Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax.

972-97442444

‫עגול‬-‫סיכום מפגש שולחן‬

Enterprise Output Management

2009 ‫דצמבר‬

‫ שחר גייגר מאור‬:‫עורך‬

 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תוכן‬
‫‪.............................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫מבוא‪:‬‬
‫‪.................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫המצב בשטח‪:‬‬
‫‪........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫‪PrintBos‬‬
‫‪...............................‬‬
‫‪5. ................................................................................................‬‬ ‫מקרה לקוח –בנק מזרחי‬
‫‪...........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫רקע‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪..............‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫על הפרוייקט‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪..........‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫מבחינת הטופס‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪...........‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪................................‬‬ ‫פרוייקט טפסים אלקטרונים בממשלה –ממשל זמין (תהיל"ה)‬
‫‪...........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫רקע‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪6.. ................................................................................................‬‬ ‫על פרוייקט הטפסים‪:‬‬
‫‪.................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫המצב כיום‪:‬‬
‫‪...................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫טכנולוגיה‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪...........‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫בחינת חלופות‪:‬‬
‫‪.....................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫הפיתרון‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪7.. ................................................................................................‬‬ ‫מקרה לקוח ‪Comverse-‬‬
‫‪...........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫רקע‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪...........‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫לפני הפרוייקט‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪..........‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫הפרוייקט עצמו‪:‬‬
‫‪...................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫טכנולוגיה‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪..........‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫מקרה לקוח ‪-‬מגדל‬
‫‪...........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫רקע‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪..............‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫על הפרוייקט‪:‬‬
‫‪....................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫המערכת‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪...........‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫תוכניות לעתיד‪:‬‬
‫‪..............................‬‬
‫‪9................................................................................................‬‬ ‫טיפים לארגונים אחרים‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪9.. ................................................................................................‬‬ ‫מקרה לקוח –בנק לאומי‬
‫‪...........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫רקע‪:‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪.............‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫טרום פרוייקט‬
‫‪................................‬‬
‫‪..............‬‬
‫‪10‬‬ ‫‪................................................................................................‬‬ ‫על המערכת‬
‫‪................................‬‬
‫‪..............‬‬
‫‪10‬‬ ‫‪................................................................‬‬ ‫שימושים עיקריים ותוכניות לעתיד‬
‫‪.................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪10‬‬ ‫‪................................................................‬‬ ‫טיפים ולקחים לאירגונים אחרים‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪................................‬‬
‫‪.... ................................................................‬‬
‫‪11‬‬ ‫נספח מיוחד –התייחסות ספקים לנאמר במפגש‬
‫‪............................‬‬
‫‪................................................................................................‬‬
‫‪11‬‬ ‫התייחסות חברת ‪Aman‬‬
‫‪.......................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪12‬‬ ‫‪................................................................‬‬ ‫התייחסות חברת ‪Autofont‬‬
‫‪...........................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪14‬‬ ‫‪................................................................‬‬ ‫התייחסות חברת ‪Matrix‬‬
‫‪......................‬‬
‫‪................................‬‬
‫‪14‬‬ ‫‪................................................................‬‬ ‫התייחסות חברת ‪Microsoft‬‬

‫מבוא‪:‬‬
‫אין ספק שנושא ניהול הפלטים הארגוניים הופך להיות תחום הדורש חשיבה רוחבית וכלל ארגונית ‪.‬‬
‫ממצב שבו ניתן למצוא בארגון ממוצע חמש מערכות ארגוניות המטפלות בטפסים ובהפצת מסמכים ‪,‬‬
‫שואפים בחלק מהארגונים לבצע איחוד שירותים ולצמצם את מספר הכלים למינימום האפשרי‪.‬‬

‫במפגש זה השתתפו נציגים ממספר ארגונים ממגוון סקטורים אשר מעוניינים במציאת פיתרון כולל עד‬
‫כמה שניתן לניהול נושא הפלטים הארגוניים ‪ .‬בין השאר סופר על ידי משתתפים על הנעשה בארגונם‬
‫והוחלפו רעיונות ודעות על שיטות הפעולה הנהוגות כיום ועל בחינה של פתרונות כ וללים בחלק‬
‫מהמקרים‪ .‬במהלך המפגש ולאחריו הוספנו מספר מקרי לקוח לדוגמא שסיפרו על הטמעה של פתרונות‬
‫לניהול ארגוני של טפסים ‪ .‬בכל מקרה סופר על הרקע והדרישות העסקיות שהובילו לבחירה בפיתרון וכן‬
‫על היבטים שונים של הפרוייקט ‪.‬‬
‫בין שאר הארגונים שהתנדבו לספר על הפרוייקט אצלם‪:‬‬
‫‪ ‬בנק מזרחי –הטמעה של ‪PrintBos‬‬
‫‪ ‬ממשל זמין –פרוייקט טפסים אלקטרונים עם פיתרון של ‪.AGAT‬‬
‫‪ ‬חברת ‪– Comverse‬יישום ‪ Infopath‬על תשתית ‪Sharepoint‬‬
‫‪ ‬קבוצת מגדל –הטמעה של ‪)Lifecycle( Adobe‬‬
‫‪ ‬בנק לאומי –הטמעה של ‪)FreeForm( Autofont‬‬

‫המצב בשטח‪:‬‬
‫באחד הארגונים מהמגזר העסקי עושים שימוש במספר מוצרים שונים לניהול היבטים שונים של נושא‬
‫הפלטים הארגוניים‪ .‬מצב זה מאפיין למעשה את הנעשה בחלק גדול מהארגונים בארץ ‪ ,‬אשר מצאו את‬
‫עצמם מנהלים במקביל חמישה‪ ,‬שישה ויותר ערוצים לניהול והפקת פלטים ‪ .‬חוסר האינטגרציה בין‬
‫המוצרים ותקורות גבוהות לניהולם יוצר לחץ לחפש פיתרון כולל ור חב עד כמה שניתן לניהול תחום זה ‪.‬‬

