u



 

 u




u







 










cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c




u




p
p 

p   


Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a
organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.



   

n proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final
establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear
un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y
al final del mismo:





c pefinir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que
realizar para conseguirlo.
c ?dentificar quin se encargar de cada tarea.
c petallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto
se va a tardar en realizarlas.
c peterminar el coste total del proyecto.
p

c
c
c






Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

?ndicar qu problemas van surgiendo.
|ealizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones
inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en
el proyecto.
c Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
  


c valuarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo
en cuenta las sugerencias de las personas participantes.


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

p

 p 



p 
   
na vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir
cmo y cundo se alcanzar el objetivo previsto en el mismo. n
proyecto est formado por las partes siguientes:
: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del
proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo
componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay
que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las
vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de
transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar
de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn
disponibles en una fecha, reservar hotel,...
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en
llamada structura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas
tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no
hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras
pueden realizar simultneamente.

la
se
se
se

Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario

para realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en
semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin
de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:
1.c ?nformacin histrica, recogida de otros proyectos similares.
2.c Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en
otras circunstancias.
3.c ?ntuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.
4.c ?ndeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

: |epresentan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase
del proyecto. n Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya
que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una
tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos
querr decir que el proyecto se ha concluido.
: n los recursos estn incluidas las personas, herramientas,
instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de
detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la
disponibilidad de los mismos en cada momento.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


p   


Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los
elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de
gestin de proyectos podemos:
c Aer cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al
resto.
c ?nformar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que
tienen que hacer y cundo tienen que hacerlo.


  
  
     
c Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de
Planificacin, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar
y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la
efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que
estos ofrecen.
c Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: sto lleva consigo el
seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si
hay algn retraso en su finalizacin,... y tambin se tiene en cuenta
los imprevistos que puede haber.
c Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente
son muchas las personas que participan en un proyecto, stas tienen
que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente.
Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin
necesaria en cada caso.
c valuacin del proyecto: Project almacena toda la informacin
relacionada con las tareas, los costes,... y esta informacin ayuda a
realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin permite hacer
sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden
ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecucin de un
proyecto, quizs las dos ms tiles son el piagrama de Gantt, que se
encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el piagrama
Pert, que aclara la relacin entre las mismas.
piagrama de Gantt: n este diagrama cada tarea est representada por
una barra horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo
llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra
corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

a travs del diagrama de Gantt podemos ver la relacin entre tareas,

cuando varias barras horizontales se unen entre s indicando que una
tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando
haya terminado la anterior.
piagrama Pert: ste diagrama nos interesa en el caso de que queramos
comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. n el
diagrama Pert las tareas estn representadas por recuadros, llamados
nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas
estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de
otra bien porque una dependa de otra, se unen por lneas.
 u


na vez aclarados algunos aspectos tericos vamos a ver cmo se
ejecuta el programa M?C|
T P| CT 2010 .
1.
2.
3.
3.

pesplegamos el Botn ?N?C? .

Aamos hasta la opcin P| G|AMA
.
bicamos Microsoft ffice

eleccionamos M?C|
T P| CT 2010mc


    

c ?nicie el programa
c n el Men   haga clic en la opcin 




cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Clic en Proyecto en blanco y posteriormente en C|A|

n este momento se debe definir si la programacin se har a partir

desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para
un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que
no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible,
en lugar de hacerlo lo ms pronto posible).
Cuando ya tenga toda la informacin clara:
c aga clic en la ficha u
 !"  #$u


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c n el cuadro de dilogo que aparece escriba:

#"  % escriba la fecha de comienzo del proyecto. l
programa calcular automticamente la fecha de fin.
u"  u
 # scoja si va a utilizar la programacin
desde el inicio o desde el final del proyecto
Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe
ponerse es en el cuadro echa de in y dejar constante la echa
?nicio del Proyecto
Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el
cuadro  #  para iniciar la programacin.
i usted desea
iniciar desde otra fecha modifquela.
c Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo





  
u
&

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. stos calendarios
son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de
recursos, de tareas o al proyecto en general.

 #'est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00
p.m. con una hora libre a medio da. ste es el calendario
predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y
los recursos.
  # ' l calendario laboral est establecido desde las
11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora
libre de 3:00 a 4:00 de la maana.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

('est determinado para perodos de 24 horas todos los das

de la semana, sin detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del
proyecto:
c aga clic en la ficha u
")  "*#)+

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son

los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo
que se vaya a implementar en el proyecto.

e debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al
de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres
calendarios coinciden.
c Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir:
si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente
nuevo.

