Libro: La Informtica y su Relacin con la Empresa

Quintero (2012: 199-214)

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LOS PROCEDIMIENTOS - FLUJOGRMAS Y DIAGRAMA DE FLUJO

LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos dentro de la organizacin datan desde hace siglos,
pero en la ltima cuarta parte del siglo XX se empiezan a ver que en la
organizacin existen

una gran variedad de actividades, que operan

correlacionadamente y cumplen un propsito, y empiezan a verlo como un

sistema abierto y por ende nace la frase Sistemas y Procedimientos por lo
que adquiri un significado importante en la direccin de los negocios y en la
administracin pblica y privada. Sin embargo, el aspecto que llev a certificar
este proceso de sistema, fue el campo administrativo por intermedio de la
disciplina contable.
Los procedimientos son rutinas de trabajo, tambin se puede decir que
es una sucesin cronolgica de las operaciones concatenadas que son
necesarias para realizar una funcin o parte de ella; asimismo puede ser un
documento escrito que refleja el plan del sistema y por ltimo se puede asumir
cmo proceder con el trabajo.
Los procedimientos tienen relacin con: QUE trabajo debe realizarse en
cada caso por los varios participantes, QUIEN o quienes son esos participantes
y CUANDO las distintas etapas de un proceso deben producirse.
Los sistemas y procedimientos los enmarca una labor de un proyecto,
Actividad o tarea. Entendindose por proyecto la accin encaminada a
ejecutarse en un mediano o largo plazo de 1 a 3 aos. Actividad: trabajo a
ejecutarse en un corto plazo (no mayor de un Ao). Tarea: Labor encaminada a
realizarse de inmediato en horas, das, semanas.
El procedimiento de un proyecto puede tener los siguientes pasos:
plantearse el problema, formular los objetivos, justificar la accin y establecer
una metodologa. Siendo esta ltima la esencia del procedimiento verdadero
para la ejecucin. Este enfoque adoptado a los proyectos, se encuadra a un

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mtodo que llevan todos los trabajos especiales de grado, y tienen un modo
apegado al mtodo cientfico.
Los procedimientos en las organizaciones
Los procedimientos en las organizaciones se deben al modo de operar y
al ritmo de cada una de las distintas actividades y tareas que involucra el
compromiso personal, social y cooperativo. En tal sentido, la administracin es
la que se encarga de clasificar los elementos que van desde la planificacin
hasta la post-evaluacin de un trabajo, adems de integrar la labor de cada una
de las dependencias y unidades.
Por lo tanto, debe existir desde los altos niveles ejecutivos, la
formulacin de las tareas, el paso a paso de cada actividad y las personas que
realizan, dirigen y/o administran las labores inmediatas, bajo el esquema del
procedimiento que se estableci. ste proceso individual o grupal tiene que
rendir cuentas al acoplamiento del gran sistema de procedimiento de la unidad,
el departamento o la empresa que lo estableci.
La unidad de organizacin y mtodos o de planificacin y presupuesto
de la empresa, ser la encargada de fijar la estrategia que direcciona lo que ha
de hacerse, como hacer, con que hacerse, cuando hacerse y despus revisa y
coteja con el plan dado por el sistema de trabajo, de lo que se hizo, o como se
est haciendo.
El gerente adems de sus aplicaciones de sus procedimientos dentro de
los lmites, debe simplificar tal actividad para su ejecucin. No obstante debe
someterse a la flexibilidad del proceso, de tal manera, que la simplificacin de
los pasos se ejecute sin tropiezos y si es posible visualizar todos y cada uno de
los momentos y acciones del trabajo. Por consiguiente, el gerente en s, debe
tomar en cuenta algunas reflexiones y consideraciones bsicas.
Los procedimientos para su construccin deben obedecer a un estudio,
donde se manejen reflexiones antes, en el momento y despus de la
realizacin de una actividad.

