Visoka kola za menadment u turizmu i

informatici u Virovitici

Kolegij: Upravljanje dogaajima i manifestacijama

Pred. Rikard Bakan, mag.oec

 Izraz protokol dolazi od grke rijei protokollos to

znai prvo ljepilo

Proizlazi da je protokol ljepilo koje na okupu dri
slubeni ivot u drutvu
Protokol je dugogodinja i uobiajena praksa koja se
primjenjuje pri slubenim susretima meu ljudima,
posebno meu uglednicima iz svih sfera drutva
Njime je obuhvaen ispravan nain oslovljavanja,
nain odijevanja za pojedini dogaaj, raspored
sjedenja, redoslijed govora i sl.

 Oslovljavanje
Ako dogaaju nazoe visoko rangirane osobe iz inozemstva,

organizator mora stupiti u kontakt s njihovim

veleposlanstvom kako bi se obavijestio o redu prvenstva
(preseansu) i titulama koje valja koristiti u oslovljavanju i
komunikaciji
Kada se radi o nazonosti uglednika iz dravnih tijela,
organizator takoer mora usko suraivati s njihovim
protokolom
Odijevanje

Prikladan nain odijevanja za pojedina dogaanja trebao bi

biti naveden u pozivnicama

Iskaznice s imenima trebale bi se nositi na desnoj strani kako
bio bile vidljive prigodom rukovanja

 Protokol za govornike
Govornici moraju biti unaprijed obavijeteni i imati

popis svih gostiju koje trebaju pozdraviti i to prema redu

prvenstva.
Voditelj ili najavljiva morao bi imati saznanja o trajanju
pojedinih govora kako bi mogao planirati vrijeme u
koordinirati redoslijedom
Isto tako predvieno vrijeme trajanja vano je radi
dogovora s cateringom kako se ne bi dogodilo primjerice
da govornike ometa zveckanje tanjura i pribora prilikom
posluivanja

 Pravila sjedenja
Ovise o vrsti dogaaja i eljama organizatora ili

naruitelja
Navodimo nekoliko karakteristinih:
Ako postoji samo jedan stol, domain i domaica obino

sjede na suprotnim stranama stola, no koji put i na sredini

stola jedan nasuprot drugog
Mukarac s najviim rangom u pravilu sjedi desno od
domaice, dok supruga mukarca s najviim rangom ili ena s
najviim rangom sjedi zdesna domainu
Kod rasporeda sjedenja dobro je koristiti kartice s imenima

 Odabir mjesta odravanja dogaaja

Meu najvanijim pitanjima prilikom odabira prostora

dogaaja su:
Opseg dogaaja i brojnost publike
Prikladnost lokacije za organizaciju dogaaja
Pozornica ili prostor za nastup te igralite (kod sportskih

dogaanja)
Mogunosti prijevoza i dovoza opreme te parkiranje
Blizina smjetajnih kapaciteta i drugih atrakcija
Broj, dostupnost i blizina dobavljaa ukljuujui i catering
Tehnika podrka
Upravljanje prostorom

 Pregledom lokacije treba se razmotriti:

Usklaenost prostora s temom dogaaja

Udobnost prostora za publiku
Vidljivost za gledatelje
Prostori za skladitenje
Ulazi i izlazi
Pozornica ( ako je potrebna)
Oprema dostupna na licu mjesta
Mogunost prekrivanja u sluaju loeg vremena
Sigurnosna pitanja (mogunosti osiguranja)
Pristup vozilima za hitne sluajeve
Plan evakuacije

 Razvoj teme
Tema dogaaja mora biti podrana u svim njenim

elementima
Ureenje, osvjetljenje, zvuk, posebni efekti

Tema se moe poduprijeti slijedeim kreativnim

elementima:
Bojom
Izborom lokacije na otvorenom (karakteristinim

krajobrazom)
Umjetnikim programom (ples, predstava, film)
Humoristinim nastupima ili elementima

 Zabava
Mora biti u skladu s temom dogaanja
O temi ovisi izbor vrste glazbe, vizualnih efekata, broj

izvoaa i sl.
Ureenje
Obuhvaa mnoge stvari od odabira karakteristinih boja

(zastora, stolnjaka, prekrivaa za stolice, balona i sl.), do

rekvizita i cvjetnih aranmana

 Razmjetaj
Organizacija i razmjetaj unutar prostora kljuan je za

uspjeh dogaaja
Raspored stolova mora se unaprijed dogovoriti s
naruiteljem
Kada na dogaaju gosti sjede za stolovima vano je
napraviti plan rasporeda u mjerilu ( s dimenzijama
stolova i stolica) kako bi se izbjegli problemi pri
komunikaciji gostiju i posluge

