GESTION DOCUMENTAL

CONCEPTOS BASICOS

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de
su gestin, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e informacin a la persona o institucin que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico
por entidades privadas.

ARCHIVO DE GESTIN
"Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite
se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.

ARCHIVO CENTRAL
"En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general". Ley 594 de 2000.

ARCHIVO HISTRICO
"Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente". Ley 594
de 2000.

PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL:
Ordenacin interna de un fondo
documental
manteniendo
la
estructura que ha tenido durante
el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservacin de los documentos
dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen.

ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en los archivos de gestin y archivos
administrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin
o integracin a un archivo permanente.

ELABORACION
O RECEPCION

UTILIZACION
Y
CONSERVACION

ELIMINACIN

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO
DE
GESTION

ARCHIVO
CENTRAL

ARCHIVO
HISTORICO

VALORES
PRIMARIOS

VALORES
SECUNDARIOS

Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Tcnico

Cultural
Histrico
Cientfico

DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de informacin producida o recibida por una
persona o entidad en razn a sus actividades o funciones,
que tiene valor :
Valor
Administrativo
Histrico o
Cultural

Debe ser
objeto de
conservacin

Fiscal o legal

Valor
Cientfico

Econmico

DOCUMENTO ELECTRNICO:
Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo
electrnico y en el que el contenido est codificado mediante
algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO:

Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada que preste servicios pblicos en
razn de sus actividades o funciones haciendo uso de
medios electrnicos.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para la
Administracin
Para la
Comunidad y
el Estado

Para la
Investigacin

Para el
desarrollo
Cientfico y
Tecnolgico

Para el
desarrollo
Econmico y
Social
Para el fomento de la Cultura
y la Identidad Nacional

GESTION
DOCUMENTAL:
Conjunto
de
actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL?

Listado
de SERIES con sus
correspondientes
TIPOS
DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital
de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

PARA LA ADMINISTRACION:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los
tiempos de retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que
tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes

fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Desde el punto de vista archivstico:
Clasificacin de la documentacin
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del

concepto de archivo total.

Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL

La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien

pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas
(tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la
base para verificar y controlar las transferencias documentales.
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
RESOLUCION No. 03
RESOLUCION No. 02

SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA

INVITAC
ION

4
3

CDP

PROPUES
TAS
ESTUDIO
S
PREVIOS

Un solo tipo documental

Varios tipos documentales

SUBSERIE
DOCUMENTAL
Conjunto
de
unidades
documentales que forman
parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto
de la serie por los tipos
documentales que varan de
acuerdo con el tramite de
cada asunto.

TIPO DOCUMENTAL :
Hace referencia a la especie
documental que revela tanto el
contenido como la estructura
fsica del documento. Pueden
ser
entre
otros
tipos
documentales, actas, contratos y
facturas.

CRITERIOS TECNICOS PARA LA ORGANIZACIN DE

ARCHIVOS DE GESTION

La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por

carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe
encontrarse el primer documento que gener el trmite y al
final de la carpeta la ltima actuacin del expediente, de
forma tal que se evidencie el desarrollo de los trmites.

FOLIACIN
La foliacin se debe realizar a medida que se va generando y
alimentando el expediente, de tal forma que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja,
con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras.

Se debe numerar de manera

consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir nmeros.

FOLIACIN
8
9
8
8
7
7
6
5

En la Cara RECTA, escribir

el nmero en la esquina
superior derecha, en el
mismo sentido del texto.

Si existen errores en la foliacin, sta

se anular con una lnea oblicua,
evitando tachones

FOLIACIN

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel

(casetes, discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o
de consulta. Si se opta por separar este material se har la
correspondiente referencia cruzada

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Expediente
Laboral
Roberto Rojas

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Es el traslado de documentos del
archivo central ( o intermedio ) al
permanente ( o histrico ). Estas
transferencias concluyen los
procesos
de
valoracin
secundaria en las instituciones y
tienen como fin garantizar la
proteccin de los documentos
con valor social ( cultural e
histrico ), mas all de las
necesidades institucionales de
conservarlos.

LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.
Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentacin.
Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la
acumulacin de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico
institucional.
Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en
las mejores condiciones de conservacin.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comit de Archivo
en la entidad, el cual debe
conformarse segn lo estipulado
en el Artculo 4 del Acuerdo 12
de 1995 de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin
que modifica la parte I del
Acuerdo 07 de 1994.

Tablas de Retencin Documental debidamente avaladas por

el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, cuando
sea del caso.

INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

El servidor pblico ser responsable de la adecuada
conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos
y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el
caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestin pblica.
Inventario documental. Las entidades de la Administracin
Pblica adoptarn el Formato nico de Inventario
Documental FUID, junto con su instructivo.

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

CARPETAS DE PROPALCOTE
Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de
conservacin total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se
archivan mximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad
del trmite.

CARPETA DE YUTE
Para conservacin de documentos que dentro de las TRD no son
considerados como de Conservacin Total

DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS

Este rotulo se debe diligenciar en lpiz

GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1523

ACTAS
ACTAS COMIT DE ARCHIVO
ACTAS COMIT DE ARCHIVO

1
1
x

02

02

2012

28

12

2012
5

200

200

Pendiente
asignacin de
cdigo con la
elaboracin
de las TRD.

CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200

DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO

GRUPO ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA

1523

ACTAS
ACTAS COMIT DE ARCHIVO

02

12

2012

20

12

2014

ACTAS COMIT DE ARCHIVO AOS 2012-2013-2014

Pendiente
asignacin de
cdigo con la
elaboracin
de las TRD.

BIBLIOGRAFA GENERAL
Ley General de Archivos 594 de 2000.
Archivo General de la Nacin. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas
de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594
de 2000.
Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los
criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se
regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Jimenez Gonzlez, Gladys. Ordenacin Documental. Bogot: Archivo
General de la Nacin. 2003.

BIBLIOGRAFA ESPECIFICA
ATHG 10 v1 Administracin de expedientes de Historias Laborales
DIRECTIVA 17 DE 2012 (poltica de seguridad)
Directiva 49 de 2013. Cero Papel