

The Quick Access Toolbar
Ribbon

Function Bar

Column
Row

Cell

Spreadsheets
Spreadsheet ialah dokumen elektronik yang boleh menyimpan pelbagai jenis data. Ia mempunyai
vertical column dan row column. Setiap row dan column mempunyai cell. Di setiap cell boleh
dimasukkan data dan boleh digunakan untuk proses pengiraan.Di dalam Excel Spreadsheet boleh
mengandungi Buku Kerja (Workbook) dan helaian kerja (Worksheets).

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Office Button
Microsoft Office Button memaparkan pelbagai fungsi yang sama File ( Excel versi lama). Butang ini
berfungsi untuk membuat lembaran kerja yang baru (Workbook), membuka lembaran kerja yang sedia
ada (Open File), menyimpan kerja (save and save as), cetak (Print), hantar (send) atau tutup (Close).

Microsoft Office Button

Ribbon
Ribbon adalah panel paling utama didalam Microsoft Excel 2007. Ia mengandungi 8 tabs menu iaitu
Home, Page Layouts, Formulas, Data, Review, View dan PDF. Setiap tab menu mempunyai kumpulan
yang tersendiri. Setiap kumpulan mempunyai fungsi yang berlainan samaada dalam proses membina
atau mengubahsuai Excel Spreadsheets.

Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing

Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange
Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation

Ribbon

Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline
Review: Proofing, Comments, Changes
View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
PDF: Save as PDF

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Contoh rajah kumpulan didalam Microsoft Excel 2007:

Quick Access ToolBar.

Ia berfunsi untuk memaparkan pelbagai jenis toolbar yang mahu digunakan.Quick Access Toolbar
terletak diatas ribbon. Untuk menukar lokasi Quick Access Toolbar, letakkan penunjuk tetikus dihujung
dan kemudian klik Show Below the Ribbon.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Anda juga boleh menambah didalam Quick Access Toolbar. Gerakkan penunjuk tetikus ke More
Commands kemudian klik kanan pada tetikus. Apabila anda klik pasa Add to Quick Access, shortcut
toolbar akan dipaparkan. Contoh seperti rajah dibawah;

Mini Toolbar
Ia merupakan salah satu penambahan baru di dalam office 2007. Apabila anda klik kanan pada text,
toolbar akan dipaparkan. Antaranya seperti formatting tool seperti Bold, Italics, Fonts, Fonts size dan
Font Color.
Contoh Mini Toolbar

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

CUSTOMIZE EXCEL
Excel 2007 menawarkan customize yang membolehkan Excel menjadi lebih bagus. Untuk
menggunakan, sila rujuk gamba dibawah;

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Contoh Excel Options:
Popular

Popular berfungsi untuk memaparkan mini toolbar, memilih color scheme, pemilihan untuk membuka
lebraan kerja yang baru dan sebagainya. Pengguna juga boleh menukar bahasa (Language Setting) yang
ada.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Formulas

Formulas (Rumus) digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang
disimpan. Melalui rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat
dilaksanakan dengan mudah.Rumus juga berfungsi untuk memngubahsuai pengiraan, bekerja dengan
formula, mengesan kesalahan dan mengesan peraturan kesalahan.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Proofing

Proofing memaparkan cara membetulkan kesalahan perkataan dan format teks.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Save

Save berfungsi untuk menyimpan lembaran kerja yang dibuat dan bagaimana lembaran kerja disimpan.
Pengguna boleh mengenal menetukan samaada menyimpana kerja secara automatic atau memilih
dimana lokasi lembaran kerja akan disimpan.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

10

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Advanced

Advanced memaparkan pelbagai pemilihan untuk proses mengubahsuai (editing), copy, paste,
pengiraan dan sebagainya.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

11

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Customize

Customize memudahkan pengguna untuk menambah Quick Access Toolbar.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

12

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

BEKERJA DENGAN BUKU KERJA (WORKBOOK)
Fail Microsoft Excel merupakan buku kerja yang terdiri daripada beberapa helaian kerja. Apabila
memulakan Microsoft Excel, buku kerja baru dibuka. Secara lalaian (default), satu buka kerka
memaparkan 3 helaian kerja iaitu Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.
Cara mencipta buku kerja baru:

Klik Microsoft Office Toolbar

Klik New
Pilih Blank Document

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

13

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Pengguna juga boleh memilih untuk membuat New Document dengan memilih template yang
disediakan. Pengguna cume klik pada New Document, dan kemudian klik Intalled Templetes.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

14

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENYIMPAN BUKU KERJA
Terdapat 2 pilihan untuk menyimpan buku kerja yang dibuat. Anda boleh memilih samaada Save atau
Save as.
Cara menyimpan dokumen kerja:

Klik Mirosoft Office Button

Klik Save

Pengguna juga boleh menyimpan buku kerja dibawah nama yang berbeza ataupun menyimpan sebagai
versi lain.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

