WWW - Unlock PDF - Com File

UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC
LAPORAN MAGANG
ANGGIE NATHASA MULIASARI

0806391190
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK
JANUARI 2012
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC
LAPORAN MAGANG
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
ANGGIE NATHASA MULIASARI

0806391190
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK
Januari 2012
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang tak henti-hentinya
melimpahkan segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan magang ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulisan laporan magang
ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini tanpa bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak sejak masa awal perkuliahan hingga pada saat
penyusunan laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih
yang sedalam-dalamnya kepada berbagai pihak yang telah membantu merampungkan
laporan magang ini. Pada kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :
1. Allah SWT atas semua rahmat dan hidayah-Nya yang diberikan kepada
penulis sehingga penulis dapat merampungkan laporan magang ini. Besarnya
limpahan karunia yang telah Dia berikan membuat penulis senantiasa selalu
bersyukur dan berusaha untuk lebih baik.
2. Orang tua penulis, Alm. Muliabudi dan Gurmini Pancasari yang telah
memberikan dukungan terbaik bagi penulis untuk mencapai semua cita-cita.
Terima kasih untuk semua doa dan motivasi yang luar biasa serta bantuan
yang tidak ternilai dalam proses pembuatan laporan magang ini. Terima kasih
penulis sampaikan juga kepada adik penulis, Muhammad Dani Muliaputra
yang sudah memberikan semangat kepada penulis dalam proses pembuatan
laporan magang ini.
3. Keluarga Besar Penulis terutama kepada Ibu, Tante Neng & Om Lautan, Om
Budi & Tante Fitri yang telah memberikan dorongan dan semangat serta doa
kepada penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini. Tidak lupa para
sepupu, Bang Adri & Shinta yang telah memberikan semangat kepada penulis
hingga pada waktu penulis akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Untuk
Farel, Queen, dan Keanu yang telah menghibur dan menghilangkan kepenatan
Universitas Indonesia
vii
penulis pada waktu akan menghadapi deadline hingga sidang kelulusan

sarjana. Serta para sepupu lainnya yang tidak bisa disebutkan satu per satu.
4. Ibu Dyah Setyaningrum selaku selaku dosen pembimbing yang sudah
bersedia meluangkan waktunya untuk membantu penulis dalam penyusunan
laporan magang ini. Terima kasih untuk evaluasi dan masukan yang telah
diberikan.
5. Ibu Aria Farah Mita dan Ibu Dahlia Sari selaku dosen penguji sidang
kelulusan sarjana penulis yang telah menyempatkan waktunya untuk menguji
serta memberikan masukan dan perbaikan dalam laporan magang ini.
6. Bapak Emil Bachtiar yang telah menyempatkan waktunya untuk memeriksa
dan memberikan masukan serta perbaikan pada proses pembuatan flowchart
dari laporan magang ini.
7. Rosyid Faad Rokhman yang telah memberikan penulis dorongan, semangat,
masukan, dan motivasi sejak penulis menjalani magang di Padang hingga
pada waktu akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Terima kasih telah
menemani penulis dalam segala hal, terutama dalam rangka belajar bersama
menyambut UTS dan UAS hingga pada proses penyusunan laporan magang
di ruang skripsi dan sampai akhirnya kami berdua telah mendapat gelar
Sarjana Ekonomi. Terima kasih telah menjadi pendengar yang baik untuk
penulis di kala suka maupun duka. Terima kasih atas waktu dan pengorbanan
yang tak ternilai yang telah diberikan kepada penulis.
8. Tiara Permata Sari dan Ayu Nadia Hanum yang telah memberikan semangat,
masukan, dan motivasi kepada penulis, tidak hanya dalam proses pembuatan
laporan magang ini, melainkan juga untuk semua permasalahan yang harus
dihadapi oleh penulis. Terima kasih telah menjadi teman bercerita hingga
pendengar yang baik untuk penulis.
9. Rekan-rekan di RSM AAJ Acossiates terutama pada divisi white. Terima
kasih kepada Mbak Angela, Pak Raki, Mbak Iswari, Mas Amir, Kak Micol,
Mbak Nita, Kak Faisal, Yudi, Kak Frans dan rekan lainnya yang bersamasama menjalani proyek ini yang telah membantu penulis selama menjalani
viii
proses magang serta memberikan pengalaman yang tidak terlupakan kepada

penulis. Tidak lupa teman-teman magang dari FEUI, Era, Wardah, Popon,
Gary, Erlyn, Hakim, dan Adit yang telah memberikan penulis semangat pada
saat menjalani proses magang.
10. PT ABC yang telah bersedia membantu penulis dalam mengumpulkan data
guna penyusunan laporan magang ini
11. Keluarga Besar BTA 45, kepada Kak Surkam, Kak Opang, Kak Husnul, dan
Kak Pram yang telah memberikan semangat dan masukan yang tak ternilai
untuk penulis. Kepada Bijih, Kak Idho, Kak Aldy, Kak Hary, dan Kak Uti
yang telah menghibur dan memberikan masukan kepada penulis selama
penulis mengalami kepenatan dalam proses penyusunan laporan magang ini,
serta kepada teman-teman pengajar dan binglas lainnya yang tidak bisa
disebutkan satu per satu.
12. Tim Voli FEUI, yang terdiri dari tim putri (Yessy, Otong, Fitria, Sasha, Gina,
Widy, Kunti, dll) dan tim putra (Komang, Petra, Yando,Sam, Dimas, Ariel,
Andika, Frenky, dll) serta para senior di voli, Kak Enal, Kak Iqbal dan Kak
Hadi yang semuanya telah memberikan semangat kepada penulis. Maju terus
Voli FEUI!
13. Kepada Kak Abay selaku Ketua BEM FEUI 2010 yang memberikan
semangat serta menjadi teman menulis laporan di ruang skripsi. Kepada Kak
Riska yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis. Kepada Biro
Keuangan BEM FEUI 2010 (Fajar, Tiping, Nikmal, Marsha, Thanthowy,
Inah, Muti, Bobop) serta Keluarga Besar BEM FEUI 2010 yang tidak dapat
disebutkan satu per satu, terima kasih atas semangat dan pengalaman yang
telah diberikan kepada penulis. Always Caring, More Understanding.
14. Teman-teman sesama jurusan Akuntansi angkatan 2008 dan teman-teman
angkatan 2008 lainnya serta teman-teman seperjuangan di FEUI dari berbagai
angkatan. Semoga sukses dengan setiap rencana yang kalian buat
15. Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan
selama 3,5 tahun masa pendidikan di kampus ini.
ix
16. Seluruh
Staf
Perpustakaan,
Staf
Ruang
Skripsi,
Biro
Pendidikan,
Kemahasiswaan, dan Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua

bantuan dan pelayanan yang diberikan kepada penulis.
17. Dan kepada semua pihak yang penulis kenal dari lahir hingga kini.
Terimakasih telah mengisi lembar hidup dan memberikan warna yang
berbeda. Terima kasih telah memberikan bantuan dan dukungan kepada
penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu untuk bantuan kalian dalam
penyusunan laporan magang ini, baik langsung mau pun tidak langsung.
Akhir kata, penulis beharap semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua
pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.
Penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan dan tenaga dalam pembuatan
laporan magang ini. Seperti kata pepatah, tak ada gading yang tak retak, begitu pula
dengan laporan magang ini tak luput dari kekurangan akibat segala keterbatasan
penulis. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis menerima segala saran dan kritik
yang bersifat konstruktif dari pembaca sehingga dapat menjadi perbaikan di
kemudian hari. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.
Depok, 30 Januari 2012
Penulis
ABSTRAK
Nama
: Anggie Nathasa Muliasari
Program Studi : Akuntansi
Judul
: Analisis Siklus Pengeluaran pada PT ABC
Laporan magang ini menganalisis Siklus Pengeluaran PT ABC. Siklus

Pengeluaran PT ABC terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu proses pemesanan
barang material; barang perbekalan; dan pemesanan jasa, proses penerimaan dan
penyimpanan barang, proses persetujuan tagihan supplier dan proses pembayaran
kas. Analisis yang dilakukan mencakup analisa tujuan pengendalian, analisa penilaian
risiko, dan analisa aktivitas pengendalian. Metode penulisan yang digunakan penulis
dalam menyusun laporan magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Hasil dari
laporan magang ini menunjukkan bahwa pengendalian internal yang dilakukan oleh
PT ABC pada siklus pengeluarannya sudah cukup baik. Tujuan pengendalian pada
siklus pengeluaran sudah tercapai. Penulis juga telah melakukan penilaian risiko dan
PT ABC telah melakukan pengendalian untuk mengurangi risiko yang mungkin
terjadi pada siklus pengeluaran PT ABC. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT
ABC secara keseluruhan juga telah memadai, namun pada proses pencatatan hutang
tidak terdapat pemisahan tugas yang dilakukan oleh PT ABC.
Kata kunci :
siklus pengeluaran, pengendalian internal, tujuan pengendalian, penilaian risiko,
aktivitas pengendalian
xi
ABSTRACT
Name
: Anggie Nathasa Muliasari
Study Program : Accounting
Title
: The Expenditure Cycle Analysis of PT ABC
This report analyzes The Expenditure Cycle of PT ABC. The Expenditure

Cycle of PT ABC consists of four main activities, namely ordering materials;
supplies; and services, receiving and storing good, approving vendor invoice, and
cash disbursement. The analysis performed includes control objectives analysis, risk
assessment analysis, and control activities analysis. The methodology of writing used
in preparing this report is literature study and observation. The result of this report
shows that the internal control conducted by PT ABC in its Expenditure Cycle has
been good enough. Control objectives have been achieved in Expenditure Cycle. The
author has also conducted risk assessment and the result shows that the internal
control of PT ABC has done to mitigate the risks that may occur in Expenditure Cycle
of PT ABC. PT ABC has conducted adequate control activities, however, there is no
segregation of duties in approving supplier invoice process.
Key words:
expenditure cycle, internal control, control objectives, risk assessment, control
activities
xii
DAFTAR ISI
Halaman Judul................................................................................................................ i
Halaman Pernyataan Orisinalitas...................................................................................ii
Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang.................................................................. iii
Halaman Pengesahan.................................................................................................... iv
Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi................................................................... v
Kata Pengantar.............................................................................................................. vi
Abstrak........................................................................................................................... x
Abstract......................................................................................................................... xi
Daftar Isi...................................................................................................................... xii
Daftar Tabel................................................................................................................. xv
Daftar Gambar............................................................................................................ xvi
Daftar Lampiran.........................................................................................................xvii
Bab 1 PENDAHULUAN..............................................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................................ 1
1.1.1 Latar Belakang Program Magang........................................................... 1
1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema............................................................. 1
1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang................................................................ 4
1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang............................................................4
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang....................................................... 4
1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang....................................................................... 5
1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang...................................................6
1.7 Metode Penulisan Laporan Magang............................................................... 6
1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang.........................................................6
Bab 2 LANDASAN TEORI.........................................................................................8

2.1 Definisi Pengendalian Internal........................................................................ 8
xiii
2.2 Kerangka Pengendalian COSO....................................................................... 9

2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi............................................................ 11
2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran.........................................12
2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services.........................................13
2.4.2 Receiving and Storing Goods...............................................................15
2.4.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 16
2.4.4 Cash Disbursement.............................................................................. 17
2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian...........................18
2.5.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................................ 18
2.5.2 Receiving and Storing Goods...............................................................21
2.5.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 23
2.5.4 Cash Disbursement.............................................................................. 24
Bab 3 PROFIL PERUSAHAAN............................................................................... 27

3.1 Profil Umum KAP RSM AAJ.......................................................................27
3.2 Profil Umum PT ABC...................................................................................28
3.2.1 Profil Produk PT ABC......................................................................... 29
3.2.2 Proses Bisnis PT ABC......................................................................... 30
3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC................................................................32
Bab 4 PEMBAHASAN.. 37
4.1 Penggunaan SAP pada PT ABC..................................................................... 37
4.2 Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................................................... 38
4.2.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................... 38
4.2.1.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 46
4.2.1.2 Risk Assessment....................................................................... 47
4.2.1.3 Control Activity........................................................................ 50
4.2.2 Receiving and Storing Goods............................ 53
4.2.2.2 Risk Assessment....................................................................... 57
xiv

4.2.3 Approving Supplier Invoice...... 61
4.2.3.2 Risk Assessment........................................................................66
4.2.4 Cash Disbursement... 69
4.2.4.2 Risk Assessment........................................................................72
4.3 Jurnal Terkait dengan Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................76
4.4 Ringkasan Analisis terhadap Siklus Pengeluaran PT ABC............................78
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 84

5.1 Kesimpulan....................................................................................................84
5.2 Saran..............................................................................................................87
5.2.1 Saran kepada PT ABC......................................................................... 87
5.2.2 Saran kepada KAP RSM AAJ Associates........................................... 89
5.2.3 Saran kepada Departemen Akuntansi FEUI........................................ 89
Daftar Pustaka.............................................................................................................. 90
Lampiran...................................................................................................................... 91
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1
Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC78
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO 9

Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran. 13
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ABC... 32
Gambar 3.2 Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran.. 33
Gambar 4.1 Proses Pemesanan Barang Stock.. 38
Gambar 4.2 Proses Pemesanan Barang Expense, CAPEX dan Pengadaan Jasa. 42
Gambar 4.3 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang. 53
Gambar 4.4 Proses Penerimaan Jasa... 56
Gambar 4.5 Proses Approving Supplier Invoice.. 61
Gambar 4.6 Proses Cash Disbursement... 69
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran.......................... 91

Lampiran 2 Flowchart of Ordering Planned Stock Goods.. 95
Lampiran 3 Flowchart of Ordering Un-planned Stock Goods 96
Lampiran 4 Flowchart of Ordering Expense Goods, CAPEX Goods, and Service
Procurement...97
Lampiran 5 Flowchart of Stock Procurement.. 98
Lampiran 6 Flowchart of Supplier Competitive Bidding. 99
Lampiran 7 Flowchart of Receiving Goods 103
Lampiran 8 Flowchart of Storing Stock Goods.. 104
Lampiran 9 Flowchart of Storing Non-stock Goods...... 105
Lampiran 10 Flowchart of Receiving Services... 106
Lampiran 11 Flowchart of Approving Supplier Invoce.. 107
Lampiran 12 Flowchart of Cash Disbursement. 109
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
1.1.1
Latar Belakang Program Magang

Dunia yang semakin maju di era globalisasi membuat persaingan antar
perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk menghadapi hal tersebut, setiap

perusahaan harus memiliki daya saing yang baik. Daya saing ini dapat diukur dari
sumber daya manusia yang ada di dalamnya, dimana sangat dibutuhkan sumber
daya manusia yang berkualitas yang tidak hanya memiliki kompentensi dalam
bidang akademik yang digelutinya atau bisa disebut sebagai hard skill, namun
juga harus memiliki soft skill yang baik seperti kemampuan berkomunikasi
dengan orang lain, kemampuan menyelesaikan masalah dan manajemen waktu
yang baik. Dengan kemampuan hard skill dan soft skill yang dimilikinya, sumber
daya manusia bersangkutan diharapkan dapat memiliki nilai lebih untuk dapat
bersaing di lingkungan sekitarnya.
Tuntutan untuk dapat menghasilkan sumber daya yang berkualitas tersebut
membuat setiap lembaga pendidikan harus mempersiapkan para lulusannya untuk
mampu menghadapi persaingan di dunia kerja setelah masa pendidikannya
berakhir. Oleh karena itu, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia berusaha memperbaharui dan meningkatkan kualitas program mata ajar
serta kualitas mahasiswanya, salah satunya dengan mengadakan program magang
yang diperuntukkan bagi para mahasiswa yang telah menyelesaikan minimal 120
SKS dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75. Program magang ini
adalah salah satu syarat kelulusan mahasiswa dengan bobot 6 sks, selain skripsi.
1.1.2
Latar Belakang Pemilihan Tema

Runtuhnya Enron, sebuah perusahaan terkemuka di dunia dalam bidang
listrik, gas alam, bubur kertas dan kertas, serta komunikasi energi, membuat pasar
bergejolak dan membawa dunia dalam keadaan krisis. Kebangkrutan Enron yang
mencerminkan tata kelola perusahaan yang buruk ini terjadi pada tahun 2001.
1
Skandal Akuntansi dan Audit yang terjadi di Amerika tersebut mengakibatkan

dicetuskannya Sarbanes Oxley Act (SOX). SOX section 404 mensyaratkan
pembuatan laporan tahunan atas pengendalian internal sebagai bagian dari laporan
tahunan perusahaan yang disyaratkan Securities Exchange Commission (SEC).
SOX section 404 menekankan bahwa sangat penting bagi perusahaan untuk
memiliki suatu bagian yang bertugas menegakkan pengendalian internal di dalam
perusahaan dan mengharuskan manajemen perusahaan publik untuk menilai dan
melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan setiap
tahunnya.
Di Indonesia, Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan
(Bapepam LK) menerbitkan Peraturan Nomor IX.I.7 tentang Pembentukan dan
Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal pada tahun 2008. Peraturan
tersebut merupakan peraturan yang dibuat dalam rangka meningkatkan efektifitas
manajemen risiko dan tata kelola Emiten dan Perusahaan Publik. Dengan
terbentuknya Unit Audit Internal maka diharapkan terjadi peningkatan nilai serta
perbaikan operasional perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan
cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian,
dan proses tata kelola perusahaan.
Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian
internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk
memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah
mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan
dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu
keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan
kepada hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan diterbitkannya SOX dan
beberapa aturan pelaksanaan dari Securities Exchange Commision (SEC) serta
badan lainnya seperti Bapepam LK, diharapkan standar akuntabilitas perusahaan
dan transparansi dalam pelaporan keuangan dapat ditingkatkan yang kemudian
akan membentuk suatu tata kelola perusahaan yang baik yang akan menunjang
pengambilan keputusan yang dapat diandalkan.
Yang menjadi objek penulisan laporan magang kali ini adalah siklus
pengeluaran dari PT ABC. PT ABC sendiri memiliki beberapa proses bisnis
dalam melakukan operasinya, yaitu sebagai berikut :
Siklus Pendapatan : siklus yang berhubungan dengan pemrosesan pemesanan,

penagihan serta pencatatan penjualan dan penerimaan kas
Siklus Pengeluaran : siklus yang berhubungan dengan proses pembelian,

penerimaan dan penyimpanan barang, pencatatan hutang dan pengeluaran kas
Siklus Persediaan dan Produksi : siklus yang berhubungan dengan

pengelolaan persediaan dan proses produksi perusahaan
Siklus Penggajian dan Personalia : siklus yang berhubungan dengan

pengelolaan data penggajian, perhitungan serta pembayaran gaji
Siklus Perpajakan : siklus yang berhubungan dengan perencanaan,

pengelolaan dan pelaporan pajak
Siklus Financial Closing dan Pelaporan : siklus yang berhubungan dengan

financial closing perusahaan setiap bulan dan pelaporan keuangan perusahaan.
Romney dan Steinbart (2012) mendefinisikan siklus pengeluaran sebagai
suatu bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang
berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama
dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta
mengatur persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi. Alasan
pengambilan siklus pengeluaran sebagai tema laporan magang karena siklus
pengeluaran merupakan salah satu proses bisnis yang penting. PT ABC
merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di Indonesia
sehingga banyak sekali pengeluaran yang harus dilakukan untuk mendukung
aktivitas bisnisnya, tidak hanya dalam melakukan produksi semen yang memang
menjadi proses bisnis utama dalam perusahaan ini, namun juga tidak lupa supplies
perkantoran hingga barang suku cadang kebutuhan pabrik yang juga merupakan
barang-barang yang dibeli dalam siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran berkaitan
dengan keadaan kas, kas sendiri merupakan elemen penting dalam perusahaan.
Kas merupakan aktiva yang paling likuid, namun paling mudah pula untuk
dimanipulasi. Semua transaksi pengeluaran akan berkaitan secara langsung
terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan dapat

menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian yang baik
sangat diperlukan dalam siklus pengeluaran ini. Untuk mendukung hal tersebut,
penulis akan menganalisis siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC.
Analisis yang dilakukan mencakup analisis tujuan pengendalian, analisis penilaian
risiko, dan analisis aktivitas pengendalian.
1.2
Tujuan Penulisan Laporan Magang

Tujuan penulisan yang akan disajikan dalam laporan magang ini meliputi
analisis proses bisnis siklus pengeluaran pada PT ABC yang terkait dengan
pengendalian internalnya. Secara spesifik, masalah yang akan dibahas mencakup :
a. Bagaimanakah proses siklus pengeluaran pada PT ABC?
b. Apakah siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC sudah memenuhi
tujuan pengendalian dari siklus pengeluaran menurut teori?
c. Bagaimanakah penilaian risiko beserta pengendalian yang telah dilakukan
oleh PT ABC untuk meminimalisasi risiko terkait?
d. Apa sajakah aktivitas pengendalian yang telah dilakukan oleh PT ABC?
1.3
Tujuan Pelaksanaan Program Magang

Dalam program magang ini, mahasiswa memiliki kesempatan untuk
mengaplikasikan ilmu dan teori yang didapat pada saat masa perkuliahan ke
dalam praktik nyata dunia kerja. Diharapkan melalui program magang, mahasiswa
menjadi lebih paham akan relevansi dari ilmu akuntansi dengan praktik di
perusahaan. Selain itu, program magang ini juga memberikan kesempatan pada
mahasiswa untuk mengenali lebih awal praktik dunia kerja sehingga pengalamanpengalaman yang didapat akan menjadikan mahasiswa yang memiliki keunggulan
kompetitif ketika telah menjadi lulusan universitas.
1.4
Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

Penulis melaksanakan kegiatan magang di Kantor Akuntan Publik
Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto yang memiliki afiliasi dengan firma
internasional RSM (biasa disebut RSM AAJ). Waktu pelaksanakan program
magang dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang penulis tandatangani, yaitu

dimulai pada tanggal 1 Juni 2011 sampai dengan 31 Agustus 2011.
Selama mengikuti program magang di RSM AAJ, penulis ditempatkan di
divisi White yang merupakan divisi Risk and Internal Audit Advisory yang
mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor outsourcing,
internal control & Sarbanes-Oxley advisory, risk management advisory,
information tchnology assurance advisory, serta jasa pengembangan sistem dan
prosedur.
1.5
Pelaksanaan Kegiatan Magang

Selama menjalani magang, penulis difungsikan sebagai junior consultant.
Tugas dan tanggung jawab yang diberikan tidak jauh berbeda dengan senior in
charge. Dalam tiga bulan masa magang, penulis ditugaskan menjadi konsultan
dalam sebuah engagement team pada proyek pengimplementasian Internal
Control Over Financial Reporting pada PT ABC. Engagement team itu sendiri
terdiri dari seorang senior in charge dan dua orang junior consultant yang
berstatus sebagai interns.
Selama masa magang, penulis ditugaskan untuk melakukan inquiry pada
siklus pengeluaran dengan melakukan wawancara dengan klien untuk memahami
proses bisnis dan control activity yang dilakukan oleh setiap process owner.
Siklus pengeluaran itu sendiri terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu ordering
materials, supplies, and services; receiving and storing goods; approving supplier
invoice; dan cash disbursement.
Setelah melakukan inquiry, penulis diharuskan membuat minutes of
meeting yang diperiksa oleh manager dan klien untuk memastikan proses bisnis
serta control activity yang benar-benar dilakukan oleh process owner. Selain itu,
penulis diharuskan menyelesaikan working paper dan membuat flowchart dari
setiap aktivitasnya. Namun, pekerjaan dalam menyelesaikan working paper dan
membuat flowchart dialihkan kepada senior in charge karena terdapat limitasi
waktu magang yang hanya tiga bulan.
1.6
Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang

Ruang lingkup penulisan hanya terbatas pada siklus pengeluaran dengan
proses pembelian dari supplier dalam negri. Laporan ini tidak meliputi proses
pembelian dari supplier luar negri. Selain itu, siklus pengeluaran yang dibahas
tidak mencakup proses pembayaran kepada karyawan PT ABC, seperti
pembayaran perjalanan dinas atau reimbursement pengobatan karyawan.
1.7
Metode Penulisan Laporan Magang

Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan
magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Selain itu, penulis juga terlibat
langsung dalam kegiatan inquiry untuk memahami siklus pengeluaran dan
aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh process owner yang dilaksanakan
penulis selama menjalankan magang di PT ABC.
1.8
Sistematika Penulisan Laporan Magang

Laporan magang ini terdiri dari 5 bab dan dilengkapi dengan lampiran
sebagai pendukung. Perinciannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : Pendahuluan
Bab ini mencakup latar belakang, tujuan penulisan laporan magang, tujuan
pelaksanaan program magang, waktu dan tempat pelaksanaan magang,
pelaksanaan kegiatan magang, ruang lingkup penulisan laporan magang, metode
penulisan laporan magang serta sistematika penulisan laporan magang.
BAB 2 : Landasan Teori
Bab ini mencakup landasan teori yang mendukung tema laporan yang
terdiri dari definisi pengendalian internal, kerangka pengendalian COSO, definisi
Sistem Informasi Akuntansi, definisi dan aktivitas bisnis siklus pengeluaran, dan
risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendalian pada siklus pengeluaran.
BAB 3 : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini mencakup Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar &
Saptoto (RSM AAJ) dan Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC) yang terdiri
dari profil produk perusahaan, proses bisnis perusahaan serta struktur organisasi
perusahaan.
Bab 4 : Pembahasan dan Analisa
Bab ini meliputi penerapan System Application and Product pada PT
ABC, gambaran siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC beserta analisa
tujuan pengendalian; penilaian risiko; dan aktivitas pengendalian, jurnal terkait
siklus pengeluaran pada PT ABC, dan ringkasan analisis terhadap siklus
pengeluaran PT ABC.
Bab 5 : Kesimpulan dan Saran
Bab ini memaparkan kesimpulan yang diperoleh dari seluruh pembahasan
dan saran yang diajukan untuk perusahaan klien dan untuk KAP RSM AAJ.
Lampiran
Pada bagian akhir dari laporan, penulis menyertakan beberapa lembar
lampiran yang dapat digunakan sebagai pendukung dalam membaca laporan ini.
Bab 2
LANDASAN TEORI
2.1
Definisi Pengendalian Internal

Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian
internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk

memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah
mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan
dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu
keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan
kepada hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Moeller (2009), pengendalian internal adalah proses yang
diimplementasikan oleh manajemen dan dirancang untuk memberikan keyakinan
yang memadai bagi:
- Laporan keuangan dan informasi operasional yang andal;
- Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, hukum, peraturan, dan
perundang-undangan;
- Perlindungan aset;
- Efisiensi operasi;
- Pencapaian dari misi dan tujuan yang sudah ditetapkan untuk operasi dan
program perusahaan; dan
- Integritas dan nilai-nilai etis.
Definisi ini mengenalkan bahwa cakupan dari sistem pengendalian internal lebih
dari hal yang berhubungan langsung dengan fungsi dari akuntansi dan keuangan.
Berdasarkan definisi yang ditetapkan oleh Moeller (2009), maka proses atau
sistem dari pengendalian internal yang baik memiliki misi yang tercantum,
menghasilkan data yang akurat dan dapat diandalkan, mematuhi hukum yang
berlaku serta kebijakan dari organisasi, mendorong penggunaan sumber daya
dengan efisien dan ekonomis, serta menyediakan perlindungan yang memadai
terhadap aset.
8
2.2
Kerangka Pengendalian COSO

Moeller (2009) menjelaskan bahwa COSO adalah organisasi yang
dibentuk oleh lima organisasi akuntansi dan audit profesional. COSO

mengeluarkan laporan serta kerangka pengendalian internal yang terintegrasi.
Kerangka pengendalian internal COSO menjadi standar yang diakui secara luas
dalam memahami dan menerapkan pengendalian internal yang efektif bagi suatu
perusahaan atau bisnis.
COSO menjelaskan bahwa di dalam pengendalian internal terdapat lima
komponen pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen
untuk memberikan keyakinan yang memadai dan meyakinkan bahwa tujuan
pengendalian akan terpenuhi. Lima komponen pengendalian berdasarkan Arens,
Elder, dan Besley (2012) adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO
Sumber: Arens, Elder, dan Besley (2012)
1. Control Environment
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan
prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak,
para direktur dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian
internal dan pentingnya pengendalian internal bagi entitas itu. Tanpa suatu
lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak
mungkin menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Pengendalian
lingkungan yang lemah mencerminkan kelemahan komponen lain di
dalamnya. Jika para manajemen menganggap pengendalian penting, maka
10
seluruh karyawan akan menganggap hal yang sama dan merespon dengan
melaksanakan prosedur pengendalian dengan baik juga.
Pengendalian ini merupakan sebuah dasar dalam menentukan

arahan organisasi dan mempengaruhi kesadaran orang-orang di dalamnya.
Lingkungan pengendalian tersebut mencakup hal-hal berikut:
Integrity and ethical value
Commitment to competence
Board of Director or Audit Committee participation
Managements philosophy and operating style
Organizational structure
Human resource policies and practices
2. Risk Assessment
Penilaian risiko merupakan identifikasi dan analisa manajemen
terhadap risiko relevan yang mungkin timbul dalam hubungannya dengan
penyusunan laporan keuangan. Komponen ini membentuk dasar
bagaimana risiko dikelola. Ketika manajemen sudah mengidentifikasi
risiko, kemudian mengestimasikan seberapa besar tingkat signifikansi dari
risiko, menilai dan membandingkan dengan risiko-risiko yang pernah ada,
maka pada akhirnya manajemen akan mengembangkan tindakan spesifik
yang perlu untuk diambil guna mengurangi risiko sampai batas yang bisa
diterima oleh perusahaan.
3. Control Activities
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang
dibuat manajemen untuk meminimalisasi risiko kesalahan dan kecurangan
dalam mencapai tujuan perusahaan. Banyak aktivitas pengendalian yang
bisa dijalankan oleh perusahaan baik bersifat manual atau pengendalian
otomatis. Aktivitas pengendalian umumnya dikategorikan menjadi lima
tipe yaitu:
Adequate separation of duties
Proper authorization of transactions and activities
Adequate documents and records
11
Physical control over assets and records

Independent checks on performance
4. Information and Communication

Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu entitas adalah untuk
mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi dari perusahaan dan
untuk memelihara akuntabilitas terhadap aset yang terkait.
5. Monitoring
Aktivitas pengawasan merupakan penilaian manajemen secara
periodik mengenai pengendalian internal perusahaan untuk menentukan
apakah masih berfungsi secara efektif atau perlu diadakan peningkatan dan
perbaikan. Informasi yang dinilai dalam pengawasan bisa berasal dari
berbagai sumber, termasuk pemahaman terhadap pengendalian internal
yang ada, laporan auditor internal, laporan oleh regulator seperti laporan
bank, umpan balik dari bagian operasi dan pengaduan dari konsumen.
2.3
Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah kesatuan dari bagian-bagian yang berfungsi bersama untuk
mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah sesuatu yang memiliki arti dan
berguna bagi yang memerlukannya. Akuntansi adalah proses pengumpulan dan
pencatatan data untuk kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak berkepentingan
terhadap perusahaan mengenai aktivitas ekonomi. Menurut Romney dan Steinbart
(2012), Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk
mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan
informasi yang berguna ketika proses pengambilan keputusan. Wilkinson, et al.
(2000), mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah struktur
yang disatukan dalam sebuah kesatuan, seperti perusahaan yang mempekerjakan
sumber daya fisik dan komponen lainnya, untuk mengubah data-data ekonomi
menjadi informasi akuntansi dengan tujuan memenuhi kebutuhan informasi
penggunanya. Sementara Bodnar dan Hopwood (2001) mendefinisikan Sistem
Informasi Akuntansi sebagai kumpulan sumber data seperti manusia dan peralatan
yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan informasi ini
12
dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Kieso, Weygandt dan

Warfield (2011) mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem
pengumpulan dan pemrosesan data-data transaksi serta penyebaran informasi
keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Faktor-faktor yang membentuk
sistem ini adalah lingkungan bisnis, jenis transaksi yang dilakukan, ukuran besar
kecilnya perusahaan, volume data yang harus diproses, serta tingkat kebutuhan
informasi yang diinginkan pihak manajemen dan pihak lain.
2.4
Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Menurut Romney dan Steinbart (2012), siklus pengeluaran adalah suatu
bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang berhubungan
dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus ini
adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta mengatur
persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi.
Secara keseluruhan, siklus pengeluaran dapat dilihat pada gambar 2.2
berikut ini :
13
Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran
Sumber : Romney dan Steinbart (2012)
Menurut Romney dan Steinbart (2012), terdapat empat aktivitas bisnis

utama yang dilakukan dalam siklus pengeluaran, yaitu :
2.4.1
Ordering Materials, Supplies, and Services

Tahap pertama dalam siklus pengeluaran adalah proses pemesanan
material, supplies dan jasa. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian
dalam tahap ini adalah memastikan bahwa seluruh pembelian telah diotorisasi
pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung berdasarkan
Economic Order Quantity (EOQ).
Pada tahap ini, yang pertama kali harus dilakukan adalah mengidentifikasi
apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli. Pendekatan tradisional
14
untuk mengendalikan persediaan bertujuan untuk menjaga persediaan agar proses

produksi dapat berlanjut tanpa adanya gangguan bahkan ketika jumlah persediaan
lebih banyak dari yang diekspetasi ataupun jika supplier telat dalam melakukan
pengiriman. Pendekatan ini disebut pendekatan Economic Order Quantity (EOQ)
yang digunakan untuk menghitung berapa jumlah barang yang akan dipesan dan
reorder point akan menunjukkan secara spesifik kapan harus melakukan
pemesanan. Kebutuhan untuk melakukan pembelian bisa berasal dari siklus
produksi, bagian persediaan ataupun departemen lainnya. Kebutuhan untuk
membeli barang akan menghasilkan dibuatnya Purchase Request yang diotorisasi
dan disetujui sesuai dengan level otorisasi yang ada.
Setelah Purchase Request disetujui, maka selanjutnya dilakukan
identifikasi dari supplier mana barang atau jasa dipesan. Terdapat beberapa faktor
penting dalam memilih supplier, yaitu harga, kualitas material dan ketergantungan
dalam melakukan pesanan. Ketika suatu supplier sudah dipilih, maka identitas
dari supplier tersebut harus tercatat di dalam supplier master file untuk mencegah
pengulangan kembali terhadap proses pemilihan supplier ketika akan melakukan
pemesanan yang sama. Daftar alternatif supplier yang potensial juga harus
dipelihara karena mungkin saja terjadi supplier utama kehabisan persediaan
barang untuk menyediakan barang yang dibutuhkan perusahaan. Setelah
melakukan pemilihan supplier, maka dibuatlah Purchase Order yang akan
ditujukan kepada supplier serta copy dari Purchase Order akan dikirimkan kepada
divisi pembeli.
Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah
sebagai berikut :
Purchase Requisition (PR)

Merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang.
Dokumen ini dibuat oleh pengguna dan diotorisasi oleh manajer terkait.
Dalam Purchase Requisition dapat diketahui barang atau jasa yang
diinginkan, spesifikasi barang atau jasa terkait, kuantitas yang diinginkan,
harga per unit, dan lainnya.
15
Purchase Order (PO)

Merupakan dokumen yang disiapkan oleh bagian pembelian untuk
melakukan pembelian barang atau jasa yang akan ditujukan kepada
supplier.
New Supplier Form

Merupakan formulir yang digunakan untuk menyeleksi pemasok baru.
Dokumen ini menunjukkan data-data pemasok, seperti : harga yang
ditawarkan, jenis-jenis barang atau jasa yang ditawarkan, pengalaman
pemasok, kebijakan kredit, dan refrensi-refrensi lainnya.
Request for Proposal

Dokumen ini digunakan dalam prosedur penawaran kompetitif dalam
memilih pemasok. Dalam Request for Proposal ini dapat dilihat barang
atau jasa yang dibutuhkan, serta harga dan kebijakan-kebijakan yang
komparatif, seperti jangka waktu pembayaran.
2.4.2
Receiving and Storing Goods

Penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan merupakan tahap
kedua dari siklus pengeluaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan

pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh barang yang diterima
telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam
kondisi yang baik untuk pengadaan barang serta memastikan seluruh jasa
diotorisasi sebelum dilaksanakan dan diawasi sehingga pelaksanaannya benarbenar dilakukan untuk pengadaan jasa.
Bagian gudang akan menerima barang dari supplier beserta packing slip
dan invoice. Setelah menerima barang, bagian gudang akan melakukan inspeksi
barang untuk menyesuaikannya dengan Purchase Order. Setelah dilakukan
inspeksi, bagian gudang harus membuat Receiving Report. Receiving Report yang
terbentuk akan dikirimkan ke bagian penyimpanan persediaan di gudang dan
bagian akuntansi. Seandainya terjadi kasus barang yang rusak, maka disiapkanlah
dokumen Debit Memo oleh bagian akuntansi untuk mencatat penyesuaian apakah
16
barang dikembalikan atau terjadi pengurangan harga terhadap barang yang

dipesan.
sebagai berikut :
Receiving Report (RR)

Merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang dipesan oleh
perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah diterima oleh pihak
gudang.
Invoice
Merupakan sejumlah tagihan yang diberikan oleh supplier atas pembelian
yang dilakukan. Dalam invoice ini terdapat jumlah yang seharusnya
dibayarkan oleh perusahaan kepada supplier, biaya barang yang
disesuaikan dengan pajak terkait, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
atau Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23), nomor rekening kemana
pembayaran harus dikirimkan, serta informasi lainnya.
Debit Memorandum
Merupakan suatu surat yang dikeluarkan perusahaan apabila akan
melakukan pengembalian barang kepada pemasok yang disebabkan barang
rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
Packing Slip
Merupakan dokumen tanda bukti pengiriman barang yang memuat nama
dan jenis barang yang dibeli beserta kuantitasnya. Packing Slip diotorisasi
oleh supplier dan bagian penerimaan barang di gudang.
2.4.3
Approving Supplier Invoices

Tahap ketiga dalam siklus pengeluaran adalan menyetujui tagihan supplier
untuk proses pembayaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), terdapat lima tujuan
pengendalian pada tahap ini, yaitu :
Seluruh tagihan supplier diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan

dengan barang atau jasa yang diterima.
Seluruh potongan pembelian yang tersedia diidentifikasi.
17
Seluruh bentuk pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan

dicatat secara akurat berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang.
Seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran kas di-posting

ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P.
Seluruh pencatatan akuntansi dan persediaan telah diamankan.

Kewajiban untuk melakukan pembayaran terjadi saat barang diterima.
Bagian Akuntansi Hutang harus mengotorisasi pembayaran hanya pada barang

dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima sehingga bertanggung jawab
untuk menyesuaikan tagihan supplier dengan Purchase Order dan Receiving
Report yang sesuai.
sebagai berikut :
Disbursement Voucher
Merupakan dokumen dalam sistem pembayaran yang mengakumulasi
pembayaran atau tagihan pemasok.
2.4.4
Cash Disbursement
Tahap terakhir dalam siklus pengeluaran adalah proses pembayaran.
Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah
memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat secara akurat dan lengkap.
Proses pembayaran dilakukan oleh kasir dan kemudian akan dilaporkan
kepada treasurer. Pemisahan fungsi antara kasir yang bertanggung jawab
melakukan otorisasi pembayaran dengan bagian Akuntansi Hutang yang
melakukan pencatatan hutang merupakan suatu bentuk pengawasan. Pembayaran
akan dilakukan ketika bagian Akuntansi Hutang mengirimkan disbursement
voucher kepada kasir dan pembayaran akan dilakukan dengan menggunakan
disbursement check.
sebagai berikut :
Disbursement Check
Merupakan cek yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengeluaran
uang.
18
2.5
Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian pada Siklus

Pengeluaran
Dalam mencapai tujuan suatu siklus bisnis, perusahaan akan menghadapi
banyak risiko. Berikut ini akan dibahas risiko apa saja yang terjadi dalam siklus
pengeluaran serta bagaimana prosedur pengendalian yang sesuai untuk mengatasi
risiko tersebut menurut Romney dan Steinbart (2012). Pembahasan ini akan
melingkupi empat aktivitas bisnis yang telah dibahas sebelumnya. Secara ringkas,
risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendaliannya dapat dilihat pada
lampiran 1.
2.5.1
Ordering Materials, Supplies and Services

Tujuan dari proses pembelian ini adalah untuk meminimalisasi biaya
berkaitan dengan mengatur persediaan yang mencukupi untuk semua proses

bisnis. Risiko yang mungkin terjadi dari tahap ini serta alternatif pengendalian
yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Pencatatan persediaan yang tidak akurat
Salah satu risiko yang dihadapai pada tahap ini adalah pencatatan
persediaan yang tidak akurat yang dapat mengakibatkan habisnya
persediaan yang selanjutnya mengakibatkan kehilangan penjualan. Metode
perpetual inventory dapat diterapkan untuk memastikan informasi tentang
jumlah persediaan yang terdapat di gudang. Untuk mengurangi kesalahan
pada saat memasukkan data persediaan pada metode perpetual inventory,
sebaiknya input data secara manual dihindari dan diganti dengan
menggunakan teknologi infomasi untuk memastikan keakuratan data.
Misalnya dengan menggunakan metode Bar-coding, namun masih
mungkin terjadi kesalahan karena jumlah kuantitas barang akan
dimasukkan ke sistem secara manual. Penggunaan teknologi Radiofrequency Identification (RFID) akan lebih efisien dibandingkan dengan
metode Bar-coding karena RFID tidak memerlukan orang untuk memindai
bar code setiap produk kepada mesin pembaca. Meskipun demikian,
teknologi RFID memerlukan biaya lebih mahal dibandingkan dengan
metode Bar-coding dan tidak dapat diterapkan pada setiap jenis produk,
19
misalnya produk liquid. Perhitungan fisik secara periodik merupakan salah

satu pengendalian yang penting untuk membandingkan antara total
persediaan di gudang dengan pencatatan pada sistem.
b. Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan
Risiko yang selanjutnya adalah memesan barang-barang yang tidak
dibutuhkan yang dapat mengakibatkan tingginya biaya pembelian dan
kegagalan untuk mendapatkan diskon volume yang tersedia. Pencatatan
yang akurat pada metode perpetual inventory dapat memastikan validitas
dari permintaan pembelian yang secara otomatis dihasilkan oleh
pengendalian pada sistem. Permasalahan selanjutnya adalah kemungkinan
terjadinya pembelian barang yang sama namun dari divisi yang berbeda
sehingga fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian perlu untuk
diterapkan. Selain itu, supervisor harus melakukan review dan menyetujui
setiap PR yang terbentuk.
c. Membeli barang pada saat harga tinggi
Risiko selanjutnya adalah membeli barang pada saat harga tinggi
dimana dapat menyebabkan total biaya menjadi semakin tinggi karena
biaya pembelian barang mendapat porsi paling besar dari total biaya
produksi manufaktur. Oleh karena itu, perusahaan berusaha untuk
mengamankan harga terbaik terhadap barang-barang yang dibeli. Adanya
daftar harga untuk barang yang sering dibeli yang disimpan di dalam
sistem dan dikonsultasikan ketika akan membuat pesanan merupakan
sebuah pengendalian agar perusahaan tidak membayar terlalu banyak
untuk suatu barang yang dibeli. Untuk barang khusus dengan biaya yang
tinggi dapat dilakukan competitive bidding dimana penawaran tertulis dari
supplier harus diminta oleh perusahaan. Pengendalian anggaran juga
sangat membantu dalam mengendalikan beban pembelian. Pembelian
harus dibebankan kepada akun divisi pembeli yang bertanggung jawab
menyetujui permintaan pembelian. Selain itu, pengendalian anggaran juga
dapat dilakukan dengan membandingkan biaya aktual dengan anggaran,
jika terdapat deviasi yang cukup signifikan, maka harus diambil tindakan
investigasi (Management by Exception).
20
d. Membeli barang dengan kualitas rendah

Dalam upaya untuk mendapatkan harga paling rendah, risiko yang
mungkin terjadi adalah membeli barang dengan kualitas rendah. Hal
tersebut dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan
menimbulkan total biaya yang tinggi. Perusahaan harus mencari tahu
supplier mana yang menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan
harga yang kompetitif dengan melakukan pemeriksaan dan pemantauan
kualitas produk dari supplier. Pengendalian lainnya adalah membuat daftar
supplier yang telah disetujui dan diyakini memberikan barang dengan
kualitas terbaik. Setiap pembelian kepada supplier yang baru harus
dilakukan review dan diberikan persetujuan oleh supervisor.
e. Supplier yang tidak dapat diandalkan
Risiko selanjutnya adalah supplier yang tidak dapat diandalkan
sehingga juga dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan
menimbulkan total biaya yang tinggi. Memilih supplier yang memiliki
sertifikasi mutu, misalnya ISO 9000, merupakan salah satu bentuk
pengendalian yang dapat dilakukan. Namun, sistem informasi akuntansi
juga harus dirancang untuk dapat melihat dan melacak informasi tentang
kinerja supplier. Misalnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
dikonfigurasikan untuk dapat menghasilkan laporan secara otomatis
mengenai PO yang belum dikirimkan dalam jangka waktu yang sudah
dijanjikan.
f. Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi
Risiko membeli dari supplier yang tidak terotorisasi dapat
menimbulkan banyak masalah. Barang yang dibeli dari supplier tersebut
memiliki kemungkinan berkualitas rendah atau memiliki harga yang
tinggi. Selain itu, risiko ini juga dapat menimbulkan masalah hukum,
apabila melakukan transaksi bisnis terhadap supplier illegal. Oleh karena
itu, semua PO harus di-review untuk memastikan pembelian hanya
dilakukan kepada supplier yang telah disetujui. Pemeliharaan daftar
supplier yang sudah disetujui penting untuk dilakukan dan sistem harus
dikonfigurasi agar pembelian hanya dapat dilakukan kepada supplier yang
21
disetujui. Penggunaan pengendalian spesifik dari Electronic Data

Interchange (EDI), seperti penggunaan user IDs, password, dapat
membatasi otorisasi personal agar hanya dapat mengakses hal-hal yang
memang tanggung jawabnya.
g. Kickbacks
Kickbacks adalah hadiah atau bingkisan yang diberikan supplier ke
agen-agen pembelian untuk mempengaruhi pemilihan pada supplier mana
barang akan dibeli. Risiko ini dapat mengakibatkan munculnya
subjektivitas bagian pembelian dalam memilih supplier mana saja yang
akan menyalurkan barang kebutuhan perusahaan. Untuk kickback yang
memiliki pengertian ekonomi, supplier harus menemukan beberapa cara
untuk memulihkan uang yang dihabiskan untuk suap kepada pembeli. Hal
ini biasanya dilakukan dengan menggelembungkan harga pembelian
selanjutnya atau mengganti barang pembelian dengan yang berkualitas
rendah. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus melarang
bagian pembelian menerima hadiah dari supplier sehingga perlu
diadakannya pelatihan terhadap karyawan dalam hal ini, melakukan rotasi
pekerjaan dan mewajibkan karyawan untuk mengambil liburan sejenak.
2.5.2
Receiving and Storing Goods

Tujuan dari fungsi ini adalah melakukan verifikasi penerimaan pesanan
persediaan dan mengamankan persediaan terhadap kehilangan atau pencurian.

Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang
dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Menerima barang yang tidak dipesan
Risiko menerima barang yang tidak dipesan dapat menimbulkan
penambahan biaya ketika harus membongkar barang yang dikirimkan,
menyimpan dan mengirimkan kembali barang tersebut. Pengendalian
paling baik untuk mengurangi risiko tersebut adalah memerintahkan
bagian penerimaan barang untuk menerima barang yang dilengkapi
dengan salinan PO yang telah disetujui sehingga bagian penerimaan
barang membutuhkan akses kepada PO yang outstanding.
22
b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

Melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima
dapat mempengaruhi akurasi pencatatan dengan metode perpetual
inventory sehingga harus dipastikan bahwa perusahaan hanya membayar
untuk barang yang benar-benar telah diterima. Sebagai salah satu
pengendalian yang dapat dilakukan adalah tidak memberi tahu bagian
penerimaan jumlah barang yang dipesan. Oleh karena itu, perusahaan
harus mengkomunikasi dengan jelas kepada bagian penerimaan barang
akan pentingnya perhitunggan penerimaan barang secara hati-hati dan
akurat. Selain itu, perusahaan harus meminta karyawan bagian penerimaan
untuk
menandatangani
Receiving
Receipt.
Beberapa
perusahaan
memberikan insentif kepada karyawan yang menemukan perbedaan

kuantitas antara packing slip dengan jumlah barang aktual berdasarkan
hasil perhitungan fisik. Penggunaan metode Bar-code atau RFID juga
dapat meminimalisasi risiko dalam menghitung barang yang diterima.
c. Verifikasi penerimaan jasa
Perbedaan prosedur dibutuhkan dalam mengendalikan pembelian
jasa. Tantangan utama dalam hal ini adalah memastikan bahwa pengadaan
jasa benar-benar telah dilakukan dan hal ini memang sulit untuk
dipastikan. Salah satu pengendaliannya adalah menunjuk seorang
supervisor yang bertanggung jawab terhadap semua biaya yang
dibebankan kepada departemen terkait. Supervisor diperlukan untuk
mengakui penerimaan jasa dan biaya terkait kemudian akan di bebankan
ke akun dimana dia bertanggung jawab. Selain itu, penting untuk
dilakukannya perbandingan biaya aktual dengan anggaran secara rutin
untuk menginvestigasi apabila terjadi perbedaan biaya.
d. Pencurian barang persediaan
Risiko
pencurian
barang
persediaan
dapat
mengakibatkan
hilangnya persediaan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk mengatasi

risiko ini dapat dilakukan beberapa prosedur pengendalian. Pertama,
persediaan harus disimpan pada lokasi yang aman dengan akses yang
terbatas. Kedua, seluruh pemindahan persediaan harus didokumentasikan
23
sehingga bagian penerimaan dan bagian penyimpanan mengetahui akan

adanya pemindahan persediaan. Pendokumentasian tersebut juga harus
dilakukan ketika ingin melakukan pemindahan barang persediaan dari
bagian penyimpanan kepada bagian produksi. Ketiga, penting untuk
dilakukannya
perhitungan
fisik
persediaan
yang
dimiliki
dan
membandingkannya dengan pencatatan persediaan secara periodik.

Terakhir, perlunya pemisahan tanggung jawab antara bagian penerimaan
dan penyimpanan persediaan.
2.5.3
Approving Supplier Invoices

Tujuan tahap ini adalah memastikan perusahaan membayar hanya pada
barang dan jasa yang dipesan dan diterima. Risiko yang mungkin timbul dari
tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya
adalah sebagai berikut :
a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier
Risiko gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier dapat
terjadi karena adanya perbedaan antara kuota dengan harga yang
dibebankan atau terjadinya salah hitung terhadap jumlah tagihan. Untuk
menghindari hal tersebut, maka penting untuk dilakukannya pengecekan
keakuratan tagihan supplier serta harga dan kuantitas barang pada tagihan
harus dibandingkan dengan Purchase Order dan Receiving Receipt yang
sesuai.
b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang
Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang dapat
mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pelaporan keuangan dan
kinerja perusahaan yang selanjutnya dapat mengakibatkan kesalahan
dalam pengambilan keputusan. Pengendalian data entry dan pemrosesan
data sangat dibutuhkan untuk mencegah risiko ini. Pengendalian lain yang
dapat dilakukan adalah membandingkan saldo akun supplier sebelum dan
sesudah cek diproses dengan tagihan yang sedang diproses serta saldo
akun supplier dibandingkan secara periodik dengan jumlah akun hutang di
buku besar.
24
2.5.4
Cash Disbursement
Tujuan pada tahap ini adalah organisasi harus mengamankan kas
perusahaan. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif
pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Membayar untuk barang yang tidak diterima
Risiko ini dapat mengakibatkan terjadinya pengurangan kas secara
sia-sia atau terjadinya kesalahan perhitungan persediaan. Pengendalian
yang paling baik untuk mencegah hal tersebut adalah membandingkan
kuantitas barang pada tagihan supplier dengan kuantitas yang dimasukkan
pada sistem oleh bagian persediaan yang menerima pemindahan barang
persediaan dari bagian penerimaan. Beberapa perusahaan mengharuskan
bagian persediaan untuk melakukan verifikasi terhadap Receiving Receipt
sebelum dokumen tersebut digunakan sebagai dokumen pendukung
pembayaran tagihan supplier. Melakukan verifikasi terhadap pengadaan
jasa akan lebih sulit dilakukan apabila hanya dilakukan berdasarkan
tagihan supplier. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung
pada pengendalian anggaran dan melakukan review secara akurat terhadap
beban-beban dari setiap departemen untuk menunjukkan potensi
kecurangan yang perlu diinvestigasi lebih lanjut.
b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian
Risiko ini dapat mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan
uang lebih banyak untuk mendapatkan barang dalam jumlah besar. Salah
satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah pengajuan tagihan dengan
tanggal jatuh tempo untuk mendapat diskon. Tagihan yang telah disetujui
harus dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo dan sistem harus dirancang
untuk dapat melacak tagihan yang telah jatuh tempo dan dapat mencetak
daftar semua tagihan yang outstanding secara periodik. Anggaran arus kas
yang menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang
masih
outstanding
juga
dapat
membantu
perusahaan
membuat
perencanaan dalam memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.
25
c. Membayar tagihan yang sama dua kali

Risiko ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas dan terjadi
pencatatan keuangan yang tidak sesuai. Hal ini terjadi dengan berbagai
cara, misalnya terdapat duplikat invoice yang dikirim setelah cek
perusahaan dikirimkan ke supplier. Pengendalian yang dapat dilakukan
adalah memastikan bahwa tagihan yang akan dibayar adalah hanya tagihan
yang dilengkapi dengan invoice asli dan dokumen pendukung lainnya
seperti Purchase Order dan Receiving Receipt serta membatalkan semua
dokumen pendukung saat pembayaran telah dilakukan.
d. Pencurian kas
Kas merupakan asset paling likuid yang sangat mudah untuk
disalahgunakan. Pencurian kas dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.
Pengendalian yang dapat dilakukan adalah terdapatnya pemisahan
tanggung jawab antara bagian yang melakukan verifikasi tagihan dengan
bagian
yang
melakukan
pembayaran.
Selain
itu
penting
untuk
dilakukannya pembatasan akses ke kas dan cek kosong serta

penandatanganan cek oleh dua otorisasi untuk jumlah yang lebih banyak.
Pengendalian lainnya adalah seseorang yang independen dari prosedur
pembayaran melakukan rekonsiliasi dengan akun bank. Pengendalian ini
menyediakan pengecekan akurat secara independen dan mencegah
seseorang dari penggelapan kas dan kemudian menyembunyikan
pencurian dengan menyesuaikan bank statement. Akses terhadap supplier
master file harus dibatasi dan setiap perubahan yang terjadi pada supplier
master file harus di-review secara akurat dan harus terdapat persetujuan
atas perubahan tersebut. Hal penting lainnya yang perlu dilakukan adalah
membatasi kemampuan sistem yang dapat membuat supplier dan
memproses tagihan kepada supplier tersebut dalam satu waktu sehingga
karyawan tidak bisa membuat supplier baru dan langsung menerbitkan cek
untuk supplier tersebut.
e. Penyalahgunaan cek
Penyalahgunaan cek dapat mengakibatkan pengeluaran cek untuk
supplier fiktif. Pengendalian yang perlu dilakukan adalah melindungi
26
mesin pencetak cek dan membatasi akses kepadanya serta menggunakan

tinta khusus pada saat mencetak cek. Melakukan rekonsiliasi bank
merupakan pengendalian paling penting untuk mendeteksi penipuan cek.
f. Permasalahan arus kas
Penting
untuk
dilakukannya
perencanaan
dan
pengawasan
pengeluaran untuk mencegah permasalahan arus kas. Permasalahan arus

kas dapat mengakibatkan tingginya arus kas keluar dibandingkan dengan
arus kas masuk perusahaan. Oleh karena itu, anggaran arus kas merupakan
pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko ini. Anggaran arus kas
menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang masih
outstanding untuk membantu perusahaan membuat perencanaan dalam
melakukan pembayaran supplier.
Bab 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1
Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar & Saptoto (RSM
AAJ)
RSM AAJ didirikan oleh Amir Abadi Jusuf pada tahun 1985. Kantor pusat
RSM AAJ bertempat di Gedung Plaza ABDA lantai 10-11, Jl. Jenderal Sudirman
kav.59 Jakarta. RSM AAJ memiliki kantor cabang yang terletak di kota Surabaya.
RSM AAJ telah beberapa kali mengalami pergantian nama, saat ini nama resmi
sesuai dengan izin usaha dari menteri keuangan adalah KAP Aryanto, Amir Jusuf,
Mawar, dan Saptoto.
RSM AAJ adalah anggota dari RSM internasional, salah satu dari jaringan
independent accounting and consulting firms terbesar di dunia, yang memiliki
lebih dari 25.000 tenaga profesional dari 662 kantor yang berada di lebih dari 64
negara di dunia. Afiliasi Kantor Akuntan Publik (KAP) Aryanto, Amir Jusuf, dan
Mawar & Saptoto dengan RSM membuat KAP ini secara tidak langsung
meningkatkan kualitas serta kinerja KAP dalam kaitannya dengan jasa yang
diberikan kepada klien.
Lebih dari 20 tahun RSM AAJ beroperasi dan melayani klien dalam
berbagai lini jasa bisnis dan keuangan. RSM AAJ menyediakan banyak jenis jasa
yang dapat membantu proses bisnis perusahaan. Jasa yang disediakan oleh RSM
AAJ antara lain adalah sebagai berikut:
a.
Jasa Akuntansi dan Administrasi

Jasa ini mencakup jasa pembukuan dan penyusunan laporan keuangan baik
interim maupun tahunan, jasa analisa laporan keuangan, dan juga jasa
administrasi gaji.
b.
Tax Advisory Service

Jasa ini mencakup jasa konsultasi perpajakan serta kepatuhan terhadap
peraturan perpajakan.
27
28
c.
Business Establishment & Corporate Secretarial Services

Jasa ini mencakup konsultasi bagi pihak yang ingin mendirikan bisnis di
Indonesia serta kepatuhan perusahaan terhadap peraturan-peraturan yang
berlaku di Indonesia.
d.
Audit & Assurance Service

Jasa ini mencakup audit umum atas laporan keuangan, audit umum atas
laporan keuangan, audit dengan tujuan khusus, review and compliance, jasa
atestasi serta due diligence.
e.
Transaction Support & Capital Market Services

Jasa ini mencakup jasa solusi bisnis, pre-IPO advisory, valuation capital
market, dan jasa lainnya.
f.
Risk & Internal Audit Advisory Services

Jasa ini mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor
outsourcing, Internal Control & Sarbanes-Oxley Advisory, risk management
advisory, information tchnology assurance advisory, serta pengembangan
sistem dan prosedur.
g.
International Financial Reporting Standards (IFRS) Services

Jasa ini mencakup jasa konversi IFRS, due diligence in an IFRS environment,
audit laporan keuangan berstandar IFRS, serta pelatihan IFRS.
Core bussines RSM AAJ adalah jasa audit, karena mayoritas klien RSM
AAJ yang bekerjasama dengannya menggunakan jasa audit and assurance. Daftar
klien RSM AAJ meliputi klien domestik dan internasional dalam pembiayaan
sektor manufaktur, industri jasa, perusahaan milik negara, dan organisasi
organisasi non-profit.
3.2
Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC)

PT ABC merupakan salah satu perusahaan penghasil semen terkemuka di
Indonesia yang didirikan pada tanggal 18 Maret 1910 yang merupakan pabrik
semen pertama di Indonesia. PT ABC mulai berproduksi dengan kapasitas 22.900
ton per tahun dan pernah mencapai produksi sebesar 170.000 ton pada tahun 1939
yang merupakan produksi tertinggi pada waktu itu. Berdasarkan Surat Menteri
Keuangan Republik Indonesia, Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga Pabrik
Univeritas Indonesia
29
semen milik Pemerintah yaitu PT ABC, PT DEF dan PT GHI, yang terealisir pada
tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT ABC berada dibawah PT GHI
Tbk. (GHI Group).
3.2.1
Profil Produk PT ABC

PT ABC menghasilkan beberapa jenis produk semen unggulan di masing-
masing kelas dan spesifikasinya, antara lain:
Semen Portland Type I
Dipakai untuk keperluan konstruksi umum yang tidak memakai persyaratan

khusus terhadap panas hidrasi dan kekuatan tekan awal.
Semen Portland Type II
Dipakai untuk konstruksi bangunan dari beton massa yang memerlukan

ketahanan sulfat dan panas hidrasi sedang, misalnya bangunan dipinggir laut,
bangunan dibekas tanah rawa, dan saluran irigasi.
Semen Portland Type III
Dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan kekuatan tekan awal

tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi, misalnya untuk
pembuatan jalan beton, dan bangunan-bangunan tingkat tinggi.
Semen Portland Type V
Dipakai
untuk
konstruksi
bangunan-bangunan
pada
tanah/air
yang
mengandung sulfat melebihi 0,20 % dan sangat cocok untuk instalasi

pengolahan limbah pabrik, konstruksi dalam air, jembatan, terowongan,
pelabuhan, dan pembangkit tenaga nuklir.
Super Masonry Cement
Semen ini dapat digunakan untuk konstruksi perumahan gedung, jalan dan
irigasi. Dapat juga digunakan untuk bahan baku pembuatan genteng beton,
hollow brick, paving block, tegel dan bahan bangunan lainnya.
Oil Well Cement (OWC), Class G-HSR (High Sulfate Resistance)
Merupakan semen khusus yang digunakan untuk pembuatan sumur minyak

bumi dan gas alam dengan konstruksi sumur minyak bawah permukaan laut
dan bumi.
30
Portland Composite Cement (PCC)
Semen ini memenuhi persyaratan mutu Portland Composite Cement SNI 157064-2004. Dapat digunakan secara luas untuk konstruksi umum pada semua
beton.
Super "Portland Pozzolan Cement" (PPC)
Semen yang memenuhi persyaratan mutu semen Portland Pozzoland SNI 150302-2004 dan ASTM C 595 M-05 s. Dapat digunakan secara luas seperti :
1. Konstruksi beton massa (bendungan, dam dan irigasi)
2. Konstruksi beton yang memerlukan ketahanan terhadap serangan sulfat
(bangunan tepi pantai, tanah rawa).
3. Bangunan/instalasi yang memerlukan kekedapan yang lebih tinggi.
4. Pekerjaan pasangan dan plesteran.
3.2.2
Proses Bisnis PT ABC

PT ABC merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di
Indonesia dan merupakan sebuah perusahaan dengan kepemilikan 99,99%

dimiliki oleh PT GHI Tbk (GHI Group), serta 0,01% dimiliki oleh koperasi
karyawan PT ABC. Adapun GHI Group merupakan sebuah BUMN, dengan
51,01% saham dimiliki oleh Negara Republik Indonesia, 24,90% saham oleh
MNO Pte Ltd., serta 24,09% sisanya dibawah kepemilikan publik.
Berdasarkan laporan dalam laporan tahunan perusahaan, GHI Group
secara kolektif merupakan salah satu market leader dalam pasar produk semen di
Indonesia, dengan kapasitas terpasang riil sebesar 19 juta ton semen pertahun
(dimana 5,9 juta ton diantaranya dipasok oleh PT ABC), serta memiliki
penguasaan sekitar 45% pangsa pasar semen domestik. Selain penjualan di dalam
negeri, Perseroan juga mengekspor ke beberapa negara, antara lain: Timor Leste,
Sri Lanka, Maladewa dan Bangladesh.
Berdasarkan laporan operasi perusahaan, proses utama di pabrik semen
terdiri dari tiga tahapan proses, antara lain:
31
1. Proses produksi campuran bahan baku

Proses produksi campuran bahan baku memerlukan mill tegak atau mill
jenis tabung sebagai mesin utama untuk grinding dan pengeringan. Bahan
baku yang dimasukkan terdiri dari batu kapur, batu silika, tanah liat, slag
(kerak) tembaga dengan komposisinya masingmasing dan produknya
adalah campuran bahan baku. Energi listrik digunakan untuk grinding dan
gas panas (gas buang kiln) digunakan untuk proses pengeringan. Proses ini
menghasilkan debu yang ditampung dengan electrostatic precipitator.
2. Produksi klinker
Alat utama untuk produksi klinker adalah kiln. Proses terdiri dari kalsinasi,
pembentukan klinker pada temperatur 1400 derajat Celsius dan
pendinginan. Bahan yang dimasukkan adalah campuran bahan baku dan
batu bara sebagai bahan bakar. Proses ini mengeluarkan debu klinker yang
ditampung dalam electrostatic precipitators dan udara panas dibuang.
3. Produksi semen
Alat utama untuk produksi semen adalah mill bentuk tabung untuk
menghaluskan klinker dan gypsum. Sistem ini menggunakan listrik untuk
menjalankan alat. Proses ini mengeluarkan debu semen yang ditampung
oleh electrostatic precipitators. Perusahaan dalam kegiatan operasionalnya
utama menghasilkan dua macam produk, semen dan klinker. Semen
merupakan produk utama yang dihasilkan oleh PT ABC berupa campuran
semua bahan baku yang telah dihaluskan hingga berwujud bubuk halus
serta dijual dalam satuan zak. Adapun klinker adalah produk campuran
bahan baku yang telah setengah diproses, namun belum dihaluskan lebih
jauh dan sehingga masih berwujud seperti gumpalan/batuan semen, dan
dijual oleh perusahaan dalam partai besar kepada pembelinya.
Sebagai perusahaan dengan skala besar serta siklus bisnis yang rumit, PT
ABC membutuhkan sebuah sistem yang handal untuk menunjang serta
mengintegrasikan semua siklus kegiatannya. Oleh karena itu, perusahaan
menggunakan SAP sebagai sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang
32
menangani semua siklus perusahaan, termasuk untuk sistem pencatatan

akuntansinya.
3.2.3
Struktur Organisasi PT ABC

PT ABC memiliki struktur organisasi yang dapat dijabarkan secara
komprehensif seperti pada gambar 3.1 berikut ini :

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT ABC
Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)
Berdasarkan struktur organisasi di atas, kita dapat melihat beberapa

departemen pada PT ABC yang memiliki fungsi terkait dalam proses bisnis yang
dilakukan oleh PT ABC. Setiap departemen membawahi beberapa biro,
sedangkan setiap biro dapat membawahi beberapa bidang. Departemen produksi
PT ABC terbagi atas beberapa departemen berdasarkan jenis hasil produksi dari
masing-masing departemen produksi. Dalam proses pemesanan penjualan, PT
ABC memiliki tiga departemen terkait, yaitu :
33
Departemen Perencanaan dan Pengembangan Pemasaran : berfungsi untuk

melakukan proses perencanaan dan evaluasi pemasaran.
Departemen Penjualan : berfungsi untuk melakukan eksekusi penjualan

termasuk menentukan daerah penjualan dan melakukan pengawasan terhadap
proses penjualan.
Departemen Distribusi dan Transportasi : berfungsi untuk melakukan produksi

kantong semen, melakukan proses pengantongan semen dan melakukan
distribusi penjualan.
Sedangkan departemen terkait dalam siklus pengeluaran adalah sebagai
berikut :
Departemen Perbekalan : berfungsi untuk melakukan perencanaan pembelian

barang persediaan, melakukan proses pengadaan barang atau jasa, mengelola
persediaan perusahaan serta mengelola data supplier.
Departemen Perbendaharaan : berfungsi untuk melakukan verifikasi dokumen

penagihan hutang dan melakukan proses pembayaran.
Departmen Akuntansi : berfungsi untuk melakukan proses pencatatan hutang

kepada supplier.
Gambar 3.2 : Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran
34
Berikut ini penulis akan menjelaskan fungsi terkait dengan siklus

pengeluaran di PT ABC berikut dengan tanggung jawabnya masing-masing.
a. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan :
Melakukan
analisa
mengenai
ketersediaan
persediaan
dengan
menggunakan analisa Material Requirements Planning (MRP)

Controller,
Melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap jumlah barang persediaan
yang akan dibeli,
Membuat PR untuk barang persediaan dan memastikan PR telah
disetujui sesuai level otorisasi sebelum diajukan ke bagian pengadaan
barang,
Melakukan seleksi terhadap supplier baru,
Menjaga dan memelihara supplier master file, dan
Melakukan evaluasi kinerja supplier.
b. Biro Pengadaan Barang dan Biro Pengadaan Jasa
Melakukan pemilihan supplier melalui proses tender dengan
memberikan
penawaran
kepada
supplier
untuk
mendapatkan
barang/jasa dengan harga dan kualitas terbaik,

Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier,
35
Membuat PO dan memastikan PO telah disetujui sesuai dengan level

otorisasi sebelum PO dikirim kepada supplier,
Melakukan komunikasi dengan supplier, misalnya untuk memastikan
barang telah dikirim, dan
Membuat Services Acceptance untuk pengadaan jasa (khusus
dilakukan oleh Biro Pengadaan Jasa).
c. Bidang Penerimaan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)
Menerima barang yang sudah dikirim oleh supplier dan memeriksa
kelengkapan dokumen pendukung yang menyertainya, seperti : surat
pengantar barang; packing slip; bill of landing; dan dokumen
pendukung lainnya,
Melakukan inspeksi terhadap barang yang dikirim oleh supplier,
Membuat good receipt dan memastikannya telah disetujui oleh pihakpihak berwenang,
Membuat transfer slip untuk proses penyimpanan barang, dan
Mengirimkan barang non-persediaan kepada user.
d. Bidang Penyimpanan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)
Melakukan proses penyimpanan barang persediaan di gudang, dan
Melakukan pencatatan penyimpanan barang persedian pada sistem
SAP modul MM.
e. Bidang Administrasi Perbendaharaan
Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap
dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;
receiving report; dan dokumen pendukung lainnya.
f. Bidang Pajak dan Asuransi
Melakukan verifikasi akurasi terhadap faktur pajak supplier, dan
Mengarsipkan faktur pajak supplier.
g. Bidang Akuntansi Hutang
Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap
dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;
receiving report; dan dokumen pendukung lainnya,
Melakukan invoice entry pada sistem SAP,
36
Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap pencatatan

invoice pada sistem SAP dengan dokumen penagihan hutang,
Melakukan posting akun hutang ke jurnal umum, dan
Membuat reimbursement voucher dan memastikannya telah disetujui
sesuai dengan level otorisasi.
h. Bidang Kas dan Bank
Melakukan
verifikasi
kelengkapan
dan
akurasi
terhadap
reimbursement voucher dan dokumen penagihan hutang yang terdiri

dari PO; invoice; faktur pajak; receiving report; dan dokumen
pendukung lainnya,
Melakukan pengecekan terhadap hutang yang akan jatuh tempo pada
sistem SAP,
Mengisi form aplikasi setoran bank dan memastikannya sudah
disetujui oleh pihak berwenang sebelum dikirim ke bank,
Melakukan proses outgoing payment pada sistem SAP,
Melakukan rekonsiliasi harian terhadap rekening koran bank dan
pencatatan perusahaan,
Membuat analisa penganggaran arus kas, dan
Mengarsipkan dokumen penagihan hutang berdasarkan tanggal
pembayaran.
Bab 4
PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis akan membahas siklus pengeluaran yang

diterapkan pada PT ABC beserta analisisnya. Analisis yang akan dibahas dari
siklus pengeluaran ini mencakup analisis tujuan pengendalian dari siklus
pengeluaran serta analisis risk assessment dan control activity berdasarkan
kerangka pengendalian COSO. Kerangka pengendalian COSO itu sendiri
sebenarnya mencakup lima komponen pengendalian internal, namun penulis
hanya akan menganalisa mengenai risk assessment dan control activity
dikarenakan keterbatasan penulis pada wilayah observasi pada saat melakukan
kegiatan magang di PT ABC sehingga komponen lainnya tidak dibahas oleh
penulis.
4. 1
Penggunaan System Application and Product (SAP) pada PT ABC

Penerapan SAP sejak 1 Januari 2011 merupakan tonggak awal penerapan
aplikasi bisnis yang menggunakan platform enterprise resources planning (ERP)

bagi PT ABC yang sebelumnya menggunakan sistem aplikasi berbasis Oracle
Business. Manfaat dari implementasi SAP antara lain adalah sebagai suatu
standardisasi proses bisnis; pengintegrasian dengan stakeholders lain seperti
distributor, supplier, dan lainnya; meningkatkan akurasi data dan pelaporan; serta
meningkatkan citra sebagai pengguna salah satu sistem terbaik di dunia. Dengan
menggunakan SAP seluruh aktivitas bisnis mulai perencanaan sampai dengan
pengendalian dapat dilakukan lebih terintegrasi. Ratusan modul terbagi dalam
beberapa modul induk, diantaranya adalah Sales & Distribution (SD), Material
Management (MM), Plant Maintenance & Project System (PM & PS), Production
Planning & Quality (PP & QM), serta Financial Accounting & Controlling
(FICO). Dalam siklus pengeluaran, modul yang digunakan dalam SAP hanya
modul Material Management (MM) dan modul Financial Accounting (FI).
37
38
4. 2
Siklus Pengeluaran PT ABC

Romney dan Steinbart (2012) membagi aktivitas bisnis siklus pengeluaran
menjadi empat aktivitas bisnis utama. Selanjutnya penulis akan membahas apakah
aktivitas bisnis yang dilakukan oleh PT ABC berkaitan dan memenuhi
karakteristik dengan aktivitas bisnis menurut teori.
4.2.1 Ordering materials, supplies, and services
Seperti yang telah dijelaskan pada bab 3, tahap pertama yang dilakukan
pada proses pemesanan adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa jumlah
barang yang akan dibeli. Setelah melakukan identifikasi, maka proses selanjutnya
adalah proses pembuatan PR yang harus diotorisasi oleh level otorisasi yang
sesuai. Proses pembuatan PR pada PT ABC berdasarkan jenis pengadaan yang
akan dilakukan, yaitu terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa.
a. Proses Pembuatan PR untuk Pengadaan Barang
Untuk pengadaan barang, proses pembuatan PR berdasarkan jenis
barang yang akan dibeli, dimana jenis barangnya terbagi atas barang stock,
barang expense dan barang capital expenditure.
i. Barang Stock
Proses pemesanan barang stock dapat dilihat pada gambar 4.1
berikut ini :
Gambar 4.1 Proses Pemesanan Barang Stock
Barang stock terdiri atas planned stock dan un-planned stock.

