Purchasing Costs

Pembelian barang-barang atau servis untuk organisasi yang

besar akan melibatkan beberapa proses.

i.

Pembeli

harus

mencari

pembekal

yang

dapat

mengeluarkan produkyang dikehendaki dan menepati

jumlah penghantaran, kualiti dan harga yang telah di
tetapkan. Proses ini melibatkan pertuturan informasi
supaya produk yang di bekalkan menepati spesifikasi
yang di kehendaki. Kebanyakan informasi

mungkin juga sulit,

jika ia berkaitan dengan proses pengeluaran atau mereka cipta produk.

ii.

Apabila contoh produk telah di luluskan, pembeli akan menghantar purchase

order untuk menyatakan kuantiti produk yang di kehendaki.

iii.

Seterusnya, sebelum proses penghantaran produk berlaku, pembeli akan di

maklumkan terlebih dahulu oleh pembekal berserta dengan invois untuk
produk yang dihantar. Bahagian accounting akan memadankan invois dengan
purchace order.

Inventory Management
Kebanyakan syarikat perlu menghentikan sementara pengeluaran produk bagi
menjamin kestabilan stok.
Syarikat perlu menyimpan sesetengah stok yang mendapat sambutan bagi menjamin
kelancaran pengeluaran produk. Sebagai contoh, pengeluaran produk yang mengambil
1

masa yang lama untuk sampai kepada pembeli, semakin banyak mereka perlu
menyimpan stok sebagai persediaan jika berlaku kesilapan dan semakin lambat proses
yang terlibat jika berlaku perubahan dalam permintaan.
Pengurusan barangan stok dan produk yang kemas membolehkan servis yang baik
dapat diberikan untuk pelanggan dan boleh menjimatkan kos yang lebih rendah.

Cycle Times
Cycle Times merupakan jumlah masa yang diambil untuk membina produk/barangan
yang telah tersedia untuk dijual.
Semkin lama masa yang di ambil, boleh di atasi dengan adanya hubungan koordinasi
yang rapat antara pembekal dengan pelanggan. Masa yang singkat dapat
menghasilkan pengawalan kualiti yang baik kerana masa yang diambil untuk pengujian
produk dan kadar kerosakan. Jika masa yang biasa untuk mengeluarkan produk boleh
dikurangkan daripada 8jam kepada 6jam, fixed costs per unit are lower since less time
is needed.

Technology Assimilation
Penggunaan komputer yang pertama di gunakan di dalam bidang ketenteraan dan
sains, bukan untuk commerce. Dalam tahun 1960, Bank of America merupakan bank
yang pertama yang menggunakan teknologi Electronic Recording Machine Accounting
(ERMA). Awal tahun 1970, para pengkaji mendapati IT memainkan peranan penting
dalam memajukan sesebuah syarikat.
Mereka mendapati 4 fasa yang terlibat dalam penghasilkan teknologi baru dan 3
penghalang yang boleh menghalang proses di atas daripada berlaku.

Fasa

1,

Technology

Identification

and

Investment

Ia

boleh

di

tafsirkan

sebagaipermulaan kepada perancangan sesebuah teknologi, melabur dalam teknologi

tersebut, dan permulaan kepada projek teknologi tersebut. Fasa ini lebih berteraskan
kepada eksperimen.
Fokus perancangan dalamfasa 1 mesti di hasilkan di antara pengenalan teknologi dan
sumber manusia. Resolusi masalah teknologi jangka pendek sangat kritikal,
pengalaman terlalu terhad, pemikiran secara logik mengenai implikasi teknologi
selalunya tidak stabil. Pihak pengurusan (personel) hanya mahukan pengalaman dan
selalunya memerlukan latihan khusus.
Fasa 2, Technology Learning and Adaptation. Apabila teknologi membuktikan
kegunaannya, proses ini perlu di sesuaikan dengan teknologi yang di sebutkan pada
fasa 1 di mana pada peringkat ini lebih ramai pengguna terlibat bagi memastikan
faedah dan implikasi teknologi.
Jika pendekatan terlalu konservatif, teknologi tidak akan berkembang. Sebaliknya
bergantung kepada komunikasi yang baik dan kesanggupan penyesuaiaan bagi faedah
pengguna. Hal ini sama risikonya. Designer mungkin menggunakan lebih masa dan
upaya dalam menonjolkan yang baru dalam produk yang tak berakhir.
Perancangan dalam tahap ini adalah susah, kerna inovasi mendahului penapisan
design secara berturut-turut. Dalam fasa perancangan harus ada fokus strategi yang
kukuh. Kepercayaan asas boleh menjadi potensi kepada pengguna supaya berhati-hati
dalam teknologi yang baru dan mendorong imaginasi pengguna bagaimana mencari
cara untuk menggunakannya.
Fasa 3, Rationalisation and Management Control adalah untuk membimbing design
dan implimentasi. Peranan pengguna dan sokongan staf menjadikan boleh di ramalkan
manakal kemajuan dalam pembaharuan dan pengubahsuaiian adalah lembab.
3

