MINISTERUL EDUCATIEI NATIONALE UNIVERSITATEA ,AUREL VLAICU” DIN ARAD SENAT HOTARAREA Nr. S&_ din 22 ianuarie 2013 Senatul Universiti ii ,,Aurel Viaicu” din Arad, intrunit in sedinta din data de 22 ianuarie 2013, avand in vedere, Legea Educatiei Nafionale nr. 1/2011 cu modificarile si completirile ulterioare, Art. 84 din Carta Universitifii ,Aure! Viaicu” din Arad, Raportului Biroului Audit Public Intern inaintat Senatului cu nr, 07R/10.01.2013, in temeiul competentelor conferite prin Carta Universitari, Senatul Universitifii, cu unanimitate de voturi, HOTARASTE: Art.l Avand in vedere votul in unanimitate al Senatului Universitaii Aurel Viaicu” din ‘Arad se aprob’ Raportul pi Universitatii ,Aurel Vlaicu” din Arad pe anul 2012, ind activitatea de audit intern desfasurati la nivelul Art.2 Prezenta hotardre cuprinde 2 articole, a fost redactat& pe 1 pagina gi s-a intocmit in 6 exemplare originale care se comunicd: - Biroului Juridic; + Secretariatul Rectoratuluis + Secretarului Sef Directiei financiar contabile; = Directiei General Administrative; + Biroului de audit public intern. f “Rector, Presedintele Senatului UAV, [Prof uniy.dr. Ramona LILE Conf.univ.dr. Cristinel JOJA eS TRG intocmit, icoleta DUMITRASCU ch,UNIVERSITATEA ,,AUREL VLAICU” DIN ARAD Birou Audi it Public Intern FFB... din 2:1: 30 Aprobat, RECTOR, niv.dr.Ramiona LILLE Raport privind activitatea de audit intern desfasurati la nivelul UNIVERSITAT ,, AUREL VLAICU” DIN ARAD, pe anul 2012 CAPYTOLUL1 INFORMATII GENERALE LL. Introducere 7 Constituirea si dezvoltarea universita{ii ca institutie si centru spiritual al vestului Roméniei a reprezentat continuarea unui proces istorie, cu ridacini adinci in memoria cultural si educafional’ arideani, tnceptind cu Preparandia ( Institutul Pedagocic, infiingat in anul 1912), Institutul de Teologie Ortodoxt (1822), Conservatorul (1933), Facultatea de Zootehnie si ‘Medicina Veterinari ( ce a funcfionat in perioada 1949-1954) si Facultatea de Subingineri (1972- 1990). Universitatea Aurel Viaicu” Arad a dobandit personalitate juridic& prin Hotirérea Guveenuloi Roméniei nr, 5367/1990 (inifial sub denumirea de Institut de invaiaimant Superior) gi functioncaza sub aceasta denumire din 04.10.1991, in baza Orcinului Ministerului favagimantului si Stiinfei nr. 4894/1991 Universitatea ,,Aurel Vlaicu” Arad este persoan juridic& roman’, functioneazi ca institutie dle tnvatamént superior de stat, in conformitate cu legislatia Roméniei, cu Carta gi regulamentele Universititii Universitatea ,,Aurel Viaiou” Acad si comunitatea academicd care 0 compune adera le THE MAGNA CHARTA OF EUROPEAN UNIVERSITIES ( Bologna 1988). Universitatea ,,Aurel Viaiou” din Arad pistreazd tradifiile valoroase ale invagénéntului roménesc, dat in acelasi timp se alinieazi la cerinfele gi standardele calitative ale tavilor europene dezvoltate, astfel cum au fost trasate prin Declaratia de la Bologna (iunie 1999) gi discutate ta Confevinta de la Berlin (2008) ¢i Bergen ( 2005). Universitatea ,,Aurel Viaicu” din Arad fiind © institutie publica isi asuma misiunea dea promova Ia nivel de excelenjl dezvoltarea unor competenfe culturale, educationale si de specialitate, bazate pe cunoastere inavatoate, invafare perraanenta si interculturalitate Universitatea ,,Aurel Viaicu” din Arad este 0 institutie de invatamént superior de stat care are ca misiune principala pregitivea de specialisti in domenii gi specializari care sunt cerute pepiata fortei de munca. Universitatea ,,Aurel Viaicu” din Arad manifesta 0 deschidere national si internafionala si in cea ce priveste activitaten de cercetare stiintificd, de altfel un obiectiv prioritar in managementul stcategie al institutici Universitatea ,,Aurel Viaicu” din Arad are in structura sa facultati, departemente, bibliotecé, laboratoare si centre de cervctare, incubator tehnologic si de afaceri, institauul european. Din structura universitiii fhe parte integranta si serviciile tebnice, administrative, editura si tipogratia. Activitatea de audit public intern in cadrul Universitatii ,,Aurel Vlaicu” din Arad, est organizata gi functioneaza in cadeul Biroului Audit Public Intern, Biroul de audit este o structard care funefioneazé in subordinea directé a Rectorului universititi, exercitéind o funcfie distincta si indepencent& dle celetalte activiti ale universitatii Rolul gi scopul activitatii de audit intern oste de asigurare si consilieve, conceputt si adauge valoate si si Tmbundtiteasc’ activitayile universitatii 1.2. Scopul raportului Raportul are scopul de a prezenta activilatea de audit intern din cadlrul Universitigii Aurel Viaicu” din Arad precurn si progresele inregistrate prin implementarca recomandititor formulate, dea demonstra contributia acesteia la imbunstatires activititi din universitate Raportul este destinat atat conducktorului unitifii care poate aprecia reaultatul muncii auditorului inten, cat si structurii de audit intern ierarhic supericare, respectiv Serviciul Audit Intern din cadrul MEN, find anul din principalele instrumente de monitorizare a activitafii de audit intern. 1.3. Date de identificare a institutiei publice Denumires institutiei: Universitatea Aurel Viaicu” din Arad Buget derulat én cursul anului 2012: 27.016.848 lei Numar de salariagi: 335 din cate: personal didactic = 215 ~ personal nedidactic - 120 Numér compartiment de audit intern la nivelul UAV Arad: | 1.4, Perioada de raportare Perioada la care face referire raportul privind activitatea de audit intern este anul 2012. 15. Persoanele care au Intocmit raportul si calitatea acestora Ec, Gligor Rozalia ~ auditor public intern (administrator audit public intern, mmanciar gr.l) in cadrul Biroului 1.6. Documentele anafizate sau evaluate ~ documente refetitoare la organizarea funetiei de audit intern: Carla auditulu intern, Regulamental de organizaro si functionare a Bitoului Audit Public Intern, Organigrama universititii, aprobarca Senatului universitatii in sedinta din 11.04.2000 a infiintarié postului de auditor in baza Ordinului Ministrului Educatiei Nationale nr.3964/2000 - documente referitoare la planificarea activitafii de audit intern: Planul multianual pe 3 ani. Planul de audit pentcu anul 2012, - documente referitoare la evaluarea activitatii de au Nueste cazatl - documente referitoare la realizatea misiunilor de audit intern’ Raport de audit intern - Auditarca moclului de stabilice gi acorcare a burselor stodentest Raport de audit intern - Auditarea alocdirii creditelor bugetare gi a concesionaiii sau inchivierii bururilor din domeniu! public al statului ori al unitafilor administrativ-teritoriale. internRaport de audit inten - Auditacea aotivititii de achizifii publice. Raport de audit intern - Auditarea activititilor financiare sau ou implicajii financiare destigurate de entitaten publicddin momentul constituirii angajamentelor pana la utilizarea fondurilor de cétre beneficiaci fnali, inelusiv a fondurilor provenite din finanjere externa. ~ documente referitoare fa realizarea misiunilot de consiliere: Consiliere cu caracter informal privind completarea chestionarului de autoevaluare ( anexa nr4.l din OMEP nr.946/2005, republicat). = documente referitoate la realizarea altor actiuni: Rapoacte de audit intocmite pentru dou proiecte 1.7, Baza legal de elaborare a raportutui ~ Legea nt. 672/2002 privind auditul public intern, republicatd -art.t3 lit ~ O.M.E.C.T. nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normetor metodologice ptivind organizarea gi cexercitarea activitatii de audit public intern in steuctura MLE.C.T. si in unitiile aflate in subordinea sau cooronate M.E.C.T. - Cap.l, li.B, pet2,lite 1.8, Transmiterea raportului Biroul Audit Public Intern din cadral Universitit’, Aurel Viaicu” din Arad transmite raportul anual de audit public intern Serviciului Audit Intern din cadrul M.EN. pané la data de 10 ianuarie 2013, pe suport de hate Raportul anual de audit public intern va fi transmis gi la Camera de Conturi Atad pani la sfargitul tcimestralui I al anului 2013 CAPITOLUL 2 ORGANIZAREA $I FUNCTIONAREA COMPARTIMENTELOR DE AUDIT PUBLIC