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Proceso I Auditora:

Contratacin de Prestacin de Servicios

Fecha de la Auditoria:

25-Mar-2014 a 31-Mar-2014

Fecha del Acta:

Se comunic el 03 de abril de 2014, y se definieron los planes de mejoramiento el30 de Mayo de 2014

Asistentes

Jase Henry Orozco Martinez - Lder Grupo Funcional de Contratacin

Enrique Paez - Grupo funcional de suminsitros

a la reunin:

Auditor:

Yolanda Salgado - Ludivia Castro

Temas a tratar en la reunin:

1. Los auditores le explican a los asistentes de la reunin que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de auditoria y/u oportunidades de mejora detectados.
2. Los auditores hacen la presentacin de los resultados de las pruebas de auditoras realizadas en el mes de Marzo de 2014 a los funcionarios implicados directamente con el
rea/proceso/actividades auditadas.
3. Los auditores exponen las recomendaciones generadas producto de la audrtora, a ser consideradas por la administracion.
4. Los funcionarios implicados directamente identifican y se compromenten a realizar los planes de accin necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas
producto de las auditorias, estableciendo las fecha limite de remedlacion.

Observacin

De la muestra observada correspondiente a 27 contratistas, se observa que el formato GTH-FO-295-008 informe de ejecucion presupuestal
esta debidamente firmado por el Supervisor del Contrato. Sin embargo, no se observa la evidencia del pago de planillas de seguridad social del
mes de Ene-2014 para los siguientes contratistas:
1,Erazo Erazo Jose Manuel
2,Diaz alvaro Yeny
3,Novoa Gomez Gustavo Alexander
4,Rodriguez Reyes Luis Hernando
5,Herrera Silva Teidy Mauricio
6,Correal Davila Lady

Criterio

1. Ley 789 de 2002, Art. 50. Control a la evasin de los recursos parafiscales. La celebracin, renovacin o liquidacin por parte de un particular,
de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector pblico, requerir para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus
obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades pblicas en el momento de liquidar los
contratos debern verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante
toda su vigencia, estableciendo una correcta relacin entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.
En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pblica deber retener las sumas adeudadas
al sistema en el momento de la liquidacin y efectuar el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los
regmenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.
2,Ley 1150 de 2007, Art. 23.EI proponente y el contratista debern acreditar que se encuentran al da en el pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda.
3. El formato GTH-FO-295-008 - informe de ejecucin contractual - requiere de la firma del Supervisor del Contrato como certificacion de su
revisin respecto al cumplimiento de la obligaci6n del pago de sequridad social EPS y Pension realizado dentro del periodo correspondiente al
servicio.

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Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Asegurar que la informacin certificada por los supervisores de contrato sea fidedigna respecto a ta verificacion que hace a las planillas de
aportes a la seguridad social emitidas por el operador del sistema de pago de aportes PILA. Por ejemplo, que las planillas tengan el sello de
pagado y correspondan al periodo a pagar de la cuenta de cobro GTH -FO-295-008.
2.Se sugiere identificar y documentar los procesos y procedimientos correspondientes a la aprobacin del pago de honorarios de acuerdo a la
normatividad vigente,y establecer parametros para la segregacion de funciones.
3.Se recomienda que se revise e identifique los riesgos que se puedan generar por la realizacion de pagos no soportados.

Plan de Accin

1. De la recomendacin 1 se har: de la nomina que se pague, aleatoriamente se tomara el 10% de muestra y se verificara ante el FOSYGA,
ante la EPS, ante el fondo de pensiones, el pago de los aportes a la seguridad social entregados por el contratista. En conjunto con GFCalidad
se realizar un formato de revision. La verificacion se realizar a mas tardar dentro de los 10 dias siguientes al pago de la nomina- Se inicia
con la nomina del mes de mayo.
2. No se realizar plan de accin para la recomendacin 2. Sin embargo, se revisaran los procedimiento con el proposito de actualizar lo
correspondiente a la recomendacion en lo que haya lugar.
3. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.
Observaciones: Con respecto a lo manifestado por el presente despacho entorno a la aplicacin de los preceptuado en la ley 789 de 2002 ART
50, es relevante aclarar que los contratistas deben hacer sus aportes a la salud, pension y a riesgos laborales, y no a caja de compensadon y
a los dernas enunciados en la norma.

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacir Subgerente Administrativo y Lder Grupo Funcional de Contratacin.

2 Observacin

Criterio

De la muestra observada correspondiente a 27 contratistas, se observa que el formato GTH-FO~295-008 informe de ejecucion presupuestal
esta debidamente firmado por el Supervisor del Contrato. Sin embargo, no se observa la evidencia del pago de planillas de seguridad social del
mes de Feb.-2014 para los siguientes contratistas:
1. Erazo Erazo Jase Manuel
2. Diaz Alvarado Yeny
3. Correal Davila Lady
4. Herrera Silva Mauricio
1. Ley 789 de 2002, Art. 50.Control a la evasin de los recursos parafiscales. La celebracin, renovacin o liquidacin por parte de un particular,
de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector pblico, requerir para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus
obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades pblicas en el momento de liquidar los
contratos debern verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante
toda su vigencia, estableciendo una correcta relacin entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.
En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pblica deber retener las sumas adeudadas
al sistema en el momento de la liquidacin y efectuar el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los
regmenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.
2. Ley 1150 de 2007, Art. 23.EI proponente y el contratista debern acreditar que se encuentran al da en el pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad Socallntegral, asi como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda.
3. El formato GTH-FO-295~008 - informe de ejecucin contractual - requiere de la firma del Supervisor del Contrato como certificacion de su
revisin respecto al cumplimiento de la obligacin del pago de seguridad socia! EPS y Pension realizado dentro del periodo correspondiente al
servicio.

