SISTEM FAIL,

REKOD-REKOD
&
PENDOKUMENTASIAN

SISTEM FAIL

PENGERTIAN
SISTEM FAIL
Satu proses mengklasifikasi,
menyusun dan menyimpan
semua surat, rekod mahupun
maklumat

KEPENTINGAN
1.

2.
3.

Sistem ini perlu supaya rekod dapat

diperoleh dengan segera apabila
dikehendaki
Semua rekod dapat disimpan secara
terurus dan sistematik.
Sistem fail yang sistematik akan
memudahkan pengurus atau pun
pengganti mengambil alih tugas-tugas
yang ditinggalkan

SESEORANG PENGURUS MESTI

TAHU :
(a) teknik penyimpanan fail
(b) rekod- rekod pentadbiran
(c) sistem penyimpanan rekod yang patut
diamalkan
(d) peralatan yang patut diberi
(e) personel yang menyelenggarakan fail

SISTEM FAIL DI SEKOLAH

Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi
terdapat beberapa perbedaan :
(a) cara mengelas tajuk besar dan
pecahan tajuk
(b)

nombor fail untuk tajuk berbeda

(c)

kulit fail dan cara penulisan fail

berbeda

MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH

1.
2.
3.
4.
5.

Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu

TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur
aduk
Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada
nombor yang sedia ada.
Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar
Fail (Surat Keluar-Surat Masuk )
Penyimpanan rekod yang kurang kemas
Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru
mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem
fail yang digunakan.

PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Fail berkulit nipis berwarna putih

Mudah disediakan dan disimpan
Murah dan mudah didapati
Mudah diperluas dan dipakai berterusan
- Jilid 1 dan seterusnya
Beri tanda apabila dikeluarkan
Pengedaran fail secara bersistem

CIRI- CIRI SISTEM FAIL

1. Kepadatan
2. Assesibiliti
Minit )
3. Ekonomi
4. Keanjalan
5. Lokasi
6.

7.
8.

- menggunakan ruang yang minima

- mudah untuk dirujuk (Kertas

- kos yang minima

- pembesaran ruang pada masa depan
- diletakkan di tempat yang mudah
diperoleh
Rujukan
- kemudahan untuk mengesan
silang
dokumen lain yang berkaitan
- rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk
Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan
(Sampul Kecil Kuning)
Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

PENGELASAN SISTEM FAIL

1.

TAJUK FAIL

(a)
(b)
(c)
(d)
Kakitangan
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
(j)

Kurikulum
Kokurikulum
Hal Ehwal Pelajar
Perjawatan dan Perkhidmatan
Kewangan dan Akaun
Pentadbiran Am Sekolah
Perhubungan Masyarakat
Kemudahan Fizikal
Asrama
Audit

TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD

SISTEM FAIL
1

Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.

Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1)

3.

Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada

PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 )
( Nombor Level 2 : 01 - 99 )

4.

PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada

aktiviti (Level 3 )
( Nombor Level 3
: 001 - 999 )

PENGKELASAN FAIL
A.

KURIKULUM (LEVEL 1 )

01 / 01 Kurikulum
01 / 02
01 / 03
01 / 04
01 / 05
01 / 06
01 / 07
01 / 08
01 / 09
-

Pekeliling dan Surat Siaran

Sukatan Pelajaran
Jadual Waktu
Sumber Pelajaran
Panitia Mata Pelajaran
Peperiksaan
Laporan Lawatan
..
..

LEVEL 2
01 / 04
01 / 04 / 001
01 / 04 / 002
01 / 04 / 003
01 / 04 / 004
01 / 04 / 005

Sumber Pelajaran

Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan

Pekeliling Kewangan
Anggaran Perbelanjaan
Penyata Kewanganl
SAP / Invois / Bil

CONTOH:
1. TAJUK BESAR : Kurikulum
: 01
2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04
3. AKTIVITI
: Program Bacaan : 012
Oleh itu KOD FAIL :
01 / 04 / 012

PENDAFTARAN , PENGELUARAN
& PENYEMAKAN
(a)
(b)

Pendaftaran
- Cara merekod semua fail yang telah dibuka
Jenis Pendaftaran
(i)
Sistem Doket
(ii)
Sistem Kad
- 3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor
rujukan, tajuk dan tarikh dibuka
(iii) Sistem Buku
(iv)
Sistem Komputer

DUA sistem boleh digunakan di

sekolah iaitu :
SISTEM KAD / FAIL dan
SISTEM BUKU

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

1. Sampul kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail
asalnya tidak ditemukan.
Fail ini hanya mengandungi satu tajuk
sahaja .
Apabila sudah digunakan, fail ini mesti
ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
Fail ini tidak aktif.
Sampul kecil berwarna kuning dan bercop
SAMPUL KECIL

2. KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada Kertas Minit
Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan
dan penghantaran keluar surat
Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima
masuk akan diberikan nombor rujukan
Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail
* Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH
* Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM
Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri
garisan dan dibulatkan.
Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di
sudut sebelah atas kanan

CONTOH KERTAS MINIT :

1

1.

Surat dari . bertarikh

dikandung pada . Ruj. nombor.

2.

Surat kepada . bertarikh ..

dikandung pada ..Ruj. No.