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Reflexiones para ejecutar una actividad

Antes de la ejecucin, todo procedimiento antes de empezarse a
realizar, debe hacerse las siguientes preguntas Qu va a hacerse? Por
consiguiente, debe planificarse y formularse las polticas que regirn la misma,
establecerse objetivos y metas, si es posible de manera cuantitativa en funcin
al producto o servicio que ha de realizarse. Cmo debe hacerse? Establecer
un orden cronolgico donde se establezca la secuencia del cmo se realizar
el trabajo, adems de los recursos que se dispondrn. Cundo debe
hacerse?: Realizar la programacin en cuanto al tiempo y prioridad que tengan,
se pueden usar las herramientas de Gantt y PERT-CPM, punto que se
disertaron en el apartado II Quin va a ejecutarlo? Establecer las medidas
necesarias de las personas que harn el trabajo, delegndole autoridad,
fijndole los parmetros y sus funciones. Se dispone de Recursos? Debe
manejarse la disponibilidad de los recursos necesarios con qu hacerlo, si no
se tiene Cmo buscarlos? En este ltimo punto algunas personas e
instituciones no le ponen cuidado a esto, y empiezan a tener aprietos, por lo
cual cambia el plan y el procedimiento actual se modifica.
Durante la ejecucin, cuando una actividad se pone en marcha deben
existir los mecanismos de control y supervisin, con el fin de corregir las fallas
o errores que se presentan, para ello debe formularse una serie de indicadores
de medicin que me muestren en tiempo real la valorizacin a priori de los
resultados. Existen modelos y mtodos y herramientas administrativas y
tecnolgicas que realizan esto.
Despus de la ejecucin, terminado el proceso de elaboracin de la
actividad, debe tenerse en cuenta, Qu tambin se hizo?, buscando las
bondades de calidad y beneficio que deja el producto o servicio. Esta funcin
se encuentra mediante la solicitud de informes, estadsticas sobre la
produccin y sus costos, comparando los resultados efectivos con los
proyectados. Teniendo presente los resultados, se puede preguntar Podr
mejorarse? Si la repuesta es positiva, se puede redisear el producto o
servicio, estableciendo un estudio de reingeniera, formando

una nueva

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estructura de la organizacin y de los sistemas y procedimientos involucrados

en la actividad.
Los sistemas y procedimientos para que se ejecuten de manera firme
deben inclinarse a ser una clasificacin de las lneas de autoridad, es decir las
personas que son responsables de cada actividad. Tambin se debe establecer
las polticas para la toma de decisiones, adems de coordinar las funciones y
las relaciones entre las personas y los departamentos, para asegurar la buena
marcha.
Beneficios de los procedimientos
Las bondades de los procedimientos son mltiples entre estas se pueden
citar:

Ayuda en la gestin.
Establece los medios de informacin sobre las cuales se basan las
decisiones.
Ahorra tiempo y genera resultados y reporte en ms efectivos.
Delegacin trabajo a los subordinados con los conocimientos suficientes.
Aumenta el tiempo efectivo de supervisin.
Reduce la supervisin y mejora la implementacin de las tareas .
Elimina ambigedades y dudas acerca de la autoridad y responsabilidad
mediante la delineacin funcional.
Reduce los errores y mejora la calidad en el trabajo hecho; libera al
supervisor de prestar mucha atencin a las quejas, de revisar las
circunstancias y condiciones y de corregir los datos.

LOS FLUJOGRAMAS y DIAGRAMAS DE FLUJO

Los flujogramas
Los flujogramas tambin vienen a formar parte de las estructuras
organizativas, que se representan mediante grficas que ayudan a registrar los
hechos relativos a un procedimiento de determinada tarea o actividad.
El flujograma es una representacin grfica de un proceso, donde se
visualiza mediante smbolos y esquemas, el movimiento de los papeles y
comunicacin entre dependencias, da a conocer de manera muy prctica los
pasos que debe tener una actividad para su ejecucin, adems nos indica el

