Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-1
-1-

KERTAS PENERANGAN
KURSUS

E-030-4 PEMBANTU JURUTERA ELEKTRONIK INDUSTRI PERALATAN

TAHAP

EMPAT (4 )

NO DAN TAJUK MODUL

09 : ADMINISTRATION AND MANAGEMENT FUNCTION

TUGASAN

OBJEKTIF
PENCAPAIAN

TAJUK

TUJUAN

09.02 : CONDUCT SUBORDINATE PERFORMANCE APPRAISAL

01.02 : CARRY OUT ENVIROMENTAL HEALTH AND SAFETY AUDIT
01.03 : PREPARE ACTIVITY REPORT
Perform administration and management function using job description,
personal file, performance standard procedure/appraisal form, checklist,
osha act and daily communication media so that company performance
appraise standard is obtain, subordinate job description is checked,
subordinate performance appraisal is evaluated, auditing activities is
arranged, department performance is evaluated and recommendations to
relevant parties is proposed in accordance with departments requirement.
SUBORDINATE PERFORMANCE APPRASAL
Kertas penerangan ini menerangkan;
1. proses penstafan
2. kepentinganya dari segi kuantiti dan kualiti pekerja dalam organisasi

PENGENALAN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-2
-2-

Di sini kita boleh lihat bahawa sumber organisasi yang terpenting ialah pekerjanya
di mana mereka ini menawarkan serta menyumbangkan kemahiran, bakat,
kreativiti serta melahirkan daya usaha dan juga kepimpinan ke arah pencapaian
organisasi.
Beberapa perkara perlu dititikberatkan oleh pengurusan sumber manusia dalam
menyumbangkan kejayaan organisasi seperti pengambilan pekerja, kemahiran
pekerja dalam menjayakan matlamat organisasi. Maka dengan itu di antara tugastugas seseorang pengurus yang paling kritis ialah pemilihan, latihan dan
pembangunan orang-orang yang dapat membantu organisasi mencapai matlamatmatlamat dengan sebaiknya.

1.0 Definisi
Merupakan satu proses

pengambilan dan pemilihan sumber manusia secara

berterusan bagi mengisi jawatan-jawatan kosong yang wujud di dalam organisasi.

Atau boleh juga kita katakan penstafan merupakan calon-calon yang berkelayakan
dan mempunyai kemahiran yang sesuai dengan jawatan yang ditawarkan akibat
daripada

kekosongan

perberhentian,
memulakan

kematian

aktivitinya

yang
dan

wujud

umpamanya

sebagainya.Sebelum

diperingkat

awal

persaraan,
sesuatu

penubuhan

pertukaran,

organisasi

apakah

yang

itu
perlu

difikirkannya mengenai kakitangannya? Mengapa perlu mereka berfikiran demikian?

2.0 Proses penstafan

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-3
-3-

Ia merupakan proses yang dijalankan oleh pengurus sumber manusia dan

digambarkan seperti rajah di bawah ini:luaran
dalaman
Perancangan Sumber manusia
Pengambilan/pengrekrutan
Pemilihan
Induksi dan orientasi
Latihan dan
kemajuan/pembangunan
Penilaian prestasi
Penamatan pekerja

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-4
-4-

3.0 Perancangan sumber manusia

Mengikut R Wayne Mondy dan Robert M Noe (1986), perancangan sumber
manusia adalah proses di mana pengurusan menentukan siapakah atau
berapakah pekerja yang perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa
yang tertentu. Dengan kata lain ianya menemukan manusia dari luar atau
dalam organisasi untuk melaksanakan kerja-kerja organisasi.
Dalam perancangan pula, biasanya langkah-langkah berikut yang diikuti iaitu;
a. Perancangan bagi keperluan-keperluan masa hadapan.
- Keperluan tenaga pekerja untuk masa depan ditentukan berdasarkan
matlamat

strategi dan program organisasi.

b. Perancangan bagi keseimbangan masa hadapan.

