TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dosen : Haryono, Drs., M.Com.

Disusun Oleh :

Amanda Pratiwi S. 13/347120/EK/19389

Shilvy Candra 13/347602/EK/19402
Siti Fauziah 13/347050/EK/19385
Yuniana Rizki R. 13/347074/EK/19388

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta

PENDAHULUAN
Profil Perusahaan

Sumber : Google
Platinum Internet Caf merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
jasa internet dan juga caf yang berdiri pada bulan Juli tahun 2009. Karakteristik
bisnisnya lebih kepada konsep caf internet untuk tempat berkumpul dan mengerjakan
tugas. Jasa dan produk yang ditawarkan di sini antara lain persewaan komputer dan
internet, percetakan (foto dan kertas), scanning, burning, pulsa, serta caf. Jasa yang
paling utama adalah persewaan komputer dan internet. Kantor pusat perusahaan terletak
di daerah Gelagah Sari dan mempunyai empat cabang dengan nama yang berbeda.
Alamat

: Jalan Kaliurang Km 5,5 Sleman ,Yogyakarta 55281

Twitter

: @platinum_jakal

Facebook

: Platinum Internet Caf

Struktur Organisasi
Direktur

Manajer Umum

Manajer
Operasional

Kepala
gudang
caf

Kapten
caf

Manajer
Keuangan

Manajer
Teknis

Kasir
Caf

Wakil
Manajer

Operator

Staf
multimedia

Teknisi
khusus
game

Teknisi
komputer
umum

Wakil

Staf
Keuangan

Keterangan :
Operator dalam struktur organisasi juga bertugas sebagai kasir internet.
Sumber Informasi
Kelompok kami memperoleh data dan informasi mengenai sistem informasi akuntansi
perusahaan melalui wawancara langsung dengan manajer operasional Platinum Internet
Caf. Selain itu, kami juga menggunakan informasi yang ada pada buku cetak Accounting
Information System sebagai landasan teori.

PEMBAHASAN

Software Aplikasi
Software yang digunakan untuk pencatatan transaksi konsumen tiap harinya
adalah billing explorer.
Billing explorer ini membantu untuk mengatur dan mencatat segala transaksi
konsumen. Sistem kerjanya yaitu operator dan konsumen terhubung ke dalam sistem
billing ini, kemudian operator dapat mengakses pemakaian internet yang dilakukan
konsumen, setelah konsumen selesai menggunakan internet maka secara otomatis sistem
billing akan menghitung berapa biaya yang harus dibayar oleh konsumen.
Kelebihan

Kekurangan

Sederhana untuk dioperasikan oleh

Masih rentan terhadap virus sehingga

kasir.

dapat merusak data transaksi yang ada

Tampilan software mudah dimengerti.

di dalamnya.

Setiap

Terdapat sistem e-mail di mana data

transaksi

yang

tercatat

mempunyai back up file.

transaksi bisa langsung dikirim ke

Sistem secara otomatis mengganti nama

kantor pusat, namun cukup rawan

operator sesuai jadwal shift.

disebarluaskan ke pihak-pihak yang

tidak berkepentingan.

Untuk pencatatan akuntansi, perusahaan masih menggunakan Microsoft Excel

dengan kontrol yang masih manual. Pencatatan akuntansi ini dilakukan oleh bagian
keuangan setelah menerima data transaksi yang diberikan oleh operator. Dengan seiring
berkembangnya bisnis dan membutuhkan sistem yang lebih canggih, maka mereka
sedang mengembangkan software tersendiri untuk transaksi di Departemen Produksi
(Caf). Software tersebut hanya akan menjadi konsumsi pribadi dan tidak dijual untuk
umum.

Perusahaan juga menggunakan Dropbox untuk menunjang kegiatan operasional

mereka. Dropbox berguna sebagai tempat penyimpanan laporan keuangan.

Laporan yang sudah

dibuat oleh
operator

Diupload ke
dropbox

Manajer

Operasional

Bagian
Keuangan (dicek
lagi ke database)

Sub Sistem
a.

Siklus Pendapatan
Siklus Pendapatan

Pendapatan dari Jasa

Internet

Pendapatan dari Cafe

Siklus Pendapatan adalah sekumpulan aktivitas bisnis dan informasi yang

berhubungan dengan proses operasi perusahaan Platinum Internet Caf yang
memproduksi barang (makanan dan minuman) dan jasa (persewaan komputer dan
internet, percetakan (foto, kertas), scanning, burning, pulsa) dalam penerimaan kas
atas barang dan jasa tersebut kepada konsumen.