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destino de los documentos, las funciones y etapas que deben tomarse para el
prximo paso.
Tambin se dice que un flujograma nos permite agilizar los mecanismos
de control, para que la actividad se lleve a cabo con la precisin y efectividad
que se espera. As mismo se entiende que un flujograma es un esquema que
ayuda al trabajador o funcionario como proceder a realizar la actividad.
Usos de los flujogramas
Los flujogramas son una herramienta grfica que nos sirve para: En
primer lugar como bosquejo hecho por el investigador, analista o trabajador al
momento de ejecutar una accin, la cual determina un procedimiento prctico.
En segundo lugar se concibe como un mecanismo de fcil comprensin del
cmo fluye una actividad determinada. En tercer lugar sirve como conector
para representar una propuesta dentro de un sistema, presentando un patrn
de trabajo como suplemento del procedimiento escrito.
Objeto de estudio de los flujogramas
Los departamentos o dependencias ejecutivas de planificacin u
organizacin y mtodos deben idear los mecanismos ms propicios para
establecer un flujograma, donde configure en una visin amplia todos los
detalles que pueda tener un actividad o conjunto de actividades, debe
especificar para donde va, que formulario se necesita, nmero de copias,
adems de las dependencias que se involucran. Para llegar a esto debe
levantar una serie de instrumentos que ayuden a recolectar informacin
necesaria, donde se pueda averiguar las necesidades ms importantes y que
sean tiles para identificar el nmero de pasos a seguir.
Los flujogramas representan un ciclo del trabajo para cumplir una rutina
en el sistema de procedimientos, si el analista llega a conseguir acciones
similares o repetidas en el ciclo, tienen que averiguar los antecedentes que lo
ocasionan y determinar si llenan la necesidad en el ciclo o son irreales o
imaginarias. El flujograma cuando se usa como herramienta de anlisis puede
revelar lo que est ocurriendo en la elaboracin de la actividad, adems de

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ayudar a mostrar cmo funciona el sistema. Dando as los contrastes,

diferencias o discrepancias que puedan existir. Por su parte ayuda a constituir
de manera ms fcil el documento escrito.
Clasificacin de los flujogramas
Los flujogramas se pueden clasificar de distintas maneras, algunos son
informales, ya que son esquemas que identifican la secuencia de ciertos roles,
tienden a visualizarse mapas manuales que no renen simbologa y
parmetros departamentales. Se debe tener en cuenta que los flujogramas
organizacionales deben seguirse con ciertos patrones simtricos, estticos y
esquemticos.
Un flujograma se identifica por el nmero de departamentos o
dependencias que la componen y los documentos que se determinan con
formularios, cartas, rdenes de memorndum, circulares, entre papeles de
inters para regir el mandato de la actividad. Por ejemplo los departamentos se
identifican en un rectngulo y los documentos con una forma o formulario.
Vase el grfico 38.
Existen muchas maneras de cmo trabajar con los procedimientos
administrativos y tcnicos que operan en una empresa, estos se caracterizan
por ser uniformes, sistmicos y secuenciales. Por lo que cumplen con una
clasificacin que involucran frecuencia, periodicidad y normalidad. En tal
sentido, se da a conocer su clasificacin.
IDENTIFICACIN DE DEPENDENCIAS

IDENTIFICACIN DE FORMAS

Grfico 38. Enunciacin de los departamentos y formularios.

Por su forma los flujogramas pueden ser: verticales, horizontales
circulares. Estos tipos de flujogramas se visualizan en el grfico 39.

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Flujograma Vertical: Este tipo de flujograma indica la secuencia de

las operaciones o actividades (pasos y formularios), estn dispuesto
de izquierda a derecha y los departamentos estarn listados de arriba
hacia abajo, es decir vertical.
Flujograma Horizontal: Este tipo de flujograma indica que la
secuencia de los departamentos estn expuestas de izquierda a
derecha, y las formas se lista de manera vertical.
Flujograma Circular: Aqu las operaciones y las actividades

departamentos pueden ir colocadas como el analista de organizacin

y mtodos lo prefiera.

Grfico 39. Representacin de los flujogramas por su forma.

