GUIA TCNICA ADMINISTRATIVA PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE

PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES

1. Finalidad
Establecer el procedimiento tcnico administrativo para verificar la existencia fsica de los
productos farmacuticos y afines existentes en los almacenes especializados, sub almacenes y
establecimientos de salud de las Direcciones de Salud, Direcciones Regionales de salud y
Gerencias Regionales de Salud.
2. Alcance
La presente gua es de aplicacin en todas las dependencias (DISA, DIRESA, GERESA, Red,
Microrred, otros) y establecimientos de salud (Hospital, Instituto Especializado, CLAS, Farmacias
Institucionales, Centros y Puestos de Salud. Almacn y Sub-almacenes) que tengan existencias
fsicas de productos farmacuticos y afines.
3. Base legal
a. DL. N 22056
b. R.J. N118-80-INAP/DNA
Modificado por
R.J. N133-80-INAP/DNA
c. R.J. N 335-90-INAP/DNA
d. Ley N 28716
e. R.C. N 320-2006-CG
f. R.M. N 1753-2002-SA/DM

Instituye el Sistema de Abastecimiento.

Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y
Custodia Temporal de Bienes
SA.07 Verificacin del Estado y Utilizacin de Bienes y
Servicios
Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico
Nacional
Ley de Control Interno de las Entidades Pblicas
Normas de Control Interno para el Sector Pblico.
Directiva del Sistema Integrado de Suministros de
Medicamentos e Insumos Mdico-Quirrgicos del Ministerio
de Salud SISMED y su modificatoria
R.M. N 367-2005/MINSA

4. Disposiciones Generales
4.1 El Inventario de las Existencias Fsicas, consiste en constatar la existencia o presencia real de
los productos farmacuticos y afines, en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en
custodia temporal as como verificar el estado de los mismos.
4.2 La responsabilidad de efectuar los Inventarios Fsicos es del Director de OGA y del Director de
Logstica.
4.3 Se realiza un inventario de tipo masivo al barrer, que incluye a todos los productos
farmacuticos y afines almacenados y en custodia temporal, incluyendo los vencidos,
deteriorados y rotos. El quipo designado procede a efectuar el inventario empezando por un
punto determinado, continuando el control de todos los productos farmacuticos y afines, sin
excepcin alguna.
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4.4 El inventario ser cerrado, esto con el objeto de facilitar su ubicacin, verificacin y conteo
rpido de los productos farmacuticos y afines.
4.5 Para el levantamiento del Inventario de Existencias Fsicas se usar los formatos del Anexo N
1 Formatos para el Conteo Fsico de Productos Farmacuticos y Afines (anexo a la presente
gua).
4.6 La Direccin de Logstica, el Responsable del Almacn Especializado y Responsable del
Servicio de Farmacia segn corresponda, deben garantizar que existan las condiciones
mnimas para la toma de inventarios.
4.7 La Direccin de Medicamentos, Responsable de Informacin del SISMED, Responsable de
Almacn y Sub-almacenes, Responsables de los Puntos de digitacin, Jefes de
Establecimientos de Salud y Responsables de Farmacia de los establecimientos son
responsables de la calidad y oportunidad del registro de la informacin de inventarios, debern
verificar dicha informacin antes de cerrar el inventario en el sistema.
4.8 El Informe Final del Inventario Fsico, ser entregado al Director de Administracin con copia al
Director de Logstica y al Jefe de Almacn de Logstica, o los que hagan sus veces de las
correspondientes DIRESA / DISA / GERESA, firmados por los miembros integrantes de la
Comisin de Inventario, as como por los responsables del almacenaje y/o custodia de los
Productos Farmacuticos y Afines.
4.9 Se recomienda efectuar conciliaciones mensuales entre el stock fsico del SISMED y el krdex
del SIGA, a fin de contar con informacin confiable y oportuna.
4.10 Los Directores Generales de las DISAS/DIRESAS/GERESAS, debern disponer se efecte
peridicamente la verificacin fsica de la existencia de los productos farmacuticos y afines, a
fin de corregir cualquier error u omisin, que se haya cometido en el procesamiento del
registro.
4.11 Conciliado el Inventario, las diferencias no aclaradas (faltantes de inventario), sern
informadas por la Comisin de inventario a la Direccin General de la Unidad Ejecutora, a fin
de tomar las acciones administrativas de acuerdo a la normatividad vigente.
4.12 Los Productos Farmacuticos y Afines identificados como vencidos, deteriorados se
proceder a iniciar el trmite de baja.
5. Proceso del Desarrollo del Inventario Fsico
5.1 Organizacin
5.1.1

