EFFECTIVE MEETING

SKILL

MESYUARAT (MEETING)

MERUPAKAN PERHIMPUNAN TIGA ATAU

LEBIH YANG MANA MEMBINCANGKAN
TENTANG SESUATU PERKARA UNTUK
MENCAPAI SESUATU OBJEKTIF.
MESYUARAT DI ANGGAP BERJAYA
APABILA TELAH MENCAPAI OBJEKTIFNYA
PADA MASA YANG SINGKAT

TUJUAN MESYUARAT.

MEMBERI MAKLUMAT.
MENDAPATKAN MAKLUMAT.
MENGUMPUL PENGETAHUAN DAN
PENGALAMAN UNTUK MENYELESAIKAN
MASALAH.
MEMBUAT KEPUTUSAN, DENGAN ADANYA
HAK DAN KUASA.
MEMBENTUK KERJASAMA.
MEMBINCANGKAN TENTANG
KETIDAKPUASAN.

KEPERLUAN MESYUARAT.

Mesyuarat yang sah memerlukan:PENGURUSAN UNTUK

MENGADAKAN MESYUARAT
HENDAKLAH DENGAN CARA YANG
BETUL.
IANYA MESTILAH DITUBUHKAN
DENGAN BETUL.
IANYA MESTILAH DIJALANKAN
DENGAN BETUL.

PENGURUSAN UNTUK MENGADAKAN

MESYUARAT

NOTIS JEMPUTAN MESYUARAT DIHANTAR

KEPADA AHLI, WALAUPUN SAKIT ATAU DI LUAR
NEGERI.
MASA NOTIS DAN TARIKH MESYUARAT
MESTILAH MENCUKUPI.
NOTIS BEBAS DARI PENGIRAAN
MENGELIRUKAN.
NOTIS MESTILAH MENGANDUNGI MAKLUMAT
SEPERTI TEMPAT, TARIKH, HARI DAN MASA
MESYUARAT.
NOTIS DIKELUARKAN OLEH SETIAUSAHA.

PENUBUHAN MESYUARAT YANG

BETUL.
PERLANTIKAN PENGURUSI
MESYUARAT MESTILAH SAH.
IANYA MESTILAH MEMPUNYAI SATU
KORUM UNTUK MEMULAKAN
MESYUARAT.
IANYA MESTILAH MEMPUNYAI
KORUM UNTUK MENGEKALKAN
MESYUARAT TERSEBUT.

PERLAKSAAN MESYUARAT.
Untuk melaksanakan mesyuarat,
ianya
PENGERUSI
MESTImengikut
MEMASTIKAN
mestilah
BAHAWA PERKARA
DIBINCANGKAN
peraturan
untukYANG
mengadakan
ADALAH DIDALAM SKOP MESYUARAT.
mesyuarat
:
PENGERUSI MESTI MEMBENARKAN
CADANGAN YANG SAH DAN
PEMBETULAN YANG BERKAITAN.

JENIS JENIS MESYUARAT

MENSYUARAT FORMAL.
MESYUARAT TIDAK
FORMAL

MENSYUARAT FORMAL

MESYUARAT INI DIADAKAN

SETELAH SEMUA AHLI MESYUARAT
DIBERITAHU TERLEBIH DAHULU
SECARA BERTULIS BEBERAPA HARI
SEBELUM MESYUARAT.
NOTIS MESYUARAT BIASANYA
DISERTAKAN DENGAN AGENDA.

MESYUARAT TIDAK
FORMAL

NOTIS SEGERA SAMADA DENGAN

NOTA RINGKAS ATAUPUN DENGAN
PERCAKAPAN SAHAJA.
PERBINCANGAN PERKARA YANG
WUJUD SECARA TIBA TIBA.
TIADA AGENDA DAN TIDAK
MEMPUNYAI REKOD TENTANG APA
YANG BERLAKU DI DALAM
MESYUARAT TERSEBUT.

JADUAL PERLAKSANAAN MESYUARAT

MULA
JADUAL MESYUARAT
BILA DAN DIMANA
OBJEKTIF, AGENDA DAN MEMO
SEMAKAN KEMUDAHAN
PERJALANAN MESYUARAT
KEPUTUSAN
PENYEDIAAN MINIT
TINDAKAN SUSULAN
TAMAT.

NOTIS MESYUARAT

Nama persatuan atau kumpulan.

Tajuk NOTIS MESYUARAT.
Hari, tarikh, dan masa mesyuarat.
Tempat dimana mesyuarat akan diadakan.
Tandatangan, nama dan jawatan orang
yang mengeluarkan notis, biasanya
setiausaha.
Tarikh mengeluarkan notis tersebut.

