GOBIERNO REGIONAL HUANCAVELICA Re hectit> EE fe Re . J Shoo8 V7 -2008/GOB. REG-HVCA/PR, Tanncrvebor 99 $M, 2008 VISTO: [il [afore N° 167 2018/GOBREGIIVEA/GGR OREL con Proveide 1B 2008/GOBREG-HIVEA/GGR sobre aprobacidn de directivas yy ‘CONSIDERANDO: Que, 6 politica Inettuclonal del Gobicees Regionat dle Humneavelien, extablocer to necesarios para la Administrscisn Regionnl, pore qt smacin oportiaa y aelecuaela sobee Tos datos Sobiero Region Sur ¢ Infornvitien, como Giggane tCenico normativo, bn omnis y pavecdin documento téenice normative que permila contar cor i escalafonarios del servior que pres servitios en Ia Sede Ciete uancavlieaz cn tl seni la Oficina de Racionalzac horde la” Direetiva N° 008 2008/COBREGIIVE \/GGR-OREE Normas part cb Proceso. de COnienamiente Netalizacion de Lagajo Personal de los Servdores Piblicos et cde y ' Sub Reyional del Gobigrno Regiowal de Huaneavelien, dacumento gue anseita su aprobacin: Sid Regionaes el 1 y Pasives de la even Hstande a lo informados yy Con In visieiin dela Gerencia General Regional, Gereneia Regional de Phocumiento, Presupuesto y \condicionamicnte Territorial, Oficina Regional de \dministmeion, Gerencia Regional de Desarrollo Heondmicn, Getencia Regional de Desarrollo Social, Gereneia Regional de Getencia Regional de Recursos Natuenlesy'Gestion del Medio Ambiente y la Oficina Regjonal Ale. \sesoria Juridien: Fin uso de las atibuciones confers po kt Constinucisn Politic 8% Lay de Bases de In Deseentralizacion, Ley N? 27H67: Ley Ongimica de Bs modlificndlo por ly Ley N° 27907 el Peni, Ley N° aos Regionales y, SE RESUELVE: ARTICULO £.- APROBAR [a DIRECTIVA N* 008-2008/GOB.REG HIVCA/GGR-ORE: NORMAS PARA EL PROCESO DE ORDENAMIENTO Y ACTUALIZACION DE LEGAJO PERSONAL DE LOS SERVIDORES PUBLICOS ACTIVOS ¥ PASIVOS DE LA SEDE Y GERENCIAS SUB REGIONALES DEL GOBIERNO REGIONAL DE, TIVANCAVELICA, documents que vubrieado en diez (10°) folios y en calidial de anexo, forma parte inteyrante de la presente Resolucidn, AR de] Gobierno Regional de Luaneaveliea ya elporia mnos Camnpeentes CULO 2°. NOTIFICAR ta presente Resoluciins los Ox iid nformiticn para su publicaeida en 4 Oficina de Racion: REGISTRESE, COMUNIQUESE Y ARCIUVESE, 1 ii tlleHeaNonvetie UANCAVELIK GERENCIA GENERAL REGIONAL DIRECTIVA N° 008-2008/GOB.REG.-HVCA/GGR-ORE] NORMAS PARA EL PROCESO DE ORDENAMIENTO Y ACTUALIZACION DE LEGAJO PERSONAL DE LOS SERVIDORES PUBLICOS ACTIVOS Y PASIVOS DE LA SEDE Y GERENCIAS SUB REGIONALES DEL GOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELIC, 5 eQ\ APROBADO MEDIANTE R.E.R.NP esos 2008/GOB.REG.HVCAIPR. OFICINA DE RACIONALIZACION E INFORMATICA pe e ~ eX HUANCAVELICA, JUNIO DEL 2008 S gst | fa Kuen: yDIRECTIVA N° 008 - 2008/GOB.REG.HVCA/GGR-OREI. “NORMAS PARA EL PROCESO DE_ORDENAMIENTO Y¥ ACTUALIZACION DE LEGAJO PERSONAL DE LOS SERVIDORES PUBLICOS ACTIVOS Y PASIVOS DE LA SEDE Y GERENCIAS SUB REGIONALES DEL_ GOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELICA” FINALIDAD: La presente Directiva tiene por finalidad de contar con a informacién oportuna y adecuada sobre los datos escalafonarios de! Servidor que presta servicios en la Sede y Gerencias Sub Regionales del Gobiemo Regional de Huancavelica. IL OBJETIVOS: 2.1 Establecer las normas administrativas y procedimientos necesarios para la organizacién, registro, actualizacién y custodia de los documentos personales de los servidores activos y pasivos. 