Fail Kuasa

BAB 4
PENGAWAS
PUSAT SUMBER SEKOLAH

ISI KANDUNGAN
4.1 Struktur Organisasi Badan Pengawas PSS
4.2 Kriteria Pemilihan Pengawas PSS
4.3 Peraturan Pengawas PSS
4.4 Waktu Bertugas Pengawas PSS
4.5 Senarai Tugas Jawatan Kuasa Pengawas PSS
4.6 Senarai Tugas Pengawas PSS

4.1 Struktur Organisasi Badan Pengawas Perpustakaan

Penasihat
Pn.Kalai Selvi A/P Krishnan
(GPMS)

Pn. Faridah bt. Musa

Pengetua

Pen. Penasihat 1
Cik Tan Swee Ying
(Guru Perpustakaan)
Pen. Penasihat 2
(Semua Guru PSS)
Pengerusi
Tan Du Sin
(Ketua Pustakawan)

Naib Pengerusi
Azani b. Abd. Wahab
(Pen. Ketua Pustakawan)

Setiausaha
Fahkiatul Fatihah bt. Adnan
Bendahari
Siti Nur Syifaa bt. Jamil
Ahli Jawatan Kuasa

AJK Biro

AJK Tingkatan
Perpustakaan
Noor Fatimah bt. Mohd
Ariff

Bilik Media
Siti Aishah bt Abdul
Halim

Rahimatul Amira
bt. Mohd Yusuf

Unit Inovasi & BBM

Muhd Rusdi b. Rahim

Nor Hazlin bt.

Samsuri
Muhammad Nizar
b. Zainol

NILAM
Farhani bt. Baharudin

Nur Amirah bt.

Kamaluddin

Unit Aktiviti
Nur Syafiza bt. Rosli
Audio Visual
Siti Nadzirah bt. Mazlan
Keceriaan

4.1.2 JAWATANKUASA
PSS
Haslina bt. UNIT
Abdul PENGAWAS
Halim

(Perpustakaan/APD/Bilik Siber/SAL/Siaraya/Am/Bank Soalan/Aktiviti)

Ketua
Tan Du Sin

Penolong Ketua
Azani b. Abd. Wahab

Setiausaha
Fahkiatul Fatihah bt. Adnan

Bendahari
Siti Nur Syifaa bt. Jamil

AJK

AJK

AJK

AJK

Nor Syamimi
Hazirah

Nor Hazlin bt.

Samsuri

Muhammad Nizar
b. Zainol

Noor Hasmira bt.

Mohd Nor

4.2 Kriteria Pemilihan Pengawas PSS

4.2.1 Kriteria Pemilihan

a. Pengawas PSS dilantik daripada para pelajar tingkatan 1,2,3,4,5
dan 6
b. Perlantikan Pengawas dilantik oleh AJK PSS dan Guru-guru.
c. Bilangan Pengawas PSS bergantung kepada keperluan PSS.
d. Pengawas dipilih daropada semua kelas dalam setiap tingkatan
e. Proses pemilihan akan dilaksanakan pada awal tahun iaitu dari
bulan Februari hingga Mac setiap bulan
f. Pengawas yang dipilh akan menjalani tempoh percubaan selama
tiga bulan
g. Pengawas yang menamatkan tempo percubaan akan dilantik secara
rasmi dalam Majlis Perlantikan

4.2.2 Ciri Kelayakan

a.
b.
c.
d.
e.

Berketrampilan ( perwatakan dan peragaan)

Bertanggungjawab
Berkepimpinan dan toleransi
Pergaulan dengan rakan sebaya
Kesediaan untuk bertugas

4.3 Peraturan Pengawas PSS

4.3.1 Pakaian Seragam PSS
Pakaian seragam PSS seperti yang ditetapkan oleh AJK Induk/Kerja PSS
dan dipersetujui oleh pihak Pentadbir.
4.3.2 Majlis Perlantikan
Pengawas PSS diberi surat perlantikan dan lencana Pengawas PSS.
Majlis perlantikan boleh diadakan serentak dengan majlis perlantikan
pengawas sekolah.
4.3.3 Pemecatan Pengawas PSS
Seseorang pengawas PSS boleh dipecat sekiranya melanggar peraturan
sekolah dan negara.
Pemecatan ini hendaklah dilakukan dalam mesyuarat jawatan kuasa
perpustakaan.Pemecatan ini juga digunapakai jika disabit kesalahan oleh
Jawatan Kuasa Disiplin Sekolah.

