REPRESENTAGAO DE PROCESSOS: FLUXOGRAMA LG Fluxogramas: ferramentas de representagao grafica do trabalho realizado na organizagao, possuindo varios tipos e grau de complexidade, de acordo com o objetivo a que se destinam. O uso de fluxogramas possibilita: v Preparacdo para o aperfeigoamento de processos empresarias (é preciso conhecer para melhorar); Y Identificacdo de atividades criticas para o processo; Y Conhecimento da seqtiéncia e encadeamento das atividades dando uma vis&o do fluxo do processo; ¥ Documentacdo do processo para analises futuras, adequagao a normas e certificagdes e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organiza¢gao; Y Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participagao de todos os envolvidos.DIAGRAMA DE BLOCOS Vv Eo mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferencia-las por tipos. Y Utilizado para uma visualizagdo rapida do processo. Y Pode ser horizontal ou vertical. Y Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas. LGM 3. Aposertarumalisiad caneatas ¥ 4. Entrevistarcandidatosiniernos 5, Seocanddatointemotor ualfcado,trparaa Atividade 10 Scere eee 6. Fezorpesquisaextema ——__t 7. Selacionarcandidatos 8. Entrevistarcandidstos —- 9, Classiticar candidates I 10. Aprasentarofertade emnprogo a 11, Aguardaraceltagloda oferta x 12. Aprasentaronovofuncionério& empresa caDIAGRAMA DE BLOCOS PARA REALIZAR UM CHURRASCO 1. Decidirfazerum 2. Fazerumalistade 3.Telefonarparaos = | churrasco |} convidados [>| ~ convidados '—b| 4, Fazerummenu [—> cota ee [——— 6. Prepararacomida 9. Comeracomida LGSIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMAS (PADRAO ANSI) Simbolo — Significado Operagao Movimento/transporte Ponto de decisao Inspegao Documento impresso DUOO LL Espera Simbolo Significado NY Armazenagem ——- _ Sentido de fluxo ® Conexao! (____} Limites (inicio, pare, fim) 1 - utilizado quando o fluxograma nao cabe em uma Unica pagina.EXEMPLO DE FLUXOGRAMAS (PADRAO ANSI) LGil“Grafico que representa a estrutura formal da ORGANOGRAMA: empresa, isto é, a disposigado e a hierarquia de seus 6rgaos.” ORGANOGRAMA DA COORDENADORA TECNICA DO DCD | faiaiaiat aoa Hl a | promi wre | (== = 1 T See] [Pieem) GEES) Ramone . | EE] - ee ke a 108 Elewbaiooe Tecnologia SST LGilOS ORGANOGRAMAS TAMBEM PODEM SER HORIZONTAIS: Depto. de Informatica Depto. de Administragao de Pessoal Diretoria de Pessoal PRESIDENCIA Diretoria de Operagses Depto. de Economia Depto. de Finangas Diretoria de Economia e Finangas LGil POREM, O ORGANOGRAMA VERTICAL E O MAIS UTILIZADOCUIDADOS NA ELABORAGAO DO ORGANOGRAM/(yq] Y Ouso de abreviaturas e siglas deve ser evitado e, quando utilizado, o organograma deve ser acompanhado com a respectiva legenda. v No se deve fracionar organogramas, ou seja, parte em uma folha e o restante em outra. v Em estruturas muito complexas pode-se utilizar 0 recurso de um organograma geral de toda a organizacao seguida dos organogramas detalhados de cada departamento. Y O tamanho dos retangulos para cada 6rgdo pode variar para cada nivel hierarquico, porém, em um mesmo nivel, 0 tamanho deve ser 0o mesmo. Y Pode-se usar 0 recurso de diferenciag&o com cor (do fundo do retangulo ou das letras) para um 6rgao ou setor que se deseja destacar.“O LOTACIONOGRAMA DEMONSTRA A LOTACIONOGRAMA: DISTRIBUIGAO DO PESSOAL NA ORGANIZACAO.” LG SETOR DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO CARG: GABINETE | DiViSAO | pDiVisho | DIVISAODE | DIVISAODE | pIvISAO ou E DE DE ESTUDOS ESTUDOS DE FUNCAO ASSESSORIA| 08M JORCAMENTO| ECONOMICOS DPERACIONAIS|ESTATISTIC: Administrador 01 05 - - ot - Economista o1 - 04 03 - - Engenheiro 01 o1 - - 03 - Estatistico - - | - 01 cs 05 Datilégrato 02 ot ot o1 01 ot Ottice-boy 02 ot o1 o - - Secretaria 01 - - 7 - { - Desenhista - 02 - - - - Auxiliar Técnico - - | 2 02 a] 01 04 LOTACIONOGRAMA COM DEFINIGAO DE ESPECIALIDADESLOTACIONOGRAMA: LG Y Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem alteragdes estruturais em um orgao ou mudanga no quadro de pessoal ¥ Onivel