Professional Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah
satu
dari
empat
elemen
sistem
informasi
dalam
organisasi.
Untuk
sistem
sehingga
dapat
mengkomunikasikan
dan
manajer bisnis
sistem
untuk
STMIK AMIKOM
Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu
sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem
bekerja.
sekali
menunjukan
berbeda,
perspektif
sehingga
yang
pemecahan
berbeda
alternatif
hendaknya
dibuat
yang
dan
Struktur
Organisasi
Teknologi
Tugas / Prosedur
Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan
hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
Penerima
(Recertors)
Memori
Jangka
Pendek
RANGSANGAN/
STIMULUS
Lingkungan
TINDAKAN
Memori
Jangka
Panjang
Processor
Yang
Mempengaruhi
Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia
Cara KerjaMemori
EDI Luar
Pembuatan Keputusan
Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka
dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi.
Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem
informasi.
Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar
tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan
keputusan.
sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan
manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem
informasi tersebut.
Intelligence
Desain
Follow-Up
Umpan
Balik
Pilihan
Implementasi
Persuasi
unsur-unsur
dari
sitem
yang
membentuknya.
Berikut
ini
Komponen 1
Komponen 2
Komponen 3
Penyimpanan 1
Masukan 2
Batasan
Penggajian
Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain
Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank
Kartu gaji
Cek gaji
Menghitung total pembayaran
Interface
Menghitung pengurangan
Mencocokan kartu gaji dengan pegawai
Storage
Tunjangan pembayaran
logik
menyinggung
menjelaskan
hal-hal
fungsi
yang
dan
bersifat
tujuan
fisik
dari
sistem
dimana
tanpa
sistem
itu
suatu
sistem
akan
meningkat
ketika
kita
melakukan
BAB II
KONSEP DASAR INFORMASI
PENDAHULUAN
Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan
diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di
dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal
organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data
9
organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai
internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen
tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang
saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.
Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi
yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masingmasing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda.
Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan
operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.
Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah
mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk
mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi.
Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah.
Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen.
Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional.
Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan.
Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggarananggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir
dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan
internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada
10
Pemegang
Saham
Pelangga
n
Pemaso
k
11
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa
grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang
atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh
data audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak
dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk
mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.
INFORMASI
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau saat mendatang.
Data
Proses
Informasi
1.3
Perhitungan
Rata-rata
1.4
rata-rata
penjualan daalm
1.5
penjualan dalam
kuartal terakhir
1.7
kuartal terakhir
12
Masukan
(Data)
Proses
(Model)
Data
(ditangkap)
Keluaran
(Informasi)
Penerima
Basis
Data
Hasil
Tindakan
Tindakan
Keputusan
Informasi
dapat
memperbaharui
atau
memberikan
Informasi
dapat
mempertegas
informasi
yang
13
telah
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari
elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada
gambar berikut.
Berkas
Rekaman
Rekaman
Elemen Data
Elemen Data
Elemen Data
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi
menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen
data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal,
dan
Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait,
sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang
pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk
rekaman adalah tupel dan baris.
Berkas
14
Himpunan
seluruh
Manajer
Manajer
Manajer
Informasi
Tingkat Bawah
Tingkat
Tingkat Bawah
(Pengendalian
Menengah
(Perencanaan
Operasional)
(Pengendalian
Strategis)
Manajemen)
Sumber
Banyak
Lingkup
Sempit, terdefinisi
eksternal
Sangat luas
Tingkat
dengan baik
Rinci
Ringkas
Keringkasan
Garis Waktu
Masa Lalu
Masa Depan
Kekinian
Sangat mutakhir
Cukup
Keakurasian
Usang
Tinggi
Rendah
Sangat sering
jarang
yang
diperlukan
Frekuensi
Pemakaian
Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter
15
dari
Karakteristik
Tipe data
Akurasi/Presisi
Usia
Rentang waktu
Pokok Permasalahan
Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?
Apakah data cukup presisi?
Apakah data tepat waktu?
Apakah rentang waktu sesuai dengan
5. Tingkat keringkasan
tujuan?
