EME INFORMATIONALE PENTRU APACERL 5 CUPRINS MODULUL I.. Sisteme informationale economice. 1.1 Definitia sistemelor informational 1.2 Rolul sistemetor informationale.. 1.3 Faze din evoluiasistemelor informational 1.4 Tipuri de sisteme informationale. 1.5 Ciclul prelucrarii datelor MODULUE I. Caracteristicilesistemelor informationale pentru conducere. 2.1 Sisteme operationale sau de prelucrare a tranzactilor. 2.1.1 Sistemul CREANTE... 2.1.2 Sistemul DATORI 0 2.1.3 Sistemul STOCURI.... 2.1.4 Sistemul COMENZILOR .. 2.1.5 Sistemul de gestiune a resurselor umane 2.1.6 Sistemul de gestiune a productiei 2.1.7 Sistemmul contabilitiii generale 2.2 Sistemele de informare a conducerii 2.3 Sistemele de sprijinire a procesului decizional. 2.4 Sisteme de informare a top-managerilr... 2.5 Sistomele de biroied (Orfice Automation Systems) . MODULUL Ml... = “Mieroanaliza sistemelor(idenifiarea, seleti,intierea si plaificarea proiectelor) 3.1 Introducere in dezvoltarca sistemelor.. 3.1.1 Ciclu de vita al sistemetor informafionale — prezentare general... 3.1.2 Participant la dezvoltarea sistemelor informationae . 3.2 Mentfearea 9 stetiaprofstelr de dealt a sstmelorinfomnainale 3.2.1 Identificarea potentialelor proiecte de dezvoltare. 3.2.2 Clasificarea, ierarhizarea si selecfia proiectelor de dezvoltare a sistemelor informationale nS "52.3 Oreanizaja si planifeareasistemelorinformatice 55 3.3 Initiorea si planificarea proiectelor de realzare a sistemelor informationale ase 3.3.1 Inifierea proiectulut..n... 3.3.2 Planificarea proiectulu 3.33 Analizele de fezabilitate MODULUL IV Determinarea cerinfelor sistemului.. 4.1 Studierea sistemului existent... : 4.1.1 Analiza informatiilor de fsire objinute din actualtl sistem 4.1.2 Analiza datelor de intrare an 4.1.3 Analiza modului tn care sunt stocate, accesate $i strate datele..scceoncsvvsnecT2 4.2 Determinarea eerinfelor pentru noul sistem 4.2.1 Surse de identificare a cerintel 4.2.2 Tipuri de ceringe ce pot fi identiicate in timpul analizei 4.3 Metode tradiionale de culegere a cerinfelor sistemului 4.3.1 Intervievarea 43.2 Chestionarele oo 4.33 Intervievarea grupurilor. 4.3.4 Observarea utilizatorior... 4.3.5 Analiza procedurilor de lucru si a altor documente,SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI MODULUL V.. Sclectarea celei mai bune variante strategice de proiectare : 5.1 Aspecte generale privind selectarea variantel strategice de proiectare sso 5.2 Procedura de selectie a celei mai bune variante strategice de proiectare. 5.2.1 Generarea variantelor strategice ale proiectului 5.2.2 Probleme luate in considerare in procesul de generare a variantelor proiectuli MODULUL VI : Proiectarea formularclor/formatelo ia rapoarelor.. 6.1 Aspecte generale ale proiectiii formularelor/formatelor sia rapoartelor. 6.2 Aspecte tehnice ale proiectarii formularelor/formatelor si rapoartefor. 6.3 Prezentarea informatilor din formulare/formate gi rapoarte 63.1 Tipurile datelor $1 informatiilor men 6.3.2 Scoaterea in evident a informatiilor.... 6.3.3 Evatuarea satisfactiet lor MODULUL Vi Dincolo de traditionalcle sisteme informationale.. 7.1 Definirea comerfului electronic. 7.2 Avantajele si barierele de implementare a comerfuli electronie ancy 7.3 Tipuri de mecanisme ale comertului electronic. 7.3.1 Mecanismul business-lo-consumer 7.3.2 Mecanismul business-to-business.. 733 Mecanismul business-to-government 7.4 Modele ale comertului electronic. 7.5 Procesul de dezvoltare a comerful Bibliografi electronic...SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACER] 7 MODULUL | Sisteme informationale economice Obiectiv general: + Definirea sistemelor informafionale si rotul acestora in onganizatie Obicetive specifice ‘© Cunoasterea principalelor earacteristci ale sistemelorinformationale economice si ale evoluiei lor ‘+ Identificarea principaletor tipuri de sisteme informational ‘+ Stipainirea etapelor din cilul pretucrari datelor ‘Termeni cheie: sistem, sistem informational, clasificarea sistemelor informationale, rolul_sistemelor informationale, cictul prelucriri datelor Ritmul de lueru: modulul se dezvolta pe 5 lecfi, fecare cuprinzand una sau mai multe unititi de studiu. Timpul de lucruestimat este de 5 zile, cu 2-3 ore zilnic in medie Pentru a exista, orice societate, indiferent Ia ce nivel se situeaza (micro sau macro) si de obiectivele sau obiectul de activitate, are nevoie de informatii, Obtinerea gi transmiterea acestora presupune existenta unui sistem care si asigure atit culegerea si prelucrarea datelor, cat. si diseminarea informatiilor obfinute, cu mijloace c&t mai performante si eficiente. Un astfel de sistem (sistemul informational) este, in prezent, o surst vitald de pentru orice organizatie. Acest lucru se datoreaza, in primul rind, faptului ci managementul societatilor nu se realizeazi numai prin observarea directa a tranzaciilor gi activititilor care au loc, ci presupune luarea deciziilor, realizarea planurilor si controlul activititilor pe baza utilizarii informatiilor obfinute din surse formale (sistemul informational al organizatiei) sau surse neformale (Intruniri, conversatii telefonice, participari la diferite expozitii, conferinte, targuri .a.) Conducerea unei organizatii moderne trebuie si se bazeze tot mai mult pe informatii, din ce in ce mai diverse, pentru a putea face fata mediului concurential, caracterizat de un grad sporit de incertitudine. Devine evidenti necesitatea unei noi conceptii organizationale, in care trebuie si se find seama de cultura intreprinderii, fluxurile informationale trebuie privite in termeni sttategici, este necesari dezvoltarea relatiilor de parteneriat, implementarea unor noi structuri organizatorice, in care tehnologiile informationale, respectiv sistemele informationale reprezint& © important resurs® a intreprinderii. ‘In aveste condifii, rolul managerilor nu se mai limiteazi doar la a planifica, coordona si controla activitatea organizatiei, ci trebuie si se orienteze si asupra sistemelor informationale, respectiv participarea directa Ia realizarea si exploatarea acestora. Ei trebuie si fie capabili si- defineasc’ tipurile de informatii de care au nevoie, le de realizare a noilor sisteme informationale si s& sprijine specialistii sistemelor informatice. Pentru acest lucra este nevoie de 66 mai bun’ comunicare tntre utilizatorii sistemelor informafionale (manager) si specialist, ceea ce presupune cunostinfe mai largi din partea ambelor grupuri. Rolul managerilor este foarte important pentru c& analiza, proiectarea, implementarea si exploatarea sistemelor informationale trebuie s& fie rezultatul unor decizii in cunostingi de cauzi, De aceea, managerii trebuie si dispund de un minimum de cunostinte din domeniul sistemelor informatice, sé anume: ‘+ nojiuni generale privind teoria sistemelor si rolul sistemelor informationale; * cunostinje tehnice referitoare la echipamente, programe, comunicatii, baze de date $2. + notiuni de bazi privind categoriile de aplicatii ale sistemelor informatice economice destinate ulilizatorilor final informatizatis‘ SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI ‘+ aspecte privind ciclul de viati a sistemelor, metode si tehnici de realizare a acestora; ‘© cunostinfe despre managementul sistemelor informatice, respectiv a resurselor folosite gi a activitifilor care au loc in cadrul lor. 1.1 Definitia sistemelor informationale Conceptul de sistem informational economic a fost definit in moduri diferite. De cele mai multe ori, el este sinonim cu sistem informational pentru conducere, iar cele mai dese referiri se fac la aceasta ultima variant’, asa cum vom proceda si noi in continuate, Din toate definiiile, rezultd cd el este un ansamblu de resurse umane si de capital, investite intr-o unitate economicd, in vederea colectarii si prelucratrit datelor necesare producerii informatiilor, care vor fi folosite a toate nivelurile decizionale ale conducerii si controlului activitatilor organizatiet. Sistemul informational pentru conducere nu trebuie tratat numai prin prisma calculatorului electronic, deoarece si unititile care nu dispun de el beneficiaz’ de serviciile unui astfel de sistem. ‘Schimbarile intervenite in cererea de informalii si in posibilititile tehnice de satisfacere a acesteia au determinat cresterea rolului informa(iilor si, implicit, a sistemelor informationale. in acest context, informaliile au cApitat statutul de resursi de bazi a oricdrei activititi, resursi dependent de modul in care acestea poate si o ofere. Sistemele informationale reprezint& 0 component functional important a organizatiilor, care se integreazi in ansamblul celorlalte elemente functionale ale acestora, reprezentiind una dintre problemele importante ale conducerii unei organizatii, motivata de umitoarele aspecte: ‘ reprezinti un serviciu functional de care depinde succesul organizatiei, servind drept suport informational celorlalte componente funcfionale (marketing, managementul resurselor umane, contabilitate, productie); ‘+o parte importanté din resursele si cheltuielile de exploatare ale intreprinderii este concentrata in funetionarea sistemului informational; * reprezinti unul din factorii care influenteaz randamentul operational, productivitatea si motivarea salariatilor, precum si gradul de satisfacere a clientilor firmei; ‘© reprezint’ principala sursi de informare, care inul Iwarii unor decizii eficiente, permitind, in acelasi timp, adaptarea produselor gi serviciilor la cerintele piefei, de unde avantajele strategice care pot fi obtinute prin existenta sistemului informational, iintrebari de verificare: Specificati prineipaliitermeni cheie din definitia unui sistem informational Identificati componentele unui sistem informational 1.2 Rolul sistemelor informationale in timp, s-au conturat cateva roluri majore ale sistemelor informationale la nivelul firmelor, si anume: operational, tactic, strategic. Primele dou s-au conturat la inceputul aparitiei sistemelor informationale, de fapt din momentul in care managerii firmelor au constientizat faptul c& informatia constituie unul din factorii de baz pentru succesul afacerilor lor. Rolul strategic al sistemelor informationale si-a ficut aparitia din momentul (sfirsitul anilor *80, nceputul anilor’90) in care afacerile si-au schimbat orientarea de la productia de masa citre productia destinati satisfacerii cerintelor consumatorilor. Cu alte cuvinte, din momental trecerii de fa sloganul “puteti cumpara ieftin sau puteti obfine ceea ce vreti sau puteti si obtineti repede cea ce doriti, dar nu putefi si le avefi pe toate trei” la formula “oferim clienfilor ceea ce vor,SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI ° nd vor si la un pret edit mai bun”. De fapt, sunt cuvintele ce caracterizeaza astizi competitia in Jumea afacerilor. Rolul operational Prin sistemele informationale se asiguri o eficienti sporiti activitiilor, oresterea produetivititii muneii, satisfacerea in timp util si cu informatii de calitate a cererilor de informare formulate de conducere, satisfacerea la un nivel superior a cerinfelor clientilor. La acest nivel, problemele de planificare, conducere si control se otienteazii spre 0 perioada destul de scurta de timp (de la cateva zile pind fa un an), vizind informatiile necesare Iutii deciziilor pentru desfisurarea activitatilor curente ale intreprinderii. Informatiile oferite se refer la: productie, aprovizionare cu materii prime gi materiale, desfacere, activitatea de reparafii mijloace fixe 5.2. Dintre cele mai importante informatii, pot fi enumerate + stocul de materi prime si materiale existent la un moment dat; « eprovizionarile cu materi prime si materiale in cursul unei perioade de timp; + volumul desfacerilor dint-o anumit pericadas + situafia decontavitor cu furizori si clients « _situajia intriritor si iesirilor de mijloace fixe, obiecte de inventar; + situafia amortizarii mijioacetar fixe ete. Rolul taetic Sistemele informationale sunt cele mai in masura si ripunda eficient ccrexii de informatii necesare luarii deciziilor la nivel tactic, prin corectitudinea, consitenta si rapiditatea cu care oferd ‘aceste informatii, Informatiile cele mai importante $i mai des solicitate se refera la: ‘+ creanjele si datorile firmei pentru determinarea gradului de acoperire a necesarului de finanfat, planul trezoreriei (cash flow-ul), planul productiei, politica de marketing ‘+ informatii privind volumul producti si media cererilor de cumparare, pentru stabilirea productiei viitoate si evitarea crearii de stocuri mati de produse finite sau neacoperirea cu materii prime gi materiale; ‘+ informatii privind costul produselor si preful practicat pe piata. Rolul strategie Sistemele informationale sunt un factor esential in obinerea avantajelor strategice din punet de vedere al competitivititit, al inovatici si al flexibilitatii de adaptare la dinamica mediului in care igi desfagoari activitatea 0 organizatie. ‘Sistemul informational trebuie s& asigure conducerii informatii prin care se pot lua deciziile de strategie ale firmel, ce o angajeazi pe termen hing, dar si deciziile care privese modul de actiune al firmei in functic de contextul economic actual si al pozitiilor concurentilor. in aceste conditi, sistemul informational ar putea oferi urmitoarele categorii de informati + informatii despre vanzarile de produse pe zone geografice; + valoarea rezultatelor financiare ale firmei, in vederea stabilirii modului de repartizare a profitulu; ‘+ informatii despre starca financiara curents, pentru bugetarea pe termen lung, prognozarea evolutiet viitoare, in vederea angaj de valori mari si pe perioade lungi de timp; ‘+ cerorile de noi produse pentru ase stabili dacs este necesar s8 fie modificate linile de productie; + informatii despre noile piete de desfacere pe care ar putea patrunde firma: + informagii despre modul de utlizare a capacitatilor de producfie; + informatii despre proturile practicate pe piafé la produsele similare si alte elemente ce privese activitatea de promovare a produselor firmei et. De ce este atit de important rolul strategic al sistemelor informationale? Unul din motive ar i faptul c2 strategia nu se mai refer doar la perioade mari de timp, asa cum era percepult pain acum, ci chiar la cAteva luni pentru ci lumea actualé a afacerilor s¢ confrunté cu importante0 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI schimbari chiar de la 0 zi la alta, Dintre cele mai importante forte care influenteaz activitatea unei firme in conditii de competitivitate pot fi enumerate: + amenintarea aparitici unor noi firme concurente; * puterea de negociere a furnizorilor si a clientilor; + posibilitatea aparitiei unor produse sau servicii ce