Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

BAB 6
PEMBEKALAN, PROSEDUR PENGGANTIAN DAN PEMBELIAN
Pembekalan, Prosedur Pengantian dan Pembelian adalah elemen penting dalam
pengurusan makmal. Bagi melaksanakan amalan tersebut prosedur, peraturan-peraturan,
Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling-Pekeliling semasa perlu dipatuhi.
6.1

Definasi Istilah
Aset

- Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan

yang dibeli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan
atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

Aset
Alih

- Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang
lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan
bangunan.

Harta
Modal

- Aset alih yang harga perolehan asal RM1000 dan ke atas setiap
satu. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa
mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual
merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti
yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

Inventori - Aset alih yang harga perolehan asal kurang daripada RM1000 dan
tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

6.2

Stok
Bekalan
Pejabat

- Barang yang digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau
bernilai redah atau tidak ekonomik dikesan satu persatu atau
mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk
bekalan pejabat, makmal, asrama dan seumpamanya.

SAP

- Sijil Akuan Penerimaan iaitu satu borang yang dikeluarkan oleh

pembekal bagi tujuan pengesahan dan pembayaran.

SPP

- Sijil Pemasangan dan Pengujian iaitu satu borang yang dikeluarkan

oleh pembekal bagi tujuan pengesahan bahawa peralatan yang
dibekalkan telah dipasang dan diujilari.

MSDS

- Material Safety Data Sheet atau rsalah data keselamatan kimia iaitu
maklumat mengenai sesuatu bahan kimia yang dibekalkan.

Prosedur Penerimaan Pembekalan Pusat

Unit Pembangunan dan Perolehan di Jabatan Pelajaran Negeri adalah

bertanggungjawab menyediakan senarai sekolah yang baru dibina dan sekolah yang
mempunyai bilik makmal yang baru untuk dihantar ke Bahagian Pembangunan dan
Perolehan Aset (BPPA), Kementerian Pelajaran Malaysia.
Kementeriaan Pelajaran

58PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

Malaysia akan membekalkan peralatan dan bahan sains kepada sekolah dan makmal yang
baru dibuka berdasarkan senarai peralatan yang disediakan oleh Bahagian Pembangunan
Kurikulum (BPK). Pihak sekolah akan dibekalkan satu senarai peralatan dan bahan sains
yang akan dihantar mengandungi nama item, kuantiti, jenama, negara pengeluar dan harga
bagi memudahkan pihak sekolah membuat pemeriksaan.
Kementerian Pelajaran Malaysia akan menawarkan kontrak kepada syarikat yang
berjaya dalam tender membekalkan peralatan dan bahan sains. Penghantaran peralatan
dan bahan sains ke sekolah berkenaan dilakukan pada hari dan waktu pejabat sahaja.
Hanya nota penghantaran sahaja boleh ditandatangani oleh pihak sekolah apabila
menerima peralatan dan bahan tersebut.
6.2.1

Prosedur penerimaan pembekalan pusat adalah bertujuan untuk:

a. Memastikan setiap peralatan dan bahan sains yang diterima menepati
spesifikasi yang ditetapkan.
b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.
c. Memastikan peralatan dan bahan sains yang diterima dalam keadaan
yang baik, sempurna dan selamat digunakan.

Langkah-langkah berikut perlu dipatuhi semasa menerima bekalan peralatan dan

bahan sains:
a. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah. (MOU Dokumen
Perjanjian antara Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset, KPM
dengan Syarikat Pembekal).
b. Peralatan dan bahan sains perlu diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau
diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. Jika didapati bekalan
yang diterima mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan berfungsi dengan
baik, maka Sijil Akuan Penerimaan (SAP) seperti di Lampiran 6-1 dan
Sijil Pemasangan dan Pengujian(SPP) seperti di Lampiran 6-2 boleh
tandatangani oleh Ketua Bidang Sains dan Matematik/Ketua Panatia
Sains (Sekolah Rendah) serta disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
c. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta, dokumen
hendaklah dicatat terima dengan syarat ianya disahkan kemudian
secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
d. Jika terdapat kerosakan atau perselisihan, penerima perlu menyediakan
Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 seperti di
Lampiran 6-3.
e. Borang KEW.PA-1 yang disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan
perlu dihantar serta merta kepada agen penghantaran/syarikat pembekal.

PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS59

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

f.

Memastikan peralatan dan bahan sains diterima berserta Surat Jaminan

yang mengesahkan mutunya menepati spesifikasi seperti dalam
perjanjian pembelian.

g. Memastikan peralatan dan bahan sains diterima disertakan manual

penggunaan dan penyelenggaraan. Bagi bahan kimia penerimaan mesti
bersama dengan MSDS (Material Safety Data Sheet) seperti di Lampiran
6-4.
h. Merekodkan penerimaan di dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan
dan Bahan Sains seperti di Lampiran 6-5.
Rujuk PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 Bab A

Carta Alir Prosedur Penerimaan Pembekalan Pusat.

Terima peralatan/ bahan sains dari syarikat
pembekal.

Menyemak butiran di dalam dokumen yang

sah. (MOU Dokumen Perjanjian antara
Bahagian Pembangunan dan Perolehan
Aset, KPM dengan Syarikat Pembekal

Peralatan dan bahan sains diperiksa, dikira,

diukur, ditimbang atau diuji untuk dibuat
pengesahan.

Tidak
Pengesahan

Ya

SAP/ SPP disahkan kemudian.

Catat: Disahkan kemudian
setelah diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji.

Tandatangan Dokumen
SAP dan SPP.

Jika terdapat kerosakan dan

perselisihan isi borang
Kew.PA-1 dan dapatkan
pengesahan dari Pengetua

Tandatangan Dokumen
SAP dan SPP.

Hantar kepada syarikat

pembekal atau penghantar.

Ya

60PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

6.3

Cadangan Prosedur Pembelian/ Penggantian Melalui Peruntukan Kementerian

Pembelian/penggantian peralatan dan bahan sains melalui peruntukan kementerian
hanya akan berlaku setelah perlupusan dilaksanakan oleh sekolah. Unit
Pembangunan dan Perolehan di Jabatan Pelajaran Negeri akan mengeluarkan surat
siaran bagi meminta sekolah menyenarai keperluan pembelian/penggantian peralatan
dan bahan sains. Senarai ini perlu dikemukakan kepada JPN melalui PPD. Jika ada
peruntukan, PPD akan membuat penggantian dan jika tiada peruntukan, ianya akan
dikemukakan kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA)
Kementerian melalui JPN (Bahagian Pembangunan). Seterusnya Kementerian akan
mengeluarkan tender kepada syarikat-syarikat yang layak bagi membekalkan/
menggantikan peralatan dan bahan sains ke sekolah.
Carta Alir Pembelian/ Penggantian Melalui Peruntukan Pusat
Mula

Pelupusan dilaksanakan oleh

sekolah

Unit Pembangunan keluarkan

siaran minta sekolah
senaraikan penggantian

Sekolah kemukakan senarai

keperluan penggantian kepada
Bahagian Pembangunan PPD

Peruntukan
Tiada
Ada
Peralatan Diperbaiki /
diganti

Bahagian Pembangunan &

Perolehan JPN kemukakan
Senarai kepada Bahagian
Perolehan dan Pengurusan
Aset (BPPA) Kementerian

Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset (BPPA)
keluarkan tender kepada
Syarikat yang layak.

Syarikat yang dilantik

bekalkan peralatan/bahan
sains ke sekolah.

Tamat
PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS61

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

6.4

Prosedur Pembelian Menggunakan Peruntukan Sedia Ada (PCG)

Pembelian peralatan dan bahan sains hendaklah mematuhi peraturan yang

dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang
berkuatkuasa. Ketua Bidang Sains hendaklah memahami dan mematuhi peraturan yang
ada bagi:
a. Menentukan satu sistem perolehan yang teratur dan sempurna.
b. Memastikan pengurusan perbelanjaan dibuat dengan cekap dan berkesan.
c. Memastikan pengurusan pembelian mematuhi kehendak undang-undang dan
peraturan yang sedia ada.
6.4.1

Peraturan Perolehan Dan Pembelian

Kontrak Pusat
Jika Pembelian peralatan dan bahan sains terdapat dalam kontrak pusat atau
kontrak Kementerian Pelajaran Malaysia ianya hendaklah dibeli terus daripada
syarikat yang disenaraikan dalam kontrak berkenaan. Walau bagaimanapun,
sekolah dibenarkan membeli diluar daripada kontrak pusat sekiranya jumlah
pesanan itu tidak mencapai had pesanan minima yang ditetapkan dalam Perkeliling
Kontrak Perbendaharaan bagi barang berkenaan.
Bagi peralatan dan bahan sains yang tidak disenaraikan dalam kontrak
berkenaan, pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan
harga yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai bekalan tersebut.