‫ארגון אחר העושה כיום שימוש בפיתרון מסויים‪ ,‬אך מחפש פיתרון שיאפשר יכולות רבות יותר גם‬
‫במערכות ארגוניות נוספות ‪ .‬לכלי בשימוש יש מגבלות בנושא מספר התבניות שמנוהלות בו בו זמנית‬
‫בכל ‪ process‬וזה יוצר מגבלה תהליכית לא פשוטה בארגון ‪ .‬בין השאר נבחנים בארגון זה פתרונות של‬
‫‪ ,PrintBos‬אמן מחשבים (‪ )FormIT‬ואחרים‪.‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪PrintBos‬‬
‫הפיתרון הכי בולט כיום בשוק המקומי הוא ללא ספק ‪ PrintBos‬של חברת ‪ Consist‬מדובר בפיתרון‬
‫וותיק מאוד המותקן בעשר ות ארגונים גדולים בארץ ‪ .‬באופן טבעי הדיון התרכז יותר בבעיות ופחות‬
‫ביתרונותיו ‪ .‬יש לסייג את הנאמר בפסקאות הבאות ולהגיד בצורה הוגנת ‪ ,‬כי לקוחות רבים של הפיתרון‬
‫מרוצים מאוד מביצועיו ויכולותיו ‪.‬‬
‫נציג אחד הארגונים סיפר על קשיים מסויימים בשימוש בפיתרון במיוחד בתקופות זמן "לחוצות"‪ .‬בארגון‬
‫זה עובדים עם מערכת של ‪ SAP‬ואחד התהליכים הארגוניים החשובים הוא הוצאת חשבוניות בסוף‬
‫חודש‪ .‬זמני העבודה הלחוצים יותר מחייבים הוספת שרתים למערכת מכיוון שההתקנה הרגילה אינה‬
‫עומדת בעומס החריג‪ .‬בשלב מסויים אף הוחלט לעשות שימוש בפיתרון מובנה בתוך מערכת ה ‪SAP‬‬
‫כדי לא לפגוע ביציאת החשבוניות ‪ .‬פיתרון הביניים הזה משביע רצון באופן כללי ‪.‬‬
‫בארגון זה ובארגונים אחרים שמכירים את העבודה עם ‪ PrintBos‬ציינו כי יש חשיבות גדולה להתמחות‬
‫בעבודה עם הכלי כדי להפיק ממנו את מלוא הפוטנציאל ‪ .‬כמו כן צויין כי השירות לאורך כל הדרך עבור‬
‫המוצר מחברת ‪ NESS‬וחברת ‪ Consist‬הוא שירות ברמה טובה מאוד ורוב הטענות הן למגבלות טכניות‬
‫של הכלי שבמקרה הספציפי הזה לא נפתרו ‪ .‬בארגון זה החליטו לעבור לפיתרון של ‪ .Adobe‬ההסבה‬
‫לאדובי הייתה פשוטה יחסית וכיום יש להם עשרות טפסים שונים במערכת‪ .‬בעיית העומסים נפתרה נכון‬
‫לעכשיו‪.‬‬
‫בארגון אחר קיים פיתרון של ‪ PrintBos‬לטיפול בנושא הטפסים מול הלקוחות החיצוניים ‪ .‬בארגון מוצבים‬
‫בחדר המחשב שני שרתים המשרתים את הפיתרון והם מתעתדים להכניס שרת נוסף בשל בעיות‬
‫עומסים שמהם סובלים ‪ .‬הכלי נדרש לחולל כמה עשרות אלפי טפסים ‪ on-line‬ביום‪ .‬מדובר במגוון סוגי‬
‫טפסים שחלקם מורכבים יותר או פחות ‪ .‬משך זמן התגובה של הכלי לטופס "פשוט" הינו כשנייה ואילו‬
‫זמן תגובת הכלי לטופס "מורכב" מגיע ל ‪ 7-8‬שניות‪ .‬בזמני עומס מוגבר על הכלי‪ ,‬ה ‪ CPU‬בשרת מגיע‬
‫לעתים ל ‪ 100%‬ניצולת ונתקע‪ .‬בשלב הזה יש צורך באיתחול המערכת מחדש ותהליך העבודה התקין‬
‫של הארגון מעוכב‪ .‬התמיכה לכלי‪ ,‬בעיקר לנושאי עיצ וב ועבודה שוטפת נעשה מול חברת ‪ NESS‬ושיתוף‬
‫הפעולה מוצלח‪ .‬במידה ויש צורך במענה טכני מורכב יותר ניתנת תמיכה של היצרן (חברת ‪.)Consist‬‬
‫כחלק ממאמצי הארגון לשפר את עבודת הכלי הו חלט לבצע מספר שידרוגי גרסה לכלי ‪ ,‬אבל לא כל‬
‫הבעיות נפתרו‪ .‬בעיה קשה שחוזרת בזמן שידרוג גרסה היא הצורך לבצע התאמה של תבניות הטפ סים‬
‫בכלי‪ .‬ארגון זה ציין כי באחד השידרוגים הם נאלצו לעדכן ולשנות כ ‪ 70%‬מהתבניות הקיימות ‪ .‬במידה‬
‫וטופס מסויים נתקע אצל אחד המשתמשים מול לקוח –הצוות הטכני נדרש לטפל במהירות בבעיה ‪ .‬אחד‬
‫הפתרונות שהם מצאו כדי לגבות את המערכת הוא לייצר טפסי גיבוי מוכנים לשירותים העיקריים למקרה‬
‫שהטופס לא מחולל כמו שצריך מול המערכת המרכזית ‪ .‬השימוש בטופס גיבוי מחייב התאמה להמשך‬
‫התהליכים הארגוניים (תיוק‪ ,‬אירכוב וכן הלאה) ולכן הוא לא מצב אידאלי ‪.‬‬
‫בארגון זה ביצעו מספר בחינות של נושא ניהול הפלטים במהלך חצי השנה האחרונה ‪ .‬המטרה שלהם‬
‫היא לאחד מספר שירותים הניתנים כיום ע "י מספר כלים שונים (שרת פקסים‪ ,‬טפסים‪ ,‬הפצת חשבוניות‬
‫ללקוחות ועוד) לפיתרון אחד מקיף לכל עולם ניהול הפלטים הארגוני ‪ .‬לצורך כך נבחנו מספר חלופות‪,‬‬
‫ביניהן ‪ ,PrintBos‬פיתרון של חברת ‪( Opentext‬הפיתרון הטכנולוגי מאוד מ צא חן בעיניהם)‪.‬‬
‫הפיתרון שנבחר נכון להיום הוא ‪ Production Print‬של חברת ‪ .Adobe‬מדובר על מודול השייך לחבילת‬
‫פתרונות ‪ Lifecycle‬של אדובי ומקורו ב הסכם ‪ OEM‬עם חברת ‪ ,StreamServe‬כשהפיתרון עצמו עדיין‬
‫שייך ל ‪ .StreamServe‬הם ביצעו ‪ POC‬עם הפיתרון וביצעו הסבה מוצלחת של הטפסים הקיימים‬
‫לסביבה החדשה‪ .‬הרבה יכולות נתמכות לכאורה מהקופסא‪ .‬התמיכה במוצר עצמו נעשית ישירות מול‬
‫חו"ל (אדובי ארופה)‪ .‬מהבדיקות שנעשו על שרת בודד עושה רושם שיכולות המוצר מאוד טובות וניתן‬
‫לנצל כמה תכונות נחמדות כמו הגדרת סדרי עדיפויות לריצות השונות על הכ לי‪ ,‬כך שתהליכים קריטיים‬
‫יקבלו עדיפות‪ .‬מבחינת יכולות הכלי ‪ :‬היצרן מתחייב שהכלי יכול לחולל עד ‪ 5000‬טפסים בדקה‪ .‬אחת‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫הסיבות שהפיתרון של אדובי נבחר היא שרוב הטפסים בארגון מבוססים על ‪ PDF‬ולכן חשובה להם‬
‫מאוד יכולת האינטגרציה למוצר שמחולל את הטפסים ‪ .‬מהבדיקות שלהם הם גילו שחלק מזמן העיבוד‬
‫של טפסים מסויימים הצטמצם לשיש ית הזמן בהשוואה למצב הקודם ‪.‬‬
‫מכיוון שהפיתרון עדיין לא בייצור בארגון נותרו למעשה שתי נקודות פתוחות שקשה לענות עליהן ‪ :‬מחיר‬
‫סופי של הפיתרון ונושא התמיכה ואיכותה ‪ .‬לגבי המחיר –במידה ותבוצע רפורמה מקיפה ויומרו חלק‬
‫ניכר מהמערכות במערכת הזו‪ ,‬הארגון צפוי לקבל החזר מהיר יחסית על ההשקעה והפרויקט ישתלם‬
‫מהר‪.‬‬

‫מקרה לקוח –בנק מזרחי‬

‫רקע‪:‬‬
‫בנק מזרחי‪-‬טפחות הוא אחד מחמשת הבנקים הגדולים בישראל‪ .‬לבנק כ‪ 140 -‬סניפים בכל רחבי הארץ‬
‫והוא משרת מאות אלפי לקוחות פרטיים ועסקיים‪.‬‬