le pot substitui pe cele ale firme’ * rivalitatea existenta intre competitori. alta perspectiva din care poate fi vazut rolul strategic al sistemelor informational, in general, si al tehnologiilor informationale, in special, este cea a eliminarii barierelor traditionale ‘care apareau in faa firmelor: timp, geografice, de cost, structurale. Primele dowd sunt evidente dac& se au in vedere doar implicatiile calculatoarelor si retelelor de telecomunicatii, care oferd posibilitatea comunicarii intre diferitele componente ale unei firme {n orice moment si in orice colf al globului Din punct de vedere al barierelor de cost, influenta IT&C poate fi observatii daca se realizeazi o comparafie intre costurile pe care le presupun activitatile unei firme prin apelarea la IT&C gi cele efectuate prin apelarea la alte mijloace de prelucrare a datelor si de comunicare (este vorba, in special, de prelucrarca manuala a datelor). De fapt, se poate vorbi de o crestere a beneficiilor nemateriale, greu cuantificabile, dar care, indirect, afecteazA pozitiv nivelul general al costurilor unei afaceri, in sensul reducerii lor. Din punct de vedere structural, tehnologia informationala elimina barierele de acest tip prin faptul ca permite dezvoltarea unor relatii de parteneriat sub forma noilor legituri electronice cu clientii, furnizorii si alte entitati economice. in tabelul 1.1 sunt prezentate céteva exemple ale beneficiilor strategice obfinute prin utilizarea IT&C. abel nr 1.1. Evemple de benef strategice obyinute prin uilizarea IT&C ‘Oporianitit oferite de TEC ‘Exemple de uilzare Beneficl obtinute “Eliminarea barierelor de timp: = Autorzarea unui creditIapuncal —« Solictarea ewditail gi Oferrea de informaii componentclor de vinzare autorizarea se pot realiza in edteva rme’ aflte la distant imediat dupa ce secunde ‘cererile au fst formulate Bliminarea barierelor geogrofice: ‘+ Transmiteea comensilorclienilor Ofer. seeicti mai bune eens, Prelusrea datlor despre tranzacjile de eatre agent de vnzar, fli in prin reduereaintrzcrilorprovocate ‘eonomice dela locul in care au avut _iferite zone geografice, spre central de de onorareacomenvilor. Joe prin comunicarealadistany preluerare a datelor di ema, in ‘+ Tenbunargeste lus de rezorerie vedrea prluersiicomenzilor gi al firme prin eesterca vitezei do administriri sto cfeetuare a pliilor de cite cet Eliminarea barerelor de cost: + Videotleconterintele # Reducereacheluielilor Roihicereacostrilor po are Ie ‘depasae resupuneutizarea miloacelor © Posibilitatea participa mai traitionale de comunicare smultor persoan layed, sea ce conde lo imbunattire a procesuluidcczional si implicit lao ‘rete a cali efcienei eciilor Fliminarea bariretorsiructurate: ‘+ Schimbul electronic de date pivind © Servci rapide si caitativ Speiliirea relator de parteneriat ‘wanzactile efecruate de Ia gi spre superioae din parte furnizorioe si pentru objinerca de avantaje competitive _furizor gi lint penteu een intrebari de verificare: Precizati dou dintse prineipatele informatiisolicitate de conducerea operativa pe care un sistem informational le poate ofe Exemplificatiprincip: informationale. Specificati informatie pe care le oferi sister i factori ce influenfeaz compettivtaten unei firme si posibil de realizat prin sistemeleSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERE n 1.3 Faze din evolutia sistemelor informationale Este unanim acceptata ideea ci informatica este unul dintte domeniile cu cele mai mari schimbari inregistrate in ultimul timp. Cauza este clara: noile tehnologii, redate sintetic in domeniu prin NT, acrediténdu-se ideea ci nimic nu este mai constant decat schimbarea. in astfel de conditii, specialist igi pun fireasca intrebare: am reusit, oare, s& surprindem toate efectele ei, prin ceea ce intreprindem? Sa trecem din ipostaza retorica in cea demonstrativa, Literatura de specialitate informatica, {in speti, economica, si nu se poate spune cd ea nu a existat, nu a ajuns, inc’, la un consens.. nofional, Se mai poarti discutii dac& angrenajul utilizat pentru a oferi informatii celor interesati trebuie si fie numit sistem informational sau sistem informatic, cu referire la utilizarea caleulatoarelor in acest scop. Cum sistemul informational cuprinde si sistemul informatie folosirea primei forme ar fi mai inspirat, mai ales in conditiile din tara noastra, unde, dupa cum se stie, informatizarea n-a atins cotele tarilor dezvoltate, iar partea de prelucrare umand are inc’ © pondere substantialt. Cum, de reguli, ne place si ne raportim la firile cu o bogatt experienta, si o facem si de aceasta dati, spunand ci, in literatura anglo-americand, information system inseamna sistem informational, iar computer based information system este ceea ce noi considerdm sistem informatic. Adevarul este urmatorul: datoriti nivelului tehnologic la care s-a ajuns in SUA, toti autorii, dupa ce fac delimitarea amintiti, folosese termenul de information system, motivand gradu! ridicat de automatizare a activititilor eate lucreazi cu informatia. Credem c& este normal, de vreme ce au trecut cam de mult timp Ja abordarea sistemelor in contextul fenomenului de globalizare, preocupindu-se de ,,hatisul” rejelelor locale, metropolitane, nafionale si intemationale, Oare ne aflim in aceeasi situatie? Poate ci n-am fi convingitori, dac& nu iicere&m si Kimurim lucrurile in continuare. in ultimii ani, in Fteratura de specialitate igi face aparitia un nou concept ~ executive information system — care ar trebui si dea mult de gindit celor care au tradus management information system sub forma sistem informatic pentru conducere, pentru c& si noua aparitie inseamna tot, sistem informatie pentru conducere, numai ci se refer la nivelul de varf al ei. Procesul de conducere se realizeazi pe cele trei niveluri: operat, tactic si strategic, deci nominalizarea unuia dintre ele constituie 0 conditie esentiali a infelegerii tipului de sistem informationaV/informatic la care se face referire. Care, atunci cand s-a tradus conceptul de management information system, asa cum am ‘mentionat anterior, nu s-a finut cont de nivelurile la care se realizeaz’ procesul de conducere? Ar fi o explicatie, insi putem aduce ca argument si infelegerea gresita a cuvintelor management, ‘manager. De multe ori se considera ci managerul, printr-o traducere in forma ,superlativa”, este similar cu director”, ,conducitor”, ceea ce nu intotdeauna denota prea multi inspirafie, prin ambiguitatea provocati. Si nu uitim ca, in limbajul american, manager este si seful unui depozit sau magazin, $i administratorul unui bloc de locuinte s.a.m.d. Din cele relatate, rezulta, ca posibile, doud variante de utilizat pentru management information system. O prim solutie ar putea consta in specitficarea nivelului de conducere c&ruia i se adreseaza, numindu-| sistem informatic al conducerii operative si/sau tactice, desi pentra conducerea operativa exist o alti categorie a sistemelor informatice, cransaction processing system, dupi cum yom vedea in continuare. Deci, trebuie ficuti referire numai la nivelul de mijloc al conducerii, cel tactic, ceea ce, si recunoastem, nu prea intri in uzantele noastre. A doua variant, mai scurti si suficient de plauzibili, ar consta in utilizarea conceptului de sistem informatic de gestiune, intrucdt acesta este obiectivul lor prioritar. De multe ori, in loc de management information system se foloseste management reporting system, apropiindu-se mai mult de forma sistem al rapeartelor de gestiune.2 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERL Probabil ci, prin prezentarea mai intdi a formelor de existenj a sistemelor informatice/informationale, in ordinea aparifiei lor, vom contribui la punctarea cu maj mare Claritate a diferentelor dintre ele. Pentru faza embrionard a activitatilor informatizate, la nivel operativ sau functional, sau de execufie, apare notiunea de Transaction Processing Systems (TPS). Ele au apirut indeosebi in domeniul contabilitiii, intrucat, dupa cum se stie, utilizeaz un imens volum de date si, de ce s& 1-0 spunem, are si un sistem propriu perfect de verificare a corectitudinii rezultatelor obtinute. Ulterior, sfera acestor sisteme s-a extins si asupra marketingului, personalului, fabricatiet 5.a. Ele si-au Ricut aparitia pe la mijlocul anilor 1950, avand ca obiectiv principal colectarea datelor din domeniile specificate. Odata culese, datele au inceput a fi valorificate in mai multe moduri, unul constituindu-1 onorarea cererii de informatii de catre nivelul superior de conducere, adica tactic, facdndu-si aparitia Management Information Systems (MIS) sau Management Reporting Systems (MRS), despre care am discutat anterior. Obiectivul propus era de furnizare a informatiilor pentru conducerea tactic’, sub forma rapoartelor de gestiune sia altor situati. Ele gi-au ficut aparijia la inceputul anitor 1960. La inceputul anilor 1970, se inceared trecerea spre usurarea procesului decizional, prin preluarea unei parti din efortul organelor de decizie. Obiectivul prioritar nu mai era simpla culegere a datelor, nici sintetizarea lor sub forma rapoartelor, ci ugurarea procesului de luare a deciziilor. Si-au fScut astfel aparitia Decision Support Systems (DSS), cunoscute la noi ca sisteme suport pentru decizie, desi s-ar putea considera mai inspirata forma sisteme de sprijinire a procesului decizional. La mijlocut anitor 1980, desi primele incereari din alte domenii decat cel economic sunt mai timpurii, prolifereaz% un nou tip de sisteme, si anume Expert Support Systems (ESS), cunoscute ca sisteme expert, prin care se trece la preluerarea cunostintelor umane, motiv de a fi numite uneori si Knowledge Work Systems (KWS). Ele preiau, sub forme mult mai performante, o parte din activitifile surprinse prin tipurile de sisteme mentionate pan& acum. De multe ori se considera c& sistemele expert sunt numai o prelungite a celor de sprijinire a procesului decizional, ceea ce nu este adevirat, intrucat ele se pot regis pe orice treapti a conducerii—de la nivelul operativ pana Ia cel strategic —, asadar, de la sistemele de prelucrare a tranzactiilor economice pani la sistemele de sprijinire a conducerii la nivel strategi Sistemele expert difera de sistemele de automatizare a muncii de birou (Office Automation Systems = OAS), cunoscute intr-o forma mai scurt sub numele de biroticd. aparute cam in aveeasi perioada de timp, mijlocul anilor 1980, Noile sisteme se ocupa cu tratarea comunicatiei umane, prezenta lor fiind simtita in toate tipurile de sisteme informatice. Nivelul strategic al conducerii este sprifnit, intr-un mod aparte, prin noile Executive Information Systems (EIS), dezvoltate putemic incepand cu mijlocul anilor 1980. Ele igi propun mult mai mult decét ,clasicul” tablou de bord sau athiuzitatele sisteme de rapoarte, despre care multi conducatori spuneau cu malitiozitate ci ti adormeau inainte de a apuca si le citeasc’ in intregime. Nici formele moderne de informare mult mai succinta, prin grafice, tabele, scheme, nu i-au mulfumit. Veritabilii conducdtori, buni strategi, de multe ori sunt interesati mai intai si stie ce fac alfi, ce se intampla pe piafa globala si abia apoi doresc sa stie detalii despre firma lor. Oastfel de opticd a deranjat pe multi realizatori de sisteme informatice de gestiune, care isi vad neglijat efortul muncii lor de ani de zile. Dupi prezentirile ficute, considerim ca sugestive fig. 1.1, care scoate in relief componentele mediului de lucru al sistemelor informationale folosite in conducerea organizatiilor economice, precum si fig. 1.2, din care rezulté rolul sistemelor informationale in conducerea organizatiilor economice.SISTEME INPORMATIONALE PENTRU AFACERI Fig. 1.1 Componemtele mediutul de fuera4 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI CCarificai termenul Management Information System. Prezentafifazele din evolutia sistemelor informationale. 1.4 Tipuri de sisteme informationale intrucdt in practicd existi o multitudine de puncte de vedere privind sistemele informationale, ele depinzind de elementul dupa care se face incadrarea acestora, in cele ce uurmeazi am incercat s& efectuzim o sintez’ a lor, firesc, discutabil’, intrucdt reprezint& grupdri subiective ale autorului ei 1) Dupa scopul urmirit prin sistemul informational: * automatizarea activititilor de rutina: + informarea conducerii; * sprijinirea proceselor de comunicare; + sprijinirea procesului decizional; * sprijinirea grupurilor de Iucru (inelusiv experti); * sprijinirea top-managerilor. 2) Dupa modul de preluerare a datelor: # sisteme de prelucrare manuala; # sisteme de prelucrare mecanograficd; + sisteme de prelucrare automati/electronica, © sisteme de prelucrare mixt 3) Dupa modul de organizare a dateto # sisteme bazate pe figiere clasice; * sisteme bazate pe tehnica bazelor de date: ierathice, retea, relationale, orientate-obiect, neuronale; * sisteme mixte; 4) Dupa gradul de centralizare: + sisteme centralizate; ate; 5) Dupa gradul de dispersie a resurselor sistemului informational: ‘+ sisteme informationale locale: bazate pe sala calculatorului central; ~ bazate pe caleulatoare de-sine-si bazate pe retea local; + sisteme informationale distribuite: — sisteme de prelucrare a datelor distribuite; — sisteme de prelucrare distribuiti a datelor. 6) Dupa forma de exercitare a responsal informatica: ‘ sisteme informatice coordonate de componente informatice proprii (centre, stafii, oficii de calcul); ‘ sisteme informatice coordonate prin centre informationale; ‘+ sisteme informatice coondonate prin terfi (cunoscute sub numele de servicii externalizate = outsourcing). 7) Dupa gradul de integrare: * sisteme neintegrate (insule de inform: ‘© sisteme partial integrate: © sisteme descentrali litatilor de coordonare a act ii)SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 15 pe orizontala ~ la acelagi nivel decizional; ~ pe verticala — la nivel de componenti a sistemului informational (de regula, funct intreprinderii); * sisteme total integrate si pe orizontala (la nivelul tuturor etajelor decizionale) si pe vertical (Ia nivelul tuturor componentelor sistemului informational, de reguld, functii ale intreprinderilor —cu integrare pe principiul fisierelor clasic —cu integrare pe principiul bazelor de date; 8) Dupa legatura cu tipul de structura organizatorica ‘+ sisteme informationale grefate pe structura functional a unitatii; * sisteme informationale structurate pe compartimente/departamente (pe produse, pe centre de profit, geografic, matriceal s..); ‘© sisteme informationale mixte. 