Pembelian Terus
Had perolehan mengikut Perkeliling Perbendaharaan.

i.

Had Nilai Pembelian

Cara Perolehan

Pembekal

Sehingga
RM10,000.00
setahun bagi setiap
jenis item.

Pembelian Terus

Mana-mana pembekal/syarikat sama

ada berdaftar atau tidak berdaftar.

Pembelian Terus

Pembekal/syarikat bumiputra di
dalam daerah berkenaan yang
berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang yang
berkaitan. Sekiranya kekurangan
pembekal/syarikat bumiputra yang
berdaftar di kawasan setempat.
Pegawai Pengawal/ Ketua PTJ diberi

ii. Melebihi
RM10,000.00 hingga
RM50,000.00
setahun setiap jenis
Item

62PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

Had Nilai Pembelian

Cara Perolehan

Pembekal
kuasa menguruskan pembelian
daripada mana pembekal/syarikat
bumiputra di daerah berdekatan
yang diketahui sentiasa menawarkan
harga yang berpatutan.

iii. Melebihi
RM50,000.00 hingga
RM100,000.00
setahun bagi setiap
jenis item

Sebut Harga

Lima (5) syarikat/pembekal bertaraf

bumiputra yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.

iv. Melebihi
RM100,000.00
hingga
RM500,000.00
setahun bagi setiap
jenis item.

Sebut Harga

Lima (5) Syarikat yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan
dalam kod bidang yang berkaitan.
Terbuka kepada syarikat bertaraf
Bumiputera dan Bukan Bumiputera.

6.4.1.1 Sebut Harga

Pengetua dan Guru Besar hendaklah merujuk kepada Pengerusi
Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan iaitu Pengarah JPN/ Timbalannya/
Ketua Sektor yang bertanggungjawab dalam hal perolehan dalam usaha
membuat pelawaan sebut harga. Pengetua dan Guru Besar hendaklah
melantik Jawatankuasa Sebut Harga peringkat sekolah yang terdiri daripada
sekurang-kurangnya tiga ahli dan dipengerusikan oleh beliau. Jawatankuasa
ini hendaklah membuat tawaran sebut harga kepada mana-mana syarikat
yang berminat. Tawaran ini hendaklah dibuat kepada sekurang-kurangnya 5
syarikat dengan menggunakan borang sebut harga. Contoh borang Sebut
Harga seperti di Lampiran 6-6.
Jawatankuasa Sebut Harga akan memilih syarikat yang bersetuju
menawarkan perkhidmatan yang paling baik dan memenuhi kriteria seperti
spesifikasi, kualiti, khidmat selepas jualan, mudah diperolehi, reputasi
syarikat dan keupayaan syarikat membuat bekalan. Jika bilangan syarikat
tidak mencukupi, jawatankuasa ini bolehlah memilih syarikat yang bersetuju
menawarkan perkhidmatannya. Contoh borang pemilihan syarikat adalah
seperti rajah di Lampiran 6-7.

Pembelian Harta Modal

Pembelian Harta Modal perlu mematuhi perkeliling pembelian harta modal yang
sedang berkuatkuasa:
i.

Menggunakan peruntukan LPBT/ LPK sekolah.

PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS63

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

Tidak melebihi RM10,000.00 adalah dibenarkan diperingkat sekolah.

melebihi RM10,000.00 perlu mendapat kelulusan Ketua PTJ.