2.2 Establecer los principios de coordinacién, concurrencia, simplificacién y eficiencia, que permitan lograr en forma coordinada, organizada y dinamica un servicio eficaz del Area de Registro, Control y Escalafén de la Oficina de Personal. IM. BASE LEGAL: 3.1 Constitucién Politica del Peri. 3.2 Ley N°27783 Ley de Bases de la Descentralizacién. 3.3. Ley N° 27867 Ley Orgénica de los Gobiernos Regionales. 3.4 Ley N° 27902 Modificatoria de la Ley Organica de los Gobiemos Regionales. 3.5 Ley N°27915 Cédigo de Btica de la Funci6n Publica y su Reglamento. 3.6 Ley N° 11377 Estatuto y Escalafén del Servicio Civil. 3.7 Decreto Supremo N° 522 Reglamento del Estatuto y Escalafén del Servicio Civil. 3.8 Decreto Supremo N° 051-91-PCM., Normas reglamentarias orientadas a determinar los niveles remunerativos de los funcionarios, directivos, servidores y pensionistas del Estado en el marco del Proceso de Homologacién, Carrera Piblica y Sistema Unico de Remuneraciones y Bonificaciones. 3.9 Decreto Legislativo N 276, Ley de Base de la Caréra Administrativa y Remuneraciones del Sector Publico. 3.10 Decreto Supremo N° 005-90-PCM. Reglamento General de la Ley de Base de la Carrera Administrativa. 3.11 Ley N° 27658, Ley Marco de Modemizacién de la Gestién del Estado. 3.12 Ley N° 27444 del Procedimiento Administrativo General. 3.13 Resolucién Ejecutiva Regional N° 025 -2005/GOB.REG.HVCA/PR; Que aprucba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Gobiemo Regional de Huancavelica. 3.14 Resolucién Ejecutiva Regional N° 062 -2006/GOB.REG.HVCA/PR; Que aprueba el Manual de Organizacién y Funciones del Gobiemo Regional de Huancavelica 3.15 Resolucién Directoral N° 004-94-INAP/DNP, Que aprueba el Manual Normativo de Personal N° 005-94-DNP. “Legajo Personal”IV. ALCANCE: La presente Directiva es de alcance a la Oficina de Personal del Gobiemo Regional Huaneavelica y a las Oficinas de Personal y/o quién haga sus veces en las Unidades Ejecutoras: 002 y 003 del Pliego 447. DISPOSICIONES GENERALES: 5.1 La presente directiva, establece las normas y procedimientos para organizar, implementar, mantener, depurar y archivar los legajos personales. 5.2. Bl legajo personal es un documento oficial de cardcter estrictamente confidencial, en donde se archivan los documentos personales y administrativos del trabajador a partir de su ingreso a la Administracién Publica y se incrementan con los que se generen durante Ia carrera administrativa, 5.3 El legajo personal sera organizado de manera uniforme por la Oficina de Personal y /o quién haga sus veces en las Unidades Bjecutoras: 002 y 003 del Pliego 447, 5.4 El Legajo Personal se Caracteriza por: a) Ser Personal.- A cada Trabajador Nombrado, Contratado, Designado bajo el régimen del D.L. N° 276 y Personal Pensionista de a Ley N* 20530 y del D.S.N° 051-88-PCM, le corresponde un Legajo Personal. b) Ser Reservado. ~ Solo tiene acceso a este, ol titular del Legajo, el personal responsable de su manejo y el Director de 1a Oficina de Personal y/o quién haga sus veces, y la Autoridad Competente con autorizacién del Director de la oficina de Personal. ©) Ser Registrable. — Toda Documentacién pertinente al Servidor que ingresa al Legajo Personal es Registrada, debiendo asimismo, ser Previamente registrada en su Ficha Personal. d) Ser Dindmico. — Cuando el Trabajador es Reasignado, Permutado o transferido a otra entidad, el Desplazamiento del Legajo Personal se Realiza de Oficio o/a Peticién de parte, a la entidad de destino en la cual el trabajador es Desplazado. DISPOSICIONES ESPECIFICAS: 6.1 Caraeteristicas del Legajo Personal El legajo personal se aperturara en un archivador de palanca de tamafio A-4, en cuyo lomo tendré una cubierta de cartulina