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MANUAL DE SISTEMA

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Sumrio

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1 Configuraes Recomendadas ..................................................................................... 3

2 Passo a Passo ................................................................................................................. 4
2.1. Viso inicial do Sistema Presena
4
2.2. Solicitar Acesso
5
2.3. Substituio do Operador Municipal Mster
7
2.4. Acessar Sistema
7
2.5. Calendrio
9
2.6. Recuperar Senha
10
2.7. Menu Principal
11
2.8. Alterar Senha
13
2.9. Imprimir Formulrio
14
2.10. Como Gerar e Imprimir Formulrio
15
2.11. Baixando Formulrios Prontos
20
2.12. Acompanhando Formulrios Solicitados
24
2.13. Registrar Frequncia por Aluno
25
2.14. Registrar Motivo de Baixa Frequncia
30
2.15. Registro de Situao Coletiva
32
2.16. - Alterar INEP
33
2.17. Informao do Aluno
39
2.18. Alterando Situao do Aluno
42
2.19. Alterar situao do aluno ativo
43
2.20. Transferncia
44
2.21. Transferindo o Aluno atravs da Busca por NIS
46
2.22. Transferir o Aluno Utilizando a Busca Avanada
50
2.23. Solicitaes de Transferncias Recebidas
56
2.24. Solicitaes de transferncias enviadas
60
2.25. Baixar Histrico Completo de Solicitao de Transferncia
66
2.26. Cadastrar Usurios
68
2.27. Relatrio Gerencial
71
2.28. Visualizando Relatrios Prontos
79
2.29. Relatrios Pendentes
83
2.30. Relatrio Por Motivo de Baixa Frequncia
84
2.31. Relatrio de Frequncia por NIS.
88
2.32. Relatrio de Baixa Frequncia
91
2.33. Arquivo de Sugestes de Escola
92
2.34. Buscar Operador
93
2.35. Arquivo Beneficirios no Localizados Municpio
95
2.36. Arquivo Beneficirios no Localizados no Brasil
96

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1 Configuraes Recomendadas
O Sistema de Acompanhamento da Frequncia Escolar do Programa Bolsa Famlia foi
desenvolvido em uma plataforma Web a fim de permitir o acesso ao sistema em todas as
regies do Pas. Para isso, necessrio possuir uma conexo local com a Internet.
Requisitos mnimos para acesso ao sistema:

Navegador da Internet:
o Mozilla Firefox
o Google Chrome
o Internet Explorer 9.0 ou superior

Aplicativo para descompactar arquivos no formato zip

Leitor de arquivos no formato PDF:

o http://get.adobe.com/br/reader/

Recomendamos manter seu navegador sempre atualizado, a fim de ter uma melhor

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experincia na utilizao do sistema Presena

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2 Passo a Passo
2.1. Viso inicial do Sistema Presena
1. O

primeiro

passo

para

entrar

no

sistema

acessar

endereo:

Para obter ajuda sobre como Solicitar Acesso ao sistema siga para o passo 2.2;

Para obter ajuda sobre como Acessar o sistema Presena siga para o passo 2.3.

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http://presenca.mec.gov.br onde o usurio ver a seguinte tela:

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2.2. Solicitar Acesso
1. Para solicitar o acesso clique na opo SOLICITAR ACESSO localizado no canto
superior direto da pagina inicial do sistema.

IMPORTANTE: A funo SOLICITAR ACESSO dever ser utilizada apenas pela pessoa
indicada pela Secretaria Municipal de Educao para assumir o cargo de Operador
Municipal Mster.

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2. Informe o CPF e o texto exibido na tela, aps o preenchimento clique em

O sistema valida o CPF pelo sistema da Receita Federal.

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3. Preencha os campos do formulrio e clique em

O sistema apresenta o nome do usurio a partir da pesquisa do CPF na Receita Federal.

Ateno:
Todos os campos so de preenchimento obrigatrio! Somente o campo CELULAR"
opcional.
O sistema no aceitar a solicitao de cadastro caso o CPF j tenha registro de
cadastro.
A senha de primeiro acesso ser enviada para o e-mail indicado no momento de
solicitao do cadastro. Entretanto, para algumas contas de e-mail (ex: hotmail) a senha
poder ser encaminhada para a pasta lixo eletrnico. Portanto, se o cadastro foi
solicitado e o usurio no recebeu o e-mail com a senha de primeiro acesso na caixa de
entrada, deve verificar tambm na pasta lixo eletrnico.

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(siga para o passo 3.5)

4. Para maior segurana Altere a Senha assim que efetuar o primeiro login no sistema.

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2.3. Substituio do Operador Municipal Mster
Estes so os procedimentos para substituio do Operador Municipal Mster do sistema
de acompanhamento da frequncia escolar/MEC:
1. A Secretaria Municipal de Educao ou o novo Operador Municipal Mster dever
solicitar ficha de substituio de Operador Municipal Mster junto SECADI/MEC pelo
e-mail frequenciaescolar@mec.gov.br;
2. A Secretaria Municipal de Educao preenche a ficha recebida, indicando a pessoa
que assumir o acompanhamento da frequncia escolar e devolve via fax. Juntamente
com a ficha cadastral dever ser encaminhada a portaria de nomeao do(a)
Secretrio(a) Municipal de Educao;
3. A

pessoa

indicada

dever

SOLICITAR

ACESSO

no

site

http://frequenciaescolarpbf.mec.gov. br. Aps o preenchimento do formulrio, ser

enviada uma senha de primeiro acesso para o e-mail indicado. Entretanto, o acesso s
ser possvel quando este cadastro for confirmado pela SECADI/ MEC, mediante o
recebimento da documentao citada no item 2 (ficha cadastral devidamente
preenchida e cpia da portaria de nomeao do Secretrio Municipal de Educao).