El procedimiento de Inventario Fsico se iniciar con la conformacin de la Comisin de

Toma de Inventario Fsicos de Productos Farmacuticos y Afines la cual ser
nombrada con una Resolucin Directoral o un documento que consigne la instalacin de la
misma.

5.1.2

Esta camisn podr estar conformada por el siguiente personal:

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Un Representante de la oficina de Administracin, quien la presidir.

Un Representante de la Direccin de Logstica.
Un Representante de la Direccin de Economa.
Un Representante de la Direccin de Medicamentos o de Farmacia, segn corresponda.
Un Representante de la Oficina de Control Interno, quien acta como observador para
evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos.
Esta comisin se encargar de la toma de inventarios del Almacn Especializado y de los
Sub-almacenes que dependan directamente de la DISA/DIRESA/GERESA

5.1.3

A su vez se conformarn Equipos de Verificacin que tienen la responsabilidad de

efectuar el conteo fsico, verificar el estado de conservacin, la fecha de expiracin e
identificar los nmeros de lotes de los productos farmacuticos y afines. De preferencia no
debe participar personal que labora en el mismo lugar donde se tomar el inventario.
Puede estar constituido por dos verificadores uno de los cuales har la verificacin
cuantitativa y cualitativa del bien y el otro el registro en la Tarjeta de Control Visible y el
Formato de Inventario Fsico.
Se podr contar con el apoyo de un profesional Qumico Farmacutico para las consultas
tcnicas respectivas respecto a los productos farmacuticos y afines

5.1.4

Estas comisiones deben firmar una Acta de instalacin con los miembros designados para
dicha actividad, en donde participaran para:
Sub-Almacenes

El Jefe de la Red o Microred de salud de la jurisdiccin del sub-almacen, quien la

presidir

El responsable de las funciones administrativas

Un personal de salud de la red, micro red.

En el caso de que el sub-almacn pertenezca directamente a la DISA/DIRESA/GERESA la
toma de inventario la realizar la comisin de la DISA/DIRESA/GERESA.
Centros y Puestos de salud, CLAS

El Jefe del establecimiento de salud que lo presidir

El responsable de la funcin administrativa

Profesional o tcnico de la salud del establecimiento

5.1.5

La Direccin de Logstica proporciona a cada Equipo de Verificacin los materiales

necesarios efectuar el inventario: formatos, lapiceros, entre otros, as como instrumentos
que les permita manipular (subir, bajar, desembalar, calcular, marcar y/o rotular, etc.) e
igualmente dispondr de equipos de seguridad y primeros auxilios en caso de accidente.

5.1.6

Los responsables del Almacn Especializado, Sub-almacenes, Farmacia de los

establecimientos de salud participarn de apoyo en el ordenamiento, ubicacin de los
productos mas no formarn parte de la comisin.

5.1.7

Ordenamiento: Los productos farmacuticos y afines almacenados y/o custodiados deben

estar ordenados por lotes y fecha de vencimiento, e identificados con su respectiva tarjeta
de control visible, de tal manera que faciliten la verificacin y conteo.

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5.1.8

La Direccin de Medicamentos en coordinacin con la Direccin General de Salud de las

Personas de la DISA/DIRESA/GERESA y los coordinadores para el caso de las
Intervenciones Sanitarias de Tuberculosis y ITS VIH/SIDA determinaran en cada
establecimiento de salud donde se brinde tratamiento de estos (consultorios de enfermera,
consultorios de las estrategias, entre otros), el nmero de pacientes en tratamiento y la
cantidad necesaria para el tratamiento completo de cada paciente. Los medicamentos que
resulten sobrantes de este anlisis sern devueltos a la Farmacia del establecimiento para
la toma de inventario respectivo. La comisin de inventario determinar el tratamiento de
dichos sobrantes.