INTERN 2.1. Organizarea compartimentului de audit public intern 2AuL. Structura organizatoricd Forma de organizare: Birou, Numi post de auditor: 1 Pe parcursul anului 2012, nu au fost schimbari in cea ce priveste structura organizatoric’ a biroului de andit 2.1.2. Adecvarea formei de organizare si dimensiunii compartimentului de autit intern la necesititile entititii publice fn cadrul Universitatii Aurel Viaicu” din Arad existé un singur post de auditor, situatie care nu permite efectuatea procedwilor de supervizare. Senatul Universitétii ,,Aucel ‘Viaicu” din Arad prin Hotararea nr. 237/17 noiembrie 2010 a prevazut urmatoarele: » In acest moment nu este oportund suplimentarea de posturi in cadrul Biroului Audit Public Intern dar, in perspectiva, dupi depisirea pericadei de crizi, Universitatea ,,Aurel Vlaicu” din Arad va angaja lun specialist in cadrul Biroului de Audit Publie Intern 2.2, Statutul si independen(a auditului intern 2.2.1, Independtenta organieatoried a compartimentului de audit public intern in organigeama Universitatii Aurel Viaicn” din Arad, Bivoul Audit Public Intern se afld in subordinea direct’ a Rectorului universitafii, Prin rapoartele misiunilor de audit Tatocmite 5-4 urmitit transiniterea unor informatii corecte,eficiente si elicace in concordanta cu obiectivele universitatii. fn anul 2012 nu au existat situatii de mumire sau destituirea auditorului2.2.2. Independenta functionals a onrartimentutui de audit public intern Biroul Audit Public Inter este indepousicnt din punct de veelece funeyionai Planificarea, realizarea gi raportarea misiunilor de audit sunt stabilite de auditor si aprobate de rector. 2.2.3. Independenta si obiectivitatea auditorilor interni Auditorul esie independent in tratarea problemelor aflate in analiza, imparjial iw practic’ gi in toate problemele legate de munca de audit Fiind subordonat divect Rectorului universitati, se asiguva independenta necesara desfusuracii activitatii de audit intern, in scopul unci evaluati abiective a disfunctiilor constatate gi formularea unor recomandasi adecvate solufionari acestora. 2.3. Asiguearen si adecvarea cadrului metadologie si procedural 2.3.1. Blaborarea si actualizarea normelor proprii privind exercitaren auditulut intern - OM.E.C.T. nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si exercitarea activitétii de audit public intern tn structura M.E.C.T. gi in unititile aflate th subordinea sau coordonarea M.E.C.T. 2.3.2. Elaborarea, actualtzarea si comunicarea Cartel auditului intern in anul 2012 Carta auditutui intern a fost actualizatd ca urmare a modificatilor apirute {in cadrul legislatiei - Legea 672/2002. Carta auditului intern este prezentati cu ocazia efectui structurile auditate. misiunilor de audit la 2.3.3, Aplicarea Codulul privind conduita etici a auditorului intern - Codul privind conduita eticd este aplicat si cunoscut de catre auditorul publie intern. Astfel, sunt respectate principiile i regulile de conduita care trebuie sa guverneze activitatea auditorului intern. 234, Dezvoltarea si aplicarea instrumentelor de lucru proprii Normele metodologice privind organizarea gi exercitarea activititii de audit public intern in structura M.E.C.T. gi in unititile aflate in subordinea sau coordonarea ME. CT. 23.3. Elaborarea $i actualizarea proceduritor operationale Sunt utilizate procedutile prezentate in Normele metodologice privind organizarea si exercitarea activititii de audit public intern in structure ME.CT. gi in unitatile aflate subordinea sau coordonarea M.E.C-T. - O.M.E.C.T. nt. 5281/2003 2.3.6. Dificultiti $i oportunitti - Nueste cazul 2.4. Asigurarea si fmbundtatirea eal de audit intern 24,1, Blaborarea si actualicarea Programului de asigurare si imbunititire a calitésii sactivitait de audit intern Programul de_asigurare si Tmbundtaire a cali elaborat pentru anul 2012 si aprobat in sein activititii de audit public intern a fost Senatului universitiii prin HS av 15/27.01.2012 a.Obiectivele Programului de asigurare si imbunditdtire a calitati;- respectarea