2.4. Acessar Sistema

1. Para acessar o sistema o usurio deve clicar na opo ACESSAR SISTEMA

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localizado no canto superior direito da pagina inicial do sistema.

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2. Aps acionar o link, o sistema apresentar na tela os campos CPF e SENHA.
Preencha os dois campos e clique na opo

Ao entrar no sistema Presena, ser exibida a tela:

Calendrio: Regras citadas abaixo;

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mais informaes siga para o passo 2.7.

MENU: onde vai encontrar todas as operaes disponveis no sistema Presena. Para

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2.5. Calendrio
O calendrio fica localizado no canto esquerdo superior da tela, e dinmico. Conhea

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um pouco mais sobre os status desse calendrio:

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2.6. Recuperar Senha
1. Para recuperar a senha clique na opo lembrar senha localizado abaixo do campo
SENHA no menu de acesso ao sistema;

2. O sistema ir apresentar a tela com os campos CPF e EMAIL.

campos e clique na opo

Preencha os

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Ateno: Informar o email cadastrado do sistema.

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3. Ser encaminhando a seguinte mensagem para o e-mail informado.

2.7. Menu Principal

1. O MENU principal est localizado no canto superior direito e rene todas as funes

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do sistema, facilitando assim a utilizao por parte do usurio.

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2. Ao clicar ser apresentado o menu na tela:

Imprimir Formulrio: Campo para impresso dos formulrios entregues nas escolas.

Transferir Aluno: Essa funo tem como objetivo transferir alunos de outros
municpios para seu municpio.

Registrar Frequncia por Aluno: Local onde ser registrada a frequncia dos alunos.

Manual do Sistema: a verso em PDF deste manual.

Visualizar Cartilha: Publicao feita no 1 semestre de 2010 referente ao

acompanhamento da frequncia escolar de crianas e jovens em vulnerabilidade
Condicionalidades do Programa Bolsa Famlia. Disponvel para visualizao e
impresso.

Tabela de motivos: Glossrio explicativo de cada cdigo/motivo de baixa frequncia.

Visualizar Quadro de Avisos: Informaes disponibilizadas periodicamente, pela

equipe da frequncia escolar, referentes ao sistema.

Relatrio de Frequncia por NIS: Utilizado para gerar relatrios de frequncia dos
beneficirios atravs do NIS.

de registro da frequncia dos alunos beneficirios.

Relatrio por motivo de baixa frequncia: Identifica os motivos de baixa frequncia

informados.

Disponvel somente aps o encerramento do calendrio.

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Relatrio Gerencial: Relatrio para verificao e acompanhamento das informaes

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Arquivo dos beneficirios no localizados no Municpio: Apresenta uma lista com

todos os alunos no localizados no municpio.

Arquivo dos beneficirios no localizados no Brasil: Apresenta uma lista com

todos os alunos no localizados no Brasil.

Relatrio de Baixa Frequncia: Apresenta para o aluno selecionado, todas as baixas

frequncias que ele teve no ano com suas respectivas descries.

Caso o aluno no tenha recebido baixa frequncia no ano selecionado, o sistema no

apresenta informao,

Arquivo de sugestes de Escolas: Gera um arquivo que sugere escolas para alunos
no localizados e com escola no identificada (ENI).

Cadastrar Usurios: Essa funo ser utilizada somente pelo Operador Municipal
Mster para cadastrar os operadores auxiliares e os diretores de escola.

Alterar Senha: Altera a senha atual utilizada no sistema.

Buscar Operador: Permite localizar os dados de contato de todos os Operadores

Municipais Msteres cadastrados no sistema. (Nome, Telefone e email)

2.8. Alterar Senha

1. Para alterar a senha de acesso ao Sistema de Acompanhamento da Frequncia
Escolar do Programa Bolsa Famlia, clique no MENU, logo aps clique na opo

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Alterar Senha situada na categoria USURIOS;

MANUAL DE SISTEMA
2. Ser apresentado o formulrio onde dever preencher os campos:

Senha Atual (A senha atual utilizada para acesso ao sistema)

Ateno: Para sua segurana a senha dever possuir no mnimo 6 (seis)

caracteres.

Nova Senha (Digite a nova senha desejada)

Redigite Nova Senha (Digite novamente a senha desejada)

3. Aps o preenchimento clicar em

Ateno: aconselhvel sempre observar as mensagens que aparecem na parte superior

da tela, elas so a resposta do sistema para as suas aes.

2.9. Imprimir Formulrio

por meio dessa funo que so gerados os arquivos com as listas dos alunos
beneficirios a serem distribudas nas escolas para coletar as frequncias. Essa funo
permanecer disponvel durante todo o perodo.
O formulrio escolar contm a lista de alunos da escola e os campos necessrios para
preenchimento de toda informao necessria sobre o aluno. As informaes coletadas

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so:

MANUAL DE SISTEMA

Percentual de frequncia;

Motivo de baixa frequncia, caso a frequncia inserida esteja abaixo da mnima

permitida pelo programa;

Cdigo INEP da nova escola, caso o aluno tenha mudado de escola;

Marcao caso a escola no saiba a localizado do aluno (no localizado).