Planned stock adalah persediaan material utama produksi yang disimpan
di gudang, seperti pasir silika; batu bara; dan gypsum, serta telah
ditentukan batas kuantitas minimum maupun maksimum yang harus
39
tersedia. Un-planned stock adalah persediaan material penunjang produksi,

seperti skrup; motor mesin; gear unit, yang disimpan di gudang namun
tidak memiliki batas nilai kuantitas minimum ataupun maksimum.
Proses pembelian barang planned stock diawali dengan warning
pada sistem SAP modul MM berdasarkan reorder point pada MRP. Ketika
MRP Controller mencatat jumlah stock di gudang sudah mencapai reorder
point, maka sistem akan memberikan propose untuk melakukan pembelian
dengan jumlah tertentu yang berupa dokumen planned order. Sedangkan
proses pembelian untuk barang un-planned stock diawali dengan adanya
reservasi pembelian barang un-planned stock pada sistem SAP modul MM
dari user terkait dan akan diotorisasi lebih lanjut oleh level otorisasi user
terkait. Berdasarkan reservasi yang sudah diotorisasi tersebut, Staf Biro
Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan membuat planned order
secara otomatis pada sistem SAP modul MM.
Berdasarkan planned order yang sudah terbentuk, Staf Biro
Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan melakukan evaluasi untuk
memperoleh data riil kebutuhan barang yang akan dibeli. Hasil Evaluasi
tersebut akan diverifikasi dan disetujui oleh Kepala Bidang Perencanaan
dan Pengendalian Persediaan. Apabila dari hasil evaluasi dibutuhkan
koreksi jumlah barang yang akan dibeli menurut Kepala Bidang
Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, maka koreksi tersebut akan
dilakukan oleh staf terkait. Setelah melakukan evaluasi, kuantitas barang
yang akan dibeli akan di-entry pada sistem SAP modul MM berdasarkan
hasil evaluasi tersebut. Setelah kuantitas barang di-entry, Staf Biro
Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan men-convert planned
order menjadi PR. Proses evaluasi ini hanya dilakukan untuk pembelian
barang planned stock. Untuk pembelian barang unplanned stock, planned
order yang sudah terbentuk akan langsung di-convert menjadi PR.
PR dibuat oleh Staf Bidang Perencanaan dan Pengendalian
Perbekalan pada sistem SAP modul MM. Semua PR yang terbentuk akan
diverifikasi awal secara akurat mengenai jumlah dan jenis barang yang
40
akan dibeli oleh Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan.

Apabila terdapat koreksi terhadap jumlah barang yang akan dibeli, maka
akan dilakukan koreksi pada PR yang sudah terbentuk. Proses koreksi
untuk barang planned stock berdasarkan hasil evaluasi ulang pembelian
yang dilakukan oleh Staf Bidang Perencanaan dan Pengendalian
Perbekalan. Sedangkan proses koreksi untuk barang unplanned stock
berdasarkan hasil konfirmasi dengan user terkait untuk mendapat
keyakinan bahwa barang yang dibeli tersebut memang benar-benar
dibutuhkan oleh user.
Setelah Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan
melakukan verifikasi awal terhadap PR, PR akan disetujui pada sistem
SAP modul MM sesuai dengan level otorisasi. Setelah PR disetujui sesuai
dengan level otorisasi, maka PR akan dicetak dan akan dikirimkan kepada
level otorisasi terkait untuk diverifikasi serta diparaf atau ditandatangani.
Level otorisasi persetujuan PR pada sistem SAP dan penandatanganan PR
adalah sebagai berikut:
Untuk pembelian hingga 25 juta akan disetujui oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan
Untuk pembelian lebih dari 25 juta hingga 150 juta akan disetujui oleh
Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan dan Kepala
Departmen Perbekalan
Untuk pembelian lebih dari 150 juta hingga 2 Milyar akan disetujui
oleh Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala
Departmen Perbekalan, dan Direktur Penelitian dan Pengembangan
Operasi.
Untuk pembelian lebih dari 2 Milyar akan disetujui oleh Kepala Biro
Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala Departmen
Perbekalan, Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta
Direktur Utama.
PR yang sudah disetujui sesuai dengan level otorisasi, selanjutnya
akan dikirimkan kepada Biro Pengadaan Barang untuk melakukan proses

41
pembelian. Secara lebih ringkas, proses pemesanan barang Planned Stock

dapat dilihat pada lampiran 2, sedangkan proses pemesanan barang Unplanned Stock dapat dilihat pada lampiran 3.
ii. Barang Expense
Barang expense adalah barang yang langsung digunakan oleh user.
Proses pemesanan untuk pembelian barang expense dapat dilihat pada
gambar 4.2. Untuk pembelian barang expense, user dapat membuat PR
langsung pada sistem SAP modul MM tanpa perlu terlebih dahulu
melakukan reservasi kepada Biro Perencanaan dan Pengendalian
Perbekalan. PR yang sudah terbentuk akan disetujui pada sistem SAP
sesuai level otorisasi dari user. Setelah PR disetujui pada sistem SAP,
selanjutnya PR dicetak serta diparaf atau ditandatangani oleh level
otorisasi yang sama dan selanjutnya akan dikirimkan kepada Biro
Pengadaan Barang untuk melakukan proses pembelian. Secara lebih
ringkas, proses pemesanan barang expense dapat dilihat pada lampiran 4.
iii. Barang Capital Expenditure (CAPEX)
Barang CAPEX adalah barang yang diinvestasikan dan memiliki
nilai nominal yang tinggi sehingga biasanya untuk pembelian CAPEX
sudah dianggarkan sejak awal tahun. Proses pemesanan untuk pembelian
barang CAPEX dapat dilihat pada gambar 4.2. Untuk pembelian barang
CAPEX, user dapat membuat PR langsung pada sistem SAP modul MM
tanpa perlu terlebih dahulu melakukan reservasi kepada Biro Perencanaan
dan Pengendalian Perbekalan. PR yang sudah terbentuk akan disetujui
pada sistem SAP modul MM sesuai level otorisasi dari user. Setelah PR
disetujui pada sistem SAP, selanjutnya PR dicetak serta diparaf atau
ditandatangani oleh level otorisasi yang sama dan selanjutnya akan
dikirimkan kepada Biro Pengadaan Barang untuk melakukan proses
pembelian. Secara lebih ringkas, proses pemesanan barang CAPEX dapat
dilihat pada lampiran 4.
42
Gambar 4.2 Proses Pemesanan Barang Expense, CAPEX dan

Pengadaan Jasa
b. Proses pembuatan PR untuk pengadaan jasa

Proses pemesanan untuk pengadaan jasa dapat dilihat pada gambar 4.2.
Untuk melakukan pengadaan jasa, user akan membuat dokumen spesifikasi
teknis pengadaan jasa serta secara langsung membuat PR pada sistem SAP
modul. Dokumen spesifikasi teknis pengadaan jasa merupakan dokumen yang
berisi detail-detail pengadaan jasa yang diinginkan oleh user. PR beserta
dokumen spesifikasi teknis pengadaan jasa akan disetujui pada sistem SAP
modul MM sesuai level otorisasi dari user. Setelah PR disetujui pada sistem
SAP, selanjutnya PR dicetak serta diparaf atau ditandatangani oleh level
otorisasi yang sama dan selanjutnya akan dikirimkan kepada Biro Pengadaan
Jasa untuk melakukan poses pengadaan jasa. Secara lebih ringkas, proses
pemesanan pengadaan jasa dapat dilihat pada lampiran 4.
Berdasarkan PR yang dibuat oleh user dan telah disetujui sesuai level
otorisasi, bagian pengadaan akan melakukan pemilihan supplier. PR yang belum
disetujui sesuai dengan level otorisasi yang berlaku tidak akan dilakukan proses
pembeliannya oleh bagian pengadaan. Proses pemilihan supplier terbagi atas tiga
43
proses, yaitu proses tender, proses tunjuk langsung, dan proses pembelian
langsung.
a. Proses tender
Dalam proses tender, terlebih dahulu dilakukan pemilihan supplier
potensial yang sesuai dengan pengadaan terkait. Rekomendasi supplier
potensial ini dilakukan oleh Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian
Perbekalan dengan menggunakan bidder list system. Bidder list system
merupakan sistem yang digunakan untuk pengelolaan pengelompokkan
material atau jasa yang disediakan oleh para supplier. Data ini digunakan
sebagai sources of supply untuk proses seleksi supplier yang akan diundang
dalam proses tender. Supplier rekomendasi yang terpilih untuk mengikuti
proses tender akan didokumentasikan dalam form bidder list. Form bidder list
akan diverifikasi oleh Kepala Bidang dan Kepala Biro Pengadaan Barang
ataupun Jasa terkait kesesuaian vendor terhadap barang dan jasa yang ingin
dibeli oleh perusahaan. Apabila mereka ingin menambahkan supplier, maka
akan langsung dicantumkan pada form bidder list. Apabila mereka ingin
menghapus salah satu supplier yang direkomendasikan, maka nama supplier
terkait akan dicoret pada form tersebut. Setelah melakukan verifikasi, Kepala
Bidang dan Kepala Biro Pengadaan Barang ataupun Jasa akan memberikan
tanda tangan pada form bidder list.
Setelah form bidder list disetujui, maka selanjutnya bagian pengadaan
akan membuat request for quotation (RFQ) pada sistem SAP modul MM yang
selanjutnya akan dikirim kepada setiap supplier terpilih yang tercantum pada
form bidder list melalui email. Sebagai bukti telah melakukan pengiriman
RFQ melalui email, Staf Bidang Pengadaan akan mendokumentasikan sent
items email pengiriman RFQ tersebut. Berdasarkan dokumen RFQ yang
dikirimkan kepada supplier, supplier akan datang untuk menghadiri proses
tender pada waktu yang sudah ditentukan dengan membawa surat penawaran
dan beberapa dokumen pendukung, seperti brosur sesuai dengan yang
tercantum pada RFQ.
Pada saat melakukan tender, Staf Pengadaan akan melakukan
verifikasi terhadap surat penawaran dan beberapa dokumen pendukung dari
44
Supplier. Surat penawaran dan dokumen pendukung dari supplier yang tidak
lolos verifikasi tidak dilanjutkan ke tahap evaluasi. Sedangkan surat
penawaran dan dokumen pendukung dari supplier yang telah lolos verifikasi
akan dilanjutkan ke tahap evaluasi. Proses evaluasi tender yang terbagi atas
dua macam evaluasi, yaitu evaluasi spesifikasi teknis dan evaluasi harga.
Evaluasi spesifikasi teknis akan dilakukan oleh user, sedangkan evaluasi harga
akan dilakukan oleh bagian pengadaan. Hasil evaluasi teknis akan diverifikasi
dan ditandatangani oleh level otorisasi user. Sedangkan hasil evaluasi harga
akan diverifikasi dan ditandatangani oleh Kepala Bidang dan Kepala Biro
Pengadaan Barang atau Jasa. Supplier terpilih merupakan supplier yang lolos
evaluasi spesifikasi teknis dengan harga penawaran terendah.
Untuk mendapatkan harga terbaik, setelah dipilih satu supplier
berdasarkan hasil evaluasi, maka bagian pengadaan akan mengirim surat
permintaan diskon kepada supplier terkait. Surat tersebut diverifikasi oleh
Kepala Bidang dan ditandatangani oleh Kepala Biro Pengadaan Jasa atau
Barang.
Setelah mendapat balasan dari surat permintaan diskon, maka
selanjutnya Staf Bidang Pengadaan akan membuat kontrak perjanjian jual beli
untuk pengadaan barang, sedangkan untuk setiap pengadaan jasa akan
dibuatkan kontrak kerja. Kontrak perjanjian jual beli atau kontrak kerja
merupakan dokumen yang berisi detail proses pengadaan yang diinginkan oleh
PT ABC. Khusus untuk kontrak jual beli barang persediaan memiliki masa
berlaku selama satu tahun dimana harga barang persediaan yang berlaku
selama satu tahun berdasarkan kontrak tersebut. Hal ini dilakukan oleh PT
ABC untuk mendapatkan harga terbaik untuk barang persediaan dan
mengurangi biaya untuk melakukan proses tender. Kontrak jual beli atau
kontrak kerja yang telah disusun oleh Staf Bidang Pengadaan akan diverifikasi
oleh Kepala Bidang. Setelah dilakukan verifikasi oleh Kepala Bidang
Pengadaan, maka selanjutnya kontrak jual beli atau kontrak kerja akan
diverifikasi dan ditandatangani oleh level otorisasi dan supplier. Level
otorisasi dalam persetujuan kontrak sama dengan level otorisasi pada
persetujuan PO.
45
Setelah kontrak jual beli disetujui, maka selanjutnya Staf Bidang

Pengadaan membuat PO pada sistem SAP modul MM. PO yang terbentuk
akan disetujui sesuai level otorisasi pada sistem SAP modul MM. Setelah
disetujui sesuai level otorisasi, PO dicetak dan diverifikasi awal oleh Kepala
Bidang Pengadaan. Setelah dilakukan verifikasi awal oleh Kepala Bidang
Pengadaan, maka PO akan dikirimkan kepada level otorisasi untuk diverifikasi
kembali serta diparaf atau ditandatangani. Secara lebih ringkas, proses
pengadaan melalui proses tender dapat dilihat pada lampiran 6.
Level otorisasi persetujuan kontrak, persetujuan PO pada sistem SAP
dan penandatanganan PO adalah sebagai berikut :
Untuk PO dengan jumlah hingga 25 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa
Untuk PO dengan jumlah lebih dari 25 juta hingga 250 juta akan
diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan
ditandatangani Kepala Departemen Perbekalan.
Untuk PO dengan jumlah lebih dari 250 juta hingga 1,5 milyar akan
diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan Kepala
Departemen Perbekalan serta ditandatangani oleh Direktur Penelitian
dan Pengembangan Operasi.
Untuk PO dengan jumlah lebih dari 1,5 milyar akan diparaf oleh
Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa, Kepala Departemen
Perbekalan dan Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta
ditandatangani oleh Direktur Utama.
PO yang dicetak terdiri dari lima rangkap, yaitu :
Rangkap pertama akan diberikan kepada supplier
Rangkap kedua akan diarsipkan oleh Biro Pengadaan Barang atau Jasa
Rangkap ketiga untuk Bidang Akuntansi Hutang
Rangkap keempat untuk Bidang Kas dan Bank
Rangkap kelima untuk Bidang Penerimaan Barang di gudang
46
b. Proses tunjuk langsung

Proses tunjuk langsung merupakan proses pembelian yang dilakukan
karena kebutuhan yang sangat mendesak dan jika tidak dilakukan dapat
mengganggu proses produksi atau proses lain yang dapat mempengaruhi
kinerja perusahaan. PR yang sudah dibuat oleh user harus disetujui terlebih
dahulu oleh Direksi yang bertanggung jawab atas user bersangkutan dan
disertakan dengan surat permohonan tunjuk langsung. Pada surat permohonan
tunjuk langsung tersebut tertulis nama supplier yang telah ditentukan oleh
user. Apabila PR dan surat permohonan tunjuk langsung telah disetujui oleh
Direksi terkait, maka Staf Bagian pengadaan akan membuat PO pada sistem
SAP modul MM yang akan dikirimkan kepada supplier yang tertulis pada
surat permohonan tunjuk langsung tersebut. Proses pembuatan hingga
persetujuan PO akan mengacu pada proses pembuatan dan persetujuan PO
pada proses tender.
c. Proses pembelian langsung
Untuk proses pembelian langsung, pemilihan supplier berdasarkan
kontrak pembelian yang sebelumnya telah disetujui oleh supplier barang
terkait dengan PT ABC. Keuntungan dari kontrak pembelian tersebut adalah
harga barang yang ditawarkan supplier tetap selama satu tahun selama masa
kontrak berlaku. Proses pembelian langsung ini sering kali dilakukan pada
pengadaan barang persediaan. Berdasarkan PR yang sudah dibuat oleh Biro
Perencanaan dan Pengelolaan Persediaan serta telah disetujui oleh level
otorisasi terkait, maka Staf Bagian Pengadaan akan membuat PO pada modul
MM. Proses pembuatan hingga persetujuan PO akan mengacu pada proses
pembuatan dan persetujuan PO pada proses tender. Secara lebih ringkas,
proses pembelian langsung dapat dilihat pada lampiran 5.
4.2.1.1 Tujuan pengendalian pada tahap ordering materials, supplies, and

services
Tujuan pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh pembelian
telah diotorisasi pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung
berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ). PT ABC menggunakan MRP
47
controller untuk barang planned stock dimana proses pemesanan berdasarakan

reorder point pada MRP dan untuk barang unplanned stock berdasarkan resevasi
user. Jumlah barang yang ingin dibeli tidak hanya berdasarkan rekomendasi dari
MRP, namun juga akan melalui proses evaluasi untuk menganalisa dan
mendapatkan data riil terhadap jumlah barang aktual yang benar-benar dibutuhkan
untuk barang planned stock ataupun melalui proses konfirmasi kepada user terkait
untuk mendapat keyakinan bahwa barang yang dibeli tersebut memang benarbenar dibutuhkan oleh user untuk barang unplanned stock. Namun, MRP
controller tidak digunakan pada proses pembelian barang expense atau CAPEX.
Pembatasan anggaran pada setiap departmen merupakan pengendalian yang
dilakukan agar suatu departemen tidak membeli barang expense secara berlebih.
Sebagai suatu bentuk pengendaliannya, pembelian barang expense akan langsung
mengurangi anggaran departemen terkait yang merupakan user dari pembelian
barang expense tersebut. Apabila suatu departemen kehabisan anggaran karena
melakukan
pembelian
barang
expense
secara
berlebih,
maka
sebagai
konsekuensinya departemen tersebut tidak akan mendapat anggaran tambahan

pada tahun berjalan. Sedangkan untuk pembelian CAPEX, pembiayaannya sudah
direncanakan dan dianggarkan pada awal tahun.
4.2.1.2 Risk Assesment pada tahap ordering materials, supplies, and services
Pada bab 3 telah dijelaskan tentang risiko-risiko yang mungkin terjadi
pada siklus pengeluaran beserta komponen pengendaliannya. Berikut ini penulis
akan membahas satu per satu apakah pengendalian yang sudah dilakukan oleh PT
ABC dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi berdasarkan teori pada tahap
pemesanan barang dan jasa.
a. Pencatatan persediaan yang tidak akurat
PT ABC melakukan stock opname untuk melakukan pengecekan fisik di
gudang yang dibandingkan dengan pencatatan persediaan di SAP, namun
hal tersebut dilakukan secara tidak rutin. Stock Opname dilakukan dan
diverifikasi oleh Satuan Pengawas Internal dan Biro Pengelolaan
Persediaan serta dilaporkan kepada para direksi. Sering kali terjadi
persediaan
barang
curah
mengalami
perbedaan
pencatatan
yang
48
diakibatkan dari lokasi penyimpanan barang curah yang semi tertutup

sehingga apabila terjadi hujan dapat mengurangi persediaan yang ada.
Pengendalian lainnya adalah penggunaan metode MRP yang menganalisa
batas maksimum dan minimum persediaan di gudang sehingga proses
produksi dapat terus berjalan tanpa ada gangguan kurangnya persediaan di
gudang.
b. Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan
PT ABC memiliki fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian
dimana proses pembelian hanya dilakukan oleh bagian pengadaan
walaupun permintaan pembelian dapat berasal dari banyak divisi lainnya.
Seluruh PR yang diproses pembeliannya hanya PR yang sudah diotorisasi
oleh level otorisasi yang berlaku. Khusus untuk barang persediaan, proses
pembelian hanya akan dilakukan ketika MRP menunjukkan reorder point
yang merupakan batas minimum jumlah suatu persediaan di gudang.
c. Membeli barang pada saat harga tinggi
PT ABC melakukan beberapa kontrak pembelian dengan beberapa
supplier yang menyediakan barang-barang yang sering dibutuhkan oleh
perusahaan (barang persediaan). Keuntungan dari kontrak pembelian ini
adalah harga barang yang disediakan oleh supplier tetap selama satu tahun.
Kontrak pembelian ini hanya berlaku untuk satu tahun. Ketika tahun
berikutnya supplier bersedia menawarkan barang yang sama dengan harga
yang sama pula, maka kontrak akan langsung diperpanjang. Namun jika
supplier menginginkan kenaikan harga, maka akan dilakukan tender ulang
untuk pemilihan supplier untuk barang terkait. Untuk mendapatkan harga
yang terbaik, ketika diadakan tender pembelian, supplier terpilih
merupakan supplier yang lolos evaluasi spesifikasi teknis dengan harga
terendah dan juga bagian pengadaan akan mengirimkan surat permintaan
diskon kepada supplier terpilih. Seluruh PO pengadaan akan diverifikasi
awal oleh Kepala Bidang Pengadaan dan kemudian akan diverifikasi lebih
lanjut serta disetujui sesuai dengan level otorisasi yang berlaku. Selain itu,
pengendalian anggaran juga dilakukan oleh PT ABC. Pembelian barang
expense akan langsung mengurangi anggaran departemen terkait yang
49
merupakan user dari pembelian barang expense tersebut. Sedangkan untuk

