Caso de Estudio.

LA Clnica Seguros Mdicos S.A., ofrece servicio de Urgencias Mdicas las 24 Horas del Da,
para clientes y usuarios particulares, con la siguiente descripcin de los procesos en curso:
Los pacientes son ingresados a travs del rea definida por la clnica para atender el servicio
de urgencias, donde inicialmente se hace admisin del paciente, para identificar, su
procedencia, si es cliente o particular, la EPS donde recibe atencin en servicios de salud y la
disponibilidad de pagos, junto con la evaluacin clnica previa para determinar el tipo de
atencin (Traumatologa, pediatra, consulta medica, reanimacin), a los pacientes se les abre
una cuenta para almacenar los cargos por servicios especiales (rayos x, Laboratorio Clnico,
Electro Cardiogramas, encefalogramas, ecografas y otros),
adems Suministros
farmacuticos, ortopdicos y traumatolgicos.
Cada elemento suministrado lo hace dependencias especializadas segn el servicio, donde
deben administrar y controlar cada uno de ello, para finalmente facturar y cobrar al cliente
respectivo, cuando el medico tratante da de Alta al Paciente.
Los tratamientos y servicios anunciados se escriben en hojas de remisin, por cada
dependencia que presta el servicio, donde se consigna el nmero de la admisin,, se enva al
medico tratante quien los recauda y almacena en una carpeta de historia clnica abierta al
paciente, por cada prestacin se genera una remisin, al final el proceso Dar de Alta, consiste
en Revisar la Historia Clnica, para consolidar los cargos al paciente con el objeto de
determinar costos individuales de:
- Servicio Medico.
- Farmacia.
- Servicios Especiales (Radiologa, ecografa, Lab. Clnico, otros).
- Otros Suministros.
Para elaborar la factura final, desglosando los pagos que debe hacer (copagos, Bonos, otros)
el paciente quien se dirige a la Caja y los cargos a facturar a la EPS. AL cierre del tratamiento el
medico devuelve los suministros no utilizados a las fuentes de suministro, solo factura lo
utilizado. Incluso por fracciones.
Los mdicos, manifiestan inconformidad por las remisiones, porque en algunos casos no es
claro la descripcin, las cantidades y los costos. Igualmente manifiestan que los suministros
farmacuticos, no siempre se despachan segn solicitud medica.
Farmacia: Informa que no siempre existe el medicamento solicitado, luego ellos deben
preparar, o reemplazar por un equivalente.
Adems manifiestan que en general los turnos de la Noche se equivocan en los reportes de
cantidades suministradas, ejemplo solicitaron tres ampolletas de Novalgina con 1000,000 de
Unds, esa es su composicin Farmacutica, sin embargo al final reportan Un Milln de
cantidades del producto aplicadas al paciente, cuando solo pidi tres(3). Y no se dispone de
esa cantidad en inventario.
Utiliza Excel para generar reportes estadsticos, Consumos y pedidos de farmacia.

Anlisis de Riesgos.
Proceso de Informacin en el Servicio de Urgencias.
Procesos - Casos de Uso:
Admisin de Pacientes
Servicios Especializados (Rayos X, Laboratorio Clnico, Ecografa, Escenogrfica, otros)
Caja
Remisiones
Historia clnica
Farmacia
Facturacin
Alta de Pacientes
Cargos por servicios a Pacientes
Clientes (EPS)
Tipo de Servicio a Pacientes

Escenario de Riesgos Sistema de Informacin de Urgencias Mdicas

Actividad Sujeta a Control: HISTORIAS CLINICAS
Algoritmo del Proceso de Historias Clnicas.
1.- Los pacientes son remitidos por con Formato de Admisin.
2.- Se verifica si tiene capacidad o es usuario del Servicio.
Si tiene Servicio pasa a 5
No tiene Servicio pasa a 3
3.- Se anula la Admisin.
4.- Finaliza la atencin del paciente
5.- Se tipifica el Paciente (Clase de atencin Medica a Recibir: Ortopedia, Pediatra,
Traumatologa, Reanimacin, otros).
6.- El Medico Abre Historia Clnica, para adicionar nuevos tratamientos o Nuevos tratamientos
7.- El medico Ordena Tratamiento: Formulando, Solicitando Servicios Especiales u otros.
8.- Se hace remisin para solicitar productos de Farmacia.
9.- Se hace remisin para solicitar servicios Especiales.
10.- Se cargan los servicios al paciente y en la historia Clnica.
11.- El medico verifica la evolucin del Paciente.
12.- Verifica Da de Alta al Paciente?.
Si. Pasa a 15
No Pasa a 13.
13.- Medico Revisa tratamiento.
14.- Pasa al Numeral 7.
15.- Se cierra la Historia Clnica.
16.- Se totalizan los Cargos del Paciente.
17.- Se da Alta al Paciente.
reas de Impacto.

El Formato de Admisin.
Tipificar el Paciente.
Abrir Historia Clnicas
La remisin de productos farmacuticos
La remisin de servicios especiales.

Los cargos por servicios y atencin a pacientes.

La Sumarizacin y Cierre de Cargos.