# !  $ # ,

c n el cuadro u $ # , seleccione el nombre del calendario
base que desea modificar.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
solo desea modificar un da: n la casilla -*   escriba el

nombre con que identifique el cambio, en las casillas de "  % y
 escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.
stas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted
puede escribir la duracin de varios das, semanas o meses.
c Clic en 
$$ n el cuadro que aparece escriba la informacin
sobre la excepcin

i usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente
se activar la opcin pesde y asta. Para escribir la informacin en
este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la

$.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Para terminar clic en aceptar

c
i desea modificar un da de la semana: |esalte el da de la semana
que desea cambiar presionado la techa  !
 .$/ y
#*$% # $!

c n la pestaa "  )$ escriba el nombre para su
identificacin

c Clic en
$$

c n el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y
por ltimo de clic en*


n cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo
aparece resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin
que usted haya ingresado.
n el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin
que utiliza Project para cada caso.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

 $ #  


o ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto,
crear un calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das
que tiene un mes, horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
c Clic en  
*  
c Clic en u"  n la seccin
*  #$ # *

 *
  realizar los cambios necesarios segn los
requerimientos del nuevo calendario.


c Cuando haya terminado, d clic en *

c Abra nuevamente la fichau
")  "*#
)+
c aga clic en$ # 

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c n el cuadro ") escriba el nombre con el que vaya a identificar

el calendario del proyecto.
c
eleccione la opcin   $ #  ) o active la
opcin    *  #$ $ #  ) si desea adaptar un
calendario existente.
c Clic en Aceptar




















cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c



c n la pestaa" $)$escriba un nombre que identifique
el calendario y la duracin
c Clic en 
$$
c pefina el calendario a utilizar en todo el proyecto.


e debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da
(ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en *
 para que Project
vaya almacenando la informacin
Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer
con otro color diferente al que tena inicialmente.

e debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. l
error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana.

u    
,u
&


c Clic en u
  !"  #$u

c n el cuadro $ # , seleccione el nombre del calendario base
que se aplicar al proyecto.
c Clic en *


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c




  u
&

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el piagrama
de Gantt.
i esto no ocurre haga clic en 0 "#





Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para
ello primero abrimos el archivo de trabajo y realizamos el siguiente
procedimiento:
1.c pecide si Project programa las tareas automticamente o
manualmente:
c Automticamente: Project 2010 programa las tareas con
duracin estimada y fechas de acuerdo a la fecha de inicio
del proyecto.
c Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin
duracin ni fechas.
e las ingresa manualmente.
2.c scribe la tarea y presiona enter.
3.c
i escogiste automticamente, observa que la fecha de comienzo
es la establecida en la definicin del proyecto.
4.c scribe la siguiente tarea y presiona enter.
5.c bserva que se asigna automticamente un nmero a cada tarea.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
|epite el proceso hasta ingresar todas las tareas del proyecto.


 1    2

n este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de
tareas, por lo tanto el programa est preparado para organizar las
tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a
la ms detallada.
as tareas se dividen en dos tipos:
c # " '
on tareas con un nivel superior al de las otras
tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los
que se compone el proyecto. jemplo: preliminares, concretos, etc.
c )
'
on tareas que figuran por debajo de las tareas de
resumen. stas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez
estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.
jemplo: xcavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero
inoxidable.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c  
 
  )
'


c
eala la tarea que vaya a modificar
c n la ficha   en el grupo lgico u" 
*$  3$


haga clic en

e aplicar
angra a la tarea sealada. a tarea superior se convertir

en una tarea de resumen. as tareas de resumen aparecen en Negrilla y
se muestran en el rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y
quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas
resumen de actividades).
c
Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita
el anterior procedimiento pero al final haga clic en  $$ 3
$

c

c
c
Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que
permiten mostrar y ocultar las subtareas.
c  
$
" #$*


c aga clic en $!   
*    %#
c n la seccin 
*  *
*

c Active la opcin 
# " #$u


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Tambin se la puede mostras de la siguiente manera

c Clic en la ficha ormato
c n el grupo lgico Mostrar u cultar
c Activar la casilla Mostrar tarea de resumen del Proyecto


 

u
&


c
xisten ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas
asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.
Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una ficha llamada

pentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lgicos segn
la necesidad.
-c Aista de tareas
-c Aista de recursos
-c patos
-c Zoom
-c Aista en dos Paneles
-c Aentana
-c Macros
c

c
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
c
Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:
1.c Clic en piagrama de Gantt u
2.c scoger ms vistas
c
c

rganizador de quipo

c
Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente
reemplazara la anterior forma de ver los datos.
c

i desea cambiar la configuracin del men:
c n  

c
eleccione la Aista que desea mostrar y haga clic en # ! 
c Aparecer el cuadro de dialogo !   #  
 en el cual
debe activar la casilla 
 $ .
Para eliminarlas de men Aer se hace el mismo procedimiento y se
quita la verificacin de Mostrar en el Men.

c

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

u


a escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto.
Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas
llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes
emana, Ao
emana - pa.
l nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel
inferior muestra el perodo de tiempo ms detallado. a escala temporal
predeterminada muestra dos niveles: das dentro semanas
Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:
c Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.
(l ms conveniente es utilizar el piagrama de Gantt)
c Clic en la ficha Aista
c n el grupo lgico Zoom escoger $
"*$
c
c

ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
c
c
c Aparecer el cuadro de dilogo scala Temporal que tiene cuatro
fichas: Nivel
uperior, Nivel ?ntermedio, Nivel ?nferior y Periodo No
aborable.
l nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los
requerimientos de la programacin, lo ms comn es mostrar la
programacin en semanas y das.
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

,

Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por
defecto. l programa Project 2010 permite cambiar la tabla para los
tipos de vistas a los que estn relacionados o modificar una tabla
existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.
c
Para cambiar la tabla de una vista:
c aga Clic en la ficha Aista
c n el grupo lgico patos clic en )$
c

c
i la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre.
i no

aparece haga clic en )$.
c n el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.

c
c
a tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se
lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el
cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en # ! 