pembelian CAPEX, pembiayaannya sudah direncanakan dan dianggarkan
pada awal tahun.
d. Membeli barang dengan kualitas rendah
Setiap supplier yang ingin menjadi rekanan dari PT ABC harus memenuhi
syarat-syarat yang telah ditentukan oleh PT ABC dan juga harus melalui
proses presentasi dan uji coba. Apabila supplier tersebut lolos, kemudian
baru akan dimasukkan datanya dalam supplier master file. Semua
pembelian di PT ABC hanya dilakukan kepada supplier-supplier yang
telah diotorisasi dan telah tercatat datanya pada supplier master file. Untuk
mendapatkan kualitas terbaik, inspeksi penerimaaan barang yang
dilakukan oleh Bidang Penerimaan Barang juga bertujuan untuk menilai
kualitas barang yang dikirimkan oleh supplier selain juga untuk
menghitung kuantitasnya.
e. Supplier yang tidak dapat diandalkan
Seluruh supplier yang ingin menjadi rekanan PT ABC harus memenuhi
syarat-syarat yang telah ditentukan oleh PT ABC dan juga harus melalui
proses presentasi dan uji coba. Selain itu, Biro Perencanaan dan
Pengendalian Perbekalan melakukan evaluasi kinerja supplier berdasarkan
ketepatan waktu pengiriman barang yang dilakukan setiap tiga bulan.
Sistem SAP merupakan aplikasi bisnis yang menggunakan platform
enterprise resources planning (ERP) sehingga sistem dapat melacak
supplier yang telat melakukan pengiriman barang. Bagi supplier yang
sering kali telat melakukan pengiriman barang akan mendapat sanksi
seperti tidak boleh diikutsertakan dalam proses tender dalam jangka waktu
tertentu.
f. Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi
Probabilitas risiko ini terjadi sangatlah kecil karena proses pembelian
hanya bisa dilakukan kepada supplier yang sudah terotorisasi dan tercatat
dan supplier master file. PO tidak dapat terbentuk pada sistem SAP
apabila supplier yang diinginkan tidak tercatat dalam supplier master file
50
sehingga dapat dikatakan bahwa sistem SAP sudah dikonfigurasi untuk

melakukan pembelian hanya kepada supplier yang telah terotorisasi.
g. Kickbacks
Dalam proses tender, evaluasi spesifikasi teknis barang yang dipesan
dilakukan oleh user terkait, sedangkan untuk evaluasi harga dilakukan
oleh bagian pengadaan dengan memilih supplier yang lolos spesifikasi
teknis dengan harga yang termurah. Hal tersebut dilakukan untuk
meminimalisasi subjektivitas pemilihan supplier dari bagian pengadaan.
Selain itu, PT ABC melakukan reorganisasi dari struktur organisasi
perusahaan yang dilakukan setiap tahun sebagai salah satu cara untuk
melakukan rotasi pekerjaan.
4.2.1.3 Control Activity pada tahap ordering materials, supplies, and services
a. Adequate separation of duties
Pemisahan tanggung jawab pada tahap ini sudah jelas dan memadai.
Terdapat pemisahan tanggung jawab antara proses pembuatan PR dan
pembuatan PO serta level-level otorisasi yang yang harus menyetujuinya.
Setiap Staf Bidang Pengadaan beserta level otorisasinya memiliki User Id
SAP serta password-nya masing-masing untuk mencegah terjadinya
kecurangan pada proses pembelian. Staf yang bertanggung jawab untuk
membuat PR atau PO tidak dapat melakukan persetujuan terhadap PR dan
PO tersebut pada sistem SAP karena bukan merupakan level otorisasi dan
mereka tidak memiliki akses untuk melakukan otorisasinya.
b. Proper authorization of transactions and activities
Level otorisasi pada proses persetujuan PR dan PO sudah memadai. PR
yang akan dilanjutkan proses pembeliannya hanyalah PR yang sudah
disetujui oleh level otorisasi. Apabila PR belum disetujui pada sistem
SAP, maka sistem SAP tidak bisa membuat PO dengan nomor PR terkait.
Proses persetujuan PR atau PO dilakukan dengan dua cara, yaitu proses
persetujuan yang dilakukan pada sistem SAP modul MM dan proses
penandatanganan pada dokumen PR atau PO yang sudah dicetak. Level
otorisasi untuk PR barang expense, CAPEX, atau pengadaan jasa
menyesuaikan dengan level otorisasi User yang merupakan unit kerja yang
51
membutuhkan pengadaan. Level otorisasi untuk PR barang persediaan

adalah sebagai berikut :
Untuk pembelian hingga 25 juta akan disetujui oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan
Untuk pembelian lebih dari 25 juta hingga 150 juta akan disetujui oleh
Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan dan Kepala
Departmen Perbekalan
Untuk pembelian lebih dari 150 juta hingga 2 Milyar akan disetujui
oleh Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala
Departmen Perbekalan, dan Direktur Penelitian dan Pengembangan
Operasi.
Untuk pembelian lebih dari 2 Milyar akan disetujui oleh Kepala Biro
Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala Departmen
Perbekalan, Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta
Direktur Utama.
Sedangkan level otorisasi untuk persetujuan PO adalah sebagai berikut :
Untuk PO dengan jumlah hingga 25 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa
Untuk PO dengan jumlah lebih dari 25 juta hingga 250 juta akan
diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan
ditandatangani Kepala Departemen Perbekalan.
Untuk PO dengan jumlah lebih dari 250 juta hingga 1,5 milyar akan
diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan Kepala
Departemen Perbekalan serta ditandatangani oleh Direktur Penelitian
dan Pengembangan Operasi.
Untuk PO dengan jumlah lebih dari 1,5 milyar akan diparaf oleh
Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa, Kepala Departemen
Perbekalan dan Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta
ditandatangani oleh Direktur Utama.
c. Adequate documents and records

PR, RFQ dan PO merupakan prenumbered document yang bertujuan untuk
mengontrol dokumen tersebut dan memudahkan bagian pengadaan
52
melakukan pencarian terhadap pengadaan terkait. Untuk meminimalisasi

pembuatan PO yang berbeda pada pengadaan yang sama, maka PO yang
dicetak memiliki rangkap lima dan akan dikirimkan kepada pihak-pihak
yang terkait. Dokumen yang terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :
PR : dokumen permintaan pembelian dari user
Dokumen spesifikasi teknis pengadaan jasa : dokumen yang berisi

detail-detail pengadaan jasa yang diinginkan oleh user
Form bidder list : daftar supplier rekomendasi untuk mengikuti proses

tender
RFQ : dokumen permintaan penawaran kepada supplier untuk

mengikuti proses tender
Dokumen evaluasi teknis : dokumen yang digunakan user untuk

melakukan evaluasi teknis dengan membandingkan barang atau jasa
yang diinginkan user dengan penawaran yang diberikan oleh supplier.
Dokumen evaluasi harga : dokumen yang digunakan bagian pengadaan

untuk melakukan evaluasi harga yang berupa tabulasi harga dari
berbagai penawaran supplier.
PO : dokumen permintaan pemesanan barang atau jasa yang dibuat

bagian pengadaan dan ditujukan kepada supplier.
d. Physical control over assets and records

Aktivitas pengendalian ini tidak relevan untuk diimplementasikan pada
tahap pemesanan barang karena aktivitas pengendalian physical control
over assets and records pada siklus pengeluaran hanya dapat
diimplementasikan pada proses penerimaan dan penyimpanan barang serta
proses pembayaran kas. Pada proses penerimaan dan penyimpanan barang,
pengamanan dilakukan untuk mengamankan persediaan perusahaan,
sedangkan pada proses pembayaran kas, pengamanan dilakukan untuk
mengamankan kas perusahaan.
e. Independent checks on performance
Level otorisasi tidak hanya memberikan persetujuan lalu kemudian
menandatangani dokumen PR atau PO, namun mereka juga harus
melakukan verifikasi akurasi dan kelengkapan terhadap jenis dan jumlah
53
barang yang akan dipesan kepada supplier. Proses verifikasi dokumen

tidak hanya dilakukan pada dokumen PR atau PO, namun juga terhadap
dokumen-dokumen terkait lainnya pada proses pengadaan, seperti form
bidder list, dokumen evaluasi teknis atau dokumen evaluasi harga.
Verifikasi bertingkat yang dilakukan oleh PT ABC bertujuan untuk
meminimalisasi setiap risiko yang mungkin terjadi pada proses pengadaan.
4.2.2
Receiving and storing goods

Tahap
kedua
pada
siklus
pengeluaran
adalah
penerimaan
dan
penyimpanan barang. Tahap ini terbagi atas dua proses, yaitu proses penerimaan
dan penyimpanan barang dan proses penerimaan jasa.
a. Proses penerimaan dan penyimpanan barang
Alur proses penerimaan dan penyimpanan barang dapat dilihat pada
gambar 4.3 berikut ini :
Gambar 4.3 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Biro pengelolaan persediaan akan menerima seluruh barang pembelian

yang dikirimkan oleh supplier. Ketika terdapat penerimaan barang di gudang,
maka Staf Bidang Penerimaan Barang akan melakukan verifikasi terhadap
packing slip dan PO terkait. Selanjutnya, staf Bidang Penerimaan Barang akan
membuat form inspection report pada sistem SAP modul MM dan kemudian
54
dicetak. Setelah membuat form inspection report, maka akan dilakukan

inspeksi untuk mengidentifikasi dan melakukan verifikasi terhadap kualitas
dan kuantitas barang dari supplier. Inspeksi penerimaan barang non-curah
dilakukan oleh user, Staf Penerimaan Barang beserta supplier. Sedangkan
inspeksi penerimaan barang curah akan dilakukan oleh konsultan independen.
Form inspection report akan dilengkapi oleh user serta diverifikasi dan
ditandatangani oleh para inspector, yaitu staf penerimaan barang, user,
supplier ataupun konsultan untuk penerimaan barang curah. Form inspection
report yang sudah disetujui oleh inspector akan dikirimkan kepada Kepala
Bidang Penerimaan Barang untuk dilakukan verifikasi kembali terhadap
akurasi jumlah barang yang diterima. Setelah melakukan verifikasi, Kepala
Bidang Penerimaan Barang akan memberikan paraf dan selanjutnya Form
Inspection Report akan dikirimkan kepada Kepala Biro Pengelolaan
Persediaan untuk dilakukan verifikasi akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi
lebih lanjut, maka Kepala Biro Pengelolaan Persediaan akan menandatangani
Form Inspection Report.
Berdasarkan inspection report yang telah ditandatangani oleh Kepala
Biro Pengelolaan Persediaan, Staf Bidang Penerimaan Barang membuat Good
Receipt pada sistem SAP modul MM. Jumlah barang yang diakui pada good
receipt berdasarkan jumlah barang yang lolos inpeksi. Barang yang tidak lolos
inspeksi akan langsung dikembalikan kepada supplier tanpa disertakan debit
memo karena supplier juga mengikuti proses inspeksi. Good Receipt yang
dicetak terdiri dari beberapa rangkap, yaitu :
Rangkap kedua akan diarsipkan oleh Biro Pengadaan Barang
Rangkap kelima untuk Bidang Penerimaan Barang di gudang

Good Receipt yang telah dicetak akan diverifikasi akurasinya oleh
Kepala Bidang Penerimaan Barang dan setelah diverifikasi akan diparaf.

Setelah good receipt disetujui oleh Kepala Bidang Penerimaan Barang, maka
55
good receipt akan dikirimkan kepada Kepala Biro Pengelolaan Persediaan

untuk dilakukan verifikasi akurasi lebih lanjut. Setelah dilakukan verifikasi
akurasi lebih lanjut, maka good receipt akan ditandatangani oleh Kepala Biro
Pengelolaan Persediaan. Good Receipt yang telah disetujui oleh Kepala Biro
Pengelolaan Persediaan akan dikirimkan ke supplier. Selain itu, Good Receipt
beserta PO dan dokumen pendukung lainnya akan dikirimkan kepada Bidang
Akuntansi Hutang untuk diproses lebih lanjut. Secara ringkas, proses
penerimaan barang dapat dilihat pada lampiran 7.
Untuk proses penerimaan barang nonpersediaan, setelah proses good
receipt disetujui, maka barang non-persediaan yang diterima di gudang akan
dikirimkan kepada user. Apabila barang tersebut belum akan digunakan oleh
user, maka barang tersebut akan dititipkan untuk sementara waktu di Gudang
Penyimpanan Barang. Secara lebih ringkas, proses penyimpanan barang nonstock dapat dilihat pada lampiran 9.
Untuk barang persediaan yang diterima di gudang, setelah proses good
receipt disetujui maka akan dikirimkan ke gudang penyimpanan barang
dengan menyertakan dokumen transfer slip. Transfer Slip dibuat pada sistem
SAP modul MM oleh Staf Bidang Penerimaan Barang. Transfer Slip yang
terbentuk akan diverifikasi dan diparaf oleh Kepala Bidang Penerimaan
Barang dan ditandatangani oleh Kepala Biro Pengelolaan Persediaan.
Berdasarkan dokumen Transfer Slip, Staf Bidang Penerimaan Barang akan
melakukan proses pencatatan penyimpanan barang persediaan pada system
SAP modul MM. Secara ringkas, proses penyimpanan barang dapat dilihat
pada lampiran 8.
56
b. Proses penerimaan jasa

Alur proses penerimaan jasa dapat dilihat pada gambar 4.4 berikut ini :
Gambar 4.4 Proses Penerimaan Jasa
Untuk penerimaan jasa, bagian pengadaan jasa akan menerima berita

acara serah terima jasa yang ditandatangani oleh user dan supplier. Dokumen
tersebut menandakan bahwa pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Berita
acara serah terima jasa dibuat oleh user dan dicetak sebanyak tiga rangkap,
yaitu :
Rangkap pertama untuk Biro Pengadaan Jasa
Rangkap kedua untuk diarsipkan oleh user
Rangkap ketiga untuk supplier
Berdasarkan berita acara serah terima jasa, maka bagian pengadaan jasa
akan membuat service acceptance pada sistem SAP modul MM dan kemudian
dicetak. Service acceptance yang dicetak terdiri dari beberapa rangkap, yaitu :
Rangkap kedua akan diarsipkan oleh Biro Pengadaan Jasa
Rangkap kelima akan diarsipkan oleh user

Service Acceptance yang telah dicetak akan diverifikasi dan diparaf
oleh Kepala Bidang Pengadaan Jasa serta ditandatangani oleh Kepala Biro
Pengadaan Jasa. Selanjutnya service acceptance beserta PO dan dokumen
pendukung lainnya akan dikirimkan kepada Bidang Akuntansi Hutang untuk
57
dilakukan proses pencatatan hutang. Secara ringkas, proses penerimaan jasa

dapat dilihat pada lampiran 10.
4.2.2.1 Tujuan pengendalian pada tahap receiving and storing goods
Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh barang yang diterima
telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam
kondisi yang baik sudah terpenuhi. Ketika Biro Pengelolaan Persediaan menerima
barang yang dikirimkan oleh supplier, maka bagian penerimaan barang akan
melakukan inpeksi terhadap kelengkapan dokumen pendukung, kuantitas dan
kualitas barang yang diterima berdasarkan PO yang sesuai. Setelah melakukan
inspeksi, bagian penerimaan barang akan melengkapi inspection report yang akan
ditandatangani oleh inspector. Setelah inspection report disetujui, maka
selanjutnya akan dibuat good receipt yang selanjutnya akan dikirimkan kepada
Bidang Akuntansi Hutang. Good receipt akan diverifikasi oleh Kepala Bidang
Penerimaan Barang dan Kepala Biro Pengelolaan Persediaan.
Untuk memastikan seluruh jasa diotorisasi sebelum dilaksanakan dan
diawasi sehingga pelaksanaannya benar-benar dilakukan maka Biro Pengadaan
Jasa akan memastikan seluruh PR dan PO pengadaan jasa telah disetujui sesuai
dengan level otorisasi. Setelah pengadaan jasa selesai, maka Biro Pengadaan Jasa
akan menerima berita acara serah terima pengadaan jasa yang ditandatangani oleh
user dan supplier. Berita acara serah terima jasa yang merupakan dokumen yang
menandakan pengadaan jasa telah selesai dan dijadikan dasar dalam pembuatan
service acceptance pada sistem SAP modul MM sebagai dasar pengakuan hutang
kepada supplier.
4.2.2.2 Risk assessment pada tahap receiving and storing goods
Selanjutnya penulis akan membahas risiko yang mungkin terjadi pada
tahap penerimaan dan penyimpanan barang serta aktivitas pengendalian yang
dilakukan oleh PT ABC.
a. Menerima barang yang tidak dipesan
Bagian penerimaan barang di gudang hanya akan menerima barang dari
supplier yang dilengkapi dengan salinan PO yang telah terotorisasi. Selain
58
itu, sistem SAP terkonfigurasi untuk tidak dapat membuat good receipt
terhadap barang yang memiliki PO yang belum terotorisasi.
b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Pada saat menerima barang dari supplier, maka akan dilakukan inspeksi
perhitungan dan penilaian kualitas barang yang dilakukan secara manual
oleh bagian penerimaan di gudang, user terkait serta supplier secara
langsung dan ketiganya memberikan verifikasi dan tanda tangan pada
inspection report. Selain itu, PT ABC menggunakan konsultan independen
untuk melakukan perhitungan dan penilaian kualitas barang curah.
c. Verifikasi penerimaan jasa
Ketika pengadaan jasa selesai, bagian pengadaan jasa akan menerima
dokumen berita acara serah terima jasa yang ditandatangani oleh supplier
dan user. Berdasarkan dokumen tersebut, selanjutnya bagian pengadaan
jasa membuat service acceptance yang akan diverifikasi dan diotorisasi
sesuai dengan level otorisasi. Biaya terkait pengadaan jasa akan
dibebankan langsung kepada divisi yang melakukan pengadaan jasa. Hal
tersebut dilakukan untuk meminimalisasi kecurangan yang mungkin
terjadi.
d. Pencurian barang persediaan
PT ABC memiliki pemisahan tanggung jawab pada bagian penerimaan
barang dengan bagian penyimpanan barang di gudang walaupun dibawahi
oleh satu biro, yaitu Biro Pengelolaan Persediaan. Akses terhadap gudang
persediaan dibatasi, hanya orang-orang yang telah terotorisasi yang dapat
masuk ke dalam gudang persediaan. Setiap persediaan yang akan disimpan
di gudang akan didokumentasikan pada dokumen transfer slip yang
diotorisasi oleh Kepala Biro Pengelolaan Persediaan. PT ABC melakukan
stock opname untuk melakukan pengecekan fisik di gudang yang
dibandingkan dengan pencatatan persediaan di SAP, namun hal tersebut
dilakukan secara tidak rutin. Stock Opname dilakukan dan diverifikasi oleh
Satuan Pengawas Internal dan Biro Pengelolaan Persediaan serta
dilaporkan kepada para direksi. Sering kali terjadi persediaan barang curah
mengalami
perbedaan
pencatatan
yang
diakibatkan
dari
lokasi
59
penyimpanan barang curah yang semi tertutup sehingga apabila terjadi

hujan dapat mengurangi persediaan yang ada.
4.2.2.3 Control Activity pada tahap receiving and storing goods
Pemisahan tanggung jawab pada tahap ini ditandai dengan pemisahan
antara bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang.
Bagian penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi
penerimaan barang dan membuat Good Receipt, sedangkan bagian
penyimpanan barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang
persediaan di gudang dan melakukan pencatatan atas jumlah persediaan
yang disimpan di gudang, serta bertanggung jawab untuk melakukan
proses
pengeluaran
barang
persediaan
apabila
bagian
produksi
memerlukan barang persediaan.

Level otorisasi pada proses ini sudah memadai. Otorisasi dilakukan
dengan memberikan paraf atau tanda tangan pada dokumen terkait.
Inspection Report yang telah ditandatangani oleh para inspector serta
Good Receipt yang terbentuk harus disetujui oleh Kepala Bidang
Penerimaan Barang dan Kepala Biro Pengelolaan Persediaan. Untuk
pengadaan jasa, berita acara serah terima jasa harus ditandatangani oleh
user dan supplier serta Services Acceptance akan diverifikasi oleh Kepala
Bidang Pengadaan Jasa dan Kepala Biro Pengadaan Jasa.
Good receipt dan services acceptance adalah prenumbered document
untuk memudahkan fungsi terkait melacak proses penerimaan barang atau
jasa terkait. Untuk mengurangi risiko perbedaan dokumen good receipt
atau services acceptance pada proses penerimaan yang sama, maka kedua
dokumen tersebut dicetak rangkap lima dan akan diberikan kepada pihakpihak terkait. Dokumen yang terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :
Inspection Report : dokumen yang digunakan pada proses inspeksi

penerimaan barang di gudang
60
Good Receipt : dokumen yang digunakan untuk mengakui jumlah

barang yang diterima di gudang berdasarkan hasil inspeksi yang akan
dijadikan dasar pengakuan hutang terhadap supplier terkait.
Transfer Slip : dokumen yang menyertai barang persediaan yang akan

disimpan di gudang penyimpanan barang.
Berita Acara Serah Terima Jasa : dokumen yang dibuat oleh user serta
ditandatangani oleh user dan supplier yang menandakan bahwa
pengadaan jasa terkait telah selesai dilakukan.
Service Acceptance : dokumen yang digunakan untuk mengakui biaya

yang harus dicatat oleh bagian hutang berdasarkan pengadaan jasa
terkait yang telah selesai dilakukan.