standardelor de audit, normelor metodologioe ity vigoase, coclulul etic procedatitor specific in toate etapele desfagurari auclitulul intern [dentificarea bunelor practic in domeniul auditului intern,analiza si generalizarea acestora; ayirea tului intern, cresteren ef acestei activititi la indeplinirea obiectivelor structucior auditate; cresterea aportului auditului intern la perfectionarea procesului de conducere al structurilor auditate, prin misiunile de consiliete, efectuate la cererea avestora; - perfectionarea pregaticii profesionale @ personatuhui din structura Biroului Audit Public Intern. ititii 51 uportului valorie at bndicatorii de rezultat/performant si tintele stabilite pentru méisurarea performantelor, Prin Tatregul program se urméreste si se asigure ca normele generale, notmele specitice, instrctiunile,codul etic, standacdle si bunele practici in domenin sé fie espectate eGradul de realizare a obiectivelor Programului de asigurare si imbunditdtire a clit; Programul de asiguiare gi Tmbundtijire a calitayit aetivitayii de audit intem a fost indeplinit, asiguréndu-se aplicarea normelor generale, specificea Codului etic precum si a standardelar si bunelor practici. 2.4.2. Evaluarea programului de asigurare si tmbunttitire a calititii 24.2. L.Realicarea evaluirii interne «.Evaluiri realigate de seful compartimentatni de audit intern Nu exista gef de birou. {n cadrul biroului exista un singur post de auditor, sifuatie Gare nu permite efectuarea procedurilor de supervizare. b.Evaludri realizate de managementul entititit A fost intocmiti evaluarea anuala a auditorului, iar calificativul final al evalutirii a fost - ,.Foarte bine”. ‘Auditoral intem prin prezentarea rapoartelor de audit Rectorului universitatii, este supus evaluiii periodice, ocazie cu care se face referie la plusa) de valoare pe care il aduce managementului universitatl cAlte evaluéri interne: S-a completat chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare & standardelor de contro! intetn/managerial a Biroului audit public intern sia fost transmis Comisiet SCIM a universitatit a.Abateri si sanctiuni ; nu au existe. 2.4.2.2.Realizarea evaluirii externe «a. Evaludtri realizate de Curtea de Conturi: in anul 2012 nu au existat b, Evaluiri reatizate de UCAAPY :in anol 2012 nu au existat ¢ Evaludri realizate de alte organisme. ia anv! 2012 au au existat 2,5, Asigurarea si ndecvarea resurselor umiane alocate compartimentuhsi de audit inter, 2.5.1, Selectia si recrutarea auditoritor interni=n anul 2012 nu a existat 2.5.2. Structura si dinamica auftoritor interni dupit categoria de tncadrare Din analiza datelor cupriuse in Anexa ar. 4 re/ulli e& suditorul intern care aotiveazi tn cadvul bicoului are statut de personal contractual de execufie - administrator financiar gradul I. ‘Analiza in dinamic& a auditorilor interni pe categorii de incadrare, a relevat faptul cin anul 2011 fat de anul 2010 gi in anul 2012 fafa de amul 2011 nu au existat modifica, ritmul anual de orestete este zero iar in orizontl de timp analizat de 3 ani, ritmul mediu anal de restore este de asemenea zero. 2.5.3, Structure gi dinantica auditorilor interni dupit gradul de oeupare Din analiza datelor cuprinse Ta Anexa nr. 5 rezulté c& in ultimii 3 ani nu s-au inregistat schimbari in coea ce priveste mumarul de postu de anditori prevazute gi num de posturi de auditori ocupate in orizontul de timp analizat 2010-2011-2012, biroul de audit este previtzul un singur post, gradul de ocupare fiind de 100%. 25.4, Structura si dinasnica auditorilor intern dupéi studiile de speciatitate ‘Anexa nr 6 cuprinde studiile de specialitate ale auditorului intern. Auditorul intern poseda studi superioare economice de funga durata. 