Por su propsito los flujogramas pueden ser:
De Forma: (como se presentan) es la secuencia de cada operacin o
pasos, por donde circula el formulario u orden escrita a travs de los
distintos departamentos desde que se originan hasta que se archivan.
De Labores: (que se hace). Indica las operaciones que se efectan en
cada una de las actividades que compone el procedimiento, adems
del puesto o departamento que la ejecuta.
De Mtodos (como se hace) Presenta la manera de realizar cada
operacin de procedimiento y las personas que deben realizarlas.

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Los flujogramas en muchas empresas no existen por la falta de

conocimiento tcnico de personal de organizacin y mtodos o de
sistemas y procedimientos, lo que equivale a que en algunas
universidades e institutos forman personal en las especialidades de
ingeniera de sistemas e informtica, con el propsito de mejorar en las
instituciones y empresas la forma de trabajar con eficacia las
obligaciones que se adquieren en el campo laboral.
En este sentido, la tecnologa de la Informacin por intermedio de
la ciencia de la tele-computacin hoy en da brinda tcnicas, (paquetes
de software) para disear de manera excelente los flujogramas.
Simbologa de los Flujogramas
Para la elaboracin de un flujograma, en primera instancia debe existir
una leyenda identificada con simbologa, con el propsito de que el lector o
usuario pueda leerlo y entenderlo. Por consiguiente, se dar a conocer una
serie de insignias o smbolos generales y particulares, as como se expresan
en los grficos 40 y 41. La simbologa universal o general conocida por casi la
mayora de los administradores, gerentes y empleados de una empresa son los
que se representan en el grfico 40, no es un veredicto.

Grfico 40. Simbologa para los flujogramas (General). Elaborado

con referencias de Gmez R. (1995) y Chiavenato, I (1999).
En el caso de las simbologas singular o especfica

se realiza a

discrecin del analista o proyectista, esta simbologa se expresa en el grfico

41.

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Smbolos para Identificar las formas o formularios

El smbolo para identificar las copias de los formularios

El smbolo para archivar un documento

TEMPORAL

PERMANENTE

Smbolo para la destruccin de documento

Smbolo traslado de documentos

La lnea de flujo

Grfico 41: Simbologa para los flujogramas (Especfica).

Ejercicio
La Distribuidora Yomarca C. A. se dedica a la compra y venta de productos
qumicos que para el proceso de almacn y control de inventarios tiene el
siguiente flujograma. El encargado de Depsito llena una Orden de Requisicin
en original y dos copias de los productos faltantes; lo enva al Departamento de
Produccin, donde este procede elaborar una Planilla de Solicitud de Material

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en original y una copia. Luego este departamento enva al Dpto. de

Administracin, todo el documento para que proceda a registrar y llamar al
Proveedor, y para que realice el pedido del producto; cuando ste haya llegado
a la administracin, entrega el original para que proceda a realizar la Orden de
Pedido. Una vez que el proveedor realiza el despacho del producto elabora
una Factura en original y una copia. Cuando llega el producto a la Distribuidora
Yomarca C.A. La administracin recibe la factura original y copia, donde
procede a elaborar la Orden de Pago en original y copia; entregando al
proveedor la copia firmada de la factura y el original de la orden de pago.
Despus la administracin procede a realizar una Orden de Entrega en
original y una copia, y la enva al depsito, donde la original es devuelta a la
administracin y la copia queda para su archivo. Las formas que quedan al
final sin movimiento sern

archivadas permanentemente en su respectivo

lugar.
Se pide: Realizar un flujograma en forma vertical y uno horizontal con la
simbologa dada.
Solucin Vertical
Ante todo se identifican los departamentos y las formas y luego se
realiza la departamentalizacin y se procede a cifrar el procedimiento.

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Tal como se observa en la imagen existe una separacin interna con

lneas fijas y punteadas. Esto indica que hay formas que se devuelven a los
departamentos de origen, dando as repeticin de las formas, bien sea
originales, copias o todo el documento, est separacin se hace con la lnea
punteada.
En el caso de las lneas fijas o no punteadas se representa cuando nace
o emerge un documento nuevo y se da una nueva operacin; observe que
debajo de la raya nace un crculo que identifica la nueva operacin, o se origina
una nueva forma en ese departamento.