5.1.9

La informacin en el sistema informtico del SISMED, deber estar

fecha de corte.

actualizada a la

5.1.10 Las Tarjetas de Registro y Control (Existencias Valorada y Control Visible) deben estar
ordenadas y con sus registros actualizados a la fecha del corte.
5.1.11 Los Productos Farmacuticos y Afines recepcionados durante la toma de Inventario Fsico,
sern ubicados en la zona de cuarentena e ingresarn al almacn cuando concluya el
inventario.
Si existiera la necesidad urgente de la utilizacin de estos productos se distribuirn con
gua provisional manual, posteriormente se ingresarn dichos productos con la
documentacin respectiva y se regularizar la distribucin con la Gua de Remisin
respectiva, una vez que concluya el proceso de Inventario Fsico.
Si fuera el caso de la necesidad urgente de la utilizacin de los productos que si forman
parte del stock existente, estos productos formarn parte del inventario y se distribuirn con
gua provisional manual y posteriormente se regularizar la distribucin con la Gua de
Remisin respectiva, una vez que concluya el proceso de Inventario Fsico.
Asimismo, se deber coordinar con el establecimiento solicitante que no contabilice en el
inventario el ingreso de estos productos farmacuticos y afines en trnsito hasta que no
cuenten con la Gua de Remisin correspondiente.
5.1.12 Los Productos Farmacuticos y Afines, pendientes de atencin con Guas de Remisin y
PECOSA numerada y valorizada, que no fueron retirados por los usuarios, son
reingresados al stock e inventariados, anulndose los documentos respectivos.
5.1.13 Se ajustar el Cronograma de Distribucin de productos farmacuticos y afines del
Almacn Especializado y Sub almacenes, con la finalidad de que siete (07) das antes del
inventario fsico hasta su culminacin, se suspenda la atencin a los establecimientos de
salud.
5.1.14 Previo al inicio del proceso de la toma de Inventario el responsable de Almacn
Especializado, proporcionar al equipo de verificadores, el Listado de los productos
farmacuticos y afines con las descripciones y codificacin respectiva

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5.2 Procedimiento de Inventario

5.2.1 Recoleccin y Verificacin
a) El equipo de verificacin debe contar y verificar las caractersticas y propiedades de los
productos farmacuticos y afines: nombre, concentracin, forma farmacutica,
presentacin (dimensin, peso, volumen) de todos los productos farmacuticos y afines
realizando la verificacin con las tarjetas de control visible (TCV)
b) En la verificacin fsica en los establecimientos de salud (Centros de Salud, Puestos de
Salud, CLAS, Farmacias Institucionales, Hospitales, Instituto Especializado) sub
almacenes y almacn especializado se debe de considerar los productos farmacuticos y
afines que se encuentren ubicados en situacin de baja. Si estos productos ya fueron
retirados de las TCV, del aplicativo y/o entregados documentariamente a la Direccin de
Logstica para la baja correspondiente, sern inventariados en un formato adicional
indicando que son productos preparados para la baja, pero no sern considerados en el
aplicativo del SISMED.
5.2.2 Registro
a) El verificador registrar la cantidad verificada (stock fsico), lote y fecha de vencimiento
b) Para el registro de las existencias se tomar en cuenta las pautas de la gua para el
llenado del Formato N1, anexo al presente documento.
c) El verificador cerrar la Tarjeta de Control Visible despus del ltimo registro y anotar la
palabra INVFIS, la fecha del inventario, la cantidad verificada y firmar en la columna de
destino.
d) Finalmente, la comisin firmarn los formatos de conteo fsico de inventario conjuntamente
con el responsable del almacn, sub-almacn, jefe de los establecimientos de salud o el
que haga sus veces y la remiten al punto de digitacin respectivo para su registro y
consolidacin con los Inventarios de los establecimientos de su jurisdiccin.
e) Los puntos de digitacin o la Direccin de Medicamentos registrarn en el aplicativo del
SISMED los resultados de la cantidad fsica encontrada por cada uno de los tems
inventariados, registrados en el formato de Conteo Fsico de Productos Farmacuticos y
Afines de cada establecimiento de salud que no cuenten con aplicativo SISMED. Los que
cuenten con dicho aplicativo registraran directamente desde el formato y una vez
terminado el registro enviaran la informacin al punto de digitacin respectivo para su
consolidacin
f) La Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces consolidar toda la informacin de
los establecimientos de su jurisdiccin (Almacn, Sub-almacenes, establecimientos de
salud, puntos de digitacin), a travs del aplicativo del SISMED.
g) Reportes Preliminares: Posteriormente, a travs del aplicativo se procede a conciliar la
informacin del Inventario Fsico con el stock registrado en el SISMED a la fecha de corte
en unidades, para determinar los sobrantes y faltantes de productos farmacuticos y afines
inventariados.
h) El reporte de Inventario Fsico Conciliado del SISMED, consolidado y detallado, los
formatos de conteo fsico y el reporte de sobrantes y faltantes, son entregados al
Presidente del Comit de Inventario, para que proceda a remitirlo al rea de Informacin
de Logstica, para su valorizacin.

