Siderdsens samordningsforbund SAMMANTRADESPROTOKOLL Sida ‘Sammannaesdatan 2015-01-27 1 Sammanteidesprotokoll ne 1 2015-01-27 Pats och td BBjuys samordningsftrbundstok Bjuy kl 13.00~ 15:35 Bestutande Reino Persson, ondfirande, Astorps kommun Eva-Mo Viktorsson, ledamot, Férstkringskassan in, Ledamot, Bjuvs Kommun Patrik Steen, ledamot, Arbetsfemedtingen Hans-Bertl Sinclar, tinstgorande ledamer, Region Skane Christer La Origa narvaranite Edie Ek, erstitare, Astor kommun Anita Mansson, irbundschef Stderisens samordningsférbund Merih Gbalei, Astorps kommun Emerson Gomez Dal, Forstkringskassan Justering Plats och tid Stationshuset i Astorps kommun, torsdagen den 29 januari 16:30 Justemde paragrater §§ 1-30 Undershrifter 2 ‘Scmdiorere, (oe Merih Gate? Justorare ANSLAG/BEVIS Provokollet i justerat Justeringen har tkannagivits genom anslae Organ ‘Saderdsens samordningsférbund ‘Sammantidesdaturn 2015-01-27 Datum da anslaget sitts upp 2015-02402 Datum dt anslaget ts ner 2015-02-23, Forvaringsplats fir protokollet— Kommunstyrelseftrvaliningen, Astomps kommun Unde Miles eas Anita Mansson, Ribundschet Uiaeagsbostyehande wxSAMMANTRADESPROTOKOLL sida Séderdsens samordningsfirbund Sammantadsdatuy 201501-27 2 gl Matets dppnande och presentation av ledaméterna Ordférande Reino Persson éppnar métet och hiilsar alla vilkomna, §2 Farslag till ordférande for métet Reino Persson foreslis som ordfSrande fir motet. Beslut Reino Persson utses till ordf¥rande. §3 Forslag till sekreterare for métet Styrelsen beslutar utse Merih Gzbalei frén Astorps kommun som sekreterare for motet §4 Val av justeringsman Styrelsen beslutar utse Patrik Steen alt tillsammans med ordfrande justera dagens protokoll 16:30 torsdag den 29 januari 2015 i stationshuset i Astorps kommun. §5 Godkiinnande av dagordning Styrelsen beslutar att godksinna fSrslag til dagordning med justeringen att en punkt kiggs till under § 19 angitende utbetalning av erséittningar till styrels edamoter. §6 Val ay ordforande for forbundet 2015-2016 Reino Persson fran Astorps kommun foreskis som ordférande och nytt beslut ‘om ordf¥randeskap kommer att tas 2016 flr aren 2017-2018. Beslut Reino Persson, Astorps kommun beslutas till ordférande 2015-2016. §7 Val av vice ordférande for forbundet 2015 — 2018 Porstikringskassan tillsatter vice ordf¥randeposten, Beslut Eva-Mo Viktorsson utses till vice ordfrande fir 2015 ~ 2018, §8 Val av firmatecknare och beslutsattestanter Tsterandes sign Porslag fEreligger tll attestreglemente, attestanter och firmatecknare fir S8- derisens samordningsférbund. Beslut Styrelsen beslutar att godktinna forslag till attestreglemente, attestanter och. firmatecknare for Sdderisens samordningsfBrbund, UsdeagsbestyhandeESPROTOKOLL Sida Sdderasens samordningsforbund Sannmantadesdatum 2015-01-27 3 S §10 gu Férslag till budget for ar 2015 Ekonomkonsult Helena Andersson har sammanstillt och limnat fSrslag till budget for ar 2015 budgeten redovisas de firslag som antagits av respektive styrelse efter be~ sluti november manad 2014 Det rider dock ett frigetecken till om kostnaden for fSrbundschef a medta- gen eller inte. Om de 350 000 kronora inte ir medriiknade kommer resulta- tet att paverkas, Med anledning av att Helena Andersson inte ffrrdn torsdagen den 22 januari kan saken inte utredas i nuliget. Beslut Styrelsen beslutar att godkiinna frslag till prelimindir budget for dr 2015. Forslag till verksamhetsplan for 2015, Bjuvs samordningsférbund och Astorps samordningsférbund har vid arsskif= tet slagits samman och fGrbundet har bytt namn till Sdderasens samordnings- fSrbund. Verksamheterna har i de bada tidigare forbunden sett lite olika ut och neir de nu ir ett fSrbund maste olikheterna hanteras. Ett sat ar att styra upp verk- samheten i det nya fBrbundet s& att olikheter blir til likheter vilket ytterst be- tyder att kommuninvanarna bade i Bjuv och i Astorp ska férvaintas f& samma midjligheter att nyttja forbundets rehabiliteringsinsatser. Porslag