de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com a complexidade do estudo realizado Na formulagdo de lotacionogramas deve-se observar: Y¥ No minimo 50% dos funcionarios de cada setor devem ter qualificagao diretamente relacionada com a atividade no setor; v Em muitos casos é interessante agrupar funcionarios de mesma qualificagao em um Unico setor, ganhando-se com isso em desenvolvimento e especializagao minimizando a ociosidade; Y Quando se utilizam os valores previstos no lotacionograma, o fato de um setor cumprir satisfatoriamente suas fung¢ées com um numero de pessoas abaixo do previsto pode indicar que houve superestimagao da previsao, que deve ser revista.FUNCIONOGRAMA: “FUNCIONOGRAMA E UMA VARIAGAO DO ORGANOGRAMA COM O ACRESCIMO DE INFORMAGOES SOBRE A ATRIBUIGAO DO ORGAO” FUNCIONOGRAMA Sedo de Contabilidade { Setor de Contabilidade Analitica | { Sotor de Contabllidade Sintética ] * Proceder ao ratelo de despesas e receitas * Analisar documentos geradores de receita pelos varios érgdos da empresa oriundos da tesouraria * Efetuar baixas contabeis de despesas *° Elaborar balancetes e demonstragdes Elaborar balangos * Controlar todos os documentos contabeis da * Apurar valores para depreciagdo e empresa amortizagdo * Efetuar a conferéncia e conciliagdo dos saldos * Levantar dados sintéticos das contas LGFUNCIONOGRAMA LOW O funcionograma é importante para que se possa conhecer melhor a organizagao e como ferramenta de O&M para que se verifique: ¥ Se alguma atribuig&o nao é desempenhada na pratica ¥ Se ha dois ou mais érgaos com as mesmas atribuigdes ¥ Se nao consta no quadro de atribuigdes algo essencial para o orgao ¥ Se ha desequilibrio entre os érgaos com alguns sobrecarregados e outros com poucas atribuigdes. v Com base nestas constatagdes deve-se reformular a distribuicao das atribuigdes entre os érgaos. E importante que na definig&o dos funcionarios as atribuigdes sejam as efetivamente entendidas e vistas como objetivo pelos responsaveis pelo Orgao e pelas pessoas que nele atuam.GRAFICOS DE INFORMAGAO LO A representag&o de fatos na forma grafica 6 um recurso muito utilizado que permite se condensar varias informagées em pouco lidade de se evidenciar pontos importantes. espago com a possi Os graficos de informacao representam o resultado de uma pesquisa ou analise que mostra a situagdo de determinado item, como por exemplo desempenho de um produto ou servico. Os graficos de informag&o devem cumprir alguns requisitos basicos: * Simplicidade * Clareza + PrecisaoOBSERVAGOES QUANTO AOS GRAFICOS: LG ¥Y CORES: os graficos destinados a impressao em preto e branco devem ter os componentes diferenciados por variagao do padrao de preenchimento (listras, quadriculados) Vv APENAS INFORMAGOES NECESSARIAS: deve-se evitar 0 uso nas representacées grdaficas de informagées além das necessarias ao objetivo proposto ¥ CITAR FONTES: no caso de representagdo grafica de informagao extra de bibliografia, esta deve ser citada ¥ DATAS: é sempre importante que nas representac6es graficas para que fique claro o periodo que foi feita a analise ou pesquisa.EXEMPLOS DE GRAFICOS LGinl Distribuigao do quadro Porcentagem de “turn-over’de funcional por sexo funcionarios por tempo de trabalho 1a5 anos Até 1 ano abide oe 80 %| Homens pa y 5a 10 anos Mais de 10 anos Horas extras média por més no setor de contabilidade 50 40 30 20 10 Og: 2 0 O° SOAPS 20 OO F_ MPH PLP FLL FE PGES EE PE PLS LS ger Y VP Pom”QUADRO DE DISTRIBUIGAO DO TRABALHO - QDT ESTUDO DA DISTRIBUIGAO DO TRABALHO “Analisar a eficiéncia e eficacia das atividades de cada 6rgdao, a participagao igualitaria de todas as pessoas no sentido de atingir os objetivos do 6rgao e a pertinéncia das tarefas de cada empregado.” GinilGi Levantamento das tarefas de cada funcionario durante APLICAGAO DO QDT um certo espaco de tempo e do respectivo tempo gasto Identificagaéo de grupos de tarefas similares que constituem atividades do 6rgdo, constatadas na pratica Elaboragao do QDT Analise do QDT Avaliagao dos recursos e ajustes necessarios