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

sted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera.

|ecuerde que esta informacin no se perder sino que quedar oculta
en la base de datos del archivo.
c

i desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el
 )%# # $ $"  y pulse la tecla * " . a columna
desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y puede
recuperarse en cualquier momento.
c
c

   
 u
&


Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden
alfabtico o numrico basndose en un campo en particular.
Por
jemplo:
e podra organizar las tareas por echa de ?nicio, por
puracin, por Predecesoras, etc.
os pasos para ordenar la informacin de un proyecto son:
c Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar.
c aga clic en u

# 
c n el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados.

i desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submen
haga clic en
# *.

c Aparecer el cuadro de dilogo
#  y las opciones que tiene

para ordenar la informacin.
c
c

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

i no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del

proyecto,
asegrese
que
la
casilla
 "

u" 
"
 este desactivada.
c
c

   


i usted ha escogido una programacin automtica de las tareas, en el
momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin
estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el
piagrama de Gantt.
Todos los valores del campo puracin que vayan acompaados de un
signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas.
as duraciones pueden ser escritas en:
c
c
c
c
c

Minutos (m o min)
oras (h o hr)
pas (d o d)

emanas (
o sem)
Meses (me o ms)

Para escribir la duracin de las tareas:

c Muestre el piagrama de Gantt
c n el campo duracin de cada tarea, escriba el perodo estimado que
se demorar para ejecutarse (
i quiere puede agregarle un signo de
interrogacin para indicar que es la duracin estimada)
c Pulse 


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de

Gantt. as fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn
las fechas que se definieron en la informacin del proyecto. Mientras no
se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando
predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma
que la fecha desde la que se va a programar el proyecto

i quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica,
independiente de los das laborales, se puede escribir una #  

  #. ste tipo de tareas es utilizado generalmente en
actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son
independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo:
raguado de Concreto,
ecar Pintura, etc. as duraciones transcurridas
se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen.
Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t
despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das
transcurridos
c

u   

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto,
se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:
c  "  %./' a tarea sucesora no puede comenzar hasta
que finalice la tarea predecesora
c      ./' a tarea sucesora no puede finalizar hasta que no
finalice la predecesora.
c "  %"  %./'a tarea sucesora no puede comenzar
hasta que comience la tarea predecesora.
c "  %    ./' a tarea sucesora no puede finalizar hasta
que comience la tarea predecesora. ste tipo de vnculo no se utiliza
normalmente, aunque est disponible.
as dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:
c Muestre el piagrama de Gantt (a dependencia de tareas puede
generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el piagrama
de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos)
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c n la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas

predecesoras.
c Para definir estas relaciones existen dos mtodos: scribir
directamente la identificacin numrica de la actividad predecesora
en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego
entrar en el la ficha  y dar clic en el botn  $.

i una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y
se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se
escriben todas las identificaciones numricas de las actividades
predecesoras separadas por comas.

c Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se

expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la
actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del
piagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo
de vnculo existente y el tiempo de adelanto. jemplo: 3C 2

c
c
c
c
c
c
c
c
c
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

aciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecer la

informacin de dependencias. n este cuadro se puede cambiar
automticamente las relaciones entre actividades.



  2

os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de
entregas del proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. a ms fcil es escribir el hito como
una tarea (Por ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle
una duracin de cero (0), por ejemplo: ntrega de Planos.
in embargo
el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una
tarea un hito, de la siguiente forma:
c
obre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que
aparezca el recuadro con la informacin de la tarea
c n la pestaa  %#, se activa la casilla $
"
 


c
c
os hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de
inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin sufrir
alteraciones.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


e debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se
le haya aplicado sangra), aunque se seale como hito no aparecer en
la pantalla con la convencin de hito.
c

 

Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos
de un proyecto estn sobreasignados desde el momento de su
concepcin.
Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el
esfuerzo que deben llevar a cabo. na programacin que se extienda
ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al
nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.


   
  
ay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la
que mejor trabaje.
c u ""
c n el piagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le
asignar el recurso.
c Aparecer el cuadro de dilogo !"  #$
c Clic en la pestaa  donde aparecer una tabla en blanco.
n esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de
asignacin.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

as unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros

enteros segn la configuracin establecida por el programador y
significan la proporcin del recurso que se aplica a la actividad (Por
ejemplo:
e tiene una Concretera para realizar columnas y vigas, si la
concretera estar ocupada por la maana en las columnas y por la tarde
en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en cada una de las
actividades).

i los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de
asignacin ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las
actividades, Por ejemplo: Para hierro la unidad es el quintal.