de Zems x 20cms, membretada en la que se consignard los apellidos y nombres, segin grupo ocupacional y situacion Jaboral del servidor, con separadores intermedios y ficha de resumen. El legajo personal tendré una cardtula interior, que Ievard los siguientes datos impresos:Logotipo y Nombre de la Entidad La Denomiinacién “LEGAJO PERSONAL” Un recuadro para fotografia tamafio pasaporte Dos lineas para los apellidos y nombres La palabra “CONFIDENCIAL” uno Cada separador intermedio debe ser de cartulina de color blanco (cromocote) ‘membretada, sirviendo ademas para registrar los documentos recepeionados en cada una de las seceiones, en orden cronolégico de presentacién. Se divide en secciones y sub secciones con la finalidad de agrupar documentos similares que permiten una mejor y répida identificacién. El contenido de cada seccién debe anotarse en la FICHA RESUMEN. Las secciones y sub secciones, en que esta dividido el legajo personal, tendra las siguientes denominaciones y contendra los siguientes documentos. SECCION 1 FILIACION ~ IDENTIFICACION PERSONAL ‘Sub Seccion I-1 Ficha Resumen del legajo personal Sub Seccién 1-2 Curriculum Vitae (descriptivo) ‘Sub Seccién 1-3 Solicitud de Trabajo Sub Seccién 1-4 Certificado Domicitiario (*) Sub Seceién 1-5 Declaracién Jurada de Bienes y Rentas Sub Seccién 16 Declaracién Jurada de Nepotismo Sub Seccién 1-7 Certificado de: Salud (*) Sub Seccién 1-8 Antecedentes Judiciales y Policiales (*) Sub Seccién 1-9 Partida de Nacimiento 0 Bautizo legalizada, Sub Seccién I-10 Copia de Camet del Seguro Social Sub Seccién I-11 Copia de DNIy Copia de Libreta Militar Sub Seccién 1-12 Otros (Autorizacién del Juez de menores, Copia de Titulo de Nacionalidad, Certificado de haber adquirido la nacionalidad por matrimonio, Visa de residencia en el pais) ESTUDIOS Y CAPACITACION Titulos, Certificados 0 Diplomas de Post - Grado, Maestria o Doctorado. Sub Seccin II-2E Constancia de matricula 0 de estudios en original Sub Seccién II-3E Certificado de Colegiatura y habilitacién profesional Sub Seccién II-4E Titulo de secundaria técnica, de estudios superiores no universitarios 0 universitarios. ‘Sub Seccién I-SE Certificado oficial de estudios primarios, secundarios, superiores no universitarios o universitarios Sub Seccién II-6C Certificados de Diplomados Sub Seccién II-7C Diplomas de cursos o cursillo de capacitacion Sub Seccién II-8C Certificados de cursos o cursillo de capacitacionSub Seccién T-9C ‘Sub Seceién II-10C ‘Sub Seceién I-11C Sub Seceién 11-12 SECCION Tt Sub Seccién TII-1 Sub Seccién IMI-2 Sub Seccién 10-3 Sub Seccién III-4 SECCION IV ‘Sub Seccién TV-1 ‘Sub Seceién IV-2 Sub Seccién IV-3 ‘Sub Seccién IV-4 ‘Sub Seccién IV-5 a4 Sub Seccién V-1 Sub Seceién V-2 Sub Seceién V-3 ‘Sub Seccién V-4 Sub Seccién V-5 Sub Seccién V-6 ‘Sub Seccién V-7 ‘Sub Seccién V-8 Sub Seceién V-10 Sub Seceién V-11 _ SECCION VI Vi-L ‘Sub Seccién VI-2 SECCION VIL Sub Seccién VII-1 Constancias de _participacién en: Congresos, convenciones, seminarios-taller, forum, simposium, conferencias, charlas, mesas redonda y otros similares. Resoluciones sobre otorgamiento de licencias y/o becas or capacitacién oficializada en el pats o extranjero. Resoluciones sobre otorgamiento de licencias y/o becas por capacitacién No oficializada en el pais o extranjero. Otros documentos autoritativos para capacitacién (Memorandums) CONTRATOS Y NOMBRAMIENTOS Designacién en condicién de adscrito ‘Nombramiento Renovacién y/o ampliacién de contrato Contratos. RENUNCIA Y LIQUIDACION Resolucién de cese Solicitud de renuncia al