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5.2.3 Valorizacin
a. El mtodo de valuacin de existencias es el del Costo Promedio
b. El personal del rea de Informacin (Kardista) realizar la valorizacin del inventario
(Almacn, Sub-almacenes y establecimientos), tomando como referente la informacin que
consigna la tarjeta de existencia valorada y con el valor que aparece en el ltimo registro
de la columna Costo Promedio.
c. Si identificada la procedencia del bien no se cuenta con registro que permita valorizar el
inventario, se tomar como valor el del documento con el cual se registr el ltimo ingreso:
Orden de Compra, Nota de Entrada, Pedido Comprobante de Salida.
d. Si el ingreso del bien se realiz de manera simultanea con Orden de Compra, Nota de
Entrada y Pedido Comprobante de Salida, se valorizar el inventario mediante el clculo
del costo promedio ponderado, el cual se determinar dividiendo el total del valor
monetario entre cantidad total, previa sumatoria por separado de ambas unidades.
e. Valorizado el Inventario, se remitir al Equipo de Anlisis, las hojas del inventario
valorizadas, adjuntando las tarjetas de existencias valoradas y documentos fuentes.
5.2.4 Anlisis
a. La Comisin de Inventario realiza la conciliacin de las Existencias Fsicas verificadas en
Almacn, Sub-almacenes y establecimientos de salud
contrastndolas con la
documentacin que obre en su sistema de registro y control (Tarjetas de Control Visible,
tarjetas de Existencia Valorada al mes de cierre y reporte preliminar de sobrantes y
faltantes) y determinarn diferencias si las hubiere.
b. El analista cerrar la tarjeta de existencia valorada de Almacn KARDEX despus del
ltimo registro y anotar la fecha del inventario fsico, cantidad verificada y firmar en seal
de conformidad.
c. Si en el proceso de anlisis se establece bienes sobrantes se proceder de la siguiente
manera:
c.1 Determinar su origen en las siguientes posibles causas:

Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias

Valoradas.

Bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el

respectivo Comprobante de Salida.

Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

Otras causas
c.2 En el caso que el origen de los sobrantes del Almacn se deba a las dos primeras
causas indicadas en el literal anterior, estos se incorporaran en los registros de
existencias formulando la NEA. Si los sobrantes son en los establecimientos de salud
estos permanecern fsicamente en el establecimiento y se regularizar
documentariamente y en el aplicativo informtico, mediante una NEA al Almacn de
Logstica, luego el PPA para el Almacn Especializado y Gua de Remisin al
establecimiento de salud donde se determin el sobrante. En la gua se debe consignar
Reajuste de Inventario por sobrantes, as como en la TCV de los establecimientos.
c.3 Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del
sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante, debe figurar como faltante
en bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste en la
respectiva tarjeta de existencia valorada, anulando la salida del bien sobrante, la
misma que ser sustentada con el informe de la comisin de verificacin, previo inicio
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de la determinacin de responsabilidades. Asimismo, se registrara la salida del bien