Pengendalian fisik terhadap barang persediaan adalah terdapat akses yang
terbatas terhadap gudang penyimpanan barang. Yang memiliki otorisasi
terhadap gudang penyimpanan barang hanyalah Kepala Biro Pengelolaan
Persediaan, Kepala Bidang Penyimpanan barang serta para Staf Bidang
Penyimpanan Barang. Gudang penyimpanan barang dijaga oleh Staf
Bidang Penyimpanan Barang selama 24 jam yang terdiri dari tiga shift
pekerja. Setiap staf yang menjaga gudang penyimpanan berkewajiban
untuk mengisi data absen penjagaan gudang penyimpanan. Selain itu,
gudang
penyimpanan
juga
dilengkapi
dengan
CCTV
untuk
meminimalisasi pencurian dan terdapat tabung pemadam serta fire

extinguisher untuk meminimalisasi risiko kebakaran.
Adanya verifikasi bertingkat pada proses persetujuan inspection report,
good receipt, dan transfer slip merupakan salah satu pengendalian yang
dapat meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi pada saat
pengakuan barang yang diterima dan yang disimpan di gudang. Internal
verification yang dimiliki sistem SAP pada tahap ini adalah sistem tidak
dapat membuat good receipt atau service acceptance apabila nomor PO
terkait tidak tercatat pada sistem SAP atau bisa saja PO sudah terbentuk
61
namun proses persetujuannya belum terpenuhi. Hal tersebut dapat

meminimalisasi kecurangan akan adanya supplier fiktif.
4.2.3
Approving supplier invoices

Tahap ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui tagihan dari
supplier. Proses persetujuan tagihan dari supplier dapat dilihat pada gambar 4.5
berikut ini :
Gambar 4.5 Proses Approving Supplier Invoices
Dokumen penagihan hutang supplier akan disampaikan oleh user kepada

staf Administrasi Perbendaharaan melalui loket penerimaan dokumen tagihan.
Dokumen penagihan hutang merupakan dokumen yang terdiri dari PO, invoice,
good receipt atau service acceptance, faktur pajak dan dokumen pendukung
lainnya. Dokumen penagihan hutang yang diterima akan diverifikasi awal terkait
kelengkapan dokumen dan akurasi nilai tagihan supplier oleh Staf Bidang
Administrasi Perbendaharaan. Dokumen yang tidak lengkap atau dokumen yang
perlu dikoreksi karena kesalahan jumlah tagihan akan langsung dikembalikan
kepada user.
Setelah dilakukan verifikasi awal, dokumen penagihan hutang tersebut
akan diteruskan kepada Staf Back Office Administrasi Perbendaharaan. Staf Back
Office Administrasi Perbendaharaan akan melakukan input pada Sistem
Pengendalian Dokumen Departemen Perbendaharaan dan melakukan verifikasi
kembali terhadap dokumen penagihan hutang. Sistem Pengendalian Dokumen
Departemen Perbendahaan merupakan sistem yang mencatat semua dokumen
penagihan hutang yang masuk kepada Bidang Administrasi Perbendaharaan. Pada
62
saat dokumen penagihan hutang masih diproses di Bidang Administrasi

Perbendaharaan, maka status dokumen penagihan hutang masih berada di Bidang
Administrasi Perbendaharaan. Namun, pada saat dokumen penagihan hutang
sudah selesai diproses, maka sistem ini akan di-update untuk mengubah status
keberadaan dokumen penagihan hutang dan unit kerja yang akan menerima
dokumen penagihan hutang, misalnya Bidang Pajak dan Asuransi atau Bidang
Akuntansi Hutang akan men-update status dokumen penagihan hutang juga pada
sistem ini.
Setelah Dokumen penagihan hutang di-input pada sistem pengendalian
dokumen Departmen Perbendaharaan Staf Back Office Administrasi akan
mengirimkan Dokumen penagihan hutang kepada Kepala Urusan Administrasi
Perbendaharaan
untuk
melakukan
verifikasi
kembali
atas
kelengkapan
dokumennya dan akurasi nilai. Apabila sudah lengkap dan akurat, Kepala Urusan
Administrasi Perbendaharaan akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi.
Dokumen penagihan hutang yang telah diverifikasi dan diparaf akan dikirimkan
kepada Kepala Bidang Administrasi Perbendaharaan untuk dilakukan verifikasi
lebih lanjut. Apabila dokumen pendukung tidak lengkap, maka dokumen akan
dikembalikan kepada user terkait. User akan melengkapi dokumen pendukung
terkait. Setelah sudah dilengkapi, maka user akan memberikan dokumen tagihan
beserta dokumen pendukungnya melalui loket penerimaan dokumen tagihan.
Proses selanjutnya akan mengikuti proses seperti di atas.
Apabila sudah lengkap, Kepala Bidang Administrasi Perbendaharaan akan
memberikan tanda tangan pada lembar verifikasi dokumen. Setelah proses
verifikasi
dokumen
selesai
dilakukan,
Kepala
Bidang
Administrasi
Perbendaharaan akan meneruskan dokumen penagihan hutang kepada Bagian

Pajak dan Asuransi. Staf Bidang Pajak dan Asuransi akan men-update status
keberadaan dokumen pada Sistem Pengendalian Dokumen Administrasi
Perbendaharaan. Staf Bidang Pajak dan Asuransi akan melakukan verifikasi dan
melakukan perhitungan kembali atas akurasi nilai pajak terutang terkait dengan
transaksi pembelian tersebut. Faktur pajak terdiri atas dua rangkap, asli dan
salinannya. Faktur pajak asli akan disimpan oleh bagian pajak, sedangkan salinan
63
faktur pajak akan dijadikan sebagai dokumen pendukung tagihan. Selanjutnya

dokumen tagihan akan dikirimkan ke Bidang Akuntansi Hutang.
Setelah menerima dokumen penagihan hutang dari Bidang Pajak dan
Asuransi, Staf Akuntansi Hutang akan terlebih men-update status keberadaan
dokumen penagihan hutang pada Sistem Pengendalian Dokumen Administrasi
Perbendaharaan. Setelah melakukan update pada sistem pengendalian dokumen,
Staf Bidang Akuntansi Hutang melakukan verifikasi terhadap kelengkapan
dokumen dan akan melakukan proses entry pada sistem SAP modul FI yang akan
disimpan dalam bentuk park invoice. Proses entry invoice ini dilakukan
berdasarkan nomor PO terkait dari proses pengadaan tersebut. Park invoice
merupakan invoice yang terbentuk pada SAP namun invoice tersebut belum diposting ke General Ledger. Selanjutnya, Staf Bidang Akuntansi Hutang akan
menulis nomor park invoice yang tercantum pada SAP pada lembar verifikasi
dokumen serta memberikan paraf dan tanggal entry invoice.
Setelah dilakukan pencatatan park invoice, Staf Akuntansi Hutang akan
mengirimkan dokumen penagihan hutang kepada Kepala Urusan Akuntansi
Hutang yang akan melakukan review dan verifikasi atas park invoice pada sistem
SAP serta kelengkapan dokumen pendukung. Apabila sudah lengkap, Kepala
Urusan Akuntansi Hutang memberikan paraf dan tanggal verifikasi dan
selanjutnya dokumen dikirimkan kepada Kepala Bidang Akuntansi Hutang.
Apabila terjadi kesalahan entry data, maka park invoice tersebut akan diubah pada
sistem SAP oleh Staf Bidang Akuntansi Hutang. Apabila kesalahan berasal dari
user, seperti dokumen pendukung tidak lengkap atau salah penjumlahan tagihan,
maka dokumen akan dikembalikan ke Bidang Administrasi Pembendaharaan yang
selanjutnya akan dikirimkan kepada user untuk dikoreksi. Park invoice akan
diubah sesuai dengan dokumen pendukung yang sudah dikoreksi oleh Staf Bidang
Akuntansi Hutang.
Setelah dokumen selesai diverifikasi oleh Kepala Urusan Akuntansi
Hutang, maka Kepala Bidang Akuntansi Hutang akan melakukan verifikasi
kembali atas kelengkapan dokumen pendukung dan melakukan posting ke
General Ledger sehingga akan terbetuk posted invoice dengan status block for
64
payment, maksudnya dokumen tersebut masih belum siap untuk dilakukan proses
pembayaran. Ketika Bidang Kas dan Bank akan melakukan proses pembayaran,
status block for payment akan diubah menjadi status accepted, maksudnya adalah
dokumen siap untuk dilakukan proses pembayaran.
Setelah di-posting, Staf Bidang Akuntansi Hutang akan mencetak
disbursement voucher. Apabila terjadi kesalahan ketika sudah di-posting, maka
Kepala Bidang Akuntansi Hutang akan mengembalikan dokumen terkait kepada
Administrasi Pembendaharaan yang selanjutnya akan dikirimkan kepada user
untuk dikoreksi. Setelah dokumen dikoreksi, Kepala Bidang Akuntansi Hutang
akan melakukan reverse dan selanjutnya dokumen yang sudah dikoreksi akan dientry ulang oleh staf Bidang Akuntansi Hutang.
Selanjutnya disbursement voucher diotorisasi sesuai dengan level otorisasi
yang sudah ditentukan. Apabila belum terdapat otorisasi dari level otorisasi
terkait, maka Bidang Kas dan Bank belum bisa melakukan pembayaran. Level
otorisasi yang untuk persetujuan disbursement voucher adalah sebagai berikut :
Untuk tagihan sampai dengan Rp 50 juta akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Akuntansi Hutang
Untuk tagihan lebih dari Rp 50 juta Rp 1 milyar akan ditandatangani

oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang dan Kepala Biro Akuntansi
Keuangan
Untuk tagihan lebih dari Rp 1 Milyar akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Akuntansi Hutang, Kepala Biro Akuntansi Keuangan dan Kepala
Departemen Akuntansi
Apabila tagihan yang diproses merupakan tagihan yang standar dan tidak
rumit, maka staf Akuntansi Hutang bisa langsung melakukan posting park
invoice, namun approval dokumen tetap harus ditandatangani oleh level otorisasi
yang sudah ditentukan. Contoh tagihan yang bisa di-posting langsung oleh staf
Akuntansi Hutang misalnya tagihan pembelian barang persediaan atau barang
expense dan tagihan pengadaan jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.
65
Secara ringkas, proses persetujuan tagihan supplier dapat dilihat pada lampiran
11.
4.2.3.1 Tujuan pengendalian pada tahap approving supplier invoices
Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh tagihan supplier
diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan dengan barang atau jasa yang
diterima telah dilakukan oleh PT ABC. Seluruh dokumen penagihan hutang akan
diverifikasi
kelengkapan
dan
akurasinya
oleh
Bidang
Administrasi
Perbendaharaan dan Bidang Akuntansi Hutang dimana untuk pengadaan barang

harus dilampirkan dengan good receipt sebagai bukti bahwa barang telah diterima
oleh bagian gudang dan untuk pengadaan jasa harus dilampirkan dengan service
acceptance sebagai bukti bahwa pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Proses
verifikasi oleh Bidang Administrasi Perbendaharaan dan Bidang Akuntansi
Hutang dapat memakan waktu satu sampai dua minggu, namun seluruh PO yang
dikeluarkan oleh PT ABC memiliki tanggal jatuh tempo selama 30 hari sejak
barang diterima ataupun pengadaan jasa telah selesai.
Untuk mengidentifikasi potongan pembelian yang tersedia, PT ABC tidak
mengenal diskon pada term pembayaran kepada supplier karena pada saat
meminta penawaran supplier sudah disepakati di awal bahwa jatuh tempo
pembayaran adalah selama 30 hari sejak barang diterima ataupun pengadaan jasa
telah selesai. Untuk mendapatkan harga yang terbaik, supplier terpilih pada proses
tender adalah supplier yang lolos evaluasi teknis dengan harga termurah. Selain
itu, PT ABC juga akan mengirimkan surat permintaan diskon kepada supplier
terpilih guna mendapatkan harga terbaik.
Tujuan pengendalian selanjutnya adalah memastikan seluruh bentuk
pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan dicatat secara akurat
berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang. Berdasarkan hasil wawancara
penulis dengan bagian Akuntansi Hutang, perusahaan bisa dibilang hampir tidak
pernah membuat Debit Memo untuk pengembalian barang. Pengakuan jumlah
barang yang selanjutnya berkaitan dengan pengakuan jumlah hutang adalah
berdasarkan hasil inspeksi yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang yang
66
tercantum pada inspection report dan good receipt. Jumlah barang yang diakui
adalah jumlah barang yang lolos inspeksi. Pengembalian barang yang tidak lolos
inspeksi dilakukan pada saat setelah selesai dilakukan inspeksi. Supplier turut
serta dalam melakukan inspeksi dan hasil inspeksi juga disetujui oleh supplier.
Untuk memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan
pengeluaran kas di-posting ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P, posting
pencatatan hutang merupakan tanggung Kepala Bidang Akuntansi Hutang.
Namun karena banyaknya dokumen penagihan hutang maka Kepala Bidang
Akuntansi Hutang membolehkan stafnya untuk melakukan posting pada beberapa
transaksi yang sederhana, seperti pembelian barang persediaan ataupun barang
expense. Hal ini merupakan suatu kelemahan yang seharusnya tidak dilakukan
karena mungkin sekali terjadi ketidaktelitian dari staf terkait sehingga pencatatan
hutang tidak akurat.
Tujuan pengendalian terakhir adalah memastikan seluruh pencatatan
akuntansi dan persediaan telah diamankan. Pengamanan pencatatan akuntansi
dilakukan dengan adanya perbedaan penggunaan user id dan password pada
sistem SAP diantara staf yang melakukan entry invoice pada sistem SAP dengan
kepala bidang yang melakukan posting akun hutang sehingga setiap orang hanya
bisa melakukan akses sebatas tugas dan wewenangnya masing-masing.
4.2.3.2 Risk assessment pada tahap approving supplier invoices
Selanjutnya penulis akan menganalisa risiko yang mungkin terjadi pada
tahap ini serta bentuk pengendalian yang dilakukan oleh PT ABC. Risiko beserta
pengendalian yang dilakukan oleh PT ABC adalah sebagai berikut :
a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier
PT ABC melakukan verifikasi bertingkat dan berulang terhadap akurasi
dan kelengkapan dokumen penagihan hutang dari supplier. Verifikasi
bertingkat dilakukan oleh staf; Kepala Urusan; hingga Kepala Bidang,
sedangkan verifikasi akurasi berulang dilakukan oleh Bidang Administrasi
Perbendaharaan, Bidang Akuntansi Hutang dan Bidang Kas dan Bank.
Selain itu, PT ABC juga melakukan pembatasan akses terhadap supplier
67
master data terutama pada bagian pembayaran supplier. Hanya Bidang

Akuntansi Hutang dan Bidang Kas dan Bank yang dapat mengaksesnya.
b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang
PT ABC melakukan verifikasi bertingkat dan berulang pada Bidang
Akuntansi Hutang dari staf, kepala urusan hingga kepala bidang untuk
mengecek dokumen penagihan hutang. Verifikasi juga dilakukan dengan
membandingkan parked invoice yang terbentuk pada sistem SAP dengan
dokumen penagihan hutang untuk meminimalisasi kesalahan pada saat
entry invoice atau proses posting akun hutang. Yang memiliki otorisasi
melakukan posting akun hutang merupakan Kepala Bidang Akuntansi
Hutang. Namun karena terdapat banyak dokumen penagihan hutang,
Kepala Bidang Akuntansi Hutang membolehkan stafnya untuk melakukan
posting akun hutang pada transaksi yang tidak rumit, seperti pembelian
barang persediaan atau barang expense, sera pengadaan jasa untuk
memperbaiki fasilitas. Ini merupakan salah satu kelemahan pengendalian
dari PT ABC.
4.2.3.3 Control Activity pada tahap approving supplier invoices
Pemisahan tanggung jawab terdapat pada Bidang Akuntansi Hutang
dimana terjadi pemisahan tanggung jawab antara staf yang melakukan
entry invoice pada sistem SAP, Kepala Bidang Akuntansi Hutang yang
memiliki tanggung jawab untuk melakukan posting akun hutang, serta
level otorisasi yang bertanggung jawab untuk menyetujui disbursement
voucher. Namun, pemisahan tanggung jawab tersebut tidak selalu
diimplementasikan
karena
Kepala
Bidang
Akuntansi
Hutang
membolehkan stafnya melakukan posting terhadap pengadaan yang tidak

rumit seperti pembelian barang persediaan atau barang expense serta jasa
perbaikan fasilitas.
Kewajiban untuk melakukan pembayaran terjadi saat barang diterima
sehingga terdapatnya good receipt pada pengadaan barang atau service
68
acceptance pada pengadaan jasa merupakan dokumen pendukung yang

penting yang menunjukkan bahwa barang benar-benar telah diterima oleh
bagian penerimaan di gudang atau pengadaan jasa telah benar-benar
selesai dilakukan. Disbursement voucher akan disetujui melalui proses
penandatanganan oleh level otorisasi yang berlaku. Disbursement voucher
yang belum disetujui oleh level otorisasi tidak dapat dilakukan proses
pembayarannya. Level otorisasi persetujuan Disbursement Voucher adalah
sebagai berikut :
Untuk tagihan sampai dengan Rp 50 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Bidang Akuntansi Hutang
Untuk tagihan lebih dari Rp 50 juta Rp 1 milyar akan ditandatangani

oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang dan Kepala Biro Akuntansi
Keuangan
Untuk tagihan lebih dari Rp 1 Milyar akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Akuntansi Hutang, Kepala Biro Akuntansi Keuangan dan
Kepala Departemen Akuntansi

Park invoice dan posted invoice merupakan dokumen prenumbered yang
dicatat dan disimpan pada sistem SAP. Prenumbered document yang
tercatat pada sistem SAP memudahkan proses pembayaran dan pelacakan
tagihan supplier yang telah tercatat pada sistem SAP. Dokumen yang
terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :
Lembar verifikasi dokumen : selembar dokumen yang digunakan

untuk memverifikasi kelengkapan dokumen penagihan hutang
Disbursement voucher : dokumen yang digunakan sebagai dasar

dilakukan pembayaran terhadap supplier.

Aktivitas pengendalian ini tidak relevan untuk diimplementasikan pada
tahap pemesanan barang karena aktivitas pengendalian physical control
over assets and records pada siklus pengeluaran hanya dapat
diimplementasikan pada proses penerimaan dan penyimpanan barang serta
69
proses pembayaran kas. Pada proses penerimaan dan penyimpanan barang,

pengamanan dilakukan untuk mengamankan persediaan perusahaan,
sedangkan pada proses pembayaran kas, pengamanan dilakukan untuk
Verifikasi bertingkat dan berulang dilakukan oleh Bidang Administrasi
Perbendaharaan, Bidang Pajak dan Asuransi, Bidang Akuntansi Hutang
serta level otorisasi yang berlaku bertujuan untuk meminimalisasi risiko
kesalahan pengakuan hutang kepada supplier. Sistem SAP juga memiliki
internal verification pada proses pembuatan parked invoice. Pembuatan
parked invoice berdasarkan nomor PO terkait sehingga apabila nomor PO
terkait tidak tercatat pada sistem SAP, maka selanjutnya tidak dapat
terbentuk park invoice, tidak dapat melakukan posting dan tidak dapat
melakukan proses pembayaran.
4.2.4
Cash disbursement
Tahap terakhir pada siklus pengeluaran adalah proses pembayaran kas.
Proses pembayaran kas dapat dilihat pada gambar 4.6 berikut ini :
Gambar 4.6 Proses Cash Disbursement

70
Aktivitas pembayaran diawali pada saat Bidang Kas dan Bank menerima
dokumen tagihan yang dilengkapi dengan disbursement voucher yang telah
diotorisasi beserta dokumen pendukung lainnya dari Bidang Akuntansi Hutang.
Staf Bidang Kas dan Bank akan melakukan verifikasi terkait akurasi jumlah,
kelengkapan persetujuan dan ketersediaan nomor rekening yang tercantum pada
disbursement voucher dari Bidang Akuntansi Hutang. Apabila data yang
tercantum pada disbursement voucher belum lengkap, seperti tidak terdapat
nomor rekening, maka Kepala Bidang Kas dan Bank tidak bisa melakukan proses
pembayaran dan dokumen akan dikembalikan kepada Bidang Akuntansi Hutang
untuk dilengkapi. Namun, apabila data yang tercantum pada disbursement
voucher sudah lengkap maka Kepala Bidang Kas dan Bank akan melakukan
pembayaran berdasarkan disbursement voucher tersebut.
Bidang Kas dan Bank akan melakukan pembayaran berdasarkan
berdasarkan tanggal jatuh tempo tagihan. Kepala Bidang Kas dan Bank akan
melihat display pencatatan hutang supplier pada sistem SAP modul FI yang
memuat informasi mengenai tanggal jatuh tempo dan kemudian melakukan sortir
tanggal yang mendekati tanggal jatuh tempo.
Selanjutnya, Kepala Bidang Kas dan Bank akan melakukan pengecekan
anggaran dan ketersediaan dana perusahaan yang dianalisa melalui anggaran arus
kas. Setiap minggu, anggaran arus kas dibuat oleh Kepala Bidang Kas dan Bank
dan diverifikasi serta disetujui secara bertingkat oleh Kepala Biro Pengelolaan
Kas, Kepala Departemen Perbendaharaan dan Direktur Keuangan.
Setelah dilakukan pemilihan supplier yang akan diproses pembayarannya
berdasarkan ketersediaan dana perusahaan, Kepala Bidang Kas dan Bank terlebih
dahulu mengubah posted invoice dengan status block payment yang sebelumnya
telah di-posting oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang pada sistem SAP Modul
FI menjadi posted invoice dengan status accepted, yang berarti dokumen telah
siap untuk dilakukan proses pembayaran.
Kepala Bidang Kas dan Bank mengisi form aplikasi setoran, transfer,
kliring dan inkaso dari bank. Yang memiliki otorisasi untuk melengkapi form
aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso dari bank hanyalah Kepala Bidang
71
Kas dan Bank. Form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso akan disetujui
sesuai dengan level otorisasi berikut :
Pembayaran sampai dengan Rp 25 juta akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan Kas
Pembayaran lebih dari Rp 25 juta sampai dengan Rp 250 juta akan diparaf
oleh Kepala Bidang Kas dan Bank serta ditandatangani oleh Kepala Biro
Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen Pembendaharaan.
Pembayaran lebih dari Rp 250 juta sampai dengan Rp 2 Milyar akan

diparaf oleh Kepala Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan
Kas serta ditandatangani oleh Kepala Departemen Pembendaharaan dan
Direktur Keuangan.
Pembayaran lebih dari Ro 2 Milyar akan diparaf oleh Kepala Bidang Kas
dan Bank, Kepala Biro Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen
Pembendaharaan serta ditandatangani oleh Direktur Keuangan dan
Direktur Utama.
Setelah form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso diotorisasi, form
tersebut beserta beberapa dokumen pendukung seperti nomor rekening dan jumlah
tagihan dikirimkan ke bank oleh Staf Bidang Kas dan Bank. Selanjutnya, bank
yang akan men-transfer tagihan tersebut kepada para supplier.
Setelah menerima bukti setor dari bank, maka Staf Bidang Kas dan Bank
akan melakukan proses outgoing payment pada sistem SAP modul FI. Proses ini
dilakukan untuk membuat jurnal pembayaran pada sistem SAP modul FI. Setelah
dilakukan proses outgoing payment pada sistem SAP, Staf Bidang Kas dan Bank
akan mencetak payment register. Payment register yang terbentuk akan
diverifikasi akurasinya oleh Kepala Urusan Kas dan Bank. Setelah diverifikasi
oleh Kepala Urusan Kas dan Bank, Kepala Urusan Kas dan Bank akan
memberikan paraf dan tanggal verifikasi akurasi pada payment register serta
mengirimkan kepada Kepala Bidang Kas dan Bank untuk melakukan verifikasi
akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi oleh Kepala Bidang Kas dan Bank, maka
Kepala Bidang Kas dan Bank akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi
72
akurasi pada payment register. Bukti setor, payment register serta dokumen
pendukung lainnya akan disatukan dan diarsipkan sesuai tanggal pembayaran.
Untuk menyesuaikan pencatatan pada sistem SAP dengan rekening Koran
perusahaan, setiap harinya staf Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi
dengan melakukan proses manual bank statement pada sistem SAP modul FI.
Hasil rekonsiliasi akan diverifikasi akurasinya oleh Kepala Urusan Kas dan Bank.
Setelah diverifikasi oleh Kepala Urusan Kas dan Bank, Kepala Urusan Kas dan
Bank akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi akurasi terhadap hasil
rekonsiliasi serta mengirimkan kepada Kepala Bidang Kas dan Bank untuk
melakukan verifikasi akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi oleh Kepala Bidang
Kas dan Bank, maka Kepala Bidang Kas dan Bank akan memberikan paraf dan
tanggal verifikasi akurasi pada dokumen hasil rekonsiliasi. Setelah selesai
direkonsiliasi, maka hasil rekonsiliasi akan disatukan dan diarsipkan kembali
dengan dokumen pendukung lainnya oleh Staf Bidang Kas dan Bank berdasarkan
tanggal pembayarannya. Secara ringkas, proses pembayaran kas dapat dilihat pada
lampiran 12.
4.2.4.1 Tujuan pengendalian pada tahap cash disbursement
Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat
secara akurat dan lengkap telah terpenuhi. Dokumen penagihan hutang akan
diverifikasi akurasinya oleh Bidang Kas dan Bank, serta seluruh pengeluaran kas
akan diverifikasi dan diotorisasi oleh level otorisasi yang sesuai. Proses outgoing
payment pada sistem SAP dilakukan untuk membentuk jurnal pembayaran pada
sistem SAP. Untuk memastikan pencatatan yang akurat pada sistem SAP, maka
setiap harinya Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi terhadap rekening
koran dengan pencatatan di SAP.
4.2.4.2 Risk Assessment pada tahap cash disbursement
Risiko yang mungkin terjadi pada tahap pembayaran serta aktivitas
pengendalian yang dilakukan oleh PT ABC adalah sebagai berikut :
73
a. Membayar untuk barang yang tidak diterima