servicio Resolucién de Beneficios Sociales y/o Pensin Informe de liquidacién de Beneficios Sociales Rescisién de Contrato DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL Designacién (Resolucién de Designacién y término del mismo). Encargo de puestos o de funciones Rotacién y/o reubicacién (memordndum y/o resolucién) Reasignacién (Resolucién de Reasignacién, Informe esclafonario) Destaque (Resolucién). Comisién de Servicios. Permuta (Resolucién) Transferencia ( Resolucién). Actas de Entrega de Cargo Record de Asistencia Anual DESCANSO MEDICO. Resolucién de Licencia por Enfermedad Certificado Médico por Incapacidad Temporal PERMISOS LICENCIAS- VACACIONES ‘Resoluci6n de licencia con goce de remuneraciones. 1) Resoluciones de enfermedad 2) Resolucién de Gravidez 3) Resolucién de fallecimiento de Cényuge, Padres, Hijos 6 Hermanos.Sub Seccién VII-2 Sub Seccién VII-3 Sub Seceién VII-4 Sub Seccién VII-S SECCION VIII Sub Seccién VII-1 Sub Seccién VIII-2 Sub Seccién VIII-4 Sub Seccién VIII-S SECCION IX Sub Seccién IX-1 ‘Sub Seccién IX-2 Sub Seccién IX-3 ‘Sub Seccién IX-4 Sub Seccién IX-5 SECCION X ‘Sub Seccién X-1 Sub Seccién X-2 Sub Seccién X-3 Sub Seccién X-4 SECCION XI Sub Seccién XI-1 Sub Secci6n XI-2 ‘Sub Seccién XI-3 ‘Sub Seccién XI-4 4) Resolucién de Capacitacién Oficializada 5) Resolucién de Citacién Expresa: Judicial, Militar 6 Policial. 6) Resolucién por Funcién Edil Resolucién de licencia sin goce de remuneraciones. 1) Resolucién por motivos particulares 2), Resolucién de Capacitacién No Oficializada Resolucién de licencia a cuenta del periodo vacacional. 1) Resolucién por Matrimonio 2) Resolucién de Enfermedad Grave del Cényuge, Padres 6 Hijos. Resolucién de programacién y reprogramacién de vacaciones. Documento autoritativo de postergacién y/o suspension de vacaciones por necesidad del servicio. ASCENSOS Resolucién de Ascenso. Informe sobre rendimiento laboral. Resolucién de reasignacién con ascenso. Resolucién sobre homologacién o categorizacién. BONIFICACION PERSONAL. Resolucién de reconocimiento de tiempo de servicios. Resolucién de devengados Resolucién de Descuentos. Informes de Retenciones. Constancia de Pagos y Haberes BONIFICACION FAMILIAR. Resolucién de Subsidio Familiar. Resolucién de devengados, Resolucién que amplfan el micleo familia, Informes. EXPERIENCIA LABORAL Certificacién y constancias de trabajos anteriores. Documentos relacionados con los servicios prestados: Memorandums, oficios y cartas de agradecimiento. Resoluciones sobre designacién como integrante en Comisiones especializadas de trabajo. Resolucién de asignacién de funciones.SECCION XU Sub Seccién XII-1 Sub Seccién XII-2 Sub Seccién XII-3 SECCION XU Sub Seccién XIII-1 Sub Seceién XIII-2 SECCION XIV ‘Sub Seccién XIV-1 Sub Seccién XIV-2 Sub Seccién XIV-3 SECCION XV Sub Seccién XV-1 Sub Seceién XV-2 Sub Seccién XV-3 Sub Seccién XV-4 SECCION XVI Sub Seccién XVI-1 Sub Seccién XVI-2 Sub Seccién XVI-3 EVALUACIONES, cha de evaluacién. Informe sobre desempetio laboral. Resultado de evaluacién. MERITOS. Oficios, Memorando de felicitacién, Resoluciones por condecoraciones, felicitaciones y Otorgamientos de diplomas. DEMERITOS. Memorando de amonestacién. Resoluciones por amonestacién, suspensién sin goce de Remuneraciones, cese temporal o destitucién. Resoluciones declarando fundado, infundado o improcedente recursos impugnativos. PRODUCCION INTELECTUAL Y CULTURAL Trabajos de investigacién. Publicaciones de libros, revistas, articulos y otros similares. Certificados de labor docente o ponente en charlas, cursos, conferencias, seminarios y similares. Certificados de aportes culturales y deportivos. OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Resolucién de Descuentos. 