 #"'

c stando en el piagrama de Gantt hagaClic en la ficha  
 *
$  
# $   +# 
c n la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la
ejecucin del proyecto.

c Al terminar de llenar esta tabla vuelva al piagrama de Gantt

c
eale la actividad a la que le vaya asignar los recursos
c aga clic en la ficha
  * $        $ 
    
c Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha
escrito.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y

haga clic en   
c Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados
por medio de un visto en la parte izquierda y en la parte superior de
la lista.
c Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad,
sin cerrar el cuadro de dilogo y repita el procedimiento.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

"'

c n el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna ") #
$ 

c All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para

asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad mxima se
escriben los nmeros dentro de un corchete y un recurso se separa
de otro por medio de punto y coma.

c
i escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla

alfabticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces
en la lista. Para esto:
c Aaya a la vista hoja de recursos y seleccione la ficha  

# 
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c aga clic en
# u

c n el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio

,  y luego de clic en
# 
c



Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn
repetidos y borrarlos.

pespus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no

haya sobreasignaciones. na sobreasignacin significa que el recurso
est trabajando en un solo da, mas horas de las que puede.
Para esto hay dos mtodos.
u "4
#'
c
eale todas las actividades
c Clic en el botn   de la ficha 
c n el cuadro de dilogo que aparece haga clic en
! 

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Aparecern tres tipos de grficos:

c Trabajo
c pisponibilidad |estante
c Trabajo de Asignacin
 #"4
#

c n $  
  #  todos los recursos que estn
sobreasignados aparecern de color rojo.





cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

as celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una

actividad especfica. as celdas blancas muestran cuantas horas trabaja
el recurso diariamente.

u
,  


Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en
determinadas fechas y en otras no.
i usted quiere considerar esto
desde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente:
c stando en el piagrama de Gantt 
c aga clic en     


c Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. bquese
sobre un recurso y de doble clic para que aparezca la informacin del
recurso.
c n el cuadro de la parte inferior puede ingresar los perodos de
tiempo que el recurso estar disponible, tambin podr agregar
diferente informacin como el costo de los recursos, las horas que
trabaja diariamente el recurso, etc.
c Cuando termine de ingresar clic haga clic en 


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

 
    



u  ,



c stando en el piagrama de Gantt haga clic en    

c n el cuadro de dilogo    , active la casilla de
verificacin que hay junto al cuadro  $
*:.
i no aparece esta
opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado
de
*  #$ 
#  tenga un signo menos, si no lo
tiene haga clic sobre el cuadro.
c uego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos.
i el
filtro que est buscando no aparece en la lista, haga clic en 
 $

c Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de |ecursos
solo mostrar los recursos que cumplen los criterios seleccionados.
c Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se
explic anteriormente
c
i quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en # $
o simplemente desactive la casilla $
*

Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la

programacin del proyecto, siga estos pasos:

c n el piagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en

    

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Active la casilla de verificacin  * )$ *
)+ y escriba

las horas que necesite estar disponible.
c ?nmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no
cumplan con esta condicin

  
  



Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar
como afectaron la programacin, es decir si la duracin inicial del
proyecto varo.

i esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar
ms recursos o cambiar la duracin de las tareas. sta decisin siempre
debe ir acompaando de un anlisis econmico y de espacio pues son
los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.
Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma
manual o seguir el siguiente procedimiento:
c n la ficha
, * $  # 
 )   usted puede
escoger: |edistribuir seleccin, redistribuir recurso, redistribuir todo.




sted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la
redistribucin en: pciones de redistribucin

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


|ecuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en
horas, entonces en el cuadro de verificacin , )
     $
 ' se debe poner .



&  5
n la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica
particular. pespus de comenzar la fase de ejecucin y de comunicar el
progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de tareas
vinculadas a otro.
Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de
las demoras permisibles de las tareas. na tarea que tenga definida una
demora permisible igual a cero ser crtica.

i quiere cambiar la definicin de las tareas crticas:
c n la ficha  
*    %#
c scriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro 
 3
 $#""  $:

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede
aplicar la tabla Programacin.
c stando en el piagrama de Gantt, haga clic en  
 )$
u" 


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


c n esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha
calculado para cada tarea. l clculo se hace segn las tareas
sucesoras y la fecha final del proyecto.
i usted quiere cambiar est
demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.

|ecuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control

de la programacin en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien
los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al terminar de asignar las
tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la
que est calculando el programa es la que se debera aplicar realmente.

i esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para
acomodar el proyecto a la realidad

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

1
  5


Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.
c n ,  seleccione el  "#


# " 



Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. na de color
azul o rojo y la otra de color negro.
a de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto,
el color rojo son las tareas de las rutas crticas y el color azul las que no
se encuentran en esta ruta. as barras de color negro mostrarn el
porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento



tra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.
c aga clic en u
  !"
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c



c aga doble clic en
 $
c aga doble clic en 3


e puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para

esto:
icha Aista *u 3
.
Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de
esta lnea amarilla aparecer el nombre del grupo por el que est
agrupada la hoja
as tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Para volver a la configuracin inicial de la tabla. icha Aista

*u  *.