Apakah data terlalu ringkas atau terlalu
6. Kelengkapan
detail?
Apakah
7. Kemudahan akses
8. sumber
9. Relevansi/Nilai
berlebihan?
Apakah data mudah diakses?
Apakah sumber bias atau tidak akurat?
Apakah data mempengaruhi keputusan?
1.
2.
3.
4.
Apakah
data
kurang
manfaatnya
lengkap
sepadan
atau
dengan
biaya?
KUALITAS INFORMASI
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai
untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah
dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :
Aman (Secutiy)
Akurat (Accurate)
Terkait (Relevance)
Lengkap (Completeness)
Korektif (Corectness)
Jelas (Clearly)
16
renacana.
Idealnya,
manajer
seharusnya
menerima
17
BAB III
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
PENDAHULUAN
Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat
penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk
sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas
dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis
meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan
keputusan manajerial, dan
dapat
memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah.
Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim
pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi ecommerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi
berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk
keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.
PENGERTIAN
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang
orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan,
mengubah,
dan
menyebarkan
informasi
dalam
sebuah
data,
Internet.
20
Sistem
Informasi
Sistem
Pendukung
Operasai
Sistem
Pemrosesan
Transaksi
Sistem
Pengendalian
Proses
Sistem
Pendukung
Manajemen
Sistem Kerja
Sama
Perusahaan
Sistem
Informasi
Manajemen
Decision
Support
Sistem
Executive
Information
Sistem
21
tersebut
akan
disebut
sebagai
sistem
pendukung
manajemen.
22
Sumber
utama
informasi
dan
dukungan
yang
dibutuhkan
untuk
Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya
dasar sistem informasi.
informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber
daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data
meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang
meliputi media komunikasi dan jaringan.
23
Pemrosesan
informasi
terdiri
dari
aktivitas
input
daalm
sistem,
informasi.
Sumber Daya Hardware
Mesin komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai
optikal.
Media floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir
kertas.
Sumber Daya Software
Program program sistem informasi, program spreadsheets, program
word
persediaan.
Sumber Daya Jaringan
Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan
pengendalian jaringan.
Produk Informasi
Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan
teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.
24
Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar
(atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.
pemilahan,
pengklasifikasian,
dan
pengikhtisaran.
gaji lainnya.
Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.
Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan
produk.
Pengendalian.
Menghasilkan
sinyal
yang
dapat
didengar
untuk
SISTEM
1. PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun
fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi
yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui
contoh contoh sbb:
Sistem peredaran darah
26
Input
Process
Output
Tujuan
Kendala
Kontrol
28
Subsistem
unit pengolahan pusat
unit masukan
unit keluaran
penyimpanan tambahan
unit penghitung
unit pengendali
unitpenyimpan
kerja edit
kerja sortir
kerja update
misalnya
kerja keluaran
4. Environment
29
Interface
saluran
kawat
penghubung
alih data
kerja satu dengan
lainnya,
pita
data
88
2
1
System
9
9
5
Subsystem
30
Masukan
sistem
sistem
Alat pengendali
mengulangi
atau
Keluaran
Sensor
INFORMASI
TENTANG INFORMASI
Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations
sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut
informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi
penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam
keputusan sekarang maupun masa depan.
2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and
bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang
menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada
orang yang menerimanya.
3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management
control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data,
itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting
informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai
kenyataan atau bentuk bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan
keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi
merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang
menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian nyata dan
32
Di proses
data
Hati-hati jalanan
ramai !!
informasi
Manfaat (use)
Biaya (cost)
suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat
ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal
pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.
a. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran
nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan how the
message used for problem solving (decision masking)? informasi akan
relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap
tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan
barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer
teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer
pemasaran.
b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa
atau menyesatkan, bebas dari kesalahan kesalahan dan harus jelas
mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat
terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa
hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain
adalah :
* Kelengkapan (completeness) informasi
are necessary message items present ? informasi yang lengkap, berarti
bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang
menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena
apabila informasi yang dihasilkan sebagian sebagian tentunya akan
mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan
secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya
untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
* Kebenaran (correctness) informasi
are message items correct? informasi yang dihasilkan oleh proses
pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan
perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah
informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang
pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat
perhitungan perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti
perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
* Keamanan (security) informasi.