4.4 Waktu Bertugas Pengawas PSS

HARI

WAKTU REHAT

SELEPAS
SEKOLAH

ISNIN - KHAMIS

10.30-10.50 dan 10.50-11.10

2.30-4.00 Ptg

JUMAAT

10.30-10.50 dan 10.50-11.10

4.5 Senarai Tugas Jawatan Kuasa Pengawas PSS

AJK / KETUA PSS

AJK / NAIB KETUA PSS

Mempengerusikan
setiap
mesyuarat J/K Pengawas
Bertanggungjawab di atas
perjalanan Lembaga PSS
Menjalankan
tugas-tugas
yang diarahkan oleh Guru
Penasihat

Mempengerusikan mesyuarat
jika tiada Ketua PSS
Menjalannkan tugas-tugas khas
yang diarahkan oleh Guru
Penasihat PSS
Menanggung
bersama
perjalanan Lembaga PSS

AJK / SETIAUSAHA

AJK / NAIB SETIAUSAHA

Menyediakan agenda dan

minit mesyuarat
Menyediakan surat menyurat
Menyediakan Laporan aktiviti
untuk direkodkan

Menjalan tugas S/U semasa

ketiadaannya
Menyediakan agenda dan minit
mesyuarat
Menyediakan surat menyurat
Meyediakan laopran aktiviti dan
untuk direkodkan

AJK / BENDAHARI

AJK / AJK HARIAN

Menerima wang yang dikutip

daripada
hasil
denda,
komputer dan aktiviti yang
dijalankan
Menyerahkan wang kepada
Guru Penasihat
Menyediakan
Laporan
Kewangan

Memastikan
PSS
yang
bertugas
dibawahnya
melaksanakan semua tugas
yang diberi
Mencatat
kedatangan
Pengawas
Menyediakan
Laporan
kehadiran Pengawas PSS

AJK / BIRO KECERIAAN

AJK / BIRO DISPILIN

Memastikan suasana PSS

sentiasa ceria
Menghias dan menyediakan
Sudut Pameran
Memberi idea atau pandangan
untuk menceriakan PSS

Memastikan Pengawas PSS

berdisplin
Menyediakan Fail Displin
Mengedarkan surat amaran
pertama, kedua dan ketiga
Menyediakan laporan displin
kepada Guru Penasihat

AJK / INVENTORI

AJK / BIRO PENGKATALOGAN

Merekod
peralatan
yang
terdapat di PSS
Mengeluarkan peralatan yang
diperlukan kepada AJK Harian
Menyemak atau perabot pada
akhir tahun

Mengadakan
latihan/kursus
dalaman yang diperlukan oleh
Pengawas PSS
Membantu guru apabila ada
kursus dalaman
Menyediakan laporan bagi
setiap kursus yang dijalankan

AJK / PROMOSI

AJK / BIRO TAMAN ANGKAT

Mempromosikan
buku-buku
baru
Mempamerkan
buku-buku
baru di Perpustakaan
Menyediakan
bahan-bahan
promosi untuk setiap aktiviti
PSS
Mengambil gambar bagi setiap
aktiviti
bagi
tujuan
dokumentasi

Menyediakan saranan untuk

meningkatkan
keceriaan
Taman Angkat PSS
Menyediakan senarai ahli
serta Jadual Tugas
Memastikan Taman Angkat
sentiasa terjaga, cantik dan
bersih

4.6 Senarai Tugas Pengawas PSS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Membantu dalam pengedaran bahan buku (peminjaman dan

pemulangan)
Membantu dalam penyusunan bahan-bahan di rak dan lain-lain
Menyimpan dan menyusun bahan-bahan yang telah digunakan oleh
para pengguna ketempat asal
Menjaga kebersihan PSS termasuk tugas kemas-mengemas
Membantu melakukan kerja memproses bahan-bahan seperti
melabel, cop hak milik dan sebagainya
Membantu dalam penyemakan buku-buku, majalah, akhbar yang
diterima daripada pembekal
Membantu menguruskan fail tegak/buku skrap
Membantu menguruskan alat pandang dengar termasuk perkakasan
dan bahan perisian
Membantu mempromosikan PSS
Seranta dan mewujudkan perhubungan dengan para pengguna
Membantu pelanggan dalam penggunaan PSS
Membantu membaikpulih bahan-bahan rosak
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru PSS

4.6.1 Ketua Harian

a.
b.
c.
d.
e.

Membuat laporan harian

Memastikan kehadiran pengawas PSS
Mengagih dan menetapkan tugas PSS
Membuat pengiraan jumlah pinjaman harian
Memastikan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan

4.6.2 Pengawas Kaunter Pinjaman

1.
2.

Pinjaman Buku Rak Terbuka

Pastikan nama yang tertera dikad perpustakaan yang digunakan
adalah kepunyaan si peminjam.
Pastikan peminjam berkenaan tidak berhutang apa-apa dengan
perpustakaan
Contoh :- Buku-buku yang dipinjam telah dipulangkan dan denda telah
dibayar (jika ada). Peminjam yang masih berhutang tidak boleh
meminjam apa-apa dari perpustakaan sehingga beliau
menjelaskan hutangnya.

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Isikan butir-butir pinjaman dalam kad pinjaman (Kad Putih) dan Cop
Tarikh pemulangan buku.
Masukkan Kad Putih berkenaan kedalam Kad Perpustakaan
peminjam.
Masukkan kad berkenaan kedalam kotak kad pinjaman (mengikut
tarikh pulang).
Cop tarikh pemulangan buku pada helaian kertas 'Tarikh Pulang'
(dibelakang buku).
Catatkan butir-butir pinjaman dalam kad peminjam pelajar (Kad
Kuning) dan pulangkan kepada pelajar.
Serahkan buku kepada si peminjam.
Catatkan butir peminjam ke dalam 'Rekod Peminjam Buku Pelajar'.

PERINGATAN.

Tempoh pinjaman sebuah buku ialah 2 minggu.

Seorang pelajar dibenarkan meminjam 2 buah buku sahaja pada
satu-satu masa (kecuali PPSS)
Pinjaman buku rak terbuka boleh dilakukan pada waktu rehat dan
juga selepas waktu sekolah. (Dalam kes-kes tertentu, pelajar boleh
meminjam di luar waktu pinjaman melalui guru / Kerani PSS)
Seorang guru hanya dibenarkan dibenarkan meminjam maksimum 5
buku pada satu-satu masa. Bagi peminjaman seterusnya, beliau
mestilah memulangkan buku-buku yang dipinjam sebelumnya.
Pengawas PSS yang bertugas di kaunter mesti menjalankan tugas
dengan tenang dan senyap
Pelajar mestilah beratur dengan senyap dihadapan kaunter
peminjaman. Pelajar yang ingkar tidak akan dilayan

Pemulangan Buku Rak Terbuka

1.
2.
3.
4.
5.

Pastikan tarikh buku dipulangkan tidak lewat daripada 'Tarikh

Pulang' yang sepatutnya
Jika buku lewat dipulangkan, peminjam akan didenda (Sila rujuk
jadual denda)
Jika peminjam berkenaan tidak dapat membayar dendanya pada
waktu itu, beliau boleh membayar di lain hari
Setiap kutipan denda hendaklah dicatat dalam ;Buku Denda' dan
wang diserahkan kepada Bendahari pada hari yang sama
Jika buku yang dipinjam hilang, peminjam diminta membayar harga
asal buku berkenaan

10

BORANG PERMOHONAN PENGAWAS PSS

TAHUN : .