‫על הפרוייקט‪:‬‬
‫לפני ‪ 7‬שנים החלו בתהליך מחשוב הטפסים בארגון‪ .‬לפני תחילת הפרויקט נעשה שימוש רחב היקף‬
‫בטפסים מוכנים (‪ )pre-printed‬והעלויות התחזוקה ושינוי הטפסים היו גבוהות מאוד‪ .‬לאחר בחינת‬
‫מספר חלופות הוחלט לבחור בפיתרון של חברת ‪ .PrintBos‬המעבר לטפסים הממוכנים בוצע תחת‬
‫האילוץ שהבנק דרש לא לשנות את צורת הממשק מול המערכת הסניפית שהייתה קיימת בסניפי הבנק‬
‫(המערכת איתה עובדים הפקידים מול הלקוחות ומול מערכות ה ‪.)backoffice‬‬
‫עם הטמעת הפיתרון עברה כל עבודת הפקת ובניית הטפסים לאתר מרכזי‪ ,‬כשהפקיד בסניף מדפיס את‬
‫העסקה המערכת בוחרת את התבנית שמתאימה לסוג ההדפסה הנדרש‪ .‬עם הזמן עברו בבנק‬
‫לפלטפורמה שתומכת ‪ ,XML‬מה ששיפר בצורה בולטת את ההתממשקות עם מערכות נוספות בארגון ‪,‬‬
‫וכתוצאה בוצע שדרוג גם למערכת הטפסים‪.‬‬
‫בארגון לא נתקלו בבעיות עומסים מאחר והתקינו ‪ PB‬על שרתים מקומיים בכל סניף‪.‬‬

‫מבחינת הטופס‪:‬‬
‫ניתן להכניס בפלט שינוים מסוימים כתלות במידע שמתקבל כקלט ע"י שימוש בשפת סקריפטים של ‪,PB‬‬
‫יחד עם זאת אפשרויות שפת הסקריפטים די מוגבלות‪.‬‬
‫מערכת הסניפית מנהלת את הטפסים ואת המדפסות‪ .‬התבניות זהות בכל סניפי הבנק‪ ,‬ההפצה של כל‬
‫התבניות נעשית מהמרכז לשרתים הסניפיים לאחר שאיש טכני בנה או שינה אותם‪.‬‬
‫שינוי גרסת ‪ PrintBos‬מצריך לרוב התאמות בתבניות‪ ,‬במקרה שלנו כאשר עברנו למצב עבודה עם‬
‫‪ XML‬נדרשנו לעצב את כל הטפסים מחדש‪.‬‬

‫פרוייקט טפסים אלקטרונים בממשלה –ממשל זמין (תהיל"ה)‬

‫רקע‪:‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫פרוייקט ממשל זמין הוקם ע"י הממשלה ב ‪ 2002‬על מנת לשפר את זמינות השירותים הממשלתיים‬
‫לאזרחים ע"י מיחשובם‪ .‬הפרוייקט מבוצע בגוף שנקרא תהיל"ה (תשתית הממשלה לעידן האינטרנט)‬
‫והוא מציע שירותים מקוונים רבים כגון מכרזים‪ ,‬חדשות ממשרדי הממשלה‪ ,‬טפסים ועוד‪.‬‬

‫על פרוייקט הטפסים‪:‬‬

‫כחלק מפרוייקט ממשל זמין החל בשנת ‪ 2006‬יישום פרוייקט למיחשוב תהליך השימוש בטפסים של‬
‫משרדי ממשלה‪ .‬מטרת הפרוייקט הייתה לייעל את תהליך השימוש בטפסים‪ ,‬לחסוך את הצורך בעמידה‬
‫בתורים ולשפר את האינטגרציה בין המערכות השלטוניות ‪ .‬כמו כן השתלב פרוייקט זה במגמת הממשלה‬
‫לחסוך ולהפוך ל"ירוקה" יותר‪.‬‬

‫המצב כיום‪:‬‬

‫בפורטל ‪ GOV.IL‬קיימים כ ‪ 1500‬טפסים שונים מוכנים ‪ .‬בכל חודש מורדים מאתר כ ‪ K200‬טפסים ע"י‬
‫אזרחים וגופים אזרחיים וממשלתיים‪ .‬מקור הטפסים מגיע ממגוון מערכות שאינן קשורות אחת לשניה‬
‫ומקורן במגוון משרדי ממשלה‪.‬‬

‫טכנולוגיה‪:‬‬

‫כלל הנתונים מבוססי ‪ XML‬כדי לשמור על סטנדרט אחיד‪ .‬הלקוח בקצה מוריד קליינט למחשב הפרטי‬
‫שלו אשר מאפשר לו למלא בצורה נוחה את הטופס וכן לחתום עליו בצורה דיגיטלית‪ .‬הלקוח ממלא על‬
‫הטופס את הפרטים ושליחת הטופס מעבירה את הנתונים ישירות למשרד הרלוונטי ‪ .‬קיימת אפשרות‬
‫לבצע תשלומים על גבי הטופס והתשלום עובר לגוף הרלוונטי‪ .‬הטפסים עצמם כוללים חתימה וחיתום של‬
‫גורמים מאשרים והם תומכים בתהליכים שונים הקשורים לעבודת המשרדים‪.‬‬

‫בחינת חלופות‪:‬‬

‫לפני תחילת הפרוייקט נבחנו מספר חלופות שהיו זמינות בשעתו בשוק הישראלי ‪ .‬בין השאר נבדקו‬
‫פתרונות של ‪ Adobe, Microsoft (Infopath), cform , eFrom ,IFN‬ועוד‪ .‬הבעיה שנתקלו בה ברוב‬
‫המקרים הייתה בעיות במוצר‪ .‬ברוב הכלים שנבדקו באותה עת מדובר במחוללי טפסים המוגבלים‬
‫מבחינת היכולות המוספות ובעיות אנטגרציה ‪ .‬דרישות כמו הוספת קובץ מצורף לטופס ואריזת הטופס‬
‫כתיקייה אחת עם כל המסמכים הרלוונטים אליה לא נתמכו ברוב המקרים‪.‬‬

‫בסופו של דבר הוחלט לבחור בפיתרון של חברת ‪ AGAT‬הישראלית שפותח במיוחד עבור הפרוייקט‪.‬‬

‫הפיתרון‪:‬‬

‫כרגע הם עובדים בגרסה ‪ 1.7‬ונהנים מתכונות של סטנדרטיזציה (‪ ,)XML‬יכולות הוספת מסמכים לטופס‬
‫ע"י המשתמש‪ ,‬יכולת ביצוע תשלומים על גבי הטופס‪ ,‬תמיכה בחתימה אלקטרונית מרובה כולל שמירת‬
‫גרסאות‪ ,‬הצפנות להגנה מפני מנהלי מערכת ‪ ,‬עבודה ב ‪ offline‬ועוד‪ .‬הארכוב של הטופס נעשה כקובץ‬
‫‪ HTML‬שמכיל את כל נתוני הטופס כולל צרופות מקבצים מצורפים לטופס‪ .‬צורת השמירה הזו‪ ,‬הכוללת‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫את התבנית ואת המידע ביחד חוסכת את הצורך בהפרדה ושמירה נפרדת‪ .‬ניהול המידע המאוחסן הוא‬
‫באחריות כל משרד ממשלתי בנפרד‪ .‬ממשל זמיל מאפשר את התשתית בלבד ואינו מבצע ניהול איחזור‬
‫המידע‪ .‬מבחינת ממשל זמין נחסכת בצורה כזו תקורה גבוהה של ניהול איחזור המידע שיכול להיות‬
‫מאוד יקר ומסובך‪ .‬קובץ אופייני שנוצר במערכת הוא בגודל של חצי מגה לטפסים פשוטים ועד ‪ 20‬מגה‬
‫לטפסים המכילים תרשימים ושרטוטים‪ .‬באופן כללי לא מדובר בנפחי אחסון גבוהים מכיוון שלא כל טופס‬
‫שעובר במערכת צריך להשמר על ידי המערכת‪ .‬הטפסים שנשמרים הם רק אלה המחוייבים בשמירה על‬
‫פי חוק‪.‬‬

‫תפעול המערכת באופן שוטף נעשה ע"י ממשל זמין‪ .‬את הטפסים מעצבות ומתחזקות ‪ 40‬עובדות‬
‫מפרוייקט תלפיות של מטריקס‬

‫המערכת כיום בשימוש ע"י ‪ 600‬משתמשים בו זמנית‪ ,‬כשהמספר הזה עולה בהתמדה‪ .‬ארכיטקטורת‬
‫המערכת (חסוי)‪ .‬אין בעיות ביצועים המערכת תומכת בסקלבליות‪.‬‬

