Professional Documents
Culture Documents
48 Isic 2012 Diplomatija
48 Isic 2012 Diplomatija
Selma Isi
ZNAAJ ODABIRA, PRIPREME I SREIVANJA
ARHIVSKE GRAE ZA PROCESE DIGITALIZACIJE
Izvleek:
Pomembnost odbiranja, priprave in urejanja arhivskega gradiva za proces digitalizacije
Tendence v zvezi z modernizacijo in posodabljanjem arhivske dejavnosti v svetu gredo v smeri
prilagajanja potrebam sodobne drube. V tem procesu igra implementacija informacijskih tehnologij
zelo veliko vlogo. Pomemben segment te implementacije je tako v teoretinem kot praktinem smislu
tudi vpraanje digitalizacije.
Nedvomno gre modernizacija arhivske slube v smeri digitalizacije ter s tem povezane veje
dostopnosti do gradiva prek spleta. Kot posebno vpraanje v okviru omenjenega se kaeta proces in
metodologija priprave arhivskega gradiva za digitalizacijo. Od procesa priprave je odvisen postopek
digitalizacije arhivskega gradiva, v doloeni meri pa tudi njegova uporaba. Arhivi se zavedajo, da gola
digitalizacija brez pravilno odbranih dokumentov, predhodne ureditve, ustreznega evidentiranja ter
opisa posameznih dokumentov ne more dosei svojega namena. Zato se postavlja vpraanje, v kolikni
meri je priprava gradiva za digitalizacijo zares pomembna za samo digitalizacijo, v kolikni meri vpliva
na proces digitalizacije ter v kolikni meri e sploh je pomembna za uporabo digitaliziranega
gradiva. Na ta vpraanja skua odgovoriti priujoi prispevek.
Kljune besede:
moderni arhivi, sodobne informacijske tehnologije, digitalizacija,
arhivsko gradivo, odbiranje arhivskega gradiva, priprava arhivskega gradiva za digitalizacijo
Abstract:
Importance of Selection, Preparation and
Arrangement of Archival Material for Digitization Processes
Striving for the modernization of the archival profession in the world is moving towards adapting these
activities to modern society. In this process the application of information technology has a
particularly important role. As an important aspect of this application, the question of digitization is
raised, both in theory and in a practical sense.
It is undeniable that the modernization of archival activities is going in the direction of digitization
and thus increased availability of archival materials online. In connection with this particular issue is a
process and methodology for the preparation of archival materials for digitization. This process
depends on the digitizing itself and the use of digitized material. Archives are aware that mere
digitization of documents, without the proper selection of documents, without prior arrangement and
system of organization and adequate recording and description of individual documents, has no full
purpose. So the question is, whether the preparation of materials for digitization is really important,
to what extent it affects the process of digitization, and whether and to what extent it is essential for
the use of digitized materials? These are some of the questions that will be analyzed in this paper.
Key words:
modern archives, modern information technology, digitization,
archival materials, selection of archival materials, preparation of archival materials for digitization
Selma Isi, Arhiv Tuzlanskog kantona, Ulica Franje Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosna i Hercegovina.
459
UVOD
Djelovanje arhiva u modernome svijetu je u potpunosti pod uticajem primjene
modernih informacijskih tehnologija i njihovoj ukorporiranosti u arhivistiku i arhivsku
praksu. Razvoj informatike i uopte informacijskih tehnologija doprinio je da arhivi
postanu dijelom informacijske ustanove zavisne od stepena i naina primjene
informacijskih tehnologija u arhivistici. Pored zatite arhivske grae i arhivske
informacije, sutina djelatnosti modernih arhiva je omoguavanje to jednostavnijeg
i efikasnijeg pristupa informacijama, to je u odreenoj mjeri dovelo da razvoj
arhiva u modernom drutvu tei prilagoavanju potrebama i navikama korisnika. Sve
to usmjerava moderne arhive ka uspostavi pouzdanog on-line pristupa informacijama.
U sistemu pristupa i koritenja arhivskih informacija od velike vanosti je da
arhivi svoje informacijske resurse predstave i uine dostupnim u potpunom i
razumljivom obliku, koji podrazumijeva njihovo tumaenje. Zato je neophodno da
usluge koritenja arhivskih informacija trebaju biti kvalitetne i pouzdane,
jednostavno i lako dostupne. Postizanje ovoga cilja zahtijevan je i dugotrajan
poduhvat koji podrazumijeva vie razliitih mjera i specifinih strategija: razvoj
mrenih usluga, digitalizacija odabranog gradiva, razvoj i primjena normi i
smjernica, jaanje suradnje i izgradnja partnerskih odnosa s javnim i privatnim
organizacijama, jaanje sposobnosti arhivskih programa i razvoj ljudskih resursa.1
Zahvaljujui savremenim trendovima u arhivistici koji su usmjereni ka novim
tehnolokim sredstvima opisa i novim mogunostima dostupa, javnosti je dostupno
vie informacija o arhivima i samoj arhivskoj grai nego ikad ranije. Svjedoci smo
svakodnevnog poveavanja broja mrenih stranica, online dostupnih obavijesnih
pomagala i online baza podataka digitalno snimljene grae koja pobuuje sve vee
interesovanje korisnika.2
U takvim uslovima digitalizacija zauzima posebno znaajno mjesto jer
omoguava prebacivanje analognih dokumenata u digitalni oblik, to ima velike
prednosti u svakodnevnom koritenju grae. Neke od prednosti koritenja i rada sa
digitalizovanom graom: dokumenti se lake grupiu u predmete i mogue su
poveznice sa drugom slinom graom, olakana je klasifikacija dokumenata po
tipovima, postoji viestruka mogunost pretrage, pojednostavljen je i olakan pristup
i pronalaenje dokumenata i sl.