1. Nama:.. 2

Tingkatan:.

3. Tarikh Lahir:4.

Umur:.

5. Kad Pengenalan: 6. No Telefon:..

7. Alamat:

8. Keputusan Peperiksaan :
UPSR
Tahun : .

PMR
Tahun : .

Keputusan Akhir
Tahun Lepas

9. Pernahkah anda dikenakan tindakan disiplin ?

Ya/Tidak
10. Pernahkah anda menjadi pengawas PSS di sekolah lama ?
Ya/Tidak
11. Sanggupkah anda melakukan tugas yang diarahkan guru PSS pada bila-bila
Masa ?

Ya/Tidak
13. Sokongan/cadangan guru tingkatan

Saya mengakui bahawa kenyataan yang saya berikan adalah benar.

(
)
Tarikh :

11

NOTIS TEMUDUGA PENGAWAS PSS

Dimaklumkan bahawa PSS SMK Sungai Nibong akan mengadakan satu
temuduga untuk pengawas PSS yang baru mengikut tarikh dan masa
yang ditetapkan di bawah.
Tarikh:20.02.2010
Masa: 10.20 10.40 pagi
Tempat: Bilik Kerja Guru, PSS
Calon:
Bil Nama Pelajar

Tingkatan

BORANG CADANGAN / PENCALONAN

12

Pengawas PSS
Nama Pelajar
Tingkatan

:
:

Ciri Penilaian

Skor

Ketrampilan diri
Sifat bertanggungjawab
Sifat kepimpinan dan toleransi
Pergaulan dengan rakan sebaya
Kesediaan menjalankan tugas
Jumlah Skor

Petunjuk bagi skor

1: memuaskan
2: baik
3: cemerlang

Dicadangkan oleh:

..............................................................
(
)
Guru Tingkatan / Guru Matapelajaran
Disahkan Oleh :

(
)
Guru Perpustakaan dan Media Sekolah

13

SENARAI SUSUNAN PEMOHON PENGAWAS PSS

MENGIKUT MERIT
Bil

Nama

Kelas

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

14

Jantina

Markah

PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMK SUNGAI NIBONG
11900 BAYAN LEPAS
PULAU PINANG
Kod Sekolah : PEA 1213

Tel /Fax : 04-6463206

Ruj Tuan :
Ruj Kami :.
Tarikh :
Ibu bapa/Penjaga
..
..
..
..
Tuan/Puan/Cik,
Kebenaran Perlantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah
Sukacita perkara di atas adalah dirujuk.
2. Sehubungan itu, kami ingin memaklumkan bahawa anak/jagaan tuan/ puan/cik
telah memenuhi kriteria pemilihan Pengawas Pusat Sumber Sekolah. Oleh itu
kami memohon jasa baik tuan/puan/cik untuk melengkapkan borang kebenaran
yang dilampirkan bersama dengan surat ini.
3. Kerjasama daripada pihak tuan/puan/cik diucapkan ribuan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Saya yang menurut perintah,
.
(
)
Pengetua
SMK Sungai Nibong
11900 Bayan Lepas
Pulau Pinang

15

..
..
..
..

Pengetua
SMK Sungai Nibong
11900 Bayan Lepas
Pulau Pinang

Tarikh :

Tuan,
Kebenaran Lantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah
Perkara di atas adalah dirujuk.
2. Sehubungan itu, saya bapa/ibu/penjaga kepada
.
dari
tingkatan

*membenarkan/ tidak membenarkan anak/jagaan saya dilanti sebagai Pengawas

Pusat Sumber Sekolah.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
.
(
)

* Potong yang tidak berkenaan

16

SURAT TAWARAN PERLANTIKAN PENGAWAS PSS

Pengetua
SMK Sungai Nibong
11900 Bayan Lepas
Pulau Pinang

Tarikh :
Kepada :
.
Tingkatan : ..
Tuan,
Perlantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah
Dengan sukacitanya perkara di atas dimaklumkan.
2. Sehubungan itu, . dari tingkatan
dilantik sebagai Pengawas Pusat Sumber Sekolah mulai