Sebelum mesyuarat ;
1)Menentukanagenda, tarikh, masadantempat
mesyuaratbersamapengerusimesyuarat.
Merancangperuntukanmasauntuksetiap
perkaradalamagenda
2)Membuattempahan bilik mesyuarat secara
bertulis,memberimaklumatlengkapmesyuarat
sepertinamaAJK,namapengerusi,nama
setiausaha,tarikhmasamula,masadijangka
tamatdanbilangananggotayangakanhadir.

SEMASA MESYUARAT

Catatkan minit mesyuarat.

Senaraikan kehadiran mesyuarat.
Perkara perkara penting
dibincangkan dalam mesyuarat.
Keputusan keputusan mesyuarat.
Tindakan tindakan susulan.

Selepas mesyuarat
Penyediaan minit

Mendapatkan persetujuan pengerusi

untuk draf minit mesyuarat tidak
lewat dari 3 hari selepas mesyuarat,

Disemak oleh pengerusi

Disahkan dalam mesyuarat

Mengedarkan minit mesyuarat kepada
ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu
selepas mesyuarat dijalankan

format/bentuk minit mesyuarat.

Minit mesyurat(yang berkaitan)

Tarikh:
Hari :
Masa:
Tempat :

Kehadiran : ( Senarai ahli yang hadir)

Tidak hadir: (senarai ahli yang tidak hadir)
Agenda mesyuarat :
perutusan pengerusi, pengesahan,perkara berbangkit

Perkara

Agenda

Tindakan

KEBAIKAN MENGADAKAN
MESYUARAT
1.

2.

Lebih pengetahuan dan

pengalaman boleh dibawa
berbincang dan lebih maklumat
boleh didapati.
Perbincangan biasanya
menguntungkan kerana ide ide
dibentuk atau jalan penyelesaian
baru boleh dicadangkan melalui
mesyuarat itu sendiri.

KEBAIKAN MENGADAKAN
MESYUARAT
3.

Pengaliran komunikasi kearah

bawah (downward) dan kearah
atas (upward) diperbaiki dan
komunikasi mendatar (horizontal)
boleh membantu dengan
menetapkan mesyuarat pengurus
yang tetap.

SUSUN ATUR BILIK

MENSYUARAT


Contoh kedudukan atau susunan bilik mesyuarat.

1. Mesyuarat memberi maklumat

Contoh1

Meja
pengucap/
penyampai

Contoh kedudukan atau susunan bilik mesyuarat.

Contoh 2
Meja
penyampai

Mesyuarat membuat
keputusan

Jamuan
ringan

Elemen
Mesyuarat maklumat

Mesyuarat membuat
keputusan

Bilangan perserta

Tidak di hadkan

Bilangan kecil sebaiknya

kurang dari 20 orang

Siapa perlu menghadiri

Sesiapa yang perlu mengetahui

Yang bertanggungjawab dan

dapat menyumbang

Proses komunikasi

Satu hala, iaitu pemimpin kepeda

peserta , tiada peluang untuk
menyoal

Perbincangan interaktif
antara semua yang hadir

Susunan bilik mesyuarat

Perserta menghadap ke depan

bilik seperti bilik darjah

Perserta menghadapi satu

sama lain- cara persidangan

Cara mengerusi yang

paling berkesan

autoritatif

penyertaan

Penekanan patut kepada

isi

Interaksi dan penyelesaian

masalah

Kunci kejayaan

Perancangan dan penyediaan

maklumat yang hendak
dipersembahkan

Suasana mensyuarat yang

menggalakkan pertukaran
pendapat yang bebas dan
terbuka.

ELAKKAN PERKARA BERIKUT

1.
2.

3.

4.
5.

Mesyuarat yang terlalu kerap

Tiada perkara penting yang
dibincangkan
Mesyuarat pada waktu yang tidak
sesuai
Perkara yang tiada kaitan
Tidak melakukan persiapan

KESIMPULAN

Kejayaansesuatumesyuaratitubergantung
kepadakerjasamadankomitmensemuaahli.
Tanpakerjasamadarimerekasesuatu
mesyuaratituhanyaakanmenjadisuatu
perbualankosongyangtidakbermaknadanini
akanmerugikanmasa,tenagadanwangringgit.
Penentuutamakepadakejayaaniniadalah
pengerusi,dimanabeliaumemainkanperanan
pengerusi
pentinguntukmenentukanhalatujusesuatu
mesyuaratitu.

Diantaracirri-ciripengerusiyangbaikadalah:
pengerusi

perawakan yang tenang dan mesra

keupayaan untuk berfikir secara jelas dan objektif
mempunyai pengetahuan yang lengkap mengenai prosedur
supaya dapat mengawal perjalanan mesyuarat dengan baik
pandai berjenaka dan penyabar
Tugas seorang pengerusi mesyuarat lebih kepada
pentadbiran, manakala setiausaha lebih terlibat dengan
tindakan yang patut dijalankan.
Bidang kuasa yang dipunyai oleh pengerusi adalah mutlak
dan adalah amat penting bagi pengerusi jelas mengenai
kaedah menggunakan kuasa yang ada dengan saksama.