Solucin Horizontal

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Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es una herramienta utilizada por el analista de
organizacin y mtodos o analista de planificacin, para de terminar el
recorrido de un proceso, operacin o actividad especfica. El diagrama de flujo
es utilizado para aquellas operaciones o procedimientos por etapas, nos ayuda
a ver mejor como fluye la informacin, tanto en la etapa de investigacin, como
en la etapa de nuevas formulaciones de trabajo. Es una herramienta para
trabajos precisos.
El diagrama de flujo es una representacin grfica que muestra el cmo
fluye el proceso de una actividad, tarea u operacin para su ejecucin, tambin
describen la relacin que tienen los formularios con las distintas unidades o
departamentos, y por tanto debe especificarse. Adems representa un cuadro
que expresa los aspectos de una estructura organizativa.
Se debe tener presente que el diagrama de flujo de trabajo y los
flujogramas, son diferentes, ya que tienden a confundirnos, pero no es as, ya
que el flujograma confirma dicho recorrido general desde que se inicia hasta
que termina la actividad, donde los documentos pasan por las distintas
dependencias dando rdenes especficas, y a la vez puede generar otro
circuito de trabajo. Mientras que el diagrama de flujo se usa especficamente

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para determinadas actividades, en ocasiones un flujograma puede tener uno o

varios diagramas de flujo dependiendo del plan o proyecto que se tenga.
Simbologa
La simbologa utilizada en los diagramas de flujo, es universal y es muy
utilizada en los circuitos o diagramas por proceso de recorrido, por
consiguiente, se hace uso de los smbolos que se presentan en la grfica 39.
Su descripcin es como sigue: Operacin: Es un valo que se usa para el inicio
o fin de la actividad o circuito. Inspeccin: Es un rectngulo esquinado o
achatado para el anlisis de una actividad. Proceso: Es un rombo que indica el
descarte positivo o negativo de la operacin. Flujo: son las lneas que indican la
direccin, comunicacin o

fluidez de

la actividad. En el caso de que se

involucre algn formato ser representado en la cronologa del circuito de

trabajo.
Es preciso comentar que en la prctica los diagramas de flujos y
flujograma vistos tiende a fusionarse, es decir se entremezclan un con el otro
en los manuales de organizacin y conllevan a formar un solo documento
escrito para la accin
Ejercicio
La Compaa Seguros La Victoria S.A. se dedica a la venta de seguros,
presenta una gama de planes de seguros de persona, y para la venta de la
pliza de Seguro de Vida presenta el siguiente diagrama de flujo.
El Asesor de seguros hace llenar una solicitud de vida y aplica una
declaracin de salud al cliente, una vez llenada la misma, el asesor procede a
llevarla al Departamento de Personas, que ser revisada por el analista de
riesgos, mediante el cual realiza una inspeccin sobre el estado de salud del
cliente. Si el cliente presenta buen estado de salud se emitir la pliza de
seguro de vida; luego el Asesor de Seguros procede al cobro de la misma, si el
cliente acepta el monto de la prima de seguro se realizar el cobro y finaliza la
operacin. De lo contrario si el cliente no acepta la prima del seguro, se remite
a la compaa de nuevo para su anulacin y termina la operacin.

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Si presenta un estado de salud sospechosa se procede a llamar al

cliente para practicarle algunos exmenes mdicos por parte de la compaa,
el cliente es enviado a la clnica donde se efectuarn los exmenes asignados,
y luego la clnica enva los resultados a la compaa al analista de riesgo para
ver si procede o no. En el caso que el cliente no presente antecedentes de
salud, se realizar la pliza y se procede a cobrar la misma, de lo contrario, si
presenta antecedentes de salud no se elaborar la pliza terminando con la
operacin.
Se pide: Elaborar un diagrama de flujo con la simbologa dada.
Solucin
SEGUROS LA VICTORIA S.A.