O foco desse relatrio so escolas que informam diretamente a frequncia. O municpio

deve ser responsvel por gerar e imprimir o formulrio para todas as escolas sob sua
responsabilidade.
As escolas que possuem computador e acesso a internet, esto qualificadas para
acessarem o sistema e inserirem a informao diretamente. Nesse caso no h
necessidade de impresso do formulrio para essa escola.

2.10. Como Gerar e Imprimir Formulrio

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1. Clique no boto Imprimir Formulrio localizado no MENU principal;

MANUAL DE SISTEMA
2. Selecione o tipo de programa;

Frequncia 85% (antigo BFA)

Frequncia 75% (antigo BVJ)

3. Selecione uma opo de formulrio;

municpio. Ao selecionar essa opo, aparecer uma mensagem informando que a

solicitao foi enviada a uma fila de espera.

Escola Especfica - Selecione essa opo para localizar uma escola a partir do

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Todas as Escolas - Esse relatrio normalmente extenso, conforme o tamanho do

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MANUAL DE SISTEMA
Cdigo do INEP ou pelo(s) Nome(s) da(s) Escola(s). Essa opo tambm utilizada
para imprimir os formulrios dos ESI, INEX, ENI, NLOC.
INEX Inexistncia de Oferta/Atendimento Educacional
ESI Escola ativa sem INEP na base.
ENI Pertecentes s Escolas/INEP no Indetificadas
NLOC BENEFICIRIOS NO LOCALIZADOS NO MUNICPIO

Escolas municipais - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

municipais sob sua responsabilidade.

Escolas estaduais - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

estaduais sob sua responsabilidade.

Escolas federais - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

federais sob sua responsabilidade.

Escolas particulares - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

particulares sob sua responsabilidade.

Todas as opes anteriores criam a solicitao de gerao do arquivo assim que

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selecionada. A nica exceo a opo de Escolas Especficas.

MANUAL DE SISTEMA
4. Caso seja selecionada a opo Escolas Especficas, selecione o tipo de busca;

Busca por Cdigo INEP - Selecione a opo e digite o nmero do INEP da escola.
Clique no boto Buscar. Ser apresentada a escola do cdigo INEP digitado.

Busca por Nome da Escola - Selecione a opo Nome da Escola e digite o nome
completo ou parte do nome de uma determinada escola e clique em Buscar. Ser
apresentada a escola especfica ou todas as escolas do municpio identificadas por
determinado parmetro digitado.

Busca por Escola No Identificada - Selecione a opo de busca por Escola No

Identificada e clique no boto Buscar. Sero listados todos os alunos indicados em
Escola No Identificada no municpio do usurio autenticado no sistema.

Busca por Beneficirios No Localizados - Selecione a opo de busca por

Beneficirios no Localizados e clique no boto Buscar. Sero listados todos os
beneficirios indicados como No Localizados do municpio do usurio autenticado no
Busca por Escolas Particulares - Selecione a opo Escolas Particulares e clique
no

boto

Buscar.

sistema

mostra

todas

as

escolas

particulares

do

municpio/Estado especificado pelo perfil do solicitante.

Busca por Escolas Municipais - Selecione a opo Escolas Municipais e clique no

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sistema.

MANUAL DE SISTEMA
boto Buscar. Sero mostradas todas as escolas do municpio/Estado especificado
pelo perfil do solicitante.

Busca por Escolas Estaduais - Selecione a opo Escolas Estaduais e clique no

boto Buscar. O sistema mostra todas as escolas do Estado especificado pelo perfil
do solicitante.

Busca por Escolas Federais - Selecione a opo Escolas Federais e clique no

boto Buscar. Sero apresentadas todas as escolas federais do municpio
especificado pelo perfil do solicitante.

Busca por Todas as Escolas - Selecione a opo Todas as Escolas e clique no

boto Buscar. Sero apresentadas as escolas do municpio/Estado especificado pelo
perfil do solicitante.

Ateno: Nas opes de busca das escolas por tipo (Particular, Municipais, etc.) no ser

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apresentado o resultado da pesquisa caso a escola esteja paralisada.

MANUAL DE SISTEMA
5. Selecione a escola que deseja emitir o formulrio e clique em

Ser exibido um aviso informando que o formulrio est na fila para evitar sobrecarga.

Ateno: Os formulrios gerados ficam disponveis no sistema por um prazo de 48 horas.

Aps isso, esses arquivos so excludos do sistema, sendo necessrio realizar uma nova

2.11. Baixando Formulrios Prontos

1. Para visualizar os relatrios prontos, clique na opo FORMULRIOS PRONTOS.

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solicitao.

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2. Para visualiz-lo clique no arquivo.

MANUAL DE SISTEMA
3. Ser apresentado o arquivo em PDF;

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necessrio um leitor de arquivos no formato PDF para visualizar esse formulrio.

Pgina

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MANUAL DE SISTEMA

MANUAL DE SISTEMA
2.12. Acompanhando Formulrios Solicitados
1. Para visualizar os formulrios enviados pendentes, clique na opo FORMULRIOS
PENDENTES.

IMPORTANTE: As possveis situaes da fila so:

Pendente (o arquivo est aguardando para ser gerado) e Em Processamento (o arquivo
est sendo gerado).
Ao trmino do processamento, ser enviado um e-mail informando que o arquivo foi
gerado e, portanto, est pronto para download. Alm disso, o arquivo estar disponvel na

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opo FORMULRIOS PRONTOS.

MANUAL DE SISTEMA
2.13. Registrar Frequncia por Aluno
O registro da frequncia escolar somente ocorrer quando o perodo de coleta de
frequncia estiver aberto procure sempre se informar do calendrio de coleta do ano em
curso.

