UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA ~ UFSC PRO-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO HUMANO E SOCIAL DIVISAO DE CAPACITACAO E AFASTAMENTO PARA FORMACAO UFSC MICROSOFT ACCESS 2007 BASICO Ministrante: Isaias Scalabrin BianchiLista de llustracées Figura 1 - Tela Incial Microsoft Access 2007. Figura 2~ Barra de ferramentas de aceso rapido Figura 3 - Guia de comandos, Figura 4 - Conjuntos de Comandos Figura S - Ferramentas contextuais. Figura 6 -Indicador caixa dilogo.. Figura 7 - Galeria Suspensa Figura 8 Estilos oe Figura 8 - Introducio a0 Microsoft Access 2007 Figura 10 - Modelos Locais Figura 11 - Modelos Locais Figura 12- Modelos Locais ~ Contatos. Figura 13 - Banco de dados - Lista de Contatos. Figura 14 ~Comandos Figura 15 -Novo Contato Figura 16 -Tabela de Clientes Figura 17 - Banco de Dados em Branco Figura 18 - Banco de dados em Branco Figura 19 - Banco de Dados em Branco. Figura 20 -Tabela com alguns campos. Figura 21 -Tabela com um registro, Figura 22 - Barra de Ferramentas Exibir Figura 23 -Chave Primaria Figura 24 -Chave Primaria Figura 25 -Propriedades do Campo Figura 26 - Tipo de Dados. Figura 27 - Estrutura banco de dados. Figura 28 - Grupo de Tabelas, Figura 29 ~Tabelas, Figura 30 - Modelos de Tabela Figura 31 - Criar tabela Livros. Figura 32 - Tabela Tipos de Dados, Figura 33 - Assistente Relatorios Figura 34 - Formulirios Modo Design Figura 35 - Formatar campos Figura 36 - Formulério personalizado.. Figura 37 - Menu Registro Figura 38 - Assistente de Relatério... Figura 39 - Formato Relatério Figura 40 - Relatéro Livros. Figura 41 - Assistente de Consulta... Figura 42 - Consulta livros Figura 43 - Tabela Funcionsio Figura 44 - Tabela Projetos e tarefas.Conteiido INTRODUCAO AO MICROSOFT ACCESS 2007 O que é 0 Access 20077. A tela inicial do Access 2007... Galerias do Access 2007 sn CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS.... O que ¢ uma Base de Dados?. (O que ¢ um Sistema de Gestdo de Bases de Dados ?... ‘SGBD'S Relacionais. Criar uma Base de dados a partir de um Modelo... Criar uma Base de dados. Criando um Banco de Dados manualmente Acestrutura de um Banco de Dados TABELAS. Criando Tabelas.. Criando Tabelas em Branco... Criando tabelas baseado em um modelo... Criando Tabelas para um Sistema de Controle de Livro Tipos de Dados dos Campos... FORMULARIOS..... Criando Formularios. RELATORIOS CONSULTAS.. REFERENCIAS. 10 10 16 7 24 25, or 25 26 27 28 30 31 33 36 39INTRODUGAO AO MICROSOFT ACCESS 2007 O que é 0 Access 2007? 0 Access 2007 ¢ 0 programa de banco de dados que faz parte do pacote de escritério Office 2007, da Microsoft. Com o software, 0 usuario pode criar diversas aplicagdes, como um pequeno controle de estoque, lista de livros, cadastro de clientes, registros de aulas, entre outros. A tela inicial do Access 2007 © Access 2007 possui uma interface diferente das versdes anteriores do programa. Na primeira tela do software, é possivel visualizar facilmente varios recursos, entre eles, a opcdo de acessar modelos pré-prontos de aplicacées de contatos, projetos, tarefas, eventos, entre outros. Também é possivel acessar varios modelos através da conexao on-line do Access 2007 ao site do programa na internet. A Figura 1 apresenta a tela inicial do Microsoft Access 2007. Figura 1 - Tela Inicial Microsoft Access 2007Ao olhar o programa pela primeira vez, 0 usudrio poderé sentir falta dos tradicionais menus no topo da tela. No Access 2007, 0 acesso aos principals recursos é feito através de uma pequena barra no campo superior esquerdo da janela. Clicando No botdo com 0 simbolo do Microsoft Office (chamado de Botdo Office), & possivel acessar as opgGes de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar projetos. rit rig] Figura 2 ~ Barra de ferramentas de aceso rapido Guias de Comandos: as guias de comandos sio as abas disponiveis na faixa de opgdes. Essas gulas esto localizadas logo abaixo da barra de titulo da janela. Algumas das abas disponiveis so: inicio, criar, dados externos, ferramentas de banco de dados, e assim por diante. Essas guias so selecionadas de acordo com a nossa necessidade. Por exemplo, imagine que vocé precisa configurar em um documento do Access 2007 a fonte, tamanho da fonte, negrito, itdlico e alinhamento. Nesse caso basta vocé selecionar a guia de comandos Inicio que todas essas opgdes serao exibidas na faixa de opgoes.Figura 3 - Guia de comandos Conjuntos de Comandos: 0s conjuntos de comandos sao nada mais do que as opcdes que séo exibidas na faixa de op¢es, quando vocé seleciona uma guia de comandos. Portanto, essas opgdes sempre sero diferentes dependendo da guia de comandos que vocé selecionar Figura 4 - Conjuntos de Comandos Comandos Contextuais: esses so os comandos mais especificos, que aparecem somente quando um determinado objeto é selecionado, Figura 5 - Ferramentas contextuals Outro componente importante dessa nova interface do Microsoft Office 2007 € 0 iniciador de caixa de dislogo. Esse iniciador esta disponivel para alguns conjuntos de comandos na faixa de opgées e é representado por uma pequena seta, sempre do lado direito do nome do conjunto de opgSes. Por