RUMAH SAKIT uMUM MATERNA (@) Front Office No. Dokumen Revisi Halaman wi STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit Ditetapkan oleh 18 November 2010 Direktur (Dr.Richard Sutanto, Aifk. MHA) Tatacara memberikan layanan informasi kepada masyarakat A. Jenis Kegiatan : 1. Layanan informasi Langsung. 2. Layanan Informasi tak langsung. 3. Layanan pelanggan/Custumer Service. 4. Membuat laporan kegiatan. B. Masyarakat yang dilayani : 1. Masyarakat Dalam : Direktur, Karyawan rumah sakit dan keluarganya. 2. Masyarakat Luar : Pasien, keluarga pasien dan masyarakat umum pengguna jasa rumah sakit. Tujuan ‘Memberikan layanan informasi yang lengkap dan baik Kebijakan Prosedur Petugas Pelayanan : 1. Koordinator Protokoler dan Penerangan Umum ( sebagai penanggung jawab ). 2. Pelaksanaan Front Office. ‘A-Memberikan pelayanan tentang : 1. Layanan informasi Langsung. 2. Layanan Informasi tak langsung. 3. Layanan pelanggan/Custumer Service. 4, Membuat laporan kegiatan. B Masyarakat yang dilayani 3. Masyarakat Dalam keluarganya. 4, Masyarakat Luar : Pasien, keluarga pasien dan masyarakat ‘umum pengguna jasa rumah sakit. C. Jenis Informasi yang diberikan : 1. Prosedur rawat jalan bagi pasien baru, pasien lama, baik pribadi, jaminan perusahaan dan Askes. 2. Prosedur rawat inap bagi pasien pribadi, jaminan perusahaan dan Askes. Jadwal praktek dokter di RS. Materna Medan. Jadwal praktek dokter di luar RS, Materna Medan. Fasilitas layanan rumah sakit. Pasien yang sedang rawat inap/ dirawat atau sudah pulang. Lokasi perawatan dan perkantoran yang ada di rumah sakit. Kegiatan yang ada di rumah sakit. Membantu memanggil pengemudi melalui car call, D.Sumber informasi 1. Dari Dalam : Direktur, dokter-dokter dan unit-unit kerja 2. Dari Luar : Mass media, lembaga pemerintahan/swasta, pengguna jasa rumah sakit dan lain-lain. E.Waktu Pelayanan : pukul 07.00 s/d 21.00 irektur, Karyawan rumah sakit dan eer ayae Unit Terkait Protokoller, InformasiRUMAH SAKIT Front Office umum MATERNA No, Dokumen Revisi Halaman 1M STANDAR Tanggal Terbit Ditetapkan oleh PROSEDUR 18 November 2010 Direktur OPERASIONAL (Dr-Richard Sutanto, Aifk. MHA) Tatacara_pelaksanaan kegiatan di Font Office RSU Matera medan Pengertian “ewan dan pedoman pelaksanaan kegiatan Front office schingga terjadi Tujuan keteraturan. Kebijakan Petugas Front Office melaksanakan bal bet Mengambil kunci Front Office di bagian keamanan. 2. Menerkeakebesian ruangan dan sekitamya. 3. Mengeluarkan alat dan perlengkapan informasi : a. Buku Telepon b. Pesawat Telepon ce. CarCall 4, Jadwal praktek dokter e. Buku tarif dan pelayanan yang ada di RS. Materna Medan. f, Buku laporan kegiatan Humas RS. Materna Medan. Prosedur Buku saran. 4, Membaca buku lporan kegiatan humas/RS. Matera Medan dan mencatat informasi kegiatan rumah sakit yang terkait. 5. Memeriksa kembali jadwal praktek dokter dengan ‘menghubungi koordinator Poliklinik untuk ‘memastikan dokter praktek. 6. Menyelenggarakan pengadaan Koran untuk Direktur dan pasien ruang inap VIP. 7. Merapikan/mengembalikan alat-alat ketempat semula setelah kegiatan selesai. 