35
SISTEM INFORMASI
Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam
bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem
penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki
pengertian sebagai berikut :
38
User
User
Input
Database
User
Model
Output
Technology
Control
User
User
39
User
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen
komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai
sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode metode dan media untuk
menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen dokumen
dasar
2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu
3. Blok keluaran (output block), berupa data data keluaran seperti dokumen
output dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang
memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer
dan perangkat lunak yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap
operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan /
kegagalan sistem.
PERANGKAT SISTEM INFOMASI
Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan
sistem
sebagai berikut :
1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi.
Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer
dan teknologi jaringan computer
2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi.
Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan
computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat
digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel
netware,dan lain sebagainya.
Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain
sebagainya.
Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain lain.
Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi,
dan lain lain.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti
bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya
4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau
proses proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau
40
41
DIREKTUR SISTEM
INFORMASI
MANAJER KOMPUTER
DAN OPERASIONAL
MANAJER
PENGEMBANGAN
SISTEM
ANALISIS
SISTEM
PROGRAMMER
dan
mulai
menerbitkan
Information
Resource
Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat
dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual
yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh
manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer
dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang
menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.
Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga
pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan
adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.
IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM
INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen
puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus
ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini
menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk
menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.
Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas
pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya
dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS
pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi
kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa
usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya
DSS.
Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup
adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia
mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.
44
keduanya
dapat
mengumpulkan,
memproses,
menyebarkan,
dan
sumber
informasi
yang
meliputi:
informasi,
hardware
45
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri
atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing.
Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk
menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua
elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi
yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang
menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan
pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan
harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh
lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing
secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
46
perusahaan
melakukan
riset
marketing
untuk
mengidentifikasi
untuk mendapatkan
keuntungan
kompetitif
adalah
terjadinya
bandara
udara yang
menggunakan
komputer adalah
pelanggannya
benar-benar
telah
memberikan
kontribusi
terhadap
Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor
E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke
dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok,
operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan.
Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk
menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya.
Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas
aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan
bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound
logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar;
aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna
jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang
menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan
informasi yang dibutuhkan.
system
(sistem
organisasi)
atau
IOS
untuk
51
Aktifitas
perencanaan
yang
menidentifikasikan
sumner-sumber
informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan
cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information
Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan
antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk
sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa
SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer
dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya
SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King
52
professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu praperencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.
ditampilkan
pada
tiga
database
terpisah
dan
sulit
untuk
top-down
bagi
sumber-sumber
informasi
ini.
Pendekatan-
54
dan dengan memberikan informasi yang dibutuhkan maka tujuan tersebut akan
tercapai.
Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk
perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani
pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang
menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh
John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan
konsep CSF ini pada system informasi.
Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set
information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi,
tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut
organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan
sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan
mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi
organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning
process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh
sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam
strategi perusahaan.
Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya
perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan
top-down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.
Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system.
Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.
Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang
hal ini kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan
tujuan untuk memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis
mengacu pada arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan
55
ERA MODERN
Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya
merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya,
namun status sumber-sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana
strategis dari keseluruhan organisasi.
PERENCANAAN
INFORMMASI
PERSPERKTIF
57
STRATEGIS
DALAM
Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan
informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan
seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama
professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan
bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan
system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis
tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan
bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka
dengan SPI yang lebih besar mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik.
Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu memperhatikan formalitas proses
perencanaan dan kurang dalam merealisasikan pengimplementasian rencana
tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebihlebihkan kemampuan SPIR.
Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan
informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan
kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan
sunmber-sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber
tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi.
Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.
KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO)
Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan
istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi
perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi
laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil
bagian pembuatan keputusan penting
Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja
sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini,
ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi
jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus
dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan
tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana
yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya
sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas
di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim
di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan
di eropa.