exemplo, na guia de comandos Inicio do Access 2007, no conjunto de comandos Fonte nés temos um iniciador de caixa de didlogo. Ao clicar nesse iniciador, seré exibida uma tela com as demais opcdes disponiveis, relacionadas com as fontes. Nessa tela, basta fazer as configuragdes desejadas e clicar em OK. A Figura 5 ilustra esse primeiro tipo de iniciador de caixa de didlogo.ater a NZ 8A) >| Fonte Gy Iniciador da Caixa de Didlogo Figura 6 - Indicador caixa diélogo Galerias do Access 2007 Esse é um novo recurso extremamente interessante no Microsoft Office 2007. Com essas galerias ficou muito mais facil vocé visualizar as opcées disponiveis & também aplicar essas opcdes em um documento. Temos as galerias mais simples, que apresentam poucas opcdes € estdo localizadas juntamente com os conjuntos de ‘comands, na faixa de opgées. E temos também as galerias com mais opgées. Banco de Dados do Ae Exportar 0 objeto selecionado para um Danco de dados do Access =} Requivo XM, Exporter 0 objeto teleionado para um arquivo YL == Banco de Dados OBC Exportar 0 objeto selecionade para um bbanco de dados ODBC, come @ Ql Sener Fm) Documenta HTL J) Exportaro objeto selecionade para um socumenta HIM Joes, Arquivo do dBase Expartar o objeto selecionado para um rquive do dBase Je) Arquivo do Paradox Exportar 0 objeto selecionado para um arquivo do Parador Arquivo do Lotys 123 Expottar o objeto selecionado para um arquivo do Lotut 1-2-3 Jo Mesciarcom o Microsoft Office Word mj Uiar oAssistente de Rial Oiete do Word YE paramesda daaos Figura 7 - Galeria Suspensa Um detalhe interessante dessas galerias 6 que basta posicionar 0 mouse em cima da opedo desejada que vocé ja poder visualizar o efeito que seré aplicado. Veja a Figura 8. Nessa Figura selecione um texto qualquer, cliquei no botao que expande a galeria de estilos e simplesmente posicionei o cursor do mouse em um estilo. O textoautomaticamente jé herdou as configuragées dos estilos. Para voltar para o formato normal, basta eu tirar o cursor do mouse de cima do estilo. E para aplicar definitivamente esse estilo, basta eu clicar sobre o estilo desejado. Esse recurso é mais utilizado no Excel e Word 2007, Banas Figura 8 - Estilos CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS. 0 que é uma Base de Dados? Uma base de dados é qualquer coleco organizada de dados, respeitante a um determinado assunto, que tem como objetivo armazenar informagdo num computador © que € criada com o propésito de facilitar 0 acesso a esses dados pelos uti does. Neste caso, a informacao pode ser entendida como um conjunto de dados em forma de texto, numeros ou gréficos. No nosso quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados nao informéticas, embora de uma forma inconsciente. Com efeito, uma simples agenda telefénica, uma colegio de selos ou lista de livros ou ed's, sendo colecdes de dados organizados, constituem bases de dados. A apresentacdo dos dados geralmente & semelhante 4 de uma planilha eletronica, porém os sistemas de gestéo de banco de dados possuem caracteristicas especiais para 0 armazenamento, classificagao, gestdo da integridade e recuperacao dos dados. Para entender melhor as Linhas e Colunas de um banco de dados, pense em uma clinica médica onde cada paciente tem sua pasta com seus dados pessoais e 0 histérico médico, as linhas so as fichas e as colunas so as informacdes das fichas,Com um banco de dados € possivel gerenciar numero de vendas, registrar alunos de uma escola, cadastrar a propria coleco de DVDS, CDS e fitas de video. Um banco de dados pode ajudar a inserir dados com maior facilidade, pesquisar, criar relatorios, etiquetas e malas diretas. Toda a Informagdo de um Banco de Dados do Microsoft Access é armazenada em Tabelas, que na linguagem dos Banco de Dados, também sio chamadas de Entidades. Por exemplo, poderiamos ter uma Tabela "Clientes", onde seriam armazenadas informagées sobre os diversos clientes. Sobre cada um dos clientes poderiamos armazenar informagées tais como: Nome, Rua, Bairro, Telefone, CEP, Data de Nascimento, etc. Essas diversas caracteristicas de cada Cliente so os "Atributos” do Cliente, muitas vezes chamados de campos da entidade Cliente. "O Conjunto de todos os Atributos de um cliente e os valores dos atributos é o que forma o Registro do Cliente". Com isso teremos a Tabela constituida por um conjunto de Registros (uma linha completa com informagées sobre © cliente) e cada Registro formado por um conjunto de atributos (Nome, Enderego, etc). Resumindo: Entidade ou Tabela: Um conjunto de Registros. Campos ou Atributos: Caracteristicas Individuais da Entidade 0 que é um Sistema de Gestao de Bases de Dados ? Um SGBD (do inglés DBMS - DataBase Management System) é uma ferramenta construida para gerir a informagao que se encontra armazenada numa base de dados. Um SGBD ajuda a adicionar nova informacdo & medida que fica disponivel, a atualizar a informacao sempre que necessério, a catalogar rapidamente a informagio, a realizar cdlculos com os dados e a imprimir a informacao numa grande variedade de formatos. Mais importante que tudo isto, permite-lhe encontrar exatamente a informagao pretendida.Um SGBD deve disponibilizar