9) Dupi tipul refelei pe care se bazeaza sistemul informatie: + sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network); ‘+ sisteme informatice bazate pe MAN (Metropolitan Area Network); __ ® sisteme informatice bazate pe WANJIAN (Wide/International Area Network). fntrebsri de verificare: xemplificaitipuri de sisteme informationale dup gradtul do intezrare Prezentati, pe baza cunostinfelor detinute din firma la care lurafi,tipuile de sisteme dupa forma de exercitare a responsablitjlor de coordonare a activi-tiilor de informatica 1.5 Ciclul prelu crarii datelor Din definitia sistemelor informationale se poate observa cd ele indeplinese patru functii -sentiale pentru activitatea unei firme: 1. colectarea datelor despre activititile desfasurate intt-o organizatie, elementele patrimoniale afectate, precum si actorii care au participat la realizarea acestor activitayi, astfel incat angajatii, conducerea, alte entititi externe firmei pot analiza ce s-a intimplat in cadrul firmei intr-o anumita perioada de timp; 2. preluerarea datelor, transformarea lor in informatii (jesiri ale sistemului), precum si ‘stocarea lor, 3. asigurarea elementelor necesare efectudrii controlului, prin care si se asigure protejarea activelor firmei, inclusiv a datelor, si respectarea standardelor si regulilor interne, care urmiirese ca datele si fie disponibile atunci cnd sunt solicitate, sunt corecte si prezinta un grad mare de ineredere; 4. sprifinirea procesului decizional, avand in vedere bazeazi pe informatiile reflectate in sistemul informational. Sistemul informational este un mijloc important de monitorizare a evenimentelor care au avut loc, fiind o modalitate sigura de a determina care au fost rezultatele activitatilor desfigurate, efectele acestora asupra elementelor patrimoniale ale firmei, entititile care au participat la aceste actiuni, pentru a sti cui ti este atribuita responsabilitatea lor. Schematic, modul in care sistemul informational ar trebuie si reprezinte informatiile generate de tranzactiile economice este redat in figura 1.3. Tranzacfiile economice genereaz o serie de date care trebuie si fie rezultatul unui set de operatiuni, din momentul aparitiei lor, pentru a permite objinerea de informafii semnificative, referite la un loc prin notiunea de ciclu al prelucrdrii datelor. Ciclul cuprinde cinci faze (fig, 1.4): culegerea datelor, pregitirea datelor, preluerarea datelor, intretinerea fisierelor gi obfinerea informatiilor de iesire. ¢ mai multe dintre decizii se6 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI Exempla general de reprezentare a une tranzactih -_ = ‘Reprezentarea tranzactie de vanzare Reprezentarea tranzactci de plata a unui furnizor = ee Fig. 1.3 Informatile despre activitatile firme plistrate de ststemul informasional (prelucrare dupi Romney, M.B., Steinbart, PJ.~ Op. cit, p. 10) Faza de culegere a datelor este declansata, de obicei, de desfisurarea unei activit’i economice gi trebuie s& urmareasc’ trei aspecte de baz’: ‘+ identificarea fiecdrui eveniment sau activitate care a avut loc; ‘+ clementele patrimoniale afectate de fiecare éveniment; ‘+ entititile (agenfi, actori) inteme sau externe care au participat la fieeare eveniment. De exemplu, in cazul vanzarii de produse (eveniment) ar fi util s& se culeaga urmatoarele date: data vanziri ‘momentul din zi in care a avut loc vanzarea (daca este o vanzare intr-un magazin); clientul cdruia i s-au vandut produsele; salariatul care a efectuat vanzarea; valoarea totald a vanzariis Tipul operayiunii de replare poate ft modificarea valor datorate de client, ca umare a modificrilor intervene fn factrd sau {in documentele de incasare, modifcarea datlor de idetiicare a elentulu, modificare limit de creditare,anuare ctr, ca ‘umare a reftzalui a plat de ete cleat 5.2% SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 3. Determinarea permanenttt a resurselor financiare disponibile pentru efectuarea platilor si, foarte important, ordinea in care sa se execute acestea. Aplicatiile performante privind DATORIILE contin in ele si facilititi de pregitire a cecurilor de plat sau a unor documente similare (daci din punct de vedere legislativ sau tehnologic acest Iucru este posibil, flind vorba despre e-banking), generindu-se automat 0 ‘inregistrare pentru fiecare plata ficutd prin specificarea seriei cecului cu care s-a realizat plata. Co ajutorul aplicatiei sunt realizate o serie de tranzactii, dintre care mai des intalnite sunt: 1. Prelucrarea datelor din facturile furnizorilor urmireste preluatea/memorarea datelor din facturile furnizorilor. De asemenea, se vor inregistra si datele privind termenele de scandent’, reducerile acordate de fumizori, penalititile ce se aplici la intarzierea platilor etc, Prin inregistrarea facturii va creste soldul furnizorilor (datoria organizatiei). Daci furnizorul nu existi in fisierul nomenclator, se va crea o inregistrare speciala in figierele de tranzactii pentru includerea lui ulterioari in fisierul nomenclator al furnizorilor. O alti modalitate de introducere a unui furnizor este similar cu cea intélnita la aplicatia creante (se va introduce ‘mai intdi furnizorul in figierul nomenclator, dupa care vor fi preluate datele din factura). 2. Autorizares plait facturii, cand se emit automat instrumentele de plati saw inregistrarea pletilor de pe documentele de plata emise manual. In cazul operatiunii ve poate fi complet ‘automatizat’, din misuri de precautie, ea trebuie sti se efectueze sub control, plitile fiind efectuate in mod individual, pentru fiecare furnizor si factur’ in parte, Cand operafiunea se realizeazi manual, se vor culege datele de pe documentele de plati primite de ta sistemul financiar. fn ambele situatii, operatiunea de prelucrare urmireste actualizarea soldului furnizorilor (sciiderea datoriei fafa de furnizor). Pot exista si situatii de compensiiri, cdnd luerurile devin ceva mai complexe si trebuie si existe o legituri cu aplicatia creanfe, intervenind documente specifice (cum ar fi procesul verbal de compensare). 3. Preluerdrile privind anumite operatiuni de reglare se folosese pentru corectarea datelor introduse eronat in perioadele anterioare. Se accepti chiar stergerea unor facturi, dar numai pentru cei autorizati si efectueze o astfel de operatiune si cand este necesari anularea unei facturi (de exemplu, refuzul la receptie a unui lot de produse sau refuzul in totalitate. 4, Regasire facturi, Operatiunea principala va consta in gisitea datelor despre o anumit € unui furnizor sau despre toate facturile neplatite. 5. Regdsire furnizori presupune posibilitatea de interogare a datelor pentru objinerea informatiiior privind datoriile fat de un furnizor pe baza tuturor facturilor emise de acesta pentru organizatie. Introducerea facturilor in sistem, la cele mai multe omganizatii, se efectueaz4 zilnic; pe misura sosirii lor sunt acceptate $i se preiau datele necesare aplicafiel Prelucrarea conturilor de datorii se poate realiza pe parcursul unei anumite perioade sau numai aproape de sfargitul ei, astfel: ‘© online cAnd autorizarea operatiunii este efectuati de persoane desemnate special, care vor lucra in sistem interactiv. Plitile vor fi autorizate prin introducerea numiirului facturii sau a numérului de refering’ a tranzactiei, urmat de specificarea conturilor care intervin, Cénd datele sunt complete, se poate solicita fie obtinerea unei situati a platilor, fie lansarea operatiunii de pregatire a cecurilor de pla * batch (pe loturi). Preluctarile sunt similare celor din aplicatia creante, eu diferenta ci apar alte date si derularea operatiunilor se realizeaza intr-o secvent ce presupune un control mai mare, datoriti faptului ci sunt implicate fondurile firme, jin cadrul aplicatici, pentru fiecare tranzactie sunt folosite anumite date de intrare, aga cum rezultd din tabelul 2. facturaSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 2 Tabel nr. 2.3 Datele de intrare specificeaplicasies DATORH Tranzactispecificeapliat a Operatiunide reglare | Regisire | Regisirefurnizori factur Date supuse Mclean | asta rimite Data pelosi x ‘Cod fumizor "Nurne fumizor ‘Adres aio? ‘Sold furizor ‘Numi fact Data fat Bata scadenfeh rocent eiuce Procent penal ‘Valoare fata ‘Numa document x pla Data pa x aloare pi x x Tip opeatune x reglare’ in funcfic de nevoile existente la un moment dat pot fi objinute rapoarte/situatii, documentele principale, dintre care mai importante sunt: * Situatia necesarului de mijloace de plata scoate in evident’ facturile care au termenut de scadenti imediat, precum si valoarea de plata + Registrul cecurilor emise/ordinelor de platd listeaz’, in ordine cronologicd sau dupa codul furnizorului, datele privind plaile efectuate intr-o perioadi de timp si documentele utilizate pentru realizarea platilor; + Cecuri/Ordine de plata ca documente utilizate pentru efectuarea plitilor catre furnizori pentru 0 anumit# factura, in masura in care aplicajia permite generarea automat a documentelor; + Sinteza obligatiilor de platir prezinta toate datoriile firmei fata de furnizori, indiferent de termenul de scadenta, pentru furnizorii al caror sold este diferit de zero; © Sinteza obligagiilor de platit cu termenul de scadenta depasit; © Sinteza obligatitlor de platé ce depdisesc 0 anumitd vatoare; + Situasia furnizoritor (alfabeticd, dup’ cod ete.) 2.1.3 Sistemul STOCURT Sistemul STOCURI are ca seop de baz asigurarea unei gestiuni eficiente a investijiilor in produse 51 méirfuri, urmarindu-se un control riguros asupra stocurilor. Informatiile existente in sistem vin in sprijinul derularii unor operatiuni economice, de care depind, intr-o mare misuri, bunul mers al unei firme. Astfel, se lanseazi comenzi ciitre furnizori, se accept comenzi ale clientilor, se iau masuri in situatiile excepfionale (stocuri fara miscare, stocuri supranosmative, stocuri de siguranta s.a.). Toate acestea constituie si importante elemente ce vin in sprijinul procesului decizional privind capacitatea de productie, necesarul de aprovizionat, necesarul de ford de rulment, produse solicitate de clienti si care nu existenté in stoc 5.2. Principalcle tranzaetii ce apar in majoritatea aplicatiilor din firmele de productie, prestari servicii sau de comert sunt: * Tipul operaiunit de rglare: suplimentaea sau dimiwares sumei datrate, ea urmare a unor modifcdriapirute in fctura fumizoruli sau in documentle de plata, moditicaea termenului de scaden{, anuarea une fact.8 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI ‘Tranzactii de reducere a stocurilor: ceea ce se scoate din depozit se scade din stocul curent pentru a se stabili noul stoc, fie pe baza bonurilor de consum, in cazul stocurilor de produse destinate producfiei, fie pe baza dispozitiei de livrare (facturii, avizului de expeditie), in situafia produselor si mirfurilor supuse procesului vanziri; 2. Tranzactii de sporire a stocuritor: prin noi aprovizionai sau din productie. Datele necesare prelucririi sunt preluate de pe bonurile (notele) de predare a produselor din sectiile de productie (pentru produsele objinute in interiorul organizatiei) sau de pe notele de intrare~ receptie, pentru cele achizitionate. Se vor urmari, de asemenea, metodele de evaluare a stocurilor (LIFO-Last Input First Output, FIFO-First Input First Output, CMP—Cost Mediu Ponderat), pentru asigurarea inregistrarii corecte a prefurilor in figierul nomenclator al stocurilor; 3. Consultare articol: se examineaz’ anumiti tnregistrare pentru a-i alla stocul curent sau pentru vizualizarea altor informati 4, Prelucrare operagii de reglare: se corecteazi unele date eronate din operatiunile anterioare, se adaugi sau se sterg unele pozitii, numai in condifile in care acel articol nu este supus vreunei restrictii (are ine& stoc sau stocul trebuie si fie mai mare de o anumita cantitate, in cazul in care se foloseste stoc de sigurant’). Fiecare tranzactie enumerata foloseste date diferite, dupa cum este prezentat in tabelul 2.4. Tabel nr. 24 ~ Datel de intrare specific apticayei STOCURI ‘Trancacti specifies aplicatiet ‘Redueere stocuri | Sporiristocuri | Consultare articol | Operatiuni de reglare Codarticol x x x x [Denumire artical x x Unitate de misurs x x x Tip document x x ‘Numa document x x Data document x x Cantitate x x x x | Pret x x x Tip operate efectuat’ x x Sloe curent x “Tip operafiune roplane” x Pe baza datelor inregistrate in figiere gi tranzacfillor de prelucrare a datelor pot fi obfinute urmitoarele rapoarte/situa(ii si documente: © Situatia stocurilor, reliefeaz3, pe fiecate articol in parte, cantitatea, optional si valoarea, existent la un moment dat in unitate; + Lista furnizorilor prezinta pentru fiecare articol de stoc furnizorul/furnizorii de la care a fost ‘cumpérat, pentru a se sti de unde este posibil si se fac’ noi achizi (ors + Lista unor comenzi ale clientilor ajuta la identificarea cererilor de produse, 1a un moment dat; + Situatia receptiilor de valori materiale scoate in evident’ inteirile de articole, intr-0 perioad’ de timp, prin cele dou’ forme: cumparare sau producti proprie; + Raport privind modificdrile de prepuri este folosit pentru a avea controlul asupra schimbétilor intervenite in elementul de cuantificare valoric’ a stocurilor, urmarind ° Tip operaje efocuats se rerd In modalitiile fa care stocurile sau redus (consum sau vénzar), respeetiv ay sporit (din produce sat prin cumpirae), Tipul operaunié de reglae: suplimentarea sau diminuarea stocuui, ca urmare a unor modifistt apiute in facturile famizorilor sau cele emise clienilor, nularea facturlor, modifieaea preturilor, modifcareacantiailor primite/dte de lin productiSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 2» prezentarea articolelor de stocuri la care s-au operat modificatile, precum efectuat; © Balanta analitica a stocurilor scoate in evidenta, pe fiecare cont analitie de valori material miscarile valorice din cursul unei perioade de gestiune; + Siuatia stocurilor féra miscare este un raport de exceptie pe baza cdruia se evidentiaz’ data ultimei intrari saw iesiri a unor articole Ia care s-a constat c3 o perioadi mai mare de timp (stabilita la nivel de conducere) nu s-a modificat stocul, precum i cantitatea existenta, 2.1.4 Sistemul COMENZILOR Sistemul are drept seop prelucrarea comenzilor primite de la beneficiari. Prin aplicafie se urmareste si se identifice ce produse sunt solicitate, dacd ele pot fi onorate si in cat timp, daca beneficiarul se incadreazi in limita de creditare, Aplicafia trebuie si descopere si eventualele erori din solicitarile clientilor (preturi eronate, articole inexistente Comenzile trebuie si fie preluerate dupa aceleasi reguli ca si in cazul celorlalte operatiuni economice ale unei firme, respectiv cat mai simplu si cat mai rapid. De asemenea, 0 bu prelucrare a lor duce la sporirea vitezei de rotafie a capitalului si la