foreligger pa en verksamhetsplan for ér 2015. Beslut Styrelsen eslutar att godkiinna férslag til verksamhetsplan fr ar 2015 Forslag till verksamhetsplan och budget for Ungsam. Ungsam ar ett projekt som har pagatt sedan 2011 i Astorps samordningsfer- bund, Ungsam jobbar med ungdomar mellan 16-29 a som ar strskilt langt iffdin arbetsmarknaden, Deras fBrutsdttningar ska fBrbiittras s@ att de kan komma ut i arbetsmarknaden eller ga vidare till utbildning. Verksamhetspla- nen innehaller mal, inriktningar och effektmal. Férslag till verksamhetsplan och budget fBr ar 2015 for Ungsam fereligger. Beslut Styrelsen beslutar att godkiinna fBrslag till verksamhetsplan och budget 2015 for Ungsam. oseandes Sign wr UndingsbetrandeSAMMANTRADESPROTOKOLL Sida Séderdsens samordningsforbund Snantidedatum 2015-0127 4 g12 gs Farslag till delegationsordning Av férfattningskommentaren framgér att beslutanderatt, frvaltning och verkstillighet i ett samordningsfirbund utévas av dess styrelse. Samordningsfrbundets mojligheter till att delegera sina beslut regleras i la- gen om finansiell samordning 10 §. Styrelsen kan enligt tredje stycket delegera vissa beslutsritter till en ledamot eller en ersittare i styrelsen, eller till en tjansteman hos forbundet. For delegeringsritten galler delvis samma begrinsning som enligt 6 kap 34 § da aiven kommunallagen galler for kommunalfrbund, Detta innebar att sty- relsen inte kan delegera tirenden som avser verksamhetens mal, intiktning, omfattning och kvalitet. Nagon begrdinsning for direnden som ror myndighetsutdvning infrs inte ef tersom samordningsférbundet enligt 7 § andra stycket inte far vidta dtgdirder som innefattar myndighetsutévning mot enskilda. Vidare far delegation inte ske i renden som begriinsas av annan lagstifining Enligt fjdrde stycket skall beslut som har fattats pa delegation anmvilas till fOrbundsstyrelsen i den ordning som styrelsen bestimmer. Forslag till delegationsordning bifogas. Beslut Styrelsen beslutar att godkiinna forslag till delegationsordning fr Séderasens samordningsférbund och att beslut som fattats pa delegation ska anmiias til styrelsen vid ndstkommande méte. Stillningstagande angiende lokal pa Storgatan 19 i Bjuy Samordningsférbundet i Bjuv har tecknat ett avtal pé lokalen som ar bekigen pai Storgatan 19 i Bjuv. Lokalen bestar av ett samlingsrum, tvé kontor och ett pentry. Lokalhyran uppgat till 11 667 kronor/manad vilket innebéir en ar kostnad om 140 000 kronor exkl elkostnader Lokalen har fram till rsskiftet anvaints som kontor for ansvarig tjansteman i fSrbundet. Styrelsen har ocksA anvéint lokalen for sina sammantriden, Lokalen har ock- sé anvants vid andra sammankomster och maten, Bjuys kommun har meddelat att det kan finnas ett tjansterum pa en av fr valtningamna i Bjuvs kommun, Det dock i nulaiget dr inte klart vilken my! dighet som Sdiderdisens samordningsférbund kommer att k6pa tjinst som for- bundssekreterare. Beslut Styrelsen beslutar ait ge Patrik Steen i uppdrag att kontakta projekt Vuxsam och Christer Landin att kontakta Bjuvs kommun for att hitta en lsning pa lokalen, Styrelsen beslutar att stiga upp lokalen, Dusters Sin UicragsbestikandeSAMMANTRADESPROTOKOLL Sida Séderasens samordningsfirbund ‘Sanmmantiesdtun 2015-01-27 35 § 16 estagande om avtal for Bjuys samordningsférbund Avtalen som lokalen pa Storgatan 19 i Bjuv inte ar i behov av behdver siigas ‘Upp. Beslut Styrelsen beslutar att fljande avtal ska sigas upp: Lokalvard Kopiator Telefon Postbox Hemsida TV-licens nir TV:n Internet har avyttrats Stilllningstagande om avtal med Lars Olsson Offerter fn extern utvéirderar har inhiimtats av Bjuvs samordni fOr utvardering av projekt Vuxsam. Offert har inkommit frén L. son, Varpinge Ord & Text. Bjuvs samordningsfirbund har avtalat for ér 2014 och kostnaderma har uppgat till 34 000 kronor ‘Nu fOreligger en anskan om medel fBr dr 2015/2016. Kostnad fir resterande tid av projektet uppgar till 175 120 kronor vilket