KENDALA PADA CIO
Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak
mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada
tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan
majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan
informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status
posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden
mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan
CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37
persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32
persen.
59
60
perusahaan
sebagaimana
yang
kita
maksudkan
dalam
pembahasan. Banyak CIO sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan
terhadap dirinya sebagai teknisi, yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer
computer dimasa lalu.
tersebut. Paling tidak hal ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi
dan CIO yang mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan
maanajemen ini meningkat posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini
membutuhkan waktu yang lama.
MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan
mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan
61
Non-Pemrograman.
Pemakai
(user)
ini
hanya
mempunyai
pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia
hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi
dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk
memberikan bantuan teknis.
User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis
yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses
database dan membuat laporan khusus.
62
telah
mnggunakan
istilah
end-user
computing
untuk
menjelaskan
Pemrograman end-user
Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita
menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai
yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri,
dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia
juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung
fungsional,
bahwa
departemen
pemakai
dapat
memperoleh
spesialis
komputernya sendiri.
Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar
sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi enduser computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user
khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer
dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.
APLIKASI END-USER POTENSIAL
Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha
menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau
kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi
perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan
aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan
video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum.
Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena
sistem ini mempunyai sifat khusus.
64
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan
otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan
pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil
pemakai.
Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang
mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi
teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi
mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan
dimasa mendatang.
TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING
Selama
jangka
waktu
yang
pendek
ketika
end-user
computing
telah
65
67
Pertama,
perusaaa
akan
memperoleh
keuntungan
dengan
Hal
ini
memungkinkan
bagian
pelayaan
informasi
untuk
yang
menumpuk
selama
beberapa
bulan
atau
tahun.
Ia
juga
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya
tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan
keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai
dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh
pemakai.
Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing
Life cycle phase
Analysis
Design
Risiko
Incompatible end-user tools
Possible control
Hardware/software standards
Overanalisysand
insufficient
search for the solution
Little or no documentation
Enforce documentation
standard
Implementation
Threat to security
69
menetukan hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19
persen dari perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum
dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware
dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaanperusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak
berlebihan dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada
dari perusahaan-perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk
mendapatkan peralatan secara bebas.
Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan
pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database
sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan
70
tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada
perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan
akses yang tak terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file.
Hanya 4 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan
sama sekali pemakai melakukan akses ke semua file. Sebagian besar
perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-lebihan)
dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses
untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.
Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat
kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada
tabel 19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.
STRATEGI END-USER COMPUTING
Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing
yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam
penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan
bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat
informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan
cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar
dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini
adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan
ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita
akan membahas dua strategi tersebut.
PUSAT INFORMASI
Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi
sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan
dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti
71
terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti
paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula
spesialis
informasi,
yang
ditugaskan
untuk
membantu
pemakai
dalam
mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar
pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.
IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada
tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaanperusahaan. Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola
oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat
membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu
pusat informasi itu.
Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang
sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan
kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya
dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi
di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga
tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai
diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah
diinstal.
Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah
perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam
perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di
departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam
area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.
72
KONTROL JARINGAN
Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan
penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga
dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana
perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y
menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan
sistemnya.
Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi
lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak
tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan
bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai
sumber-sumberinformasinya yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan
yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan
dikembangkan.
73
Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu
pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam
pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A,
yang
disebut
sebagai
Big
brother
(keluarga
besar).
Disini,
peralatan
yang
ia
ingin
kembangkan,
namun
pelayanan
informasi
sistemnya
sendiri,
namun
pelayanan
informasi
yang
74
Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO
harus
memelopori
meninggalkan
atau
melepaskan
sumber-sumber
dapat
besar
melepaskan
diri
dari
porsi
pengurusan
sumber-sumber
pemrosesan.
MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM
PERSPEKTIF
Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas
pengimplementasian
sumber
informasi
strategis
dalam
organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara
bekerja
sama
dengan
end-user
dan
pelayanan
informasi
yang
DAFTAR PUSTAKA
Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.
Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra
Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM UI).
Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I
pengantar.
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.
OBrien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.
Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.
Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.
77