 Osvjetljenje i posebni efekti

Osvjetljenjem se mogu postii spektakularni efekti, posebno

kod nonih dogaanja

Najbolje je angairati strunjake za vizualne efekte jer
osvjetljenje moe pridonijeti uspjehu dogaanja i vie nego
to se to misli
Zvuk
Glazba snano utjee na raspoloenje
Glasnoa mora biti na pravoj razini (da svi uju, a da ne bude

preglasna)
Vano je angairanje strunjaka za ozvuenje i akustiku
Prostori izgraeni od betona vrlo negativno djeluju na zvuk
pa se obvezno moraju stavljati zastori

 Vizualni efekti
Obuhvaaju projekcije slika, video uradaka, prezentacija

i slino, na velikim ekranima, zaslonima ili platnima

Vrlo est na razliitim dogaanjima velike povrine za
projekciju koriste se za prijenos dogaaja uivo
Vano je povrine za projiciranje postaviti tako da budu
vidljive iz svih prostora gdje je smjetena publika
Kod dogaanja poput konferencija, seminara, kongresa
vano je omoguiti koritenje raunalnih programskih
paketa za prezentacije koje koriste govornici i prezenteri
Vano je svakom od govornika osigurati dovoljno
vremena prije samog dogaanja da isprobaju opremu

 Pozornica
Obino se angairaju tvrtke koje se bave najmom i

postavljanjem koje nas mogu savjetovati o veliini, obliku i

smjetaju pozornice
Najvanije je imati na umu potrebe publike ali i izvoaa
(vidljivost, blizina publike, interakcija izvoaa i publike)
Stadioni i ostala mjesta za dogaaje na otvorenom
Vidljivost za publiku vrlo je vana
Postavljanje medijske opreme za praenje dogaaja vrlo je

vana te je moramo planirati prije nego to se ulaznice puste u

prodaju kako se ne bi dogodilo da se prodaju mjesta s kojih e
zbog postavljanja opreme vidljivost biti smanjena
Dobro je planirati postavljanje i dobar razmjetaj ekrana za
projiciranje dogaaja uivo

 Odravanje pokusa
Slui organizatoru ali i izvoaima kako bi provjerili

funkcioniraju li svi elementi na odgovarajui nain

Tehnike pogreke za vrijeme odravanja dogaaja odraz
su neprofesionalnosti
Za svaku situaciju treba imati rezervni plan
Dupli set opreme za ozvuivanje
Kopije snimki (video i zvunih)
agregati u sluaju nestanka el. energije

 Za odravanje dogaaja kljuno je osigurati nesmetanu

opskrbu:

Vodom
Plinom
Elektrinom energijom
Telekomunikacijskim mreama

Prijevoz i upravljanje prometom

Isplanirati prijevoz za sudionike i publiku (dostupne vrste

prijevoza, izrada planova s voznim redovima, plana gradskog

prijevoza i sl.)
Kod nekih dogaanja biti e potrebno zatvoriti promet na
pojedinim lokacijama pa je vana koordinacija s vlastima i
osiguravanje alternativnih pravaca

 Dogovaranje cateringa
Najbolje je angairati specijalizirane tvrtke
Oni sastavljaju ponudu ovisno o raspoloivom proraunu
Vrsta kuhinje i tip usluge imaju najvei utjecaj na trokove
Catering za odreena ddogaanja predstavlja veliki izazov

(zbog velikog broja ljudi) pa ga profesionalno mogu odraditi

samo vrlo iskusni pojedinci i tvrtke
Posluivanje pia:
ank bez domaina ( gosti sami naruuju i plaaju)
Besplatno nuenje pia koje posluuju konobari (manji asortiman)
Otvoreni bar s velikom ponudom ( za gala dogaanja )

 Organizacija smjetaja
Vrlo je bitan element poglavito kod velikih dogaanja
Najbolje je ovaj posao prepustiti specijaliziranim

turistikim agencijama koje mogu stvoriti paket

aranmane
Upravljanje okoliem
Zagaenje
Voditi brigu o buci, odlaganju jestivih ulja, osiguravanju
oznaenih kontejnera za selektiranje otpada
WC-i
Dobro isplanirati broj dodatnih prijenosnih WC-a uz
uvaavanje sastava publike i izvoaa