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Too de Observacin

HaJlazgo

Recome ndaci n

1. Asegurar que la intormacln certificada por los supervisores de contrato sea fidedigna respecto a la verificacion que hace a las planillas de
aportes a la seguridad social emitidas por el operador del sistema de pago de aportes PILA. Por ejemplo, que las planil!as tengan el sello de
pagado y correspondan al periodo a pagar de la cuenta de cobro GTH -FO-295-008.
2. Se recomienda que se revise e identifique los riesgos que se puedan generar por la realzacon de pagos no soportados.
3. Se sugiere identificar y documentar el procedimientos correspondientes a la revision y aprobacin previo al pago de honorarios de acuerdo
con la normatividad vigente, donde se evidencie la respectiva segregacion de funciones que mitigue el riesgo que se identifique respecto al
pago de honorarios sin la debida documentacion soporte.

Plan de Accin

1. Tener mayor diligencia y cuidado en la ejecucin del contra! descrito en la recomendacin 1.

2. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.
3. No se realizar plan de accin para la recomendacin 3. Sin embargo, se revisaran los procedimiento con el proposito de actualizar lo
correspondiente a la recomendacion en lo que haya lugar.
Observaciones: Con respecto a lo manifestado por el presente despacho entorno a la aplicacin de los preceptuado en la ley 789 de 2002 ART
50, es relevante aclarar que los contratistas deben hacer sus aportes a la salud, pension y a riesgos laborales, y no a caja de compensacion y
los demas enunciados en la norma.

Fecha de remediacin

La verificacion se realizara a mas tardar dentro de los 10 dias siguientes al pago de la nomina- Se inicia con la nomina del mes de abril de
2014.

Responsable de la remediacin Subgerente Administrativo y Lder Grupo Funcional de Contratacin.

3 Observacin

Para los siguientes contratistas se observa que el formato GTH-FO-295-008, informe de ejecucion contractual no se encuentra debidamente
diligenciado, se evidencia el periodo de supervisin febrero de 2013 y corresponde al periodo de supervision de febrero de 2014:
1. Martinez Daza Luz Dary
2. Herrera Silva Teidy Mauricio
3. Aguilera Riano Gina Paola

Criterio

Formato GTH-FO-295-008. Infrome de ejecucin contractual.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Asegurar que la informacion contenida en el formato GTH-FO-295-008- Informe de ejecuci6n contractual sea exacta dado que comprende
una certificacin del Supervisor del Contrato sobre la revisin realizada al cumplimiento de las actividades contratadas y los requisitos que
deben cumplir los contratistas para el pago de sus honorarios.
2. Se sugiere hacer la investigacion legal sobre las repercuciones que puedan presentarse contra el Hospital Simbn Bolivar respecto a las
certificaciones del supervisor de contrato con fecha inexacta, identificando los riesgos que se puedan generar al respecto.
3. Se recomienda que se realice la revisin del cumplimiento adecuado del 100% de los formatos GTH-FO-295-008.
4. Se recomienda que se revise e identifique los riesgos que se puedan generar por la realizacion de pagos con soportes errados.

Plan de Accin

Es relevante aclarar que lo anterior corresponde a un error de forma mas no de fondo.

Plan de accion:
1. Se tendr mayor diligencia y cuidado tendiete a verificar que la informaci6n contenida en el Formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion
contractual, se ajuste al perido a supervisar, ademas se tendr mayor cuidado en analizar que la informacin diligenciada en el formato
corresponda a los requerimientos indicados en el formato en mencin.
2. Se revisara la normatividad y se generara la circular correspondiente a la respuesta de la recomendacion 2.
3. Se revisarn los formatos en general que se manejan, con el proposito de evaluar la necesidad o no de realizar cambios y ajustes, tendientes
a establecer mejores canales de calidad y control para tal efecto.
4. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

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Fecha de remediacin

31 de Julio de 2014

Responsable de la remediaci6n Subgerente Administrativo y Lder Grupo Funcional de Contratacin.

4 Observacin

Criterio

Tipo de Observacin

Recomendacin

Plan de Accin

Se observo el pago de los honorarios de los siguientes contratistas, sin dejar evidencia del formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion
contractual, con los respectivos soportes de pago de seguridad social:
1. Diaz Alvarado Yeny ( No se evidencia el diligenciamiento del formato ni la aprobacion por parte del supervisor, se verific con la planilla de
pago del mes de febrero y se observa el pago de los honorarios por valor de $ 4.739.758, de este mismos mes).
2. Correal Davila Lady ( No se evidencia el diligenciamiento del formato ni la aprobacin por parte de! supervisor, se verific con la planilla de
pago del mes de febrero y se observa el pago de los honorarios por valor de $ 1.480.837, de este mismo mes).
1.Ley 789 de 2002, Art, 50, Ley 1150 de 2007, Art. 23 (ver criterio en hallazgo 1)
2.EI formato GTH-FO-295-008 - informe de ejecucin contractual - debe ser aprobado por el Supervisor del Contrato, quien verifica que los
aportes de seguridad social se hayan realizado dentro del periodo correspondiente al servicio.
3,Formato GCP-PR-001, Adqusicin de bienes y servicios, Gestin de Compras, Numeral 7,3 Matriz(cuadro de actividades y
respondabilidades), Actividad 35, Recibir del supervisor de la orden o contrato el informe fina! de ejecucion contractual.
Hallazgo
1. Se recomienda verificar que el formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion contractual se encuentre archivado con todos los soportes en
la carpeta del contratista.
2. Se sugiere verificar las implicaciones legales por la ausencia de este formato para el pago de las ordenes de prestacion de servicio.
3. Se recomienda realizar un procedimiento para asegurar que se surtan todos las actividades en el pago de las ordenes de prestacion de
servicios.
4. Se recomienda verificar los riesgos que puede generar el pago de honorarios sin los soportes establecidos por la institucion y la normatividad
vigente
1. Se tendr mayor diligencia y cuidado en la revision de la informacin contenida en el Formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion
contractual y de su inclusion oportuna en la carpeta del contratista respectivo.
2. Se revisara la normatividad legal y se generara la circular correspondiente a la respuesta de la recomendacion 2.
3. Revisar y aprobar los procedimientos respecto al pago de los honorarios a la ordenes de prestacin de servicios.
4. Se revisarn los formatos en general que se manejan, con el proposito de evaluar la necesidad o no de realizar cambios y ajustes.
5. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos,
Nota: En ningn caso se proceder al pago de los honorarios sin que el contratista radique la documental requerida.

