VENTAS

Usted como auditor operacional, va a llevar a cabo la revisin de la funcin de ventas de la empresa
Industrias X, S.A. cuyas caractersticas ya sealadas indican que se dedica a la manufactura y venta de
productos farmacuticos.
La funcin de ventas implica en esta empresa:
Coordinacin con las funciones de produccin, compras, finanzas.
Coordinacin con ingeniera de planta para la planeacin de mejoras y necesidades de nuevo equipo, as
como mantenimiento del que ya se tiene.
Coordinacin de los almacenes para existencias mnimas y mximas.
Desarrollo de la funcin de ventas a travs de los departamentos de venta y mercadotecnia.

SITUACIONES ENCONTRADAS:
Comparo el importe de ventas por los primeros cuatro meses de los ejercicios 2013 y 2014 como sigue:
2014
Enero
Febrero
Marzo
Abril

5,500,000
6,800,000

2013
4,200,000
6,200,000
4,100,000
7,500,000

variacin

4,350,000
4,200,000

1,300,000
1,800,000
2,700,000
3,300,000

Los comentarios recibidos a las variaciones fueron los siguientes:

El presupuesto de ventas para 2009, sumaba para todo el ejercicio $50,000,000 cantidad que en opinin
de los gerentes de ventas y agentes vendedores era exageradamente fcil cubrir, no as para el
presupuesto de 2010 que alcanzaba la cifra de $ 100,000,000 y que se han considerado difcil de
alcanzar.
Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2009 se contaba con 15 agentes vendedores ms que en
2010, no obstante que en este ltimo salieron al mercado nuevos productos con patentes de la
Compaa.
2. Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni incentivos y la presin que se
ejerce sobre ellos en amenazante para cubrir sus cuotas segn presupuesto.
3. Al observar la frecuencia de operacin en varias ventas desde el pedido hasta la entrega de la
mercanca al cliente y su registro se dio cuenta de lo siguiente:
Varios pedidos de clientes nuevos fueron detenidos hasta semana y media a falta de la autorizacin de
crdito, ya que solo el gerente de crdito y cobranza tiene asignada esta funcin.

Continuamente los clientes cancelan sus pedidos por el retraso considerable en que les son surtidos. La
razn de lo anterior es que no tiene stocks de inventarios suficientes para cubrir las necesidades de
ventas.
La poltica de crdito (promedio) ha sido de 90 das, existiendo autorizaciones variables que van de 40 a
140 das, situacin que ha dependido exclusivamente del gerente de ventas.
4. No cuentan con informacin que permita conocer el monto de las ventas por cada centro de
distribucin.
5- Al visitar los centros de distribucin observ lo siguiente:
Que una de las ciudades donde est ubicado uno de los centros de distribucin de la Compaa, existe
una compaa de la competencia, cuyos planes de expansin han sido notoriamente ganar en primer
lugar el mercado de la localidad, razn por la cual observ una disminucin paulatina en las ventas.
Al comentar la situacin anterior con el departamento de mercadotecnia le informaron que no se haban
enterado de ello.
Que por razones de urbanizacin, otra de las bodegas de la Compaa qued prcticamente atrapada
entre pasos a desnivel y calles de un solo sentido, que dificultan la localizacin de la misma y el acceso
de camionetas y/o camiones para recibir la mercanca.
6. Observ que para efectos de determinar los precios de venta, el departamento de ventas slo
consider aquellos que rigen en el mercado y que no se encuentran con anlisis de utilidad por producto
o lnea de productos.
7. En relacin con el estudio de los medios de publicidad de la compaa not que solo se canaliza a
travs de revistas mdicas.

SE PIDE:

1. Detecte el problema y el efecto que este tiene en la operacin.

2. Indique en donde hara investigaciones adicionales.
3. Indique las recomendaciones que juzgue procedentes .
RESPUESTAS
1. PROBLEMA: cancelacin de pedidos por insuficiencia de stock de inventarios
DESENCADENA:
Los clientes estn dejando de comprar porque no se les satisface el mercado,
Genera problemas con los inventarios o NO estn alineados con la produccin.

No cumplimiento de presupuesto de ventas

Insatisfaccin laboral por parte de los vendedores
Desprestigio de la compaa por incumplimiento ante el cliente
Sobrepasa la poltica de crdito de la empresa superando los 90 das
Afecta el flujo de caja de la compaa

2. Se haran las siguientes investigaciones adicionales:

Verificar si hay segregacin de funciones
Verificar el stock mnimo para satisfacer el cliente
Verificar por que el no pago de comisiones ni incentivos a los vendedores
Verificar el motivo principal para disminuir el personal de ventas si se duplica el
presupuesto de ventas para ese ao.
Verificar la desinformacin de mercadotecnia acerca de la competencia en el sector
Verificar las vas de acceso a la bodega y vas alternativas posibles.
Evaluar si es necesario hacer un cambio en las polticas de crdito.

3. Algunas recomendaciones:
Revisin de contratos para empleados
Establecer un sistema para tener un control de unidades vendidas
Hacer un control de rentabilidad del producto
En cuanto a la falta de autorizacin de crdito, se recomienda que haya un backup o un
delegado para que pueda aprobar dichas autorizaciones de crditos.
Analizar posibles incentivos para empleados que generen beneficios para la compaa.
Buscar diferentes medios de publicidad para dar mas a conocer los nuevos productos.