gestionarea rafionala a spatiilor de depozitare Informatiile continute de acest sistem ajuti la efectuarea multipletor analize: # ce produse se vind cel mai bine? © cine cumparai mai mult? * cand cumpara? Tranzaetiile care se regisese in acest sistem sunt: * Prelucrare comenzi: presupune introducerea datelor de pe comenzile primite si verificarea existentei produselor sau a altor reguli economice pentru a se accepia sau nu comenzile beneficiarilor. + Interogare comenzi: consultarea comenzilor anterioare pentru a se analiza modul de livrare a produselor, timpul dintre acceptarea comenzilor si onorarea lor. * Modificare comenzi: editarea sau stergerea comenzilor existente in situafia in care beneficiarul anuleazi comanda sau cdnd organizatia nu o poate onora. © Intretinere fisiere: adaugarea sau modificarea inregistrarilor din figierele nomenclator din sistemul de prelucrare a comenzilor, printre care figureaza fisierul nomenclator al clienfilor, figierul nomenclator vanzitori, precum si tabelele de preturi si taxe (TVA). Prelurile de date privind 0 comanda se refer la datele despre client si despre produsele comandate, eventual vanzitor. Prelucrarile din cadrul sistemului constau in urmatoarele operatiuni: * numarul si data comenzii se atribuie de cdtre sistem, iar, pe baza codului clientului, se adaugi informatiile despre acesta; * nu toate elementele necesare sunt introduse de la tastaturi de edtre operatori, unele dintre ele regisindu-se in figierele altor aplicatii. De exemplu din fisierul nomenclator al clientilor se pot prelua, folosind ca element de legaturi codul clientului, urmitoarele date: nume client, adresa, adresa la care si se expedieze marfurile; # daca beneficiarul doreste si se efectueze transportul la 0 alti adresd, operatiunea este posibil + cotpul principal al comenzii contine date despre articolele comandate. Cererile clientilor se exprima prin numele produselor sau descrieri ale acestora, situatie in care trebuie s& intervind © persoani autorizata pentru introducerea corecta a codului. Restul datelor se preiau din30 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI fisierul nomenclator de stocuri. Cantitatea se introduce de Ja tastatur’, iar valoarea se determin’ automat Preluctarile pot mult mai complexe, in functie de cerinfele sistemului, putand fi fi adjugate, astfel, noi performante, cum sunt: ‘© acceptarea, dar plistrarca in figiere distinete, a comenzilor de produse inexistente; ‘+ listarea punctelor de depozitare a sortimentelor de marfuri; ‘+ calcularea comisioanelor aferente vanzarilor efectuate; ‘+ stabilirea reducerilor de prefuri in functie de cantititile comandat + stabilirea costului comenzii gi profitului corespunzator, ‘+ _pregiitirea documentelor de expedite sa. Sistemul poate sti punt la dispozitie urmatoarele rapoarte/situatii sau documente: © Documente si formulare: Confirmare comanda; Factura; Aviz expeditie; Documente de transport (optional); {nstiintare comenzi neonorate (optional); instiintare articole refuzate (optional) s. ‘* Rapoarte despre comenzi: Comenzi in curs; Articole comandate; Articole inexistente, dar comandate; Situatia comenzilor pe clienti; Situafia comenzilor pe vanzatori; Situatia reducerilor de preturi 5. ‘© Listéri fisiere: Lista clienti; Lista vanzatori; Lista produse; Lista stocuri curente. 2.1.5 Sistemul de gestiune a resurselor umane Scopul sistemului consti in inregistrarea datelor privind salariatii unei organizati arierei profesionale. le de prelucrare din cadrul sistemului urmeaz acelasi traseu al unei persoane din momentul in care este angajat de citre o organizatie si seste. in aceste conditii, putem intalni, in cele mai multe cazuri, urmitoarele tranzacti ‘© Inregistrarea datelor privind personalul, presupune preluarea datelor din documentele de angajare a celor care sunt noj angajati sau din deciziile de promovare sau transfer pentru cei care au participat la diferite modificari de posturi sau de functii, Pentru iesirile de resurse umane se folosese notele de transfer, dosarul de pensionare sau deciziile de concediere. In cadrul acestei tranzactii se umaiteste identificarea posturilor vacante sau posturilor desfiintate din structura de personal a firmei. De asemenea, are loc fie transferul inregistrarii din fisierul nomenclator de personal intr-un fisier istoric, fie prin crearea unui cmp distinet, prin care se evidentiazai starea salariatului (angajat, concediat, pensionat, transferat $.2.); + Inregistrarea orelor lucrate pe baza fiselor de pontaj sau a foilor colective de prezenti, prin care se determina numiirul orelor ce vor fi luate in calcul la stabilirea salariilor pentru o lund Poate si pari situatia in care stabilirea salariilor se face pe baza normei de munca, caz. in care se vor folosi figele de manoper’. * Calcul drepturi salariale se particulareazi in functie de modul de plata al flccdrei organizafii, respectiv chenzina I si Il sau o singura dati pe lund. Prin aceasta operatiune se determina drepturile pentru fiecare angajat, ca si obligatiile de plata ale acestuia, fie sub forma impozitelor si contributiilor, fie sub forma refinerilor datorate cite firme sau binci. © Urmarire perfomane salariati se particularizeaz’ de la o firma la alta, in functie de specificul obiectului de activitate si de criteriile de evaluate stabilite la nivelul politicii de personal. De exemplu, in vanzitri criteriile de perfomanta pot fi cele referitoare la volumul vanzitilor aferent unui agent de vanziti, numrul comenzilor preluate, total incasirilor pe unSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACER 3 client ete. Pe baza evaluarilor de performante conducerea poate stabili nivelul salariului pentru fiecare angajat, posibilititile de promovare, necesititile de instruire 3.2. © Inregistrarea pregitirilor profesionale si a instruirilor la care au participat salariatii, urmirindu-se prelucrarea datelor necesare elaboririi programului de imbundtatire a aptitudinilor si performantelor profesionale ale salariatilor. * Prelucrare operatit conturi de reglare prin care se corecteazi unele date eronate din operatiunile anterioare, se adauga sau se sterg unele poziii, numai in conditile in care acea ‘nregistrare nu este supust vreunei restrict (un angajat aflat in concediu medical, pensionat pe caz de boala, disponibilizat temporar, detagat sau trebuie respectate unele prevederi din legislatia muneii privind pastrarea datelor). Prelucrarea datelor se realizeazi, in majoritatea cazurilor, pe loturi, exceptie ficdnd, de ‘exemplu, situafia recrutirilor online de personal sau preluirilor automate de pontaje. Datele utilizate in procesele de prelucrare sunt prezentate in tabelul 2.5. Label nr. 25 ~ Datelaspeificeaplicosiei de gesttune a reursslorumane “Transact speciiceapleati ey Tareg. date | Tareg. ore ] Calcul drepturi | Urmirire | Tnreg. pregitire | Operafiont pero Tucrate | salariale | performange | slinsruire | de replare Maa sina x x = = = * CNP. x ‘Nume prenume x f ‘Adres an oe Dats me x Stare civil x — ‘Numar pesoane x z = Ioetinere Data nga x = x = Veshine n x x x ancd Fane x = x oe esti x x x x Toe munch r = z x x x Salar de angalane x x = Proce avans x x x (Cod reine x x Denice refiner * Una creditor x Suma dito x z ‘Numa legal aie x x z concen olin ‘Taifor x = Deraire x soutbui Poet x conti Numata = 7 ‘Numa or x suplimectare ‘Numi ile = concen med2 SISTEME INFORMATIONALE. FTRU AFACERI vm rans specie ape Daesome |r ane [Tara | Cae | Ure reaiire Pree | _personat Ierate | ile Sarcaugae [x Tip operatne | Principalele rapoarte/situafit si documente care sunt obfinute la nivelul sistemului de gestiune a resurselor umane sunt cele obligatorii de punct de vedere legal, dar si altele plecdnd de la necesititile pe care le are conducerea unei organizatii. Astfel, putem intalni © State de salarit pentru determinarea drepturilor salariale ale angajatilor, dar si pentru justificarea cheltuielilor cu salarile efectuate; * Lista de avans chenzinal prezinta pentru fiecare angajat avansul pe luna curenti, daci la nivelul firmei se practic un astfel de sistem de plata; ‘+ Lista retinerilor ajuta la virarea sumelor in contul diferitilor creditori ai salariatilor (banci, institutii ale statului s.a.), precum gi la veri sumelor datorate; + Rapotiri statistice catre institupi ale statului privind numarul de salariati, nivelul salariilor, numarul angajatilor cu studii medii, superioare, situatia salariatilor fara calificare etc.; + Fisele fiscale I si IF pentru justificarea retinerilor din salarii in contul impozitului pe venitul global sau pentru regularizarea impozitului retinut. + Situatia ocuparii pe functii si meserii pentru a identifica excedentul sau deficitul de fort de muneas © Lista salariagilor ce au copii sub 14 ani, pentru a li se oferi cadouri pentru Criciun, ziua copilului sau cu alte ocazii stabilite de catre conducerea organizatiei sau de catre sindicat (dac& exist). jcarea sumelor refinute din salarii si actualizarea 2.1.6 Sistemul de gestiune a productiei Scopul sistemului il constituie asigurarea planificarii, realizarii baza solicitarilor de produse si a capacitatilor de productie existente. in cadrul sistemului se disting trei tranzactii de baza, care urmarese ciclul unui proce de productie, si anume: © Planificarea productiei prin care se urmareste culegerea datelor de la departamentele tehnice pentru stabilirea consumului de materi prime, materiale, de la cele comerciale pentru comenzile primite de la clienti si termenele de livrare, precum si pentru cunoasterea tendinjelor de pe piaf. La planificarea productiei se mai iau in calcul si o serie de situatii primite de la sistemul de stocuri pentru cunoasterea cu exactitate a existentului in stoc cu in ‘vederea lansarii comenzilor de aprovizionare. In plus, mai apar date referitoare la standardele de calitate ce trebuie respectate. * Lansarea producfiei presupune culegerea datelor privind consumul normat de materii prime, materiale, normele de manoperi, cantitafile de produse ce urmeaza a fi obtinute. ‘© Unmérirea productiei realizeaz’ culegerea datelor privind situafialivratilor de produse finite si a productiei ambalate, consumurile efective de materii prime, materiale si manoperi, determinarea cheltuielilor directe de producti istemul intra in legiitura cu aplicatiile privind gestiunea stocurilor si cea de prelucrare a comenzilor de Ia clienti, intrucét multe din informayiile definute de cele dou’ sunt suportul i controlului productiei pe ipul operaiuni de reglar:schimbarea numelui unui salar, ca urmare a unor modificiriaptrut i stare evils, modificarea vechimii m mune, a numarului de persoane in ftretinere, salariului de angsjre, a numarulu legal de zile de concediu de coding.‘SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACER planificirii productiei. De asemenea, pe baza informatiilor puse la dispozitie de sistemul de productie se actualizeaz’ stocurile, atat prin cresterea lor atunci cnd sunt obfinute produsele finite, cat $i prin sedderea lor pe masur& ce sunt sunt consumate in procesul de productie materii prime si materiale, Principalcle rapoarte/liste si documente obtinute in cadrul sistemului de gestiune a productiei sunt: * Raport productie care evidentiazA cantititile de produse finite objinute, fiind folosit si ca suport pentru intocmirea bilanfului productici la sfargit de perioada sau la final ciclu de productie; © Decontare productie prin care este prezentati productia ambalat in vederea calculatii valorii productiei globale si justificdrii consumului de ambalaje si manopera, © Raport privind valoarea productiei globale utilizat pentru. urmirirea productici si determinarea coeficientilor de acordare a salariilor; + Registrul de evidensai a productiei in care sunt evidentiate productia zilnica de produse pe fiecare sortiment; + Registru de evidenta a livrdrilor prin care sunt prezentate livrarile zilnice, precum si stocurile de la inceput si sfargit de fun. Sistemul contabilitatii generale leaga toate celelalte activititi contabile pentru a scoate in relief efectul lor asupra unitatii economice. Seopul lui este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzactiilor financiare-contabile ale unui organism, de a sintetiza si evidenfia modificarile de active, obligatile si venitul net al firmei. Sistemul este proicctat astfel incét si permita urmarirea evolutiei financiare a organizatici. De regula, aplicatiile contabile sunt concepute astfel incat si rezolve problemele unei clase de conturi, fie in totalitate, fic in parte, prin crearea situatiilor de sintezi Principalele sinteze ale contabilititii (iegiri) sunt: * bilantul; + contul de profit si pierdere. Cele mai multe sisteme de contabilitate gencrala sunt integrate cu alte sisteme de urmiire a nregistrarilor contabile ale unui organism. Ele preiau datele din CREANTE, DATORI, SALARIL, dar, in functie de conceptia sistemului, ele pot procura, pe cai diferite, datele si din CASA-BANCA, STOCURI, COMENZI-BENEFICIARI, Operatiunile detaliate sunt preluate de aplicatiile contabile amintte, in contare in cartea mare, ele ajung in conturile s acestora. ‘Tranzaetiile din sistemul contabilititii generale sunt diferite de cele aflate in alte aplicatit contabile, deoarece primele nu contin informatii despre tranzactii economice propriu-zise, i cle sunt inregistrari-in-jumale, sinteza datelor despre creante, datorii $.a. Cea mai mare parte a datelor se transfera automat prin preluarea totalurilor din figicrcle descrise anterior. Sistemul contabilitajii generale schimbi atat totalurile perioadei curente, ct si pe cele anuale. Dupa cum s-a mentionat anterior, scopul siu este de a urmiri activitatca org: aspect financiar-contabil. Prelucrarile din sistemul contabilitatii generale sunt: ‘* Preluares in conturile din cartea mare a totalurilor din fisierele celorlalte aplicafi ‘+ Bfectuarea manuala a unor inregistrri contabile in jumale. ‘© Objinerea balantei de verificare prin sistemul de istemului contabilitigii generale, prin totalurileSISTEME INFORMATIONALE PESUERU AFACERI ‘+ Progiitirea situatiei conturilor din cartea mare. ‘+ Pregiitirea rapoartelor financiar-contabile ale perioadei. ‘+ Pregitirca sistemului pentru deschiderea perioadei contabile viitoare (inchiderea conturilor anului curent, dac perioada curenti este ultima din anul fiscal). Pentru inchiderea conturilor perioadei, totalurile lunii curente pentru uncle pozitii, cum ar fi venituri si cheltuieli, trebuie & fie zero, iar sumele cumulate (total sume) de ta inceputul anului trebuie si fie repuse pe valoarea zero. Sistemele contabilititii generale (SCG) sunt organizate in diverse moduri, De regula, SCG. trebvie si asigure posibilitatea cunoasterii tuturor