PT ABC memiliki kebijakan bahwa hanya pengadaan yang telah terdapat
good receipt atau service acceptance yang akan dilakukan proses
pembayarannya. Oleh karena itu, ketika melakukan verifikasi dokumen
penagihan hutang, good receipt pada pengadaan barang atau service
acceptance pada pengadaan jasa merupakan dokumen pendukung
terpenting yang harus diverifikasi. Apabila dokumen penagihan hutang
tidak memiliki good receipt atau service acceptance maka proses
pembayaran belum bisa dilakukan. Good receipt terlebih dahulu
diverifikasi oleh Kepala Bidang Penerimaan Barang dan Kepala Biro
Pengelolaan Persediaan, sedangkan service acceptance diverifikasi
terlebih dahulu oleh Kepala Bidang Pengadaan Jasa dan Kepala Biro
Pengadaan Jasa.
b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian
PT ABC tidak mengenal diskon pada term pembayaran kepada supplier
karena pada saat meminta penawaran supplier sudah disepakati di awal
bahwa jatuh tempo pembayaran adalah selama 30 hari sejak barang
diterima ataupun pengadaan jasa telah selesai. Untuk mendapatkan harga
yang terbaik, supplier terpilih pada proses tender adalah supplier yang
lolos evaluasi teknis dengan harga termurah. Selain itu, PT ABC juga akan
mengirimkan surat permintaan diskon kepada supplier terpilih guna
mendapatkan harga terbaik.
c. Membayar tagihan yang sama dua kali
PT ABC melakukan pemisahan penyimpanan dokumen antara dokumen
yang sudah dilakukan proses pembayarannya dengan yang belum
dilakukan proses pembayarannya. Ketika dokumen penagihan hutang
sudah dilakukan pembayaran, maka bukti setor bank, payment register dan
hasil rekonsiliasi akan disatukan pada dokumen tersebut untuk
membedakan antara dokumen penagihan hutang yang sudah dilakukan
pembayaran dan yang belum dilakukan pembayaran. Proses outgoing
payment yang dilakukan oleh staf Bidang Kas dan Bank merupakan proses
pembayaran pada sistem SAP modul FI yang membentuk jurnal
74
pembayaran sehingga tidak ada lagi hutang dengan supplier terkait yang
masih outstanding.
d. Pencurian kas
PT ABC melakukan pemisahan tanggung jawab terhadap bagian yang
melakukan pencatatan hutang dengan bagian yang melakukan pembayaran
dan juga melakukan pembatasan akses kepada supplier master file
terutama pada bagian pencatatan hutang dan pembayaran suplier. Form
aplikasi setoran bank hanya boleh dilengkapi oleh Kepala Bidang Kas dan
Bank dan diotorisasi sesuai level otorisasi yang ada dimana form aplikasi
setoran bank akan ditandatangani oleh dua level otorisasi. Setiap harinya,
Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi untuk membandingkan
rekening Koran perusahaan yang berasal dari bank dengan pencatatan pada
sistem SAP.
e. Penyalahgunaan cek
PT ABC tidak menggunakan cek untuk melakukan pembayaran.
f. Permasalahan arus kas
Setiap minggu, Kepala Bidang Kas dan Bank membuat anggaran arus kas
untuk mencegah tingginya pengeluaran arus kas dibandingkan dengan
pendapatannya. Anggaran tersebut akan diverifikasi dan diotorisasi sesuai
dengan level otorisasi yang berlaku.
4.2.4.3 Control Activity pada tahap cash disbursement
Pemisahan tanggung jawab terjadi antara Bidang Kas dan Bank yang
bertanggung jawab melakukan otorisasi pembayaran dengan Bidang
Akuntansi Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan
hutang kepada para supplier pada sistem SAP modul FI. Hal tersebut
bertujuan untuk meminimalisasi risiko terhadap pencurian kas.
Yang bertanggung jawab untuk melengkapi form aplikasi setoran bank
hanyalah Kepala Bidang Kas dan Bank. Otorisasi pembayaran pada form
aplikasi setoran bank dilakukan dengan menggunakan metode dual sign
75
yang dilakukan oleh level otorisasi yang berlaku. Level otorisasi

persetujuan pembayaran adalah sebagai berikut :
Pembayaran sampai dengan Rp 25 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan Kas
Pembayaran lebih dari Rp 25 juta sampai dengan Rp 250 juta akan

diparaf oleh Kepala Bidang Kas dan Bank serta ditandatangani oleh
Kepala
Biro
Pengelolaan
Kas
dan
Kepala
Departemen
Pembendaharaan.
Pembayaran lebih dari Rp 250 juta sampai dengan Rp 2 Milyar akan

diparaf oleh Kepala Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro
Pengelolaan Kas serta ditandatangani oleh Kepala Departemen
Pembendaharaan dan Direktur Keuangan.
Pembayaran lebih dari Ro 2 Milyar akan diparaf oleh Kepala Bidang

Kas dan Bank, Kepala Biro Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen
Pembendaharaan serta ditandatangani oleh Direktur Keuangan dan
Direktur Utama.

Form aplikasi setoran bukan merupakan prenumbered document, namun
proses pengarsipannya dilakukan berdasarkan tanggal pembayaran pada
bukti setor yang akan disatukan dengan dokumen pendukung lainnya.
Dokumen terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :
Form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso : dokumen yang

dikeluarkan oleh bank untuk melakukan setoran atau transfer ke
rekening lain dalam hal melakukan pembayaran supplier.
Payment Register : Dokumen yang dihasilkan dari proses outgoing

payment sebagai bukti pembayaran telah dilakukan pada sistem SAP.

Untuk menghindari pencurian kas perusahaan, terdapat akses yang terbatas
terhadap form aplikasi setoran yang kosong, dimana hanya bisa diakses
oleh Kepala Bidang Kas dan Bank. Selain itu, yang memiliki otoriasi
untuk melengkapi form aplikasi setoran bank hanyalah Kepala Bidang Kas
76
dan Bank. Form aplikasi setoran bank harus disetujui dengan

menggunakan metode dual sign. Apabila tanda tangan belum lengkap,
maka proses pembayaran tidak bisa dilakukan. PT ABC juga memiliki
Closed-circuit Televisison (CCTV) di setiap sudut ruangan untuk
meminimalisasi pencurian. Akses untuk masuk ke dalam ruangan
Bendahara harus melalui finger-print scan sehingga orang yang tidak
berkepentingan tidak bisa masuk ke dalamnya. Selain itu, untuk
meminimalisasi risiko kebakaran, setiap ruangan dilengkapi oleh tabung
pemadam dan fire extinguisher.
Verifikasi serta persetujuan pembayaran yang dilakukan Bidang Kas dan
Bank serta level otorisasi yang berlaku sebelum melakukan pembayaran
merupakan suatu bentuk pengendalian yang baik agar tidak terjadi
kesalahan
dalam
melakukan
pembayaran
kepada
supplier
untuk
meminimalisasi kerugian bagi perusahaan. Proses rekonsiliasi merupakan

proses paling penting pada tahap pembayaran karena dengan melakukan
rekonsiliasi antara pencatatan pada sistem SAP dengan rekening Koran
perusahaan dapat mendeteksi risiko-risiko yang mungkin terjadi, seperti
kesalahan dalam melakukan pembayaran tagihan supplier ataupun
terjadinya pencurian kas.
4.3
Jurnal Terkait dengan Siklus Pengeluaran PT ABC

Berikut ini penulis akan membahas tentang jurnal terkait pada siklus
perngeluaran. Proses penjurnalan pertama kali adalah pada saat pembuatan Good
Receipt atau Service Acceptance yang dilakukan oleh Staf Penerimaan barang di
Gudang atau Staf Bidang Pengadaan Jasa. Good Receipt merupakan dokumen
yang menandakan bahwa bagian gudang sudah menerima barang dari supplier
sedangkan Service Acceptance merupakan dokumen yang menandakan bahwa
pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Berikut ini adalah jurnal yang terbentuk
pada saat pembuatan Good Receipt atau Service Acceptance :
77
Dr.
Beban-Beban
Cr.
xxx
Hutang Pembelian Lainnya
xxx
Proses penjurnalan selanjutnya terjadi pada proses posting parked invoice

yang akan membentuk posted invoice pada sistem SAP modul FI yang dilakukan
oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang. Posted invoice yang terbentuk merupakan
posted invoice dengan status block for payment yang akan membentuk jurnal
sebagai berikut :
Dr.
Hutang Pembelian Lainnya
Cr.
xxx
PPN Masukan
xxx
Hutang Pembelian Pihak Ketiga
xxx
Ketika Bidang Kas dan Bank akan melakukan proses pembayaran, maka
terlebih dahulu Kepala Bidang Kas dan Bank mengubah posted invoice dengan
status block for payment menjadi posted invoice dengan status accepted yang
berarti bahwa dokumen siap untuk dilakukan proses pembayaran. Bidang Kas dan
Bank akan melakukan proses pembayaran pada sistem SAP modul FI dengan
melakukan proses outgoing payment. Proses outgoing payment akan membentuk
jurnal sebagai berikut :
Dr.
Hutang Pembelian Pihak Ketiga
Cr.
xxx
Bank Clearing
xxx
Untuk menyesuaikan pencatatan pada sistem SAP dengan rekening Koran

perusahaan, setiap harinya staf Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi
dengan melakukan proses manual bank statement pada sistem SAP modul FI.
Proses manual bank statement tersebut akan membentuk jurnal sebagai berikut :
78
Dr.
Bank Clearing
xxx
Main Bank
4.4
Cr.
xxx
Ringkasan Analisis terhadap Siklus Pengeluaran PT ABC

Pada bagian ini, penulis akan memberikan ringkasan terhadap seluruh
analisis yang telah dituliskan berdasarkan empat aktivitas utama pada siklus
pengeluaran. Berikut ini adalah ringkasan analisisnya :
Tabel 4.1 Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC
Ordering materials, supplies, and services

Tujuan pengendalian pada tahap ini telah tercapai karena
semua pengadaan harus melalui proses otorisasi terlebih
dahulu. Untuk pengadaan barang persediaan dilakukan
Tujuan
berdasarkan reorder point pada MRP controller, untuk
pengendalian
pengadaan CAPEX direncanakan dan dianggarkan sejak awal

tahun,
sedangkan
dikendalikan
untuk
dengan
pengadaan
pembatasan
barang
anggaran
expense
dari
setiap
departemen.
PT ABC telah melakukan berbagai pengendalian untuk
meminimalisasi risiko pada tahap ini, seperti melakukan stock
Risk
Assessment
opname untuk mendapat pencatatan persediaan yang akurat,

namun proses stock opname tidak dilakukan secara rutin. PT
ABC memiliki fungsi tersentralisasi dalam proses pengadaan
untuk meminimalisasi risiko pada pemesanan barang-barang
yang tidak dibutuhkan.
Terdapat pemisahan tanggung jawab
Control
Activity
Separation of duties
antara
proses
pembuatan
PR
dan
pembuatan PO serta level-level otorisasi

yang yang harus menyetujuinya.
79
Level otorisasi pada proses persetujuan

PR dan PO sudah memadai. Proses
persetujuan PR atau PO dilakukan
Authorization
dengan
dua
cara,
yaitu
proses
persetujuan yang dilakukan pada sistem

SAP
modul
MM
dan
proses
penandatanganan pada dokumen PR

atau PO yang sudah dicetak.
PR,
Documents
RFQ
dan
prenumbered
PO
merupakan
document.
PO
yang
dicetak terdiri atas lima rangkap.

Aktivitas pengendalian ini tidak relevan
untuk diimplementasikan pada tahap
pemesanan barang karena hanya dapat
diimplementasikan
Physical control
pada
proses
penerimaan dan penyimpanan barang

yang bertujuan untuk mengamankan
persediaan
perusahaan
serta
proses
pembayaran kas yang bertujuan untuk

Level
Independent check
verifikasi
otorisasi
akurasi
juga
melakukan
dan
kelengkapan
terhadap dokumen terkait.

Receiving and storing goods
Tujuan
pengendalian
bagian penerimaan barang akan melakukan inspeksi untuk

memastikan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan
dalam kondisi yang baik serta dilakukannya otorisasi serta
verifikasi sebelum dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa.
Risk
Secara keseluruhan, PT ABC telah melakukan berbagai
Assessment
pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang mungkin

80
terjadi, seperti dilakukannya inspeksi oleh user, supplier dan

staf Bidang Penerimaan Barang serta konsultan independen
khusus untuk barang curah dan para inspector harus melakukan
verifikasi dan menandatangani form inspection report. Namun,
PT ABC tidak melakukan stock opname secara rutin yang
dapat menimbulkan risiko terjadinya pencurian barang
persediaan.
Pemisahan tanggung jawab pada tahap
ini ditandai dengan pemisahan antara

bagian
penerimaan
barang
dengan
bagian penyimpanan barang.

Otorisasi dilakukan dengan memberikan
paraf atau tanda tangan pada dokumen
Authorization
terkait yang dilakukan oleh oleh Kepala

Bidang Penerimaan Barang dan Kepala
Biro Pengelolaan Persediaan.
Good receipt dan services acceptance
Control
Documents
Activity
adalah prenumbered document yang

dicetak lima rangkap.
Terdapat akses yang terbatas terhadap
gudang penyimpanan barang. Selain itu,
gudang penyimpanan juga dilengkapi
Physical control
dengan CCTV untuk meminimalisasi

pencurian dan terdapat tabung pemadam
serta
fire
extinguisher
untuk
meminimalisasi risiko kebakaran.

Terdapat
Independent check
verifikasi
bertingkat
pada
proses persetujuan inspection report,

good receipt, dan transfer slip.
Approving supplier invoice

Tujuan
Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh transaksi

81
pengendalian
pembelian secara kredit dan pengeluaran di-posting ke akun

supplier yang sesuai tidak tercapai karena Kepala Bidang
Akuntansi Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan
posting membolehkan stafnya melakukan posting pada
transaksi yang sederhana sehingga sangat mungkin terjadi
ketidaktelitian staf pada proses pencatatan hutang. Transaksi
sederhana yang dimaksud merupakan tagihan pembelian
barang persediaan atau barang expense atau tagihan pengadaan
jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.
PT
ABC
melakukan
verifikasi
bertingkat
dan
untuk
meminimalisasi terjadinya kesalahan pada proses pencatatan

hutang. Namun, risiko kesalahan dalam melakukan posting
Risk
sangat mungkin terjadi karena Kepala Bidang Akuntansi
Assessment
Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan posting

membolehkan stafnya melakukan posting pada transaksi yang
sederhana seperti tagihan pembelian barang dan tagihan
pengadaan jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.
Terjadi
antara
pemisahan
staf
yang
tanggung
jawab
melakukan
entry
invoice pada sistem SAP, Kepala Bidang

Akuntansi
tanggung
Hutang
jawab
yang
untuk
memiliki
melakukan
posting akun hutang, serta level otorisasi

Control
Activity
yang
bertanggung
menyetujui
jawab
disbursement
untuk
voucher.
Namun, pemisahan tanggung jawab

tersebut tidak selalu diimplementasikan
karena
Hutang
Kepala
Bidang
Akuntansi
membolehkan
stafnya
melakukan posting terhadap pengadaan

yang tidak rumit seperti pembelian
barang persediaan atau barang expense
82
serta jasa perbaikan fasilitas.

Disbursement voucher akan disetujui
Authorization
melalui proses penandatanganan oleh

level otorisasi yang berlaku.
Park
Documents
invoice
dan
posted
invoice
merupakan dokumen prenumbered yang

dicatat dan disimpan pada sistem SAP.
Aktivitas pengendalian ini tidak relevan
untuk diimplementasikan pada tahap
pemesanan barang karena hanya dapat
diimplementasikan
Physical control
pada
proses
penerimaan dan penyimpanan barang

yang bertujuan untuk mengamankan
persediaan
perusahaan
serta
proses
pembayaran kas yang bertujuan untuk

Verifikasi
bertingkat
dan
berulang
dilakukan oleh Bidang Administrasi

Independent check
Perbendaharaan dan Bidang Akuntansi

Hutang serta perhitungan ulang jumlah
pajak terkait oleh Bidang Pajak dan
Asuransi
Cash disbursement
Bidang Kas dan Bank melakukan verifikasi terhadap dokumen
Tujuan
terkait, melakukan proses outgoing payment yang akan
pengendalian
membentuk jurnal pembayaran serta melakukan rekonsiliasi

untuk menyesuaikan pencatatan pada SAP dengan rekening
koran.
Risk
Berbagai pengendalian telah dilakukan oleh PT ABC untuk
Assessment
meminimalisasi risiko yang mungkin terjadi, misalnya untuk

83
meminimalisasi risiko membayar barang yang tidak diterima,

PT ABC hanya akan melakukan pembayaran terhadap
dokumen penagihan hutang yang telah dilengkapi oleh Good
Receipt atau Services Acceptance.
Pemisahan
tanggung
jawab
terjadi
antara Bidang Kas dan Bank yang

bertanggung jawab melakukan otorisasi
pembayaran dengan Bidang Akuntansi

Hutang yang bertanggung jawab untuk
melakukan pencatatan hutang kepada
para supplier.
Otorisasi pembayaran pada form aplikasi
setoran
Authorization
bank
dilakukan
dengan
menggunakan metode dual sign yang

dilakukan oleh level otorisasi yang
berlaku
Control
Form aplikasi setoran bukan merupakan
Activity
prenumbered document, namun proses

Documents
pengarsipannya dilakukan berdasarkan

tanggal pembayaran pada bukti setor
yang akan disatukan dengan dokumen
pendukung lainnya.
Terdapat akses yang terbatas terhadap
form aplikasi setoran bank dan yang
Physical control
memiliki otorisasi untuk melengkapi

form aplikasi setoran bank hanyalah
Kepala Bidang Kas dan Bank.
Verifikasi serta persetujuan pembayaran
Independent check
dilakukan oleh Bidang Kas dan Bank

serta level otorisasi yang berlaku.
Bab 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan
Selama masa magang, penulis ditugaskan untuk melakukan inquiry pada
siklus pengeluaran PT ABC, yang merupakan salah satu perusahaan produsen

semen terkemuka di Indonesia, dengan melakukan wawancara dengan klien untuk
memahami proses bisnis dan control activity yang dilakukan oleh setiap process
owner. Romney dan Steinbart (2012) mendefinisikan siklus pengeluaran sebagai
suatu bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang
berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama
dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta
mengatur persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi.
Siklus pengeluaran merupakan salah satu proses bisnis yang penting
karena siklus pengeluaran berkaitan dengan keadaan kas yang merupakan elemen
penting dalam perusahaan. Semua transaksi pengeluaran akan berkaitan secara
langsung terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan
dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian yang
baik sangat diperlukan dalam siklus pengeluaran ini.Untuk mendukung hal
tersebut, penulis menganalisis siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT
ABCyang mencakup analisis tujuan pengendalian, analisis penilaian risiko, dan
analisis aktivitas pengendalian.Siklus pengeluaran itu sendiri terdiri dari empat
aktivitas utama, yaitu ordering materials, supplies, and services;receiving and
storing goods;approving supplier invoice, dan cash disbursement.
Tahap pertama dalam siklus pengeluaran adalah proses ordering materials,
supplies, and services. Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah proses
pembuatan Purchase Request (PR), proses pemilihan supplier serta proses
pembuatan Purchase Order (PO) yang akan dikirimkan kepada supplier terpilih
untuk melakukan pemesanan pengadaan. Tujuan pengendalian pada tahap ini
84
85
telah tercapai karena semua pengadaan harus melalui proses otorisasi terlebih
dahulu. Untuk memastikan pengadaan barang dihitung berdasarkan Economic
Order Quantity (EOQ),maka pengadaan barang persediaan dilakukan berdasarkan
reorder point pada MRP controller. Perhitungan EOQ tidak dilakukan pada
pengadaan barang CAPEX atau barang expense, sebagai bentuk pengendaliannya
untuk pengadaan barang CAPEX direncanakan dan dianggarkan sejak awal tahun,
sedangkan untuk pengadaan barang expense dikendalikan dengan pembatasan
anggaran dari setiap departemen. Untuk meminimalisasi risiko pada tahap ini, PT
ABC telah melakukan berbagai pengendalian, seperti seperti memiliki fungsi
tersentralisasi dalam proses pengadaan untuk meminimalisasi risiko pada
pemesanan barang-barang yang tidak dibutuhkan dan melakukan stock opname
untuk mendapat pencatatan persediaan yang akurat, namun stock opname
dilakukan secara tidak rutin. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT ABC juga
sudah baik, terdapat pemisahan tanggung jawab antara proses pembuatan PR dan
pembuatan PO serta level-level otorisasi yang yang harus menyetujuinya, level
otorisasi pada proses verifikasi dan persetujuan PR dan PO sudah memadai, PR;
RFQ;
dan
PO
merupakan
prenumbered
document.Untuk
aktivitas
pengendalianPhysical control over assets and recordstidak relevan untuk

diimplementasikan pada tahap ini.
Tahap kedua dalam siklus pengeluaran adalah proses receiving and storing
goodsdimana pada tahap ini akan dilakukan inspeksi penerimaan barang dan
pembuatan Good Receipt pada pengadaan barang serta verifikasi berita acara
serah terima jasa dan pembuatan Service Acceptance pada pengadaan jasa. Tujuan
pengendalian pada tahap ini telah tercapai karena bagian penerimaan barang akan
melakukan inspeksi untuk memastikan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan
dan dalam kondisi yang baik serta dilakukannya otorisasi serta verifikasi sebelum
dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa. Secara keseluruhan, PT ABC telah
melakukan berbagai pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang mungkin
terjadi, seperti inspeksi dilakukan oleh user, supplier dan Staf Bidang Penerimaan
Barang serta konsultan independen khusus untuk barang curah dan para inspector
harus melakukan verifikasi dan menandatangani form inspection report. Namun,
PT ABC tidak melakukan stock opname secara rutin yang dapat menimbulkan
86
risiko terjadinya pencurian barang persediaan. Aktivitas pengendalian yang

dilakukan PT ABC juga sudah memadai, terdapat pemisahan tanggung jawab
antara bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang, verifikasi
dan otorisasi bertingkat telah dilakukan, Good Receipt dan Services Acceptance
adalah prenumbered document yang dicetak lima rangkap, serta terdapat akses
yang terbatas terhadap gudang penyimpanan persediaan.
Tahap ketiga dalam siklus pengeluaran adalah proses approving supplier
invoice. Pada tahap ini dilakukan proses verifikasi dokumen penagihan hutang
dari supplier beserta dokumen pendukungnya, proses entry invoice pada sistem
SAP modul FI, dan proses posting akun hutang ke jurnal umum. Tujuan
pengendalian untuk memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan
pengeluaran di-posting ke akun supplier yang sesuai tidak tercapai karena Kepala
Bidang Akuntansi Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan posting
membolehkan stafnya melakukan posting pada transaksi yang sederhana sehingga
sangat mungkin terjadi ketidaktelitian dari staf terkait pada proses pencatatan
hutang.Transaksi sederhana yand dimaksud merupakan tagihan pembelian barang
persediaan atau barang expense serta tagihan pengadaan jasa untuk memperbaiki
fasilitas perusahaan. Aktivitas pengendalian sudah cukup memadai,telah terdapat
level otorisasi dan verifikasi bertingkat sudah memadai, park invoice dan posted
invoice merupakan dokumen prenumbered. PT ABC memiliki pemisahan
tanggung jawab antara staf yang melakukan entry invoice pada sistem SAP,
Kepala Bidang Akuntansi Hutang yang memiliki tanggung jawab untuk
melakukan posting akun hutang, serta level otorisasi yang bertanggung jawab
untuk menyetujui disbursement voucher, namun pemisahan tugas tersebut tidak
selalu diimplementasikan. Untuk aktivitas pengendalian Physical control over
assets and recordstidak relevan untuk diimplementasikan pada tahap ini.
Tahap terakhir dalam siklus pengeluaran adalah proses cash disbursement.
Pada tahap ini, Bidang Kas dan Bank akan melakukan verifikasi terhadap
disbursement voucher beserta dokumen pendukung, menyortir tanggal jatuh
tempo tagihan supplier, melengkapi form aplikasi setoran bank, melakukan proses
outgoing payment pada sistem SAP modul FI yang akan membentuk jurnal
87
pembayaran serta melakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan pencatatan

perusahaan dengan rekening Koran. Karena proses-proses tersebut telah dilakukan
oleh PT ABC, maka tujuan pengendalian pada tahap ini telah tercapai. Berbagai
pengendalian telah dilakukan oleh PT ABC untuk meminimalisasi risiko yang
mungkin terjadi, misalnya untuk meminimalisasi risiko membayar barang yang
tidak diterima, PT ABC hanya akan melakukan pembayaran terhadap dokumen
penagihan hutang yang telah dilengkapi oleh Good Receipt atau Services
Acceptance. Aktivitas pengendalian juga sudah cukup memadai, terdapat
pemisahan tanggung jawab antara Bidang Kas dan Bank yang bertanggung jawab
melakukan otorisasi pembayaran dengan Bidang Akuntansi Hutang yang
bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan hutang kepada para supplierpada
sistem SAP modul FI, otorisasi pembayaran pada form aplikasi setoran bank
dilakukan dengan menggunakan metode dual sign yang dilakukan oleh level
otorisasi yang berlaku, form aplikasi setoran bukan merupakan prenumbered
document, namun proses pengarsipannya dilakukan berdasarkan tanggal
pembayaran pada bukti setor yang akan disatukan dengan dokumen pendukung
lainnya, yang memiliki otorisasi untuk melengkapi form aplikasi setoran bank
hanyalah Kepala Bidang Kas dan Bank serta dilakukan verifikasi bertingkat oleh
Bidang Kas dan Bank dan level otorisasi yang berlaku.
5.2
Saran
Dari serangkaian proses magang dan analisa yang telah dilakukan, maka
penulis akan memberikan saran untuk PT ABC, KAP RSM AAJ Associates, dan
juga
untuk
Departemen
Akuntansi
FEUI.
Saran
ini
bertujuan
untuk
menyempurnakan segala kekurangan yang penulis temukan untuk proses

perbaikan pada masa yang akan datang. Berikut saran-saran bagi ketiga pihak
tersebut :
5.2.1
Saran kepada PT ABC