um conjunto de tarefas para os utilizadores de um modo geral e para o administrador de bases de dados em particular: © permitir a definicao dos dados a armazenar, isto é, criar a estrutura da base de dados; + receber e armazenar a informacao corretamente, por forma a evitar a sua redundanci + disponibilizar ferramentas de atualizagio dos dados (insercao, alteragao e eliminacao); + facultar mecanismos de consulta e listagem/impressao da informacao; + estabelecer medidas de seguranca e niveis de acesso a informagao; SGBD’S Relacionais Um SGBDR (Sistema de Gest3o de Bases de Dados Relacional) 6 desenhado especificamente para gerir informagao que esté organizada em uma ou mais tabelas, consoante 0 assunto a que dizem respeito. O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam organizados os dados que esta a gerir. Uma relacdo, tal como é denominada em matemitica, é simplesmente uma tabela de informacdo (isto é, um receptaculo de dados) que esta organizada ordenadamente em linhas € colunas, ou seja, num formato tabular. Listas de precos, formulérios de encomendas, listas telefénicas, contas dos clientes de um banco e hordrios de véos so apenas alguns exemplos de informacao organizada num formato tabular de modo os utilizadores poderem rapidamente extrair a informa¢ao necesséria. A obrigatoriedade dos dados estarem organizados num formato tabular pode parecer uma restri¢ao, caso a informacao que pretende gerir nao esteja originalmente nesse formato. Mas, quase todo 0 tipo de informacao pode ser organizado de modo a ser armazenada em uma ou mais tabelas. Criar uma Base de dados a partir de um Modelo Com sua nova interface de usuario do Microsoft Office e os recursos de design interativos que no requerem um conhecimento profundo de banco de dados, o 10Microsoft Office Access 2007 ajuda vocé a controlar e a relatar informacées com facilidade. Comecaremos rapidamente com aplicativos pré- riados que vocé pode modificar ou adaptar as suas necessidades de negécios em constante mudanca. Colete informacées por meio de formulérios, em emails, ou importe dados de aplicativos externos. Crie e edite relatérios detalhados que exibem informaces ordenadas, filtradas e agrupadas de modo que a dar sentido aos dados para permitir uma tomada de decisio consciente. Iniciaremos o estudo dessa poderosa ferramenta, onde veremos como criar um ovo banco de dados a partir de um modelo, criar uma tabela manualmente a partir de um modelo e trabalhar com as colunas e linhas de uma tabela. Vocés verdio que 0 processo de criacdo de um banco de dados é extremamente simples. A partir do momento que vocé tem um banco de dados, é hora de adicionar as informagées em suas tabelas. Vocé pode também criar consultas, relatérios formulérios, 0 que tornara todo esse conjunto em um aplicativo de banco de dados, 0 qual Ihe ajudaré a controlar todas essas informacées. No Access 2007 temos uma série de modelos prontos que agilizam a criagao de novos banco de dados e também modelos de tabelas. Caso esses modelos néo atendam suas necessidades, é possivel também criar seu prdprio banco de dados manualmente. No Access 2007, com a utilizagdo de modelos esse processo se torna um pouco Mais simples. N3o que © conhecimento da teoria de banco de dados nio seja necessaria, muito pelo contrario, quanto mais vocé conhecer de banco de dados, ‘melhor ficard a estrutura desenvolvida. Com os modelos vocé pode criar um banco de dados e adapté-lo as suas necessidades rapidamente. Vamos entio para um exemplo pratico onde veremos como criar um banco de dados baseado no modelo Contatos. Exemplo pritico: 1. Abra o Access 2007, uee Introducdo ao Microsoft Office Access ne oon Gi cosas aia dee Dee 2) conto, hi rm wen Bi Mall IYI 2 oo "evi mote cub emer 007 2) Uneaten Figura 9 - Introdugao ao Microsoft Access 2007 Na tela acima, no grupo Categorias de Modelo clique em Modelos Locais. Serdo exibidos todos os modelos de banco de dados existentes. 28 «= Figura 10 - Modelos Locais 4. Os modelos do Access 2007 ficam armazenados no seguinte caminho (C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Templates\1046\Access). 5. Agora clique sobre o modelo Contatos. 6. Do lado direito da tela sera exibida uma descricio do modelo selecionado e também uma caixa onde vocé poderé digitar 0 nome do arquivo que serd gerado, € 0 local onde 0 arquivo de banco de dados sera armazenado. 3ss Modelos Locai Figura 11 - Modelos Locais 7. Na caixa Nome do Arquivo digite TreinamentoAccess2007 e clique no botdo que est ao lado dessa caixa, representado por uma pasta 8. Selecione Desktop e clique em OK. Contatos Figura 12- Modelos Locais - Contatos 149. Clique no botao Criar 10. Aguarde até que 0 novo banco de dados seja criado, 11. Ap6s 0 banco de dados ser criado, pressione a tecla F11 para que o painel de navegacao seja exibido 84 Lista de Contatos Figura 13 - Banco de dados - Lista de Contatos 12. Observe agora os comandos que esto acima dos cabegalhos de coluna. Esses botdes sio comandos de macros que tornam esse banco de dados um aplicativo. [1 We de contator ! Lista de Contatos Hove Contato Col or Frnt Adicionar do Qutiook Liste de Ems Relatonos - Figura 14 ~Comandos 13. Agora clique no botdo Novo Contato. 