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente Administrativo y Lder Grupo Funcional de Contratacin.

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al Para

los contratista descritos a continuacin no se evidencia el certificado de afiliacin a Salud y Pension:

Erazo Erazo Jose Manuel
Lozano DE Tautiva Luz Alcira
Escudero Quebrada Maria de Colombia
Diaz Alvarado Yeny
Suarez Urquijo Marisol
Novoa Gomez Gustavo
7. Parra Rodriguez Luis Javier
8. Estepa Avilan Katerine
9. Quevedo Tarazana Jessica Paola
10. Herrera Silva Teidy Mauricio
11. Aguilera Rino Gina Paola
12. Correal Davila Leidy
b) No se evidencia el certificado de afiliacin a Salud:
1. Torres Novoa Esperanza
2. Rodriguez Reyes Luis Hernando
3.. Blanco Quiroz Carlos Enrique
4. Poveda Rodriguez Moises Allan
e) No se evidencia el certificado de afiliacin a Pensin:
1. Garzon Pinzin Maria Zulady

1.
2.
3.
4.
5.
6.

5 Observacin

Criterio

1. Ley 797 de 2003 Artculo 13. Caractersticas del Sistema General de Pensiones.
a) La afiliacin es obligatoria para todos los trabajadores dependientes e independientes;
2. Ley 789 de 2002, Art. 50.Control a la evasin de los recursos parafiscales.
3. Lista de chequeo formato GTH -FO-295-009

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda dejar evidencia de las certificaciones de afiliacin al sistema de seguridad social de cada contratista con la finalidad de
soportar que se realiz la revisin segn lo establecido en el formato GTH -FO-295-009.
2. Se recomienda que el 100% de la informacin de cada contratista repose en la misma "Carpeta del Contratista", dejando un listado de control
de la informacin contenida en cada carpeta, por ejemplo la Lista de Chequeo GTH -FO-295-009.
3. Se recomienda realizar un procedimiento para asegurar que se surtan todos las actividades en el pago de las ordenes de prestacon de
servicios,
4. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar los soportes de la afiliacion de los contratistas al sistema de seguridad
social.en la respectiva carpeta.

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior obedece a que los contratistas enunciados en la presente tienen vinculo contractual con la institucin desde el ao 2013. Por lo que
la certificacin de afiliacin a la seguridad social reposa en la carpeta del contrato del ao 2013.
1. Se tendr mayor diligencia y cuidado tendiente a verificar que para la elaboracin del nuevo contrato en el ao siguiente, el contratista
allegu nuevamente todos y cada uno de los documentos requeridos con el propsito de por una parte cumplir con la normatividad vigente.
adems de que dicha documental repose en el expediente contractual.
2. Diligenciar el correcto y oportuno seguimiento y verificacin del formato de la lista de chequeo GTH-FO-295-009.
3. Revisar y aprobar los procedimientos respecto a lo contenido en la recomendacion.
4. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

Fecha de remediacin
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Responsable de la remediacin Subgerente Administrativo y Lder Grupo Funcional de Contratacin.

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6 Observaon

Sobre la muestra de 27 contratistas al revisar, se observ que solo dos cuentan con el Certificado de Afiliacin a la Aseguradora de Riesgos
Laborales - ARL-. Por consiguiente, para los contratista descritos a continuacion no se evidencia el certificado de afiliacion ARL:
1. Erazo Erazo Jose Manuel
2. Lozano DE Tautiva Luz Alcira
3. Vargas Rueda Adriana Milena
4. Torres Novoa Esperanza
5. Escudero Quebrada Maria de Colombia
6. Suarez Urquijo Marisol
7. Duque Leal Beatriz
8. Lamprea Amaya Diana Carolina
9. Novoa Gomez Gustavo Alexander
10. Rodrguez Reyes Luis Hernando
11. Pereira Sierra Mauricio Andres
12. Parra Gonzalez Luis Javier
13. Roncancio Forero David Alejandro
14. Blanco Quiroz Carlos Enrique
15. Garzon Pinzon Maria
16. Zapata Fandio Pedro Alfonso
17. Estepa Avilan Katerine
18. Farfan Sanchez Una Paola
19. Poveda Rodriguez Al1an
20. Quevedo Tarazcna Jessica Paola
21. Ardiia Gonzalez Angela Liliana
22. Achito Lana Alberto
23. Herrera Silva Mauricio
24. Aguilera Riano Gina Paola
25. Correal Davila Leidy

Criterio

1. Decreto 0723 de 2013

Art. 5. Afiliacin por intermedio del contratante
EI incumplimiento de esta obligacin, har responsable al contratante de las prestaciones
econmicas y asistenciales a que haya lugar .
Art. 6. Inicio y finalizacin de la cobertura. La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se inicia el da calendario siguiente al de la
afiliacin; para tal efecto, dicha afiliacin al Sistema debe surtirse como mnimo un da antes del inicio de la ejecucin de la labor contratada.
2. Decreto 2150 de 1995115.- Competencia de sanciones. El inciso primero del articulo 91 del Decreto Nacional 1295 de 1994, quedar as:
Artculo 91.- Le corresponde a los directores regionales y seccionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social imponer las sanciones
establecidas a continuacin, frente a las cuales opera el recurso de apelacin ante el Director Tcnico de Riesgos Profesionales del Ministerio
de Trabajo y Seguridad Social",

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere realizar las afiliaciones a ARL un da antes de la iniciacin del contrato.