Sebaiknya dalam proses melakukan posting akun hutang, Kepala Bidang
Akuntansi Hutang tidak membolehkan stafnya melakukan postingdalam
transaksi apapun. Walaupun memang begitu banyak jumlah tagihan yang
harus diakui oleh Bidang Akuntansi Hutang, yang bertanggung jawab
88
untuk melakukan posting adalah Kepala Bidang Akuntansi Hutang. Hal

tersebut juga harus dilakukan untuk meminimalisasi kesalahan pada saat
melakukan posting. Tingkat ketelitian dan keakuratan pemeriksaan
dokumen tagihan sangat penting dalam proses ini. Penggunaan multiple
user id sistem SAP harus dihindari, salah satunya dengan cara
mengkonfigurasi sistem agar secara otomatis memperbaharuipassword
dari setiap user idsetiap bulannya.
Sebaiknya dalam proses pengembalian barang yang tidak lolos inspeksi

harus disertakan dengan dokumen debit memorandum. Apabila tidak
disertakan dengan dokumen debit memorandum, maka akan terjadi
perbedaan antara jumlah tagihan pada invoice supplier dengan jumlah
tagihan yang terdapat pada Good Receipt. Hal tersebut harus dilakukan
agar tidak membingungkan Bidang Akuntansi Hutang pada saat
melakukan entry invoice dan meminimalisasi kesalahan dan risiko yang
mungkin terjadi.
Sebaiknya PT ABC melakukan stock opname secara rutin, misalnya

dilakukan setiap bulan. Hal tersebut sangat penting dilakukan untuk
memastikan keakuratan pencatatan persediaan pada sistem SAP modul
MM dan juga dapat meminimalisasi risiko terjadinya pencurian barang
persediaan.
PT ABC sebaiknya menyusun Standar Operating Prosedur (SOP) terkait

pengadaan barang atau jasa untuk memberikan penjelasan lebih terperinci
mengenai kriteria suatu pengadaan yang akan dilakukan tender, pembelian
langsung atau penunjukkan langsung.
Bidang Kas dan Bank seringkali tidak melakukan update keberadaan

dokumen penagihan pada Sistem Pengendalian Dokumen Departemen
Perbendaharaan dengan alasan tidak sempat karena banyak proses
pembayaran yang harus dilakukan. Hal ini sangat menyulitkan Bidang
Administrasi Perbendaharaan atau Bidang Akuntansi Hutang ketika user
atau supplier menanyakan dokumen penagihannya sudah diproses hingga
tahap apa. Maka dari itu, Bidang Kas dan Bank sebaiknya selalu
melakukan update keberadaan
dokumen
penagihan
pada Sistem
89
Pengendalian Dokumen Departemen Perbendaharaan ketika terdapat

dokumen penagihan hutang yang telah diterima oleh Bidang Kas dan Bank
untuk memudahkan pelacakan keberadaan dokumen penagihan hutang.
5.2.2
Saran kepada KAP RSM AAJ Associates

KAP RSM AAJ Associates sebaiknya memberikan gambaran terlebih dulu
tentang perusahaan klien kepada mahasiswa yang mengikuti program
magang sehingga mahasiswa tersebut memiliki pemahaman sebelum
diturunkan dalam engagement team.
Proses training kepada para interns yang akan mengikuti proyek besar
seperti ini sebaiknya ditingkatkan lagi karena pelajaran yang diberikan
pada masa training tidak sepenuhnya memberikan gambaran mengenai
apa yang harus dilakukan pada saat di perusahaan klien.
Reviewer pekerjaan dalam proyek implementasi pengimplementasian

Internal Control Over Financial Reporting pada PT ABC yang juga
sekaligus diterapkan pada GHI Group sebaiknya lebih dari satu orang
manajer. Proyek ini adalah proyek yang cukup besar, namun karena
reviewer pekerjaan hanya satu orang manajer, hal tersebut sangat
menghambat proses penyelesaian pekerjaan yang harus diselesaikan secara
tepat waktu.
5.2.3
Saran kepada Departemen Akuntansi FEUI

Untuk Departemen Akuntansi FEUI, melihat minat mahasiswa tingkat
akhir yang semakin meningkat untuk mengikuti program magang, maka

sebaiknya departemen juga meningkatkan kerja sama dengan berbagai Kantor
Akuntan Publik sehingga mahasiswa yang akan mengambil program tersebut bisa
terfasilitasi dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A, Randal J. Elder, and Mark S. Beasley. Auditing and Assurance
Services: An Integrated Approach 14th edition. New Jersey: Prentice Hall,
2012.
Bodnar, George H. and William S. Hopwood. Accounting Information Systems 8th
edition. New Jersey: Prentice Hall, 2001.
Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, Terry D. Waterfield. Intermediate

Accounting IFRS edition. New Jersey: John Wiley and Sons, Inc., 2011.
Moeller, Robert R. Brinks Modern Internal Auditing: A Common Body of

Knowledge, 7th Edition. New Jersey: Wiley, 2009.
Romney, Marshall and Paul Steinbart. Accounting Information Systems 12nd
edition. New Jersey: Prentice Hall, 2012.
Wilkinson, Joseph W. and friends. Accounting Information Systems 4th edition.
New York: Wiley and Sons, Inc., 2000.
90
LAMPIRAN
Lampiran 1 : Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran
Aktivitas
Pemesanan material,
supplies dan jasa
Risiko
Pengendalian
Pencatatan persediaan
yang tidak akurat
Memesan barang-barang
yang tidak dibutuhkan
Membeli barang pada saat

harga tinggi
Membeli barang dengan

kualitas rendah
Supplier yang tidak dapat

diandalkan
Penggunaan metode
perpetual inventory
Penggunaan metode Barcode atau Radio-frequency
Identification (RFID)
Melakukan perhitungan
fisik secara periodik
Penggunaan metode
perpetual inventory
Supervisor menyetujui
setiap PR
Memiliki fungsi yang
tersentralisasi dalam proses
pembelian
Terdapat daftar harga untuk
barang yang sering dibeli
Melakukan competitive
bidding kepada pemasok
Melakukan review terhadap
PO
Melakukan pengendalian
anggaran
Membuat daftar supplier
yang disetujui dan diyakini
memberikan barang dengan
kualitas terbaik
Melakukan review dan
memberikan persetujuan
terhadap pembelian kepada
supplier yang baru
Melakukan pemeriksaan
dan pemantauan kualitas
produk dari supplier
Memilih supplier yang
memiliki sertifikasi mutu,
misalnya ISO 9000
Mengumpulkan serta
91
92
Membeli dari supplier

yang tidak terotorisasi
Kickbacks
Menerima dan
menyimpan barang
Menerima barang yang

tidak dipesan
Kesalahan dalam
menghitung barang yang
diterima
memantau kinerja
pengiriman dari supplier
Memelihara daftar supplier
yang sudah disetujui dan
menkonfigurasi sistem agar
pembelian hanya dapat
dilakukan kepada supplier
yang disetujui
Melakukan review dan
memberikan persetujuan
terhadap pembelian kepada
supplier yang baru
Menggunakan
pengendalian spesifik dari
Electronic Data
Interchange (EDI).
Melakukan pelatihan
terhadap karyawan
Melakukan rotasi pekerjaan
dan mewajibkan karyawan
untuk liburan sejenak
Melakukan audit terhadap
kegiatan pembelian secara
tiba-tiba
Bagian pembelian
menandatangani pernyataan
yang berisi pengungkapan
semua laporan keuangan
pada supplier yang sudah
ada
Memerintahkan bagian
penerimaan barang untuk
menerima barang yang
dilengkapi dengan salinan
PO yang telah disetujui.
Tidak memberi tahu bagian
penerimaan jumlah barang
yang dipesan
Meminta karyawan bagian
penerimaan untuk
menandatangani RR
Memakai teknologi barcode atau RFID
Memberikan insentif pada
93
Verifikasi penerimaan jasa
Pencurian barang
persediaan
Menyetujui tagihan
supplier
Gagal menangkap
kesalahan dalam tagihan
supplier
Kesalahan dalam
melakukan posting ke
akun hutang
Pengeluaran kas
Membayar untuk barang

yang tidak diterima
Gagal dalam mengambil
karyawan yang
menemukan kesalahan
Menunjuk supervisor
dalam pengadaan jasa
Membandingkan biaya
aktual dengan anggaran
secara rutin
Melakukan audit terhadap
pengadaan jasa
Disimpan pada lokasi yang
aman dengan akses yang
terbatas
Seluruh transfer persediaan
harus didokumentasikan
Melakukan perhitungan
persediaan yang dimiliki
dan membandingkan
dengan pencatatan
persediaan secara periodik
Pemisahan tanggung jawab
antara bagian penerimaan
dan penyimpanan
persediaan.
Mengecek keakuratan
tagihan
Membatasi akses terhadap
supplier master data
Pengendalian data entry
dan pemrosesan data
Membandingkan saldo
akun supplier sebelum dan
sesudah cek diproses
dengan tagihan yang
sedang diproses
Saldo akun supplier
dibandingkan secara
periodik dengan jumlah
akun hutang di buku besar.
Hanya membayar tagihan
yang memiliki RR yang
asli
Melakukan pengendalian
terhadap anggaran
Pengajuan tagihan dengan
94
diskon pembelian
Membayar tagihan yang

sama dua kali
Pencurian kas
Penyalahgunaan cek
Permasalahan arus kas
tanggal jatuh tempo untuk

mendapat diskon
Membuat anggaran arus
kas
Tagihan yang akan dibayar
adalah hanya tagihan yang
dilengkapi dengan invoice
asli dan disertakan
dokumen pendukung
lainnya seperti PO dan RR
Membatalkan semua
dokumen pendukung saat
pembayaran telah
dilakukan
Pemisahan tanggung jawab
Pembatasan akses ke kas
dan cek kosong
Pre-numbered checks
Perhitungan cek secara
periodik oleh kasir
Penandatanganan cek oleh
dua otorisasi untuk jumlah
yang lebih besar
Seseorang yang independen
dari prosedur pembayaran
melakukan rekonsiliasi
dengan akun bank
Membatasi akses ke
supplier master file
Melindungi mesin pencetak
cek
Menggunakan tinta khusus
pada saat mencetak cek
Melakukan rekonsiliasi
dengan bank
Membuat anggaran arus
kas
95
Lampiran 2 : Flowchart of Ordering Planned Stock Goods

Ordering Planned Stock
Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan
Kepala Biro Perencanaan dan

Pengendalian Perbekalan
Level Otorisasi
Biro Perencanaan
dan Pengendalian
Perbekalan
Reorder
point
Stock Master
File
Create Planned
Order
Planned Order
Master File
Planned
order
Planned
order
evaluation
Review
and
Approval
Planned order
evaluation
report
Approved planned
order evaluation
report
Input evaluation
report
Planned Order
Master File
Convert planned
order to PR
PR
PR master file
Review and
Approval
PR display
PR master file
Review and
Approval
PR
Print PR
PR display
PR
PR
Sign PR
PR
Sign PR
PR
96
Lampiran 3 : Flowchart of Ordering Un-planned Stock Goods

Ordering Un-Planned Stock
Staf Biro Perencanaan dan
User
Kepala Biro Perencanaan dan

Level Otorisasi
User
Create Planned
Order
Planned Order
Master File
Input reservation
data
Planned
Order
Create reservation
Reservation
master file
Convert planned
order to PR
PR master file
Reservation
PR
Reservation
display
Review and
Approval
PR master file
Review and
Approval
PR display
Approved
reservation
Review and
Approval
PR
PR display
PR
Print PR
Sign PR
PR
Sign PR
PR
PR
97
Lampiran 4 :
Flowchart of Ordering Expense Goods, CAPEX Goods and Services Procurement
Ordering Expense Goods, CAPEX and Services
Procurement
User
User
Input PR data
Create PR
PR Master File
PR
PR display
Review and
Authorize PR
Approved PR
Sign PR
PR
98
Lampiran 5 : Flowchart of Stock Procurement

Stock Procurement
Staf Biro Pengadaan
Kepala Biro Pengadaan
Level Otorisasi
PR
Procurement
Contract
Master File
Check availability
of Procurement
Contract
Procureme
nt Contract
PR Master File
Create PO and
select vendor
based on contract
PO Master File
Supplier Master
File
Review and
Authorize PO
PO
PO Display
PO Master File
Review and
Authorize PO
PO
Print PO
PO Display
PO
5
4
3
2
PO
Sign PO
5
4
3
2
Signed PO
Sign PO
5
4
3
2
1
Signed PO
N
Supplier
99
Lampiran 6 : Flowchart of Supplier Competitive Bidding

Supplier Competitive Bidding
Staf Biro Pengadaan
Kepala Bidang Pengadaan
Staf Biro Perencanaan dan

PR
Review
PR
Supplier Master
File
Find potential
suppllier on Bidder
List System
PR
PR
Review
and
authorize
bidder list
form
PR
Approved bidder
list form
Review
and
authorize
bidder list
form
PR
Approved bidder
list form
PR Master File
PR
Create and send

RFQ
RFQ Master
File
Approved bidder
list form
RFQ
RFQ
D
Supplier
Bidder list form
100

Staf Biro Pengadaan
User
Technical
Evaluation
Supplier
Suppliers
quotation
PR Approved bidder
list form
RFQ
RFQ Master
File
D
Verificatio
n of
suppliers
quotation
PR
Approved bidder
list form
RFQ
Review
and
authorize
technical
evaluation
Approved
suppliers
quotation
PR Approved bidder
list form
RFQ
Price
evaluation
and
choose
selected
supplier
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
suppliers Approved
quotation technicalPrice evaluation
Evaluation report report
Review
and
authorize
price
evaluation
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
suppliers Approved
quotation technicalApproved price
Evaluation report
evaluation report
Review
and
authorize
price
evaluation
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
suppliers Approved
Evaluation report
evaluation report
Create request
discount letter
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
suppliers Technical
quotation
Evaluation report
Approved
suppliers Approved
quotation technicalPrice evaluation
Evaluation report reportRequest discount
letter
Review
and
authorize
request
discount
letter
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
suppliers Approved
Approved request
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Review
and
authorize
request
discount
letter
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
suppliers Approved
Approved request
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Supplier
Approved
suppliers Approved
quotation technical
Evaluation report
101

Staf Biro Pengadaan
D
Supplier
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
technical Approved price
quotation
Approved request
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Reply of request
discount letter
Create
procurment
contract
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement
contract
Review
and
authorize
procurmen
t contract
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Evaluation report
Approved
evaluation report
contract
Supplier Master
File
D
Create PO
PO Master File
PR Master File
PO Master File
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
Review PO
PO
PR Approved bidder
list form
RFQ
PR Approved bidder
list form
RFQ
Print PO
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
PO
PO Master File
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
5
4
3
2
Approved PO
1
Review
PO
PR Approved bidder
list form
RFQ
PR Approved bidder
list form
RFQ
PO Display
Approved
Approved
suppliers
technicalApproved price
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement
contract Signed PO
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement
contract
5
4
3
2
Approved PO
102

Level Otorisasi
Review
and
authorize
procurmen
t contract
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
Review
and
authorize
procurmen
t contract
PR Approved bidder
list form
RFQ
Supplier
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
E
PO Master File
Review and
Authorize PO
PO Display
PO Master File
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
Review and
Authorize PO
PO
PR Approved bidder
list form
RFQ
PR Approved bidder
list form
RFQ
PO Display
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
contract
Sign PO
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement
contract
PO
5
4
3
2
1
Signed PO
Sign PO
PR Approved bidder
list form
RFQ
Approved
Approved
suppliers
quotation
Approved request
Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement
contract
5
4
3
2
Signed PO
Supplier
103
Lampiran 7 : Flowchart of Receiving Goods

Receiving Goods
Kepala Bidang Penerimaan
Barang
Staf Bidang Penerimaan Barang
Kepala Biro Pengelolaan Persediaan
K
Supplier
5
Packing Slip
PO Master file
PO
Match with PO
Create inspection
form
Inspection form
Supplier
User
Count and
inspect
received
items
Consultant
Inspection form
Supplier
Review
and Sign
User
Consultant
Inspection form
Review
and Sign
Inspection form
Review
and Sign
PO Master file
Good Receipt
Master File
Inspection form
Create and print

good receipt
5
4
3
2
1
Good Receipt
Inspection form
Review
and Sign
5
4
3
2
Inspection form
Approved
Good Receipt
1
Review
and Sign
L
5
Biro Pengadaan
Barang
3
2
1
Inspection form
Approved
Good Receipt
Supplier
104
Lampiran 8 : Flowchart of Storing Stock Goods

Storing Stock
Kepala Bidang
Penerimaan Barang
Kepala Biro Pengelolaan

Bidang Penyimpanan Barang
Persediaan
Bidang
Penerimaan
Barang
Good Receipt
PO Master File
Trasfer Slip
Master File
Create and print

transfer slip
Good Receipt
Master File
Good Receipt
Transfer Slip
Review
and sign
Good Receipt
Approved Transfer
Slip
Review
and sign
Stock Master
File
Good Receipt
Approved Transfer
Slip
Update Stock
Master File
Good Receipt
Approved Transfer
Slip
105
Lampiran 9 : Flowchart of Storing Non-stock Goods
Storing Non-Stock
Bidang
Penerimaan
Barang
Good Receipt
Sends
goods to
user
Good Receipt
User
106
Lampiran 10 : Flowchart of Receiving Services

Receiving Services
Staf Bidang Pengadaan Jasa
User
Kepala Bidang Pengadaan Jasa
Kepala Biro Pengadaan Jasa
Supplier
Berita Acara 1
Serah Terima
Jasa
Services
procurmen
t
PO Master File
Create Berita
Acara Serah
Terima Jasa
3
2
Berita Acara 1
Serah Terima
Jasa
Match with PO
Create and print

service
acceptance
5
4
3
2
Supplier
Berita Acara 1 Services

Acceptance
Serah Terima
Jasa
Review
and sign
Review
and sign
3
2
Berita Acara 11
Serah Terima
Jasa
4
3
2
Berita Acara 1 Services
Acceptance
Serah Terima
Jasa
1
Review
and sign
L
5
4
3
2
Services
Berita Acara 1 Acceptance
Serah Terima
Jasa
1
Supplier
107
Lampiran 11 : Flowchart of Approving Supplier Invoice

Approving Supplier Invoice
Staf Bidang Administrasi Perbendaharaan
PO
Good Receipt/
Service
Acceptance
Staf Back Office Bidang

Administrasi Perbendaharaan
Kepala Urusan Administrasi

Perbendaharaan
Kepala Bidang Administrasi

Perbendaharaan
Staf Bidang Pajak dan Asuransi
Supplier
Tax Invoice (2)

Tax Invoice (1)
Invoice
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Document
Control
Input on Sistem
Pengedalian Dept
Perbendaharaan
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Fulfill and
Sign
paper of
verification
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verification
document
Document
Control
Update Sistem
Pengedalian Dept
Perbendaharaan
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verification
document
Check Tax
Invoice
GR/SA
PO
App. Tax Invoice (2)
Invoice
Verification
document
Approved Tax
Invoice
108
Approving Supplier Invoice

Bidang Pajak dan
Asuransi
M
Staf Bidang Akuntansi Hutang
Update sistem
pengendalian
dokumen
Kepala Urusan Akuntansi Hutang
Kepala Bidang Akuntansi Hutang
Level Otorisasi
Dokumen
Control
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verification
document
Approved
verification
document
Staf Verify
document
Parked invoice
master file
Entry invoice
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Parked
invoice
Verified
verification
document
Parked invoice
master file
Verify
document
Verify park invoice
Display parked
invoice
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
verification
document
Parked
invoice
Parked invoice
master file
Verify
document
Verify park invoice
Display parked
invoice
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
verification
document
Parked
invoice
Posting Parked
Invoice
Parked Invoice
Master File
Posted Invoice
Master File
General Ledger
A/P Master File
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
verification
document
Posted
invoice
Block for
payment
Create and print

disbursement
voucher
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Disbursement
voucher
Verify and
authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Approved
disbursement
voucher
109
Lampiran 12 : Flowchart of Cash Disbursement

Cash Disbursement
Bidang Akuntansi Hutang
Staf Bidang Kas dan Bank
Kepala Bidang Kas dan Bank
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Disbursement
voucher
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Approved
disbursement
voucher
Account
Payable Master
File
Bidang Kas dan

Bank
Display
Supplier
Accout
Payable
Sort due date of

invoice and chage
status of posted
invoice
Cash flow
master file
Cash Flow
analysis
Level Otorisasi
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
disbursement
voucher
Posted
invoice
Accepted
for
payment
Fulfill
transfer
application
form
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
disbursement
Transfer
voucher
application form
Review
and
authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
disbursement
Transfer
voucher
application form
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
disbursement
Transfer
voucher
application form
Bank
Review
and
authorize
Receipt
Bank
Account
Payable Master
File
General Ledger
Outgoing Payment
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
disbursement voucher
Receipt
Review
and
Authorize
Payment register
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Receipt
Payment register
Bank
Bank
Statement
General Ledger
Manual Bank
Statement
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Receipt
Payment register
Reconciliation
report
Review
and
Authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Receipt
Payment register
Reconciliation
report
D

WWW - Unlock PDF - Com File

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

WWW - Unlock PDF - Com File

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC

ANGGIE NATHASA MULIASARI

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC

ANGGIE NATHASA MULIASARI

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

penulis pada waktu akan menghadapi deadline hingga sidang kelulusan

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

proses magang serta memberikan pengalaman yang tidak terlupakan kepada

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Kemahasiswaan, dan Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua

Depok, 30 Januari 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Laporan magang ini menganalisis Siklus Pengeluaran PT ABC. Siklus

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

This report analyzes The Expenditure Cycle of PT ABC. The Expenditure

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Bab 2 LANDASAN TEORI.........................................................................................8

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

2.2 Kerangka Pengendalian COSO....................................................................... 9

Bab 3 PROFIL PERUSAHAAN............................................................................... 27

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

4.2.2.3 Control Activity........................................................................ 59

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 84

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC78

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO 9

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Lampiran 1 Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran.......................... 91

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Latar Belakang Program Magang

perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk menghadapi hal tersebut, setiap

Latar Belakang Pemilihan Tema

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Skandal Akuntansi dan Audit yang terjadi di Amerika tersebut mengakibatkan

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Siklus Pendapatan : siklus yang berhubungan dengan pemrosesan pemesanan,

Siklus Pengeluaran : siklus yang berhubungan dengan proses pembelian,

Siklus Persediaan dan Produksi : siklus yang berhubungan dengan

Siklus Penggajian dan Personalia : siklus yang berhubungan dengan

Siklus Perpajakan : siklus yang berhubungan dengan perencanaan,

Siklus Financial Closing dan Pelaporan : siklus yang berhubungan dengan

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan dapat

Tujuan Penulisan Laporan Magang

Tujuan Pelaksanaan Program Magang

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

magang dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang penulis tandatangani, yaitu

Pelaksanaan Kegiatan Magang

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang

Metode Penulisan Laporan Magang

Sistematika Penulisan Laporan Magang

sebagai pendukung. Perinciannya adalah sebagai berikut :

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012