"Mogunost prenoenja zapisanih informacija u elektroniki format, bilo da se
radi o obavijesnim pomagalima ili samim izvorima, stvaranje opsenih referalnih baza
podataka, digitaliziranje zapisa te prenoenje kako opisnih informacija, tako i samih
slika izvornika putem postojeih mrenih resursa ili putem elektronikog izdavatva,
u potpunosti su promijenili koncept istraivanja u arhivu, te usluga koje arhivi
pruaju korisnicima."3
Vlatka Lemi, Arhivi i korisnici stanje i perspektive informacijske slube u Hrvatskoj i svijetu, Arhivi, knjinice,
muzeji Mogunosti suradnje u okruenju globalne informacijske infrastrukture, seminar 7, Zagreb 2004, str.
36.
Vlatka Lemi, Arhivi i internet nove mogunosti dostupnosti i koritenja arhivskoga gradiva, Arhivski vijesnik,
45, Zagreb 2002., str. 208.
460
Preporuke Komisije Evropske Unije o digitalizaciji i onlajn dostupnosti kulturnih dobara i digitalnoj zatiti, 24.
Avgust 2006, 585/Ec. Zadnji put posjeeno 8. 1. 2012. na stranici: http://www.theeuropeanlibrary.org/
portal/organisation/press/documents/1.5.%20Preporuke.pdf.
Izet aboti, Prednosti i nedostaci procesa digitalizacije arhivske grae kao pisanog kulturnog naslijea, Zbornik
radova sa 1. Meunarodnog simpozija Digitalizacija Kulturne batine Bosne i Hercegovine, Sarajevo 2008.god.,
str. 79.
461
kantona, koji je 2009. godine poeo sa projektima digitalizacije u odabiru grae dao
je prednost arhivskim fondovima i zbirkama koji su proglaeni nacionalnim
spomenicima.6 Dalje je bitna odrednica odabira bila uestalost koritenja odreenih
fondova i njihova starost, a panja je posveena i nekim drugim parametrima ouvanost grae, sreenost i potrebni uslovi za pripremu. Znaaj ovog parametra bila
je u tome to od njega direktno zavisi vrijeme potrebno za digitalizaciju to posebno
moe da utie na redovne zadatke Arhiva, a takoer utie i na finansijsku stranu
projekta.
Potrebe korisnika su jako vana karika u izboru grae koja se digitalizira. Ovdje
je bitno naglasiti da su korisnici ne samo istraivai i ui krug lica koji direktno
koriste arhive i arhivsku grau nego i obrazovne i istraivake institucije, druge
ustanove kulture, razni programi i drugi projekti, struna i druga udruenja i skupine,
i slino. Vrijednosti projekta, gledajui dugorono ili ako je usredotoen na
specifinu korisniku skupinu, moe doprinijeti i iskoristivost njegovih proizvoda i za
druge namjene. Vano je istai da pri odabiru arhivske grae prednost ima svakako
ona graa koja je esto predmet istraivanja i koritenja u odnosu na grau koja
uope nepobuuje panju ni potrebe pojedinaca i drutva.
Oigledno je da je analiza grae svakako jedan od najbitnijih inilaca odabira
grae za digitalizaciju. Jer na osnovu nje potrebno je utvrditi ta je to vrijedno i
prioritetno za digitalizaciju, ali i sve one karakteristike grae koje na bilo koji nain
utiu na postupak i nain snimanja, te naravno na trokove, nain uvanja i pristupa
digitalizovanoj grai. Na osnovu toga, utvrujemo neke osnovne parametre o grai,
te priblino i zahtjevnost samog procesa digitalizacije tj. postupak i tehniku
skeniranja, koliinu grae koja se digitalizuje, uslove za pripremu grae, trajanje
procesa, obradu podataka. Takoer, u zavisnosti od vrste grae mogue je izdvojiti
prioritete i izvriti njihovo rangiranje. Sve to pomae pri procjeni opsega i trokova
projekta, to je za arhive od posebne vanosti zbog ogranienih finansija.