Keadaan yang tidak berkembang dalam fasa ini boleh menyebabkan kelekaan dengan
kawalan terhadap pengembangan keberkesanan. Kawalan yang

keras dapat

menggalakkan galakan yang secara diam-diam dalam projek fasa 1. Terlalu banyak
penekanan dalam skala ekonomi akan mmbunuh projek, walaupun selepas pelaburan
yang bersungguh-sungguh. Akhir sekali, bahaya yang tidak di duga mungkin akan di
lihat di akhir pembinaan dan projek itu akan di bekukan apabila kemudahan terhad.
Perancangan dalam fasa ini mengandungi fokus yang efisen. Hal ini termasuklah
menyiapkan dan menapis aplikasi, menaikkan pangkat staff kepada tahap yang boleh
diterima, dan menyusun semula bagaimana menggunakan teknologi baru secara
efisen. Perancangan yang formal menjadikan lebih efektif dan belanjawan lebih tepat
disebabkan pengalaman yang di peroleh dari fasa dua yang pertama (the 1st two
phase)
Dalam fasa terakhir, pengaliran teknologi yang tersebar luas (Maturity/Widespread
Transfer) di kenalpasti berdasarkan penyerapan dalam teknologi melalui organisasi.
Selalunya, pembahagian secara penyerahan dalam teknologi kepada lain-lain orang
yang berkerjasama. Ia juga boleh memberi makna pengambilan teknologi kepada
pesaing. Dalam fasa ini, tak akan sampai kerana perbahan persekitaran teknologi boleh
menggantikan kepesatan teknologi daripada ia di ambil sepenuhnya.
Perancangan dalam fasa ini memberikan perhatian terhadap pengurusan di mana
teknologi boleh di gunakan dan berapa banyak kos untuk melaksanakannya. Beberapa
teknologi tak akan dijumpai dalam fasa 4, kerana ia di gantikan dengan cepat tahap
terbaru iaitu 3 teknologi daripada bahagian yang lain dalam organisasi.
Fasa 1 dan 2 di kenalpasti melalui perubahan, manakala fasa 3 dan 4 melalui
pengawalan. Dalam fasa perubahan, pengurusan harus

melakukan rujukan untuk

sesetengah faedah, rujukan menjadi lebih di gunakan secara efisen kepada tempattempat lain. Sistem pengurusan kewangan dan persembahan akan lebih efektif dalam
fasa kawalan di mana terdapat tahap yang lebih tinggi daripada jangkaan yang di
perlukan kepada mereka untuk berfungsi. Kedinamikan pengembangan pengetahuan
4

teknologi bermakna di mana-mana sahaja point yang di berikan dalam satu masa,
syarikat akan berkemungkinan menjadi pengurus projek yang menggambarkan semua
4 fasa ini.

Technology Adoption
Organisasi boleh menjangkakan untuk mengalami gelombang fasa, seperti teknologiteknologi yang meninggalkan perubahan fasa akan di gantikan dengan eksperimen
yang baru. Contohnya, awal tahun 1990, batch data processing (like payroll) oleh
sesuatu majikan untuk kebanyakan syarikat adalah dalam fasa 4; perubahan data
elektronik (EDI) untuk pengawalan belian dan inventori dalam fasa 3 dan internet
adalah barusahaja bermula untuk bergerak dari fasa 1 ke fasa 2. Perubahan kurun,
kemajuan dalam teknologi mengukuhkan perniagaan pemprosesan data dalam fasa 4.
Manakala Internet-based electronic commerce adalah bergerak dalam fasa 2 apabila
syarikat

menjelajahi

berkemungkinan

dan

pelanggan

menjadi

biasa

kepada

keuntungan, risiko dan had kepada sistem tersebut. (companies explore possibilities
dan customers become accustomed to the benifits, risks, and limitation of the system)
Rangkaiaan dan servis teknologi boleh menguatkan perhubungan, kerana komunikasi
adalah optimis, pertukaran maklumat yang lebih efisen menjadi lebih mudah.
Kebanyakan aliran maklumat boleh di tambah manakala selebihnya boleh di gantikan
atau hilang keseluruhannya

apabila rangkaiaan komputer di gunakan untuk

menghubungkan sistem informasi melalui batasan organisasi.