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2. Clique na opo Registrar Frequncia por Aluno localizado no MENU Principal;

MANUAL DE SISTEMA
3. Logo aps ser apresentada a listagem de todas as escolas do municpio que
possuem

beneficirios

do

PBF.

Anteo:
Em vermelho so listadas as escolas paralisadas, seus alunos no podem ter frequncia

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registrada.

MANUAL DE SISTEMA
4. Para realizar uma pesquisa selecione uma opo no campo Buscar Por;

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5. Preencha o campo solicitado e clique em

MANUAL DE SISTEMA
6. Clique na escola;

Ser apresentada a tela com os alunos vinculados escola selecionada.

7. Preencha os campos de frequncia e motivo caso necessrio e clique em ENVIAR

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FREQUNCIA para confirmar o envio das frequncias.

MANUAL DE SISTEMA
Alunos com frequncia integral igual ou superior ao exigido pelas regras do PBF
BFA Se todos os alunos da escola tiverem frequncia superior a 85%, deve-se deixar
em branco o quadro da frequncia e clicar em enviar. Feito isso, ser registrada
frequncia integral para todos os alunos da escola.
BVJ Se todos os alunos da escola tiverem frequncia superior a 75%, deve-se deixar
em branco o quadro da frequncia e clicar em Enviar. Feito isso, ser registrada
frequncia integral para todos os alunos da escola.
Observao: Lembre que o aluno do BVJ que est em modalidade semipresencial
recebe ZERO por cento de frequncia e motivo 8, que indica inexistncia de modalidade
presencial na sua comunidade.

A frequncia igual ou superior a 85% (BFA) ou 75% (BVJ) ser arredondada para 99
(frequncia integral).

No possvel registrar Frequncia para alunos pertencentes a ENI e NLOC.

BFA - Se h na escola aluno(s) com frequncia inferior a 85%, ou seja, baixa frequncia
deve-se registrar o motivo.
BVJ Se h na escola aluno(s) com frequncia inferior a 75%, deve-se digitar a

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frequncia e registrar o motivo.

MANUAL DE SISTEMA
2.14. Registrar Motivo de Baixa Frequncia
1. Selecione o motivo de baixa frequncia na tabela apresentada e em seguida clique em
.

NOTA 1: Quando o operador registrar o motivo 3, 5 ou 6, esse beneficirio ser lanado

para o conjunto INEX (Inexistncia de oferta de servios educacionais / concluiu ensino
mdio).
NOTA 2 : Quando for registrada baixa frequncia pelo motivo 59, o sistema apresentar
uma janela com caixa de texto para que o operador descreva o motivo que no foi

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encontrado na tabela.

MANUAL DE SISTEMA
Importante lembrar: A identificao desse motivo no encontrado na tabela deve ser
feita pela escola na ltima pgina do formulrio distribudo. Caso a escola tenha marcado
o cdigo 59 mas no tenha feito a identificao do motivo, o operador poder registrar o
cdigo 58 (escola no informou o motivo).
Informaes complementares: Caracterizao de situaes coletivas
Em algumas situaes, os operadores e as escolas ficam impedidos de acompanhar a
frequncia e coletar as informaes. Abaixo listamos algumas dessas situaes:

Calamidade que atinge a escola;

Situao em que a escola passou a acolher desabrigados da regio;

Inexistncia de professores/funcionrios;

Frias escolares;

Greve massiva dos professores ou dos funcionrios;

Outras situaes que impeam a oferta das atividades escolares.

Importante observar: Se esses fatos afetarem mais de 50% do total de dias letivos do
ms, o Secretrio Municipal de Educao ou outra autoridade local da rea de educao
deve encaminhar informao detalhada desse fato SECAD/MEC pelo e-mail
frequenciaescolar@mec.gov.br. Cabe ao operador municipal do Sistema MEC de
Acompanhamento da Frequncia Escolar registrar FREQUNCIA INTEGRAL para todos

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os alunos beneficirios que foram afetados pela ausncia de aulas.

MANUAL DE SISTEMA
2.15. Registro de Situao Coletiva
Para realizar um envio coletivo siga os seguintes passos:

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2. Clique na opo SITUAO COLETIVA, conforme apresentado na imagem.

MANUAL DE SISTEMA
O operador poder estar motivando a frequncia tanto individualmente como
coletivamente, de forma que poder motivar at 1 ms antecedente ao atual;
3. Selecione o motivo do primeiro ms apresentado

4. Ser apresentada a tela para confirmao, conforme imagem.

5. Aps clicar em OK, ser aplicado 0% de frequncia e motivo 9 para todos os

alunos da escola;

2.16. - Alterar INEP

Essa funo permite a atualizao da informao referente escola onde o aluno estuda.

Transferncia de aluno para escola ativa do mesmo municpio;

Transferncia de aluno para escola ativa de outro municpio;

Alterao de aluno para o conjunto ESI do mesmo municpio;

Alterao de aluno para o conjunto ESI de outro municpio.

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Situaes relacionadas ao uso dessa funo:

MANUAL DE SISTEMA
Importante lembrar:
1. As alteraes de escola feitas para o prprio municpio sero acatadas de imediato.
2. As alteraes de escola feitas para outros municpios s sero acatadas aps o aceite
do Operador Municipal Mster ou auxiliar do municpio ao qual o aluno(a)foi enviado.
3. Caso o aluno j tenha uma solicitao de transferncia pendente, s ser possvel
alterar o INEP ou solicitar uma nova transferncia, aceitando, recusando ou cancelando a
transferncia ativa.

Se no h nenhum modo de conseguir a frequncia do aluno, ele permanecer sem

informao at o prximo perodo.

