UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO INFORME FINAL DE AUDITORIA A LA GESTION DE LA SECCION DE COMPRAS VICTOR MANUEL SALAMANCA MORENO Jefe Oficina Asesora de Control Interno FAUSTO ALEXANDER PUERTO QUINCOS VIVIANA MARCELA MARIN OLMOS. Funcionarios Oficina Asesora de Control Interno BOGOTA D.C., NOVIEMBRE DE 20124. INFORME FINAL DE AUDITORIA A COMPRAS: En cumplimiento de las funciones de la Oficina Asesora de Control Interno, establecidas en la Resolucién 1101 de 2002 de Rectoria y teniendo en cuenta los Principios de la Ley 87 de 1993, se realizd sequimiento y evaluacién al proceso de Gestién de la seccién de compras de la Universidad 1.1 OBJETIVO Determinar si los procesos y procedimientos de la Seccién de Compras se encuentran ajustados a lo establecido en la normatividad interna y a lo dispuesto en la Ley. 1.2 ALCANCE Revisar las érdenes de compra y las drdenes de servicios de la vigencia 2011 y 2012. 1.3 METODOLOGIA En el proceso de consolidacién de la informacién para realizar el proceso de la auditoria se realizaron actividades de: a. Inspeccién Analisis Visita Observacién Confirmacion soe aos Revision analitica INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 2 de 122. MARCO NORMATIVO Para efectos del desarrollo de este seguimiento se tuvo en cuenta el siguiente marco normativo: > Ley 30 de 1992 - Articulo 93 *. los contratos que celebren las Universidades estatales u oficiales para el cumplimiento de sus funciones se rigen por las normas de derecho privado, y sus efectos estan sujetos a Jas normas civiles y comerciales, seguin la naturaleza de los contratos” > Acuerdo 08 de 2003 del Consejo Superior “por medio del cual se expide el Estatuto General de Contratacién de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas” > Resolucién 014 de 2004 de Rectoria ‘por medio de la cual se modifica y aclara la Resolucién 266 de 2003 la cual reglamenta el Estatuto General de Contrataci6n”, > Resolucién 143 de 2009 de Rectoria “por medio de la cual se hace una delegacién de la competencia contractual, ordenacién del gasto y el pago y se dictan otras disposiciones” INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 3 de 123. ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION Dentro del proceso de andlisis y evaluacién se realiz6 una revision aleatoria de ochenta y cinco (85) érdenes de compra y érdenes de servicios correspondientes a la vigencia 2011 y una (1) orden correspondiente a la vigencia 2012; para un total de ochenta y seis (86) ordenes en las cuales se evidenciaron situaciones comunes y especificas relacionadas con el procedimiento en mencion 3.1 HALLAZGOS GENERALES Dentro de las carpetas revisadas: * No se encontré documentacién que dé cuenta, de que lo adquirido se encuentra dentro del plan anual de contratacién y el plan anual de compras (Resolucién de Rectoria 014 de 2004 “articulo 9", Acuerdo del Consejo Superior Universitario 08 de 2003 “articulo 9") * No se hallo documento soporte del proveedor o contratista en donde consta que esta inscrito en el registro Unico de proponentes (Acuerdo de! Consejo Superior Universitario 08 de 2003 “articulo 16") * Ausencia de las tres (3) cotizaciones que permiten la elecci6n de la mejor propuesta (Resolucion de Rectoria 143 de 2009 “articulo 10”). + Falta de documentos que registren la entrada al Almacén (Procedimiento giros formatos: AFIFI-PO7 y AFIFI-FO3). Sin embargo, se observa que las autorizaciones de giro se encuentran firmadas por el Jefe del Almacén. * No existe un orden definido para los documentos contenidos en las carpetas de las érdenes de compra y servicios. * Desactualizacién de documentos requisites para la suscripcién de las ordenes de compra y servicio (Procuraduria, DAS, Camara de Comercio, etc.) INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 4 de 123.2. HALLAZGOS ESPECIFICOS 3.2.1 CASO GAVIOTA TOURS LTDA. ~ TURISMO AL VUELO LTDA. Para la vigencia 2011 la muestra arroja la siguiente informacién: 1. Treinta y un (1) 6rdenes de compra fueron suscritas con la compafia Gaviota Tours Lida., de las cuales se revisaron Veintiuna (21). 2. Veintitrés (23) érdenes de compra fueron suscritas con la compafiia Turismo al Vuelo Ltda., de las cuales se revisaron veintidés (22). * Se evidencia que se suscribieron érdenes de compra que tienen el mismo objeto contractual en periodos de tiempo muy cortos con las mismas empresas. * En la orden de compra N° 172 de 2011 se evidencié documentacion ilegible + Enlas érdenes de compra 17, 20, 30, 62, 160, 162, 203, 207 y 246 de 2011 no se evidenciaron cumplidos a satisfaccién (Manual de supervision de Interventoria Resolucién 482 de 2006 Articulo 6°) * En la carpeta de la orden de compra N°246 se encontraron once (11) Folios sin legajar 3.2.2 CASO DISTRIDIDACTICA Se revisaron seis (6) érdenes de compra con vigencia 2011 suscritas con la compafia DISTRIBUIDORA COMERCIAL DIDACTICA LTDA. En la orden de compra 026 del 30 de marzo de 2011 se evidencio que la propuesta comercial allegada por esta compafiia cotizaba los elementos que efectivamente la Universidad requeria, al realizar la orden de compra y requerir la entrega de los elementos relacionados en las cotizaciones y érdenes de compra, INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD. Pagina 5 de 12que para el caso son libros; informaron mediante oficio del 10 de Junio de 2011 que tres (3) titulos estan agotados, los cuales no se encuentran en la orden de compra ni se registran en la cotizacién, por tal razén es no se puede determinar cudles fueron los libros que no se entregaron por el proveedor y que ya se encontraban agotados. 