Gestin de Contratos

Qu es la Gestin de Contratos?
La Gestin de Contratos busca administrar eficazmente un acuerdo surgido entre dos partes para alcanzar un
beneficio mutuo. Esta disciplina es particularmente importante en los Contratos de Infraestructura para Proyectos
Industriales, de Energa, Minera y Obras Viales.
La Gestin de Contratos es una disciplina que forma parte
de la Gestin de Proyectos y se ocupa de administrar en
forma eficiente las obligaciones que dos o ms partes han
contrado para desarrollar un servicio con xito.
Este acuerdo puede ser variado, simple o complejo, de
acuerdo a lo que deseemos, por ejemplo:

Acuerdo para aprender a tocar piano.

Acuerdo para disear y fabricar un auto/avin/etc.
Acuerdo para construir una planta de celulosa/central hidroelctrica.

La base de la Gestin de Contratos se encuentra en el acuerdo, al cual nos referiremos comnmente como contrato o
acuerdo entre las partes.
Para que el acuerdo sea efectivo deben cumplirse los siguientes criterios bsicos:
1. Las partes del contrato: Deben haber dos partes competentes para acordar el servicio a contratar (personas naturales y/o
personas jurdicas representadas legalmente).
2. El objeto del contrato: El objeto del servicio debe estar claramente definido, como tambin las responsabilidades y
deberes de cada parte. En otras palabras, la cosa o servicio por una parte y el precio por la otra.
3. La propuesta / oferta: La parte prestadora debe haber entregado una propuesta u oferta por el servicio a contratar.
4. La aceptacin: La parte que contrata el servicio debe haber aceptado formalmente, normalmente por escrito, la propuesta
de la parte prestadora.
Una vez que se cumplen estos cuatro puntos podemos hablar de un Contrato o Acuerdo entre las partes.

Para que un acuerdo sea efectivo debe cumplir con: Las partes del contrato, el objeto
del contrato, la propuesta u oferta y la aceptacin.

Actualmente, en proyectos de Minera, Energa o Infraestructura Vial, los acuerdos estn asociados a Servicios de Ingeniera,
Servicios de Construccin, Servicios de Mantencin y Contratos para Provisin de Equipos y/o Materiales.
Sin embargo, esta tendencia no siempre fue as. Hasta 1985, el 95% de las actividades eran realizadas directamente por la
empresa mandante o dueo del recurso. Las grandes empresas pblicas, como Codelco, contaban dentro de su organizacin
con departamentos de Ingeniera, Mantencin, Desarrollo y, por supuesto, toda la produccin y operacin de las minas se
haca con recursos propios. La contratacin o subcontratacin de servicios no exista en esa poca. El boom de la
contratacin de servicios que hoy conocemos no exista hace 25 aos.

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En los siguientes grficos podremos observar el crecimiento de las empresas de servicios en la industria de la Minera.
Evolucin de las horas/hombre subcontratos en la Minera chilena (2001 2007 / - 2010)

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Cdigo Civil y Ley de Subcontratacin

Desde el punto de vista legal, los administradores deben saber que todos los contratos estn regulados por el Cdigo Civil de
Chile, Libro IV, y adems deben cumplir con la nueva Ley de Subcontratacin N 20.123, que regula la relacin laboral y
responsabilidades entre empresas mandantes, contratistas y subcontratistas
El outsourcing o contratacin de servicios a terceros, como se mencion anteriormente, no exista 25 aos atrs. Sin
embargo, en 1979 se promulg el Decreto N 16.757, que permiti a las empresas ampliar las funciones de los
subcontratistas a todas sus reas, terminando as con la exclusin de las labores inherentes a la produccin principal y
permanente de la organizacin, as como de las labores de reparacin o mantencin habituales de los equipos que impona la
Ley N 1.263, o Rgimen de Contratistas desde 1975. Es en ese entonces cuando aparece la figura del subcontratista
en Chile.

Los contratos estn regulados por el Cdigo Civil y, adems, deben cumplir con la
nueva Ley de Subcontratacin N20.123.

Responsabilidades del Administrador de Contratos

La Gestin de Contratos es la administracin eficaz del servicio contratado, entendiendo por administrar el asegurar el
cumplimiento de las obligaciones, seguir y controlar que el contrato se desarrolle segn lo estipulado en el documento del
acuerdo, sin desviaciones.
Para ello, los contratos generalmente definen quienes sern los Administradores del Contrato o representantes de cada una
de las partes. De esta forma, existe mayor claridad en las partes sobre quin es la persona responsable, que adems cuenta
con la autoridad para suscribir modificaciones, intercambiar correspondencia y tratar los temas asociados al servicio.

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Dependiendo del tamao de la empresa o proyecto, la organizacin tambin puede contar con un departamento o persona
especfica para la Gestin de los Contratos (Contract Manager Contract Department) o esta funcin puede ser desarrollada
por el Project Manager (Gerente de Proyecto) o la Gerencia de Operaciones de la compaa.

Principio de Transparencia e Igualdad

Al contratar un servicio deben cumplirse una serie de requisitos que aseguren la transparencia del proceso, es por ello que las
compaas hacen llamados a Licitacin en forma pblica a travs de los medios de prensa y, generalmente, se evitan las
asignaciones directas. En el caso de las empresas del Estado, stas deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento de
Contratacin de Suministros y Servicios.
Es muy importante considerar las siguientes recomendaciones frente a un proceso de licitacin:
1. Evitar barreras de entrada: La competencia debe ser abierta y todas las empresas deben tener derecho a presentar una
oferta.
2. Toda la informacin disponible debe ser accesible para todos los proponentes.
3. Establecer metodologas de adjudicacin libres de discrecionalidad.
4. Eficiencia Econmica: En general, debe adjudicarse a la mejor oferta econmica.

