Professional Documents
Culture Documents
Ghidul Solicitantului Fonduri UE Pentru ITC
Ghidul Solicitantului Fonduri UE Pentru ITC
PROGRAMUL OPERAIONAL
COMPETITIVITATE 20142020
GHIDUL SOLICITANTULUI
pentru beneficiari privai
CUPRINS
CAPITOLUL 1: INFORMAII GENERALE................................................................................3
Programul Operaional Competitivitate...................................................................................3
Axa prioritar 2 Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC) pentru o economie
digital competitiv.......................................................................................................................3
CAPITOLUL 2: CONDIII SPECIFICE DE ACORDARE A FINANRII..............................4
2.1. Prezentarea general............................................................................................................4
2.2. Forma de finanare a proiectului........................................................................................6
2.3. Mrimea finanrii acordate...............................................................................................6
2.4. Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte............................................7
2.5. Durata de implementare a unui proiect..............................................................................7
2.6. Indicatori de realizare ai unui proiect................................................................................7
CAPITOLUL 3. ELIGIBILITATEA SOLICITANILOR, PROIECTELOR, ACTIVITILOR
I CHELTUIELILOR.....................................................................................................................8
3.1 Eligibilitatea solicitanilor.....................................................................................................8
3.2. Eligibilitatea proiectului.....................................................................................................15
3.3. Activiti eligibile................................................................................................................16
3.4. Prevederi privind cheltuielile eligibile i ratele de cofinanare......................................17
3.5. Cheltuieli eligibile i intensitatea maxim a ajutorului...................................................18
3.6. Cheltuieli neeligibile...........................................................................................................23
CAPITOLUL 4. REGULILE COMPETIIILOR DE PROIECTE..............................................24
4.1. Completarea Cererii de Finanare....................................................................................24
4.2. Transmiterea Cererii de Finanare...................................................................................24
4.3. Lista documentelor care nsoesc Cererea de Finanare.................................................26
CAPITOLUL 5. VERIFICARE, EVALUARE I SELECIE.....................................................29
5.1. Verificarea criteriilor de transmitere...............................................................................29
5.2. Verificarea a conformitii administrative i a eligibilitii...........................................29
5.3. Evaluarea tehnico-economic............................................................................................30
5.5. Selecia.................................................................................................................................32
5.5. Depunerea i soluionarea contestaiilor..........................................................................34
CAPITOLUL 6 .CONTRACTAREA............................................................................................36
6.1. Modificarea contractului de finanare..............................................................................37
CAPITOLUL 7. RAMBURSAREA CHELTUIELILOR.............................................................40
CAPITOLUL 8: MONITORIZAREA I CONTROLUL.............................................................44
CAPITOLUL 9: INFORMARE I PUBLICITATE.....................................................................48
CAPITOLUL 10: ANEXE............................................................................................................49
Prioritate de investiii
2b Dezvoltarea
produselor i serviciilor
TIC, a comerului
electronic i a cererii de
TIC
Obiectiv specific
2.2. Creterea contribuiei
sectorului TIC pentru
competitivitatea economic
inovatoare.
Aceste tipuri de proiecte se adreseaz microntreprinderilor, ntreprinderilor mici i
mijlocii centrate pe domeniul TIC sau microntreprinderilor, ntreprinderilor mici i
mijlocii/consoriilor de microntreprinderi, ntreprinderi mici i mijlocii din cadrul clusterelor
centrate pe domeniul TIC, ca poteniali beneficiari n cadrul Aciunii 2.2.1.
Clusterul este definit ca o grupare intre executanti, utilizatori si/sau beneficiari, pentru
implementarea de bune practici de nivel european, in vederea cresterii competitivitatii economice
a operatorilor economici (HG 918/2006). Clusterul nu are forma juridica, si are la baza un
protocol/acord de colaborare. Orice cluster are o Entitate de Management a Clusterului,
organizata conform legislatiei in vigoare, din al carui statut trebuie sa rezulte centrarea pe
domeniul TIC, pentru a putea obtine finantare.
