Tipos de presupuestos

Planeacin estratgica presupuestos proceso administrativo

En una poca de cambios en la gerencia moderna, la toma de decisiones exige
presin y rapidez, y por lo tanto el factor de prediccin y control de los
presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramienta
administrativa, es por esto que este documento trata sobre los diferentes tipos
de presupuestos dentro del entorno empresarial, para enfrentar los futuros
retos de la administracin actual.
El contenido de este trabajo da las generalidades y herramientas ms comunes
en el proceso de planeacin ya que los presupuestos nacen de esta etapa del
proceso administrativo, y ayudan a formular estrategias y polticas asociadas
con los diferentes pronsticos de la actualidad empresarial, ya que un
presupuesto puede ser aplicado a una entidad tanto pblica como privada.

RESEA HISTORICA
Los fundamentos tericos y prcticos del presupuesto, como herramienta de
planificacin y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales
del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Britnico los planes de
gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecucin y control.
Desde el punto de vista tcnico de la palabra se deriva del francs antiguo
bougette o bolsa. Dicha acepcin intent perfeccionarse posteriormente en el
sistema ingls con el trmino budget de conocimiento comn y que recibe en
nuestro idioma la denominacin de presupuesto. En 1820 Francia adopta el
sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821
como elemento de control del gasto pblico y como base en la necesidad
formulada por funcionarios cuya funcin era presupuestar para garantizar el
eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.
Entre 1912 y 1925, y en especial despus de la Primera Guerra Mundial, el
sector privado not los beneficios que poda generar la utilizacin del
presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos
aspectos necesarios para obtener mrgenes de rendimiento adecuados
durante un ciclo de operacin determinado. En este perodo las industrias
crecen con rapidez y se piensa en el empleo de mtodos de planeacin
empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de
control presupuestario, y en el sector pblico se llega incluso a aprobar una Ley
de Presupuesto Nacional La tcnica sigui su continua evolucin, junto con el
desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Recurdese, por ejemplo,
que en 1928 la Westinghouse Company adopt el sistema de costos estndar,
que se aprob despus de acordar el tratamiento en la variacin de los
volmenes de actividad particular del sistema presupuesto flexible. Esta

innovacin genera un periodo de anlisis y entendimiento profundos de los

costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el
tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y
la evaluacin amplios de los costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control
Presupuestal, en que se definen los principios bsicos del sistema.
En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el
presupuesto por programas y actividades.
En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un
sistema de planificacin por programas y presupuestos.
En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de
Presupuesto e incluye en las herramientas de planeacin y control del sistema
conocido como planeacin por programas y presupuestos.
El papel desempeado por los presupuestos lo destacan prestigiosos
tratadistas modernos quienes sealan lo vital de los pronsticos relacionados
con el manejo de efectivo.

DEFINICION DE PRESUPUESTO
Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea
de cul es su papel y su relacin con el proceso gerencial. Pocas veces (y
nunca con xito) un presupuesto es algo aislado ms bien es un resultado del
proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en
elaborar planes . En especial, se encuentra ntimamente relacionado con la
planeacin financiera.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del
clsico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, ms
especficamente, como parte de un sistema total de administracin que incluye:

Formulacin y puesta en prctica de estrategias.

Sistemas de Planeacin.

Sistemas Presupuestales.

Organizacin.

Sistemas de Produccin y Mercadotecnia.

Sistemas de Informacin y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede

definirse como la presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan,

un proyecto o una estrategia. A propsito, esta definicin hace una distincin

entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos
ltimos estn orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, an cuando en su
funcin de control, el presupuesto para un perodo anterior pueda compararse
con los resultados reales (pasados).
Con toda intencin, esta definicin tampoco establece lmite de tiempo si bien
por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, aos o algn otro
lapso. Pueden, sin embargo, referirse fcilmente a un solo artculo o proyecto;
a propsito, esta definicin no implica que el presupuesto deba establecerse en
trminos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe
mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de
hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras
informaciones.
En la prctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente
definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas
pequeas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los
presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese
paquete limpio y ordenado que tericamente se presenta. Por lo general los
directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la
cual el juicio es un factor crtico.
Es evidente la ntima relacin entre la planeacin y el presupuesto y no es raro
encontrar que utilizan indistintamente trminos como presupuesto, plan anual
de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algn tipo de plan
o esta basado en l, sea ste explcito o bien algo que se encuentra en las
mentes de los directivos.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Las funciones que desempean los presupuestos dependen en gran parte de la
propia direccin de la empresa. Las necesidades y expectativas de los
directivos y el uso que hagan de los presupuestos, estn fuertemente influidos
por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con
el sistema empresarial. Este tema se tratar en la siguiente seccin, una vez
que hayamos considerado lo que la direccin espera de la actividad
presupuestal.
De manera ideal la direccin espera que la funcin presupuestal proporcione:
1. Una herramienta analtica, precisa y oportuna.
2. La capacidad para pretender el desempeo.
3. El soporte para la asignacin de recursos.
4. La capacidad para controlar el desempeo real en curso.
5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos.