3.2.3. No existen cumplidos a satisfaccion (Manual de supervision de interventoria Resolucién 482 de 2006 Articulo 6°) en ninguna de las ordenes de compra (26, 31, 49, 53, 65 y 67) de 2011 Se observan diferentes pagos para una misma orden de compra NUEVOS RECURSOS (Orden de compra N° 101 del 28 de Junio de 2011) Esta orden de compra se realiz6 aportando fotocopia del documento de identidad en un formato sin vigencia, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 4969 del 23 de diciembre de 2009 que indica como fecha limite para el cambio del documento de identidad el dia 30 de julio de 2010. La orden de compra tiene como plazo de entrega tres (3) meses contados a partir del dia siguiente a la comunicacién al contratista y aprobacién de la poliza, situacion que se presenté el 7 de Junio de 2011, la fecha de entrega debid darse el dia 7 de Septiembre del mismo afo, pero dicha entrega se dio el dia 15 de Noviembre de 2011. Se debi6 ejecutar la péliza por incumplimiento en la orden de compra toda vez que no obra dentro de los documentos otro si que adicione en tiempo dicha entrega. 3.2.4 INCOLDEXT (Orden de servicio N° 096 del 13 de Mayo de 2011) Recarga de Extintores. INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD. Pagina 6 de 12+ Al verificar los valores y cantidades reflejados en la factura se encontré que ‘solo se indican valores unitarios sin determinar las cantidades totales a adquitir + Se observa que cotizan 14 items, pero en la factura 58846 de INCOLDEXT se relacionan 27 items. El registro de entrada a almacén 411 de 2011 relaciona el mismo numero de items de la factura. * Dentro del formato de la orden de servicio no se establece el valor total de la misma, relacionando Unicamente el costo total unitario $136.648 situacién con la cual no se determina el valor total del pacto comercial entre la Universidad y el contratista. 3.2.5 CAMNET (Orden de compra N° 112 del 27 Julio de 2011) Esta orden de compra en su objeto es referente a obra civil, este tipo de objetos contractuales se deberia realizar a través de un contrato de obra contando con las formalidades establecidas en la Resolucién de Rectoria 014 de 2004, en especial a lo contenido en su Articulo 30. 3.2.6 YAMAKI (Orden de compra N°149 del 30 de Septiembre de 2011) Esta orden de compra obedece al proceso de convocatoria publica N° 08 de 2011, sin embargo, este proceso de invitacion publica finaliza como una contratacion directa contrario a lo establecido en la Resolucién de Rectoria 143 de 2009 en donde se determina que el Jefe de compras es el responsable directo de adelantar todo el proceso para las ordenes de compra; ademas no se encuentran soportes de entrada almacén. INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 7 de 123.2.7 DISTRIBUIDORA LA DOCE (Orden de compra N? 011 del 23 de Febrero de 2011) Aparecen documentos referentes a items contemplados en la orden de compra por valor de $335.240 y a su vez se tiene Factura de venta N° 1424 por valor de $14'796.960; una autorizacién de giro por este mismo valor, y se evidencian remisiones de sellos tipo bancario que no guardan coherencia con ningun otro documento contenido en la carpeta. 3.3 SITUACIONES PARTICULARES 3.3.1 UNIVERSAL DE EQUIPOS Y SUMINISTROS (Orden de Servicio No 025 del 7 de marzo de 2012). Esta Orden de servicios tiene por objeto “Compra de elementos de papeleria para las diferentes dependencias de la Universidad’, valor de $50.000.000 y a la fecha seguin reporte de tesoreria posee un saldo $9.176.120, es decir alin no se ha terminado. Por otro lado, se suscribié el contrato de suministros 998 del 14 de septiembre 2012 por valor de $100.000.000, que tiene como objeto: “Suministro de elementos de papeleria con destino a las diferentes dependencias de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas’ La anterior situacion podria ir en contravia del articulo 14 de la Resolucién de Rectoria 143 del 22 de abril de 2009, que establece: “La adquisicién de elementos de papeleria y equipos de oficina, se haré a través de compras globales, las cuales se tramitaran segun los procedimientos que establezca para el efecto, la Division de Recursos Fisicos, quien entregaré oportunamente los elementos requeridos