‫מקרה לקוח ‪Comverse-‬‬

‫רקע‪:‬‬
‫חברת קומברס מפתחת פתרונות תוכנה ושירותי תקשורת מולטימדיה בטלפונים ניידים ובמכשירים‬
‫אחרים‪ .‬לחברה פתרונות ערך מוסף בתחומי הקול ‪ ,messaging ,‬אינטרנט לעולם הנייד‪ ,‬תקשורת ‪IP‬‬
‫ועוד לספקי תקשורת ושירותים ברחבי העולם ‪ .‬החברה פרושה ב ‪ 100‬אתרים ברחבי העולם ומעסיקה כ‬
‫‪ 5000‬עובדים‪.‬‬
‫אופי העובדים הוא טכנולוגי מאוד וסביבת העבודה מאוד דינמית וטכנולוגית ‪.‬‬

‫לפני הפרוייקט‪:‬‬
‫בגלל אופיה של החברה‪ ,‬רוב התהליכים העסקיים מתבצעים על גבי צגי המחשב והדפסה של נייר פיסי‬
‫מועטה יחסית‪ .‬החברה אינה נותנת שירות ללקוחות פרטיים ‪ ,‬כך שאין לה מנגנון מקובל של שירות‬
‫לקוחות‪ .‬טרם הכנסת ‪ Infopath‬נעשה שימוש ב ‪ Forms‬של ה ‪.Outlook‬‬

‫הפרוייקט עצמו‪:‬‬
‫הארגון ביצע לא מכבר מעבר למערכת ‪ .)MOSS( Sharepoint 2007‬כל המסמכים הארגוניים‬
‫מאוחסנים במערכת זו‪ .‬ה ‪ MOSS‬משמש גם כתשתית לפורטל הארגוני והרבה מהאינטראקציה של‬
‫צוותי העבודה והמחלקות מבוצעת מולו ‪ .‬כחלק מהשימוש ב ‪ MOSS‬יושמה מערכת לניהול וייצור טפסים‬
‫של מיקרוסופט (‪ .)Infopath‬השימוש במערכת נעשה בשתי צורות מרכזיות ‪ :‬ייצור טפסים בצורה וובית‬
‫ושילובם בפורטל הארגוני או ייצור עצמי של טפסים על ידי המשתמשים באמצעות קליינט של התוכנה על‬
‫כל עמדה בארגון (חלק מהרישוי לאתר)‪ .‬בארגון נעשה שימוש בעיקר בתצורה של הטבעת דף טופס כזה‬
‫או אחר לתוך הפורטל ובדר "כ אין שימוש ב ‪ Infopath‬כאפליקציה בפני עצמה‪ .‬את ייצור הטפסים‬
‫ותיחזוקם מבצע הצוות הטכני של ואדים ולעובדים אין גישה למסכים אלה ‪ .‬במערכת נוצרו עד היום אלפי‬
‫טפסים שונים על פי דרישת המחלקות השונות ולפי צרכי הארגון ‪ .‬טופס לדוגמא הינו טופס לפתיח ת‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫קריאת שירות ב ‪ ,HD‬בקשה לביצוע שינויי מערכת מסויימת ‪ ,‬טופס לדיווח על ימי מחלה ועוד ‪ .‬ניתן‬
‫בקלות לצרף לטופס קבצים שונים במגוון פורמטים ‪.‬‬

‫טכנולוגיה‪:‬‬
‫יצירת הטפסים בצורה עצמאית פשוטה יחסית ‪ .‬ה ‪ GUI‬מאוד עשיר ומאפשר הכנסת פקודות קוד‬
‫(‪ ).Net ,JavaScript‬ועבודה מלאה דרך אשפים‪ .‬יכולת הפיתוח סביב הכלי וביצוע התאמות לצרכים‬
‫מיוחדים מוגבלת יחסית ‪ ,‬אך במקרה הזה לא היה צורך ארגוני לכך ‪ .‬העברה של טפסים בבדיקה‬
‫מסביבת טסט לייצור אינה פשוטה ובמידה ויש צורך בבניית טפסים מורכבים במיוחד ‪ ,‬אולי עדיף לשקול‬
‫שימוש בכלים אחרים ‪ .‬השימוש בטפסים אלקטרונים משפר מאוד את זמני התגובה של הפורטל ‪.‬‬
‫מבחינת ארכיטקטורה מדובר בחלק אינטגרלי מ ‪ Ofiice 2007‬כאשר מנוע העבודה למחולל הטפסים‬
‫מגיע מתוך ה ‪ .MOSS‬נכון להיום אין להם בעיות ביצועים הקשורות ל ‪.Infopath‬‬

‫מקרה לקוח ‪-‬מגדל‬

‫רקע‪:‬‬
‫קבוצת מגדל פועלת בתחומי החיסכון הפנסיוני ‪ ,‬הביטוח‪ ,‬ההשקעות והשירותים הפיננסיים‪ .‬הקבוצה‬
‫נחשבת לאחת הקבוצות הגדולות בתחום הביטוח והפיננסים בישראל ‪.‬‬

‫על הפרוייקט‪:‬‬
‫הפרוייקט התחיל לפני כשנה וחצי‪ .‬לפני תחילת הפרוייקט היו בארגון טפסים שמולאו ידנית ונסרקו‬
‫לארכוב במערכת ה ‪ .Documentum‬חלק מהטפסים נוצרו ישירות מאפליקצי ות אחרות בארגון‪ .‬בארגון‬
‫קיימות מספר מערכות ארגוניות נוספות לניהול והפצת פלטים ‪ .‬כחלק מהחלטה ארגונית לרכז את נושא‬
‫הטיפול בטפסים ארגוניים הוחלט לבצע הסבה לפיתרון ממשפחת ‪ Lifecycle‬של ‪.Adobe‬‬

‫המערכת‪:‬‬
‫המערכת מרכזת יצירה ועבודה על מאות טפסים קיימים וכל הזמן נוספים טפסים נוספים מקרב אלפי‬
‫הטפסים הקיימים בארגון ‪ .‬מטרת הארגון היא להסב ולעצב מחדש את כל הטפסים הארגוניים ‪ .‬בנוסף‬
‫נשמר ומתוחזק קטלוג טפסים ארגוניים שגדל כל הזמן ‪.‬‬
‫הפיתרון עובד על בסיס סכימות ‪ XML‬ומסוגל "לדבר" עם מערכות ארגוניות אחרות‪.‬‬
‫יצירת טפסים במערכת פשוטה יחסית במידה והצרכים הם בסיסיים ‪ .‬אם קיים צורך בתכונות מורכבות‬
‫יותר לטופס כמו הוספת ‪ Javascript‬ומיכון הטופס ב ‪ workflow‬הארגוני‪ ,‬יש צורך בהתמחות נוספת‪.‬‬
‫הצוות של הארגון מונה כשני עובדים היוצרים את הטפסים באופן שוטף ומתחזקים אותם וכן עובד נוסף‬
‫שעובד על מיכון הטפסים במערכת ‪ .‬התמיכה והשירות הניתנים לארגון מסופקים על ידי היצרן בחו "ל‬
‫ברוב המקרים (אדובי ארופה או ‪ Quicksoft‬בישראל)‪.‬‬
‫יש נקודות שעדיין לא סגורות בכלי הפיתוח כמו למשל כפתור "בטל הקלדה" שנעלם כלוחצים על‬
‫"קונטרול ‪ ,"S‬צבעי ברירת מחדל שהם לא אהבו וקשיים דומים נוספים ‪ .‬בגרסאות הקודמות היו גם כמה‬
‫נפילות אבל עכשיו זה בסדר ‪ .‬בסה"כ מאוד מרוצים מהפיתרון‪ .‬יתרון הטופס הוא שמדובר בטופס "דינמי"‪,‬‬
‫לדוגמא ברגע שאני מזין בתוך ה ‪ PDF‬נתון המרמז על כך שיש לי ילדים ‪ ,‬הוא פותח שדות חדשים‬
‫להזנת פרטים על ילדים‪.‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תוכניות לעתיד‪:‬‬
‫חזון המימוש של המערכת הוא לאפשר לסוכני ביטוח חיצוניים לעבוד ממש מול המערכת ולמלא טפסים‬
‫בצורה דיגיטלית‪ .‬מבנה הטופס והאופי שלו כ ‪ PDF‬מאפשר הורדה של קובץ כזה למחשב האישי של‬
‫הלקוח ומילוי הפרטים גם אם המחשב לא מחובר למערכת הארגונית‪ .‬בגמר מילוי הטופס ‪ ,‬הסוכן לוחץ‬
‫על פקודת "שלח" או כל פקודה אחרת המפעילה את הטופס‪ .‬כשמחודשת התקשורת מול הארגון המידע‬
‫מסתנכרן מול מערכות הארגון ללא צורך בפעילות נוספת של ה סוכן‪ .‬המערכת מאפשרת חיתום דיגיטלי‬
‫או צירוף קבצים לטופס‪ ,‬אם כי במקרה הזה עדיין לא ממומשות יכולות אל ה‪.‬‬