- Memastikan keperluan tenaga pekerja untuk masa kini, dan masa depan
adakah

mencukupi

untuk

menjalankan

aktiviti

organisasi

yang

dirancangkan.
c. Perancangan bagi pengambilan, pemilihan serta perberhentian
- dibuat berdasarkan ramalan berapakah bilangan kakitangan yang akan
berhenti, berpindah dan diperlukan. Perancangan untuk pengambilan,
pemilihan, penamatan perkhidmatan dan kemajuan kakitangan dibuat
mengikut keperluan organisasi.
d. Perancangan bagi pembangunan.
perseimbangan ini dapat dicapai apabila memenuhi perancangan bagi
pengambilan

dan

perancangan

bagi

pemilihan

atau

pembangunan.

perberhentian
Perancangan

pekerja

dan

juga

pembanugnan

lebih

bertumpukan kepada latihan dan juga pergerakan individu-individu di

dalam organisasi berdasarkan kepda pengalaman dan keupayaan pekerjapekerja.

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-5
-5-

e. Pengauditan/penilaian prestasi

mengadakan

penilaian

ke

atas

sumber-sumber

manusia

serta

menyediakan carta penggantian pekerja bagi menunjukkan kedudukan

pekerja pada semua peringkat. Melalui carta ini, aspek berkenaan dengan
kedudukan pangkat, tempoh perkhidmatan, tarikh bersara, nama pekerja
yang berpotensi/wibawa, keperluan latihan dan bilangan jawatan kososng
ditunjukkan untuk memudahkan pihak pengurusan menyelenggara dan
mengawal pekerja.

3.0 Proses perancangan sumber manusia

Proses perancangan sumber manusia digambarkan seperti berikut;
Persekitaran

Persekitaran
pp

luaran

dalaman

Perancangan Sumber Manusia

Fokuskan keperluan sumber manusia

Fokuskan sumber manusia yang

ada
Membandingkan keperluan

Yang ada

Permintaan bekalan

lebihan pekerja

kekurangan

pekerja

Dua faktor yang menyebabkan perancangan sumber manusia dilakukan pula

adalah;
i. Faktor Dalaman

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-6
-6-

perubahan dalam organisasi samada pengembangan atau

pengecilan organisasi akan mewujudkan jawatan kosong yang meningkat

atau pun dipecatkan atau dikekalkan.

ii. Faktor Luaran

termasuk ekonomi, politik, sosial,

Contohnya

ekonomi

meleset,

teknologi, budaya dan pasaran.

sesuatu

organisasi

tidak

dapat

mengembangkan perniagaannya kerana akan melibatkan kos yang tinggi

dan

pihak

pengurusan

perlu

memikirkan

perancangan

yang

lebih

menguntungkan dalam keadaan demikian.

4.0 Pengambilan Calon Pekerja

Ianya merupakan proses menarik minat individu yang mempunyai kelayakan
tertentu mengisi atau memohon jawatan tertentu yang wujud dalam satu-satu
organisasi. Pengambilan juga dikenali dengan rekrumen.
Kaedah

pengambilan

dalaman

termasuklah

tawaran

pekerjaan

dan

penempatan pekerjaan dari kalangan ahli organisasi itu sendiri.

Kaedah pengambilan luaran pula termasuklah;
Iklan
Agensi pekerjaan
Merekrut melalui sekolah, kolej, universiti
Acara tertentu seperti pameran, televisyen, internet
Intership- menempatkan pelajar dalam pekerjaan sementara ( iaitu latihan
praktikum/latihan industri )
Firma melatih eksekutif
Persatuan professional

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-7
-7-

Rujukan pekerja ( jabatan tenaga rakyat )

Usaha individu iaitu memohon sendiri

4.1 Kebaikan pengambilan

i. Secara dalaman

sudah kenal antara satu sama lain.

memudahkan proses berkomunikasi.
menjimatkan masa, kos dan tenaga

ii. Secara luaran

memenuhi spesifikasi dan diskripsi pekerja.

tampil dengan idea dan kreativiti baru

4.2 Keburukan pengambilan

i. Secara dalaman
tiada idea baru dibawa masuk.
berlaku perasaan dengki dan irihati.
ii. Secara luaran
kos yang tinggi untuk melatih pekerja baru.
masa menerangkan kerja-kerjanya dibazirkan.
komunikasi adalah tidak baik pada peringkat awal.