Solicitantul trebuie s demonstreze/argumenteze gradul de noutate al produselor /
serviciilor / aplicaiilor TIC realizate n cadrul proiectului, n context naional/internaional i aria
de aplicabilitate a produselor / serviciilor / aplicaiilor (la nivelul regiunii de dezvoltare sau n
afara acesteia).
Investiiile se supun regulilor privind ajutorul de stat prevzute n:
o Schema de ajutor de stat pentru sprijinirea dezvoltarii de produse si servicii inovative;
o Schema de ajutor de minimis pentru creterea contribuiei sectorului TIC pentru
competitivitatea economic.
Proiectul propus poate beneficia de unul sau mai multe tipuri de ajutor aa cum sunt ele
detaliate n cadrul schemelor.
Nu se acord sprijin n urmtoarele cazuri:
a. scheme de ajutoare care nu exclud n mod explicit plata unor ajutoare individuale pentru o
ntreprindere care face obiectul unui ordin de recuperare neexecutat n urma unei decizii
anterioare a Comisiei prin care un ajutor este declarat ilegal i incompatibil cu pia intern,
cu excepia schemelor de ajutoare destinate reparrii daunelor provocate de anumite dezastre
naturale;
b. ajutoare ad-hoc n favoarea unei ntreprinderi astfel cum se menioneaz la punctul anterior;
c. ajutoare pentru ntreprinderi aflate n dificultate, cu excepia schemelor de ajutoare destinate
reparrii daunelor provocate de anumite dezastre naturale.
d. msuri de ajutor n cazul crora acordarea de ajutoare este condiionat de obligaia ca
beneficiarul s i aib sediul n statul membru relevant sau s fie stabilit cu preponderen n
statul membru respectiv. Cu toate acestea, cerina de a avea un sediu sau o sucursal n statul
membru care acord ajutorul la momentul plii ajutorului este permis.
e. msuri de ajutor n cazul crora acordarea de ajutoare este condiionat de obligaia ca
beneficiarul s utilizeze bunuri produse la nivel naional sau servicii naionale;
5
ATENIE!
ATENIE!
a) Sunt nregistrate n Romnia potrivit Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare (acelai criteriu se aplic tuturor
partenerilor dac proiectul este depus n parteneriat).
Documentul care probeaz calitatea solicitantului este Certificatul constatator, care
va fi verificat on-line de OIPSI in momentul evaluarii. Locatia/locatiile de
implementare ale proiectului trebuie s se regseasc n certificatul constatator, la
momentul contractarii.
ATENIE!
10
h) Nu face obiectul unui ordin de recuperare n urma unei decizii anterioare a Comisiei
Europene privind declararea unui ajutor de stat ca fiind ilegal i incompatibil cu piaa
comuna sau, in cazul in care solicitantul a facut obiectul unei astfel de decizii, aceasta
trebuie sa fi fost deja executata si ajutorul integral recuperat, inclusiv dobanda de
recuperare aferenta.
i) Fac dovada apartenenei la un cluster centrat pe domeniul TIC - dac este cazul.
j) n cazul consoriilor de ntreprinderi, IMM-urile constitutive trebuie s ndeplineasc
individual condiiile de eligibilitate care se refer la solicitant, cu excepia condiiei
specificate la punctul urmtor (j).
k) Sprijinul se acord pentru solicitanii care desfoar activiti autorizate n urmtoarele
domenii, la data depunerii Cererii de finantare si la data incheierii contractului de finantare:
Cod CAEN
obligatoriu
C2611
C2612
C2630
J6201
J6202
J6203
J6209
M7211
M7219
Denumire activitate
Fabricarea subansamblurilor electronice (module)
Fabricarea altor componente electronice
Fabricarea echipamentelor de comunicaii
Activitati de realizare a soft-ului la comanda (software orientat client)
Activitati de consultanta in tehnologia informatiei
Activitati de management (gestiune si exploatare) a mijloacelor de calcul
Alte activitati de servicii privind tehnologia informatiei
Cercetare-dezvoltare in biotehnologie
Cercetare-dezvoltare in alte stiinte naturale si inginerie
n cazul consoriilor de ntreprinderi, liderul de consoriu este singurul care trebuie s aib la data
depunerii Cererii de finanare activiti autorizate n domeniile menionate n tabelul de mai sus.