2. Se recomienda que la afiliacion sea archivada en la carpeta del contratista para dejar la evidencia del registro de la afiliacin.
3. Se recomienda realizar un procedimiento para asegurar que las afiliaciones a sistema de riesgos laborales ARL, se realicen antes de la
iniciacion del contrato.
4. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar los soportes de la afiliacin de los contratistas al sistema de Riesgos
Profesionales en la respectiva carpeta.

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Plan de Accin

1. Considerando que los contratistas nuevos deben tener firmado el contrato de prestacion de servicios previo a su iniciacion de contrato, se
revisara que se haga la afiliacion a ARL antes de la fecha de inicio del contrato.
2. Se anexara la aliacion a ARL en la carpeta de cada contratista.
3. Se revisara la pertinencia de incluir el control de revision del listado de chequeo dentro del procedimiento de contratacion.
4. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.
5. Se tendr mayor diligencia y cuidado tendiente a verificar que para la elaboracin del nuevo contrato en el ao siguiente y de los contratistas
nuevos, el contratista allegu nuevamente todos y cada uno de los documentos requeridos con el proposito de por una parte cumplir con la
normatividad vigente. adems de que dicha documental repose en el expediente contractual.

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente Administrativo y Lder Grupo Funcional de Contratacin.

7 Observacin

Se evidencia que la fecha de afiliacin a la Administradora de Riesgos Laborales -ARL- de los siguientes contratistas es posterior a la fecha de
iniciacin del contrato:
1. Diaz Alvarado Yenny (Acta de inicio GTH-FO-29S-006: Febrero 01 de 2014: Fecha de afiliacin a ARL: Febrero 03 de 2014)
2. Martinez Parra Luz dary (Acta de inicio GTH -FO-29S-006: Enero 02 de 2014; Fecha de afiliacion a ARL: Enero 07 de 2014)

Criterio

1. Decreto 0723 de 2013

Art. 5. Afiliacin por intermedio del contratante. ...EI incumplimiento de esta obligacin, har responsable al contratante de las prestaciones
econmicas y asistenciales a que haya lugar .
Art. 6. Inicio y finalizacin de la cobertura. La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se inicia el da calendario siguiente al de la
afiliacin; para tal efecto, dicha afiliacin al Sistema debe surtirse como mnimo un da antes del inicio de la ejecucin de la labor contratada.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda que se genere un control preventivo respecto a la realizacin de las afiliaciones al sistema de Riesgos Laborales un dia antes
de la iniciacion del contrato.
2. Se sugiere que se revise el 100% de las afiliaciones al sistema de Riesgos Profesionales de los contratistas vinculados con el Hospital Simn
Bolvar
3. Se recomienda evaluar posibilidad de actualizar el mapa de riesgos del proceso de contratacin, en donde se identifiquen y se documenten
los procedimientos y los responsables de acuerdo a la normatividad vigente.
4. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al evidenciar los soportes de la afiliacin de los contratistas al sistema de Riesgos
Profesionales en una fecha posterior a la del inicio del contrato ..

Plan de Accin

1. Se verificar y no se permitir que ningn contratista inicie la prestacin de sus servicios sin que est afiliado a la ARL. Para lo cual la etapa
contractual regreser a la precontractual la documental allegada para la suscripcin del contrato sino aparece en ella el soporte de la afiliacin a
laARL.
2. Se verificaran las afiliaciones de ARL respecto a fecha y que reposen en las carpetas.
3. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos en respuesta a las recomendaciones 3 y 4.

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerencia Administrativa/Lder Grupo Funcional de Contratacin

8 Observacin

Sobre la muestra de 27 contratistas se evidenci que para ninguno se deja el formato codigo GTH-FO-295-009 - Lista de chequeo orden de
suministro de servicios ~ debida y completamente diligenciado. Asi mismo, se detectan deficiencias en el formato dado que no se incluyen datos
a diligenciar tales como nombre del contratista, fecha de la revision y las observaciones de quien reviso. Por este motivo, los formatos que se
evidenciaron pierden la trazabilidad respecto al contratista al que pertenece.

Criterio

Formato codigo GTH-F0-295-009 - Lista de chequeo orden de suministro de servicios - aprobado por Calidad y divulgado en la Intranet.

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

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Recomendacin

1. Se recomienda realizar mejoras al formato GTH-FO-295-009 respecto a la fecha de diligenciamiento y asegurar que se diligencie en su
totalidad.
2. Se recomienda revisar e identificar el riesgo que se pueda generar al no diligenciar el formato GTH-FO-295-009 -Lista de chequeo en su
totalidad.

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior se present en los contratos que se elaboraron y legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que
exige que todos los contratistas antiguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en 10 anterior y debido al alto numero de
contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el propsito de diligenciar y corregir los campos requeridos, adems de
escribirle a los supervisores con el proposito que firmen y aliguen la documental faltante.
2. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos

30 de Octubre de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerencia Administrativa/Lder Grupo Funcional de Contratacin.