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

-8
-8-

5.0 Analisis pekerjaan

Dalam proses pengambilan pekerja, pengurusan perlu membuat analisis pekerjaan.
Apa pula analisis pekerjaan itu? Mari kita lihat maksud analisis pekerjaan itu.
Analisis Pekerjaan didefinisikan sebagai satu proses yang sistematik untuk
menentukan kemahiran, tugas dan pengetahuan yang diperlukan untuk
melakukan tugas di sesebuah organisasi. Kemudian tujuan analisis pekerjaan
ialah untuk menjawab;
i. Bentuk fizikal dan mental tugas
ii. Bila kerja harus lengkap disempurnakan, kerana siap tidak semestinya sempurna
iii. Di mana kerja harus disempurnakan (tanggungjawab kerja, objektif kerja)
-

mungkin ada kerja lain selepas ini atau berkaitan dengan kerja-kerja tersebut

ada kerja lain atau pihak lain masing-masing.

Apakah kelulusan yang disempurnakan untuk melakukan pekerjaan, contohnya

telah memiliki sijil peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia dan layak untuk memohon
jawatan seperti kerani. Sebenarnya maklumat analisis perkerjaan boleh dikatakan
mempunyai maklumat berikut;

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-9

-Page

-9-

Ringkasan tugas dan tanggungjawab berkaitan dengan pekerjaan atau

jawatan dan juga jawatan lain.
Pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan contohnya pengetahuan diukur
melalui sijil manakala kemahiran pula boleh membuat secara praktik.
Suasana kerja contoh pensyarah memberikan kuliah dalam bilik darjah dan
bukannya di tengah padang.
Analisis pekerjaan terdiri dari diskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Diskripsi perkerjaan itu pula adalah dokumentasi maklumat mengenai tugas,
kewajiban dan tanggungjawab terhadap pekerjaan. Contohnya, tugas
seorang jururawat berkewajiban menjaga pesakit dan bertanggungjawab ke
atas tugasnya itu iaitu menjalankan tugas dengan dedikasi.
Spesifikasi

pekerjaan

adalah

spesifikasi

personal

diri

pekerja

yang

mengandungi sifat-sifat pekerja yang dapat memenuhi standard/piawaian

diskripsi pekerjaan.Contohnya tadi untuk menjadi seorang jururawat,
kelayakannya berumur 25 tahun, pernah menjalani dan mempunyai sijil
kursus kejururawatan dan sesetengahnya memerlukan pengalaman kerja
sekurang-kurangnya 2 tahun.
Sebelum kita ke langkah seterusnya dalam proses penstafan ini, cuba anda
carikan contoh analisis pekerjaan atau spesifikasi pekerjaan dalam akhbarakhbar tempatan dan bincangkan dengan pensyarah anda.
6.0 Pemilihan Staf
Adalah proses memilih individu yang sesuai daripada sekumpulan pemohon dan
faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan adalah;
i.

undang-undang di mana dapat mengelakkan diskriminasi

ii.

jangkamasa buat keputusan samada cepat atau lambat ataupun sesuai

iii.

jumlah pemohon di mana kadar pemilihan adalah merupakan bilangan

pekerja yang dikehendaki terhadap bilangan pemohon.

iv.

Matlamat organisasi.

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

- 10
- 10 -

6.1 Langkah-langkah pemilihan

i. Menyemak borang permohonan.
-

Untuk mempastikan maklumat yang dinyatakan adalah sama dengan

diskripsi yang ditetapkan.

Untuk mendapatkan maklumat maklumat asas mengenai

calon tersebut.

Untuk melihat setakat mana maklumbalas calon tersebut.

Sebagai rujukan kepada firma apabila calon berkenaan telah diambil

sebagai pekerja di organisasi tersebut.

ii. Temuduga Awal

-

Calon-calon akan ditanya mengenai maklumat asas mengenai calon.

Tujuannya melihat kemahiran komunikasi dan juga kesesuaian boleh

buat kerja atau tidak.

iii. Proses Penilaian atau Pengujian

-

Untuk menguji kemahiran atau kelayakan atau IQ yang ada pada calon
tersebut.

Termasuklah juga ujian kognitif, numerikal dan taakulan.

Tujuannya melihat kebolehan individu melakukan kerja.

iv. Temuduga Peringkat kedua (dengan Majikan atau Pengurusan Atasan)

-

Ujian pengetahuan pekerjaan berasaskan analisis pekerjaan

Tujuan melihat pengetahuan mengenai tugas

Ujian membuat tugas

Ujian minat

Ujian personaliti

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

- 11
- 11 -

Ujian dadah dan AIDs

Dari perbualan, calon dan penemuduga akan bertukar maklumat serta

mendapat

maklumat

tambahan.