Ciclo de vida de la Administracin de Contratos

Como se muestra en la figura, el contrato nace con el requerimiento o solicitud del servicio, este requerimiento, llamado
internacionalmente RFP o RFQ (Request for Proposal or Request for Quotation), es el primer paso en el proceso de
contratacin de un servicio, en algunas compaas este proceso lo lidera el Departamento de Compras en otras alguna
Divisin especialmente creada para un proyecto especifico.
Es por ello que para algunos la Administracin del Contrato se inicia solo cuando este ya ha sido adjudicado, ya que todo el
proceso de Seleccin, Licitacin y Adjudicacin lo ha realizado un equipo que opera desde la casa matriz de la compaa. En
nuestro caso, estudiaremos el proceso desde el RFP hasta su finiquito.

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1. Solicitud del servicio.

2. Preparacin de los documentos.
3. Invitacin a los proponentes
4. Proceso de negociacin licitacin.
5. Adjudicacin del contrato.
6. Ejecucin del contrato.

7.

a.

Administracin de las obligaciones.

b.

Administracin de los cambios.

c.

Auditoras/Informes.

Finiquito del contrato.

Cada uno de estos puntos ser desarrollado en profundidad en los siguientes mdulos, sin embargo, es necesario
comprender en trminos generales de qu se trata cada uno de ellos:

Preparacin de Documentos: Corresponder a todos los documentos tcnicos y administrativos necesarios para definir el
objeto del contrato y las obligaciones de las partes. Tambin se incluirn los documentos necesarios que definen el
procedimiento de licitacin, negociacin y adjudicacin, como tambin las regulaciones para realizar cambios y resolver
conflictos.
Invitacin a Participar: Es el documento oficial en que la empresa que contrata invita a los proveedores a participar del
proceso de licitacin.
Proceso de Licitacin: Corresponde al proceso en que la empresa contratante entrega los documentos o Bases de
Licitacin. Los proponentes hacen sus consultas, normalmente se hacen visitas a terreno y se entregan las aclaraciones
necesarias, para que posteriormente los proponentes puedan entregar las ofertas tcnicas y econmicas, compitiendo en
igualdad de condiciones.
Adjudicacin: Es el resultado final del proceso de licitacin o negociacin. Es una carta oficial aceptando los servicios y
condiciones ofrecidas por el proponente adjudicado.
Por ejemplo, en noviembre de 2013, la compaa minera australiana BHP Billiton adjudic un contrato de energa a largo
plazo al consorcio formado por Korea Southern Power Co. (Kospo) (65%) y Samsung C&T Corporation para desarrollar el
proyecto Kelar.
Kelar, comprende la instalacin de una planta de generacin de ciclo combinado a gas natural de 517 MW y su infraestructura
asociada, en la localidad de Mejillones, ubicada 90 km. al norte de Antofagasta.
El consorcio elegido financiar el desarrollo del proyecto, que costar aproximadamente US$600 millones y su adjudicacin
se realiz luego de un proceso de licitacin competitivo. Entre sus factores de xito destacan la experiencia internacional de
sus miembros en el desarrollo y operacin de plantas de energa y el apoyo de varias instituciones del Gobierno Coreano,
como la Embajada de Corea, la Trade Investment Promotion Agency (Kotra) y el Export-Import Bank of Korea, el cual se
espera que provea la mayor parte del financiamiento para el proyecto. (Ver noticia completa en Material Complementario:
BHP Billiton adjudica contrato de Central Kelar).
Ejecucin del Contrato o Servicio: Periodo en la cual el proveedor adjudicado desarrolla las actividades o partes del
encargo, comprende normalmente las etapas de Investigacin en Terreno, Diseo, Movilizacin de Equipos y Recursos y
Ejecucin de las obras. (Construccin, fabricacin u otro).
Finiquito: Documento firmado entre las partes que pone trmino al acuerdo entre las partes.

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Gestin de Contratos

En resumen...
La Gestin de Contratos es parte de la Direccin de Proyectos y se ocupa de
administrar eficientemente las obligaciones contradas entre dos o ms partes
para desarrollar un servicio con xito.
La clave de la Gestin de Contratos est en el acuerdo o contrato entre las
partes.
Para que el contrato sea efectivo deben cumplirse los siguientes puntos: Las
partes del contrato; el objeto del contrato; la propuesta u oferta y la
aceptacin.
Los contratos estn regulados por el Cdigo Civil y, adems, deben cumplir con
la nueva Ley de Subcontratacin N20.123.
Los contratos definen Administradores del contrato o representantes de cada
una de las partes, responsables los trminos del acuerdo y de sus temas
asociados.
Dependiendo de la empresa, se puede contar con una persona o departamento
especfica para la Gestin de Contratos (Contract Manager Contract
Departament) o esta funcin puede desempearla el Project Manager o la
Gerencia de Operaciones.
Generalmente, se evitan las asignaciones directas y se opta por las licitaciones
pblicas para asegurar la transparencia e igualdad en el proceso de la
contratacin de servicios.
Las empresas del Estado deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento de
Contratacin de Suministros y Servicios.
El Ciclo de vida de la administracin de contratos est compuesto por: 1.
Solicitud de servicio; 2.Preparacin de los documentos; 3. Invitacin de los
proponentes; 4. Proceso de negociacin Licitacin; 5. Adjudicacin del contrato;
6. Ejecucin del contrato y 7. Finiquito del contrato.

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