14. Na tela que serd exit ida, preencha todas as informagdes e clique em Salvar € Novo. € depois clique em Fechar. 153.1 Sem Titulo ay Figura 15 - Novo Contato ‘Apés cadastrar um contato, sera inserido no banco de dados ou melhor na tabela. Clique em fechar que o contato foi cadastrado. Criar uma Base de dados Poder-se-ia comecar a construir uma base de dados da mesma forma que comecamos a criar uma folha de célculo: organizando a informacao em linhas & colunas, colocando férmulas de célculo onde as pensamos necessarias. No entanto, quem jé trabalhou de uma forma mais intensiva com bases de dados ou folhas de cdlculo ter-se-4 apercebido que esta técnica do “comegar logo a fazer”, apenas resolve 0 problemas imediatos. Estabelecendo uma analogia com uma situag3o real, podemos dizer que a criacdo de uma base de dados assemelha-se a projecao e construcdo de uma obra de ‘engenharia. Sem um projeto bem definido, inevitavelmente a obra sofrera constantes ajustamentos e conseqiientemente, na maior parte dos casos, um agravamento dos seus custos. € fundamental “desenhar” previamente a estrutura de uma base dados, definindo que tipo de informagao deve guardar e como vai ser gerida Convém referir, a este propésito, 0 conceito de tabela. Numa base de dados, como ja foi referido, os dados sao armazenados em tabelas e posteriormente 16manipulados de formas diferentes consoante o objetivo, recorrendo para isso a varios mecanismos, Uma tabela é uma colegio de dados acerca de um assunto especifico. Uma tabela relacional 6 simplesmente uma colecdo de informagées cujos dados estdo relacionados entre si e que esto estruturados em colunas e linhas. A cada linha da tabela designamos por registro, e a cada coluna, campo. Por exemplo, uma tabela de Clientes poderia ter 0 se Cliente 1D] Nome Clisnie. i Morada, ALFKL Allred: Futterkiie ‘bee Si 57 ANATR na Trio Empatedacce yholados Avda. do la Consliuekin 2222 Misco D.F. 08021 Mesico ANTON —Arkorio Moreno Taqueria Mataderos 2312 Méveo OF 05023 Mexico ROUT — Aicwidite Han 120 Hanover Sa London WATIDP UK BERGS — Berglund snabbhip Beiguysvagen 8 luleh — $:96822 Sweden BLAUS — Blauer See Delkatessen Fosters. 57 Manche — 68305 Germany BLUNP —Blendel pte ate 24, place Kiaber Starbourg 67000 France BOLID co Comidas preparadas CeAequl. 67 Medd 200123 Spain BONAP Bon apn’ 12 ue cas Bouchers Mexseite 1300 France BOTTM —Beltor-Doler Markets 23Teamarsen Bive Teawacien T2FENA Canada BSEEV Be Baveragee Founory Crewe London ECQENT «UK. CACTU Cactus Comtdas para lever Cento 333 Buenos Aires 1010 Aigertins CENTC — CertoccmercislMoctezuna Setar de Gianada S933 Mieco DF 05022 Mexico CHOPS Chopsuey Chinese Hawoisn 25 Ben 3012 Switzeiand COMM Cométers Miners dy, dos Luslodoe, 23 S8oPalo US4I2049 —— Braal Figura 16 - Tabela de Clientes Criando um Banco de Dados manualmente No exemplo anterior nés criamos um banco de dados baseado em um modelo, onde tinhamos um aplicativo de gerenciamento de contatos. Pode ser que voc precise de um a ivo que tenha mais campos, ou outras tabelas. Nesse caso, vocé poderia ctiar 0 banco de dados a partir de um modelo e customizé-lo, ou entdo vocé poderia criar um banco de dados em branco, e manualmente criar as tabelas, campos e formularios desejados. ‘Vamos entao ver na pratica como criar um banco de dados a partir do zero. 1. Abra o Access 2007. 2. No painel central da pagina Introduc3o ao Microsoft Office Access, clique sobre Banco de Dados em Branco vxX Figura 17 - Banco de Dados em Branco 3. Na caixa Nome do Arquivo digite TreinamentoAccess2007-1 e clique no botdo que esté ao lado dessa caixa, representado por uma pasta. 4, Selecione Desktop e clique em OK Figura 18 - Banco de dados em Branco 185. Clique no botio Criar. 6. Aguarde até que o Banco de Dados seja Criado, Figura 19 - Banco de Dados em Branco 7. Sera aberto 0 novo banco de dados com uma tabela em branco, chamada Tabelal Observe que o primeiro campo dessa tabela possui o nome Codigo e a segunda Adicionar Novo Campo. 8. Agora vamos criar a nossa estrutura de campos. 9. Para isso, clique duas vezes sobre Adicionar Novo Campo, digite Nome Completo e pressione a tecla Enter. 10.Agora, no préximo campo, digite Endereco e pressione a tecla Enter. 11-Agora digite Cidade e pressione a tecla Enter. 12.Agora digite Estado e pressione a tecla Enter. 13.Agora digite Telefone e pressione a tecla Enter. 14.Nossa tabela deverd estar conforme a figura abaixo. 19Figura 20 - Tabela com alguns campos 15. Agora clique abaixo do campo Nome Completo, que é a linha do primeiro registro da nossa tabela e digite um nome. Repita o mesmo procedimento até preencher todos 05 campos do primeiro registro. Figura 21 - Tabela com um registro 16.0bserve que 0 campo Cédigo ¢ preenchido automaticamente. Se quiser, adicione mais registros nessa tabela. 2017. Agora clique no botso Modo Design, que ests localizado no canto inferior direito da janela do Access 2007, na barra de ferramentas Exibir. Capstock NumLock i) i | Figura 22 - Barra de Ferramentas Exibir 18. Na janela que seré exibida clique em OK. 19. Serd entao exibido 0 modo Design da tabela, Na parte superior da janela temos os campos da nossa tabela. A coluna Nome do Campo possui o nome dos campos, especificados durante a criagdo da tabela. A coluna Tipo de Dados define os tipos de dados que 0 campo pode armazenar. E a coluna Descri¢do pode possuir ou ndo uma descri¢do para cada campo. 