La data incheierii contractului de finantare, toate locatiile de implementare vor trebui sa aiba
autorizate codurile CAEN pentru care se acorda finantare, indiferent daca apartin liderului sau
membrilor consortiului.
Locatia/locatiile implementarii proiectului trebuie sa se regaseasca in certificatul constatator, la
data contractarii.
l) Reprezentantul legal nu a fost condamnat printr-o hotrre cu valoare de res judicata
pentru un delict legat de conduita sa profesional, pentru fraud, corupie, participare
la o organizaie criminal sau la orice alte activiti ilegale n detrimentul intereselor
financiare ale Uniunii Europene;
m) Reprezentantul legal nu a comis n conduita sa profesional greeli grave, demonstrate
prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate justifica.
n) Reprezentantul legal nu este subiectul unui conflict de interese in cazul accesarii
fondurilor structurale;
11
ATENIE
!
12
Oricare din aceste aciuni pot conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul
13
14
15
17
Nr. crt.
Cheltuieli eligibile n funcie de tipul de ajutor de stat prevzut n Regulamentul CE nr. 651/2014
1.
2.
Regiunea de
implementare a
proiectului
Regiunile Centru,
Sud Muntenia, Nord
Est, Sud Est, Nord
Vest, Sud Vest
Oltenia
Regiunea Vest i Jud.
Ilfov
Bucureti
Tip IMM
Micro i Mici
Mijlocii
60
60
Micro i Mici
55
55
Mijlocii
45
45
Micro i Mici
35
30
Mijlocii
25
20
Ajutoarele pentru proiecte de cercetare i dezvoltare dac partea din proiect care beneficiaz de ajutor se ncadreaz n
18
Microntreprinderi
i ntreprinderi mici
ntreprinderi
mijlocii
9.
10.
11.
19
Dezvoltare experimental
45%
35%
60% *
50% *
Cercetare industrial
70%
60%
80% *
75% *
50%
50%
proiectului pe scar larg (conferine, publicri, registre cu acces liber sau unor programe informatice gratuite sau open
source)
3. Cheltuieli cu servicii de consultan, avize, acorduri, autorizaii
a. Cheltuieli cu servicii de consultan pentru elaborarea documentaiilor necesare depunerii proiectului (inclusiv scrierea
cererii de finanare)
b. Cheltuieli cu servicii de consultan n domeniul managementului proiectului, inclusiv elaborarea documentaiilor
necesare implementrii proiectului i servicii de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice (elaborarea
documentaiei de atribuire i aplicarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public)
c. Cheltuieli pentru obinerea acordurilor, avizelor i autorizaiilor aferente activitilor eligibile ale actiunii
d. Cheltuieli pentru obinerea, validarea i protejarea brevetelor i altor active necorporale
4. Cheltuieli pentru instruire / formare profesional specific
a. Cheltuieli legate de pregtirea personalului crora le este destinat aplicaia / produsul / serviciul software dezvoltat
b. Cheltuieli legate de pregtirea personalului care va asigura mentenana aplicaiei / produsului / serviciului software
dezvoltat, dac acesta este angajat al beneficiarului
5. Cheltuieli pentru auditare intermediar/final a proiectului: auditare financiar (conform reglementrilor naionale) i auditare
tehnic (din perspectiva corespondenei rezultatului proiectului cu cererea de finanare).
6. Cheltuieli aferente managementului intern de proiect (doar dac nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de management de
proiect):
a. Cheltuieli salariale pentru personalul angajat al beneficiarului finanrii
b. Cheltuieli de deplasare pentru personalul angajat al beneficiarului (diurn, cazare, transport)
c. Cheltuieli cu transportul de bunuri, dac se justific n cadrul proiectului
d. Birotic pentru echipa de management (conform HG nr. 2139/30.11.2004, publicat n Monitorul Oficial nr.
46/13.01.2005).
e. Achiziia de echipamente TIC numai pentru echipa de management.