2.5.5. Structura gi dinamica auditorilor interni dupa perfectionirile in domeniile de competent auditorul a absolvit studiile de mastorat, in specializarea ,,Buget public, Piete Financiare si Banci” organizat in cadrul Facuttatii de Stiinte Economice de la Universitatea Aurel Viaicu din Arad. Date prezentate tn Anexa ur 7, 2,5.6.Evolutia structurii si dinamicié auditorilor interni dupa vechimea in munca de audit intern Jn Anexa nr, 8 este prezentatii gituafia privind structura si dinamica auditorilor interni dupa vechimea in munca de audit intern, ‘Auditorul este angajat in cadrul Biroului de audit public intern din 02.07.2008 avéind 0 vechime de 4 ani gi6 luni in acest domeniu 2.5.7, Bvolutia structurit yi dinamicit waditorilor internai dupa varste Situafia privind structura si dinamica auditorilor intern’ dupa vast este cuprins’ te Anexa nx. 9. Auditorul are vérsta de 52 ani. 2.5,8.Analica mobilitdtii auditoritor interni fo anul 2012 nu au existat modificari privind inteiri sau iegict de personal, Situatia este prezentata in Anexa nr 10. 2.6. Asigurarea perfectionivii profesionate continue a auditorilor internt 2.6.1. Planifiearea pregitivi profesionale a auditoritor interni ‘Numarul de zile de pregitire profesionala/auditor intern este de 15 zile. a.ldentificarea nevoilor de instruire ‘Auditoral considera c& aclivitatca de instruite prin pavticiparca ta cursuri de pregatire este 0 conditie necesara spre imbunstitirea ealitatii misiunilor de audit gi promovarea auditorulu b.Stabilirea temelor de instruire‘Temele de insteuite si fie in concordang cu muisiunite cuprinse tn planul de audit, ¢. Stabilirea formelor de instruire In programul de pregitire profesionala auditorul a optat pentrw studi individual ulin cursuri de pregatire pentru a nu afecta resursele alocate la nivelul institutii .Identificarea si selectarea formatorilor de pregétire profesional Tnstitutiile selectate si fie abilitate gi credibite, e.Fundamentarea propunerilor de leme de instruire Fundamentares temelor de instruire se face avand in vedere misiuaile euprinse in plan, pentru a veai in sprijinal suditosuli 2.6.2. Realizaren pregiitirii profesionale a auditorilor interni 4,Participarea la cursuri de instruire In anul 2012 auditorul nua participat la cursuri de instruire bStudiut individual Pe parcursul anului 2012 studiul individual s-a realizat la ‘inceputul fiecirei misiuni de audit sia cuprins activitaji de dooumentare, informare, studi legislate aferent activitatii auditate c.Alte forme de pregitire realicate: - dDiseminarea cunostintelor dobndie tn procesul de pregitire profesionalls Stodiul individual a conteibuit la imbunatatirea cunostintelor auclitorului ta vederea vealizatii misiunilor de audit, Ce i : e ‘| Numar de auditor care au ofectuatpregalire profesional, din care 4.4. | Cursuri de instruire 41.2. | Studiu individual 13._[ Alle forme 2_— | Numar de zie Gta de pregalie protests 2.4_| Cursuri de instruire 2.2._| Studiu individual 2.3. [Alle forme Be 3. | Durata medie de realizare a pregatiri profesionale ~ in Zilelam 18 15 (3= 2/1) 2.6.4, Dificultiti $i oportunt Nua fost cazul, CAPITOLUL3 PLANIFICAREA $1 DERULAREA MISIUNILOR DE AUDIT INTERN 3.1. Planificarea activiti(ii de audit internS.L1, Planificarea multianualé a. steuctura planului multianual - respectii structura standard. b. tipul si natura misiunilor planificate ~ au fost planificate realizarea de misiuni de audit de conformitate, regularitat, sistem ¢. fundamentarea misiunitor incluse in planul multianual ~ plant s-a fundamental jn baza analizei riscului avandu-se Tu vedere riscurile de natura organizatorie’, operational, financiard sau generate de schimba legislative. d.comunicacea si aprobarea planului multianval ~ planul multianuat 2010-2012 a fost elaborat pi Rectorul universitatii gi de Senatul uaiversitatii, i la data de 30.11.2009 si aprobat de 3.1.2, Planificarea anual a, structura planului anval ~ structura planului pe enul 2012 respect’ prevederile din norme, cuprinzand: scopul actiunii de auditarc; obiectivele actiunit de auditare; identificarea/descrierea operatiunilor supuse auditului; siructurite organizatorice la care se desfasoara actiunea de auditure; durata si petioada supusa auditarif, numvarul de auditor. b. tipul si natura misiunilor planificate ~ in anul 2012 misiunile de audit planificate sunt misiuni de regulacitate . fimdamentarea misiunilor incluse in planul anvat ~ pentru elaborarea planului anual 2012. s-a avut in vedere planul strategic intoemit - pentru perioada 2010-2012, precum si misiunile incluse si coordonate de Serviciul Audit Intern @ MECTS. - planul a fost fundamentat intoomindu-se urmatoarele: referatul de justificare, tabelul cu ideatificarea elementelor patrimoniale-auditabile, fisa de analiza a riscurilor, crterii de calcul al cocficientului de rise, ordonarea elementelor auditabil, calculul fondului de timp disponobil 4. comunicarea si aprobarea planului anal + planul anual 2012 a fost elaborat pind fa lata de 30.11.2011, aprobat de Rectorul universitiqit gi transmis spre avizave Serviciului Audit Intern din cadcul MECTS. e.domeniile misiunilor planificate domeniile abordate au fost: procesul bugetar, achizitii publice, activitiyi financiare, activitii specifice. Efond de timp alocat misiunilor de audit ~ la intocmirea planului anual privind activitatea de audit public intern s-a luat in caloul numérul de persoane angajate in cadrul biroului, astfel neat toste misiunile planificate:sé fie indeplinite. - timpul alocat misiunitor cuprinse tn plan a fost de 191 de zile pentru un auditor g. gradal de realizare a planului rmisinnile planificate pe anul 2012, au fost realizate in totaltate fh. actualizarea planulté anualNua fost cazul, i calitatea planificarii + misiunile planificat anul 2012 au vizat activitati import: le sil via care sunt Tn concordanté cu realizarea obiectivelor stabilite de entitate. fn anul 2012 nu au existat misiuni ad-hoc. 3.2. Realizarea misiunilor de audit intern 5.21, Misiuni de audit privind procesul bugetar Misiunea de audit cu tema: Auditarea aloctrii creditelor bugetare gi a concesionérii sau inchirierti bunurilor cin Comeniul public al statulué ori at unitafilor admuinisteativ-teritoriate, a. nuindrul misiunilor de audit realizate: t 6. principalele obiective ale misiunii de audit ~ organizarea gi conducerea activitailor de alocare a creditelor bugetare si coneesionarii sau inchirietii bunutilor din domeniut public al statului ori al unitijilor administativ-teritoriale; - analiza activitatii de alocare a creditelor bugetare; ~ analiza activitétii de concesionare sau inchiriere a bunurilor din domeniul public al statului or‘ al unitifilor administrativ-teritoriale; ¢.riscurile inerente semnificative identificate: d principalele constatari efectuate: Nu au fost constatate disfunctionalitit . cauzele principale si consecintele aferente disfuncfiilor constatate: - Sf principalele recomandari formulate: - 3.2.2. Misiuni de audit privina activitatite financtar-contabile Misiunea de audit cu tema: Auditarea activitifilor financiare sau eu implica financiace desfagurate de entitatea publici din momentul constituiri7-angajamentelor pani la utilizarea fondutilor de citre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanfare extern, a. numérul misiunilor de dudit realizate: 1 b. principalele obiective ale misiunit de audit ~ organizarea si conducerea activitatilor financiare sau cu implicatii financiare desftigueate de entitatea publica; vespectarea cadrului legal _normativ lichidacea, ordonantarea gi plata cheltuielilor bugetaces «.riscurile inerente semnificative identificate. - neactuatizarea procedutii operationale control intern privind angajamentele bugetace. d. principalele consiatdri efectuate + procedura operationala control intern privind angajamentele bugetare (ALOP) a fost elaborat% conform OMEFP nv.