20. Observe que 0 campo Cédigo possui uma chave amarela do lado esquerdo. Essa chave significa que esse campo a Chave Priméria da tabela. A Chave Primaria identifica cada um dos registros da tabela exclusivamente. Isso significa que dois registros nao podem ter o mesmo valor nesse campo. Quando 0 tipo de um campo é aconfigurado como Numera¢3o Automatica, como € 0 caso do campo Cédigo, 0 Access preenchera esse campo automaticamente todas as vezes que um registro for criado. J tare Nome do campo Tipo de dados ¥ codigo Numeragéo Automatica Figura 23 - Chave Primaria 21 Para definir um campo como chave primaria ou remover a chave primaria de um campo, selecione 0 campo desejado e clique no botdo Chave Primaria, que esta no grupo Ferramentas da guia de comandos contextual Design. = Insenr Linhas > Exeluir Linhas Chave Testar Regras Primaria de Validagae Figura 24 - Chave Primaria 22. Selecione o campo Nome Completo e na drea Propriedades do Campo, altere tamanho dos campos conforme abaixo a. Nome Completo: 60. b. Endereco: 60. c. Cidade: 30, d. Estado: 2. e. Telefone: 15. 2coo Automatics eaeas Cioade Figura 25 - Propriedades do Campo 23.Observe que ao lado dos campos, na coluna Tipo de Dados, vocé tem o tipo de dado suportado em cada um dos campos. Ao clicar na seta ao lado do tipo do campo, vocé tera a relaco de tipos de dados disponiveis. ipo de dados aco Alitomatica Memorando Numero Data/Hora Unidade Monetaria Numeracio Automatica sim/N3o ‘ Objeto OLE Hiperlink ‘Anexo Assistente de Pesquisa. Figura 26 - Tipo de Dados 24. Esses so os componentes principais para a criagdo de tabela: definicio dos campos, definigéio do tipo do campo, tamanho do campo e chave primaria. 23aa rrr Me gene ry af ‘ Aestrutura de um Banco de Dados 4 Para melhorar compreender 0 banco de dados, a Figura 27 apresenta a'estfutura Objetos 4 Tabelas Consultas Formularios Relatorios Figura 27 - Estrutura banco de dados Tabelas: é 0 elemento mais conhecido no Banco de Dados , as colunas conhecidas como campos e as linhas como registro. © campo contém a informasio sempre do mesmo tipo. As linhas correspondem a uma colegio de informagées associadas a um ‘mesmo item, * ¥ Consultas: Recuperam e processam os dados. 7 Formularios: Controla a entrada e exibico dos dados. Eles fornecem indicagdes visuais capazes de facilitar o trabalho com dados. Relatérios: Fazem 0 resumo e a impressio dos dados. 24TABELAS © principal elemento de um banco de dados do Microsoft Access & as suas tabelas. Todos os dados ficam armazenados em tabelas. Os demais elementos do banco de dados (consultas, formulérios, relatérios, médulos e paginas) utilizam os dados armazenados em tabelas. Vamos aprender a criar tabelas fazendo exemplos praticos, Criando Tabelas \Vocé pode criar tabelas em branco ou pode criar tabelas baseadas em modelos. A criacdo de tabelas baseado em um modelo pronto pode facilitar 0 seu trabalho e economizar muito tempo, Vocé pode até criar uma tabela baseada em um modelo e Posteriormente adaptar essa tabela para suas necessidades. Vamos entio ver na pratica como criamos novas tabelas. Inicialmente veremos como criar uma tabela em branco. Criando Tabelas em Branco 1. Abra o Access 2007, 2. Crie um banco de dados em branco. 3. Apés 0 banco de dados ser criado, clique na guia de comandos Criar. Tabet aT] Modelos de Tabela ~ Design Il Listas do SharePoint ~ ga Tabela Tabelas Figura 28 - Grupo de Tabelas 4. Agora no grupo Tabelas, clique no boto Tabela. 5. Automaticamente, uma nova tabela sera criada. 25Figura 29-Tabelas 6. Agora basta clicar em Adicionar novo Campo, digitar 0 nome do campo e pressiona a tecla Enter. 7. Para criar uma nova tabela utilizando © modo de Design, clique na guia de comandos Criar, ho grupo Tabelas clique no botdo Design da Tabela. 8. Agora 6 s6 digitar os nomes dos campos na coluna Nome do Campo, e definir o tipo de dado suportado pelo campo na coluna Tipo de Dados. 9. Feche 0 Access 2007. Nao precisa gravar as alteracdes, Criando tabelas baseado em um modelo 1. Abra o Access 2007, 2. Crie um banco de dados em branco. 3. Apés o banco de dados ser criado, clique na guia de comandos Criar 4, No grupo Tabelas, clique no botiio Modelos de Tabela. 5. Serdo exibidos os modelos de tabela existentes no Access 2007, 26E) Modelos de Tabela~ ; nt G_| somates Taretas Questies Eventos Ativos Figura 30 - Modelos de Tabela 6. Clique sobre o modelo Ativos. 7. Sera adicionada automaticamente uma tabela em nosso banco de dados. 