7. Cheltuieli cu abonamente i cotizaii necesare pentru implementarea proiectului (valabile 12 luni dup finalizarea proiectului):
a. Taxe de acces la baze de date
b. Abonamente la biblioteci de specialitate
* dac rezultatele proiectului sunt difuzate pe scar larg prin conferine, prin publicri, prin registre cu acces liber sau prin intermediul unor
programe informatice gratuite sau open source.
20
Cheltuiala cu taxa pe valoarea adugat este eligibil dac este nerecuperabil, potrivit legii.
Valoarea total a cheltuielilor eligibile se calculeaz inclusiv cu TVA n cazul n care solicitantul a optat pentru a da o
declaraie pe propria rspundere privind taxa pe valoarea adugat nerecuperabil.
ATENIE!
n afara cheltuielilor eligibile, proiectul poate necesita o serie de alte cheltuieli care nu sunt eligibile, dar sunt necesare pentru
buna implementare a proiectului. Aceste cheltuieli se suport de ctre beneficiar, fr a fi luate n considerare la determinarea
asistenei financiare nerambursabile.
In situatia in care proiectul este implementat in mai multe regiuni de dezvoltare, se va aplica cea mai mica intensitate a
ajutorului.
In cazul parteneriatelor intensitatea ajutorului se acorda in functie de intensitatea ajutorului membrului parteneriatului care are
cea mai mica intensitate a ajutorului.
Exemplu: In cazul in care unul din membri parteneriatului are intensitatea ajutorului de 60% iar ceilalti membri ai
parteneriatului au intensitatea ajutorului de 70% atunci se va aplica rata de 60%.
21
(4)
(5)
(6)
Activitatea de informare i
publicitate
ATENIE!
Costuri eligibile
maxime decontate
(lei)
3.000 lei/buc
3.000 lei/buc
5.000 lei/buc
5 lei/autocolant
Nu se deconteaz
Nu se deconteaz
22
n cazul n care valoarea real a cheltuielilor este mai mare dect cea aprobat, ca
urmare a actualizrii devizului aprobat, atunci beneficiarul va trebui s suporte
diferena aprut.
ATENIE!
23
ATENIE!
Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate n limba romn, utiliznd fontul Times
New Roman, dimensiune font 12, spaiere la un rnd i jumtate.
Documentele transmise de un solicitant in cadrul apelului de proiecte vor fi insotite, n
mod obligatoriu, un opis (modelul este anexat prezentului Ghid). Pagina opis va fi pagina
cu numrul 0 a Cererii de finanare.
24
ATENIE!
ATENIE!
ATENIE!
1.
Denumire document
Cerine
Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n Pentru solicitant i fiecare
categoria ntreprinderilor mici i mijlocii conform partener - cu semnatura
modelului standard
electronica
2.
3.
4.
5.
Plan de afaceri
Cu semnatura electronica
6.
Declaraie de eligibilitate
26
Denumire document
Cerine
Pentru solicitant i fiecare
partener cu semnatura
electronica
7.
Declaraia de angajament
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
27
15.
16.
17.
18.
19.
Denumire document
Declaraie
pe
propria
rspundere
asupra
locaiei/locaiilor unde se implementeaz proiectul.
Decizia/ordinul privind recuperarea ajutorului de stat,
ordinul de recuperare al instanei judectoreti i dovada
efecturii plii (dac este cazul).
Declaraia
solicitantului
privind
eligibilitatea/
nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor eligibile
incluse n bugetul proiectului propus spre finanare din
instrumente structurale (unde este cazul).
Adeverin sau orice alt document emis de Entitatea de
Management a Clusterului care dovedete apartenena
solicitantului la acel cluster (dac este cazul).
n cazul parteneriatelor pentru lider i fiecare partener.
Documentul care atesta inscrierea oficiala a Entitii de
Management a Clusterului conform legislatiei in vigoare
daca este cazul
Cerine
Cu semnatura electronica
in format *.pdf. sau *doc cu
semnatura electronica
In format *.pdf. sau *doc cu
semnatura electronica
In format *.pdf cu semnatura
electronica
In format *.pdf cu semnatura
electronica
20.
Statutul clusterului, din care s rezulte faptul c acesta In format *.pdf cu semnatura
este centrat pe TIC (dac este cazul)
electronica
21.