conturilor unei organizatii, precum si ale componentelor acesteia, daci sunt sisteme descentralizate. De asemenea, trebuie si ofere conditiile de Iucru pentru operarea in jurnale. Operatiunile de transfer din alte aplicatii in jurnale trebuie si se afle sub controlul unui program special Pentru cunoasterea situatiei unui cont, prin interogare, este necesara prezenta altui program. Acesta trebuie si solicite utilizatorului parola, simbolul contului pentru a se verifica dact {nterogarea este autorizati Un program special efectueaz operatiunile de inchidere, respectiv de deschidere ale perioadei de gestiune. Un sistem al contabil documente: © Lista planului de conturi (pe simboluri si nume); + Situafia operatiunilor contabile ale perioadei pe conturi, sume, corectii efectuate; * Situayia conturilor, fie a tuturor conturilor, fie a celor solicitate — cu solduri inifiale, rulaje in cursul perioadei, sold final; + Balanga de verificare; + Bilanjul; + Contul de profit si pierdere; ‘© Situatii fimanciare comparative (de regula, fata de perioadele anterioare), Situagia veniturilor si cheltuielilor pe componente organizatorice, generale trebuie sa ofere cel putin urmatoarele te/rapoarte sau fintrebit si probleme de verificare Prin ce se diferenjiazs sistemele de prelucrare a tranzactilor de compartimentele/ departamentele din structura ‘organizatoricd a unei firme? ‘Care sunt aspectele ce scot in evident’ importaniasistemelor de prelucrare a tanzacfilor? ‘Presupundnd ed suntetio echipa ce a inflinfat o firma noua, care vinde aparaturkelectrocasnica, specificafi care sunt aplicaile sistemeior de prelucrare a tranzactilor de care ai avea nevoie si motivati Prezentati principalele tranzactii econcmice pe care ar trebui si le suprinda sistemele informajionale identifTeate {nt-o organizate. Se cer: ‘+ analiza modului in care acestetranzacfi sunt prelucrate si explicarea a ceea ce se intimpla In flecare etapa aciclului de prelucrare a datelor; ‘© identticarea principalelor documente pe care firma le foloseste pentru a eulege date selevante despre twanzaciileidentificate la punctul anterior, ‘+ enumerarea prineipalelor rapoarte obtinute, Ce deciaii pot fi influentate de aceste rapoarte? 2.2 Sistemele de informare a conducerii Sistemele de informare a conducerii se regisese a nivelul conducerii tactice a unei onganizajii, La acest nivel, sistemele informationale trebuie si asigure informatiile necesare stabilirii planurilor si bugetelor de desfagurare a activitafilor, care in majoritatea cazurilor, sunt decizii ce privese gestionarea resurselor intreprinderii, supravegherea si controlulSISTEME INPORMATIONALE PENTRU AFACERI 35 Din punct de vedere al informatiilor, sistemele de informare a conducerii sunt caracterizate de urmitoarele trasdturi ‘+ periodicitate — informatiile se obtin in mod periodic, cunoscéndu-se aproape cu exactitate momentele in care ele sunt ne * caracter permanent — fiind cunoscute perioadele de timp la care informatiile se vor obtine, continutul rapoartelor de iesire este, de cele mai multe ori, acelasi. Dar, pot si apard gi informatii cu caracter surprizA, care si nu fi fost previzzute de c&tre manageri; ter comparativ ~ informafiile se refer atat la trecut (pentru a controla modul in care s- au utilizat resursele), la prezent (pentru a sti ce s-a realizat comparativ cu ceea ce se previzuse in plan si la viitor (pentru obtinerea planurilor de actiuni). Informatiile urmaresc s& scoata in relief, in primul rind, abaterile de la normalitate; © forma sintetica —informatiile nu abunda in detalii, iau forma unor rapoarte ct mai concise; * provenienta interna si externa a datelor — informatiile se obtin pe baza datelor oferite de sistemele de prelucrare a tranzactiilor, dar si pe baza celor oferite de mediul in care organizatia igi desfigoara activi legislatie s.a.); ‘© caracterul structurat si semistrueturat al datelor si informatiilor. ‘© exactitate relativ mare — informatiile preluate de la sistemele de prelucrare a tranzactiilor, prin structura lor, au un grad foarte mare de exactitate, dar nu acelasi Iucru se poate spune despre informatiile provenite din exterior. Categoriile de informatii solicitate de aceste sisteme sunt: ‘+ informatii privind nivelul de performanga al activititii (standand, previzionati, bugetati); ‘+ informatii despre abaterile de la rezultatele previizute; ‘+ informatii privind cauzele care au determinat abaterile; + _informatii privind posibilele decizii sau actiuni de urmat. Instrumentele utilizate de sistemele de informare a conducerii sunt: + modele de planuri si bugete pentru a asista managerii in depistarea problemelor, pregitirea si revizuirea planurilor si bugetelor, care includ proiectii ale posibilelor rezultate obtinute din activitatile curente; + programe de raportare a abaterilor pentru pregitirea rapoartelor privind performanfele si abaterile de la cea ce s-a planificat sau de la alte standarde de analiza a activitati (indicatorii de performanga); ‘+ modele de analiza a problemelor necesare pentru fuarea deciziilor; © modele de decizii pentru a se asigura evaluarea situatiilor existente si pentru a oferi posibile solut ‘+ modele operationale. Iesirile sistemelor de informare a conducerii sunt planurile si bugetele, rapoartele planificate, rapoartele cu titlu de excepfie, analizele, rapoartele neplanificate. Tipurile de rapoarte si caracteristicile lor sunt prezentate in tabelul 2.6. sare; © cara Tabet nr. 2.6- Tipuri de rapoarte ale SIC Fonetia Tipraport | Sua |, Oremat spre Desriere managers pe Conta vodaars | SPT] Na Penny Gaasarea cor apinusin | Erect tht iste de controd process de ules adorn ind — Sera neater, | Control functional ‘SPT Nu ~ Pentru urmarirea activitijilor principale ‘Executie, | (shat erative) neers ne fuente aun erga, | Cont Unreiiat ndiect a dei de L placa canal Tamia aa [S10 a [er spines eon manager de Eceale6 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI Tegularite nae a decile: Seabjin auiomat a | Control intervale predefnite gf inte-un format i Z Bieepiit sie | De ‘Pentru semnalarea condor de except. | Conital ‘dpa ale unor limite predefinite, Sunt pore automat si au un format fix Neplanifcate SIC | Da ‘Penra spriiirea eferturlor managerale de | Contra, Iuare a deizilor. Se objin Ia corer, pe baa | Planiticae dajclorexistente in sire unit se ‘genereaz automa, dar sunt predefinite ca suet, Gnalize speciale | SSPD | Da ‘Penru sprinirea clortulor managerale de | Planifcae Iare a deciilo int-un ear aparte. Se ‘obyin la cere, pe baza datelor prope dn sire, Prelucrirtiieractive | SSD | Da ‘Spjind process! dcciional, Un a spare | Plantiowe al analizeler speciale. Utilizatorit ‘islogheazs direct eu sistemul de la un texminal. Caracterul deciziilor Ia acest nivel al conducerii este partial strucurat deoarece presupun interventii si judecati subiective, in cuplaj cu date certe si modele formalizabile. Sistemele de informare a conducerii trebuie s& fie analizate prin prisma urmétoarelor clemente: * legiitura cu sistemele de prelucrare a tranzactiilor, pentru c& acestea sunt sursa principald a datelor de care au nevoie. Totusi, chiar daci legitura este foarte stransi cu SPT (sisteme de prelucrare a tranzactiilor), nu trebuie s& se tragé concluzia ci daci Ia nivelul organizatiei exist SPT, implicit, va exista gi sistemul de informare a conducerii. * reprezinta suportul pentru luarea decizillor structurate, fiind considerate instrumente pentru realizarea functiilor conducerii, de planificare si control. Ele vin in sprijinul proceselor decizionale si, indeosebi, a celor foarte bine intelese, repetitive si structurate. * apeleaza la diverse modele de prezentare a informatiilor pentru factorii de decizie (ca cele prezentate anterior). intrebari si probleme de verificare Prin ce se difereniaza sistemele de prolucrae a tranzactilor de sstemele de informare a conduc Care este roll si prin ce se caracterizeaz sistemele de informare a conduceri? Prezentaftipurle de rapearte ce pot fi objinut cuajutorl sistemelor de informare « conducei [Echipa a fost desemnati sé propuni un sistem de informare a conduceri pentru o frm mica, ce produce 10 tpurt de modele de incltiminte pentru copi. Acest produse sunt vindute distibutorlor si magazinelor de incataminte specializate din Regiunea Nord-Est. Una din principaele probleme cu care se confrunt firma o reprezint faptl c& ry are un eontto eficient asupra stocurlor de produse. Intotdeauna se confrun eu faptl c& © parte din modele ‘man In soe o perioadi prea mare de imp. in timp ce stocul penra alte modee este epuizat foarte repede, Patrons firmei a sugerat c& ar dori si rezolve aceasté problemi. Realzai scurttprezentare a principalelor subssteme gi a rapoartelor corespunzitoare unui sistem de informare a conducei care sar preta aceste firme. Constr o schema prin care si evidentiai modul in care subsistemele pot fi integrate. Enumeraficéteva din benefice pe care l-ar Potea obtine firma print-un control mai riguros al stocurilor de incline 2.3 Sistemele de spriji ire a procesului decizional Sistemele de sprijinire a procesului decizional (SSPD) pot oferi informatii in mod interactiv pentru a sprijini managerii in luarea deciziilor. Ele se ocupa de probleme care se afla intr-o continua schimbare, datorita credrii spontane a unor conditii noi de manifestare a fenomenelor sau proceselor economice sau ca urmare a nerepetirii acestora. Datele supuse prelucririi se refer la intregul organism studiat. Sistemele de sprijinire a procesului decizional apeleazi lSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 3 modele analitice baze de date specializate * judecai gi ipoteze proprii ale celor care iau deciziile ‘programe de modelare interactiva pentru a veni tn sprijinul fiecdrui manager de a lua decizii cu caracter semi sau nestructurat, Caracteru! neprogramabil al deciziilor rezulti din faptul c&, deseori, in timp ce unele date sunt supuse analizei, situatia se poate schimba radical, ceea ce face imposibila incadrarea proceselor de prelucrare a datelor intr-un anumit tipar si solicit o mare flexibilitate a sistermului Deciziile uate se pot baza sau nu pe rutins SSPD au ca obiectiv oferirea informatiilor pentru sprijinirea unor tipuri de decizii specifice nivelurilor tactic si strategic ale conducerii unei organizatii, dar care, datorita caracterului semi- sau nestructurat al informatiilor, necesita alte tipuri de intra gi procese de prelucrare decat cele specifice nivelului operativ. Desi, la prima vedere s-ar putea spune c& SSPD este 0 componenti a sistemelor de informare a conducerii, care pun la dispozitie informatii necesare ludrii deciziilor la nivel tactic si operational, exist mari diferente intre cele doud categorii de sisteme. Cadrul de lucru al sistemelor de sprijinire a procesului decizonal nu poate fi usor anticipat. Rapoartele sistemelor de informare a conducerii se creeazi printr-o consultare anterioari a ‘managerilor, in timp ce in SSPD solicitarile managerilor sunt spontane. Principalele diferente dintre SSPD si SIC sunt prezentate in tabelul 2.7. abel nr. 2.7 - Diferenge intr ssiemele de informare a condwcert sistemele de sprijinre a procesului deeional Caracteristi ‘Sisteme de informarea conducerii Sisteme de sprijinire a procesulul decizional Tnformatiiie oferite Forma si reeventa, Periodice, cu illu de excepie, ‘Solicit gi Fispunsunl interactive informatilor rapoarte Ia cerere si rispunstri la intrebir é — Formatul informafilor Prespecifica, format fix al “At-hoe, format flexibil gf adaptabil - rapoartelor _ _ Metodologia de prelucrare a Informatile sunt obfinute prin Tnformafile sunt objinute informatitor selectarea si prelucrarea datelor ‘analitica a datelor extere si celor operationale (oferite de SPT) Suportul pentru Wuarea deciailior Tipul de suport aferit “Etapele necesare lubeit _deciziilor Tipuri de decizi TTipul decidenjlor lacare se refera ‘Oferd informait despre nivehul de performanta al organizatei Spin alia implemeniarea une deci Decizt structure penta planiicarea $icontoul operational tactic Spin indirect penta mi mul ‘operationale ‘Ofer informati i tehniel specifice de luare a decizillor pentru a analiza probleme specifice sau anumite oportunitig Sprijina analiza, proiectarea, alegerea $1 implementarea unei deetzii Decizil semi- si nestructurate pentru nivelul tactic gi stratevic ‘Sprijin direct, personalizat, pentrr flecare manager, adaptindu-se Ia twisiturilefiectruia Sursa datelor pentru SSPD se caracterizeazA printr-o mare diversitate. Managerii, la rndul lor, sunt cei care pot oferi o mare parte din informatii. Chiar dact datele sunt preluate din fisiere diferite ele se vor regisi intr-un singur figier. Desi, datele se refera la intreaga organizatie, sprijinul este oferit pentru solutionarea doar a unei probleme, care poate sa apart la un moment si care si nu se refere la intregul proces supus analize,8 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERL SSPD sunt orientate pe probleme, in contrast cu SIC, cat onganizatii. Exemplu: Un SSPD care are ca obiectiv analiza piefei, ar putea si realizeze urmatoarele func » reconstituirea datelor privind vénzérile si piaja. Este destinat obtinerii rispunsului ta intrebari de genul ,,Ce s-a intdmplar?”