15

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

*peringatan: Mirosoft Excel versi lama tidak boleh menerima atau membuka buku kerja dari Microsoft
Excel 2007, kecuali jika pengguna menyimpannya sebagai format Excel97-2003. Untuk menggunakan
butang Save As, sila rujuk langkah-langkah berikut:

Klik Microsoft Office Buutton

Clik Save As
Tulis nama buku kerja anda
Didalam kotak Save as Type, pilih Excel 97-2003 Workbook

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

16

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MEMBUKA BUKA KERJA YANG ADA
Untuk membuka buku kerja yang sedia ada, sila lihat langkah-langkah berikut:

Klik Microsoft Office Button

Klik Open

Cari tempat buku kerja disimpan

Pilih nama buku kerja
Klik Open

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

17

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENGISI DAN MEMASUKKAN DATA
Terdapat 2 perbezaan dalam memasukkan data didalam cell.

Memasukkan data didalam active cell:

o Klik pada cell yang hendak diisi data
o Taip data

Memasukkan data didalam formula bar

o Klik pada cell yang anda ingin masukkan data
o Letakkan penunjuk tetikus pada Formula Bar
o Taip data

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

18

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MANUPULATING DATA
Excel juga menyediakan pebagai butang seperti move, copy dan paste dan perisian cell seperti cut
and paste dan copy and paste

Select Data (Melilih Data)

Untuk memilih cell atau data yang hendak Copy atau cut

Klik pada cell

Untuk memilih dan menjadikan cell banyak, Klik dan tarik penunjuk tetikus.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

19

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MEMILIH (SELECT) ROW ATAU COLUMN
Untuk memilih Row atau Column, Klik pada Row atau Column Header

COPY DAN PASTE

Untuk Copy dan Paste data:

Pilih cell yang hendak di copy

Klik Home tab dan klik Copy

Pilih cell yang dikehendaki

Klik pada Home tab, dah pilih Paste

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

20

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

CUT DAN PASTE
Untuk Cut dan Paste sila lihat langkah-langkat dibawah:

Pilih cell yang hendak di copy

Klik Home tad dan pilih Cut

Pilih cell yang dikehendaki

Klik Home tab, dah pilih Paste

UNDO DAN REDO

Gerakkan penunjuk tetikus pada Quick Access Toolbar

Klik Undo dan Redo

AUTO FILL
Untuk menggunakan Auto Fill sila rujuk langkah-langkah dibawah;

Klik pada Fill Handle

Gerakkan Fill Handle sehingga ke penghujung cell

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

21

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENGUBAH SUAI KERTAS KERJA (WORKSHEET)
MEMASUKKAN CELL, ROW DAN COLUMN
Untuk memasukkan cell, row dan column didalam Microsoft Excel, sela rujuk langkah-langkah
dibawah;
Letakkan penunjuk tetikus dibawah cell yang hendak dimasukkan row atau colunm yang baru
Klik Home tab, kemudian klik Insert didalam Cell group
Pilih samaada : Cell, Row ataupun Column.

DELETE CELLS, ROW DAN COLUMN

Letakkan penunjuk tetikus pada cell, row ataupun column yang hendak dibuang (delete)
Klik delete pada Home tab
Pilih samaada: Cell, Row ataupun Column

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

22

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

FIND DAN REPLACE
Untuk mencari data atau menukar data:
Klik Find & Select didalam Editing daripada Home tab
Pilih Find atau Replace
Klik pada Options untuk mencari pilihan yang lain

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

23

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

PENGIRAAN (CALCULATION)
EXCEL FORMULA (Rumus)
Rumus digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang disimpan. Melalui
rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat dilaksanakan dan mudah
untuk disunting. Setiap formula dimulakan dengan an=sign

Terdapat pelbagai elemen dan excel formula, antaranya:

References: Menentukan cell yang akan digunakan untuk pembuat pengiraan
Operators: Memaparkan specific pengiraan seperti simbol (+,-,*,/,atc)
Constants: Nombor atau teks yang tidak boleh diubah nilainya
Functions: menentukan formula didalam Excel
Untuk membuat permulaan formula didalam Excel:
Pilih cell untuk formula
Taip = (sama dengan) dan formula
Klik Enter

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

24

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MEMBUAT PENGIRAAN DENGAN MENGGUNAKAN FUNCTION
Function digunakan untuk membuat formula didalam Microsoft Excel.Function mempunyai nama dan
rangkaian (mathematical function). Antara function didalam Excel ialah:
Sum: menambah semua nilai yang ada didalam cell
Average: Mengira purata nilai yang ada didalam cell
Min: Memilih nilai yang terendah (minimum)
Max: Mimilih nilai yang tertinggi (Maximum)

Untuk membuat pengiraan Function

Klik pada cell yang hendak menggunakan function
Klik pada Insert Function
Pilih function
Klik OK

