SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH

KUALITI ( SPSK ) NEGERI JOHOR

DISAMPAIKAN OLEH:
AZMAN BIN SAFII
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

SPSK Merupakan Sistem Pengurusan

Sekolah
di Negeri Johor yang
mengikut Standard
Kualiti MS ISO
9001:2008 dan disebut
Sistem
Pengurusan Sekolah Kualiti.
SPSK Dilancarkan perasmiannya oleh
Tuan Haji
Markom bin Giran,
Timbalan Pengarah
Pelajaran Johor di
Pusat Latihan
Teknologi Tinggi
di Batu Pahat pada 28
April 2009

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

SPSK Sekolah Rintis SPSK yang dipilih

sebanyak
115 sekolah menengah
dan 105 sekolah
rendah di Johor.
SPSK Tujuan Sekolah Rintis SPSK:1.Meningkatkan pengurusan sekolah
kualiti ke arah MS ISO 9001:2008 yang
lebih bersistematik, jelas dan berfokus.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

2. Meningkatkan pengurusan kualiti dalam

pengajaran dan pembelajaran mengikut
manual kualiti yang disediakan.
3. Meningkatkan prestasi pencapaian
pelajar melalui tumpuan aktiviti yang
berfokus kepada pelanggan ( pelajar ) di
sekolah.
4. Membantu mencapai matlamat visi, misi
dan slogan Jabatan Pelajaran Johor iaitu
Selangkah Di hadapan dan Johor Top 5

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

SPSK Sekolah Rintis SPSK yang dipilih

mewakili setiap daerah di negeri Johor yang
terdiri daripada sekolah klauster, sekolah
rancangan khas, sekolah rancangan khas
agama, sekolah harian biasa, sekolah
bandar dan sekolah luar bandar.
SPSK - Sekolah Rintis SPSK yang dipilih pada
2009 meliputi 20 % sekolah di Johor, tahun
2010 akan menjadi 50 % dan menjelang
2011 semua sekolah di Johor
menggunakan Sistem Pengurusan Sekolah
Kualiti atau mengikut MS ISO 9001:2008

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

SPSK Skop pelaksanaan SPSK adalah

berfokus
kepada aktiviti Pengajaran
dan
Pembelajaran
SPSK - Sekolah Rintis SPSK menggunakan
standard MS ISO 9001:2008 iaitu
mengandungi:1. Manual Kualiti
2. Prosedur Kualiti
3. Dokumen dan Rekod Kualiti

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Manual Kualiti iaitu:

Menerangkan Dasar dan objektif kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti mengikut
seksyen (Seksyen 4 8 ) dalam standard
MS ISO 9001:2008 dan dasar berkaitan.
Prosedur Kualiti iaitu:Menerangkan proses-proses yang
dijalankan bagi pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti yang mengandungi
17 prosedur utama ( PK )

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Dokumen Sokongan iaitu:Menerangkan dokumen yang menyokong

pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
seperti Akta Pelajaran, Dasar Pendidikan
Negara, Surat Pekeliling Ikhtisas dan
Garis Panduan.
Rekod iaitu:Rekod yang diwujudkan dan
diselenggara sebagai bukti kepada
pematuhan pelaksanaan kualiti

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Perancangan SPSK
1.Objektif Kualiti ditetapkan oleh
Pengarah Pelajaran Johor.
2.Pengarah Pelajaran Johor melantik
Pengetua dan Guru Besar sebagai Wakil
Pengurusan.
3.Di sekolah Menengah, Guru Penolong
Kanan Pentadbiran adalah Pengurus
Kualiti, manakala di sekolah rendah
Guru Besar sebagai Pengurus Kualiti.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Tanggungjawab Wakil Pengurusan adalah:a. Memastikan proses-proses yang

diperlukan
dalam SPSK diwujudkan.
b. Melaporkan prestasi SPSK dan
keperluan penambahbaikan kepada
pengurusan
atasan.
c. Memastikan kesedaran mengenai
keperluan pelanggan diwujud dan
dilaksana

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Wakil Pengurusan melantik Pengurus Kualiti

dan Ketua Juruaudit di sekolah serta
Penyelaras Prosedur.
Tugas Pengurus kualiti adalah:- menyebarkan SPSK kepada warga sekolah
- membantu Wakil Pengurusan melaksanakan
SPSK
- memastikan SPSK dilaksanakan sebagaimana
terkandung dalam manual dan prosedur
kualiti