. Ajutd la obsinerea datelor despre rezultatele dintr- anumiti pevioada de timp (date despre vanzarile dintr-o regiune, despre un produs, un tip de client, cantitayi vaodute s.a.); * analiza datelor ofer’ posibilitatea stabilirii unor Jegatuti intre variabilele din lumea afacerilor si rezultatele obtinute. Raspunde ta intrebari de tipul: ,. De ce s-a intdmplat asa?” ‘* studierea alternativelor de piafit prin vare se creeazA conditiile necesare simularii efectelor diferitelor strategii de piati, cu date variabile ale firmei. Raspunde la i de genut: ,,Ce se intamplit cu... daca?” Componentele de bazi ale unui SSPD sunt cele care se intdlnese in orice sistem informatic, cu anumite particularititi, si anume: resurse fizice, logice, date, modele, resurse mane. a, Resursele fizice constau din stafiile de hucru ale unei refele, dar pot § utilizate si calculatoare mono-post cu conditia si fie conectate (prin modem, satelit 5.2.) la o refea de tip WAN sau LAN cu alte sisteme pentru a avea posibilitatea accesirii altor aplicatii SSPD, modele sau surse de date. b, Resursele soft constau din produse-program specifice, cum ar fi generatoarele SSPD, cu module care si permiti gestionarea bazelor de date, modelele de decizie si dialogul utilizator- sistem (interfata). Resursele soft se refera atit la softul de sistem, care asiguri'functionarea calculatoarelor si legarea lor de ate calculatoare, cat si la softul de aplicafii, care cuprinde o gama largi incepind cu generatoarele SSPD $i pana la foile electronice de calcul si pachetele integrate. ¢. resursele de date constau din baze de date SSPD care contin date si informatii obtinute din bazele de date ale organizatiei, baze de date externe si bazele de date ale managetilor. Ele includ date si informatii sintetice cerute de mai multi manager pentra tipuri specifice de decizii d. modele pentru sprijinirea deciziilor. © bazi de modele este o colectie de modele ‘matematice destinate sprijinirii anumitor tipuri de decizii, de la modele pentru csleule simple gi de rutina pana la modele matematice ce exprima relatii complexe intre mai multe variabile. Un model simplu il constituie simpla relatie de calcul a profitului, care presupune legarea a doua variabile, respectiv veniturile si cheltuielile. Un model complex poate confine modele de programare liniard, modele de previziune prin regresie multipla, modele de determinare a valorii prezente a capitalului investit. Astfel de modele pot fi memorate inti-o foaie de calcul sau intr-un template, in care sunt refinute doar formulele gi legiturile dintre variabile. {n alte medii de lucru, modelele se descriu prin intermediul unor limbaje specifice, prin care variabilele trebuie prezentate concomitent cu relate dintre ele, prin formule, descrierea lor facdndu-se in cadrul unor proceduri distinete, €. resursele umane, Un SSPD poste fi utilizat de manageri sau de personal specializat care i analizeze diferitele decizii posibil de luat. Ele pot fi realizate gi utilizate si de catre utilizatorii finali. Totusi, realizarea unor sisteme complexe sau a unor generatoare SSPD este o activitate ce se atribuie specialigtilor in sisteme informatice. Utilizarea unui SSPD presupune urmatoarele tipuri de analize pentru modclare: © analiza What-if (Ce se intmpld cu ..., dack ....) * analiza de sensibilitate ‘+ analiza atingerii obiectivelor © procesele uneiSISTEME INFORMATIONAL PENTRU AFACERI 38 © analiza optimului «analiza previzionalt © simularea «analiza financiard ‘Analiza What-It ‘Analiza What-If permite modi variabile sau a unei relatii dintre variabile gi observarea modului in care alte variabile (aflate in relajie cu cele modificate) isi schimba valoarea Exempt Este un caz aparte al analizei What-If. Se foloseste atunci cfind un manager are anumite incertitudini asupra comportamentului unei variabile date la estimarea unei valori. in aceste cazuri, se urmareste s& se determine gradul de influent pe care o poate avea variabila asupra celotlalte variabile, influenta putnd fi minora sau major’, Analiza atingerii obiectivelor Poate fi considerata ca find inversa analizei What-If si a analizei de sensibilitate, Pentru observarea modului in care modificarea unei variabile afecteazA alte variabile, se stabileste 0 valoare-tinta (target-value) sau valoare obiectiv pentru o variabila si se modific’ alte variabile, iin mod repetat, pana cand valoare-obiectiv este atinsa. Exemplu: Un manager poate specifica o valoare-obiectiv de 2 milioane pentru profitul net dupa impozitare. Se poate modifica repetat valoarea veniturilor sau a cheltuielilor pana cénd valoarea de 2 milioane este atins. Managerul poate descoperi care este valoarea veniturilor sau nivelul cheltuielilor pentru a obtine un profit de 2 milioane dupa impozitarea acestuia. Aceasti forma de modelare analiticd ajuté la objinerea réspunsului la intrebarea Cum se pot obfine 2 milioane profit dup’ impozitare?” tn loc de Ce se intimpli daci se modifict veniturile sau cheltuiclile? Analiza optimulu Acest tip de analiza este mult mai complex decat cel precedent, in sensul c& in loc de a stabili o valoare-obiectiv pentru o variabilt se urmireste sf se giseasci valoarea optim’ pentru una sau mai multe varial anumite conditii. in acest fel, una sau mai multe variabile sunt modificate, in conditiile specificate, pan cnd cea mai bund valoare pentru variabila-tinta este descoperit’, Exemplut Un manager inceares si determine nivelul cel mai mere posibil pentru profit pri variafia valorilor pentra anumite surse de venituri si anumite categorii de cheltuieli Modificarile unor astfel de variabile pot fi subiectul anumitor conditii, cam ar fi limitarea costurilor de productie sau cresterea surselor de finantere, Optimizarea este realizat’ cu ajutorul unor pachete-program specializate. Analiza previzionald Apeleazit 1a diferite metode statistice pentru a urmiri evolutia in timp sau in spafiu a anumitor rezultate. Se urmareste aflarea tendintei liniare a unei variabile intr-o perioada de timp, valorile variabilei pentru fiecare perioada, valorile tuturor variabilelor urmirite Exemplu: intr-un studiu de piatd, se urmareste evolutia vanzirilor si costurilor pentru o linie de productie in ultimii 3 ani, astfel incét managerii si aiba la dispozitie informatii despre dinamica acestora si in functie de care si elaboreze planurile pentru perioadele urmitoare.« SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERE Acest tip de analizi apare in SSPD complexe sau in limbajele de modelare, dar, intr-o Variant simplificat, se pot regisi si in programele de calcul tabelar. Simularea Cele mai multe modele ale rezultatelor economice presupun costuri medii si valori ipotetice ale parametrilor importanji, iar in cele mai multe cazuri aceste informatii ofera elemente suficiente de aproximare a unei decizii. Totusi, daci o decizie se ia in conditii de mare incertitudine sau dac& antreneaza numeroase resurse, managerii sunt interesati s& evalueze riscul, adicd pierderile pe care ar trebui si le suporte daca ipotezele din model sunt false, Simularea oferd informatiile necesare evaluarii riscului Iwatit unor decizii. SSPD testeazi diferite combinatii de variabile pentru a determina impactul lor asupra rezultatului final. Se folosesc distribujii probabilistice asupra modelelor de reprezentare a realizlrilor unor evenimente, Exemplu Pentru evaluarea modului de functionare a unei linii de productie, trebuie si se specifice niveluri rezonabile ale coeficientilor de defectare a echipamentelor, ale coeficientilor de absenteism, ale rebuturilor, in conditiile mentinerii constante a altor factori (calitatea materiilor prime si a materialelor, preful acestora, frecventa de aprovizionare s.a.). Managerii pot estima, astfel, intarzierile de fabricatie, necesarul de materiale, precum si impactul lor asupra planurilor de livrare, asupra costurilor de productie. Analiza financiara Presupune utilizarea unor instrumente de lucru pentru proiectarea efectului ratei dobanzii, a nivelului cresterii economice, precum gi a altor analize economice. Sunt deosebit de utilizate in SSPD urmatoarele funcfii de analiza financiara: * calcularea valorii curente (in Excel, funcfia PV): ‘© determinarea ratei inteme de rentabilitate (in Excel, funetia IRR); * amortizarea imprumuturilor (in Excel, funetiile DDB, SLN 3.4); + calculul sumelor de plata (in Excel, functiile PMT, RATE); + stabilirea valorii viitoare a unor sume prezente (in Excel, functia FV). it ‘Care sunt trisiturile sistemelor de sprijinire a procesului decizional?” Care sunt principalele funcfii pe care le poate Indeplini un sistem de sprijinie a procesului decizional? Care sunt tipurile de sisteme de sprijinire a proceselor decizionale de grup? Care sunt avantajele gi dezavantaele sistemetor de sprijinire a proceselor decizionale de grup? ‘Merge la o firma gi Incercafi si alli unmitoarele aspecte: 1. tipurile de sisteme informafionale existente incadrarea lor dupa criteriul managerial; b. alegeti dows dintre sisteme si prezentati principaleleinformatii care sunt abfinute cu ajutoral lor; € enumerati decile cate pot fi luate pe baza informatilor oferite de cele dows sisteme. treba si pri re 2.4 Sisteme de informare a top-managerilor Sistemele de informare a top-managerilor sunt categorie de sisteme informationale ce combin’ caracteristici ale sistemelor de informare a conducerii cu cele ale sistemelor de sprijinire a procesului decizional Obiectivul de baz al sistemelor de informare a top-managerilor il constituie oferirea accesului rapid gi usor la informatiile despre factorii care pot asigura succesul firmei, adic’ acei factori cheie care pot si duct la atingerea obiectivelor strategice ale organizatici Factorii care au determinat aparitia sistemelor de informare a top-managerilor pot fi clasificati in dows categorii:SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI “ + factori interni nevoia de obfinere a informatilor in timp util ~necesitatea imbur wr de comunicares — obfinerea accesului rapid 1a informatiile privind activitatile desfisurate; actualizarea rapida a informatiilor privind starea diferitelor activ - ereslerea eficacitti edilor de objinere a informatilor gi de luare a deciiilor; — crearea posibilitatilor de analiza a evolutiei diferitilor indicatoris —accesul la bazele de date ale organizatiei; — obtinerea unui grad de corectitudine et mai mare a informatiilor. # factori extern cresterea competitiet; ~ capacitatea de adaptare a firmei la schimbarile de medi; necesitatea de a fi mult mai activi in mediul extern; —accesul la bazele de date externe; —reglarea legaturilor cu. organismele guvernamentale (reglementirile legale si respectarea obligafiilor fata de acestea). Top managerii acumuleaza si folosesc informa{ii din urmstoarele motive: + pentru evaluarea si infelegerea rapid a situafiilor aparute; ‘+ pentru promovarea cu succes a activitiilor firmei; © pentruia confrunta datele din multiple surse de informatii; # pentru a sti ce au de ftcut; pentru crearea unei refele de lucru; pentru a avea imaginea continua a firme; ‘+ pentru a intui perspectiva domeniului in care igi desfisoard activitatea; Caracteristicile sistemelor de informare a top-managerilor: ‘© sunt realizate astfel incdt sa ofere sprijin pentru fiecare utilizator in parte (sistemele de ‘memorare a profilurilor utilizator ajut& personalizarea interfefelor pentru fiecare utitizator); © permit extragerea, filtrarea, comprimarea si evaluarea datelor (incorporeaz tehnici OnLine Analytical Processing sau datamining); + ofera acces on-line (Web, OLAP) la informafi, posibiititi de analiza a trendurilor (data OLAR), obtinrearapoartelor eu tly de exeeptes tegrarea lor (integrarea sistemului ‘nformational al intreprinde in reteava internet): * sunt realizate cu o interfata sistem-utilizator prietenoasi, solicitind o pregatire minima a utilizatorilor; , irda apela la intermediari; + informatiile obfinute pot fi prezentate sub forma grafic’, tabelari sau descriptiv’; + sprijind comunicarea electronica, fiind orientate spre utilizarea intensiva a tehnologiilor web Gsolicita accesul la date externe organizatiei, grupuri de stiti,site-uri de licitati ). Majoritatea sistemelor de informare a top-managerilor Iucreazi Ia nivel de refea, cu soft specializat, cum ar fi sistemele de administrare a bazelor de date, software-ul de telecomunic: pentru accesul usor Ja bazele de date interne, externe si la cele special destinate conducerii pentru obtinetea raspunsurilor on-line la intrebarile puse de utilizatori. Sistemul de informare a top-managerilor pune la dispozitie informatii despre starea curentit si despre trendutile proiectate privind factorii ce pot influenta atingerea obiectivelor firmei. Principalele categorii de informatii cu care un astfel de sistem opereaz sunt: ‘© interne: informatii financiare, despre resurse umane, despre productie, despre clienti s.a.2 ‘SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI + _externe: informatii despre concurenti, informatii de piati, baze de date externe 5. Dintr-un studiu efectuat in Suedia, rezulti c’ informatiile interme cele mai solicitate de top ‘manageri sunt cele nefinanciare, respective cele cu privire la salariati (statistici privind angajatii) si la productie. De asemenea, s-a constat ca cele mai des utilizate informatii externe sunt cele referitoare la competitori si la piat’, cu o pondere destul de redusi fat de cele inteme (5% din totalul informatiilor folosite de top-manageri). Acest lucra este motivat prin faptul 8, prin intermediul noilor instrumente de informare, informatiile exteme sunt relativ greu de objinut si cu un grad setizut de corectitudine si siguranta Sistemele de sprijinire a top-managerilor au fost imbogatite, prin adaugarea unor elemente noi, cum ar fi browsere web, programe de posta elecronict, instrumente groupware si sisteme de sprijinire a procesului decizional, inintenfia de a le face mai utile si mai usor accesibile managerilor. Datorité facilititilor inglobate, ele pot fi utilizate de etre top-manageri pentru a analiza performantele managerilor de pe nivelurile inferioare fri ca acestia s& stie. Avantajele utilizarii sistemelor pentru conducerea strategica sunt:$ ‘+ flexibilitate, managerii utlizeaza sistemul ca extensie a propriului proces de gAndire; ‘+ usurinta de a analiza, compara volume mari de date si de a pune in evidengi anumite tendinfe in structura datelor; ‘+ permit monitorizarea performantelor cu mai mult succes in propria arie de responsabilitate. Problemele pot fi rezovate inainte si se produc& pagube, iar oportunititile pot fi evaluate gi exploatate in timp util; ‘© indue modificari in stilul de lucru al organizatiei. Accesul imediat si facil al top managerilor a un volum imens de date din cadrul organizatici, le oferi posibilitatea de a controla cu usuringa activitatile de pe nivelurile inferioare gi de a le influenta in directia dorit intr-un sistem de sprijinire a conducerii strategice, informatiile sunt prezentate conform preferintelor top managerilor care utilizeaz’ sistemul. De exemplu, majoritatea sistemelor utilizeaza interfete grafice ce pot {1 personalizate de catre utilizatori in functie de dorintele si nevoia lor de informatii. Alte metode de prezentare a informatiilor utilizate de un astfe! de sistem includ rapoartele generate de excepfii sau analize ale tendintelor. O alt& facilitate o constituie posibilitatea realizarii operatiilor de drill-down ce permit top managerilor si acceseze informatii la diverse niveluri de agregare. Intrebatt gi probleme de ve ‘Care sunt caracteristicile sistemelor de informare a top-managerilor? Imaginaji-va cd sunteti o echip’ care trebuie si decid’ asupra dezvoltiri unui sistem de informare a top-managerilor pentru firma de la problema 4. Care sunt principalele decizii pe care conducerea strategic’ ar trebui st le ia? Realizai o list a principaletor caracteistci pe care trebuie si le ofere un astel de sistem, Identiffcafi cel putin iret surse externe de date eare vor fi utile decidentilor strategic. 