Organisasi besar adalah yang pertama yang mengambil kelebihan/advantages dalam
teknologi maklumat, kedua-duanya dalam syarikat mereka termasuk rangkaiaan yang
menambah kuasa komputer melalui tahap syarikat tersebut. Sejak 1970-an dan 1980an, perniagaan di hantar dan di terima purchase order, invois dan shipping notification
via EDI over value-added networks (VANs), untuk mengurangkan buruh, kos
percetakan dan penghantaran mail dalam procurement process. Tahun 1980-an juga
memperkenalkan sistem computer-aided design (CAD), computer-aided engineering
5

(CAE)dan computer-aided manufacturing (CAM) dimana membolehkan jurutera, pereka

dan technicians untuk mengakses dan berkerja.
Rangkaian lebih terbuka kepada mereka menggunakan komunikasi yang mudah
dengan pelanggan yang baru, pembekal dan orang lain. Rangkaian menjadi lebih
terbuka dengan :
a) Protokol awam (public protocol) yang di ambil daripada kelengkapan yang major
dan penyediaan software. Ini mengurangkan kewangan dan kos pekerja dalam
pemperolehan, penemapatan dan menggunakan segala perkakasan dan
perisian yang di perlukan untuk berkomunikasi menerusi rangkaian tersebut.
Apabila kedua-dua iaitu multiple suppliers dan multiple buyers perlu dimasukkan,
standard harus berkaitan tanpa pelabur substantial network-specific sama ada
pada penjual atau pembeli.
b) Mereka di kawal oleh bahagian ketiga sama ada pembeli atau penjual pada
rangkaian tersebut. Jika bahagian ketiga kembali berdasarkan overall volume
pada rangkaian pengurusan, penyedia kepada rangkaian ada beberapa sebab
untuk membuang sama ada penjual atau pembeli. Jika rangkaian itu di uruskan
oleh penjual atau pembeli di dalam pasaran, mereka akan melihat pembukaan
rangkaian tersebut sebagai amaran kepada pemegang saham pasaran atau
kelebihan bersaing.
Rangkaian telefon adalah contoh yang baik kepada rangkaian yang terbuka. Di USA,
lebih daripada 90% individu dan perniagaan/ para peniaga mempunyai servis telefon.
Ini kerana murah sebab skala ekomoni dan subsidi pelbagai di tawarkan.
Internet telah membuatkan lebih berpatutan walaupun kepada rumah pejabat yang kecil
dengan meluaskan rangkaian perniagaan tersebut ke kawasan yang luas(work team &
geographical location). Kos untuk pelanggan untuk mencari pembekal yang berpotensi
adalah rendah dan kos untuk pembekal untuk menambah pelanggan juga rendah.
6

CONCLUSION
1. Teknologi informasi dan telekomunikasi membantu melicinkan masalah untuk
mengatasi

masalah

penyelarasan

dan

kawalan

dan

dapat

membantu

mengstruktur semula hungungan inter-organisational, terutamanya lebihan masa

dan jarak. (Kos pembayaran, pengurusan inventori dan kitar masa).
2. Companies lower procurement costs by consolidating purchases and devoloping
relationships with key suppliers to benifit from volume discounts and tighter
integration in the manufacturing process.

3. Holding inventory bermakna operating kos yang tinggi dan profits yang rendah.

4. Jumlah masa yang digunakan untuk membina produk dinamakan kitar masa.

5. Fasa 1: Technology Identification and Investment, Fasa 2: Technological

Learning and Adaption, Fasa 3: Rationalisation and Management Control, Fasa
4: Maturity/Widespread Technology Transfer.

6. Pembukaan Internet di harapkan most important attribute.

7. WWW menjadikan e dagang kepada rumah pejabat yang dengan rangkaian

perniagaan berhubungan dengan elektonik dengan kemudahan berkolaborasi
projek melalui work teams dan keadaan geografi.

8. Syarikat yang pelbagai saiz kini boleh berkomunikasi antara satu sama lain
secara elektronik, melalui Internet, networks for compony-use only(intranets)

atau untuk digunakan oleh compony dan its bisnes partners(extranets) as well as
the private value-added networks.

9. Sistem komputer telah bertukar kepada persaingan yang biasa dan ia lebih
kepada insdustri.

10. Ia di gunakan untuk

penyelarasan antara purchasing operation di syarikat

tersebut dengan pembekal.