Lengkapkan nombor 1 pada cell yang pertama

Lengkapkan nombor 2 cell yang terakhir

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

25

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

FUNCTION LIBRARY
AutoSum: Memudahkan penambahan dilakukan.
Recently Used: Memaparkan semua function yang digunakan
Financial: Pengiraan yang melibatkann kewangan
Logical: And, If, True, False dan sebagainya
Text: Untuk teks sahaja
Date & Time: Mengira masa dan juga tarikh
Math & Trig: Mathematical functions.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

26

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

GRAPHIC
MEMASUKKAN GAMBAR
Klik Insert tab
Klik Picture Button
Mencari gambar didalam file yang ada
Klik nama gambar yang dikehendaki
Klik Insert
Klik dan gerakkan gamba ketempat yang dikehendaki.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

27

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENAMBAH CLIP ART
Klik insert tab
Klik Clip Art button
Cari Clip Art didalam dialog box
Klik Clip Art
Klik dan gerakkan Clip Art ke tempat yang dikehendaki

EDIT GAMBAR DAN CLIP ART

Adjust: Mengawal warna gambar, cahaya dan sebagainya

Picture Style: menambah frame, border pada gamba, dan sebagainya
Arrange: Mengawal susunan gamba (alignment, rotation)
Size: Mengawal dan mengubah size gambar

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

28

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

ADDING SHAPE

Klik Insert tab

Klik Shapes button
Klik bentuk yang dipilih

Klik Worksheets
Gerakkan penunjuk tetikus untuk membesarkan gambar

UNTUK MEMFORMAT SHAPE

Klik Shape
Klik Format tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

29

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENAMBAH SMART ART

Klik Insert tab

Klik Smart Art Button
Klik pada Smart Art yang dipilih
Gerakkan Smart ke dalam worksheet

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

30

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

FORMAT HELAIAN KERJA (WORKSHEET)
MEMBUAT CARTA (CHART)
Pilih cell untuk memasukkan carta
Klik Insert tab
Klik carta yang dipilih

CONVERT TEKS KEPADA COLUMN

Hitamkan column yang hendak ditukar
Klik Texts to Column dari Data tab
Klik Delimited

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

31

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENGUBAH TULISAN (FONTS)
Klik pada cell
Klik Font dari Home tab, pilih font tyepe, size, bold, italic, underline or color

FORMAT CELL DAN DIALOG BOX

Klik cell yang dikehendaki
Klik Dialog Box dalam Alignment group dari Home tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

32

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENAMBAH BORDER DAN WARNA KEDALAM CELL
Klik Border kebawah, didalan Font dari Home tab
Pilih Border yang dipilih.

Untuk memilih warna:

Klik Fill dalam Font group dari Home tab
Pilih warna

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

33

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENUKAR LEBAR COLUMN DAN TINGGI ROW
Klik Format button dalam Cells group dari Home tab
Tukar secara manual ketinggian dan lebar dengan menekan Row Height atau Column Width
Selain menggunakan cara manual, AutoFit guna berfungsi untuk mengubah lebar Column dan
tinggi Row

HIDE OR UNHIDE ROW ATAU COLUMN

Pilih row atau column
Klik Format pada Cell group dari Home tab
Klik Hide & Unhide

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

34

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MERGE CELLS
Klik Merge & Center dalam Alignment dari Home tab
Terdapat 4 pilihan merge cell:
o Merge & Center
o Merge Across
o Merge Cells
o Unmerge Cells

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

35

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MEMBINA BUKU KERJA (WORKBOOK)
MENAMAKAN KERTAS KERJA:
Buka haelaian yang hendak diberi nama
Klik Format dari Home tab
Klik Rename
Taip nama helaian
Tekan Enter

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

36

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENUKAR WARAN TAB HELAIAN KERJA (WORKSHEET TAB)
Buka helaian kerja
Klik Format dari Home tab
Klik tab Color
Klik color

INSERT DAN DELETE WORKSHEET

INSERT WORKSHEET
Buka Workbook
Klik Insert Button dalam Cell group dari Home tab
Klik Insert Sheet

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

37

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

DELETE WORKSHEET
Buka workbook
Klik Delete button dalan Cell group dari Home tab
Klik Delete Sheet

COPY DAN PASTE WORKSHEETS

Klik Worksheet tab yang hendak di copy
Klik kanan pada tetikus, pilih Move atau Copy
Pilih tempat untuk helaian
Klik Create a Copy
Klik OK

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

38

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MEMBINA HEADER DAN FOOTER
Klik Header and Footer dalam Insert tab, dan akan keluar paparan Header&Footer Design Tool
tab
Klik Go To Header atau Go To Footer

Masukkan teks pada Header atau Footer

Klik Approprite button untuk memasukkan page number, Date, Time, filr name atau sheet name
Klik pada cell lain untuk menukar lokasi data

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

39

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

SET PAGE MARGINS
Klik Margin dari Page Layout tab
Pilih satu daripada pilihan yang diberi, atau

Klik Custom Margin

Lengkapkan Page Margin
Klik OK

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

40

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENUKAR PAGE LAYOUT
Klik Orientation button dari Page Layout tab
Pilih samaada Potrait atau Landscape

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD

41