2.5 Sistemele de otica (Office Automation Systems) Sistemele de birotica vizeaza preluarea, stocarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor pe baza electronicii, in vederea cresterii eficientei muncii de bitou. De exemplu, o intreprindere poate apela la procesarea electronica a textelor necesare corespondentei, la posta electronic’ pentru transmiterea si primirea de mesaje, la finerea unor conferinfe electronice etc. Obiectivul de bazi al sistemelor de birotie’ il constituie asigurarea comunicafiei umane intre membrii unei organizatii, precum si a intreprinderii cu mediul siu exterior, prin intermediul mijloacelor cleetronice, prezenta lor fiind simtit’ in toate tipurile de sisteme informatice * Laudon, K, Laudon, 1. ~ Essentials of Management Information Systoms: organization & technology in the nenvorked ‘ntreprise th ed, Prentice-Hall Ine, 2001, pag. 110SISTEME INFORMATIONALE FENTRU AFACERI “8 Facilititile pe care le ofert sistemele de birotica: + conectarea ta nivelul grupurilor omogene de Iucru, intre care exist legaturi prin prisma activititilor similare, prin intermediul unei retele locale a grupului. Din acest punct de vedere, organizatia poate fi viizuta ca un ansamblu de grupuri omogene, care pot comunica Intve ele, precum si cu mediul extern, prin magistralele de intrare/iegire ale unitiiis + permite accesul, in limita drepturilor de acces, a tuturor persoanelor din organizatie la serverul unititi + asiguia conditiile de desfiigurare a teleconferinfelor; + ofera posibilitati de procesare a documentelor, de copiere, tipatire,transmitere; + oferi accesul fa sistemul de arhivare a documentelor; + inlesnesle legitura cu serviciile externe informationale electronice (e-mail, v-mail, fax, modem, video-satelit 5.2.) in ceea ce priveste domeniile de utilitate ale birotieii cle sunt deosebit de diverse, dar cele ‘mai importante sunt: + domeniul prelucrérii textelor, imaginilor si sunetelor in vederea pregaticii documentelor; + domeniul telecominicatiilor prin care se asigura un schimb rapid gi eficient de informatii, indiferent de forma lor de prezentare: + domeniul micrografiei automate prin clasares, arbivatea si accesul Ia arhive in orice moment prin intermediul unor instrumente specifice: + domeniul planificcrii activitatitor dints-un birou sau a unor grupuri omogene de persoane sau unei singure persoane prin apelarea la softuri speciatizate in administrarea gi controlul timpului; + domeniul sistemelor interactive de luare a deciziilor si in modelarea operationalis prin instrumentele specifice pe care le pune Ia dispozitia sistemelor de sprijinire a procesclor éecizionale; + domeniul procedurilor de organizare administrativa si de audit prin securitatea si controlul pe care le poate asiguta asupra muncilor de birous © domeniul ergonomiei si arhitecturii de concepere a birourilor prin posibilitiqile de concepere a posturilor de munca gi a caracteristicilor pe care trebuie si le aibli acestea, ‘Componentele sistemelor de biroticd sunt: + sistemele de editare electronicé: procesare texte, tehnoredactare, sisteme de multiplicare; + sistemele de telecomunicatii: e-mail, v-mail, telefax s.a. stemele de reuniuni electronice: teleconferintele, videoconferintele, audioconferintele, stemele de lueru la nivel de grup, Iucrul la domiciliu; + sistemele de preluerare simultend a imaginilor, sunetelor si textelor: gestiumea electronich a documentetor, sistemele multimedia 5. + sistemele de administrare a muncii de birou: planificarea si controlul electronic al activititilor, accesorii pentru biroul electronic. intrebari si probleme de verifieare Enumerati domeniile de utlizare a biroticli, Remumat Pentru redarea opensfunilor curente desfisurate [a nivelul unei firme gi pentru asigurarea unui contro! riguros al resurselor pe care le solicit sunt implementate sistemele de prelucrare a trancaetilor, fra de care nici o firma ru poate si-gi destigoare in conditii normale actvitjile. Aceste sisteme se fli pe nivelul operational al conduceri nei firme, dar epreziaté uportal esengial pentru generarea informatilor necesare celorlalteniveluridecizionale“ SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI Firmele au realizat ci datele stocate la nivelul sistemelor de prelucrare a tranzaciiter pot fi utiizate si pentru a ajuta managert in Iuarea celor mai bune decizi in sfera lor de acfiune, na numa’ la nivel operational, ci si ¥8nivelul ‘managementului tactic si strategic. Satisfacerea cerinfelor informationale a fost si este un factor determinant pentru oFientare mixta (a dferifilor reprezentant); pit ‘© vizeazi schimbirile organizationale cele mai mari, ‘+ analizi formala a costuilor si avantajelor proieetelor; 7 ‘+ _proiecte mai mari gi mai riseante Departamental | © limitat,neorientat strategic; utlicatorilor © realizare mai rapide; ‘*cdtiva uttizatorireprezints niveluri ale conducerii, precum si De jos in functile intreprinderi Graal de = integrare in sistemal existent; dezvoltare + pufine intarzier in realizarea proiectulis mai putin interesat de analizele cost-avantaje 3.2.2 Clasificarea, ierarhizarea si selectia proiectelor de dezvoltare a sistemelor informationale Procesul de clasificare a proiectelor are ca scop scoaterea in evidenti a importantei propunerii. De reguli, aceasta este sugerati de cei ce fac propunerile si, in mod firesc, reflect punctele lor de vedere.SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 5s Jn vederea uniformizarii operatiunii de evaluare a proiectelor propuse s€ recomandi respectarea umatoarelor criterii: ‘* Aliniere strategica: masura in care proiectul vizeaza atingerea obiectivelor strategice ale organizatiei, precum si scopurile ei pe termen lung, ‘* Castiguri posibile: gradul in care proiectul contribuie la cresterea profitulu, la rea calititi serviciilor, precum si pe ce durati se inregistreazii acestea, + Disponibifitatea resurselor: tipurile si mirimea resurselor solicitate, precum si Aisponibititatea lor. + Dimensiunea (marimea) proiectului/durata h necesari fins proiectului. + Dificultiti tehnice/riscuri: nivelul dificultatilor tehnice de realizare cu suc intr-un anumit timp gi cu restrictile de resurse date. Datorita efectelor diferite si a amplitudinii lot se recomanda evidenfierea distincti a proiectelor pe termen lung si a celor pe termen scurt. Dintre ele se selecteaza cele ce ating obiectivele organizajiei, De asemenea, se va unmiti modul in care proieciele se aliniazi dinamicii unititit. Decizia de selectie este un proces complex prin care sunt luati in considerare mai multi factori, conform figurit 3.2. numérul de persoane necesare si durata es a proiectului i ca [om Fig, 3.2 Factort de seletie a proiectelor Rezultatele primei etape a cichului de viaga al dezvoltarii sistemelor se coneretizeaza intt-o planificare calendaristicd a proiectelor, venite de sus-in-jos 51 de jos-in-sus, pentru a fi trecute in.a doua etapa a cichului de viata (initierea si planificarea proiectuli 3.2.3 Organizatia i planificarea sistemelor informatice Operatiunea de planificare a proiectelor de dezvoltare nu se deruleazd dupa un proces sistematic, ceea ce conduce la o alocare neadecvata a resurselor existente. Mai mult, se constati i proiectele cuprind solutii care rezolva doar probleme izolate ale organizatilor, fStd o integrare ‘ntr-o strategie de dezvoltare a intregului sistem. Necesitatea imbunatiirii sistemului de identificare si selecie a proiectelor sistemului informatic rezultd din Iuarea in considerate a urmatorilor factori: * costul sistemelor informatice a crescut substantial, atingind aproximativ 40% din cheltuielile totale ale unor organizatii; ‘+ multe sisteme nu pot controla aplicatiile ce depaiesc granifele organizatiei;36 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI ‘multe sisteme nu rezolva problemele stringente si nici nu exist aplicatii care si sprijine strategia organizatiei; + redundanta datelor este foarte mare, iar utilizatorii nu au ineredere in ealitatea datelor; * costul intretinerii sistemului a iesit de sub control datoriti invechirii acestuia si a proastei planificéri, ceca ce obliga la revizuirea luis © pirfile proaste ale unor aplicatii mentinute de-a lungul anilor determina utilizatorii si-gi ccreeze propriile lor sisteme sau s procure alte aplicajii incompatibile cu intregul sistem. fn concluzie, proiectele propuse pentru rezolvarea unor probleme trebuie si fie identificate si selectate in stréinsa concordant cu cadrul organizatoric existent, ceea ce presupune abordarea concomitenta a planificarii strategice a organizatiet si planificarii sistemelor informatice. 3.2.3.1 Planificarea strategica a intreprinder Decizia de selectie a proiectelor trebuie si fie precedata de: * cunoasterca cu exactitate a situatici reale a intreprinderi * viziunea ei privind viitorul + gasirea modului in care si se efectueze trecerea la starea vitoare dorita Past | intreprinderea curenti Pas? | fintreprinderea vitoore Pas3 Plan strategie Fig. 3.3 Pagit ce precedd selectia protectelor Problema esenjiala consta in identificarea modului in care planul sistemului informational poate si ajute organizatia si-giatinga obiectivele sale strategice. 3.2.3.2 Planificarca sistemului informational Al doilea proces de planificare, ce joaci un rol major in realizarea operatiunilor de idemtificare si selectie a proiectelor, este planificarea sistemului informational. Planificarea sistemului informational este un ansamblu ordonat de mijloace de evaluare a cerinfelor informationale ale unei organizatit si de definire a sistemelor informationale, a bazelor de date, precum si a tehnologiilor ce vor satisface aceste cerin} Datorita rolului vital pe care tehnologiile informatior in succesul elaborarii si apl or, planificarea sistemelor informationale prezinta o important deosebita, cel putin din urmatoarele motive: ‘© permite firmelor si faci fata multiplelor mize generate de progresul rapid al tehnologiilor informational; ‘+ asigura incadrarea obiectivelor sistemului informational in eadrul general al obiectivelor firme’ si integrarea in planul de afaceri al firme; ‘+ inlesneste mai bunt integrare a diferitelor componente ale sistemului informational si, astfel, o reducere a costurilor legate de sistemele informationale; ‘+ faciliteaztt acceptul conducerii si implicarea utilizatorilor, evitind astfel aparifia unor probleme de natura comportamental’; ‘+ sprijina conducerea in asigurarea resurselor viitoare ale sistemului. 11 in cresterea eficientei siSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERL 7 Ca urmare, planificarea sistemelor informationale se inserie in procesul de planificare strategic’, tactiea si operationala din cadrul organizatiei, putind vorbi si in cazul sistemelor informationale de planificare strategic, tacticd si operational Planificarea strategica a sistemelor informationale defineste politicile, obiectivele si strategiile necesare distribuirii serviciilor informationale si a repartizarii resurselor informationale astfel inedt sistemul informational si contribuie la atingerea obiectivelor din planul strategic al firmei. © asemenea planificare presupune analiza stadiului de informatizare al firmei gi a cerintelor legate de resursele informatice, precum si o analizii mai general a mediului in care-si desfisoara activitatea organizatia si care priveste studierea conjuncturii economice gi tehnologice (in planul tehnologiilor informationale).. Planificarea tactica a sistemelor informationale presupune identificarea si evaluarea detaliata a nevoilor curente si viitoare de resurse informatice, pe baza cérora se definesc mai multe proiecte individuale de dezvoltare a unui nou sistem informatic, a unor noi componente sau de imbundtitire a sistemului informatic. Aceste proiecte sunt integrate intrun plan de dezvoltare a sistemului informatic defalcat pe o perioadi de mai multi ani. in acest plan se prevede gi alocarea resurselor financiare, fizice, logice si umane necesare. Planificarea operationala a sistemelor informationale vizeaza intocmirea bugetului anual de exploatare gi planificarea detaliata a proiectelor individuale prevazute in cadrul planifica tactice. In bugetul anual de exploatare se repartizeazi resursele financiare gi de alti naturi necesare desfaguritii activititii curente din cadrul sistemelor informationale, precum si pentru dezvoltarea sau intretinerea lor. Planificarea proiectelor este legati de gestiunea proiectelor individuale respectiv, planificarea si controlul realizarii proiectelor de dezvoltare « sistemului informational. Relafia dintre planificarea strategica a unitatii si planul sistemului informational este redata schematic in fig. 3.4. inccwnlona casa | “it rere tote | is Jaco pete el sat Sent wince Fig. 3.4 Relatia dintre planificarea strategici a wniait ‘siplanul sistemului tnformayional Planificarea sistemelor informafionale se coneretizeaza intr-o strategie de tranzitie si diferite planuri de dezvotare, Planul trebuie si fie concis, dar s4 scoata in relief at&t aspectele generale, problemele pe termen lung, cat gi pe cele care s& evidentieze sprijinul acordat tuturor nivelurilor ‘manageriale, in legaturd cu ceea ce se cere, cum, cand, de la cine din organizatie. Componentele esentiale ale unui plan al sistemului informational sunt:3 SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI T, Misiunea, oblectivele si strategia organtzafiet ‘Seu deseriere a misiuni, obiectivelor si strategiet organizatiel, Prezentarca succint& a imaginil actuale $i de viitor a organizajiei (unde se alla si incotro se indreapta. IL Inventaral informational Aceasta sectiune va oferi o sintezA a diversclor procese economice, functii, ental de date si necesaral de informagi al intreprinderi IIL. Misiunea si obiectivetesistemulul informational Deserierea rolulu principal jucat de sistemul informational in organizatie pentru transformarca intreprinderii ccurente in alta vitoare. Dei, ulterior, va fi revizuit, el reprezinta estimarea curenta cea mai buna a rolului general al sistemului informajional in organizatie. WV. Restrict dezvoltarea sistemulut informajional Se descriu pe scurt limitele impuse de tehnologie si de nivelul curent al resurselor unititi: financiare, tehnologice, de personal. V. Ceringele globale 5istrateglile pe term Jung ale sistenmului informational Se prezinti o sintez8 a cerinflor globale ale sistemului din organizati si setul de strategii pe termen lung (2- 5 ani) selectate de departamentul sistemului informational pentru satisfacerea cerinjelor VI. Planul pe termen seurt Se scoate In relief inventarul sistemelor si proiectelor prezente, precum si proiectele de realizat sau ce vor fi ‘avansate fn cursul amulu, VL. Coneluzit Contin evenimentele probabile ce pot afecta planul, un inventar al schimbarilor economice cunoscute in prezent,precum