28
29
curier, email cu semnatura electronica), rspunsul trebuie s fie nregistrat la MSI-OIPSI cel mai
trziu n a cincea zi lucrtoare de la data primirii cererii.
Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este primit si
inregistrat de MSI-OIPSI n termenul prevzut.
n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o
singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus.
Verificarea administrativ i a eligibilitii se realizeaz ncepnd cu punctul aferent din
grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii.
Pentru a fi admis, propunerea trebuie s obin rspuns pozitiv la toate ntrebrile. n caz
contrar, propunerea este respins i solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i
se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii.
5.3. Evaluarea tehnico-economic
Un proiect este evaluat doar dac este admis n urma verificrii administrative i a
eligibilitii.
Evaluarea cererilor de finanare/proiectelor se va face n mod individual de ctre experi
externi desemnai pe fiecare proiect, pentru fiecare dintre criteriile/subcriteriile de evaluare
descrise n grilele de evaluare tehnic i financiar, prin acordarea de puncte (numere ntregi, n
limitele maximale prevzute n grila de evaluare tehnico-economic), nsoit de justificarea
alegerii punctajelor acordate.
Criteriile de evaluare principale pe baza crora vor fi punctate proiectele sunt:
Relevana relaia ntre produsul creat i unul sau mai multe sectoare de activitate,
precum i modul n care produsul va fi integrat n sectorul respectiv; valoarea inovativ a
produsului / serviciului / aplicaiei.
Eficiena acest criteriu se refer la ct de bine i propune proiectul s transforme
activitile propuse n rezultate imediate. Aici vor conta foarte mult studiul de fezabilitate
i planul de afaceri, trebuie s descrie rezultatul optim privind soluia aleas precum i
costuri rezonabile.
La acest criteriu se vor evalua:
experiena echipei de proiect (management si tehnica) de a implementa
proiectul - prin analiza CV-urilor; resursele umane i financiare s fie estimate
corect i repartizate adecvat pe activiti;
descrierea clar a obiectivelor urmrite prin realizarea proiectului;
planificarea activitilor este realist i gradul de realizare a obiectivelor
proiectului poate fi atins; proiectul conine indicatori msurabili i cuantificabili
ce pot fi verificai n mod obiectiv
derularea activitilor trebuie s urmeze o secven logic i s conduc la
rezultatele propuse
30
31
semnatura electronica), rspunsul trebuie s fie nregistrat la MSI-OIPSI cel mai trziu n a
cincea zi lucrtoare de la data primirii cererii.
Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este primit si
inregistrat de MSI-OIPSI n termenul prevzut.
n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o
singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus.
n cursul evalurii tehnico-economice, bugetul proiectului poate suferi modificri n
sensul reducerii cheltuielilor eligibile cu valoarea cheltuielilor considerate neeligibile.
Evaluatorii au competena s considere anumite cheltuieli neeligibile, sau s aprecieze c unele
cheltuieli sunt nejustificate sau disproporionate n raport cu obiectivele proiectului, n cazul n
care:
nu sunt aferente activitii specifice proiectului;
sunt supradimensionate fa de nivelul pieei sau fa de activitile proiectului
(rezonabilitatea preturilor );
nu au legtur direct cu proiectul propus.
n cadrul fiecrei linii bugetare, beneficiarii vor estima doar n lei valoarea bunurilor i
serviciilor care presupun cheltuieli n valut, utiliznd cursul valutar BNR aferent momentului
depunerii cererii de finantare.
5.5. Selecia
Indiferent de punctajul obtinut in urma evaluarii tehnico-economice, toate proiectele vor intra in
Comitetul de Selectie. Acesta poate lua, pe baza rapoartelor de evaluare primite, una din
urmtoarele decizii:
- s aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n cererea de
finanare i anexele acesteia;
- s aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl cnd una
sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanrii
solicitate sau rata de cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru
acest apel, ns din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. n acest caz, solicitantul
poate s accepte implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea
finanrii;
- s resping proiectul dac proiectul nu ndeplinete punctajul minim necesar n
conformitate cu grila de evaluare sau din alte motive legate de coninutul proiectului sau
dac pentru respectiva cerere de propuneri de proiecte au fost epuizate fondurile alocate.