‫טיפים לארגונים אחרים‪:‬‬

‫במימוש פיתרון בכלי זה יש לקחת בחשבון שקשה למצוא בארץ מיקור חוץ טוב לעיצוב הטפסים‪ .‬הם לא‬
‫מצאו והיו צריכים לגייס ולהכשיר ‪ .‬כיום מבוצעת העבודה בתוך הארגון ‪.‬‬

‫מקרה לקוח –בנק לאומי‬

‫האירגון וסביבת העבודה‪:‬‬

‫רקע‪:‬‬
‫בנק לאומי‪ ,‬הינו גוף עשיר פלט בהיבטים רבים‪ .‬מרבית הפעילויות של הבנק מחוייבות על פי הרגולטור להסתיים‬
‫בהפקת פלט – בין אם מודפס ובין אם מופק במדיות אחרות‪.‬‬

‫בתחום הפלט – ענף תשתיות מספק שירותים לקבוצת בנק לאומי כולה – קרי בנק לאומי לישראל‪ ,‬בנק ערבי‬
‫ובנק איגוד – כולם מקבלים את שירותי הפקת הפלט וההדפסות ממקום אחד מרכזי‪.‬‬

‫בארגון עובדים עם תוכנת ‪ EFSD‬של אוטופונט כבר קרוב ל‪ 10 -‬שנים‪ .‬יש בארגון קרוב ל‪ 1000 -‬טפסים פעילים‬
‫בשלושת הבנקים‪ .‬התוכנה מפיקה בבנק את הדפסות האונליין הסניפיות‪ ,‬עם פריסה של אלפי משתמשים‪.‬‬
‫המערכת מאד מבוזרת ותומכת סה"כ במאות סניפים‪ .‬בעקבות זאת‪ ,‬כל ההיבטים של שרידות‪ ,‬אמינות‪ ,‬יעילות‬
‫בניצול קוי התקשורת‪ ,‬זמני תגובה – כל אלו הם נושאים קריטיים עבור הבנק‪.‬‬

‫טרום פרוייקט‬
‫בארגון התקבלה החלטה על ישום תשתית פלט ארגונית אחידה‪ ,‬שבאופן הדרגתי תשרת את כלל יישומי הבנק‬
‫המפיקים פלט‪ ,‬ובכל ערוץ הפצה רלוונטי‪ .‬משיקולים ארגוניים היה חשוב מאד שהמערכת תהיה ורסטילית‪ ,‬כלומר‬
‫שתוכל להתמודד עם מגוון רחב של ממשקים ותצורות מידע שונות‪ .‬בנוסף‪ ,‬היה חשוב לבחור פתרון שייתן אופק‬
‫אסטרטגי ארוך טווח ‪ -‬לדוגמה‪ :‬תשתיות ‪ ,SOA ,XML‬מחייבות לסביבת עבודה חלונאית‪ ,‬יעילות וביצועים‬
‫מיטביים גם בתצורה עתידית של ארכיטקטורת ‪ VDI‬עם שרתים מרכזיים מול סביבת תפעול מבוזרת מאד‪.‬‬
‫אלמנט נוסף קריטי – ביצועים‪ .‬מערכת בנקאית אסור לה שתקרוס‪ ,‬וזמני תגובה להשלמת טרנזקציה הינם חלק‬
‫אינטגראלי מהביזנס‪ .‬בבנק הוכן מסמך דרישות מפורט ‪ -‬דרישות טכניות‪ -‬פונקציונאליות ודרישות יישומיות –‬
‫ממשקים‪ ,‬יכולות‪ ,‬תמיכה בתצורות קיימות ותצורות עתידיות ועוד‪ .‬לאחר בחינת מספר חלופות‪ ,‬נבחרה מערכת‬
‫‪ FreeForm‬מבית אוטופונט‪.‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫על המערכת‬
‫ה‪ FreeForm -‬מספקת מערכת עיצוב – ‪ –Designer‬הבנויה סביב ‪ .Word2007‬העבודה עם המערכת‬
‫אינטואיטיבית מאד וברמה העקרונית מה שנדרש לעבודה עם המערכת הוא ידע ב‪ .Word -‬כך‪ ,‬אפילו פקידי הבנק‬
‫בסניפים מיועדים לערוך תבניות לפרויקט מסוים באמצעות הפיתרון‪.‬‬

‫בנוסף‪ ,‬מנגנון בניית התרחישים המובנה במוצר קל יחסית לתפעול ואינו דורש קידוד או תוכניתנים‪ .‬מספיקה הבנה‬
‫של כללי "אם‪-‬אז"‪ ,‬והמערכת מייצרת תרחישים מורכבים ע"י בחירה מתוך אפשרויות‪ ,‬ובלי כתיבה של שורת קוד‬
‫אחת‪.‬‬

‫שימושים עיקריים ותוכניות לעתיד‬

‫בשנת ‪ 2010‬תיושם המערכת הראשונה לייצור ‪ .‬במקביל נערכים בבנק להעברת מערכות נוספות לתשתית ה‪-‬‬
‫‪ FreeForm‬ב‪ ,2010 -‬בכדי לנצל במלואו את החיסכון הארגוני של עבודה עם תשתית פלט אחודה אחת‬
‫המנוהלת מקצה לקצה‪ .‬בין היתר תשתמש ב‪ FreeForm -‬מערכת מורכבת המשלבת חתימות לקוח בתוך טפסים‬
‫ומערכות נוספות מיועדות להיות מוסבות לסביבה זו‪ .‬בגוף התשתיות בבנק הוכנה שכבה שתהווה ממשק מול‬
‫יישומי הבנק השונים‪ .‬זאת‪ ,‬על מנת להיות במודל שכבתי נכון על פי הגדרות ה‪ SOA -‬כבר מההתחלה‪ ,‬ולאכוף‬
‫כבר מההתחלה סטנדרט אירגוני שכל ישום יתממשק ל‪ FreeForm -‬בצורה דומה‪.‬‬

‫טיפים ולקחים לאירגונים אחרים‬

‫בתחום של תוכנה תשתיתית לפלט האירגוני יש ‪ 3‬אלמנטים קריטיים‪:‬‬

‫‪ .1‬להיות קשובים בתוך האירגון ולמצוא את הפרויקט בתזמון הנכון ולהיצמד אליו ‪ ,‬להתחיל ממנו‬
‫את תשתית הפלט האחודה ‪ .‬בלי פרויקט בשטח‪ ,‬יותר קשה להצדיק לארגון למה זה נכון להחליף‬
‫את אוסף הטלאים שנבנה בעבר במערכת חדשה ואחידה שתחסוך הרבה כסף לאירגון ‪ .‬הרי אם‬
‫היום זה עובד אז לא נוגעים בזה ‪.‬‬