A alterao de INEP/atualizao da escola possvel para todos os beneficirios que

esto na base do sistema. Todavia h algumas particularidades que precisam ser
observadas:

Beneficirios no localizados, quando encontrados, podem ser transferidos para

escolas ativas ou ainda para ESI por qualquer operador habilitado a registrar
frequncia - municipal mster, auxiliar ou diretor de escola - de qualquer municpio.
Beneficirios em outras situaes escolas ativas, ESI, INEX s podem ser
atualizados pelos operadores do municpio onde aparecem no sistema. Caso se
observe a situao em que o aluno aparece no sistema em um municpio, mas na
realidade estuda em outro, o operador do municpio onde estuda dever SOLICITAR
TRANSFERNCIA desse aluno para atualizar essa informao. Mais detalhes dessa

34

funo na pgina 27.

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MANUAL DE SISTEMA

35

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1. Para alterar o INEP clique no boto

MANUAL DE SISTEMA
A janela de alterao de escola ser apresentada com os dados da escola atual
(Municpio, UF, Nome da Escola e Cdigo INEP) e a opo de busca da nova escola

36

por INEP ou pela Localizao ou nome da escola.

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MANUAL DE SISTEMA
Busca por INEP
1. Ao selecionar a busca por INEP, o campo para digitar o cdigo ser apresentado.
. Os dados da escola sero apresentados.

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2. Para confirmar a alterao, clique em

Pgina

Digite o novo INEP e clique em

MANUAL DE SISTEMA
Busca por Localizao Geogrfica
1. Selecione a busca por Localizao, selecione o Estado, o Municpio e a Escola.

38

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2. Para confirmar a alterao, clique em

MANUAL DE SISTEMA
Busca por Nome da Escola
1. Selecione a busca por Nome da Escola. Escolha o Estado, o municpio e digite o nome
da escola que deseja localizar. Clique no boto
2. Para confirmar a alterao, clique em

. Selecione a escola desejada.

.

Importante: A busca por nome de escola s ter xito se for digitado o nome da escola
com a mesma grafia que aparece no sistema. Por isso, sugere-se que, preferencialmente,
a busca seja feita pelo INEP ou localizao.

Ateno: Alteraes de INEP so realizadas imediatamente ao clicar no boto

ALTERAR INEP, sem a necessidade de clicar no boto ENVIAR FREQUNCIA na tela
de registro de frequncia do aluno. As alteraes de INEP sero acatadas de imediato
pelo sistema. O aluno sair automaticamente da relao de alunos da escola atual e
poder ser visualizado apenas na relao da nova escola. Se houver informao de
frequncia desse aluno na escola antiga, aconselhvel registr-la e s depois alterar o

Essa funo permite ao operador verificar os registros de frequncia e atualizaes das

informaes escolares (alterao de escola, alterao de sries, transferncias, alterao

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2.17. Informao do Aluno

39

INEP para a nova escola do aluno.

MANUAL DE SISTEMA
para no localizados etc.) efetuados no perodo de coleta em curso. Esse histrico traz
ainda o nome do operador que efetuou os registros assim como dia e hora em que os
registros foram feitos.
1. Para visualizar o histrico do aluno clique no boto

ATENO: A tela de histrico ser apresentada com os dados do aluno selecionado e

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40

uma lista de todas as alteraes registradas nos ltimos seis meses.

MANUAL DE SISTEMA

possvel ainda acessar o histrico completo de registros desse aluno utilizando a

funo BAIXAR HISTRICO COMPLETO.

2. Clicando nessa opo, o sistema ir gerar um arquivo em formato html e compactado.

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Selecione em Abrir com e clique em OK.

MANUAL DE SISTEMA
3. Ser apresentada a tela com o arquivo, clique duas vezes no arquivo para abrir.

Segue abaixo um exemplo do relatrio:

2.18. Alterando Situao do Aluno

Essa funo permite alterar a situao do aluno considerando as seguintes possveis
situaes:

Alunos ativos (identificados em escolas com cdigo INEP);

Beneficirios no localizados;

Alunos em ESI (Escolas ativas Sem Inep na base do sistema);

Alunos em INEX (no estudam por Inexistncia de oferta de servios educacionais).

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especficas:

42

Para alterar a situao de um aluno necessrio observar as seguintes regras

MANUAL DE SISTEMA
2.19. Alterar situao do aluno ativo
1. Clique na seta para abrir a lista de opes, conforme figura, selecione a situao
INEX.

2. Ao clicar na situao INEX, ser apresentada a tela para registro de motivo, selecione
a opo OK, conforme imagem.

Observe que, nesse caso, j aparecer pr-gravada a frequncia 0% (zero por cento). O

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43

operador dever ento indicar o motivo relacionado (motivos 3, 5 ou 6).

MANUAL DE SISTEMA
3. Ao clicar nas Situaes NLOC e ESI ser apresentada a mensagem de confirmao
e em seguida clique em OK.

2.20. Transferncia
As transferncias ocorrem de trs maneiras:

Tipo A - Transferncia dentro do prprio municpio. (Para saber como realizar este tipo
de transferncia siga para a pgina 30 Alterar INEP).

Tipo B - Transferncia para fora do municpio. (Para saber como realizar este tipo de
transferncia siga para a pgina 30 Alterar INEP).

Tipo C - Solicitar transferncia de outro municpio para o seu municpio.

Tipo C:
Para realizar a transferncia de um aluno de outro municpio para o seu municpio siga os

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44

seguintes passos:

MANUAL DE SISTEMA
1. No menu principal, clique na funcionalidade Transferir Aluno.

