1Kod kertas

E-030-4/M09/KP01

Muka surat : 1 drpd 5

KERTAS PENERANGAN
KURSUS
TAHAP
NO DAN TAJUK
MODUL
TUGASAN

OBJEKTIF
PENCAPAIAN

TAJUK :

E-030-4 PEMBANTU JURUTERA ELEKTRONIK INDUSTRI PERALATAN

EMPAT (4 )
09 : ADMINISTRATION AND MANAGEMENT FUNCTION
09.02 : CONDUCT SUBORDINATE PERFORMANCE APPRAISAL
01.02 : CARRY OUT ENVIROMENTAL HEALTH AND SAFETY AUDIT
01.03 : PREPARE ACTIVITY REPORT
Perform administration and management function using job
description,
personal
file,
performance
standard
procedure/appraisal form, checklist, osha act and daily
communication media so that company performance appraise
standard is obtain, subordinate job description is checked,
subordinate performance appraisal is evaluated, auditing
activities is arranged, department performance is evaluated and
recommendations to relevant parties is proposed in accordance
with departments requirement.
COMPANY PERFORMANCE APPRAISE STANDARD
Kertas penerangan ini menerangkan:

TUJUAN

1. Perbezaan di antara pelbagai organisasi yang terdapat dalam

sektor awam dan swasta
2.

Ketahui struktur susunan syarikat pelbagai peringkat dalam

jabatan.

PENERANGAN:
`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

2Kod kertas

E-030-4/M09/KP01

Muka surat : 1 drpd 5

PERKHIDMATAN DALAM ORGANISASI

Terdapat pelbagai jenis organisasi atau syarikat dan setiap satunya memerlukan
perkhidmatan pekerja untuk menjalankan tugasnya. Di antaranya ialah;

Organisasi yang membuat keuntungan (pengilangan/perdagangan) di mana

fungsi jual-beli adalah penting.

Organisasi

yang

membuat

keuntungan

(perkhidmatan).

Ia

membantu

perniagaan dengan memberikan perkhidmatan dalam bidang perundangan,

insurans, perakaunan, urusan bank dan sebagainya.

Organisasi tanpa keuntungan. Biasanya dibayai oleh modal awam seperti

hospital, kerajaan tempatan, universiti dan kolej.

1.0 Kakitangan pejabat

Setiap organisasi memerlukan memerlukan seorang pengurus atau pasukan
pengurusan yang kadangkala disebut sebagai eksekutif untuk membuat keputusan
tentang perjalanan dan pengawalan jangka masa panjang. Selalunya sebuah
lembaga pengarah atau jawatankuasa pengurusan akan bermesyuarat dengan
kekerapan tertentu untuk membentuk polisi-polisi yang kemudiannya dilaksanakan
oleh eksekutif ketika membuat keputusannya.
Pihak eksekutif atau pasukan pengurusan mestilah mempunyai ketua untuk
menyelaras kegiatan organisasi tersebut dan mengarah operasinya; misalnya,
sesebuah syarikat mestilah mempunyai seorang pengarah urusan dan/atau seorang
pengurus besar.
2.0 Jabatan
Sesuatu

organisasi

membahagikan

selalunya

kegiatannya

tidak

kepada

dapat
jabatan

menjalankan
atau

tugasnya

tanpa

bahagian-bahagian

dalam

jabatan. Ini membolehkan kakitangannya mengkhusus lalu menjadi pakar dalam

aspek-aspek tertentu kerja organisasi tersebut. Fungsi dan nama jabatan berbeza

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

3Kod kertas

E-030-4/M09/KP01

Muka surat : 1 drpd 5

mengikut jenis organisasi. Sebagai contoh;

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

4Kod kertas

E-030-4/M09/KP01

Muka surat : 1 drpd 5

Organisasi

Jabatan

Perakaunan personel

Pengilangan/Perdagangan
Pemasaran
Penyelidikan
pemasaran
Eksport

Berikut ialah fungsi utama setiap jabatan bagi sebuah organisasi biasa;
Akaun

Setiausaha

Mencatat dan mengawal

Urusan

Pembelian
undang-undang Rundingan

urusan kewangan syarikat syarikat.

termasuk

Pentadbiran pembekal

pembelian, termasuk

jualan,

upah

sebagainya.

untuk

mesyuarat pembelian bahan-bahan.

dan pengarah dan pemegang Rekod pembelian.

Pengiraan

keuntungan

dengan

dan

kunci

saham.

Perkhidmatan

pejabat.

kira-kira.
Pengkosan.
Kawalan belanjawan.
Pemasaran

Pengeluaran

Perjawatan

Pengiklanan

Pengeluaran barang.

Pengambilan

Penyelidikan pasaran

Kawalan mutu.

penggajian

Penjualan

Rekabentuk

dalam

dan

negeri

invois, Kajian kerja.

pengangkutan

dan Kawalan stok.

perkapalan.

Pentadbiran stor.

Perkhidmatan
termasuk

jualan Penghantaran barang.

aduan

dan Penyelenggaraan

pemulangan.
Pengambilan

dan

dan pembuangan pekerja.

eksport, kemajuan.

termasukurusan

pekerja,

Rekod kakitangan.
Kebajikan.
Latihan.
Keadaan kerja kakitangan
termasuk

rundingan

dengan kesatuan sekerja.

perkakas.
wakil

dan

agen

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

5Kod kertas

E-030-4/M09/KP01

Muka surat : 1 drpd 5

Setiap jabatan menjalankan satu fungsi yang menyumbang ke arah prestasi

organisasi tersebut secara keseluruhannya. Tiada sebarang jabatan, bahagian atau
indidividu yang boleh berfungsi secara sendirian tanpa yang lain. Misalnya,
organisasi

tersebut

pengeluaran

tidak

menghasilkan

akan

mendapat

barangan

yang

keuntungan
tidak

boleh

sekiranya
dijual

jabatan

oleh

jabatan

pemasaran, manakala jabatan pengeluaran pula bergantung kepada jabatan

pembelian

mendapatkan

jumlah

dan

jenis

bahan

yang

diperlukan

untuk

pengilangannya. Walaubagaimana banyak pesanan yang didapatinya jabatannya

jabatan pemasaran tidak berjaya selagi jabatan akaun belum menerima bayaran
dari pelanggan.

Jabatan Pembelian

Jabatan Jualan

Lejar pembelian

Lejar jualan

JABATAN AKAUN

Juruwang

Semua jabatan

Upah

Perjawatan

Pengkosan

Jabatan kerja

Semua jabatan

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

6Kod kertas

E-030-4/M09/KP01

Muka surat : 1 drpd 5

Soalan:
1. Senaraikan tiga jenis organisasi.
2. Apakah peranan eksekutif atau pasukan pengurusan?
3. Apakah fungsi jabatan dalam sesuatu organisasi?

Rujukan:
John Harrrison. 1990 . Tugas-Tugas Sekretari (Edisi Bahasa Melayu)

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)