3. FAIL TIMBUL
Fail yang mengandungi dua atau tiga
tajuk / perkara yang hanya timbul
sekali-sekala dan tidak aktif.
Perkara / tajuk yang terdapat di situ
tidak boleh dimasukkan dalam
mana-mana fail yang ada.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi

100 kandungan atau apabila difikirkan
terlalu tebal
2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid
pada nombor rujukannya,.
Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2.
Nombor yang sama masih digunakan
Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan
nombor baru.
Mulakan dengan nombor 1.

Fail yang memerlukan tindakan segera , maka

tanda-tanda bercetak seperti :
TINDAKAN SERTA-MERTA atau
SEGERA
perlu disematkan pada kulit fail.

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan
Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk
Terbuka / Harian

PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

Perkara
Singkatan Nama Sekolah

Kod
SMKJR

Singkatan Pusat Sumber Sekolah

PSS

TAJUK Besar

Kurikulum

01

Perkara

Sumber Pelajaran

04

Aktiviti

Pekeliling PSPN

001

Jilid 1 / 2 / 3

Jil. 1 & seterusnya

Bil. Surat

(01) ... seterusnya

CARA MENULIS:
Rujukan Kami :

SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.1(01)

FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA

01 / 04 / 001 01 / 04 / 002
01 / 04 / 003
01 / 04 / 004
01 / 04 / 005

01 / 04 / 006 01 / 04 / 007 01 / 04 / 008 -

Pekeliling Ikhtisas/
Perkhidmatan
Pekeliling Kewangan
Anggaran Perbelanjaan
Penyata Kewangan
Sijil Akuan Penerimaan
(SAP) / Invois/ Bil
Penyelaras PSS
Profil Guru PSS
Kerani

01 / 04 / 009 01 / 04 / 010 01/ 04 / 011

01 / 04 / 012
01 / 04 / 013
01 / 04 / 014
01 / 04 / 015

Pengawas PSS
Perancangan dan Laporan
Aktiviti
Mesyuarat
Program Bacaan Sekolah
Kursus dan Bengkel
Projek Khas
Fail Timbul

REKOD-REKOD

PENGERTIAN
1.

Catatan yang dibuat untuk

rujukan atau ingatan

PRINSIP- PRINSIP REKOD

Memudahkan semua pihak khususnya
Penyelaras mendapatkan maklumat.
Data dan statistik yang diperlukan dapat
diperoleh dengan mudah dan cepat

KEPENTINGAN.
1. Menjadi bahan rujukan utama untuk
mendapatkan sesuatu maklumat
2. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh
maklumat yang diperlukan
3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau
data akan kemas kini

4.

Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih

atau pemilikan bahan yang sama

5. Memudahkan urusan penyemakan stok atau

menghapus buang bahan
6. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau
program pada masa depan

JENIS-JENIS REKOD
1.

2.
3.
4.
5.

Rekod Penggunaan
Rekod Peminjaman
Rekod Perolehan
Rekod Laporan Bertugas
Pengawas
Rekod lain yang difikirkan
sesuai

REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK

(i) Perpustakaan
(ii) Bilik Alat Pandang Dengar
(iii) Bilik Rujukan
(iv)

..

REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS

(i)

Perpustakaan
(ii) Bilik Alat Pandang Dengar
(iii) Bilik Cyber
(iv) Bilik Rujukan
(v) Bilik Bahasa

REKOD PENGGUNAAN BAHAN/

PERALATAN

(i)
(ii)
(iii)
(iv)

Bahan Bantuan Mengajar

Peralatan ( Hard ware )
Radio TV Pendidikan
ASTRO

REKOD PEROLEHAN
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)

Bahan Buku
Bahan Bukan Buku
Perabot
Peralatan (Hard ware)
Bahan Luak

REKOD PEMINJAMAN
(i)

Bahan buku
(ii) Bahan buku rujukan
(iii) Bahan bukan buku
(iv) Buku Berkelompok

REKOD PELAWAT
Digunakan untuk merekod
kedatangan lawatan pelawat
ke PSS

REKOD / LAPORAN BERTUGAS

PENGAWAS PSS

Digunakan untuk merekodkan aktiviti

pengawas semasa mereka bertugas
harian

PENDOKUMENTASIAN

PENGERTIAN :
Merupakan usaha untuk mengumpul,
menyusun atau merakam sesuatu hasil
kerja atau aktiviti

KEPENTINGAN
1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa
sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.
2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada
mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan
sesuatu projek

3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu

merupakan satu cara untuk melihat kekuatan
mahupun kelemahan sesuatu projek yang
telah dijalankan (langkah post-mortem)
4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas
bagi sesuatu kajian akan datang

CONTOH PENDOKUMENTASIAN
Gambar foto
2. Rakaman Audio-Video
3. Koleksi kertas cadangan / kertas
kerja /
laporan sesuatu kegiatan
4. Koleksi Majalah Sekolah
5. Sudut Dokumentasi PSS
1.

BUTIRAN DOKUMENTASI
Mesti mengandungi :
(I) Kertas cadangan
(ii) Pelaksanaan
(iii) Laporan Pelaksanaan
(iv) Lampiran ( Gambar , Borang . )
Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan
(I) Sudut Dokumentasi
(ii) Fail PSS
(iii) Orang yang bertanggungjawab