De la muestra de 27 carpetas de contratistas, en ninguna se observa diligenciada en su totalidad el formato Codigo GTH-FO-295-002Requisicin de personal orden de suministro de servicio. Es el caso de:
a) Para ninguno de los 27 contratistas se diligencia la fecha de solicitud y de aprobacin
b) No se evidencia la firma de quien solicita el servicio:
1. Escudero Quebrada Maria de Colombia
2. Novoa Gomez Gustavo alexander
3. Zapata Fandino Pedro Alfonso
Observacin

c) No se evidencia la firma del Subgerente Administrativo:

1. Torres Novoa Esperanza
2. Escudero Quebrada Maria de Colombia
3. Novoa Gomez Gustavo alexander
4. Zapata Fandino Pedro Alfonso
5. Poveda Rodriguez Moises allan
6. Ardila Gonzalez Angela Liliana
d) No se evidencia el formato Codigo GTHFO-295-002 dentro de la carpeta del contratista:
1. Aguilera Riano Gina paca
2. Correal Davila Leidy

Criterio

1. Formato GTH-FO-295002-Requisicin de personal

2. Formato GCP-RP-001- Adquisicin de bienes y servicios, Numeral 18. Recibir y Revisar los documentos que hacen parte del proceso; as
como que la documentacion del contratista se encuentra vigente.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda realizar las mejoras necesarias sobre el formato GTH-FO-295-002. y asegurar que se diligencie en su totalidad
2. Se recomienda que se realice [a revisin del cumplimiento adecuado, del 100% de los formatos GTH-FO-295-002
3. Se recomienda se revise e identifiquen [os riesgos que se puedan generar por la falta de diligenciar en su totalidad el formato GTH-F0-295002.

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Observaciones:
Lo anterior se present en los contratos que se elaboraron y legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que
exige .que todos los contratistas antiguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de
contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de diligenciar y corregir los campos requeridos. adems de
escribirle a los supervisores con el proposito que firmen las requisiciones fa\tantes.
2. Se revisaran los formatos conforme a la recomendacion 2.
3. Tener mayor control en la etapa proceontractual y contractual, tendiente a revisar que la requisicin este acorde a la naturaleza de la misma.
4. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos

Plan de Accin

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente administrativa/Lder Grupo Funcional de Contratacin

De lamuestra de 27 carpetas de contratistas por ordenes de prestacin de servicio se observa que 21 carpetas no presentan el certificado de la
cuenta para pago de honorarios emitido por el banco y requerido en el formato GTH -FO-295-007
1. Lozano de Tautiva Luz Alcira
2. Torres Novoa Esperanza
3. Escudero Quebradas Maria de Colombia
4. Suarez Urquijo Mariso!
5. Duque Leal Beatriz Elena
6. Lamprea Amaya Diana Catalina
7. Pereira Sierra Mauricio Andres
8. Parra Gonzalez Luis Javier
9. Roncancio Forero David Alejandro
10. Blanco Quiroz Carlos Enrique
11. Garzon Pinzon Maria Zulady
12. Zapata Fandio Pedro Alfonso
13. Estepa Avilan Katerin
14. Farfan Sanchez Una Paola
15. Poveda Rodrguez Moises Allan
16. Quevedo Tarazona Jessica Paola
17. Ardila Gonzalez Angela Li1ana
18. Achito Lana Alberto
19. Herrera Silva Mauricio
20. Cooreal Davila Lady Yadira
21. Aguilera Riao Gina Paola

9 Observacin

Criterio

1. GTH -FO -295-007 Apertura cuenta,

2. GTH -FO -295-009, Lista de chequeo
3. Acuerdo 0012 de mayo de 2013. Artculo Trigsimo.- De Los Contratos:Todos los contratos que se celebren en nombre del HOSPITAL
SIMON SOLlVAR III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO debern constar por escrito y de ellos y sus soportes se conservarn un
ejemplar, en original, en los archivos de la entidad.

Tipo de Observacin

Hallazgo

30/05/2014

-------------------------------------------

Pgina 9 de 16

---------_ ..... _

...

_--,_

..

--

_ _--_

.. ..

...

_.~_.

coc

__

Recomendacin

1, Se sugiere que la certificacion de la cuenta bancaria para el pago de honorarios, se archive adecuadamente en la carpeta de hoja de vida de
los contratistas.
1,Se recomienda realizar las mejora necesarias al formato GTH-FO-295-009 - Usta de chequeo - respecto a su fecha de diligenciamiento y
asegurar que se diligencie en su totalidad.
2, Se recomienda revisar el riesgo que Se pueda generar por la falta de revisin de la existencia de la certificacion de la cuenta bancaria en la
carpeta del contratista.

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior obedece a que los contratistas enunciados en la presente tienen vinculo contractual con la institucin desde el ao 2013. Por lo que
el certificacin de afiliacin a riesgos laborales reposa en la carpeta del contrato del ao 2013.
1. Se tendr mayor diligencia y cuidado tendiente a verificar que para la elaboracin del nuevo contrato en el ao siguiente, el contratista
allegu nuevamente todos y cada uno de los documentos requeridos con el proposito de por una parte cumplir con la nonnatividad vigente.
adems de que dicha documental repose en el expediente contractual.
2. Se revisara la pertinencia de realizar cambios al formato.
3. Se revisara con P!aneacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente administrativa / Lder Grupo Funcional de Contratacin

10 Observacin

Para los siguientes contratistas la fecha de la firma del contrato no es coherente con el tiempo de ejecucin del contrato:
1. Torres Novoa Esperanza( Para constancia se firma en 80gota D.C., al 01 de enero de 2013, tiempo de ejecucin del contrato a partir de
01/01/2014-31/03/2014 )
2. Ardila Gonzalez Angela Liliana ( Para constancia se firma en 80gota D.C., al 01 de enero de 2013, tiempo de duracin del contrato a partir de
01/01/2014-31/03/2014).

Criterio

1. Minuta del contrato de trabajo

2. Formato GCP-RP-001- Adquisicion de bienes y servicios. Numeral 20. Revision de la minuta de contrato

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1.Se sugiere hacer la investigacion sobre las repercuciones legales que puedan presentarse contra el Hospital Simn Bolivar respecto a la
fecha de ejecucion del contrato y la fecha de firma del contrato, identificando los riesgos que se puedan generar al respecto.
2.Se recomienda que se realice la revisin del cumplimiento adecuado del 100% de los contratos de ordenes de prestacion de servicio.
3. Ley 179 de 1994 Artculo 49. El artculo 86 de la Ley 38 de 1989 quedar asi:"Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones
presupuestales debern contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender
estos gastos. Igualmente, estos compromisos debern contar con registro presupuestal para que los recursos con l financiados no sean
desviados a ningn otro fin.