‫‪ .2‬שכנוע הרמות הגבוהות בארגון שצריך מערכת תשתיתית אחודה לפלט הארגוני אינו פשוט ‪ -‬כי‬
‫הצרכנים (הפרויקטים) הם מבוזרים ומנוהלים כל אחד במקום אחר ‪ .‬בארגון "הלכו" עם הנושא‬
‫כמעט שנה שלמה‪ ,‬עד שכיום יש מחויבות אמיתית לנושא כולל בדרגים הגבוהים ביותר ‪,‬‬
‫מחויבות שסייעה לעבוד יחד עם הפרויקטים ולתת להם פתרון אמין ‪ ,‬טוב ואמיתי לצרכים שלהם ‪.‬‬

‫‪ .3‬בתחום הפלט יש כל כך הרבה ידע הנובע מניסיון עבר ‪ ,‬ולכן חשוב מאד ללכת עם ספק שמבין‬
‫בנושא‪ .‬ברוב המקרים הידע בתוך האירגון בתחום הפלט הוא מוגבל יחסית ‪ ,‬והמשמעויות‬
‫מבחינת עלות יהיו גבוהות מאד לאחר מכן ‪ .‬קל מאד לייצר אי יעילות ו"פלונטרים" סביב נושא‬
‫ההדפסה והפלט‪ ,‬קשה מאד לאחר מכן לשנות דברים ‪.‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫נספח מיוחד –התייחסות ספקים לנאמר במפגש‬

‫(הערה‪ :‬כל הכתוב להלן בנספח זה ‪ ,‬הוא מטעם הגורם המצוטט‪ ,‬דהיינו הספק‪ ,‬ועל אחריותו‪ .‬אין ל ‪STKI‬‬
‫כל קשר לתוכן הדברים‪ ,‬למעט עריכה לשונית ‪ .‬לקבלת פרטים נוספים על פתרון זה או אחר מומלץ לפנות‬
‫לאיש\אשת הקשר המופיע בראשית כל התייחסות )‪.‬‬

‫התייחסות חברת ‪Aman‬‬

‫דוד פוגל‪davidf@aman.co.il ,054-3041069 :‬‬

‫במהלך השנים האחרונות עולה הדרישה של ארגונים לניהול הפלטים הארגוניים מכלל המערכות ‪.‬‬
‫המוצרים הקיימים מספקים לרוב פתרון לצורך אחד של הלקוח ‪ .‬יצירת מסמכים ‪ ON-LINE‬או יצירת‬
‫טפסים בהתאם למידע הקיים במערכות המידע של הארגון ‪ .‬ארגון אשר צריך מגוון פתרונות לניהול‬
‫הפלטים פנים ארגונים והן חוץ ארגוניים צריך לקנות מספר מוצרים שונים ולנהל פרויקטים רבים לשם כך‬
‫והעלויות לכך רבות ‪.‬‬
‫לדעתנו הפתרון הינו מערכת אשר מציעה פתרון ‪ END TO END‬ולא מתמקד בפתרון בתצורה אחת‪ .‬יש‬
‫לספק לארגון יכולת ליצור ולערוך מסמכים‪ ,‬מסמכים שיווקים לעובדי האר גון‪ ,‬ללקוחות ואפילו לספקי של‬
‫הארגון באותה מערכת‪ ,‬התפיסה הינה לספק לארגון ממשק ‪ GUI‬קל ונוח לשימוש המאפשר הגדרה‪,‬‬
‫תחזוקה וניהול של מסמכים בפורמטים שונים‪ .‬תוך אפשור גישה ישירות ל‪ DB-‬של מערכות הארגון‬
‫בנוסף לקבלת מידע בקבצים ‪ .‬שינויים במקור המידע למסמך או בעיצוב מבוצעים בפשטות ומיושמים‬
‫הלכה למעשה במסמך באופן מיידי ללא צורך בפיתוח נוסף‪.‬‬
‫להלן התייחסותנו‬
‫בעמוד ‪" –3‬נציג אחד הארגונים סיפר על קשיים מסוימים בשימוש בפיתרון במיוחד בתקופות זמן" לחוצות ‪".‬בארגון‬
‫זה עובדים עם מערכת של ‪ SAP‬ואחד התהליכים הארגוניים החשובים הוא הוצאת חשבוניות בסוף חודש ‪.‬זמני‬
‫העבודה הלחוצים יותר מחייבים הוספת שרתים למערכת מכיוון שההתקנה הרגילה אינה עומדת בעומס החריג‪".‬‬

‫הצורך בעמידה בתקופות עומס לא מחייב רכישת שרתים אלא ניתן לספק זאת על ידי הוצאת העבודה למערך‬
‫הפצה דיגיטאלי העובד ‪ ONLINE‬או אצווה ומאפשר לארגון לעמוד בכל בעיה של עומס תקופתיים‪.‬‬

‫בעמוד ‪" 4‬בארגון זה ובארגונים אחרים שמכירים את העבודה עם ‪ PrintBos‬ציינו כי יש חשיבות גדולה להתמחות‬
‫בעבודה עם הכלי כדי להפיק ממנו את מלוא פוטנציאל‪".‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תפיסת ההטמעה של המערכת בארגונים בהם אנו עובדים הינה ‪ .OJT‬עובדי הארגון מיישמים עם עובדי אמן את‬
‫הפרויקט ולאחר עלייה לסביבת ייצור ממשיכים עבודה ומרחיבים פתרונות ללא צורך בהדרכות נוספות‪ .‬לאחר‬
‫שחרור גרסאות נערכים הדרכות מסודרות לכל המשתמשים בפיתוחים החדשים‪ .‬התחזוקה והשירות הינן קלות‬
‫וגמישות בשעות מאחר המוצר הינו מוצר ישראלי בעל מערך פיתוח ותמיכה בבני ברק‪.‬‬

‫בעמוד ‪ " – 4‬בעיה קשה שחוזרת בזמן שדרוג גרסה היא הצורך לבצע התאמה של תבניות הטפסים בכלי ‪.‬ארגון‬
‫זה ציין כי באחד השדרוגים הם נאלצו לעדכן ולשנות כ ‪ 70%‬מהתבניות הקיימות‪".‬‬

‫פתרון לנושא זה מסופק על ידי ארכוב ושמירת כל מסמך בארכיב ‪ XML‬יחד עם תבנית עיצובית‪ .‬הצגת המסמך‬
‫מתאפשרת בהתאם ל‪ API-‬של המערכת המבקשת לתצוגה‪ .‬התצורה הזו מאפשרת ניהול אלפי תבניות של‬
‫מסמכים במקביל כולל היררכיה היסטורית‪.‬‬

‫בעמוד ‪ " –4‬המטרה שלהם היא לאחד מספר שירותים הניתנים כיום ע"י מספר כלים שונים )שרת פקסים ‪,‬טפסים ‪,‬‬
‫הפצת חשבוניות ללקוחות ועוד ( לפיתרון אחד מקיף לכל עולם ניהול הפלטים הארגוני ‪".‬‬

‫זו בדיוק התפיסה המקיפה של הפתרון הקיים באמן תקשורת דיגיטאלית של הארגון עם לקוחותיו חוסכת משאבים‬
‫כספיים וסביבתיים כאחד ויוצרת מצב של ‪ :win-win‬כיום מערכות אמן מתממשקות לבסיסי הנתונים הארגון‬
‫ומסוגלות להפיץ את המידע אל הלקוח או הספק באמצעי מדיה דיגיטאלית כגון –‪ ,SMS ,IPHONE‬דוא"ל ‪ ,‬פקס‪,‬‬
‫‪( i-Post‬דואר אלקטרוני מאובטח של דואר ישראל) וכו'‪.‬‬