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodotogice privind angajarea, lichidarea, ordonanjarea gi plata cheltuielilor institufiilor publice precum gi organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, fara a se Iua in considerare si OMEP nr.547/2009 pentru modificarea gi completarea OMFP nr.1792/2002. e. cauzele principale si consecinfele aferente disfunctiilor constatate cauze + elaborarea in acea perioada a unui numer mai mare de proceduui privind activitaten financiar-contabita consecin(e - examinarea documentatiei procedurate ajuti persoanele responsabile sti injeleagt confinutul activita(ii curente, in urma modificatitor apitrate, provedural ce teglemenieaz’ angajar7 J principalele recomandri formulate = actualizarea si aptobatea procedurit operationale privind angajarea, Ii ordonanfacea $i plata cheltrielitor buretare 3.2.3. Misiuni de audit privind achiziiile publice Misiunea de audit cu tema: Auditarea activititii de achizitii publice. a numérul misiunilor de audit realizate: | b. principalele obiective ale misiunii de audit “model de organizare a activitatii de achiziti; - fundamentarea, elaboravea si vealizarea programulu anual cle achizitt; - modul de alegere si aplicae a procedurilor de achizitte public = licitatie deschisd; = cerere de oferta; - derulatea conttactelor de achizifie publics gi modal ce tndeplinire a obligalillor contractuale; - plstrarea dosarelor de achizitie publica; ¢.riseurile inerente semnificative identficate ~ lipsa procedurilor ce reglementeazitactivitatea de achizi publice. ~ regulamentul de organizare gi functionare a Biroului Achizilii Publice mu a fost elaborat. - ne&ntocmirea si neactualizatee figelor posturilor. - - neactualizarca Registeuluitiscurilor d principalele constatar efectuate. ~‘neelabgrarea procedurilor serise si formalizate spocifice fiectrei activititi tn conformitate cu prevederile OMPF ar.946/2005, republicat ~ la nivelul Birovlui Achizifii Publice nu este elaborat un regulament privind activitaten acestuia. - figa postului este intoomité pentru un satariat, dar nu este actualizaté in functie tmodificdrile aparute.Pentru salariatul angajat in anul 2011 nu este intocmiti figa postului, {inst informat despre sarcinile care-i revi. ~ la nivelul Biroului Achizifii Publice, Registrul riscurilor nu este actualizat gi nu este desemmat un responsabil privind gestionarea riscurilor. . caurele principale si consecinjele aferente disfunciilor constatate cate: =a lost considerala sulicientd existenfa cadrului normativ privind achizitiile publice gi procedura generald achiziti produse/servicii Nucréti —wz intern care a fost elaborat * procedurile conform OMEP nr.946/2005. pentru aprobarea Codylui controlului inlexwmanagerial, cuprinzdnd standardele de controf intern/managerial 1a entitatile publice si penisu dezvoltarea sistemelor de control intern/manegerial eepublicat, nu sunt indeplinite consecint = examinarea documentaliei procedurate ajuti persoanele responsabile si confinutal activilatit curente si in acelasi timp constituie © doveda/prabs asupra faptuhui o& mecanismele de control au fost puse in-aplicare. pas care trebuie efectati in vederea realizici serciilor, mu sunt definti th ford sorisi si formalizata. caze =a fost considerali suficient’ existenta regulamentului de organizac Universitat in eare sunt cuprinse exemplificatiy alributile biroulu eonsecint: ~ inexistenga unei imagini clace asupra activitafii bicoului chy cave: {ii publice. si functionare a= s-a omis Tntocmirea gi actwatizarea ligclor posturilor consecinte: = figele postutlor nefiind intocmite si actualizate, existi riscul ea anumite sarcini si vespousabilitii si fie omise, cauze: ~ neacordatea atenfiei cuvenite managementului riscurilor si nedesemnarea unui responsabil privind gestionarea acestuia. 7 consecinte: - exist pericolul de a nu identifica riscuri majore gi de a nu fi asociate controale adecvale pent reducerca efectului riscurilor la un nivel acceptabil pentru universitate. f principalele recomandtiri formulate: elaborarea procedurilor scrise si formalizate, pentru toate activitiile care se desfgoar’ Yn cadrul Biroului Achizilii Publice in conformitate cu prevederile OMFP nr.946/2005 repudlicat. ~ aprobarea procedurilor seis. ~ reviauivea proceduilor in enzul in cave apar modificin caracter general gi inter ~ elaborarea Regulamentului de organizare si functionare a biroului achizifii publice. ~ supunerea spre aprobarea Senatului Universitafii, regalamentul claborat. = intocmirea si actualizarea figelor posturilor in funclie de modificarile apirute