in- nebar en kosinad med 96 $19 kronor for ar 2015. For ar 2016 blir kostnader- na da resterande dvs 78 601 kronor. Beslut Styrelsen beslutar att Anita Mansson far i uppdrag att Kontakta Lars Olsson fOr att undersdka avtalet och om inget avtal fOreligger ingas ¢j heller ett avtal uutan utvecklingsgruppen har i uppdrag att utvirdera verksamheterna, Stillningstagande om projekthidrag till Vuxsam Styrelsen i Bjuvs samordningsférund bestutade 2014-06-18 att delvis god- kainna projektansdkan angdende projekt Vuxsam men att éterremittera ansd- kan for komplettering, Enligt den ursprungliga projektansdkan galller projekt- tiden augusti 2014 till september 2016. Kostnaderna for 2014 dir 430 000 kr, 1 100 000 kr fSr 2015 samt 850 000 kr for 2016, Arendet behandlas vid ett styretseméte 2014-12-12. Enligt ansdkan hade da kostnaderna for 2015 beriiknas till 1 369 804 kr varay 175 120 kr avser kost- nader fr extern utvirdering 2015/2016. (96 519 kr fr enbart ér 2015), Ansdkan for ar 2015 uppgick ska inhamtas fre bestut Beslut Styrelsen beslutar att godkiinna ferslag till projekt Vuxsam for ar 201 Kostnad fir extem utvarderare har behandlats i ett eget drende, Anita Mans- son fir i uppdrag att Kontakta ekonomiavdelningen i Bjuvs kommun fr att teckna en dverenskommelse om manatlig kostnads6verféring, “asters ian ae f? Ueagsbespkande &SAMMANTRADESPROTOKOLL Sida Séderiisens samordningsforbund Sammanuadesdatum 2015-01-27 6 gi7 §18 g19 Forslag till uppfdljningsrutin av verksamhet och ekonomi For att fSlja det ekonomiska utfallet kommer PwC manatligen att redovisa fSrbundets ekonomi { en rapport, Dessa rapporter kommer att delges styrel- sen vid nastkommande sammantriden Forutom Arsbokslut kommer minst ett delarsbokslut att genomfras och dit Limpligen per den 31 august Verksamheterna filjs upp i samband med delérs- och arsbokslut. Darutéver har projektledare méjlighet att fOretrida infér styrelsen fOr att presentera re- spektive projekt. Ide fall externa utviirderare anlitas kommer ocksé resultatet att delges styrel- sen utifran fattat beslut, Beslut Styrelsen beslutar att godktinna fSrslag tll uppfBljning av fSrbundets verk~ samhet och ekonomi. Faststillande av organisation for forbundet Forslag foreligger till organisation med fértydligande angaende funktioner och uppdrag. Beslut Styrelsen beslutar att godkainna férslag till organisation till Sédersens sam- ordningsférbund Angiende utbetalning av ersiittningar till styrelsens ledamiter Ersitining till styrelsens ledamoter ska flja Region Skanes reglemente for ersattningar. Styrelsen har att ta stallning med vilken frekvens utbetalningar ska ske och om ett fast arvode ska utgi till ordforande bland annat, Beslut Styrelsen beslutar att flja Region Skines reglemente fOr erstitiningar och arvoden betalas ut tva gdnger per dr, sista januari och sista augusti. Inget fast arvode utgar ftir samordningsférbundets ledamite Tsterandes sign Undragsbestekande v 06$20 §2i 922 sears ign SAMMANTRADESPROTOKOLL Sida jerdsens samordningsférbund Sammars 2015-01-27 7 Stillningstagande an forbund Projekt Vuxsam har behandlats i ett separat drende och utéiver det f jande projekt som ar beslutade av Bjuvs samordningsf®rbund: Familjeprojektet, Suicidprevention Vaiga fata Kultur pa recept Resurspott Navetgrupp Projekt fr att underséka cannabisberoendet i Bjuys kommun jende projekt beslutade ay Bjuys samordn Beslut Foljande projekt Ar inte aktuella och om intresse fereligger far en ny ansdkan gras: Familjeprojektet, Suicidprevention, Viga fatta, Kultur pa recept, Re- surspott och Navetgrupp. Eventuella projektansokningar kommer att behand- las av utveeklingsgruppen. Medlen for de projekt som inte verkstillt gar tillbaka till samordningsfir- bundet. Projekt fr att undersdka cannabisberoendet i Bjuys kommun ligger utanfir samordningsférbundets verksamhetsomride och kan drfér inte finansieras ay samordningsfrbundet. Stillningstagande till medlemskap i NNS Iniressefrening vars