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2. Ser apresentada a tela para busca do Aluno.

MANUAL DE SISTEMA
2.21. Transferindo o Aluno atravs da Busca por NIS

46

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1. Insira o NIS do aluno e clique na opo

MANUAL DE SISTEMA
2. Se o aluno est em uma Escola ATIVA em outro municpio: selecione a escola de
destino e o boto Transferncia.

Observao: A lista de Escolas apresentar somente escolas do seu Municpio.

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3. Para confirmar a transferncia clique em OK.

MANUAL DE SISTEMA
Ateno:
O aluno transferido instantaneamente para a escola selecionada e o ultimo registro de
Presena apagado para que seja novamente registrado pela Escola atual.
Aluno em situao de ESI
1. Selecione em situao do aluno o grupo ESI Escolas ativas sem INEP na base do
sistema, conforme figura abaixo:

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2. Para confirmar a transferncia clique em OK.

MANUAL DE SISTEMA
Aluno em situao INEX
3. Selecione em situao do aluno o grupo INEX e clique em Transferir.

4. Ao selecionar INEX ser apresentada a tela para registro de motivo, selecione a opo

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OK, conforme imagem.

MANUAL DE SISTEMA
NOTA 1: Quando o operador registrar o motivo 3, 5 ou 6, esse beneficirio ser lanado
para o conjunto INEX (Inexistncia de oferta de servios educacionais / concluiu ensino
mdio).

2.22. Transferir o Aluno Utilizando a Busca Avanada

1. Selecione a opo Busca Avanada localizada ao lado de Busca por NIS conforme

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50

imagem.

MANUAL DE SISTEMA

Frequncia 85% (antigo BFA)

Frequncia 75% (antigo BVJ)

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2. Selecione o tipo do Programa;

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3. Selecione o Estado, Municpio e escola.

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4. Preencha o campo Aluno e clique em

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Ser apresentada a lista de alunos conforme a pesquisa.

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5. Selecione o aluno e a escola ao qual deseja transferi-lo.

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6. Clique em Transferir

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2.23. Solicitaes de Transferncias Recebidas
1. Para Aceitar / Recusar ou at mesmo alterar uma transferncia que necessita de sua
aprovao, clique na opo Recebidas.

Ateno: os alunos listados no so transferncias que voc realizou e sim

transferncias que necessitam de sua aprovao.

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2. Clique no aluno em que deseja realizar a aprovao;

MANUAL DE SISTEMA
Ser apresentada a tela:

3. Voc poder verificar os detalhes do aluno conforme as opes descritas abaixo

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Para visualizar os dados gerais clique em DADOS GERAIS conforme imagem:

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MANUAL DE SISTEMA

Para visualizar as informaes de quem solicitou a transferncia clique em

SOLICITANTE conforme imagem:

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Para visualizar dados do aluno clique em ALUNO.

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Para visualizar a origem do aluno clique em ORIGEM.

A situao do aluno e a escola de destino podero ser alteradas caso seja necessrio.

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4. Clique na opo Aceitar / Recusar para realizar a transferncia do aluno.

MANUAL DE SISTEMA
2.24. Solicitaes de transferncias enviadas
1. Para visualizar uma solicitao de transferncia de aluno para outro municpio clique
na opo ENVIADAS.

Cancelando uma Transferncia:

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2. Para cancelar uma transferncia clique no aluno desejado.

MANUAL DE SISTEMA
Ser apresentada a tela:

3. Voc poder verificar os detalhes do aluno conforme as opes descritas abaixo:

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Para visualizar os dados gerais clique em DADOS GERAIS conforme imagem:

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Para visualizar quem solicitou a transferncia clique em SOLICITANTE conforme

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imagem:

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Para visualizar dados do aluno clique em ALUNO.

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Para visualizar a origem do aluno clique em ORIGEM.

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4. Clique na opo CANCELAR SOLICITAO para realizar a transferncia do aluno.

MANUAL DE SISTEMA
2.25. Baixar Histrico Completo de Solicitao de Transferncia
5. Para baixar o histrico completo das Solicitaes de Transferncia basta clicar na
opo Baixar Histrico Completo conforme imagem:

6. Clicando nessa opo, o sistema ir gerar um arquivo em formato html e compactado.

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Selecione em Abrir com e clique em OK.

MANUAL DE SISTEMA
7. Ser apresentada a tela com o arquivo, clique duas vezes no arquivo para abrir.

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Segue abaixo um exemplo do relatrio:

MANUAL DE SISTEMA
2.26. Cadastrar Usurios
Essa funo ser utilizada somente pelo Operador Municipal Mster para cadastrar os
operadores auxiliares e os diretores de escola.
1. Para cadastrar ou pesquisar usurios clique na opo Cadastrar Usurios localizado
no MENU Principal;

2. apresentada tela onde ser possvel pesquisar ou incluir usurio, informando os

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dados apresentados na tela. Para PESQUISAR USURIO:

MANUAL DE SISTEMA

3. No campo de seleo Pesquisar Por, as seguintes opes sero apresentadas:

Pesquisa por Todos Selecione a opo Todos e clique em Buscar. Sero

apresentados todos os usurios cadastrados na Unidade Federativa e Municpio
especificado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio:
Nome, nmero do CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, o Municpio, a Situao e
o Logger.

