PENGURUSAN MESYUARAT

Oleh:: Syamimah Mohd Hata

Oleh

MESYUARAT
2

1.

Asal - dari perkataan arab yang membawa maksud

berhimpun, berkumpul atau berbincang untuk
mencapai kata sepakat

1.

Kamus Dewan Perundingan untuk

membincangkan sesuatu atau mencapai sesuatu
keputusan

MENGAPA PERLU MESYUARAT?

3

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7
7.
8.
9.

Menjelaskan hal-hal yang tak jelas.

Pengagihan Tugas
Menilai dan mengawal aktiviti.
Menyelesaikan banyak masalah yang rumit.
Mencarii sokongan
k
dan
d kerjasama
k j
sesama ahli.
hli
Mendapatkan mandat.
Menyebarkan maklumat.
maklumat
Merancang strategi
Mengetahui kekuatan dan kelemahan.

TINDAKAN PRA-MESYUARAT
4

1 Menentukan agenda,
1.
agenda tarikh,
tarikh masa dan tempat
mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan secara bertulis

Nyatakan nama jawatankuasa
jawatankuasa, pengerusi
pengerusi, setiausaha
setiausaha,
tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan
minuman ringan

TINDAKAN PRA-MESYUARAT samb.

5

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan

Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat

Tentukan bilangan salinan kertas kerja
K
Keperluan
l
menyediakan
di k ringkasan
i k
eksekutif
k k tif sekiranya
ki
melebihi 15 muka surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat

Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat

Nyatakan
k nama jawatankuasa,
j
k
tarikh,
ikh tempat, masa,
agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

TINDAKAN PRA-MESYUARAT
6

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat

Bilik bersih dan kemas
Tempat duduk mencukupi
Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar

suara

6. Menentukan kehadiran
Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

TINDAKAN PRA-MESYUARAT
7

7. Perbincangan pra mesyuarat

Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu

diambil bagi menyelesaikan masalah

8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

Cara-cara beri p
penghormatan
g
kepada
p
Pengerusi
g
Tepati masa
Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

AGENDA MESYUARAT
8

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Perutusan pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
Perkara-perkara berbangkit
Pembentangan kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

9

1. Catatkan minit mesyuarat

2 Senarai kehadiran mesyuarat
2.
3. Perkara penting yang dibincang dalam

mesyuarat
4. Keputusan yang dibuat
5. Tindakan susulan yang perlu diambil

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

10

1. Penyediaan Minit

draf minit untuk kelulusan pengerusi selewat-lewatnya

sele at le atn a 3 hari
selepas mesyuarat.
Edarkan kepada ahli seminggu selepas tarikh mesyuarat.

2.

Format Minit Mesyuarat

Disusun mengikut agenda mesyuarat.

3.

Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

Disusun mengikut kekananan ahli mesyuarat.

4.

Catatan Perbincangan

Padat, tepat dan jelas

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

11

5. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan

Mesyuarat

Pihak yang diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu

k
keputusan
mesyuarat hendaklah
h d kl h memberi
b i maklumbalas
kl b l kepada
k
d
urusetia mesyuarat

6.

Laporan Maklumbalas
kl b l Oleh
l h Urusetia
i

Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk

perhatian ahli-ahli.
U
Urusetia
i hendaklah
h d kl h membuat
b
ringkasan
i k
d analisa
dan
li terhadap
h d
maklumbalas yang diterima

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

12

7. Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh

Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

Tanggungjawab urusetia menyediakan laporan
maklumbalas kepada pihak yang
b t
bertanggungjawab
j
b menyelaras
l
pelaksanaan
l k
program mereka.

SEKIAN,
SEKIAN TERIMA KASIH

13