Management
Operation &
Supervisor

Permintaan

Management
Financial

Sales order
entry
(KASIR)

Informasi mengenai
makanan / minuman
yang tersedia

Respon terhadap permintaan

Production
Cycle Internet

Production
cycle cafe

Customer

Customer

Pilih bilik(sales
internet)

Order
Billing

Nota(Payment)
Master file
shift 1

Log in

Sales
cafe

Backup file
Database

Database

Master file
shift 2

Master file
shift 3

Billing
explorer
Backup file

Kasir Cafe

Siklus pendapatan Platinum Internet Cafe terbagi menjadi dua, yaitu siklus
pendapatan dari persewaan jasa komputer internet dan cafe. Pada siklus pendapatan
dari persewaan jasa komputer internet, konsumen datang pada kasir lalu akan
diberikan pilihan bilik yang kosong untuk ditempati, setelah itu kasir pada Internet
akan mencatat paket internet yang akan dipesan melalui Username dan Password
yang berbeda untuk tiap konsumen melalui siklus produksi internet. Kemudian kasir
akan memberitahu total biaya yang harus dibayarkan oleh konsumen yang tercatat
pada billing explorer. Software secara otomatis mtnghitung total biaya berdasarkan
lama pemakaian dengan tarif Rp 100,00 per menit. Transaksi yang dicatat pada
billing explorer akan di kontrol oleh pegawai yang berjaga pada tiap shift.
Platinum Internet Cafe membagi jam kerja karyawan menjadi tiga shift yang
terdiri dari shift pagi, siang, dan malam. Ketika jadwal tiap shift sudah berakhir,
karyawan harus membuat backup data secara manual dalam bentuk Ms. Excel yang
nantinya akan digunakan manajer keuangan tiap minggu untuk mencocokkan data
dengan kas masuk. Selanjutnya, data tersebut akan tersimpan pada database dan akan
dihapus setelah dikoreksi oleh manajer keuangan.
Siklus pendapatan caf memiliki kemiripan proses dengan siklus pendapatan
dari persewaan komputer internet, namun terdapat kasir tersendiri yang menangani
transaksi. Dapat dilihat bahwa database dari kedua departemen masih terpisah dan
belum terintegrasi satu sama lain.

SIKLUS
PENGELUARAN

se
ha
c
r
Pu rder
O

od
Go

Go
od

Inventory

Production Department
(Caf)

Pu
R
r
e
ac ch a
qu se

i
s
itio
n

se n
ha io
rc sit
Pu qui
ac
Re

Co
Pu py o
rc
f
Or hase
de

r

Service Department
(Internet etc)

C
Pu opy
r
ch of
as
er e

Or
d

Purchase
Orders

Pu
rc h
Or ase
de
r

Supplier

Ordering

Internet Cashier

Caf Captain

Purchase
Order

Purchase
Order

Receiving

Receiving
Pur
ch a
than se M or
e
300
, 000

Operational
Manager

Operational
Manager

Purchase Less
than 300,000

Receiving Report

Receiving Report

Caf
Cashier

Approving
General
Ledger

Approving

Cash
Receiving Report

Internet
Cashier

Warehouse
Department

Cash
Disburse
ment

b.

Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran (Disbursement Cycle) Platinum Internet Caf yang kami
jadikan sebagai objek penelitian masih sederhana. Terdapat dua sistem yang berbeda
pada penerapan di setiap departemen, yaitu :

Apabila sediaan pada Departemen Produksi (Caf) telah habis, maka

departemen tersebut akan memberikan daftar pesanan sediaan kepada Kapten
Internet (receiving) yang kemudian dilaporkan kepada manajer operasional
untuk disetujui. Setelah permintaan disetujui, maka uang akan diberikan oleh
kasir internet untuk membiayai keperluan pembelian sediaan yang nantinya
akan dicatat pada buku besar dalam akun kas. Kemudian departemen akan
memberikan daftar pesanan sediaan kepada supplier yang nantinya setelah
barang diterima akan dicatat pada akun sediaan.

Sedikit berbeda dengan Departemen Produksi (Caf) yang sebelumnya

dibahas, Apabila sediaan pada Departemen Jasa (Internet dll) telah habis
maka departemen tersebut akan memberikan daftar pesanan kepada Kapten
Caf (receiving) apabila total biaya kurang dari Rp 300.000,00 dan kepada
manajer operasional terlebih dahulu untuk disetujui apabila total biaya lebih
dari Rp 300.000,00. Untuk pengeluaran kurang dari Rp 300.000,00, uang
akan langsung diberikan oleh kasir caf kepada departemen untuk membiayai
keperluan pembelian sediaan yang nantinya akan dicatat pada buku besar
dalam akun kas. Sedangkan untuk pengeluaran lebih dari Rp 300.000,00,
apabila telah disetujui oleh manajer operasional maka uang akan diberikan
oleh departemen pergudangan untuk membeli sediaan yang nantinya juga
akan dicatat pada buku besara dalam akun kas. Kemudian departemen akan
memberikan daftar pesanan sediaan kepada supplier yang nantinya setelah
barang diterima akan dicatat pada akun sediaan.

c.