6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

7. Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento
de aprendizaje.
8. Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo
del presupuesto anual.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los
bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los
acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes
pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de
su tiempo apagando fuegos, en vez de conducir a la empresa como es
debido.
Las razones por las cuales los presupuestos y la planeacin no tienen ms
xito son, entre otras, son las siguientes:
1. La incapacidad de la direccin para comprender su sistema. Los
directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores
equivocados.
2. La falta de respaldo por parte de la direccin al sistema presupuestal. La
direccin general no apoya a la actividad o no participa en esta con
sentido.
3. La incapacidad para entender la importancia crtica del papel de los
presupuestos en el proceso administrativo.
4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida
dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los
presupuestos. Una ciega adhesin al presupuesto puede someter una
empresa a una excesiva restriccin, inhibiendo las innovaciones.
5. La evaluacin inadecuada y desajustes entre productos y mercados.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Las organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina
la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden
sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la
incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir.
Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de prediccin o de acierto,
mayor ser la investigacin que debe realizarse sobre la influencia que ejercer
los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un
negocio. Esto se constata en los pases latinoamericanos que por razones de
manejo macroeconmico en la dcada de los aos ochenta experimentaron

fuertes fluctuaciones en los ndices de inflacin y devaluacin y en las tasas de

inters.
El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al
reflejar el comportamiento de indicadores econmicos como los enunciados y
en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos
contables y financieros de la empresa.

TIPOS DE PRESUPUESTOS
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de
prioridades que se les d depende de las necesidades del usuario.
Ver el cuadro sinptico siguiente:

SEGN SU FLEXIBILIDAD
RGIDOS, ESTTICOS, FIJOS O ASIGNADOS
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado
ste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.
De este modo se efecta un control anticipado sin considerar el
comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de la
regin donde acta la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al
presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector pblico.

FLEXIBLES O VARIABLES
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad
y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento.
Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamao de operaciones

manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo de la

presupuestacion de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos
y ventas.

SEGN EL PERIODO QUE CUBRAN

A CORTO PLAZO
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de
operaciones de un ao.

A LARGO PLAZO
En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes
empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento
consulta el perodo presidencial establecido por normas constitucionales en
cada pas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en
consideraciones econmicas, como generacin de empleo, creacin de
infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de los servicios de seguridad
social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales,
capitalizacin del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente,
apertura mutua de los mercados internacionales.

SEGN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA

DE OPERACIN O ECONMICOS
Incluye la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al
cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de
prdidas y ganancias proyectado. Entre stos podran incluirse:

Ventas.

Produccin.

Compras.

Uso de Materiales.

Mano de Obra.

Gastos Operacionales.

FINANCIEROS
Incluyen l clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el
balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorera y el de
capital tambin conocido como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorera: Se formula con las estimaciones previstas

de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin.
Tambin se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida
las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos
monetarios o con la salida de fondos lquidos ocasionada por la
congelacin de deudas, amortizacin u otros.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes

inversiones en activos fijos. Contendr el importe de las inversiones
particulares a la adquisicin de terrenos, la construccin o ampliacin de
edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar
alternativas de inversin posibles y conocer el monto de los fondos
requeridos y su disponibilidad de tiempo.

SEGN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN

PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO
Los presupuestos del sector pblico cuantifican los recursos que requieren la
operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los
organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales
se contemplan variables como la remuneracin de los funcionarios que laboran
en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades
estatales, la inversin de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la
realizacin de obras de inters social y la amortizacin de compromisos ante la
banca internacional.

PRESUPUESTOS DEL SECTOR PBLICO

Los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de las
actividades empresariales.

ANEXOS
MINI GRFICO DE UN PRESUPUESTO

PRESUPUESTO DE OPERACIONES INFORME DE RESULTADOS

PROYECTADOS EN MILLONES DE DOLARES
Proyectad
o

Rea
l

Proyectad
o

Rea
l

Proyectad
o

Rea
l

Proyectad
o

Rea
l

Proyectad
o

R
l

2001

200
1

2002

200
2

2003

200
3

2004

200
4

2005

20
5

Unidade
s
Vendidas

3100

7250

5580

6000

6820

Precio
de Venta

$2.00

$2.00

$2.00

$2.00

$2.00

Ventas
Totales

$6,200

$14,500

$11,160

$12,000

$13,640

Costo
Unitario.

$1.20

$1.20

$1.20

$1.20

$1.20

Costo

$3,720

$8,700

$6,696

$7,200

$8,184

Total de
Venta.
Gananci
a Bruta

$2,428

$5,800

$4,464

$4,800

$5,456

Costos
Fijos

$1,925

$1,925

$1,925

$1,925

$1,925

Gananci
a
(Prdida)
Antes de
Impuesto
s

($427)

$1,700

$865

$1,075

$1,485

Impuesto
s (25%)

$425

$216

$269

$371

Gananci
a
Prdida
Neta

($427)

$1275

$649

$806

$1,114

CONCLUSIONES
1. Conocer los principales conceptos asociados a los presupuestos que le
sern de mucha utilidad para elaborar predicciones de sus ventas,
recursos, produccin, finanzas, tiempo, optimizacin y cualquier otra
actividad asociada con el ciclo normal de la empresa.
2. Definir claramente el concepto de presupuestos, la utilidad y su
importancia, as mismo identificar los diversos tipos de presupuestos que
existen, estas herramientas darn la pauta para una mejor aplicacin de
la teora a la prctica.
3. Comprender y valorar este tema como parte del proceso administrativo
dentro de la planificacin, como un til instrumento para predecir el
rumbo de la empresa en base a supuestos que le permitan abrir el
camino al xito corporativo y empresarial.

BIBLIOGRAFIA

PRESUPUESTOS. Jorge E. Burbano Ruiz & Alberto Ortiz Gmez,

Editorial McGraw Hill, segunda edicin, Elaborado en Colombia, esta
edicin contiene 376 Pgs.

MANUAL DE PRESUPUESTOS. H.W Allen Sweeny & Robert Rachlin.

Editorial McGraw Hill, primera edicin, Elaborado en Mxico, esta edicin
contiene 884 Pgs.