uppgift dr att arbeta med fragor som berr samord- ningsférbunden, Den leds av en styrelse som arbetar nationellt dir respektive fOrbund avger en medlemsavgif Beslut Styrelsen beslutar att avsta fran att delta i NNS. Utbildningsdagar under varen 2015, Basutbildning fr FINSAM kommer troliga februari. Utbildare ar Ola Andersson, Vaistra att hallas i Malmé i slutet av jtalands fSrbund. Beslut Styrelsen beslutar att deltagande vid basutbildningen ar det varje enskild le- damot som avgir. I 6vrigt giller att deltagande vid utbildningar beslutas av styrelsen och vid bradskande tillfillen beslutas det av ordforande som sedan godkainns vid niistkommande styrelsemote Udiassbestrhande aSSAMMANTRADESPROTOKOLL Sida Sdderasens samordningsfirbund ‘Samanta 2015-01-27 8 §23 924 §25 $26 §27 irslag till logotype for forbundet Ljungbergs tryckeri har anlitats i syfte att utforma forslag till logotype fr Rrbundet. Forslag fOreligger och detia bifogas kallelsen Beslut Styrelsen beslutar godkiinna ferslag till logotype. Finsamkonferens den 24 - 25 mars 2015 i Linkiping Nationella réidet ordnar drligen en Finsamkonferens med sista anmalningsdag den 24 februari. Nationella radet hjélper till att ordna med boende om det bokas samtidigt med anmiilan om deltagande. Beslut Styrelsen beslutar att alla ledaméter har méjlighet att anméla sig till Finsam- Konferensen och far anméla sig till Anita Mansson som samordnar anmél- ningarna. Reino Persson och Eddie Ek anmiiler sitt deltagande vid samman- tradet Sammantriidestider 2015 Styrelsen har att ta stillning till sammantriidestider fr 2015. Beslut Styrelsen beslutar godktinna fSljande sammantriidestider fSr varen 2015. 3 mars 2015 Klockan 13:00 i Bjuy 4 maj 2015 klockan 13:00 8 juni 2015 Klockan 13:00 Rapport angiende (jinstekip av administrativ Anita Manson rapporterar om Kiget med anstillning av administrativ perso- nal. Det administrativa behovet for forbundet ar i dagsliget hogt i samband med sammanslagningen och dirmed diskuteras méjliga losningar. Beslut Styrelsen noterar informationen och bemyndi inster. Anita Mansson att képa in Forslag till kick-off for styrelse, utveeklingsgrupp och remissgrupp. En kick-off kommer att anordnas pa Séderisens Forsgird dar partema i det nya fOrbundet kommer att ha en m@jlighet att lira kéinna varandra och Pir~ bundets uppdrag. Beslut 4~5 maj fran klockan 09:00 den 4 maj till klockan 13:00 den 5 maj. “userande ign ow Ps ‘Udiassbesrkande928 §29 §30 SAMMANTRADESPROTOKOLL sida jerasens samordningsférbund Sanna 2015-01-27 9 Delgivningar Inventarielista Ungsam Overenskommelse gillande uppratthallande av ekonomiservice med KvB Protokoll fran NNS Val till Séderdisens samordningsfirbund frin Region Skane Inventarielista Bjuvs samordningsférbund Beslut Noterar delgi ningara till protokollet Ovrigt Forslag till dokumenthanteringsplan for Séderdsens samordningsfor- bund Ett samordningsférbund har i likhet med offentliga fSrvaltningar skyldighet att halla sina handlingar i ordning fer att dessa ska vara tersbkningsbara. Li kasd finns det krav pa ett handlingar ska antingen gallras eller bevaras. La- garna giiller inte bara pappershandlingar utan éiven digitala handlingar, mms, sms, fax eller liknande. Aven uppgifter som limnas muntligt och som inte dr av ringa betydelse ska dokumenteras och sparas. Offentliga handlingar inom f%rbundet som ska bevaras ska dirmed ocksa ar- kiveras, Enligt gillande fSrbundsordning ska Astorps kommun tillhandahalla arkiv at Séderdisens samordningsférbund. Forslag till dokumenthanteringsplan Rireligger. I denna regleras vilka typer av handlingar som fSrekommande, var dessa ska firvaras samt om de ska allras efier viss tid eller arkiveras i Astorps kommuns centralarkiy. Forslag till dokumenthanteringsplan fOreligger Beslut Styrelsen beslutar att godkiinna forslag till dokumenthanteringsplan fr S6- derisens samordningstirbund. Ordférande avslutar mitet och tackar for visat in Tsterandes sign Udiagsbestyande PS