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Tugas Ketua Juruaudit adalah

1. Merancang Jadual Audit Dalam
2. Menentukan auditee yang terlibat
semasa
Audit Dalam dijalankan.
3. Menetapkan masa yang sesuai
bagi Juruaudit membuat
pengauditan.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Penyelaras Prosedur :1. Dilantik oleh Pengetua atau Guru Besar

2. Penyelaras Prosedur dilantik berdasarkan
kesesuaian tugas. Contoh:
Setiausaha Peperiksaan dilantik Penyelaras
Prosedur PK 05 Pengurusan Peperiksaan.
Guru BK dilantik Penyelaras Prosedur PK 13
Pengurusan Bimbingan.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Contoh Penyelaras Prosedur:

Ketua Pembantu Pentadbir ( KPT )
dilantik Penyelaras Prosedur PK 11.
Pengurus Kualiti dilantik Penyelaras
Prosedur PK 12, PK 14, PK 15, PK 16
dan PK 17
Guru Media dilantik Penyelaras
Prosedur PK 09 Pengurusan Pusat
Sumber

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

KAWALAN DOKUMEN
1. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan
Dokumen Sokongan Diluluskan oleh
Pengarah
2. Kawalan Dokumen diselenggarakan
oleh Pengurus Kualiti Negeri iaitu:
- Senarai Edaran Pemegang Dokumen
yang dicap SALINAN TERKAWAL.
- Dokumen dicap SALINAN untuk
Edaran Tidak Terkawal tiada senarai
edaran terkawal.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Contoh SALINAN TERKAWAL

1. Surat Senarai Nama Pemegang
Dokumen
Senarai Nama Edaran
Contoh:
Pengetua SMK Taman Mount Austin
No Senarai Edaran
- 126
PK
- 126 01
PK HEM
- 126 02
PK KOKO
- 126 - 03

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

1. Surat Senarai Nama Pemegang Dokumen

Senarai Nama Edaran daripada PK 1
Ketua Bidang Bahasa
- 12601/01
Ketua Bidang Tek&Vok
- 126-01/02
Ketua Bidang Sains
- 126-01/03
Ketua Bidang Kemanusian
- 12601/04
S/U Peperiksaan
- 126-01/05
Guru GBK
- 126-01/06

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Tanggungjawab dan pengurusan ( Seksyen 5 )

1. KOMITMEN PENGURUSAN:
1.1 Komunikasi kepada semua
1.2 Mewujudkan Dasar Kualiti
1.3 Mewujudkan Objektif Kualiti
1.4 Menjalankan Kajian Semula Pengurusan
1.5 Memastikan sumber yang mencukupi
* TIADA KERJASAMA PIHAK PENGURUSAN
BOLEH DIBERI KETAKAKURAN

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Komunkasi Dalaman
1.
2.
3.
4.
5.
6.

MESYUARAT
TAKLIMAT / PERBINCANGAN
PAPAN KENYATAAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
MEMO DALAMAN
PERHIMPUNAN

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Objektif Kualiti
1. 100 % P & P dilaksanakan
2. 100 % Aduan dan Maklumbalas
pelanggan dilayan.
3. 100 % Murid dapat Perkhidmatan
Bimbingan
4. Peningkatan 3 % atau 65 % lulus
keseluruhan
5. Tanpa Teguran Audit

PROSEDUR KUALITI ( PK )
PK 01 - P. Panatia
PK 02 - P. Jadual Waktu
PK 03 - P. Pengajaran &
Pembelajaran
PK 04 - P. Pencerapan
PK 05 - P. Peperiksaan
PK 06 - P. Semakan Hasil
Kerja Murid
PK 07 - P. Mesyuarat
PK 08 - P. Aduan Pelanggan
PK 09 - P. Pusat Sumber
PK 10 - P. Perkembangan
Staf
PK 11 P. Perolehan dan
Pembelian

PK 12 - P. Kawalan
Dokumen dan Rekod
PK 13 - P. Bimbingan
PK 14 - P. Audit Dalam
PK 15 - Perkhidmatan
Yang Tidak Akur
PK 16- Tindakan
Pembetulan,
Pencegahan dan
Penambahbaikan
PK 17- Kajian Semula
Pengurusan