Pesquisa por Nome - Selecione a opo Nome e digite o nome completo ou parte
do nome de uma determinada pessoa e clique em Buscar. Ser apresentado o
usurio especfico ou todos os usurios conforme Unidade Federativa e Municpio
especificados pelo solicitante.
Pesquisa por E-mail - Selecione a opo E-mail e digite o nome completo do e-mail
e clique em Buscar. Ser apresentado o usurio especfico da Unidade Federativa e
Municpio especificado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do
usurio: Nome, nmero do CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, o Municpio, a
Pesquisa por Cdigo CPF - Selecione a opo CPF e digite o nmero do CPF do
usurio. Clique no boto Buscar. Ser apresentado o usurio conforme CPF
especificado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio:
Nome, nmero do CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, o Municpio, a Situao e

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Situao e o Logger.

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MANUAL DE SISTEMA
o Logger.

Pesquisa por Perfil - Selecione a opo Perfil e escolha o perfil desejado. Clique no
boto Buscar. Sero apresentados usurios conforme perfil especificado pelo
solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio: Nome, nmero do
CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, Municpio, Situao e Logger.

Pesquisa Status - Selecione a opo Status e selecione o status desejado. Clique

no boto Buscar. Sero apresentados usurios conforme status especificado pelo
solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio: Nome, nmero do
CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, Municpio, Situao e Logger.

Pesquisa por INEP - Selecione a opo INEP e informe o cdigo do INEP. Clique no
boto Buscar. Sero apresentados usurios conforme cdigo especificado pelo
solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio: Nome, nmero do
CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, Municpio, Situao e Logger.

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4. Para Incluir USURIO clique em INCLUIR USURIO.

MANUAL DE SISTEMA
5. Preencha os campos do formulrio e clique Incluir.

Ateno:
Todos os campos so de preenchimento obrigatrio!
O sistema no aceitar a solicitao de cadastro caso o CPF j tenha registro de
cadastro.

2.27. Relatrio Gerencial

Esse relatrio serve para o operador visualizar as informaes lanadas no sistema

localizado no MENU Principal do Sistema.

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6. A emisso de relatrio gerencial est disponvel na opo Relatrio Gerencial,

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durante o perodo de coleta da frequncia.

MANUAL DE SISTEMA

7. Selecione o tipo de relatrio

Aluno
Para realizar o relatrio do tipo Aluno siga os seguintes passos:
1. Selecione a opo Aluno.
2. - Aps selecionar a opo Aluno, aparecer uma tela com os dados do municpio. O

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operador s ter acesso s informaes do seu municpio.

MANUAL DE SISTEMA

3. Informe o tipo do programa (Frequncia 85% (antigo BFA) Frequncia 75% (antigo

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BVJ)), o ano e o Perodo desejado e clique em GERAR RELATRIOS.

MANUAL DE SISTEMA

Os relatrios sero processados por uma fila de gerao de arquivo, sendo

apresentada a seguinte mensagem:

Ateno: Os formulrios gerados ficam disponveis no sistema por um prazo de 48 horas.

Aps isso, esses arquivos so excludos do sistema, sendo necessrio realizar uma nova
solicitao.

4. - Clique no boto Fechar.

Usurio:
A opo usurio serve para pesquisar quantos operadores foram cadastrados no
municpio.
Nota: Essa funo ser utilizada somente pelo Operador Municipal Mster e coordenador
estadual.
Para realizar o relatrio do tipo Usurio siga os seguintes passos:

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Usurios por Perfil

MANUAL DE SISTEMA
1. Selecione a opo Usurio no tipo de relatrio

2. Selecione o Status do usurio e clique em gerar relatrio.

Dados de Usurio

gerar este tipo de relatrio siga os seguintes passos:

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Voc poder gerar um relatrio com os dados que escolher do usurio desejado. Para
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1. Clique na opo Dados de Usurio

MANUAL DE SISTEMA
2. Selecione os perfis que deseja e acione a seta para direita

adicionando assim o

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perfil para o campo localizado direita.

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3. Selecione os campos de sada:

MANUAL DE SISTEMA
4. Clique na opo GERAR RELATRIOS.

2.28. Visualizando Relatrios Prontos

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1. Para visualizar os relatrios prontos, clique na opo FORMULRIOS PRONTOS.

MANUAL DE SISTEMA
2. Para visualiz-lo clique no arquivo.

3. Clicando no arquivo o sistema ir gerar um arquivo em formato html e compactado.

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Selecione em Abrir com e clique em OK.

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4. Ser apresentada a tela com o arquivo, clique duas vezes no arquivo para abrir.

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Segue abaixo um exemplo do Relatrio Gerencial:

MANUAL DE SISTEMA
- No relatrio do programa BVJ ser apresentada a quantidade e o percentual de
frequncia maior ou igual a 75% (frequncia integral), menor que 75% (baixa
frequncia), os sem informao e o total de alunos da escola.
- No relatrio do programa BFA ser apresentada a quantidade e o percentual de
frequncia maior ou igual a 85% (frequncia integral), menor que 85% (baixa
frequncia), os sem informao e o total de alunos da escola.

2.29. Relatrios Pendentes

1. Para visualizar os formulrios enviados pendentes, clique na opo FORMULRIOS
PENDENTES.

IMPORTANTE: As possveis situaes da fila so:

Pendente (o arquivo est aguardando para ser gerado) e Em Processamento (o arquivo

gerado e, portanto, est pronto para download. Alm disso, o arquivo estar disponvel na
opo FORMULRIOS PRONTOS.

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Ao trmino do processamento, ser enviado um e-mail informando que o arquivo foi

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est sendo gerado).

