Pengurusan Fail Panitia

Oleh:
En. Ahmad b. Md Isa
STAR 2012

Fail = Dokumen
Dokumen ialah sesuatu catatan
bertulis mengenai sesuatu perkara &
bernilai dalam sesuatu masa atau
ketika
Bahan rujukan dari masa ke masa
Penanggungjawaban responsibility
Nilai perundangan
Nilai arkib

Ciri-ciri Sistem Fail

Bersistematik
Mudah dirujuk
Mudah diperolehi
Selamat

Jenis Dan Pengelasan Fail

i) Fail Rahsia - Warna merah
ii) Fail Sulit - Warna Hijau
iii) Fail Peribadi
a) Bahagian Pegawai Executive Keatas Warna Merah Jambu
b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna
Kuning

iv) Fail Am (terhad) - Warna putih

v) Sampul Kecil - Warna putih

Kod Fail
Sistem Mengenal Kod Fail
Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai
perkara berikut ;i) Nama Kod Pendek Organisasi
ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada
iii) Tajuk Indek Perkara Utama.
iv) Perjenisan Perkara kedua.
v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya

Contoh XXX/2.04/i -1
XXX = Nama Kod Organisasi
/2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
1 = Jilid Fail = Jilid Satu
Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik
Mesyurat Utama

Sistem Pengurusan Fail Panitia

1.Fail Pengurusan Am Panitia
2.Fail Mesyuarat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Surat Menyurat Panitia
5. Fail Dokumentasi Panitia
6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia
7. Fail Bank Soalan
8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru
9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota
10. Fail Ko-Akademik Bahasa

Jemaah Nazir

FAIL 1:PENGURUSAN AM

Buku Pengurusan Panitia

Visi, Misi dan Matlamat
Struktur dan Carta Organisasi
Takwim & Carta Gantt Tahunan
Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

FAIL 2:MESYUARAT PANITIA

1.Takwim Mesyuarat Panitia

2.Surat Panggilan Mesyuarat
3.Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat
4.Buku Catatan Minit
5.Laporan Minit Mesyuarat

FAIL 3:MAKLUMAT AHLI PANITIA

1.Senarai nama ahli panitia
2.Biodata Ahli panitia:- butiran
peribadi- kelulusan- pengalaman
mengajar- kursus/latihan dihadiri (3
tahun)- tugas-tugas khas
(KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri
3.Agihan guru mengikut Tingkatan
4.Jadual Waktu Peribadi Guru

FAIL 4:SURAT MENYURAT

1.Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)
2.Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)

FAIL 5:DOKUMENTASI PANITIA

1.Pengurusan Strategik (5 tahun)
2.Senarai Buku Rujukan/Teks
3.Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan
kurikulum& panitia sahaja)
4.Senarai program khas/inovasi guru/kajian
tindakan
5.Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)
6.Laporan program/aktiviti
panitia/kecemerlangan
7.Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan
MengajarTahunan/Harian (contoh)

FAIL 6:PENILAIAN & PEPERIKSAAN

1.Pengurusan Headcount (HC1-HC6)

2.Post Mortem (PM1-PM2)
3.Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)
4.Laporan Analisa Peperiksaan
dalaman & awam

FAIL 7:BANK SOALAN

1.Koleksi Soalan Peperiksaan
Dalaman
2.Koleksi Soalan Peperiksaan Awam
3.Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah
luar

 Fail 7 :Penyeliaan dan Pencerapan

Guru
Fail 8: Penyemakan Buku
Latihan/Nota
Fail 9: Ko-Akademik Bahasa

FAIL 10 :Pengurusan Headcount

Panitia
Headcount (HC 1 HC 6)
Post- Mortem (PM1 & PM2 )

Sistem Pengurusan Fail Panitia STAR

1.Fail Mesyuarat Panitia
2. Fail Surat Menyurat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Dokumentasi Panitia
5. Fail Bank Soalan
6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 PM3)
7. Fail Pengurusan Headcount
8. Kerja Kursus Panitia yang berkenaan sahaja
+++++ Tambahan :
9. Fail MBMMBI
10.Fail PLBS / ULBS/ PBS

ISU

Fail tidak dikemaskini

Fail tidak terdapat di tempatnya
Maklumat dalam fail tidak lengkap
Pengurusan fail yang tidak teratur
berada di merata tempat
Fail hanya akan dibuka bila ada
pemantauan ???

Cerita Duit Syiling 1 sen

Setiap kita boleh diumpamakan seperti
syiling 1 SEN.
Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak
dapatdibeli. Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah
syiling yang ke 100, ia dapat mengubah 99
Sen yang lain menjadimenjadi RM 1
Sendirian tidak penting, berkumpulan atau
berpasukan mampu mengubah segala.
Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi:
1 sen sekeping @ 1 sen pelengkap?

PENUTUP
PENGURUSAN REKOD
YANG BERKESAN
AKAN DIIKTIRAFKAN
KERJA-KERJA KITA
SEPANJANG
PERKHIDMATAN

TERIMA
KASIH