Plan de Accin

Observaciones;
Lo anterior se present con fundamento en que debido a que por normatividad a todos los contratistas antiguos hay que eleborarle contrato
nuevo en el ao siguiente; debido al alto numero de contratistas que maneja la institucin se presentaron los casos indicados en el presente
hallazgo.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el propsito de corregir las que quedaron con ese error de forma.
2. Tener mayor control en la etapa contractual, tendiente a que el presente caso no se vuelva a repetir.
3. Se revisara la normatividad vigente y se expedira un acto administrativo o comunicacion al respecto.
4. Se revisaran y se ajustaran los expedientes contractuales con el proposito de ser concecuente con la fecha del Codigo de disponibilidad
presupuesta!

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente administrativa/Lder Grupo Funcional de Contratacin

30/05/2014

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..-...

Para los siguientes contratistas en el contenido del contrato no se evidencia el nmero de certificado de disponibilidad presupuesta!
1. Diaz Alvaro Yeny

2. Duque Leal Beatriz

3. Novoa Gomez Gustavo Alexander
4. Achito Lana Alberto

11 Observacin

Criterio

1. Ley 179 de 1994 Artculo 49. El artculo 86 de la Ley 38 de 1989 quedar as:"Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones
presupuestales debern contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender
estos gastos. Igualmente, estos compromisos debern contar con registro presupuestal para que los recursos con l financiados no sean
desviados a ningn otro fin.
2. Formato GCP-RP~001~ Adquisicin de bienes y servicios, numeral 7,3 Matriz (cuadro de ractividades y responsabilidades) - Actividad
32. Expedir el regitro presupuesta!.
3. Decreto 195 de 2007 Art.21-REGISTRO PRESUPUESTAL, Es el documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiacin,
garantizando que slo se utilizar para tal fin. Los compromisos debern contar con un registro presupuestal para que los recursos con l
financiados no sean desviados a ningn otro fin. En este registro se deber indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que
haya lugar. Esta operacin es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda revisar el contenido del contrato verificando que se cumpla el 100% de los requisitos legales.
2. Se recomienda que se realice la revisin del cumplimiento adecuado del 100% de los contratos de ordenes de prestacion de servicio.
3. Se recomienda revisar y detectar los riesgos que se puedan generar al no estar incluido el numero del certificado de disponibilidad
presupuestal en el contenido del contrato.

Lo anterior se present con fundamento en que debido a que por normatividad a todos los contratistas antiguos hay que eleborarle contrato
nuevo en el ao siguiente; debido al alto numero de contratistas que maneja la institucin se presentaron los casos indicados en el presente
hallazgo.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de corregir las que quedaron con ese error de forma para
Plan de Accin
responder a la recomendacion 1 y 2.
2. Tener mayor control en la etapa contractual, tendiente a que el presente caso no se vuelva a repetir.
3. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos
31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente administrativa/Lder Grupo Funcional de Contratacin
Para los siguientes contratista en el formato codigo GTH-FO-295-006 - acta de inicio de contratos de prestacion de servicios - no se evidencia
la firma del Subgerente Administrativo:
1. Diaz AJavaro Yeny
2. Novoa Gomez Gustavo Alexander
3. Martinez Parra Luz Dary
4. Escudero Quebrada Maria de Colombia

12 Observacin

Criterio

1. Formato GTH -FO-295-00~ acta de inicio contratos de prestacion de servicios Hospital Simon Bolvar ESE. en el cual se deja constancia del
da en que se da inicio a la ejecucion del objeto contractual por parte del contratista, la cual forma parte de! contrato.
2. Formato GCP-RP~001- Adquisicin de bienes y servicios Numeral 7,3 - Actividad 21. Remitir la carpeta del contrato a la subgerencia
administrativa.

Tipo de Observacin

Hallazgo

30/05/2014

Pgina 11 de 16

-------------------------------------------------------------.-.--_------------

_._---------_.

Recomendacin

1_Se sugiere revisar el procedimiento del formato GCP-RP-001- Adquisicin de bienes y servicios, en donde se evidencie la entrega del formato
GTH-29S-006, a la Subgerencia Administrativa para su aprobacin.
2. Se recomienda identificar los riesgos que se puedan presentar al no estar firmada el acta de inicio del contrato por el funcionario facultado
para firmar.
3. Evaluar la posibilidad de actualizar el mapa de riesgos del proceso de contratacin, en donde se identifiquen y se documenten los
procedimientos y los responsables de acuerdo a la normatividad vigente.
1. Se verificara el procedimiento y se actualizara.
2. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior se present con fundamento en que debido a que por norrnativldad a todos los contratistas antiguos hay que eleborarle contrato
nuevo en el ao siguiente; debido al alto numero de contratistas que maneja la institucin se presentaron los casos indicados en el presente
hallazgo.
3. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de corregir las que quedaron con ese error de forma.
4. Tener mayor control en la etapa de legalizacin del contrato, tendiente a que el presente caso no se vuelva a repetir.