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PROSEDUR KUALITI
PK 01 PENGURUSAN PANATIA
Objektif- Pengurusan Panatia diurus supaya
setiap subjek meningkat 3 % atau 65 %
keseluruhan dalam tahun semasa.
Tindakan Rujuk PK01SPSK JPNJ 2/3
- Lantik JKKS - Mesyuarat JKKS 2X setahun
- JK Panatia Mata Pelajaran Mesyuarat 4X
- Aktiviti Panatia Program dan Laporan
- Fail Panatia 1 panatia 10 Fail ( rujuk PK 01/1

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PROSEDUR KUALITI
PK 02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU
Objektif Memastikan jadual waktu
disiapkan dalam tempoh 7 hari sebelum
sesi persekolah dimulakan.
- Jadual Waktu Peribadi dan Jadual Waktu
Kelas.
- Jaduaal Guru Ganti Slip ( PK 02/1)
- Rujuk Lampiran PK 02

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PROSEDUR KUALITI
PK 03 PENGURUSAN PENGAJARAN
DAN PEMBELAJARAN
Objektif Memastikan P & P yang telah
dirancang dilaksanakan 100 %
melainkan berlaku perkara di luar
kawalan sekolah.
RPH Tajuk,Objektif,Aktiviti,Nilai/BBM
dan Refleksi.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 03 PENGURUSAN P & P
Sebelum P & P
- Buku Persedian Mengajar sukatan, RPT,
Jadual Waktu Peribadi/Kelas, Takwim,
Senarai Nama Murid dan Headcount.
- RPH Tajuk,Objektif,Aktiviti,Nilai/BBM
dan Refleksi.
Semasa P & P
- Buku Kawalan Bilik Darjah Laporan
Kehadiran dan disiplin Murid
- Melaksanakan P & P mengikut dirancang

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Semasa P & P
- Rekod Peminjaman BBM/ Alatan
( Buku Rekod Pinjaman Peralatan )
Selepas P & P
- Pemeriksaan Hasil Kerja Murid
kumpul buku, semak dan pembetulan
* IKUT LAMPIRAN PK 03

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 04 PENGURUSAN PENCERAPAN
Objektif Memastikan guru-guru yang
mengajar dicerap minimum 2X
setahun
Tindakan Lampiran PK 04
- Memaklumkan ( Minit Mesyuarat )
- Jadual Pencerapan dan Agihan Tugas
- Bincang kekuatan / kelemahan
- Guna Borang Pencerapan

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN
Objektif Memastikan penyedian
soalan dan Pengurusan Peperiksaan
dijalankan dalam 60 hari mengikut
perancangan.
Tindakan Rujuk Lampiran PK 05
- Siap Analisis dalam tempoh 14 hari
dari tarikh akhir peperiksaan.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL

KERJA MURID
Objektif
- 100 % hasil kerja murid disemak.
- Pentadbir memantau semakan
minimum 2 X setahun
- Rujuk Lampiran PK 06

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT
Objektif Memastikan Proses
pengendalian mesyuarat mematuhi
PKPA.
Tindakan Rujuk Lampiran PK 07
- Tindakan Keputusan Minit Mesyuarat.
- Pengurusan Fail

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 08 PENGURUSAN ADUAN
PELANGGAN
Objektif Memastikan proses
pengendalian Aduan dan
Maklumbalas diurus.
Tindakan (rujuk Lampiran PK 08 )
- Daftar Aduan
- Instrument Maklumbalas Pelanggan

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

1. PK 08 Pengurusan Aduan
1.1 Lantik Penyelaras Aduan
1.2 Buku Daftar Aduan
1.3 Borang Aduan
1.4 Maklum kepada pengadu, aduan
diterima
1.5 Lapor Aduan kepada Pengadu
7 hari ( jika perlu spt rasmi )

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 08 PENGURUSAN ADUAN
Maklumbalas Pelanggan
2.1 Instrument Penilaian P & P
2.2 Setiap Guru 10 borang
2.3 Penerangan kepada Pelanggan
supaya murid dapat mengisi
instrument dengan betul.
2.4 Perbincangan bagi guru tidak
kompeten ( Lampiran PK 08 )