$"
*# ! $
$
3
'

aga Clic en Aista iltro Para: - Tareas Crticas. Con esta opcin
solo aparecern en la tabla las tareas crticas.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Para quitar el iltro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona

 ! $


  

na de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan
cuando tienen tiempo de hacerlo.
?gualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de
tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la
actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una
de sus fases.
Para dividir una tarea:
c Abra el diagrama de Gantt.
c n Tarea haga clic en   # 

c n la barra de la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la

divisin, haga clic, sin soltar arrastre hasta la nueva fecha de reinicio
de la tarea.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de

Gantt hasta que toque otra parte

,
 u

 


i por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la
programacin de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. a
primera es que Project calcule automticamente las cargas de trabajo
cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule
cuando usted quiera.
Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones:
Clic en


*  ## 
 ) 

eleccione 
"

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


i quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera,

siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla  $Cuando
termine de 
 ?gualmente se puede hundir la tecla $ 6
7
n cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por
medio del piagrama de Gantt de |edistribucin.
n la ficha tarea, clic en   

n el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque
 " #


 # # 
 )  .
eleccinelo y de clic en
*$ 
Aparecer un piagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. a
primera nos muestra la programacin anterior a la redistribucin y la
segunda nos muestra como quedo la tarea despus de la
redistribucin.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

  u 
  , 

os niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000
prioridad ms alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad
predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza
la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de
redistribucin. as tareas que no quiere que sean redistribuidas se
deben asignar con una prioridad de 1.000.
Para cambiar la prioridad de las tareas:
n el piagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la
prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500.
n el cuadro de dilogo  !"   # $ , haga clic en la
ficha
 $

n el cuadro de u  ## escriba el nmero que represente la

prioridad deseada de esa tarea

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


 
u
&

n la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a
almacn la informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar
informes de estado.
upervisando el progreso y el rendimiento, puede
ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la
programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma
necesaria.
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas:
guardar la informacin prevista del proyecto y escribir la informacin de
progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

,  5 ,

na lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo
el proyecto y la forma como se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del
proyecto en un momento concreto. a informacin que se almacena es:
Costo
puracin
in
Comienzo
Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
c aga Clic en u

* $  u" 


)$$3 #,
c n este mismo cuadro de dilogo en u seleccione u

"*$

c aga clic en*


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya

guardado la lnea de base puede continuar agregndole tareas.
iga
estos pasos:
c n el piagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la
lnea de base.
c aga clic en u
 - 
)$3 #, para mostrar el
cuadro de dilogo nea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar
nea de Base est activada
c n el cuadro nea de Base aparee la fecha en que guard por ltima
vez la lnea de base.
c
i desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo nea de
Base 1, haga clic en la 3 #, correspondiente en la lista.
c n Para, active las tareas seleccionadas.

c pe manera predeterminada despus de que se guarda una lnea

de base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar,
agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la
casilla )
# " 

Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:

c n    haga clic sobre  " #


 #
 " 
 n el grfico que aparece usted podr comparar la
informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la
ejecucin del proyecto (negra).

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

?gualmente puede utilizar las tablas:

c Clic en  
 )$ )$
c n el cuadro de dilogo que aparece seleccione 3  # , y
haga clic*$ 


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c



o ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto
cuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una lnea de
base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior
pero siempre se selecciona la opcin u'u
"*$




 !"  #" * 
$


c n la ficha u
haga clic en !"  #$u

c n el cuadro de dilogo que aparece seleccione la opcin

#3
 Aparecer la informacin del proyecto en forma
comparativa


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

, $3 #)

c aga clic enu

)$$3 #),3 

#,

c Aparecer el cuadro de dilogo , 3  # , Active u$ 

u 
 o u$  u   $ segn el caso y seleccione el nombre
de la lnea de base que desea borrar.
c Active la opcinu
"*$
o$  #
c Clic en*


1
u


 
Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente,
Microsoft Project calcula otras partes. a programacin y los costos se
calculan automticamente.
xisten varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted
puede utilizar el que le parezca ms conveniente mientras que utilice
siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados ms
coherentes.