para su correcto funcionamiento’ INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 8 de 123.3.2 Ordenes de Prestacion de Servicios con corte al 30 de Julio de 2012 Al verificar los perfiles del personal contratado para el desarrollo de las actividades de la Seccién de Compras, se pudo observar lo siguiente: La orden de prestacién de servicios N°90 de Yosip Jesus Lottmann Marulanda tiene por objeto: "Apoyo profesional especializado en la elaboracién y presentacion de informes a los entes de control, proyeccién de respuestas de caracter legal a los proveedores, atencién a los requerimientos realizados por la comunidad universitaria y los particulares’, cuyo supervisor es Tulio Bemardo Isaza Santamaria Jefe de la Seccién de compras. La orden de prestacién de servicios N° 91 de Jhon Jairo Galindo Ceballos tiene por objeto: “Como apoyo asistencial a la seccién de compras en atencién al public, seguimiento en cuanto a la documentacién exigida al proveedor para la realizacién del contrato, radicacin de correspondencia a las diferentes dependencias de la universidad, ingreso de consecutivos en ef CORDIS- SICAPITAL, atencién e informacién de radicado de pago a los proveedores”, cuyo supervisor es Tulio Bernardo Isaza Santamaria Jefe de la Seccién de compras. La orden de prestacion de servicios N° 218 de Mireya Garzén Guzman tiene por objeto: "Desarrollar actividades de apoyo asistencia! relacionadas con atencién al cliente personal y telefénicamente, entrega y recepcién de documentos y correspondencia intema y extema, entrega de la misma diferentes areas y dependencias de la universidad, y brindar el apoyo necesario para que las actividades de gestion de correspondencia y de soporte general al departamento de recepcién de documentos se haga de forma oportuna y eficiente” cuyo supervisor es Rafael Enrique Aranzalez Garcia Jefe de la Division de Recursos Fisicos. De Io anterior se puede observar: INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 9 de 12Que la orden de prestacién de servicios N’ 218 de Mireya Garzon Guzman tiene un objeto con caracteristicas similares a la orden de prestacién de servicios N°91 Jhon Jairo Galindo Ceballos. Que el supervisor de la orden de prestacién de servicios N°91 es el Jefe de la Seccién de compras, mientras que la orden de prestacin de servicios N°218 es supervisada por el Jefe de la Division de Recursos Fisicos. Una vez encontrada esta situacion se procedié a revisar la carpeta de la OPS. N°218 de 2012 encontrando: Que el objeto contractual de la OPS N°218 obedece al manejo y tramite de la correspondencia de la Universidad, como consta en la propuesta de trabajo firmada por el supervisor que es el Jefe de la Division de Recursos Fisicos. No se existe la Certificacién que debe expedir la Division de Recursos Humanos referente a la no disponibilidad de personal de planta para realizar estas actividades (Articulo 19 de la Resoluci6n de Rectoria 014 de 2004) Los informes de gestion de esta Orden de Prestacién de servicios son firmados por el Jefe de la Division de Recursos Fisicos, quien certifica el cumplimiento de las metas obtenidas por esta contratista en la Seccién de Compras, sin que medie un informe del jefe de la seccién indicando el efectivo cumplimiento de las metas alli establecidas. 4. CONCLUSIONES INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 10 de 12* No existe un orden definido en la documentacién contenida en las ordenes de compra y 6rdenes de servicio siendo ésta soporte de cada una de las contrataciones efectuadas por la Seccién de Compras. * No existe kardex de proveedores que permita una la seleccion amplia de proveedores y callficacion de los mismos. + No se cumple a cabalidad lo contenido en el Acuerdo de! Consejo Superior 08 de 2003 y Resoluciones de Rectoria 014 de 2004 y 143 de 2009 referente a las, 6rdenes de compra y servicios * Se encontré una orden de prestacién de servicios de un contratista que si bien cumple sus funciones en la Seccién de compras es supervisada por el Jefe de la Divisin de Recursos Fisicos; presenta ademas una posible situacién de duplicidad de funciones respecto de otro contratista que desempefa funciones similares en la Seccion y es supervisado por el Jefe de la misma. INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 11 de 125. RECOMENDACIONES + Implementar un sistema de gestion documental: que contenga como minimo (listas de chequeo, formatos estandarizados, foliacién, etc.) * Implementar un sistema de inscripcién y registro de proveedores el cual permita un abanico amplio de proveedores, lo mismo que la evaluacién de conformidad a la calidad a los servicios suministrados a la Universidad. * Acatar lo contenido en el Acuerdo del Consejo Superior 08 de 2003 y Resoluciones de Rectoria 014 de 2004 y 143 de 2009 y demas normas legales vigentes. ae icina Asesora Ge Control Interno INFORME FINAL AUDITORIA DE COMPRAS OACI- UD Pagina 12 de 12