3. Diharapkan perlantikan ini dapat memberi ruang kepada anda untuk

berkhidmat kepada sekolah dengan baik dan cemerlang.
SELAMAT BERKHIDMAT

Yang Benar,

.
(
)
Pengetua
SMK Sungai Nibong
11900 Bayan Lepas
Pulau Pinang

s.k : 1. Fail Timbul PSS

17

Pusat Sumber Sekolah

Sekolah Menengah Kebangsaan Sungai Nibong
11900 Bayan Lepas.
Tel & Faks : 04-6463206
Bil
: SMKS/PSS/01/004/0009/06(
Tarikh : 3 April 2006

XXX
Tingkatan XXX
SMK Sungai Nibong
Saudara/i,
PERLANTIKAN SEBAGAI PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.
2. Sukacita dimaklumkan bahawa saudara/saudari telah dilantik sebagai Pengawas Pusat
Sumber Sekolah (unit xxx
).
2. Bersama surat ini disertakan satu PIAGAM PELANGGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH dan
senarai CIRI-CIRI PERKHIDMATAN BERKUALITI serta BORANG AKU JANJI.
3. Semoga saudara/saudaari menjalankan tanggungjawab ini dengan cemerlang.
Sekian, terima kasih.

PSS BERKUALITI MENCANAI MINDA BERINFORMASI

Saya yang menurut perintah,

PN. KALAI SELVI A/P KRISHNAN

Guru Perpustakaan dan Media Sekolah
SMK Sungai Nibong

s.k. : Fail PSS

18

PUSAT SUMBER SEKOLAH

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SUNGAI NIBONG
BORANG AKU JANJI PENGAWAS PSS
A. Butiran Peribadi
1. Nama:.. 2. Tingkatan:.
3. Tarikh Lahir: 4. Umur:.
5. Kad Pengenalan: 6. No Telefon:..
7. Alamat:

B. Aku Janji

Saya sanggup menjalankan semua tanggungjawab

sebagai Pengawas PSS yang akan diamanahkan
kepada saya

Tandatangan

Tarikh:

19

WATIKAH PERLANTIKAN
PENGAWAS
PUSAT SUMBER SEKOLAH
Dengan ini adalah disahkan bahawa Saudara / Saudari
NOOR AZFIZA BT KASIM
nombor kad pengenalan
880920-05-5062
dari Tingkatan
5 SAINS 2
dilantik sebagai Pengawas Pusat Sumber Sekolah (PSS)
di sekolah ini bagi tahun 2010
Pihak sekolah berharap anda akan menjalankan tugas dengan baik
dan penuh dedikasi demi sekolah ini.
Dinamis Dan Dedikasi

15 Jan 2010

UNIFORM PENGAWAS PSS

20

LELAKI

PEREMPUAN
MELAYU

PEREMPUAN
CINA

MAROON:
MELAMBANGKAN KESUNGGUHAN, KERAJINAN, KEBERANIAN DAN
BERSEMANGAT TINGGI DI KALANGAN PENGAWAS PUSAT SUMBER
SEKOLAH.
PUTIH:
MELAMBANGKAN KESEJAHTERAAN, KEHARMONIAN, KASIH SAYANG
KESUNGGUHAN BERKHIDMAT,BERAMANAH , BERTANGGUNGJAWAB
DAN BERINTERGRITI DALAM KALANGAN PENGAWAS PUSAT
SUMBER SEKOLAH.

Pusat Sumber Sekolah

SMK Sungai Nibong
11900 Bayan Lepas
Pulau Pinang

21

PERBERHENTIAN JAWATAN SEBAGAI PENGAWAS PSS SESI 2004

Nama-nama tersenarai di bawah telah diberhentikan jawatan sebagai

pengawas PSS.

Bil

Nama Pelajar

Tingkatan

Sekian dimaklumkan.
Yang menjalankan tugas,

Pn. Kalai Selvi A/P Krishnan

Guru Perpustakaan dan Media

22