MANUAL DE SISTEMA
2.30. Relatrio Por Motivo de Baixa Frequncia
A emisso do relatrio est disponvel na opo Relatrio por Motivo de Baixa
Frequncia localizado no Menu Principal do Sistema. Esse relatrio busca passar uma
melhor visualizao dos motivos apresentados pela baixa frequncia de cada municpio.
Siga os passos:
1. Clique na opo RELATRIO POR MOTIVO DE BAIXA FREQUNCIA localizado no
MENU principal.

2. - Aps acessar a funo Relatrio por motivo de baixa frequncia, escolha o tipo de
relatrio Analtico e Sinttico.

Analtico - Esse relatrio listar os motivos de baixa frequncia por aluno.

Sinttico Esse relatrio listar os motivos de baixa frequncia do municpio ou

Estado.

Importante: O manuseio desse relatrio ser de uso exclusivo do Operador Municipal

Mster e do coordenador estadual, no podendo ser divulgado por se tratar de proteo

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criana, conforme Estatuto da Criana e do Adolescente.

MANUAL DE SISTEMA

3. - Ao selecionar a opo Analtico ou Sinttico, ser apresentado o formulrio:

Dep. Administrativa: Local onde se seleciona o tipo de escola (Federal, Estadual,

Municipal, Particular ou No Identificada).

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Motivos: Qual motivo deseja ver: todos ou especfico.

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Escolas: So listadas as escolas informadas no Dep.Administrativa.

MANUAL DE SISTEMA
4. Selecione os campos Dep. Administrativa, Escolas, Motivos, Ano e Ms, logo aps

Para visualizar os RELATRIOS PRONTOS siga os passos a partir da pagina 75.

Para visualizar os RELATRIOS PENDENTES siga os passos a partir da pagina 79.

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clique em GERAR RELATRIOS.

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Exemplo de relatrio Analtico:

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Exemplo de relatrio Sinttico:

2.31. Relatrio de Frequncia por NIS.

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Para gerar um relatrio de frequncia por NIS siga os seguintes passos:

MANUAL DE SISTEMA
1. Clique na opo Relatrio de Frequncia por NIS localizado no MENU principal,
conforme imagem:

Para visualizar os RELATRIOS PRONTOS siga os passos a partir da pagina 75.

Para visualizar os RELATRIOS PENDENTES siga os passos a partir da pagina 79.

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2. Insira o NIS do aluno e clique em GERAR RELATRIO.

MANUAL DE SISTEMA

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Exemplo de relatrio por NIS:

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2.32. Relatrio de Baixa Frequncia
1. Clique na opo Relatrio de Baixa Frequncia localizado no MENU Principal;

2. Informe o cdigo do INS e Ano, ambos obrigatrios, e clique em Buscar. Para realizar

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nova pesquisa clique em Nova Consulta;

MANUAL DE SISTEMA
2.33. Arquivo de Sugestes de Escola
1. Para visualizar o arquivo, clique no boto Arquivo de Sugestes de Escola localizado
no MENU principal;

2. Ser apresentada tela que possibilita gerar um arquivo em formato html e compactado.

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Selecione em Abrir com e clique em OK.

MANUAL DE SISTEMA
3. Ser apresentada a tela com o arquivo, clique duas vezes no arquivo para abrir.

2.34. Buscar Operador

1. Para pesquisar operador, clique no boto Buscar Operador localizado no MENU

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principal;

MANUAL DE SISTEMA
2. Para realizar a pesquisa do operador informe os dados apresentados na tela e clique
em Buscar;

Sero apresentados os operadores cadastrados conforme Estado e Municpio

informado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do operador:

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Nome, E-mail, Telefone e Perfil.

MANUAL DE SISTEMA
2.35. Arquivo Beneficirios no Localizados Municpio
1. Para localizar beneficirios no localizados no Municpio, clique em Arquivo de
Beneficirios no localizados no Municpio localizado no MENU principal;

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2. Para visualizar o arquivo clique em OK.

MANUAL DE SISTEMA
Ser apresentado arquivo com os seguintes dados dos beneficirios no localizados
no Municpio:
ANO DE COLETA;NIS;NOME DO ALUNO;ME;DATA DE NASCIMENTO;UF
ESTUDO;IBGE DE ESTUDO;SRIE ESCOLAR;SITUAO DO ALUNO;TIPO
ACOMPANHAMENTO;NIS DO IRMO;NOME DO IRMO;CDIGO INEP
ESTUDO DO IRMO;NIS DO IRMO(2);NOME DO IRMO(2);CDIGO INEP
ESTUDO DO IRMO(2);ALUNO NA IO;QUILOMBOLA;INDIGENA.

DE
DE
DE
DE

2.36. Arquivo Beneficirios no Localizados no Brasil

1. Para localizar beneficirios no localizados no Brasil, clique no boto Arquivo de

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Beneficirios no localizados no Brasil localizado no MENU principal;

MANUAL DE SISTEMA
2. Para visualizar o arquivo clique em OK.

Ser apresentado arquivo com os seguintes dados dos beneficirios no localizados

no Brasil:

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ANO DE COLETA; NIS;NOME DO ALUNO;ME;DATA DE NASCIMENTO;UF DE

ESTUDO;IBGE DE ESTUDO;SRIE ESCOLAR;SITUAO DO ALUNO;TIPO DE
ACOMPANHAMENTO;NIS DO IRMO;NOME DO IRMO;CDIGO INEP DE ESTUDO
DO IRMO;NIS DO IRMO(2);NOME DO IRMO(2);CDIGO INEP DE ESTUDO DO
IRMO(2);ALUNO NA IO;QUILOMBOLA;INDIGENA.