$ %$*
 $*"  

l mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es
proporcionar informacin a Project que muestre que el proyecto
funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de
hoy u otra distinta como fecha de referencia de )+"*$
#.
Con este mtodo, las tareas se actualizan de la siguiente manera:
c Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de
la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha
programada. n otras palabras, las fechas programadas de
finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la
fecha.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la

fecha de trabajo completado (y una fecha de finalizacin despus de
su fecha) estn en curso durante esa fecha.
c Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de
la fecha de trabajo completado quedan intactas.
Para actualizar el proyecto segn la programacin:
c aga clic en u
 
$ %u
. Aparecer el cuadro
de dilogo Actualizar el proyecto




c Asegrese de que est activada la opcin 
$ %
)+
"*$
#$
c scriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. pe manera
predeterminada aparecer la fecha de hoy

c Active la opcin$$8$8si desea que Project calcule

si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si est
en curso, tambin puede activar la opcin uu
+
#







i la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo
completado, la tarea seguir con 0%.
i la fecha programada de

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la

tarea se configurar con el 100% completado.

i la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha
programada de finalizacin de una tarea es posterior a la fecha de
trabajo completado, el programa calcular un porcentaje de valor
completo.
Active la casilla
olo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso
continen al 0%. s decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones
programadas posterior a la fecha de trabajo completado para las que
no se haya introducido un valor aparecern en cero
Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las
tareas seleccionadas. Para esto active la opcin # $ u
 o
$  #



# $*
+"*$
#


Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin
restante y real.
Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:
c n el piagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.
c n la ficha  Grupo lgico u"  
$ %




c n el cuadro de dilogo
$ %introduzca el porcentaje
completado de las tareas.
n el piagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como
una lnea negra dentro de las barras.


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

sta actualizacin tambin puede hacerse por la ?nformacin de la Tarea

c
eleccione la Tarea que desea actualizar
c aga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de
 !"  #$
c n la pestaa
 $ )el porcentaje completado.

dilogo


# $#  $



i escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje
completado. Puede cambiar la duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
c n el piagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
c n la ficha  Grupo lgico u"  
$ %

c  $#  $escriba el valor.


c
i espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado,
actualice la duracin restante el respectivo cuadro.

' pe manera predeterminada Microsoft Project calcular
automticamente el trabajo y el costo real y restante para los recursos
asignados al actualizar el porcentaje completado, la duracin real o la
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

duracin restante de tareas o asignaciones.
i quiere que el programa

no lo haga automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic
en  
*   u"  y quita la verificacin de las
casillas 
$ % $ 
# # $
 
$ % $ 
# #$


#"  %

$ %  #$

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede

supervisar mejor la fecha de finalizacin de todo el proyecto,
especialmente al trabajar con tareas crticas.
i escribe una fecha de
comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para
adaptarse a la fecha real. ?gualmente, al escribir una fecha de
finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms
tareas, haga lo siguiente:

c n el piagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de

comienzo o finalizacin que desea actualizar.
c aga clic en  u"  
$ %

c n
# $ escriba la fecha real de comienzo o final segn sea
el caso.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c



Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas
programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que
efecto tienen estas fechas en la programacin establecida inicialmente.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

1 u


 
 ,
  



u
+#
)+"*$
#

i ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje
que han completado hasta el momento.
Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea,
siga estos pasos:
c n el piagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. aga clic en
 
 )$ )+
c n el campo 8
)+ "*$ de la tarea que desea actualizar,
escriba el valor del porcentaje de trabajo completado




iga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado
de una asignacin:
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Abra la vista #

c aga poble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea
(esto se llama Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea
actualizar.
c n el cuadro de dilogo  !"  #$    , haga clic en
la ficha  " 

c n el cuadro8
)+"*$
# escriba el valor.






)+$$
)+

"*$
#


i ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real
completado para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuir
uniformemente entre los recursos asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una
tarea, haga lo siguiente:

c pesde el piagrama de Gantt, haga clic en  )$ )+

c Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna $
c n el campo $de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de
trabajo real.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

os valores de los campos |estante y % trabajo compl. se calcularn de

nuevo.
Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una
asignacin, haga lo siguiente:
c Abra la Aista #
c aga clic en 
)$0)+
c n el campo $ de la asignacin que desea actualizar, escriba el
valor del trabajo real.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
os valores de los campos |estante y % trabajo
)+$"*$
#**3##
"*

l mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es
introducir el trabajo real de las asignaciones por perodos de tiempo.
jemplo: por horas
Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista so de tareas
para introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos:
c Abra la Aista so de Tareas
c aga clic en "
 
$$ 
 )+ $. l parte
de horas de la vista incluir la fila ) $ como una fila debajo
de )

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
i desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las

asignaciones, aplique la Tabla trabajo al parte de horas de la vista.
aga Clic en  )$ )+


 u

 u
&

pespus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a
programar las tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft Project
calcular automticamente estas actividades hasta la fecha que usted
desee.
n este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.
Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:
c aga clic en u
 
# 
$ %*

c Active la opcin
*"
)+ 

 * 9
"* #*4#y asigne la fecha desde la que quiera que se
vuelva a programar
c Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo
las Tareas seleccionadas. Para esto active la opcin que ms se
acomode a su necesidad.

u
 ' as tareas que tengan restricciones no se reprograman

de nuevo

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

u  



  
&

 
Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen
la mayor parte de los costos. Pero tambin existen costos asociados
directamente con las tareas.
l punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos
para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto
en general con base en estos.

i est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta
informacin para calcular el presupuesto y si est en la parte de
planeacin del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo est de
acuerdo con el presupuesto asignado.

u  


  


na forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de
recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas
tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las
asignaciones. l resultado es el costo de la asignacin.
Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.