8. Agora clique na guia de comandos contextual Folha de Dados, e no grupo Modos de Exibigao, clique na parte de cima do bot Modo de Exibic3o, 9. Na janela que seré exibida digite Tabela de Ativos e clique em OK. Com isso adicionamos um nome para nossa tabela, 10. Agora vocé pode customizar a tabela, adicionando ou remavendo campos. Até 0 momento vimos como criar tabela, campos para essas tabelas e inserir dados. Porém 0 Access 2007 tem outros objetos fundamentals que precisam também. ser estudados. Esses objetos sero apresentados a partir de um exemplo pratico de um. sistema de controle de livros. Criando Tabelas para um Sistema de Controle de Livro © primeiro passo para desenvolvermos 0 nosso controle de livros no Access 2007 € criar uma tabela com os campos necessarios. Para isso, vi a0 menu Criar e escolha Tabela. Na janela que surgir, vé ao menu Inicio, clique em Modo de ExibigSo 27escolha a op¢do Modo Design. O programa pediré um nome para a tabela. Coloque o nome que quiser. Para este exemplo, colacaremos livros. 4 7 inicio Crlar Dados Externos Stapeta — TA modelos ae tavela ~ Design I Ustas do SharePoint ~ go tabela Figura 31 - Criar tabela Livros Apareceré uma interface onde vocé deverd criar os campos para a tabela, Vamos criar seis campos: Nome do livro, Autor, Editora, Edicéo, ISBN e Dota de aquisigdo. Note que o programa mostra um campo ja criado de nome Cédigo. Deixe-o como est, por enquanto. Abaixo de Cédigo, digite os nomes dos campos jé mencionados. Note que, a cada campo criado, aparece ao lado uma coluna chamada Tipo de dados. Nela, vocé pode definir que tipo de dados aquele campo aceitara. No caso dos campos: © Nome do livro © Autor * Editora ° (SBN Tipos de Dados dos Campos Pode-se deixar ativada a op¢do Texto, pois ela aceitard tanto letras como nuimeros. No campo Edicéo, escolha o item Nimero em Tipo de dados. No campo Ano de aquisicdo, escolha a opcao Data/Hora. Como queremos apenas exibir data e nao hora, clique uma vez em Data/Hora e, no final da tela, na guia Propriedades do Campo, selecione a aba Geral e, no campo Formato, escolha a opcao Data abreviada (ou Data normal, se preferir). Ao fazer isso, sempre que o usuario digitar uma data, esté seré exibida da seguinte forma: 25/09/2010. 282 eo | tite * cog ‘omerate Autoradio Figura 32 - Tabela Tipos de Dados Vocé ja deve ter percebido que, quando criamos uma tabela, podemos inserir varios tipos de campos. Para cada Tipo de dados de cada campo, € possivel fazer modificagdes de diversas formas indo em Propriedades do Campo. Se vocé quiser, por exemplo, determinar que um campo Texto tenha, no maximo, 300 caracteres, basta selecionar 0 campo e, em Propriedades do campo, informar o valor desejado em Tamanho do campo. Escolha diferentes tipos de dados e, para cada um, explore as ‘opgdes existentes em Propriedades do campo. Vocé vera que € possivel criar vérias, coisas interessantes. Lembra do campo Cédigo, criado automaticamente pelo Access 2007? Note que ele conta com a op¢io Numeragio Automatica em Tipo de dados. Esse recurso Nos sera util, pois permitird numerar de maneira ordenada cada livro registrado. Repare que esse campo tem o desenho de uma chave em seu inicio. Ela se chama chave primdria e serve para garantir a confiabilidade dos registros. 0 campo de chave primédria ndo pode ter valores repetidos ou ficar sem dados, Se vocé tiver uma 29tabela de clientes, por exemplo, poderd usar esse campo para registrar 0 CPF/CNPJ de cada um e, assim, garantir que nao haja registros duplicados. Para finalizar 0 estudo sobre tipos de dados, note que ao lado das colunas Nome do campo Tipo de dados hé uma terceira de nome Descricdo. Ela é opcional e ¢ particularmente util para descrever um campo cujo nome nao deixa claro do que se trata, Por exemplo, suponha que voc criou um campo com os dizeres CCC. Uma outra pessoa certamente nao entenderd do que se trata, a nao ser que, no campo Descrigéo, vocé insira "Cédigo de Cliente Corporativo", Finalizamos esse Se¢éo sobre criagéo de tabelas e tipos de dados. Percebe-se que a partir dos tipos de dados estudados podemos escolher um formato ou data mais especifica. © Access 2007 possui varios formats pré-definidos que podem ser utilizados para melhor estruturar os campos das tabelas. FORMULARIOS Conforme nés ja pudemos perceber, um banco de dados pode nos auxiliar ¢ muito em nosso dia-a-dia. Porém, & importante que o banco de dados possua formularios que agilizem a manipulacao de dados, pois manipular os dados através do modo de visualizagao Folha de Dados nao é nada eficiente. Utilizando formuldrios juntamente com os bancos de dados temos um aplicativo de banco de dados, no qual podemos gerenciar as informacées de uma forma eficiente. Um formulario é nada mais do que uma visualizagdo organizada e formatada de alguns ou todos os campos de uma tabela. Os formulérios interagem diretamente com as tabelas. £ os formuldrios possuem também uma série de controles, que nos permitem inserir novas informagées, remover informagées e atualizar informagées. Os formularios podem ser criados manualmente ou com a ajuda de um assistente, 30Criando Formularios Ao criarmos uma tabela, definimos a estrutura de nosso banco de dados. Que tal criarmos agora a interface que servird para preenchermos e consultarmos os dados dessa tabela? Para isso, usamos a op¢o Formulérios. Para ativa-la, feche a tabela livros (hd um botdo "X" no campo superior direito da tabela para isso) e va em Criar. Nesse menu, vocé vera varios botdes em uma seco dedicada a Formulirios, nar | Dados externas _Ferramentas