faltante.
c.4 Si se determina sobrantes y estos se encuentran vencidos o deteriorados se
realizar el mismo trmite del acpite anterior: Una vez regularizado se realizar el
trmite respectivo para la baja.
d. Si en el proceso de anlisis se determinan bienes faltantes, la comisin determinar las
causas de las mismas y en su informe final mencionarn las medidas pertinentes del caso
con respecto a estos, tomando en cuenta la regularizacin documentaria, de los KARDEX,
TCV y del aplicativo informtico de los faltantes determinados.
- Faltante por robo o sustraccin; organizar un expediente de las investigaciones
realizadas acompaadas de la denuncia policial correspondiente.
- Faltante por merma: tratndose de bienes slidos o lquidos, que por naturaleza se
volatilizan o alteran, ser aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia
establecida en la norma tcnica respectiva.
- Faltante por negligencia: el jefe del almacn y el servidor o servidores a cargo de la
custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la perdida

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GUIA PARA EL LLENADO DEL FORMATO N 1

CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES DEL SISMED
Este formato le servir de gua para realizar el conteo fsico en los establecimientos de salud a la
comisin de toma de inventarios 2009. Para ello se debe tener en cuenta ciertas consideraciones:
1. La Direccin de Medicamentos proporcionar a la Comisin de Toma de Inventario los formatos de
conteo fsico.
2. Dichos formatos podrn ser impresos a travs del sistema SISMEDV2.01 en el cual se consignar
preimpreso el cdigo y la descripcin de los productos, segn los tems que maneja cada
establecimiento de salud con la finalidad de facilitar el conteo fsico.
3. Dicho formato consta de 3 partes:
En la primera parte se ingresa el cdigo SISMED del producto farmacutico y afn y su respectiva
descripcin del producto en Denominacin Comn Internacional (DCI). Estas dos columnas
debern estar impresas para facilitar el conteo a la comisin. De no ser el caso la Direccin de
Medicamentos o quien haga sus veces facilitar a la comisin el Catalogo del SISMED con sus
cdigos y descripciones completas de los productos farmacuticos y afines.
En la siguiente columna se registrar el conteo fsico total (incluye productos farmacuticos y afines
no vencidos, vencidos y alterados/rotos.

En la segunda parte se registrar el detalle del conteo fsico, las cantidades con todos sus lotes,
registros sanitarios y fechas de vencimientos respectivos. Este registro incluye los productos
vencidos los cuales sern determinados por el sistema SISMEDV.01 al momento de ingresar el
inventario fsico a dicho sistema. Siguiendo el ejemplo anterior de conteo fsico de 1000 tabletas de
Amoxicilina 500mg tabletas

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 En la tercera parte se registrar el detalle del conteo fsico, de las cantidades que se hayan
encontrado alterados, rotos, deteriorados, con su lote y fecha de vencimiento respectivo. Siguiendo
el ejemplo anterior de conteo fsico de 1000 tabletas de Amoxicilina 500mg tabletas.

En resumen:

4. Si la comisin encuentra en existencia productos farmacuticos y afines no considerados en el

listado proporcionado por la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces, los anotar
manualmente al final del Formato de Conteo Fsico siguiendo la estructura del formato de conteo,
previa verificacin con el Qumico Farmacutico de que dicho producto no se encuentra en el
listado. La informacin del producto que no se encuentre en el listado tendr que contener la
siguiente estructura:

Nombre del producto en DCI

Concentracin
Forma Farmacutica
Presentacin
Otro dato que permita identificar el producto (registro sanitario, nombre comercial, otro)

Si la comisin tuviera dudas sobre aspectos tcnicos del producto solicitar asesoramiento tcnico
del Qumico Farmacutico de la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces.
Posteriormente la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces remitir a DIGEMID dichos
productos sin cdigos para su verificacin y/o actualizacin del Catalogo SISMED.
5. Esta gua tambin servir para el conteo fsico del Formato N 1 B de productos farmacuticos y
afines de DONACION:
6. Los formatos sern firmados por la comisin de inventario y sern remitidos en caso de que no
cuenten con sistema, al punto de digitacin de su jurisdiccin para el registro respectivo en el
aplicativo SISMEDV2.01. En el caso de que el establecimiento cuente con el SISMEDV2.01 ser
registrado por dicho establecimiento.
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