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  • I-03 Instructivo Manejo de Historias Laborales v03

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    Instruxctivo de Guia para el correcto manejo de las jistorias laborales

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    o INSTRUCTIVO MANEJO DE HISTORIAS LABORALES. Fecha: 03/03/2014 1. OBJETIVO: Administrar, custodiar y actualizar permanentemente las Historias Laborales de los Servidores Publicos de tal forma que se cuente con informacién oportuna para adelantar la gestion del Talento Humano. 2, ALCANCE: Aplica para todas las Historias Laborales de los servidores pubblicos desde su ingreso, hasta su retiro de la entidad, momento en el cual se realiza la transferencia primaria al Archivo Central. 3. DEFINICIONES: Archivo: Conjunto de documento sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en Un proceso natural por una persona 0 entidad publica o privada, en el transcurso de su gestién, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o informacién a la persona o institucién que los produce y a los ciudadanos, 0 como fuentes de historia. Historia Laboral: Son series documentales que contienen toda la informacién que se produzca sobre la vinculacién y trayectoria laboral de los servidores publicos Archivo Central: Lugar donde reposa todo el archivo histérico de la Entidad segun la tabla de retencién documental Tabla de Retencién Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos 4, NORMATIVIDAD: Ver Normograma del Proceso de gestién del Talento Humano 5. GENERALIDADES Circular 04 de 2003: Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nacion, cada expediente de Historia Laboral debe contener como minimo los siguientes documentos: Acto administrativo de nombramiento Oficio de notificacién de! nombramiento Oficio de aceptacién del nombramiento en el cargo Documentos de identificacién Hoja de vida (Formato unico Funcién Publica) ‘Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesion Pasado Judicial - Certificado de antecedentes penales Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Declaracién de bienes y rentas INSTRUCTIVO | Versién: 03 MANEJO DE HISTORIAS LABORALES. Fecha: 03/03/2014 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: Regimen de salud (EPS), pensién, cesantias, caja de compensacion, Fondo Nacional de Ahorro * Actos administrativos que sefialen las situaciones administrativas de! funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcién en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros Evaluacién del Desemperio ‘Acto administrative de retiro 0 desvinculacién del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresién del cargo, insubsistencia, destitucion, aceptacién de Fenuncia al cargo, liquidacién del contrato, incorporacién a otra entidad, entre otras. Los documentos de cada Historia Laboral se organizan en unidades (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente el primer documento sea el que registre la fecha mas antigua y el Ultimo el que refleje la fecha mas reciente. Cada expediente podra estar contenido en varias carpetas de acuerdo con el volumen de la misma Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservacién fisica de los documentos 6. DESARROLLO 6.1 Organizacién de los Documentos en la Historia Laboral Funcionarios Nuevos FLUJOGRAMA TAREA RESPONSABLE Se recibe la carpeta del funcionario y se verifica | Funcionario ‘con Ja lista de chegueo y la tabla de retencién | Eneargado det

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