1.

Mengikut PKPA (Pekeliling Kemajuan

Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1991.
“PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN
URUSAN JAWATANKUASA –JAWATANKUASA
KERAJAAN”

amri.skkf@yahoo.com 2009
 TANGGUNGJAWAB URUSETIA

a) Tindakan – tindakan pra mesyuarat

b) Tindakan – tindakan semasa mesyuarat
c) Tindakan – tindakan selepas mesyuarat

amri.skkf@yahoo.com 2009
 PERINGATAN

 Surat panggilan mesyuarat mesti edar 10 hari

sebelum tarikh.
 Semasa mesyuarat, bawa fail,dokumen dan
maklumat berkaitan.
 Setiausaha mesti bawa kalendar.
 Seelok-eloknya sediakan pensel dan kertas A4.
 Selepas disahkan dan diterima, tidak boleh buat
pindaan.Buat pindaan sebelum itu dan catatkan dalam
minit mesyuarat.
 Perkara berbangkit, jika telah selesai, tidak perlu
dicatat dalam minit.
 Kedudukan setiausaha di kanan pengerusi.
amri.skkf@yahoo.com 2009
 SAMBUNGAN

 Sekurang-kurangnya 3 orang.(Pengerusi, setiausaha dan

ahli)
Sekiranya ada ahli yang ingin segera, boleh minta
beliau lapor dahulu.
 Tidak hadir bermaksud “bersebab”.Tidak perlu catat
“bersebab”. Tetapi jika tanpa sebab, perlu dicatat
“tanpa sebab”.
 Kalau ada pindaan dalam minit, sila catat
“perenggan,perkara 4.2.1, dan apa yang dipinda”.
 Tidak perlu tulis “disediakan” , “disahkan”,
“disemak”.
 Minit disediakan dalam tempoh 3 hari dan diedar
selewat-lewatnya 10amri.skkf@yahoo.com
hari selepas mesyuarat.
2009
 Fail panitia ialah fail terbuka.Guna fail arkib
(putih).
 Fail dokumen- 5 tahun untuk dilupuskan
 Fail kewangan – 10 tahun untuk dilupuskan
 Sediakan “Buku Simpan Dalam Perhatian”
 Guna “Borang Pergerakan Fail”.

amri.skkf@yahoo.com 2009
 Fail timbul – untuk salinan dokumen yang
tidak didaftarkan.
 Tajuk fail ringkas dan dapat bayangkan isi
kandungan. Khas kpd satu perkara sahaja.
 Tentukan pengkelasan
“TERHAD,SULIT,RAHSIA,RAHSIA BESAR”
 Kertas minit dimasukkan disebelah kiri fail.

amri.skkf@yahoo.com 2009
 Kertas minit dan surat ditebuk 1 inci dari
bucu kiri atas.
 Apabila muatan capai 100 lampiran atau 4
cm, buka fail jilid 2.
 Tanda “SEGERA” atau “SERTA MERTA” boleh
disemat pada kulit fail.tanggal apabila selesai.
 Nama fail mesti ditulis dengan dakwat kekal
dan tidak boleh ditampal (sticker).
amri.skkf@yahoo.com 2009
FAIL PANITIA
NO BUTIRAN DAN KANDUNGAN
FAIL
FAIL 1 MESYUARAT PANITIA (dalaman)
1.1 Surat panggilan mesyuarat
1.2 Minit mesyuarat
1.3. Minit Curai
FAIL 2 SURAT MENYURAT PANITIA
2.1 Surat-surat peringkat sekolah/zon/PKG/PPD/JPN/KPM

FAIL 3 MAKLUMAT GURU PANITIA

3.1 Butir peribadi
3.2 Jadual waktu peribadi dan kelas
3.3 Salinan gaji
3.4 Rekod memeriksa kertas peperiksaan
3.5 Laporan prestasi /penghargaan /kepujian
3.6 Sijil kejurulatihan/kursus
3.7 Subjek yang pernah diajar

amri.skkf@yahoo.com 2009
SAMBUNGAN
3.8 Tugas-tugas khas di sekolah/zon/PPD/JPN
3.9 Kakitangan sumber/fasilitator/sumbangan
Fail 4 DOKUMEN PANITIA
4.1 Rancangan peningkatan prestasi pelajar
4.2 Carta Gantt
4.3 ABM
4.4 Rekod penggunaan ABM
4.5 Senarai buku rujukan guru
4.6 Perkembangan staff
4.7 Program khas peningkatan pencapaian mata pelajaran
4.8 Sukatan pelajaran
4.9 Huraian sukatan pelajaran
4.10Senarai buku teks/buku kerja pelajar
4.11 Pekeliling ikhtisas bil.4/86
4.12 Projek inovatif dan kretif
4.13 Minit curai
4.14 Aktiviti kurikulum
amri.skkf@yahoo.com 2009
 SAMBUNGAN

FAIL 5 KOLEKSI SOALAN/BANK SOALAN

5.1 Kertas soalan peperiksaan sekolah
5.2 Kertas soalan peperiksaan awam
5.3 Bank soalan

FAIL 6 POST MORTEM PEPERIKSAAN

6.1 Analisis peperiksaan
6.2 Jadual kekerapan soalan
6.3 Kekuatan dan kelemahan pelajar dan tindakan
yang diambil

amri.skkf@yahoo.com 2009
 SEKADAR RENUNGAN
Adakala kita rasa kita sibuk, tapi rupanya kita
kelam-kabut.
Adakala kita rasa kita prihatin, tapi rupanya kita
busy body
Adakala kita rasa kita open minded, tapi rupanya
kita out spoken.
Adakala kita rasa kita kritis, tapi rupanya kita hanya
cipta kritik dan krisis.
Adakala kita rasa kita ingin jadi lebih mesra, tapi
rupanya kita mengada-ngada.

amri.skkf@yahoo.com 2009