Riesgos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Decisiones Errneas
Costos Excesivos
Deficiente Servicio a Clientes
Perdida de Informacin
Hurto
Facturar por debajo de los Costo

Amenazas:

Recaudar informacin incompleta del paciente

Cargos no autorizados a cuentas del paciente
Falla en la administracin de la informacin de pacientes
Extravi de documentos (Historia Clnica, remisiones)
Deficiente manejo del archivo
Deficiente elaboracin de remisiones.
Recaudar informacin errada sobre pacientes.
Deterioro de la informacin
Duplicar Historias Clnicas y remisiones
Trasponer Informacin de pacientes, al cargar servicios prestados

Causas de Riesgo

Fallas en la Contratacin de Personal

Utilizar practicantes sin supervisin
Personal Insuficiente
Bsqueda de Beneficio propio
Formatos incompletos
Impericia
Falta de Capacitacin.
Malos actos de funcionarios.
Desconocimiento de funciones
Funciones poco claras.

Controles Existentes:

Formatos de Admisin
Formatos de Remisin
Formatos de Historia Clnica
Recaudar Cargos a pacientes.
Definir funciones al personal.
Procedimientos para archivo Historia Clnica de pacientes.

Controles Sugeridos.

Capacitar al personal
Evaluar las Competencias del personal
Definir las funciones para cada cargo
Polticas de administracin de informacin de Urgencias
Redisear formularios
Copias de respaldo
Aplicar metodologa para archivar
Auditoria Medica.
Verificar, remisiones cuando estas retornan de un servicio prestado
Verificar la aplicacin de cargos a pacientes, para no cruzar con otros.
Verificar en todo documento el nmero de la admisin y la identificacin de pacientes.
MATRICES DE CONTROL
MATRIZ DOFA.
Actividad Sujeta a Control: Manejo de Informacin del rea de Urgencias en Historia Clnica.
Debilidades
Fallas en la Contratacin de Personal
Utilizar practicantes sin supervisin
Personal Insuficiente
Bsqueda de Beneficio propio
Formatos incompletos
Impericia
Falta de Capacitacin.
Malos actos de funcionarios.
Desconocimiento de funciones
Funciones poco claras.
Carga Laboral Excesiva
Fortalezas
Funciones Definidas
Personal Competente
Se utilizan mtodos para archivar
informacin de pacientes.
Jefes administran la Informacin
Existen procedimientos para recaudar y
tramitar informacin
Servicios Prestados En lnea las 24 Horas

Oportunidades
Estructura Organizacional
Utilizar personal Medico, enfermera, farmacia,
admn. practicante
Definir Polticas para practicantes
Desarrollar programas de Capacitacin
Disear Programas de Beneficios para el
Personal
Evaluacin Peridica de Personal
Supervisin a subalternos por los Jefes.
Implementacin de Manuales Operativos
Amenazas
Recaudar informacin incompleta del paciente
Cargos no autorizados a cuentas del paciente
Falla en la administracin de la informacin de
pacientes
Extravi de documentos (Historia Clnica,
remisiones)
Deficiente manejo del archivo
Deficiente elaboracin de remisiones.
Recaudar informacin errada sobre
pacientes.
Deterioro de la informacin
Duplicar Historias Clnicas y remisiones
Trasponer Informacin de pacientes, al cargar
servicios prestados

Debilidades Oportunidades:
Ampliar el Numero de personas en Urgencias, Contratando Practicantes

Definir Polticas para emplear practicantes, con supervisin, evaluacin y seguimiento

permanente.
Definir programas de capacitacin para el personal con esas necesidades.
Cmo?, Cundo?, Quin lo Hace?, Cunto Cuesta?,A quien esta Dirigido?, Para que se
Hace?
Fallas en la Contratacin de Personal Desarrollo de Programas de Capacitacin. Evaluacin
de Personal
Cmo se Hace?
Ideniticando las debilidades o ausencia de competencias del Personal del rea de Urgencias,
Definir perfiles especficos para cada uno de los cargos de Urgencias
Cundo se Hace?
- Para personal Nuevo, durante el proceso de Seleccin
- Fecha de Inicio: 15 de Oct de 2005 hasta 15 de Nov de 2005.
Quin lo Hace?
- La Oficina de recursos humanos
A quien esta Dirigido?
- El personal de Urgencias
Para que se Hace?
- Especializar en los cargos de Urgencias, con el propsito de reducir las fallas en la
prestacin de servicios.
Cunto Cuesta?
- se debe cotizar la capacitacin con las entidades expertas en Hospitalaria.

Fortalezas Amenazas.
Jefes Administran la Informacin - Deficiente Manejo de Archivo, Extravo de Documentos.
Cmo se Hace?
Delegar funciones,
Para que se hace?
Los subalternos estn preparados y capacitados en la funcin por ejecutar.
Cunto Cuesta?
Lo hace personal Interno, el costo se prorratea del salario de los funcionarios involucrados.
Quin lo Hace?
El jefe de rea
Cundo se hace?
Cada vez que se haga necesario delegar una funcin o ingrese un nuevo funcionario.