in stabilirea atvibofiilor, functiilor, sarcinilor gi delegarea de competente. - stabilirea prin figa postului de atribufii concrete, coroborate cu prevederile din ROF-ul biroului de achiziti ~fnsusirea prevederilor OMEP nr.946/2005 republicat privind Codul controlului intera = actualizarea registeului riscurilor prin identificarea de noi riscuri care pot afecta atingerea obiectivelor specifice activitatii de achizitii publice. = organizarea i finerea fa zi a registrului riscurilor de c&tre persoana desemnati cu gestionarea acestuia wglementirilor Fegate cu 3.2.4. Misiuni de audit intern privind resursele umane 3.25. Misiuni de audit privind gestionarea $i utilizarea fondurilor comunitare 3.2.6. Misiuni de audit privind sistemul IT 3.2.7. Misiuni de audit privind activitatea juridica 3.2.8, Misiuni de audit privind functitle specifice entititi Misiunea de audit cu tema: Auditarea modului de stabilire gi acordare a burseler studentesti a. numérul misiunilor de audit realizate: | b. principalele obiective ale misiunti de audit “stabilinea gi respectaten conditiilor cle acordare a diferitelor categorii de burse; - repartizarea fondurilor si incadrarea in prevederile bugetare anuale; - evidenta tehnic-operativa si contabilis - ordonantarea gi plata burselor, ¢. riscwile inerente semificative identificate: ~ 4. principalele constatr' efectuate: Nu au fost constatate disfumetionalitayi e cauzele principale si consecinfele afevente disfunctiilor constatate f principalele recomendéri formulate 33, Urmarirea recomandarilor 4Auditorul urmareste implementarea recomadatilor formulae prin fign de uemarite recomandatilor. Din fotalul de 8 recomandri 4 sunt implementate, celelalte sunt in curs de impicmentace. 3.4, Raportarea iregularitatilor sau posibilelor prejudicii Nua fost cazul, 3.5. Raportarea recomandaritor netasusite Nua fost cazul CAPITOLUL 4 PLANIFICAREA $f DERULAREA ALTOR ACHIVITATE, DE CATRE COMPARTIMENTELE DE AUDIT INTERN 4.4 Planificarea allor activithti Nua fost cazul 4.2, Realizarea misiunilor de consiliere 4. tipul si forma mistunti de consiliere: S-a realizat doar misiuni de consiliere cu caracter informal », principalele obiective wrmérite = consiligre cu earacter informal privind completarea chestionarului de autoevaluare, ( anexa r.4.1 din OMEP nr-946/2005, republicat) 4.3, Realizarea altor actiuni Rapoarte de audit intocmite pentru doua proiecte, CAPITOLUL 5 CONCLUZII 5.L.Contribufia auditohai Ja adiiugaren de valoare fn eadvul entititilor publice S.LL.Contributia auditului intern la procesul de management al viscuritor Prin consiliere informal 5..2.Contributia auditului intere la farbuadtigirea controlutui intern Prin recomandarile formulate de auditorul intern in cadrul misiunilor de audit realizate {in anul 2012. 5.1.3.Contributia auditului Ia procesul de guvernanta sau de conducere Coniribuia auditului este de a aduce plus vafoare managementului universit 5.2.Constientizaren managementului privind necesitaten consolidarii auditului intern Managementul universitagii a apreciat activitaten auditorului dia acest an pentne implicatea in consilierea informalé acordata privind sistemul de controifintem managerial Conducitorul institutie’ acordé 0 important deosebit’ rolutui pe care auditorul intern il are in cadrul institutict acela de a aduce plus valoate institujei, de asemenea conducitori stractutilor entitiqii consider’ ci activitatea de audit public intern este util pentru realizareaobiectivelor specifice ale universitatii, wmacind eficienga gi eficacitatea Tnlvegii activitati de aul, CAPETOLUL 6 PROPUNERI PENTRU IMBUNA: YIREA ACTIVITATIL DE AUDIT INTERN 6.1, Propuneri pr publice. ind tmbundl fire activititii de audit desfasurati la nivel) institutie’ In vederea cresterii calitajii gi eficientei rezultatelor misiunilor de audit propunem continuaren de cltre Seiviciul Audit latern al MAN a organiziii de intdluivi de luerw Tn care 38 fie abordate-diferite teme ale misiunilor recomandate,cat si eventualele schimbiri legislative Intocmit, Eo, Gligor Rozalia