31 de Julio de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente administrativa / Lder Grupo Funcional de Contratacin

13 Observacin

Para los siguientes contratista en el formato codigo GTH-FO-29S-006 - acta de inicio de contratos de prestacion de servicios -, las fechas no
coinciden en el contrato de prestacin de servicios y el certificado de registro presupuesta! El certificado de registro presupuestal se emitio un
dia despues de dar inicio al contrato para los siguientes contratistas:
1. Pereira Sierra Mauricio Andres
2. Parra Gonzalez Luis Javier
3. Roncancio Forero David Alejandro
4. Zapata Fandino Pedro Alfonso
5. Estepa Avilan Katerine
6. Poveda Rodriguez Moises Altan

Criterio

1. Ley 111 de 1996, Art. 71. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales debern contar con certificados de
disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos debern
contar con registro presupuesta! para que los recursos con l financiados no sean desviados a ningn otro fin. En este registro se deber
indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operacin es un requisito de perfeccionamiento de estos
actos administrativos.
2. Ley 179 de 1994 Artculo 49. El artculo 86 de la Ley 38 de 1989 quedar as:, estos compromisos debern contar con registro presupuesta!
para que los recursos con l financiados no sean desviados a ningn otro fin. En este registro se debern indicar claramente el valor y el plazo
de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operacin es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativo.
3. Formato codigo GTH-FO-295-006 (acta de inicio de contratos de prestacion de servicios.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere realizar seguimiento a la totalidad del proceso de contratacin donde se verifiquen las fechas del acta de inicio del contrato y la
fecha de! registro presupuesta!.
2. Se sugiere realizar un procedimiento de acuerdo a la normatividad vigente, que permita detectar la emision del registro presupuestal y su
aprobacin en el momento de dar inicio al contrato.
3. Se recomienta verificar los riesgos que pueda ocasionar dar inicio a un contrato de orden de prestacion de servicio sin la emision y
aprobacion del certificado de registro presupuestal .

30/05/2014

Pgina 12 de 16

--. ..

Observaciones:
Lo anterior se present con fundamento en que debido al alto numero de contratistas
a los que se les elabor contratos en el mes de enero de
2014. la impresin de los mismos se realiz a travs de una aplicacin de word llamada convinacin de correspondencia,
de la cual arrojaron
los errores

evidenciados

en e! presente

hallazgo.

1. En el mes de enero de 2015 para la impresin

Plan de Accin

de los contratos

por combinacin

de correspondencia

se revisar

por parte del equipo de

contratacin
en mejor forma uno a uno todos los contratos y actas de incio, tendiente a evidenciar errores.
2. Se revisar las carpetas y/o expedientes contractuales
impresos en el mes de enero, con el proposito de corregir
contrato se present el mismo error.

3. Se revisara el procedimiento
4. Se revisara

con Planeacion

Fecha de remediacin

31 de Julio de 2014

Responsable

Subgerente

de la remediacin

y se actualizara
la pertinencia

administrativa/Lder

1. Acuerdo
garantias,

Grupo Funcional

en el Mapa de riesgos.

de Contratacin

012, por medio del cual se expide el manual

responsabilidad

actividades

Criterio

asistenciales

inferior a 100 SMLMV.

SMLMV

2. GTH-FO-295-009.
Tipo de Observacin

civil profesional
debern

mdico.

suministrar

del Hospital

que ostenten

que ejerzan

actividades

de Roncancio

Forero David Alejandro:

Simon Bolivar, Art, Decimo

civil profesional

especializadas

Segundo:

vigencia

de las plizas

hacer la investigacin

de la paliza, identificando

4. Se recomienda

mdica

el amparo

cuyo valor asegurado

para los contratistas

por el tiempo

legal sobre las repercuciones

los riesgos que se puedan

que se realice la revisin

caso.
3. Una vez evidenciado
4. Se revisara

del cumplimiento

30 de septiembre

Responsable

Subgerente
Se evidencia

que as lo requieran
de ejecucion
que puedan

generar
adecuado

de acuerdo

del contrato
presentarse

a la normatividad

vigente.

antes de la fecha de iniciacin

contra el Hospital

la pertinencia

/ Lder Grupo Funcional

dos certificados

del 100% de las palizas

para los contratos

que asi lo requieran.

las situaciones

identificadas

en la observacion

se present

el mismo

de auditoria.

en el Mapa de riesgos.

de registro

de Contratacin

presupuestal

(# 914 Y 804) para la misma orden de prestacion

de servicios

de fecha 2 de enero de

Parra Luz Dary.

111 de 1996 arto 71-Todos

disponibilidad

a la

al respecto.

plan de accin para corregir

de incluirlo

del mismo.

Simn Bolivar respecto

de 2014

administrativa

2014 de Martinez

1. Ley

los casos, se elaborar

con Planeacion

Fecha de remediacin

Criterio

no ser

de dicha pliza no podr ser inferior a 200

1. Se revisar el caso en concreto y se le solicitar a la contratista que allegue tal documental.

2. Se revisarn todas las carpetas y expedientes contractuales con el proposito de evidenciar si con algun otro contratista

15 Observacin

de

de chequeo.

revisar la vigencia

3. Se sugiere

de la remediacin

Estipulacin

Hallazgo
1. Se sugiere

Plan de Accin

Fecha de vencimiento

y el objeto del contrato corresponda

el ttulo de mdicos

copia de la pliza de responsabilidad

2. Se sugiere que la paliza de garantia sea extendida

Recomendacin

de contratacin

Los contratista

Para el caso de los mdicos

lista

si en algn otro

de ser necesario.

de incluirlo

No se evidencia la renovacion de la paliza en el tiempo de ejecucucn del contrato

paliza 16-01/2014- Plazo de ejecucion del contrato 01/01/2014-31/03/2014.

14 Observacin

y evidenciar

los actos administrativos

previos que garanticen

la existencia

que afecten

de apropiacin

las apropiaciones

suficiente

para atender

presupuestales

debern

contar con certificados

estos gastos.