Sistem Pelaporan Keuangan

Cost of Goods Manufactured

Sales

Production
Cycle

Revenue Cycle
Cash Receipt

Purchase

Expenditure
Cycle

Cash disbursement

General
Ledger
and
Reporting
Sytem

Wages and salary expense

Payroll cycle

Budget numbers
Budget

Investing activity
journal entry

Adjusting entries

Budget
Director

Financing activity
journal entry
Reports

Treasures

Managers

Directors

Controller

Buku besar dan sistem pelaporan Platinum Internet Cafe terdiri dari siklus
pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus penggajian, dan anggaran dari
direktur pusat. Jurnal dari siklus pendapatan adalah penjualan dan penerimaan kas. Jurnal
dari siklus pengeluaraan adalah pembelian dan pengeluaran kas. Akun dari siklus
produksi adalah biaya pokok produksi. Akun dari siklus penggajian adalah beban gaji dan
upah. Laporan keuangan dan buku besar kemudian dilaporkan ke bendahara untuk
membuat jurnal untuk aktivitas investasi dan aktivitas keuangan, ke manajer, ke direktur,
dan ke pengawas untuk dibuat jurnal penyesuaian.

Aktivitas Pengendalian

Shift 1

Shift 2

Shift 3

Operator 1 (3 orang)

Operator 2 (3

Operator 2 (3 orang)

Master file

Master file

Master file

Di awasi oleh
operator 2

Di awasi oleh
operator 3

Di awasi oleh
operator 1

*Di cocokkan data cash d an non cash yang telah dibuat per
shift (dilaksanakan oleh manager operasi dan supervisor)

(Pengendalian Input, Proses & output)

Pengendalian pada Platinum Internet Cafe dilakukan secara self assesement,
karena adanya pengendalian bergilir yang terintegrasi dari struktur organisasi yang paling
bawah hingga yang paling berwenang (owner) secara berkelanjutan. Karena sistem
backup file masih dibuat secara manual, dengan adanya pengendalian yang terintegrasi
akan mempersempit celah terjadinya penyimpangan.
Pada tanggal pelaporan, bagian keuangan langsung bisa memastikan dengan tepat
dari jumlah cash yang diterima dengan data transaksi pada Ms.Excel. Terkadang, bagian
keuangan melakukan inspeksi mendadak yang dilakukan untuk melihat kinerja karyawan.
Dengan begitu, semua lapisan karyawan harus menaati peraturan setiap waktu.
Walaupun sistem yang diterapkan semi manual dalam operasinya, dengan sistem
self assesement dan trust yang telah diterapkan sejak enam tahun lalu oleh Platinum
Internet Cafe hingga saat ini, tidak pernah menemukan permasalahan yang berarti atau
fraud terhadap sistem operasi dan keuanganya.

Evaluasi Software
Software aplikasi yang digunakan oleh Platinum sudah efektif namun belum efisie
n dalam masalah waktu, tetapi sudah ada kemajuan dibanding 4 sampai 5 bulan yang lalu
ketika masih menggunakan sistem yang semua masih manual.
Efektif dalam segi penggunaan sistem yang

mudah

digunakan,

user

friendly, akurat, dan otomatis. Kurang efisien dalam segi waktu untuk pelaporan dari atas
an dan bawahan ada beberapa yang masih manual, pengecekan oleh manajemen tingkat a
tas manual, sistem juga belum terintegrasi ke pusat untuk semua kantor cabang, masingmasing cabang mempunyai sistem keuangan sendirisendiri, sistem juga bisa terkena virus jika keamanannya lengah, selain itu ada juga huma
n error yang bisa menyebabkan data hilang.
Dengan menggunakan sistem yang sekarang, informasi dari bawah ke atas sudah valid da
n dapat diandalkan. 95% pelaporan dari karyawan ke bandahara benar dan 5% nya human
error dan sistem error. Selain itu, ruang untuk melakukan kecurangan juga sempit karena
pihakpihak yang berada di manajemen tingkat atas mengetahui semua informasi dan kegiatan y
ang dilakukan Platinum

Internet

Caf dan manajer operasional mengatakan bahwa untuk melakukan fraud kemungkinann
ya kecil karena perlu bekerja sama dengan berbagai pihak baik dari kantor Platinum sendi
ri dengan kantor pusat.
Rekomendasi
Berdasarkan berbagai analisis yang telah dilakukan sebelumnya, kelompok kami
merekomendasikan untuk melanjutkan pengembangan software baru yang sedang
dijalankan demi menunjang kegiatan operasional bisnis ya lebih kompleks seiring dengan
perkembangan usaha.

DOKUMENTASI

Foto Interview Kelompok 8 dengan Manajer Operasional Platinum Internet Cafe

DAFTAR PUSTAKA
Romney, Marshall B. dan Paul J. Steinbart. 2011 . Accounting Information System.
United States : Pearson.