- poate solicita motivat reevaluarea proiectului.
32
Comitetul de selecie se va ntruni periodic, ori de cte ori este necesar i va analiza rapoartele de
evaluare primite pentru proiectele ce ntrunesc condiiile spre a fi finanate, pn la concurena
cu bugetul apelului.
ATENIE!
ATENIE!
n cazul egalitii de puncte ntre ultimele proiecte de pe list, se vor aplica succesiv urmtoarele
criterii de departajare:
punctajul obinut la criteriul de evaluare Relevana proiectului;
punctajul obinut la criteriul de evaluare Eficiena proiectului
punctajul obinut la criteriul de evaluare Impactul proiectului;
punctajul obinut la criteriul de evaluare Sustenabilitatea proiectului;
33
Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i asupra termenului de acceptare sau
de contestare a deciziei. n cazul n care solicitantul al crui proiect a fost aprobat nu transmite
acceptul de finanare n termenul prevzut in scrisoarea de aprobare, acesta poate fi deczut din
drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list.
Lista cu proiecte propuse spre finanare va fi transmis spre aprobare AM. Dup aprobare,
lista final se va publica pe website-ul AM POC i OIPSI.
O list de proiecte aflate n rezerv (proiectele aflate pe list i ntrunind ntre 75 - 90 de
puncte, dar n afara bugetului alocat apelului) va fi ntocmit n continuarea listei de proiecte
aprobate spre finanare. Proiectele din lista de rezerva vor intra la contractare in ordine
descrescatoare a punctajului obtinut, in functie de bugetul disponibil al apelulului, dupa
finantarea proiectelor cu punctaj mai mare de 90 puncte.
Decizia Comitetului de selecie privind aprobarea/respingerea finanrii nerambursabile este
definitiv.
n cazul n care Cererea de finanare este respins, Solicitantului i se va transmite o scrisoare
de respingere care va conine i motivaia respingerii.
In cazul in care Cererea de finantare este aprobata, solicitantului i se va transmite o scrisoare
de aprobare, scrisoare n care sunt menionate toate informaiile i condiiile finantarii. In termen
de maximum 5 zile de la primirea scrisorii de aprobare, solicitantul trebuie sa transmita acceptul
de finantare. In cazul diminuarii bugetului, solicitantul poate contesta diminuarile printr-o
scrisoare transmisa OIPSI tot in termen de 5 zile lucratoare.
n cazul n care Solicitantul amna nejustificat semnarea contractului sau depunerea
documente solicitate la contractare OIPSI poate decide respingerea finanrii, fr a crea nicio
obligaie din partea OIPSI. n cazul unor astfel de situaii, OIPSI va proceda la accesarea listei de
rezerv.
34
35
CAPITOLUL 6 .CONTRACTAREA
Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate pentru finanare vor primi contractul de
finanare, n vederea completrii acestuia cu informaiile solicitate. OIPSI i rezerv dreptul de a
opera modificri la formatul contractului de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de
contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de ctre acesta, cu
excepia datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului n cazul n care sunt
completate eronat.
Contractul va fi verificat i listat de ctre OIPSI, iar solicitanii vor primi ulterior o
scrisoare de invitare la semnarea contractului la sediul MSI.
La semnarea contractului, solicitantul este obligat s prezinte dou cpii ale dosarului
cererii de finanare i documentele menionate mai jos. Nedepunerea n forma i/sau la termenul
prevzute, a oricrui document dintre cele solicitate, poate atrage respingerea finanrii (dup o
prealabil notificare a solicitantului) fr a crea nicio obligaie din partea MSI OIPSI.
n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 10 zile, OIPSI poate decide
retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list.
Contractul de finanare va fi apoi semnat la nivelul MSI, iar un exemplar va fi trimis
beneficiarului. Prin data semnrii contractului se nelege data contractului nscris pe prima
pagin.
ATENIE!
3.
4.