Igualmente,

estos compromisos

de
debern

contar con registro presupuestal

para que los recursos con l financiados no sean desviados a ningn otro fin. En este registro se deber
indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones
a las que haya lugar. Esta operacin es un requisito de perfeccionamiento
de estos
actos administrativos.
2. Ley 179 de 1994 Art. 49.(ver

Tipo de Observacin

numera113)

Hallazgo

30105/2014

Pgina

13 de

16

Recomendacin

1. Se sugiere hacer la investigacin sobre las repercuciones legales que puedan presentarse contra el Hospital Simn Bolvar respecto a la
expedicin de dos registros presupuestales para el mismo contrato, identificando los riesgos que se puedan generar al respecto.
2. Se recomienda que se realice la revisin del cumplimiento adecuado del 100% de los registros presupuesta les para los contratos de orden de
prestacion de servicios.

Plan de Accin

1. Se revisar el caso en concreto, se subsanar, se tomarn las medidas correctivas.

2. Se revisarn todas las carpetas y expedientes contractuales con el proposito de evidenciar si con algun otro contratista se present el mismo
caso.
3. Una vez evidenciado los casos, se elaborar plan de accin para corregir tal situacin.
4. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

30 de septiembre de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente Administrativa/Lder Grupo Funcional de Contratacin.

16 Observacin

No se evidencia el formato GTH~F0295~002~ Requisicion de personal orden de prestacion de servicios de Farfan Sanchez Una Paola.

Criterio

1. Acuerdo 0012 de mayo de 2013~. Articulo Trigsimo.- De Los Contratos:Todos los contratos que se celebren en nombre del HOSPITAL
SIMON SOLIVAR IH NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO debern constar por escrito y de ellos y sus soportes se conservarn un
ejemplar, en original, en los archivos de la entidad.
2. GTH-FO-295-002 Formato de requisicin de personal
3. Formato GTH-FO-295-009- lista de chequeo orden de suministro de servicios.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere hacer la revisin de los documentos que debe estar archivada en cada carpeta de los contratistas para establecer el cumplimiento
de los requisitos legales antes de la iniciacion del contrato.
2. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar el formato GTH-F0295-002- Requisicion de personal orden de
prestacion de servicios, con todos los requrimientos que este presenta y las implicaciones legales que pueda tener la ausencia de autorizacion
para la contratacion de las ordenes de prestacion de servicio.
3. Se recomienda revisar y complementar el proceso de contratacin de ordenes de prestacion de servicio, en donde se identifique y se
documente un procedimiento y los responsables de acuerdo a la normatividad vigente.

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior se present en los contratos que se elaboraron y legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que
exige que todos los contratistas antiguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de
contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de diligenciar y corregir los campos requeridos. adems de
escribirle a los supervisores con el proposto que finmen y aliguen la documental faltante.
2. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.
3. Se revisara el procedimiento y se actualizara.

Fecha de remediacin
30 de septiembre de 2014
Responsable de la remediacir Subgerente Administrativa / Lder Grupo Funcional de Contratacin.
17 Observacin

En la hoja de vida de Herrera Silva Teidy Mauricio, no se evidencia la certificacion de antecedentes emitida por la policia nacional.

Criterio

1. GTH-FO-295-D09 Formato Lista de chequeo.

2. Acuerdo 0012 de mayo de 2013.Articulo Trigsimo- De Los Contratos:Todos los contratos que se celebren en nombre del HOSPITAL SIMON
SOLIVAR IH NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO debern constar por escrito y de ellos y sus soportes se conservar un ejemplar, en
original, en los archivos de la entidad.

Tipo de Observacin

Hallazgo

30;05;2014

Pgina 14 de 16

1. Se sugiere se revise en su totalidad el cumplimiento de los requisitos del contratista, antes de dar inicio al contrato.
Recomendacin

2. Se recomienda que se revise el riesgo que se pueda generar al no evidenciar en la carpeta del contratista la certificacion de antecedentes

emitida por la Policia Nacional y las implicaciones legales.

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior se present en los contratos que se elaboraron y legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que
exige que todos los contratistas antiguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de
contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de diligenciar y corregir los campos requeridos, adems de
escribirle a los supervisores con el proposito que firmen y aliguen la documental faltante.
2. Se revisara con Planeacon la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

Fecha de remediacin

30 de septiembre de 2014

Responsable de la remediacir Subgerente Administrativa I Lder Grupo Funcional de Contratacin.

18 Observacin

Criterio

Para el contratista Correal Davila Lady, se evidencia en el certificado de registro presupuestal un numero de orden de prestacion de servicios
diferente:
-Numero de Orden de Prestacion de servicio 010514
-Nurnero de orden de prestacion de servicio que apacrece en el registro presupuestal 016514
1. Minuta de contrato de orden de prestacion de servivios

2. Formato de certificado de registro presupuesta!.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere revisar que el numero de orden de servicios sea el mismo consignado en el certificado registro presupuestal, y que esta revisin
se haga antes de la iniciacion del contrato.
2. Se sugiere revisar y detectar a quien corresponde la orden de prestacion de servicios 016514 y realizar las correcciones pertinentes.
3. Se recomienda evaluar e identificar los riesgos generados por la presentacin de informacin inexacta entre la orden de servicios y el
certificado de registro presupuestaL

Plan de Accin

Observaciones:
Lo anterior se present en los contratos que se elaboraron y legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que
exige que todos los contratistas antiguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de
contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.
1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de diligenciar y corregir los campos requeridos.
2. Se revisara el caso en particular y se tomaran las medidas correctivas.
3. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

30 de septiembre de 2014
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin Subgerente Administrativa I Lder Grupo Funcional de Contratacin.
Los siguientes firman en seal de revisin, compromiso y aprobacin de lo contenido en el acta:

Firma del Dueo del Proceso

Pgina lS de 16

-----------------------------------------------------

---_._

__ ..-._

~--_.-

_-_.

__

.........

.. _.

__L_

Los siguientes firman en seal de en

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

30/05/2914

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