1) Administrativos 2) _Iudiciales Certificado de Retenciones de Sta, Categoria Constancia de Pago de Haberes y Descuentos De la Administracién del area de Escalafon, 6.5.1. De la Sistematizacién de los Legajos. 6.5.1.1. En el Area de Escalafén, se implementard una Base de Datos que permita una administracién adecuada de los Legajos Personales, para ello contaran con dos padrones: uno con el niimero de plaza y otro en orden alfabético. 6.5.1.2. Para una répida ubicacién del Legajo Personal, se agruparin de acuerdo al siguiente detalle: Funcionarios Directivos Profesionales ‘Técnicos Auxiliares.6.5.3, 6.5.4. 6.5.5. 6.5.7. 6.5.2. Organizacién del Area de Escalafén. 6.5.2.1. Legajos Personales correspondientes a los trabajadores activos nombrados y contratados por funcionamiento y suplencia (Funcionarios, Directivos, Profesionales, Técnicos y Auxiliares) del Gobierno Regional y Direcciones Regionales adscritas a la Unidad Ejecutora 001- Sede Central. 6.5.2.2. Legajos Personales correspondientes a los ex — trabajadores del Gobierno Regional y Direcciones Regionales adscritas a la Unidad Ejecutora 001- Sede Central agrupados tal como se indica en el numeral 7.1.2 de la presente directiva. 6.5.2.3. Legajos Personales correspondientes a los cesantes comprendidos en los regimenes pensionarios establecidos en la Ley N° 20530 y D.S. N° 051-88-PCM . 6.5.2.4. Los grupos de Legajos descritos en los numerales anteriores deberin estar fisicamente separados uno del otro, de modo tal que sean facilmente identificables y permita una administracién adecuada, El ambiente en el que se custodian los Legajos Personales, debe contat con los elementos de seguridad necesarios que impidan el acceso de personas ajenas al area. En tal sentido las ventanas 0 espacios de ventilacién debern tener una adecuada proteccién y doble Ilave en las puertas. Depende directamente del responsable del Area o quien haga sus veces, la administracién y custodia del Arca, bajo la supervision del Director de la Oficina de Personal, asumiendo ambos la responsabilidad de la conservaci6n de los archivos y actualizacién de los documentos contenidos en la misma, Asumen igualmente responsabilidad los trabajadores que manipulen dichos Legajos. Bajo ninguna circunstancia se permitira 1a salida de los Legajos fuera del Area. Excepcionalmente, se remitiran cuando sean requeridos por la Oficina de Control Institucional, Presidencia Regional, Gerencia General Regional y Oficina Regional de Administracién previa comunicacién por escrito (memorandum) al Director de la Oficina de Personal . Esté terminantemente prohibido el ingreso de personas no autorizadas para el manejo de Legajos. No se permitiré que personas ajenas a la unidad puedan revisar los Legajos, salvo que se trate de personal de la Contraloria General de la Repiblica, o el Organo de Control Institucional. Previa comunicacién por escrito al Director de Personal. El trabajador podré solicitar que su Legajo Personal le sea mostrado para verificar los documentos que éste contiene, en presencia del responsable deEscalafén, no pudiendo retirar ningtin documento del mismo, bajo sancién disciplinaria al encargado de Escalafén. 6.5.8. Periédicamente deberé programarse acciones de expurgo de documentos, sin que esto signifique una accién de emergencia mediante la cual se trata de liberar el espacio del legajo de cuando en cuando para dar cabida a nuevos documentos si no que debe evaluarse cuidadosamente toda la documentacién que se somete a la depuracién para que sélo lo requerido perdure en el legajo personal. 