de Banco de Dados co =] cate omnes] | \Formuisrio em Branco 5 Utes 20 Devon 0 vars Design de ~ SharePoint» da Tabela Tens |B)Mals Formutsrios =| Formutanio rang Certos itens do conteudo do bance de dadosforan | TT toneseones Figura 33 - Assistente Relatérios Neste exemplo, usaremos a opcao Assistente de Formulirio. Para acessé-la, clique em Mais Formularios e escolha Assistente de Formulério, A janela que surgir perguntara quais campos da tabela vocé quer incluir no formulari Clique no botao com 0s caracteres >> para escolher todos e, em seguida, clique em Avangar. Na janela seguinte, escolha o layout que preferir. Aqui, escolheremos a opsao Justificado. Feita a escolha, clique em Avancar. O Access mostrard agora uma janela onde vocé podera escolher um estilo (visual) para 0 seu formulatio. Escolha a sua op¢ao preferida, Neste tutorial, utilizaremos o estilo Papel. Clique em Avancar e, depois, em Concluir. Ao fazer isso, vocé vera como ficou seu formulario. © visual e a posico dos campos também pode ser alterados. Essa alteracao pode ser feita clicando no botdo Modo de Exibigo e escolha a op¢do Modo Design, 31a Inicio iar Dados Externos 4 Recortar 43 Copiar Modo aé Exibigbo~ Modo Eormutsrio } ‘Modo de Exibicdo detayout | Figura 34 - Formulérios Modo Design Pode-se fazer uma série de alteragées em seu formuldrio. Se vocé quiser mudar @ posi¢éo dos campos, selecione-os com 0 mouse e arreste-os. Se quiser alterar 0 tamanho de cada campo, selecione-o e clique nas abas laterais para aumenté-lo ou diminui-lo (as setas da figura mostram essas abas): poe isa | Tosi Belge fete Ty Figura 35 - Formatar campos Se vocé clicar com © botio direito do mouse sobre o fundo ou sobre cada campo ou rétulo, poderd fazer uma série de alteracdes. Em nosso caso, por exemplo, selecionamos todos os itens e aplicamos uma op¢ao do item Efeito Especial. Também inserimos um logotipo. Para fazer 0 mesmo, va ao menu Design e escolha Logotipo. 0 Access Ihe permitira buscar uma figura para servir como simbolo de seu formulério. Neste, usaremos 0 logotipo do infoWester nas figuras. Porém, podemos colocar o logotipo da UFSC. Explore o Modo Design para fazer a alteragio que quiser. Note que ha dezenas de recursos, basta exploré-los para escolher as melhores opgées. Se quiser editar 0 maximo de detalhes, inclusive alinhamento ou tamanho de campo usando preciso milimétrica, selecione os campos desejados, clique neles com 0 botio direito do mouse e escolha Propriedades. Vocé certamente ficara espantado com a quantidade 322de configuragées possiveis. Sempre que quiser ver como esta ficando seu formulirio, va em Modo de Exibicao e escolha Modo Formulério. Marion Zimmer Sragley SE 85.312-0055-5] 4 4/6/2007 Figura 36 - Formulério personalizado ‘Agora que o formulério est pronto, iremos inserir algum dados para testé-lo. Na parte inferior do formulério, hé uma barra onde vocé pode ir para o primeiro, para © iiltimo, para o préximo ou para o registro anterior ou, ainda, fazer uma pesquisa em seu banco de dados: lao + wy |< | Pesquisar Figura 37 - Menu Registro Com o menu registros é possivel navegar sobre os dados inseridos e pesquisar. RELATORIOS Quando seu banco de dados no Access jé estiver em uso, certamente vocé vai querer obter dados especificos sobre ele. As opces de relatérios podem te ajudar e muito nisso. Para auxilié-lo a compreender esse recurso, vamos supor que 33,estamos interessados em obter um relatério que mostre a relacdo de livros adquiridos em cada ano, Va a0 menu Criar e selecione a opgio Assistente de Relatorio. Na janela que surgir, escolha os campos que vocé deseja que aparecam no relatdrio. Aqui usaremos ©s campos Nome do livro, Autor, Editora, ISBN e, claro, Data de aquisicéo. Feita as escolhas, clique em Avancar. Na janela seguinte, vocé pode definir os niveis de agrupamento. Escolha o campo Data de aquisicdoe clique no botdo Opcées de agrupamento. Na caixa que aparecer, escolha a op¢ao Ano em Intervalo de agrupamento e clique em Ok e, em seguida, em Avancar. Deseja adconarsloum nivel de ‘orupamenta? Data de aquisicéo por Nes Cédigo, Nome do ir, Autor, Ector dic, ISB, Data de aquiigao Nome coro | Interval ea Estee | quenteron de appnentovoct des pra campos de fexzo | sector? Ca] rs ona eoasse] conor derielde gure: tlervs de apupanents bata esate a 2 _— — is costes de sonent (Comers vane) (sonar ite Figura 38 - Assistente de Relatério ‘Na janela seguinte, vocé deve informar qual o seu critério de classificagao (vocé pode escolher mais de um), Como vamos relacionar os livros adquiridos por ano de aquisi¢a0, escolha o campo Data de aquisi¢do. Clique no botdo Crescente para transformé-lo em Decrescente e vice-versa. Para este exemplo, vamos fazer com que a ordem seja crescente. Clique em Avangar quando finalizar. No préximo passo, vocé deve escolher o layout. Optamos pela opgio Bloco e pela orientacao Paisagem, Clique em Avangar. Resta agora escolher o visual. Fique 34vontade para escolher aquele que desejar. Aqui escolheremos @ opgo Origem. Clique em Avangar e, depois, em Concluir. Se vocé escolheu as mesmas opgdes que essas, deve ter notado que o relatério foi gerado, mas sua pagina esta