Ciclo de vida del presupuesto

Hernn Bustos Castro

Formulacin y administracin de presupuestos
Instituto IACC
29-07-2015

Desarrollo

INSTRUCCIONES:
1. Identifique las actividades de la columna 1 con las fases del ciclo presupuestario de la
columna 3, indicando frente a cada actividad la letra de la fase a la cual corresponde. Use
para su desarrollo el modelo de tabla presentado a continuacin.

ACTIVIDADES
1. Autorizar un gasto
2. Establecer desviaciones

RESPUESTA 1 (LETRA)
B
D

presupuestarias y analizar las causas

3. Hacer el presupuesto
4. Alcanzar consenso sobre las metas

A
C

y cifras presupuestarias
5. Rechazar una compra
6. Programar las ventas

D
A

2.- Luego, elija tres de las actividades presentadas y explique la importancia de su

ejecucin al trabajar con presupuestos y que podra ocurrir si no se consideran en la
elaboracin de presupuestos.

1.- Hacer el presupuesto: El presupuesto es un

instrumento de gestin que anticipa el

conocimiento de los posibles problemas y nos facilita el estudio de las distintas alternativas de

accin cuando es posible realizarlas. Para su elaboracin es un proceso bastante complejo en

cuanto que implica la participacin e integracin de los diferentes niveles y centros de
responsabilidad. A partir de l y de forma peridica, generalmente cada mes, la evaluacin de la
actuacin de los distintos centros viene explicitada por el clculo de las desviaciones entre el
presupuesto y los resultados conseguidos.
Del mismo modo, la confeccin de los presupuestos anuales se enmarca dentro del proceso de
planificacin global y a largo plazo de la empresa; por ello ha de estar vinculado con la estrategia
y la estructura organizativas.
Dentro de sus objetivos principales tenemos

Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar

en un periodo determinado de tiempo.

Controlar y medir los resultados cuantitativos y fijar las responsabilidades en las

diferentes reas de las empresas para lograr los objetivos propuestos

Coordinar los diferentes centros de costos para asegurar la marcha integral de la empresa.

2.- Establecer desviaciones presupuestarias y analizar las causas: El control de un

presupuesto tiene en modo general dos etapas:
La primera fase consiste en la confeccin de presupuestos.
La segunda fase contempla la comparacin de los presupuestos con la realidad, en este proceso
por el cual se pretende explicar las razones por las que el beneficio real difiere del presupuestado
es muy relevante en el desarrollo del presupuesto.
Este anlisis debe terminar identificando claramente los problemas que han impedido un correcto
funcionamiento del presupuesto y con la identificacin de los responsables y de acciones
correctoras que permitan subsanar las posibles reas de problemas.

El procedimiento y modelo de anlisis de desviaciones deber estar en consonancia con el

sistema de costos utilizado, para facilitar el entendimiento o interpretacin de los hechos.

Una de las razones de establecer las desviaciones presupuestarias es de la mejorar la gestin de la

empresa, bien aumentando los ingresos, bien reduciendo los costos. De ah que es ms
importante que calcular las desviaciones se analizar porque se estn produciendo, que
generalmente pueden ser por:

Una posible causa de tipo general puede ser que las cifras que estn en el presupuesto no
fueran realistas de lograr, o que hayan cambiado las condiciones, por ejemplo aumento de

precios, aumento de costos, entre otros.

Otra de las causas frecuentes es la falta de eficiencia en la propia gestin de los factores,
imputable por tanto a cada departamento responsable.

Lo fundamental en el anlisis de desviaciones no es la comparacin rpida de los resultados

(reales y previstos) sino el desglose del resultado obtenido en sus diferentes componentes. Si,
por ejemplo, se presupuest un beneficio de 20.000.000 de pesos y el resultado real ha sido de
28.000.000 de pesos, est claro que ha habido una desviacin favorable de 8.000.000 de pesos.
Pero, cul ha sido la causa?. Se han incrementado los precios de venta?, han disminuido los
costos de produccin?, se ha mantenido la calidad del producto final?....Es necesario un
desglose en diferentes tipos de desviaciones. Se hace necesario una identificacin de las causas
de dichas desviaciones.
Para que la comparacin de los resultados previstos con los reales sea operativa, se requieren una
serie de condiciones:
1)

Fiabilidad de los objetivos marcados.

2)

Los resultados respecto de los cuales se analizarn las desviaciones deben ser controlables.

3)

Es necesario disponer de un sistema de informacin fiable y veraz sobre lo ocurrido en la

realidad.
4)

Hay que distinguir entre desviacin de los objetivos y error de previsin.

5)

Las desviaciones producidas deben asignarse a los centros de responsabilidad que las han

ocasionado.

3.- Alcanzar consenso sobre las metas y cifras presupuestarias

El presupuesto se debe basar en metas realistas, pero que tambin supongan un reto de alcanzar.
Por ejemplo, si las ventas estaban creciendo en un 5% anual durante los ltimos aos, podemos
presupuestar que las ventas crecern en un 7,5%, los resultados planteados para el prximo ao
son factibles y probables y cuya fuerza de ventas estar en condiciones de alcanzar.
Adems hay que tener presente que las personas encargadas de los resultados deben participar
directamente en la elaboracin del presupuesto. As, por ejemplo el personal de ventas debe
preparar el presupuesto de ventas y las del rea de produccin el presupuesto de produccin. Se
necesita administrar adecuadamente todo el proceso de comunicaciones para que todas las
personas involucradas estn satisfecho y de acuerdo con lo que los otros estn planeando.
El consenso en el presupuesto es muy importante y debe ser explcito. Durante el proceso de la
elaboracin del presupuesto se discutirn varias versiones sobre el mismo. Por ejemplo, se desea
lograr ventas por 50.000.000 millones de pesos, en tanto el pronstico inicial del departamento

de venta es de 40.000.000, despus de un debate, se podra acordar una cifra cercana a

45.000.000. Todos este tipo de compromisos lo ideal es hacerlo por escrito estableciendo un
compromiso por parte del equipo de ventas en este caso y por el otro la empresa para disponer de
todos los recursos necesarios para lograr lo presupuestado.

Bibliografa
IACC (2015). Formulacin y administracin de presupuestos. El sistema presupuestario de la
empresa. Semana 1