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER

Objektif Memastikan 100 % murid
meminjam buku di Pusat Sumber,
minima 10 buah buku.
Tindakan Rujuk Lampiran PK 09
- Kad Pinjaman
- Analisis setiap 6 bulan
- Tindakan Peminjam yang langgar

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 10 PENGURUSAN
PERKEMBANGAN STAF
Objektif Memastikan semua staf
mendapat latihan 7 hari setahun (SPI)
Tindakan
- Rancang - Borang Matriks Kompetensi
- Analisis Keperluan Latihan
- Jadual Perancangan Latihan

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Pelaksanaan Latihan (
Rujuk Lampiran PK 10 )
1.Surat kebenaran Pengetua
2.Borang Permohonan
3.Senarai Calon ( guru )
4.Minit Curai ( anjuran agensi luar )
5.Kumpul sijil dan kemaskini Kad Biru
6.Borang Penilaian Keberkesanan kursus
(Hari akhir kursus dan selepas 3 bulan
kursus)

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 11 PENGURUSAN PEROLEHAN DAN

PEMBELIAN
Objektif Memastikan perolehan
mematuhi Arahan Perbendaharan
dan Tanpa Teguran Audit.
Tingakan
- Mesyuarat JK Kewangan Sekolah
- Memilih Pembekal

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 11 Membuat Pembelian berdasarkan:- Keperluan

- Kedudukan Kewangan
- Pembekal berdaftar ( asrama/KH/Sains )
Kedudukan Stok:- baki stok
- penggunaan bulanan
- kekerapan keperluan
- tarikh barangan dapat dibekalkan
Rujuk Lampiran PK 11

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 11
- Kebenaran pusat Tanggungjawab
( mohon )
- Pesanan Sekolah melebehi RM 100.00
- Pajar Wang runcit
Dokumen Pembelian:
- Salinan asal Pesanan Sekolah, bil, invois
- Perakuan penerima (tandatangan dan
cap )
- Borang Prestasi Pembekal
Lampiran PK 11

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 11
- Rekod stok / iventori

PEROLEHAN:
- terima dan semak bekalan diterima.
- rekod stok dan iventori
- analisis penilaian prestasi pembekal

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 12 PENGURUSAN KAWALAN
DOKUMEN DAN REKOD KUALITI
Objektif Memastikan kawalan dokumen
mengikut prosedur mudah
dibaca,dikenal,diperolehi.
Tindakan
Menyimpan semua dokumen :- Manual Kualiti,Prosedur Kualiti,
Lampiran kualiti, SPI,PKPA,Akta
Pendidikan, Surat Siaran Pendidikan.

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 12
- Semua dokumen Terkawal ada :
- No Salinan Terkawal
- Senarai Edaran Terkawal
- Cap SALINAN TERKAWAL
- Cap DOKUMEN TERKAWAL
- Cap SALINAN ( tidak perlu no salinan
terkawal dan senarai edaran terkawal)
- PENGURUS KUALITI
- Mengurus,mengawal,mengedar
dokumen kualiti

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

KETUA JURUAUDIT merancang dan

mengadakan jadual audit dalam.
Lampiran Kualiti diguna mengikut
kesesuaian dalam prosedur kerja.
Senarai Induk Dokumen Kualiti
- ditanda DOKUMEN TERKAWAL
PK Lampiran 12

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

PK 13 PENGURUSAN BIMBINGAN
Objektif 100 % murid mendapat
Perkhidmatan Bimbingan daripada
Guru Bimbingan
Tindakan ( rujuk PK 13 )
- Perkhidmatan Bimbingan ( Kemahiran
Belajar, Kerjaya, PDM, Motivasi,KK,KI )
- Borang-Borang

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
NEGERI JOHOR

Tindakan:
1.Borang Biodata semua guru GBK & murid
2.Takwim Tahunan
3.Memberitahu Guru Kelas Surat Makluman
4.Bahan untuk murid
5.Borang Penilaian Murid
6.Analisis Prestasi Perkhidmatan.
7.Borang-Borang ( 15 ) PK 13/1,13/3,13/4,
13/5, 13/6 , 13/7, 13/8,13/9,
13/10,13/11,13/12, 13/13, 13/14, 13/15,
13/16

Kualiti .....
Adalah Standard dan
Dipatuhi

Sekian Terima kasih