Nakon to je zvanino identificirana i odabrana graa za digitalizaciju pristupa
se vrlo znaajnom koraku u okviru projekta digitalizacije, a to je priprema grae za
skeniranje. U ovoj fazi rada potrebno je naglasiti da se samo sreena arhivska graa
digitalizuje. No i pored toga, potrebno je utvrditi kako i koliko e odabrana graa
uticati na sam tok projekta. Prva stvar koja se treba uraditi u ovom procesu jeste
utvrditi da li je izabrana arhivska graa sreena i oznaena na odgovarajui nain i
da li je sluajno bilo manjkavosti u ranijoj obradi i sreivanju grae, jer je te
nedostatke potrebno na vrijeme ukloniti. Nije rijetkost da se i u obraenoj i sreenoj
arhivskoj grai nau propusti koji uveliko mogu uticati na pripremu arhivske grae, a
time i sam tok digitalizacije.
Primjer: Prilikom pripreme grae Zbirke Radniki pokret i NOB7 za digitalizaciju
nailo se na nekoliko specifinih problema. Jedan se sastojao u tome da je prilikom
pregleda grae utvreno da su na pojedinim dokumentima u grai ostavljene
plastine spajalice koje je bilo potrebno ukloniti prije samog procesa skeniranja, to
je djelimino usporilo proces pripreme. Takoer, pojavio se problem duplikata.
Primjeeno je da je su za pojedine dokumente prilikom obrade ostavljani duplikati,
Arhiv Tuzlanskog kantona je do sada proveo tri ciklusa digitalizacije arhivske grae fondova i zbirki proglaenih
nacionalnim spomenicima kulture. Tako da je do sada u standardiziranu digitalnu formu stavljen znaajan broj
dokumenata ime je olakano njihovo koritenje i uinjen znaajan iskorak ka zatiti originalne arhivske grae.
Rije je o vanom i esto koritenom fondu Arhiva Tuzlanskog kantona koji je digitalizovan tokom 2009. godine,
to je pojednostavilo koritenje istog.
462
Iste je potrebno poravnati, popraviti ili zakrpiti. Nije rijetkost da su na odreenim dokumentima potrebni
konzervacijsko-restauracijski zahvati prije digitalizacije. Tu injenicu je potrebno uzeti u obzir prilikom izrade
projekta digitalizacije, ali naravno tome treba predhoditi detaljan pregled grae.
463
Mustafa Dervievi, Integracija digitalne dokumentacije u radno okruenje, Arhivska praksa br. 8, Tuzla
2005.god., str. 210-211.
464
analizu izvodljivosti,
eventualnog izvoaa,
465
10
Narcis Behlilovi, Pamela Begovi, Saa Mrdovi, Razliiti aspekti zatite pristupa digitalizovanoj
kulturnoj batini, Zbornik radova sa 1. Meunarodnog simpozija Digitalizacija kulturne batine
Bosne i Hercegovine, Sarajevo 2008. god., str. 26-34.
Nada ibej, Digitalizacija arhivske grae zato i kako?, Arhivska praksa br. 13, Tuzla 2010.god., str. 211.
466
Nada ibej, Digitalizacija arhivske grae zato i kako?, Arhivska praksa br.13,Tuzla 2010. god.,
str. 208-222.
Mustafa Dervievi, Integracija digitalne dokumentacije, Arhivska praksa br. 8, Tuzla 2005. god.,
str. 210-217.
Vlatka Lemi, Arhivi i internet nove mogunosti dostupnosti i koritenja arhivskoga gradiva,
Arhivski vijesnik, 45, Zagreb 2002.
Vlatka Lemi, Arhivi i korisnici stanje i perspektive informacijske slube u Hrvatskoj i svijetu,
Arhivi, knjinice, muzeji Mogunosti suradnje u okruenju globalne informacijske
infrastrukture, seminar 7, Zagreb 2004, str. 36-46.
Izet aboti, Selma Isi, Savremeno drutvo i arhivi, te hibridno arhiviranje: prednost, znaaj i
zatita, Atlanti vol.21, Trst 2011. god., str. 401-409.
Izet aboti, Prednosti i nedostaci procesa digitalizacije arhivske grae kao pisanog kulturnog
naslijea, Zbornik radova sa 1. Meunarodnog simpozija Digitalizacija Kulturne batine Bosne i
Hercegovine, Sarajevo 2008. god., str. 75-81.
Jugoslav Veljkovski, Digitalizacija arhivske grae van arhiva, Arhivska praksa br.12, Tuzla 2009.
god., str. 249-257.
SUMMARY
IMPORTANCE OF SELECTION, PREPARATION AND
ARRANGEMENT OF ARCHIVAL MATERIAL FOR DIGITIZATION PROCESSES
In the modern society of growing production of paper and modern information
technologies, archival science has a need and tendency for development and
modernization in terms of IT technology. Monitoring of contemporary trends and the
application of modern technologies is an essential measure that archives must follow
to keep pace with times. The main goal is to produce electronic records, electronic
databases, relevant archives, digitization and presentation of archival material, the
formation of archival information systems, as well as how social networks and
adjustment needs of the archives gets easier and faster access to records, and
consequently the necessary information. Important place in this is reserved for
digitization that enables online use of documents.
Important segments of digitization that largely determine and direct the above
process are the selection and preparation of archival materials. These include actions
that directly affect the processes of scanning and marking material, but also duration
and costs of the digitization, as well as the quality of the service for a user. Because,
if some deficiencies are not eliminated in time, alternatives can directly affect the
quality of services offered to the user.
467