Amaun

ii. Menggunakan peruntukan PCG

Sekolah Rendah nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi
RM5,000.00 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG mata
pelajaran dan buka mata pelajaran(tidak termasuk LPBT/ LPK) yang mana lebih
rendah. Bagi Sekolah Kurang Murid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak
mrlebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG.
Sekolah Menengah nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi
RM10,000 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG
matapelajaran dan bukan matapelajaran (tidak termasuk LPBT/ LPK) yang mana
lebih rendah. Bagi Sekolah KurangMurid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak
melebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG.
Penentuan pembelian harta modal hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa
Khas Peringkat Sekolah yang dipengerusikan oleh Pengetua dan Guru Besar.
6.4.1.2 Tatacara Perolehan Dan Pembelian
Perancangan pembelian yang baik dengan mengambilkira jumlah
peruntukan PCG yang diperolehi serta keperluan tahunan makmal
sains sekolah berkenaan. Satu senarai keperluan tahunan perlu
dibuat pada akhir tahun dengan mengambil tindakan berikut:
Penyediaan senarai keperluan tahunan
Sebelum melaksanakan pembelian, satu senarai keperluan peralatan
dan bahan sains tahunan hendaklah disediakan oleh Pembantu
Makmal di lokasi makmal masing-masing. pada setiap akhir tahun
dengan mengambil tindakan berikut:

Menyemak stok makmal.

Berbincang dengan guru mata pelajaran.

Dibuat pada November atau Disember setiap tahun.

Berpandukan buku teks dan buku kerja yang digunakan.

Senarai mengikut turutan amali/ penggal/semester.

Gunakan borang seperti di Lampiran 6-8 hantar kepada Ketua

Bidang Sains atau Ketua Pembantu Makmal.

Senarai keperluan tahunan ini perlu disenarai pendekkan, dan dihantar

kepada syarikat pembekal untuk mendapatkan senarai harga. Ketua Bidang Sains

64PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

atau Ketua Pembantu Makmal perlu membuat Anggaran Belanjawan dan senarai
keutamaan berpandukan jumlah peruntukan (PCG) yang diterima.
Ketua Bidang Sains atau Ketua Pembantu Makmal perlu membuat
permohonan pembelian kepada Pengetua dan Guru Besar menggunakan borang
Nota Minta seperti di Lampiran 6-9 berpandukan senarai harga yang diperolehi dari
syarikat pembekal untuk tujuan kawalan pembelian. Apabila kelulusan diberikan
oleh Pengetua dan Guru Besar, Pembelian boleh dibuat dengan mengeluarkan
borang pesanan tempatan (LO) seperti di Lampiran 6-10 dan terus dihantar kepada
syarikat pembekal.
Carta Alir Pembelian Bahan/ Peralatan Makmal Sains
Mula

menyediakan senarai
keperluan tahunan
Menyenarai pendek
keperluan tahunan dari
makmal-makmal

Mendapatkan sebut
harga daripada
syarikat

Tidak

Membuat Anggaran
Mendapatkan
jumlah
perbelanjaan
senarai
peruntukan&PCG
keutamaan

Belian
Terus

MembuatAnggaran
anggaran
Membuat
belanjawan dan
perbelanjaan & senarai
senarai keutamaan
keutamaan

ya

Menyedia dan
melengkapkan
borang pemilihan
syarikat

Mengisi borang nota

minta dan kelulusan
pengetua

Menentukan syarikat
untuk pembekalan
mengikut
keutamaan

Mengeluarkan Pesanan
Membuat
Anggaran
tempatan
(LO kepada
perbelanjaan
& senarai
Pembekal)
keutamaan

Menyediakan
senarai peralatan/
bahan mengikut
syarikat yang telah
dipilih

Mendapat senarai
harga dari pembekal

Menerima & Menyemak

Membuat
Anggaran
peralatan/
bahan
perbelanjaan
senarai
daripada &syarikat
pembekal
keutamaan

Semak sama ada

senarai keperluan
peralatan/ bahan ada
dalam kontrak pusat.
Tidak
Ya

Merekod dalam buku

rekod penerimaan
peralatan/ bahan
Memasukkan butiran
kedalam kad stok yang
berkaitan (Kew.PA2,
Kew.PA3, Kew.PS4)

PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS65

Bab 6 - Pembekalan, Prosedur Penggantian Dan Pembelian

6.5

Rujukan

6.5.1

Arahan Perbendaharaan.

6.5.2

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Bab A.

6.5.3

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Bab A.

6.5.4

Kementerian Pelajaran Malaysia. 2006. Tatacara Pengurusan Kewangan

Sekolah. Terbitan Bahagian Kewangan.

66PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS