Professional Documents
Culture Documents
MESYUARAT
ZULKIFLI YAHYA
MINIT MESYUARAT
sambung
Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara
yang dibincangkan dan diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat.
Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format
tertentu serta peraturan dan syarat yang
ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang
empunya.
JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri
sambung
Mesyuarat Khas
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut
keperluan
- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai
kepakaran
- Agenda mesyuarat ringkas tetapi
mendalam/terperinci
- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan /
fungsi
5
MINIT MESYUARAT
Penting sebagai;
Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
Imej Jabatan/Kementerian
Mengetahui agenda
Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
Membaca semua kertas kerja
Mengetahui latar belakang ahli
2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas
7
sambung
3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
PETUA PENULISAN
TULIN
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DARI KERAGUAN
KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
RINGKASAN PERBINCANGAN
KEPUTUSAN
TINDAKAN PIHAK TERLIBAT
10
STRUKTUR MINIT
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP
11
FORMAT MINIT
MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)
- Tarikh: .
- Masa:
- Temapat:..
SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha
12
sambung
1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan
13
sambung
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan
3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)
3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan
3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
14
sambung
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERJA PERLU DIREKODKAN:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang
dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
15
sambung
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)
5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)
5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
16
sambung
URUSETIA
Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
17
18
sambung
4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja
i. Tajuk
(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)
(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan
(a)
(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
19
Perkara
Tindakan Perlu
Diambil
Tanggungjawab
Status
Semasa
20
TINDAKAN SUSULAN
21
SEKIAN,TERIMA KASIH,
WASSALAM
22