Documente verificate
Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul de stat pentru lider
i fiecare partener
Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local la zi (n cazul n
care proiectul se implementeaz n mai multe locaii, trebuie depus Certificatul de
atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local pentru fiecare locaie) pentru
lider i fiecare partener
Cazierul fiscal al reprezentantului legal. n cazul parteneriatelor doar pentru lider
Cazierul judiciar al reprezentantului legal. n cazul parteneriatelor doar pentru lider
36
Nr.
crt.
6.
Documente verificate
37
(5) Modificarea perioadei de implementare a proiectului se poate realiza prin act adiional
numai n cazul n care sunt ndeplinite urmtoarele condiii:
a) Beneficiarul a informat Organismul Intermediar despre orice situaie care poate
determina ntrzierea executrii contractului n termen de 10 zile calendaristice de la data
lurii la cunotin despre aceasta.
b) Beneficiarul a formulat cererea de modificare a perioadei de implementare a proiectului
cu cel puin 30 de zile calendaristice nainte de sfritul perioadei de implementare a
Proiectului.
c) Perioada de implementare a proiectului modificat conform solicitrii nu depete
perioada maxim de implementare prevzut n ghidul solicitantului specific apelului de
proiecte.
d) Beneficiarul transmite cererea nsoit de documente justificative.
e) Motivele care determin modificarea perioadei de implementare nu sunt imputabile
beneficiarului sau nu sunt rezultatul unui management defectuos al proiectului.
(6) Contractul poate fi modificat n perioada de implementare prevzut n cererea de
finanare. Prin excepie, Contractul poate fi modificat i n perioada sa de valabilitate,
38
ATENIE!
39
ATENIE!
Raport de progres (un exemplar n original). Un alt exemplar original al aceluiai raport
de progres se va transmite la Direcia de Monitorizare nainte de depunerea cererii de
rambursare;
Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul, tampila
beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele
documente: facturi, documente de plat, extrase bancare, contracte de achizitii, alte
documente justificative;
Pentru procedura de achiziii publice: vezi punctul Verificarea achizitilor publice
Pentru informare i publicitate: copii dup caz pentru brouri, pliante, anunuri,
comunicate, etichete autocolante, etc;
Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR (NRCD), copie certificat dup procesul
verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune
(dup caz);
Pentru prestri servicii: proces verbal de recepie pentru documentele remise n cadrul
consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la
cursuri, diplome/certificate de participare, certificatul constatator al furnizorului din care
s reias specializarea pe serviciile respective;
Pentru salarii: centralizator cu plata salariilor; situaie recapitulativ privind plata
salariilor pentru fiecare lun i pentru fiecare component al echipei de implementare a
proiectului; state de plat; foaie de prezen/pontaj; rapoarte de activitate; fie de post;
contracte individuale de munc;
Pentru contabilitatea proiectului; balante de verificare lunare
Alte documente relevante;
La data depunerii ultimei cereri de rambursare (care nu poate fi cerere de plat),
proiectul trebuie s fie finalizat. Se consider c proiectul este finalizat dac este funcional, dac
sunt ndeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanare i beneficiarul a
ncheiat efectuarea tuturor plilor.
Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai s solicite, la finalizarea
proiectului, auditarea acestuia de ctre un auditor extern independent, care este contractat direct
de catre beneficiar.
Odat cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune obligatoriu i:
Rapoartele de audit financiar i tehnic realizate de auditori externi, care certific faptul c
proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de
funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin
contractul de finanare. Pentru serviciul de audit tehnic i de securitate se solicit
transmiterea, n copie certificat, a documentelor relevante din care s rezulte
competenele auditorului n domeniu (diplom licen, certificate, etc.). De asemenea,
41
ATENIE!
O prim condiie care trebuie ndeplinit de ctre auditorul extern este ca acesta
s fie o persoan distinct de beneficiar extern acestuia i totodat, s nu se
afle ntr-o relaie de subordonare/incompatibilitate fa de acesta.
O a doua condiie care trebuie ndeplinit de ctre auditorul extern este ca acesta,
n vederea asigurrii independenei opiniei pe care o furnizeaz, s fie o persoan
distinct de prestatorii/furnizorii serviciilor/produselor cu privire la care urmeaz
s desfoare activitatea de audit i totodat, s nu se afle ntr-o relaie de
subordonare/incompatibilitate fat de acetia.
