MINIT

MESYUARA
T

Minit
Mesyu
arat

merupakan rekod bertulis

tentang perkara-perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat

MINIT MESYUARAT

Penting sebagai;

Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi
pengerusi,
setiausaha dan ahli mesyuarat
Imej Jabatan/Kementerian

Minit Mesyuarat
# Penting sebagai sumber
rujukan masa hadapan
# Merupakan dokumen yang
melaporkan perkara yang
berlaku dalam mesyuarat;
agenda

 Agenda : catatan keputusan

perbincangan & tindakan susulan
yang dipertanggungjawabkan
kepada bahagian, unit atau
individu berdasarkan persetujuan
ahli-ahli mesyuarat
Segala keputusan yang
diambil akan dicatatkan
oleh setiausaha

Tugas setiausaha
[ Setiausaha
perlu
mempunyai kemahiran
yang
dilantik..;
& penguasaan bahasa yang baik ]
Menulis minit mesyuarat
Mengedar minit mesyuarat kepada ahliahli
Draf minit hendaklah diserahkan untuk
semakan Pengerusi dalam masa 3 hari
Minit mesyuarat sebenar pula diedar
kepada ahli yang terlibat selewatlewatnya 7 hari selepas mesyuarat

 Sesuatu mesyuarat dihadiri oleh individu

yang mendapat jemputan sahaja
Format minit lazimnya,
disusun mengikut agenda
mesyuarat dan perlu kelihatan
kemas dan teratur
Penulisan minit mesyuarat hendaklah
ringkas, tepat dan padat, laras
bahasanya bersifat formal- menggunakan
kata dan ungkapan bahasa rasmi

JENIS MESYUARAT

Mesyuarat
Mesyuarat
Mesyuarat
Mesyuarat
Mesyuarat
Biasa

Jawatankuasa
Agung
Khas
Tergempar
Agung Luar

MESYUARAT JAWATANKUASA

Dijalankan secara dalaman

Memberikan maklumat,
mendapatkan idea dan
membuat keputusan tentang
sesuatu perkara
Dihadiri oleh ahli
jawatankuasa tersebut

MESYUARAT AGUNG
Setahun sekali
Perlantikan ahli jawatankuasa
baharu
Laporan tahunan dibentangkan
Kehadiran ahli harus dua per
tiga daripada keseluruhan ahli
yang berdaftar( dikira sah)

MESYUARAT KHAS
Diadakan khas untuk sesuatu
isu
Bertujuan untuk
mendapatkan kata putus
daripada ahli-ahli dalam
sesuatu perkara.

MESYUARAT TERGEMPAR
Diadakan untuk mendapatkan
keputusan segera tentang isu
yang meruncing
Keputusan diperoleh dalam
tempoh masa yang terhad.
Kehadiran ahli tidak semestinya
ahli tetap malah pakar tentang
sesuatu hal itu.

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Diadakan atas desakan ahliahli yang tidak puas hati

tentang sesuatu perkara.
Diadakan di luar daripada
sepatutnya tempoh yang
sepatutnya bagi sesuatu
mesyuarat agung.

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT

Tulen
Lengkap
Tepat
Sahih
berstrukstur

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT

Tulen
bukan rekaan setiausaha atau pencatat.
Kandungan mestilah hasil perbincangan
ahli mesyuarat.

Lengkap
maklumat penting seperti tarikh,
kehadiran, butiran perbincangan mengikut
agenda dan sebagainya. Membantu
seseorang yang tidak hadir mesyuarat
untuk memahami agenda mesyuarat.

 Tepat
butir-butir yang dicatatkan mestilah tepat.
Fakta dan bukannya pendapat peribadi
pencatat.

Sahih
minit mesyuarat bebas dari keraguan.
Tandatangan pencatat merupakan tanda
kesahihan minit mesyuarat.

Berstruktur
hendaklah disusun mengikut agenda dan
perlu kelihatan teratur dan kemas. Setiap
perenggan mempunyai tajuk atau subtajuk
yang bernombor mengikut urutan.

FORMAT MINIT MESYUARAT

Tiada satu format yang seragam
Penulisan bergantung pada institusi
dan jabatan masing-masing
Penulisan berbeza-beza mengikut
kehendak organisasi, pertubuhan
atau persatuan
Perlu ada: a) Butiran Mesyuarat
b) Senarai Kehadiran
c) Kandungan Minit Mesyuarat
d) Penamat Minit Mesyuarat

Butiran tentang mesyuarat

Tajuk/Nama mesyuarat
Bilangan kali mesyuarat dan tahun
Tarikh
Masa
Tempat

CONTOH BUTIRAN MESYUARAT

MINIT MESYUARAT PROJEK MATHS2U (BIL.
3/2008)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS
KENT
TUARAN SABAH
Tarikh :
Masa :
Tempat :

05 Ogos 2011 (Jumaat)

2.00 Petang
Tingkat 1, Bilik Muzik

Senarai Kehadiran
Penting untuk tujuan
pengesahan minit pada
mesyuarat akan datang
Ditulis mengikut susunan
ketinggian jawatan dalam
persatuan, pertubuhan/institusi
bagi mesyuarat tersebut
Nama ahli yang hadir ditulis
dengan lengkap beserta
jawatan mereka, yang tidak

CONTOH SENARAI KEHADIRAN

Hadir :
1 Dr. Firdaus bin Masran
Ketua Projek/Pengerusi
2 Dr. Lisa Ng Mui Song
Setiausaha
3 En. Aeron Lamiri
Ketua Projek
4 Cik. Cynthia Andrew
AJK
5 Cik. Ummi Maisara Hassan AJK
Tidak Hadir :
1 Tn. Hj. Umar Qayyum
2 Pn Nuruzairah Mutirin
3 En. Jackie Wong

Tugas luar negara (Penyelaras)

Mesyuarat (AJK)
Praktikum (AJK)

KANDUNGAN MINIT
MESYUARAT

Ucapan alu-aluan pengerusi majlis

Pembentangan dan pengesahan
minit mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perkara yang ditetapkan dalam
agenda
Hal-hal lain
Ucapan penutup/penangguhan oleh
pengerusi
Tandatangan pencatat (S/U)

CONTOH KANDUNGAN
MINIT MESYUARAT
1.0 Perutusan pengerusi
2.0 Pembentangan dan pengesahan
minit
mesyuarat yang lalu
3.0 Perkara-perkara berbangkit
4.0 Agenda baharu yang ditetapkan
5.0 Hal-hal lain
6.0 Ucapan penutup dan penangguhan

1.PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang
dibangkitkan oleh pengerusi
2.PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1. Disahkan tanpa pindaan atau
dengan pindaan

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan
3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)
3.2. (Tajuk) perkara/isu yang
dibincangkan
3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk
tindakan)

4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTASKERTAS KERJA PERLU DIREKODKAN:

4.1. Tajuk

4.1.1. Tujuan utama

4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting
yang dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat
berkenaan isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan
yang perlu diambil seterusnya

5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin

mesyuarat)
5.1. (Tajuk) perkara/isu yang
dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu
(untuk makluman)
5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan
yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk
tindakan

6. PENUTUP/PENANGGUHAN
MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat
akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau
ditangguhkan

Penamat minit mesyuarat

mengandungi maklumat Disediakan
oleh / Dicatatkan oleh selepas
melangkaui dua atau tiga baris
terakhir penangguhan mesyuarat
Disediakan oleh,
------------------------(NAMA PENUH HURUF BESAR)
Setiausaha
Projek Maths2u
Tarikh: 7 Ogos 2011

CONTOH MINIT MESYUARAT

Microsoft Office
Word Document