‫בעמוד ‪ " -6‬ברוב הכלים שנבדקו באותה עת מדובר במחוללי טפסים המוגבלים מבחינת היכולות המוספות‬
‫ובעיות אינטגרציה ‪ .‬דרישות כמו הוספת קובץ מצורף לטופס ואריזת הטופס כתיקייה אחת עם כל המסמכים‬
‫הרלוונטיים אליה לא נתמכו ברוב המקרים‪.‬‬

‫תפיסת הפתרון מספקת קבצים מוטמעים בתוך מסמכים כולל קבצי ‪ CSV‬קול ווידיאו‪ .‬ומאפשר הן לארגון והן‬
‫ללקוח הקצה לעשות שימוש נרחב בפעולה‪ .‬ולעבודה ב ‪ offline‬נתמכת בתצורת ‪ 2D‬ברקוד וטפסים דינאמיים‪,‬‬
‫ויצירת מסמך בן ‪ 120‬עמודים אינה עולה על ‪ 1.5‬מגה‪.‬‬

‫סיכום‬
‫הפתרון הינו מערכת המספקת לארגון יכולת לנהל את כל הפלטים ישירות מתוך מערכות המידע בתצורה הנוחה‬
‫לארגון ולא לכופף את הארגון למגבלות הכלי‪ .‬אנו מעריכים כי הפתרון המתואר לעיל הינו הכיוון אליו עולם ניהול‬
‫הפלטים מתכוונן לאור התפתחות המוצר שלנו והמגמות בשווקים בהם אנו נמצאים‪.‬‬

‫לאור ההתרחבות בעולם ההפצה הדיגיטאלית‪ ,‬מסמכים דיגיטאליים יידרשו ליתר גמישות ויהוו מערך ‪ CMC‬מלא‬
‫מול הלקוח‪ ,‬הוספת קול ווידאו בתוך מסמכים ואפילו עד כדי לביצוע פעולות פיננסיות מתוך המסמכים הללו כגון‬
‫רכישות בכרטיסי אשראי‪ ,‬רכישת מוצרים ושירותים‪.‬‬

‫המסמך ייבנה מראש עם הצעה שיווקית‪/‬מכירתית המיועדת ללקוח הספציפי בהתאם למידע הקיים במערכות‬
‫הארגון‪ .‬הלקוח יקבל את המסמך ויבצע את הרכישה מיידית מתוך המסמך‪.‬‬

‫התייחסות חברת ‪Autofont‬‬

‫יובל בן זאב‪+972-54-6444244 ,yuval.benzeev@Autofont.com :‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫אוטופונט הינה החברה הותיקה ביותר בישראל בתחום הפלט האירגוני – ‪Document Automation and Output‬‬
‫‪ - Management‬מעל ‪ 15‬שנות פיתוח והטמעה של מוצר תוכנה להפקת הדפסות ארגוניות (‪ )EFSD‬והגרסה‬
‫המתקדמת שלו שקיבלה שם מותג ייעודי – ‪ - FreeForm‬תוכנת תשתית פלט אחודה כלל‪-‬ארגונית‪ .‬עשרות רבות‬
‫של שנות אדם שהושקעו בפיתוח‪ ,‬והכי חשוב ‪ -‬ניסיון רב בהטמעות והיכרות אינטימית עם צרכי לקוחות‪ ,‬שאפשרו‬
‫לנו להבין מה באמת "כואב" והיכן נוכל לסייע בצורה המיטבית‪.‬‬

‫מערכת התוכנה של אוטופונט מבצעית במרבית הבנקים בישראל‪ ,‬מפיקה מאות מיליוני דפים‪/‬פלטים בכל שנה‪,‬‬
‫יום‪-‬יום אונליין‪ ,‬בשרידות של ‪ 100%‬וביצועים מיטביים‪ .‬המערכת משמשת כ‪ 20,000 -‬משתמשים בפרישה‬
‫גיאוגרפית מורכבת ביותר בלמעלה מ‪ 1,000 -‬סניפים‪ .‬על בסיס המערכת נבנו אלפי תבניות טפסים ‪.‬‬

‫ובהיקפים אלו – הגדולים והמאתגרים ביותר בישראל ‪ . -‬אנו מתגאים בכך שכל לקוחותינו משבחים את החברה‬
‫ואת המוצר ‪ ,‬ומכנים אותנו "ספק אסטרטגי" ו"ספק מועדף"‪.‬‬

‫‪ – FreeForm‬תשתית פלט אחודה כלל ארגונית‬

‫מערכת ה‪ FreeForm -‬פותחה על בסיס טכנולוגיית ‪ ,XML‬בארכיטקטורה פתוחה ועל בסיס סטנדרטים בינלאומיים‪.‬‬
‫כתשתית שירותים רוחבית (‪ ,)SOA‬המערכת מספקת שירותי הפקת פלט לכלל היישומים במרחב המחשוב‬
‫הארגוני במגוון רחב של סוגי ממשקים (‪ Watched Folder ,Web Service ,Direct API‬ועוד) ובתמיכה בתצורות‬
‫רבות של מבני נתונים המופקים מיישומי המקור‪ .‬כך מתאפשר לחסוך עלויות‪ ,‬לייעל את השירות לצרכנים ולשפר‬
‫את מופע הפלט בצורה הדרגתית ואבולוציוניות – גם ליישומים חדשים וגם ליישומי ‪ Legacy‬ותיקים‪.‬‬

‫הפקת הפלט הסופי מתבצעת באופן דינאמי כתלות בכמות ותוכן הנתונים הגולמיים עם יכולת להפעיל בזמן ריצה‬
‫תרחישים שונים המאפשרים לשנות את מופע הפלט הסופי בכל הפעלה‪ .‬המערכת כוללת מגוון רחב של ערוצי‬
‫הפצה שונים (הדפסה‪ ,‬תצוגה‪ ,‬דוא"ל‪ ,‬פקס ועוד) הניתנים לבחירה באופן דינאמי ובהתאם לצרכים העסקיים של‬
‫הארגון‪ .‬מערכת ה‪ FreeForm -‬עוצבה כך שתתאים במיוחד לעבודה בעומסים כבדים ובתפוקות גבוהות‪ ,‬דבר‬
‫המאפשר לרכז את תהליכי הפקת הפלט בחוות שרתים מרכזית המספקת שירותים לכל הצרכנים במרחב‬
‫המחשוב הארגוני‪.‬‬

‫השוק והלקוחות‬

‫בכל הארגונים‪ FreeForm ,‬ו‪ EFSD -‬מיושמות באופן תשתיתי וחוצה ארגון (לא כפתרון ליישום איזוטרי כזה או‬
‫אחר)‪ .‬בזכות מצוינות‪ ,‬פונקציונאליות‪ ,‬ביצועים גבוהים‪ ,‬שרידות – והעיקר שירות ללא פשרות ואמינות של ‪100%‬‬
‫‪ -‬זכתה אוטופונט בלקוחות נאמנים שאוהבים לעבוד איתנו‪ :‬בנק לאומי‪ ,‬בנק דיסקונט‪ ,‬הבנק הבינלאומי הראשון‪,‬‬
‫בנק אגוד‪ ,‬בנק יהב‪ ,‬בנק אוצר החייל‪ ,‬בנק מרכנתיל‪ ,‬בנק פאג"י‪ ,‬בנק ערבי‪-‬ישראלי‪ ,‬בנק לאומי למשכנתאות‪,‬‬
‫בנק דיסקונט למשכנתאות‪ ,‬בנק אדנים‪ ,‬יובנק ועוד‪.‬‬

‫אוטופונט מקפידה להקנות מניסיונה ולהדריך‪/‬לייעץ באופן שוטף ללקוחות – גם לפני המכירה וגם לאחריה‪.‬‬
‫תפישת העולם שלנו‪ :‬מערכת המיושמת בצורה מקצועית – תיתן תפוקה‪ ,‬אמינות ו"שקט תפעולי" לאורך שנים‬
‫רבות‪.‬‬