sio deseriere a impactului acestora asupra planului (estimarea lui) Intrebiri de verifieare Care sunt principale moda de identtcare a unor noi proiecte de dezoltare a sstemului? Ientfca, inoro oranizaticcunoscuta,potentilele perscane cae sunt abilifate sk propana proigte de dezvoltare Asistemelorinformafional, incadrndule in una din categorie deserve anterior Plecind de la urmtoarea desrior, idetitieati care sunt potentialele benefit economice ale proicetulsi de dezvotare sistemuli informational prezenta Firma Beta produce diferie tipuri de ceasiri. De citiva ani, Beta tncgisat 0 crstere semnificaiva a activittit de produce, ish rezultatslefinanciare nu au inregistetaceeasi evolu Sistemul curent, care este pata manuel, partial automatzat, mu reuseste Sh asigureo evident stl de clara a conturlorclicnilor,astfe of Beta reset safle, desta de arcu, de ce sldul conuritor ests, uncori, foarte mare. in pls, firma destigoaré multe actvitith promotionale petra atragrea cfinfor, dar nu are nick o idee supra profitailai acestor atm, 51 mu poate st identfce care fost impact promotilr desfgurte asupra vanirilor. Beta doeste st inresitezeo cresterea Vinavilor cre clini deja existent, ceea oe Inseam a trchuie 88 ai la dispoitie o bez de date a clinflor. Ce urmare, penta rezalvarenproblemeior cu cae se confrunt sa devs introducerea unui now sistem de gostiune a clieor gi near Care este continual plnulu de dezvotar a sista informational? Const relia dine plaificareasteegica a unei organiza cunoseute si planal de dezvoltare a sistem informational Ce-eriteri pot favute in vedere la erathizarca gi sclectiaproectlor de dezvoltre a sistmelor? Enumerati cel pujin 3 propuneri de proecte de dezvoltare a sistemelorinformafonae, ce s-ar putea regis into organizatic cunoscut, 5 specifics criterile pe care lea utiliza pentru evaluares lor. Motiv 3.3 Inifierea si planificarea proiectelor de realizare a sistemelor informationale Dupa ce s-a decis asupra proiectului ce urmeaza a fi desfisurat, se parcurg doua activitati importante din faza de microanaliz’, respectiv initierea si planificarea proiectului, activititi esenfiale pentru asigurarea atingerii scopului si obiectivelor identificate prin propunerea de proiect. Activitatile de inifiere si planificare a proiectetor sunt cele care solicit cel mai multSISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 2 aplicarea principiilor managementului proiectelor, dar nu numai ele, ci mai toate activititile desfagurate in timpul unui proiect, asa cum vom vedea dintr-un paragraf special dedicat managementului proiectelor. 3.3.1 Initierea proiectului Din momentul selectiei lui, proiectul trece in faza de inifiere, ceea ce presupune desfigurarea unei activitati laborioase, prestati de un responsabil, cunoscut in practicd sub numele de manager de proiect, care rispunde de: + claborarea unor studii de fezabilitate generale; + claborarea planurilor detaliate ale proiectelor; © gisirea celor mai buni membri ai echipei proiectulu. Activitiqile efectuate in faza inifierii proiectului sunt: 1, Stabilirea cchipei de initiere a proicetului Activitatea este orientati spre organizarea membrilor echipei de proiectare care vor participa la infaptuiree. activititilor specifice initierii proiectelor. Unul dintre membri va fi manager de proiect. De regula, se alcdtuiesc echipe formate din reprezentanti ai utilizatorilor/ conducerii si ai grupului de dezvoltare a sistemului informationa 2. Stabilirea bunelor relafii cu beneficiarii Beneficiarii au un tratament special, in acest caz ei fiind membri ai unor componente organizatorice ale unititii sau ai echipei de conducere. Relafiile bune cu ei inseamni parteneriat gi incredere. 3. Stabilirea planul proiectului Activitatea presupune definirea activititilor de organizat de catre echipa de initiere in perioada in care ea lucreazi la definitivarea ariei de cuprindere a proiectului. 4. Stabiltirea procedurilor manageriale Procedurile manageriale se stabilese de catre un Comitet/Consiliu al Prioritijilor Sistemului sau de catre grupul de dezvoltare a sistemului informational. Stabilirea procedurilor manageriale presupune, in special, stabilirea modului de comunicare {in echipa gi a cdilor de raportare, atribuirea de sarcini gi rolul acestora, procedurile de schimbare a proiectului, precum si descrierea modului in care se va intra in posesia fondurilor necesare si ‘cum vor fi folosite. 5. Stabil acestuia Obiectul activitatii consts in colectarea si organizarea modului de utilizare a instrumentelor folosite pentru managementul proiectelor si realizarea manwsalului de operare al proiectulu Manualul poate fi electronic sau unul legat in dosare speciale, Elva fi folosit de citre ‘membri echipei, auditorii proiectului, pentru orientarea noilor membri ai echipei, comunicarea cu echipa de conducere sau beneficiarii, ca model al unui proiect viitor si pentru efectuarea reviziilor de la finele proiectului Daca decizia Iuata, de catre echipele speciatizate si dea verdictul privind soarta proiectului, este una de continuare a acestuia, se va elabora un plan mult mai detaliat al proiectului in faza de planificare a proiectului. ea cadrului de desfigurare a proiectului sia manualului de operare alo SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 3.3.2 Planificarea proiectului Planificarea proiectului este un proces diferit de planificarea generala a sistemului informational si va cuprinde 0 evaluare a cerinfelor informationale ale sistemului la nivelul intregii organizati. Planificarea proiectului ste procesul prin care are loc definirea clari a activititilor si a eforturilor necesare infaptuirii lor in cadrul fiecdrui project. Activitatile incluse in planificarea proiectului sunt, in cea mai mare parte, specifice managementului projectelor. Planificarea proiectului este realizata de 2-3 persoane ce auio vast experienti in dezvoltarea de sisteme, cu puternice competenfe analitice, de gestiune si control al proiectelor. Cei care participi ta planificarea proiectului devin persoane cheie pe parcursul dezyoltirii sistemului, asigurind coordonarea eforturilor celorlalti membri ai echipei Planificarea sistemului este deosebit de important in dezvoltarea sistemului, pentru ca!” ‘+ asiguri concordanta dintre obiectivele sistemului cu cele organizationale, prevazute in planul strategic al firmei (consistent ‘+ sistemele sunt mult mai eficiente, subsistemele sunt coordonate si exist o baz solida pentru selectarea aplicafiilor necesare implementa sistemului (eficieng’); ‘+ firma este la curent cu modificarile din domeniul tehnologiilor informafionale; * este evitati depisinea costurilor gi a perioadelor de timp alocate derulairii proiectelor. Sistemul este mai pufin costisitor si mai usor de inirefinut (costuri mai mici); ‘+ conducerea este mai bine informati in privinja resurselor necesare pentru perioadele Viitoare, iar salariatii sunt pregatiti pentru modificarile ce vor avea loc (adaptabilitate. Atunei cnd eforturile de dezvoltare a sistemului nu sunt planificate corespunzator, de multe ori, este necesar s se revind la etapele anterioare pentru corectarea erorilor si eliminarea componentelor proiectate incorect, ceea ce inseamni costuri suplimentare, rezultate obtinute cu intarziere, frustrari si scderea moralului echipei de dezvoltare, Tipurile activitiilor executate in cadrul planificdrii proiectului cuprind: 1. Deserierea ariei de intindere, a variantelor si fezabilititii proiectului Scopul acestei activitati este de a scoate in relief confinutul si complexitatea proiectului. Realizarea ei soliciti operafii de investigare in vederea culegerii de informafii suplimentare pentru definirea problemei si ariei de intindere a proiectului, restrictiile de realizare a proiectului si, eventual, identificarea cerintelor functionale si nonfunctionale ale sistemului, identifi tuneia sau a mai multor solutii generale. Definirea problemei este una din cele mai importante activitifi ale proiectului, avand ca scop identificarea clara a problemelor economice ce urmeazi a fi rezolvate, deci a scopului noului sistem. Daci aceasti tint nu este definita corect, toate celelalalte activitafi vor avea obiective de atins gresit formulate. in cadrul activitatii trebuie gasite rispunsuri la urméitoarele intrebairi: ‘+ Ce problema se rezolva sau ce oportunitate se ofera prin proiect? ‘+ Ce rezultate cuantificabile vor fi obtinute? ‘+ Cenecesititi vor fi rezolvate? ‘+ Cum va fi evaluat suecesul? * Cum putem afla cdnd este incheiat proiectul? Dup’ stabilirea scopului sistemului, echipa de planificare urmareste si identifice care sunt granitele sistemului ce urmeaza a fi dezvoltat, adica definirea ariei de intindere, prin care se "Romney, MLB. Steinbat, PJ. ~ Accounting Information Systems, th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Ieesey, 07458, 2003, p. 575,SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACERI 6 stabilesc legiturile cu celelelalte sisteme ale firmei sau compartimente, pentru a determina gradul de complexitate, dar si nivelul de integrare cu sistemele existente sau cele care urmeaza a se dezvolta Restrictiile de realizare a proiectului pot fi legate de resursele financiare, umane, fizice sau logice necesare realizarii proiectului, precum si de aparitia unor factori de natur economic, Juridica sau organizatorica, prin care s& fie afectata realizarea proiectului. Se poate observa c& restrictiile pot fi incadrate in dou mari categorii: inteme si exteme. Restrictiile interne sunt anumite limite ce pot afecta performantele sistemului ce se datoreazi unor factori legati, in special, de alocarea resurselor umane, materiale, tehnologi financiare ete. Sistemul poate fi influentat de una sau mai multe restrictii, cum ar fi: + departamentul informatic nu poate si aiba in schema de personal mai mult de 3 salariati angajati permanent; * achizitiile de materiale consumabile nu pot si depiseas + nueste permis nici o a © bugetul anual pentru exploatarea sistemului nu poate depasi 200 milioane lei; © personalul de vanzari nu trebuie s& Iucreze la introducerea datelor privind comenzile mai mult de 30 de minute zitnic; ‘© informatiile oferite pentru sistemul de sprijinire a top-managerilor, prin intermediul unor ecrane predefinite, vor fi actualizate cel putin zitnic. nex | | oe 4 15 milioane lei/lund; tiune de upgradare a sistemului imediat dupa implementare; 7 Fig, 3.5 Diagrama de context pentru definirea ariei de intindere asistemulul de evident’ a clienilor Restricftile externe pot fi vazute atat din punct de vedere al resurselor, dar si din perspectiva elementelor juridice sau de natura economica. De exemplu, firma nu poate si atragi personal specializat in echipa de dezvoltare sau nu poate obfine finantarea pe baz’ de credite pentru acoperirea unei parti din buget. De asemenea, fumizorii s-ar putea si nu poati asigura echipamentele si software-ul necesar in perioada de timp specificati pentru a se putea implementa la timp sistemul. in plus, exist’ posibilitatea ca, printr-o serie de masuri juridice sau de politic’ economica, luate la nivel local, national sau internafional, anumite functii ale sistemului sa fie restrictionate sau sii impuni modificarea lor in timpul derularii proiectului. Dea SISTEME INFORMATIONALE PENTRU AFACER ‘exemplu, introducerea in sistemul legislativ a obligativitatii raportérii documentelor contabile de sinteza pe Internet sau dezvoltarea unui nou sistem de impozitare pe venitul global ar putea si afecteze sistemele care abordeaza aceste problematici economice, ceea ce inseamni c& ¢ necesar si se urmareasca, ined din faza de planificare a sistemului, propunerile legislative si impactul potential asupra functionalitaii lui Toate aceste aspecte trebuie analizate si evidentiate in studiile de fezabilitate. 2. Descompunerea proiectului in activitati usor executabile si controlal Operatiunea este foarte importantd si consti in descompunerea proiectului in activitati firesti ce urmeaza a fi prezentate intr-o secventé logicd. Unele activitati pot fi efectuate paralel, in timp ce altele se realizeazi seevential. Activitigile pot fi descompuse in continuare in subactivitati (nu trebuie sa fie prea detaliate deoarece fac greoaie urmirirea lor). De exemplu, nu se reeomand subactivititi executabile in mai putin de 0 ora. 3. Estimarea resurselor si crearea unui plan al resurselor Obiectivele activitésii sunt: ‘ estimarea necesarului de resurse pentru fiecare activitate din proiect, * folosirea informatiilor anterioare pentru crearea unui plan al resurselor proiectului, cea mai importanta resursi fiind Forta de mune, + estimarea timpului necesar derulirii proiectului prin corelarea activitatilor cu resursele tumane necesare. 4, Realizarea unei prime planificiri calendaristice Obicctivul il constituie folosirea informatiilor despre activititile si resursele disponibile pentru a se atribui timpul necesar fiectruia printr-o structuri a diviziunii muncii. Atribuirile respective permit crearea punctelor de inceput si de sfirsit ale proiectului. 5, Realizarea unui plan al comuniedrilor Aceasti activitate are ca obiectiv crearea unui model al procedurilor de comunicare intre ‘manageri, membrii echipei proiectului si beneficiar, Planul comunictirilor stabileste cand si cum vor fi elaborate rapoartele scrise sau orale de cltre echipa proiectului, cum se vor coordona activitatile membrilor echipei, ce mesaje vor fi transmise de la echip’ in alte parfi, precum si ce informatii sunt necesare atét furnizorilor, cat si contractorilor externi implicafi in proiect. Este foarte important ca incd din aceasta faz s& se realizeze un prim contact eu personalul afectat sau implicat in noul proiect pentru a i se aduce la cunostint& necesitatea noului sistem si obiectivele urmitite, rolul pe care ei Lar putea juea in succesul proiectului, a se explica eventualele implicatii ale proicctului, pentru a afla daci ei sunt de acord sau nu. In acest fel se evita aparitia unor probleme de comportament din partea personalului angajat care si afecteze realizarea proiectului si se poate obfine sprijinul acestora in dezvoltarea noului sistem. 6. Determinarea standardelor si procedurilor proiectului Se vor specifica rezultatele objinute in diverse momente ale proiectului, indicdndu-se cum vor fi realizate ele de catre membrii echipei si cum vor fi testate. Exemplu: + cum pot fi modificate standardele de dezvoltare a sistemelor? * ce stil de documente se utilizeazs? cum se vor face raportaile? Ce terminologie? 7. Identificarea si evaluarea riseurilor Scopul il constituie identificarea surselor de rise si estimarea consecinfelor acestora. Riscul poate apirea din urmitoarele cauze: + apelarea la noua tehnologi