6.5.9. La Oficina de Personal elaborard la relacién de aquellos documentos que ‘ranscurrido un tiempo determinado, deben devolverse al interesado. En este caso quedaré registrado el hecho en el separador de la seccién correspondiente. 6.5.10 Si no es posible la devolucién al interesado por no haber sido localizado o haber fallecido, sern entregados a un familiar directo (cényuge, hijo 0 padre), si persistiese la imposibilidad de entrega, se incinerarén, previo levantamiento de un acta, DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. 7.1. Todo trabajador que ingresa a laborar al Gobiemo Regional de Huancavelica, bajo cualquier modalidad, deberd presentar sus documentos respectivos, en un plazo de 24 horas de su ingreso, La no presentacién de la referida documentacisn constituye falta de cardcter disciplinario posible de ser sancionada. 7.2. Los trabajadores activos deberé de actualizar los datos y la documentacién correspondiente en los plazos establecidos en el cronograma que se detalla lineas abajo. En caso de incumplimiento se le aplicar la sanciin administrativa de Suspensién de 15 dias Sin Goce de Remuneraciones, de ser reiterante se comunicard a la Comisién de Procesos Administrativos Disciplinarios para las acciones correspondientes. 7.3. El encargado de Escalafén es el responsable det cabal cumplimiento de lo dispuesto en. el numeral anterior. | 74 La Direccién Regional de Administracién, para la custodia de los Legajos Personales, dispondra de un ambiente que retina las condiciones adecuadas de ventilacién, temperatura c iluminacién, 7.5. Los datos resumidos de cada uno de los documentos que conforman el legajo personal deben ingresar al sistema de informacién en base de datos como medida preventiva de deterioro o pérdida, sistematizando ademas su mantenimiento y control7.6. El encargado de Escalafén debe registrar en el sistema de computo le informacién ¥ datos personales de ex ~ trabajadores de la entidad y de aquellos que a su cese no ‘uviesen pensidn a cargo del Estado. VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS: 8.1 La Actualizacién de los Legajos Personales, se Hevard de acuerdo en los plazos que se detalla a continuacién: De los apellidos de la letra A a la B: del 07 al 09 de julio de 2008. De los apellidos de la letra Ca la D: del 10 al 14 de julio de 2008 _ De los apellidos de la letra E a 1a G: del 15 al 17 de julio del 2008 De los apellidos de la letra H a la L: del 18 al 21 de julio del 2008 De los apellidos de la letra M ala N:: del 22 al 24 de julio del 2008 De los apellidos de la letra O a la P: del 25 al 30 de julio del 2008 De los apellidos de Ia letra Q a la R: del 31 de julio al 01 de agosto del 2008 De los apellidos de la letra $ a la Z: del 04 al 06 de agosto del 2008. 8.2 La presente directiva entraré en vigencia a partir del dia siguiente de su aprobacién mediante acto resolutivo. . RESPONSABILIDADES 9.1 En la Sede del Gobiemo Regional de Huancavelica serdn los directos responsables del cumplimiento de la presente Directiva, El Director de la Oficina de Personal y el Responsable del Area de Escalafon. 9.2, En caso de las Gerencia Sub Regionales, seran los directos responsables los Jefes de Personal o Personal encargado para el ejercicio de esa funcién. 9.3 La Oficina Regional de Administracién velar por el estricto cumplimiento de la presente Directive. Huancavelica, Junio del 2008