‫עיצוב ועריכת תבניות טפסים‬

‫נושא זה הוכח ככאוב בארגונים רבים‪ .‬אוטופונט מספקת פתרון בשני מישורים‪:‬‬

‫מערכת עריכה ועיצוב אינטואיטיבית המבוססת ‪ ,Word2007‬בעלת ממשק משתמש הקל ביותר לתפעול‬ ‫‪‬‬
‫מבין כל המערכות בשוק (עדות לקוחות)‪ ,‬ומאפשרת כניסה קלה לעבודה תוך הכשרה מינימאלית‪.‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫המערכת מאפשרת גם לראות את הפלט עם נתוני אמת – כבר בזמן העריכה‪ ,‬מבלי להקים סביבת טסט‪,‬‬
‫ובכך לחסוך ולקצר משמעותית במאמצי בדיקה‪.‬‬
‫מעבר לכך‪ ,‬אוטופונט מספקת שירותי עיצוב (עריכה‪/‬עידכון) טפסים ב‪ outsourcing -‬לכל לקוחותיה‪ .‬ואכן‪,‬‬ ‫‪‬‬
‫רוב לקוחותינו משתמשים בשירותי מחלקה זו שהינם יעילים‪ ,‬מהירים ותחת ‪ SLA‬מוגדר היטב‪,‬‬
‫ובעלות‪/‬תועלת כדאית ללקוח‪.‬‬

‫לקוחותינו הם ה‪ reference -‬הטוב ביותר שלנו‪ .‬חוות דעת על אוטופונט? דברו עם הלקוחות ‪ -‬בנק לאומי‪ ,‬בנק‬
‫דיסקונט‪ ,‬בנק לאומי למשכנתאות‪ ,‬הבנק הבינלאומי ‪ -‬בעצם כולם‪ .‬אוטופונט ממשיכה להשקיע הן בפיתוח המוצר‬
‫והן בליווי הלקוחות – וכל עוד הלקוחות ממשיכים לראות בנו ספק מועדף‪ ,‬נוכל להמשיך ולהביא לשוק בשורות‬
‫חדשות‪ ,‬טכנולוגיות חדשות ומוצרים נוספים‪.‬‬

‫התייחסות חברת ‪Matrix‬‬

‫קובי מגנזי‪052-8343371 ,KobiM@matrix.co.il :‬‬

‫כאשר בוחנים את נושא ניהול הפלטים‪ .‬הסוגיה נהיית מורכבת יותר כשצריכים לקחת בחשבון ניהול פלטים‬
‫היוצאים מחוץ לארגון‪ .‬ארגונים המנהלים התקשרות עם הלקוחות שלהם בין אם על בסיס שיווקי או אישי צריכים‬
‫להתמודד היום עם מספר ערוצי הפצה מול הלקוחות הסופיים‪.‬‬

‫בארגונים רבים‪ ,‬קיימות מספר מערכות המטפלות כל אחת בערוץ מסויים מה שמכביד על תהליכי התחזוקה‬
‫והניהול‪ .‬בנוסף‪,‬ארגונים שרוצים להצטרף למגמה הירוקה ולחסוך בנייר נתקלים בסוגיות רגולטוריות המקשות על‬
‫יישום הפצה בערוצים אלקטרוניים‪.‬‬

‫כדי לטפל בצורה יעילה בהפצות פלטים בערוצים שונים ההמלצה היא לבחור בפתרון הוליסטי‪ ,‬כזה שיכול לטפל‬
‫בסוגים שונים של פלטים‪ ,‬ערוצים שונים וברמות אבטחה שונות‪ .‬פתרון כזה מבטיח שהפלט המיועד יגיע ללקוח‬
‫לפחות דרך אחד הערוצים‪.‬‬

‫פתרון ‪ Mail-IT‬של חברת מטריקס מאפשר הפצה מרכזית רב ערוצית גם לערוצים אלקטרוניים וגם בנייר‬
‫באמצעות ניהול הפצות לבתי דפוס‪ .‬במידה ומדובר בנייר ‪ -‬הפתרון מפעיל תהליכי אופטימיזציה של איחוד מסרים‬
‫למעטפה אחת‪ ,‬חסכון בנייר והתייעלות בגודל המעטפה המיועדת‪.‬‬

‫בערוצים אלטרוניים מאפשר הפתרון לעבוד עם שבלונות מותאמות מראש המאפשרות מיזוג הן למערכות ליבה‬
‫והן למערכות תוכן לטובת הפצה אישית ושיווקית ללקוחות השונים‪ ,‬תוך שמירה על רמת אבטחה המידע‬
‫באמצעות חתימות דיגיטליות והצפנות‪ .‬כדי לאפשר לארגונים להבטיח את הגעת המסר לייעדו בין אם ישנה‬
‫דרישה רגולטורית כזו או לא ‪ -‬מתבצע מעקב אחר "גורל" כל הודעה שיוצאת‪ .‬הארגון יכול להחליט מהו ה‪-‬‬
‫‪ Workflow‬העיסקי במידה והודעה אינה הגיע ליעדה‪ ,‬לדוגמא‪ ,‬אם המשתמש קיבל את ההודעה אך לא קרא אותה‬
‫במשך ‪ X‬ימים הארגון יכול להגדיר למערכת‪ ,‬כחוק עיסקי‪ ,‬שינוע אוטומטי של ההודעה לערוץ ‪ SMS‬או למשלוח‬
‫חוזר בדואר ישראל‪.‬‬

‫התייחסות חברת ‪Microsoft‬‬

‫מירב שוורץ‪-‬ויטס‪meiravs@microsoft.com ,+972 54 4816431 :‬‬

‫‪ Microsoft Office InfoPath 2007‬הינו פתרון ארגוני ליצירת טפסים אלקטרוניים עשירים ודינמיים‪ ,‬המשולב‬
‫כחלק אינטגלי בתשתית ה ‪ SharePoint‬הארגונית ומאפשר איסוף‪ ,‬שיתוף ושימוש חוזר של מידע‪ .‬כל זאת תוך‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-77907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫מתן כלים מוכרים ופשוטים לבנית טפסים‪ ,‬הזנת נתונים וביצוע בדיקות תקינות ואימות‪ .‬עיצוב ובניית הטפסים‬
‫מתבצע באמצעות הממשק המוכר והידידותי של ‪ Office‬ומגיע עם מבחר עשיר של פקדים החוסכים זמני פיתוח‬
‫והטמעה‪.‬‬

‫הפתרון משתלב עם היישומים העסקיים ומערכות הליבה בארגון באמצעות תקני תעשייה על מנת לממש‬
‫אוטומציה לתהליכים עסקיים קיימים ללא הצורך להמציא אותם מחדש ומאפשר עבודה ממגוון רחב של ממשקים‬
‫כדוגמת דפדפן‪ ,‬דואר אלקטרוני ועוד‪.‬‬
‫פתרון הטפסים‪ ,‬אשר מהווה חלק מתוך פלטפורמת ‪ ,SharePoint Server‬משלב עימו יכולות נוספות המגיעות‬
‫מתוך הפלטפורמה וביחד מספקות פתרון ארגוני שלם ומקיף הכולל תשתית אחודה וחסכונית‪ ,‬שליטה על הטפסים‬
‫האלקטרוניים באמצעות ניהול ובקרה מרכזיים עבור הארגון כולו‪ ,‬שילוב יכולות ‪ ,BI‬חיפוש‪ ,‬ניהול תוכן ארגוני ועוד‪.‬‬

‫גרסת ‪ SharePoint 2010‬שתושק בשבועות הקרובים מביאה איתה יכולות נוספות רבות בהבטי תשתית מנוע‬
‫הטפסים‪ ,‬שיפור בתהליכי זרימת עבודה‪ ,‬יכולות פקדים עשירות נוספות ללא צורך בכתיבת קוד‪ ,‬תמיכה בדפדפנים‬
‫שונים ושיפורי ביצועים‪.‬‬