* ! 
 )$*$#

)+
Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:
c Asegrese que est en la tabla 
# 
c Clic en  
 +# 
c Aparecer la tabla con todos los recursos. n esta tabla solo se
permitir asignar recursos a quienes sean del  *)+
c n el campo 
 # del primer recurso de trabajo, escriba el
costo del recurso. ste costo debe escribirse sobre unidades de
tiempo. Por ejemplo $ 200/da

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
i el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla

 #  -
 el valor de las mismas. Por ejemplo:
$ 8/hora

Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras

cuando un recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas
semanales.
i lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los
reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de
horas extras y el trabajo normal para el recurso
Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna
lamada Trabajo de oras xtra



! +*$#
)+
Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo
que realicen, Por ejemplo: Alquiler de campamento, trabajan con este
tipo de costos.
Para especificarlos:
c aga clic en  
 +# 
c Asegrese que est en la tabla ntrada

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c n el campo 

del recurso de trabajo, escriba el costo por
uso del recurso. jemplo: $ 1000



)$$
*$#$"
 $

Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:
c stando en la Tabla de ntrada. aga clic en  
 + #

c Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo

9
 #$ 
 $ con las unidades de medida. jemplo:
quintal, m2, unidades, etc

c n el campo  
 #, escriba el costo por unidad. Por

ejemplo: n ladrillo vale $ 0.35, n quintal de cemento vale $ 7

c
i hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/so.

jemplo: Para los materiales de cantera, el derecho de explotacin de
las canteras podra ser por ejemplo: $ 1000/m3
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

"
)$ 
* '

i usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales
en determinada fecha que afectar los costos del proyecto, o tiene
descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar
diferentes costos en diferentes momentos utilizando las )$ #
#
Para especificar diferentes costos, siga estos pasos:

c n la + #   haga doble clic en el recurso para el que
desea especificar varios costos.
c n el cuadro de dilogo  !"   #$   haga clic en la
ficha de 





c n la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas
extras y el costo por uso escritos en la oja de |ecursos
c Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo
de tiempo, haga clic en  !
 y escriba la fecha
modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar
modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se
deben modificar.
c Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de
actividades, escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por
ejemplo: n ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la
actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la
primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B.

,


  

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que
varan con respecto al primer precio. Para esto se escribe la fecha y
luego en la tasa estndar el porcentaje. a tasa real que representa el
cambio se calcular inmediatamente y aparecer en el cuadro.
a tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn
el valor del recurso.
i por algn motivo ha definida otra tabla de
costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea utilizar para
la asignacin. Para hacerlo, siga estos pasos:
c Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en
 
  #  (Tambin puede utilizar   #
). Aparecer una tabla donde se muestra los recursos
asignados a las actividades

c uego, haga #)$$  en el recurso al cual se le asignar una tabla

diferente a la A. Aparecer el cuadro de dilogo  !"  #$
    

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c
eale la pestaa
 $
c n la )$ #  # 
  situada en la parte inferior,
seleccin la tabla que desee aplicar a esta asignacin

,  



l mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero
usted puede especificar el mtodo que ms se ajuste a sus gustos.
s importante especificar el mtodo de acumulacin de costos para el
planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos:
c aga Clic en  
  + #  (Asegrese que est
ubicado en la Tabla de ntrada)
c n el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos:
Comienzo, Prorrateo, in

os mtodos consisten en:

"  %' calcula los costos de las actividades con los precios que
se ingresaron al inicio del proyecto
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

 $' calcula los costos de las actividades con los precios que se
ingresaron al final del proyecto
u
'
e hace un promedio entre el precio inicial y el precio
final de las actividades o recursos.
Tambin puede especificar el mtodo de "$  #
 en la
ficha 
 del cuadro de dilogo  !"  #$ .

u  



 


Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si
tienen recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
c stando en el piagrama de Gantt, haga clic en  
 )$


c Aparecer la tabla Costo con los campos 
 + y "$  
#
 +
c n el campo
 +de la tarea, escriba el Costo
c n el campo "$   # 
  + especifique cuando
debera acumularse el costo de la tarea. l costo fijo planeado para la
tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones y
tareas durante el proyecto. l total aparecer en el campo Costo
Total de la tarea de resumen del proyecto.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

 


u 



c    #$
#    

Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla 
 a la
vista  #  o  # . Para hacerlo siga estos
pasos:

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c aga clic en  
  #  o  
  # ,
para mostrar una de las vistas de asignaciones.
c aga clic en  
 )$ 



n la vista# puede ver los costos de cada asignacin y el
costo total de cada tarea. n la vista#  puede ver los
costos de cada asignacin y el costo total de cada recurso.

c    #$
#'

Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada
recurso llevar a cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos
totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la oja de
recursos de la siguiente manera:
c aga clic en  
 +# 
c aga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar
en el que desea insertar el campo Costo
c aga clic en "
  
$" 
c n la lista  haga clic en 
 y
e agregar el campo Costo a la
tabla, mostrando los costos totales planeados para todas las
asignaciones de cada recurso



cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c






:c    #
#
'

Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada
tarea. ste costo es la suma de todos los costos de los recursos
asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales. Para ver
los costos totales de las tareas, haga lo siguiente

c stando en el piagrama de Gantt, haga clic en  
 )$



c |evise el campo

$para ver el costo de cada tarea

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

(c    #$


$*$ ##$*



Puede ver el costo total planeado del proyecto. ste costo es la suma de
todos los costos de tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto.
Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos:

c n el piagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto.
n   
*     %#  
   #
" #$u


c aga clic en)$





rente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del
proyecto. jemplo: $ 309.980.800

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


tra forma de ver el costo total del proyecto es:




c aga clic enu
 !"  #$*


c n el botn
#3
 aparecer el costo total del proyecto




cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


u  u
&


sted puede observar como se est realizando la ejecucin de su
proyecto y compararlo con la programacin inicial.
Para esto existen varias formas:
c u ""

c aga clic en*
 !"  #$u

#3


c  #"


c n   
*     %#  
   #
" #$u



cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

:c !"'

c n el piagrama de Gantt, haga clic en 
)$   



(c 
!"'

c n el diagrama de Gantt, seleccione


# " 




cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

oc 3 #u

as lneas de progreso crean un grfico en el piagrama de Gantt que
proporciona valiosa informacin de progreso, de la siguiente manera:
os picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con
respecto a la programacin
os picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con
respecto a la programacin
as lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea
ajustada a la programacin.
Para agregar lneas de progreso, siga estos pasos:
c n el piagrama de Gantt, haga clic secundario en las barras del
diagrama 3 #u


c n la ficha  
$, active la casilla de verificacin


  "* $ $3  # * 
$. A continuacin
seleccione si desea mostrar la lnea de progreso con la fecha de
estado del proyecto o con la fecha actual.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c n 
 $3  # *   $     $, seleccione si

desea que las lneas de progreso reflejen el Plan |eal o el Plan
Previsto.
Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de
fechas con las lneas de progreso. Puede introducir fechas de lneas de
progreso especficas, mostrar lneas de progreso en relacin con
intervalos de fechas seleccionados, etc.


c aga clic en la ficha 
$#3  y defina sus preferencias para

mostrar lneas de progreso en el piagrama de Gantt. Puede
especificar el tipo y el color de la lnea, y la forma y el color del
progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.


Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos:
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c Clic secundario en las barras del diagrama 3 #u

c n la ficha 
$, desactive la casilla de verificacin

 "*$$3 #*
$



 

, u
&


Para que esta opcin est activada es necesario que el computador
tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por
Aistas Preliminares.
xisten seis categoras de informes disponibles:
c
c
c
c
c
c

Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados


u$ !"
## * )$'

c aga clic en    !" Aparecer el cuadro de dilogo
?nformes, mostrando las categoras disponibles.



c n el cuadro de dilogo  !", haga doble clic en la categora
que desea mostrar

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

c #)$$  $


!"9# ver

c
i al seleccionar el informe, aparece otro

informacin, introdzcala y haga clic en 


cuadro

pidindole




l informe aparecer en una ventana de Aista Preliminar. aga clic en
una parte del informe para ampliarla. aga clic otra vez para volver al
estado anterior.

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c


c Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms
conveniente. Para esto de clic en  !  u . Cuando ya
est listo para imprimir de clic en "* " 



u
 
'

c  



l informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto
ordenadas por costo total. l informe refleja los costos reales, el
costo previsto (programado), la variacin, el costo fijo, el mtodo de
acumulacin y el costo restante. as tareas se enumeran de mayor a
menor costo. Para crear el informe u*
, haga lo siguiente:

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

l informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos

totales programados y reales de cada tarea, divididos en periodos
semanales. Para generar un informe de $+#+


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

xiste un ?nforme que resume toda la informacin del proyecto. ste

informe se centra en la informacin ms importante y es
particularmente til para las directivas por la concisa presentacin de
los datos generales del proyecto. Para generar el ?nforme |esumen
del proyecto



l informe de    "    es una
muestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horas
diarias de trabajo asignado. Para generarlo


 
u 
1


Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos
pasos:
cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c




c aga clic enu
 !"y doble clic enu $ %#

c n el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que

desea crear en la lista de ?nformes
c aga clic en , # !  o *  dependiendo como desee el
informe.
Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas
del proyecto. Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las
categoras de pefinicin, petalles y rdenar

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

u
 ' la versin Microsoft Project 2010 cuenta con otro tipo
de ?nformes llamados ?nformes Aisuales. Al seleccionar alguno de ellos
se crea un grfico en xcel como resultado de una Tabla dinmica.
Para crear un ?nforme Aisual siga estos pasos:
c n la ficha
u
 haga clic sobre  !"  $
Aparecer un cuadro de dilogo donde usted podr escoger el tipo de
?nforme
c

c Por ejemplo, al seleccionar  !"# " #


cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c

cccccccc
c
c

  c ccccc

ccccc c
c
c
c

c