cortando dados. Vamos corrigir essa falha indo ‘em Modo de Exibicao e escolhendo a opcio Modo Design. A primeira alteracao a ser feita é no rétulo do campo Ano que esta como "Data de aquisigao por Ano". Deixe apenas como "Ano". Para dar mais destaque, selecione esse rétulo e seu respectivo campo e clique no botdo de formatacao Negrito (ele esta no menu Design). Préximo a esse boto, é possivel escolher a cor da fonte. Escolhemos a cor vermetha, id at Ini car Git sans tat a7 8 > N/Z 8) a. Ma Mada de Condiconal bbc (ERY Figura 39 - Formato Relatério Em seguida, ajuste o tamanho de cada campo pare que todos os dados sejam Visiveis na pagina de relatério. Note que vocé pode arrastar, aumentar, diminuir, excluir campos, alterar o visual, enfim. Explore as op¢ées para conhecer todas as funcionalidades. Quando terminar, volte a0 Modo de Exibigio de Relatérios no botdo Modo de Exibigao. Em nosso caso, veja como ficou 0 relatério: Figura 40 - Relatério Livros 35Agora vocé pode visualizé-lo, imprimi-lo, envid-lo por e-mail, etc. Sempre que vocé adicionar ou alterar alguma informacio no banco de dados, o relatério sera atualizado automaticamente. Como vocé deve ter percebido, é possivel criar relatérios de varios tipos (vocé pode até mesmo gerar relatérios extraindo dados de outras tabelas) e organizé-los de diversas formas. CONSULTAS © recurso de consultas do Access & umaexcelente forma de obter determinados dados rapidamente. Vé a0 menu Criar e escolha a opcao Assistente de Consulta, Note que o programa oferece varias opgdes de consulta. Por exemplo, o item Assistente de consulta localizar duplicatas permite localizar um livro que, em nosso banco de dados, tenha sido cadastrado duas vezes. Mas, vamos utilizar a opcao Assistente de consulta simples. Escolha-a e clique em Ok. Na tela seguinte, selecione os campos que deseja incluir na consulta. Em nosso caso, serdo apenas os campos Nome do livro, Autor e Editora. Clique em Avangare, posteriormente, ‘em Concluir. A Biauetes = SBE coca i ce 3 Design de | Relaténio Design ae | assstente sign ay niaro Fermin [Sl assisterte ae Rentéro ReatSne. [de Connuta |consute Relat bits | Nova consulta ‘aaainte de onau elas Assctnte de coneuta de taela de refertncs used Assistente de consutacalzar duptcatas Assstente de corsa cals Ao conedente Este assistant cia uma const seo apart dos caroos que ‘Soet escohe, Figura 41 - Assistente de Consulta 36Note que o resultado final se assemelha a tabela do nosso tutorial, com a diferenca de que apenas os dados que escolhemos sio exibidos. Salve tudo. Agora, sempre que vocé quiser obter apenas dados desses campos, utilize essa consulta. 3. Jos.) |b ores) “$1 wos Consuta Nome do liv, i ‘Autor Brumas de Avalon A Senhora da Magia ‘Marion Zimmer Bradley 0 Guile do Mochileiro das Galéxias Douglas Ada 0 Silmanttion R.Tolkien Figura 42 - Consulta livros © Access lida com dados. Todos os tipos de dados. Contatos de clientes, hordrios de faturamento e estoque para sua empresa. Registros de dieta e exercicios, despesas domésticas, listas e pregos de itens a pagar. E é facil comecar— simplesmente baixe um modelo pronto de banco de dados, comece a digitar e vocé terd os dados sob controle. Se tem dados, vocé também tem listas. O Access transforma essas listas em tabelas. As tabelas so organizadas por itens em linhas e Por categorias em colunas. © Access chama as linhas de registrose as colunas de campos. 0 registro de cada funciondrio inclui esses campos como nome e sobrenome, email, cargo etc. O registro de cada despesa inclui a data, a quantidade, 0 objetivo etc. Use as tabelas jd criadas para vocé no modelo do Access ou escolha o que precisa incluir.A organiza¢ao por tabelas é 0 que torna 0 Access tao eficiente. Ento, 0 que torna as tabelas do Access diferentes de listas ou das planilhas do Excel? 37,= Sobrenome = Enderego de email Halberg —_Peinile@cchovineyatdandwinerycom Patel Rajesh @consoidatedmessenger.com ‘Sang3in@wingtiptoys.com Catherine@treyresearch.net Todd@fourthcoffee.com Jan@southridgevideo.com Lastlo Rebecca@lucernepublishing.com Taneyhill ——_Kate@cpardi.com Trukawia —_Adam@tallspintoys.com Gallagher Chis@litwareine.com Figura 43 - Tabela Funciondrio =) Taretas SE - — Projeto Tilo + Prioridade + Status. ~ Cust * 1192 87 Relatério de progresso (2) Normal Nao iniciada RS. 0,00 Nome do projto~ Proprietvio- Revisdo sal Categoria - Prioridade~ Status ial RPatel__Folha de pagamento (2) Normal Nao iniciada =] Funcionarios Empresa > Sobrenomes Nome + Enderaco de email : RPalel Consolidated Patel Rajesh —_rajesh@consolidatedmessenger.com Messenger + Figura 44 - Tabela Projetos e tarefas © Access ¢ diferente porque usa tabelas relacionadas. Ele foi projetado para que uma tabela possa encontrar e usar dados em outra tabela, Dessa forma, quando vocé mantém um registro dos itens de trabalho, por exemplo, nao é necessério digitar nomes de funciondrios ou de projetos jé armazenados. ‘A imagem mostra isso. Vocé insere uma nova tarefa na tabela Tarefas. Como Parte desse processo, vocé seleciona um numero de projeto do campo Projeto, que usa dados da tabela Projetos. Além disso, o campo Proprietdrio na tabela Projetos usa 38