ATENIE!
Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea
efectuat, iar n cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur. Pentru
evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va meniona, sub tampila i semntura
reprezentantului legal al beneficiarului, numrul contractului de finanare, codul SMIS i
programul prin care este finanat (POC-A2). Pe facturile incluse n cereri de plat se va
meniona Factura a fost inclus n Cererea de plat nr. .../.........
Cererea de rambursare / de plat se poate depune, pentru fiecare achiziie de bunuri, numai dup
punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul
prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar:
AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea eventualelor
neclariti.
42
nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i pltite. Data
plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul
furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal.
Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare stabilit;
nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii.
Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI iar autorizarea/plata lor se face de
Autoritatea de Management, n termen de maximum 20 zile de la data depunerii acestora.
Beneficiarii vor fi informai cu privire la sumele autorizate la plat.
Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul Ministerului Fondurilor
Europene, pe baza cererii de rambursare naintate de ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10
zile de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la plat (acordarea
bunului de plat).
AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a beneficiarului, n situaii
justificate legate de solicitarea de documente i clarificri, precum i n situaia organizrii unor
misiuni de control anterioare autorizrii plii.
Returnarea finanrii nerambursabile se va realiza de ctre Beneficiar, n urmtoarele situaii:
n cazul n care beneficiarul d o declaraie fals privind condiiile de realizare a
proiectului;
lipsa justificrii efecturii corecte/reale a cheltuielilor;
n cazul nerespectrii principiilor unui management financiar riguros (nerezonabilitatea
costurilor)
nerespectarea prevederilor contractului privind informarea i publicitatea;
refuzul monitorizrii;
localizarea investiiei n afara Romniei, n mai puin de 3 ani de la ncheierea proiectului
meninerea investiiei mai puin de 3 ani de la data finalizrii proiectului (nstrinarea,
vnzarea sau gajarea activelor achiziionate prin proiect);
neatingerea obiectivelor menionate n cererea de finanare (proporional);
nerealizarea activitilor/proiectului menionate n Cererea de finanare;
alte cazuri prevzute n contractul de finanare sau n prezentul ghid.
ATENIE!
43
ATENIE!
ATENIE!
44
ATENIE!
45
Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect,
sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze unele
date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii
indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar.
Vizita de monitorizare va urmri:
asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n conformitate
cu calendarul activitilor inclus n contractul de finanare;
identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii de
mbuntire a implementrii;
identificarea elementelor de succes ale proiectului;
asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o bun
colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor
indicatorilor prevzui n contract n perioada de timp prevzut).
Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate
informaiile solicitate.
Control i audit
Autoritatea de Management a POC, OIPSI i alte structuri cu atribuii de control/verificare/audit
a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada
de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanare, ct i pn la expirarea
termenului de 3 ani de la terminarea proiectului i 10 ani de la data nchiderii oficiale a POC.
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure nregistrri
contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s pstreze
toate nregistrrile/registrele timp de 10 ani de la data nchiderii oficiale a POC.
Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate, dup
finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin
Instrumentele Structurale, pe o perioad de 10 ani de la data nchiderii oficiale a POC.
Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de
proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de
Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s
verifice sau s realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din
instrumente structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea i prezena
personalului implicat n implementarea proiectului pe ntreaga durat a verificrilor. Beneficiarul
are obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost
implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i
fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Documentele trebuie s
fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor.
46
ATENIE!
47
48
Anexa Domenii de
aplicare.doc
Anexa Cerere
Finantare
Anexa Declaratie
IMM.doc
Anexa Calcul
partenere_legate.doc
Anexa Acord
Parteneriat
49
Anexa Studiu de
fezabilitate.doc
Anexa Plan
afaceri.doc
Anexa Declaratie
Eligibilitate
Anexa Declaratie
Angajament
Grila TE
Anexa Opis.doc
Anexa Declaratie de
minimis.doc
51