Soalan

lebih

menumpukan

kepada

meningkatkan organisasi dan bukan lagi ditumpukan pada pendapaian

akademik, pengalaman kerja, kualiti personal (fizikal, tuturkata, rekod,
tenang dan sebagainya)
Tujuannya melihat kewibawaan atau kebolehan calon mengemukakan idea
bernas serta kematangan dalam mengendalikan situasi diri yagn boleh
menyumbangkan kepada organisasi dan negara.

7.0 Tawaran kerja

a.

Diberikan kepada calon-calon yang layak dan berjaya.

b.

Diberikan setelah menjalani ujian-ujian tertentu seperti ujian kesihatan

dan

sebagainya.

8.0 Orientasi dan Induksi

Gomershall dan Mayers (1996) menyatakan program orientasi yang lemah
boleh merosakkan organisasi dari segi kewangan kerana mengurangkan
keberkesanan
kerja
dan
mungkin
menjadi
sebab
ketidakpuasan
hati.Bertujuan untuk menyesuaikan pekerja baru dengan persekitaran
organisasi.Dalam program induksi mengandungi;
i.
ii.

Maklumat mengenai organisasi seperti sejarah, perkembangan, polisi,

peraturan dan struktur organisasi itu.
Memberitahu tanggungjawab pekerja, skop pekerjaan berdasarkan
jawatan-jawatan yang dipegang dan biasanya dibuat secara
persendirian

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

iii.

- 12
- 12 -

Program ini mengambil masa yang sedikit sahaja tetapi sangat penting
dibuat untuk pekerja-pekerja.

9.0 Latihan dan Pembangunan Staf

Latihan biasanya diberikan kepada pekerja baru, manakala pembangunan
dan pembaikan pada pekerja lama dalam sesuatu organisasi.
Tujuan latihan diberikan adalah untuk meningkatkan kemahiran yang
sedia ada pada seseorang pekerja untuk menyempurnakan tugas-tugas
semasa
Tujuan pembangunan pula untuk meningkatkan kemahiran pekerja agar
dapat digunakan pada masa depan.
Latihan perlu diberikan kerana teori yang dipelajari tidak sama dengan
praktikal, maka latihan yan diberikan ini akan disesuaikan dengan
organisasi.
Pembangunan menyediakan kemahiran tambahan kepada kemahiran
yang sedia ada untuk digunakan pada masa hadapan atau jangka
panjang.

9.1 Jenis-jenis latihan

a. Latihan semasa kerja
-

latihan semasa bekerja

pekerja akan melaksanakan tugas seperti biasa tetapi pada masa yang
sama, penyelia atau pengurus akan mengajar pekerja
menggunakan kaedah kaunseling, projek atau tunjukajar
tujuan untuk menambah kemahiran pekerja.
Kaedah latihan termasuklah pusingan kerja, buat modul atau kerja
kumpulan
b. Latihan perantisan atau di luar masa kerja
-

Latihan yang diberikan kepada pekerja diluar pada waktu kerja

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

- 13
- 13 -

- program melatih kemahiran seperti juruelektrik, juruteknik yang lebih

kepada teknikal ataupun yang tiada kaitan dengan tugas yang
dilakukan tatapi masih ada pertalian lagi dalam organisasi sepperti
sambung belajar diperingkat lebih tinggi bagi seorang guru
berkelulusan SPM.
- Kaedah latihan termasuklah kursus, seminar, bengkel ataupun
kolokium dan simposium.

Soalan :
1.

Terangkan secara ringkas proses penstafan

2.

Apakah fungsi perancangan sumber manusia?

3.

bagaimanakh proses pengambilan pekerja dilakukan?

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)

Kod Kertas

E 030 4 / M09 / KP3

Muka surat : 1 drpd 13

-Page

- 14
- 14 -

Rujukan:
Robert, Wayne Mondy.1986. Proses Penstafan(Human Resource Management).

`
Modul 09-Kertas Penerangan

Cawangan Pembangunan Kurikulum

2010(versi 1)