8. Mengembalikan kunci FO ke Bagian Keamanan. Unit Terkait Tnformasi, Front officeRUMAH SAKIT pai Pmberian informasi di @® : No. Dokumen Revisi Halaman Wm STANDAR Tanggal Terbit Ditetapkan oleh PROSEDUR 18 November 2010 Direktur OPERASIONAL (_Dr.Richard Sutanto, Alf. MHA) Tatacara pelaksanaan pemberian Informasi di Font Office RSU Pengertian Matera medan ‘cuan dan pedoman pelaksanaan_Kegiaian pemberian informasi Tujuan schingga terjadi keteraturan. Kebijakan etugas informasi melaksanakan pemberian informasi berupa: 1. Layanan Informasi langsung : Memberikan layanan informasi secara langsung/tatap muka, kepada pengguna jasa FO. 2. Layanan Informasi tak langsung : Memberikan layanan informasi melalui : a. Telepon b. Barang cetakan dan lain-lain. 3. Layanan pelanggan/Customer Servic a. Menerima dan menyaring saran dari pengguna {jasa rumah sakit dan mencatat dalam buku saran atau keluhan. b, Menyelesaikan permasalahan yang dikelubkan Prosedur pasien pengunjung bila memungkinkan. c. Menyampaikan keluhan/saran ke bagian yang bersangkutan. cd. Menindak lanjuti saran/keluhan yang tidak dapat terselesaikan pada saat itu dengan melaporkan kepada atasan/koordinator/Ka, Bag. Humas/Direktur. 4. Membantu kegiatan petugas Humas di kelompok kerja yang lain bila diperlukan. 5. Membuat laporan kegiatan : a. Setiap selesai kegiatan. b. Setiap bulan. ©. Setiap saat diperlukan, Unit Terkait InformasiRUMAH SAKIT uMUM MATERNA, ® PEMBERIAN LAYANAN TELEPON No. Dokumen Revisi Halaman aia ‘STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Terbit Ditetapkan oleh 18 November 2010 Direktur (Dr.Richard Sutanto, Aifk. MHA) ‘Memberikan Tayanan telepon kepada masyarakat, A. Jenis Kegiatan : 1. Melayani telepon dari dalam. 2. Melayani telepon dari lar. 3. Melayani kebutuhan telepon bagi pasien rawat inap VIP. 4. Pelayanan Informasi. 5. Membuat laporan kegiatan. B. Masyarakat yang dilayani 1. Masyarakat Dalam : Direktur dan Karyawan RS. Materna Medan. 2. Masyarakat Luar : pengguna jasa telepon rumah sakit. CC. Jenis Informasi : 1. Daftar nama pasien VIP. 2. Daftar nomor telepon rumah sakit lain, Lembaga pemerintah & swasta, dokter, karyawan RS. Materna Medan dan keluarganya serta nomor penting lainnya. 3. Jadwal praktek dokter di RS. Materna Medan dan diluar RS. Materna Medan. 4. Fasilitas pelayanan rumah sakit. 5. Informasi umum lainnya. D. Sumber Informasi 1. Direktur 2. Unsur terkait 3. Dokter/karyawan/masyarakat yang berkepentingan. E. Waktu Pelayanan : 24 jam F. Petugas Pelayanan : 1. Koordinator Protokoler dan Penerangan Umum ( sebagai penanggung jawab ). 2. Pelaksana PLT. Tujuan ‘Acuan dan pedoman dalam pelaksanaan pemberian Tayanan telepon kepada masyarakat Kebijakan Prosedur Petugas informasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut: A. Kegiatan Umum : 1. Memeriksa peralatan telepon. 2. Memeriksa kebersihan peralatan dan ruangan, 3. Membaca buku laporan kegiatan PLT. 4, Mencari informasi kegiatan rumah sakit ke FO. B. Kegiatan Khusus : 1. Melayani telepon dari dalam :|. Pelayanan informa: ‘Melayani telepon dari dalam dan menyambungkan ke “NOMOR” sesuai permintaan dengan cara : a. Tekan tombol “RELEASE”, ucapkan salam — PLT. Catat permintaan yang dikehendaki, Tekan angka 0 (nol). Tekan nomor permintaan. Setelah ada nada sambung, tekan sekali tombol “FORTH” dan tekan sekali tombol “EXTENSION CALL”. Melayani telepon dari luar : ‘Melayani telepon dari luar dan menyambung ke “NOMOR? sesuai permintaan dengan cara : a. Tekan sekali tombol “MUTE”, ucapakan salam PLT. b. Sambungkan permintaan. ¢. Tekan sekali tombol “FORTH” dan tekan sekali tombol “EXTENSION CALL”. ‘Melayani kebutuhan telepon bagi pasie rawat inap VIP: a. Menghidupkan billing system, sejak pasien masuk rawat inap. b. Mengeluarkan data tentang penggunaan telepon khusus pasien rawat inap VIP, bila pasien akan pulang. : memberikan informasi bila iperlukan kepada pengguna jasa telepon. epee . _Membantu kegiatan petugas Humas di Kelompok Kerja yang lain bila diperlukan. Membuat laporan : a. Setiap selesai kegiatan, b. Setiap bulan. ¢._Setiap saat bila diperlukan. Unit Terkait Informasi