ทำำหน้ำทีป

่ ระธำน

"ประธานส่วนใหญ่ จะพูดมากเกินไป จงจำาไว้

ว่าประธานคือผู้นำาร่อง และทำาหน้าทีถ
่ ือหางเสือ ผู้
โดยสารจะทำาหน้าทีแ
่ ลกเปลีย
่ นความคิดซึง่ กันและกัน ตัว
ท่าน ในฐานะประธาน จงจับพวงมาลัยเอาไว้ ตาจ้อง
อยู่ทีเ่ ข็มทิศ และให้ลิน
้ พักผ่อน ปล่อยให้คนอืน
่ พูด" คำา
พูดนีเ้ ป็ นคำาพูดของ ดร.อาร์ ซี สะเม็ดเล (Dr.R.C.Smedley)
ทีม
่ อบให้แก่ผู้เป็ นประธานในการประชุมทัง้ หลาย

หากจะแปลและเรียบเรียงเสียใหม่ ก็คงจะแปลความได้
ว่า ผู้ทีท
่ ำาหน้าทีป
่ ระธานนัน
้ จะมีหน้าทีด
่ ังนี ้
ตาจ้องทีเ่ ข็มทิศ แปลว่า ยึดจุดประสงค์และ
ระเบียบวาระการประชุมไว้ให้มัน
่
นำาร่อง แปลว่า ดำาเนินการตาม
ระเบียบวาระ
 2

จับพวงมาลัย แปลว่า - ดำาเนินการ

หรือกระตุ้นให้สมาชิกอภิปราย
และ
แสดงความคิดเห็น
- ให้ข้อมูล
แก่สมาชิก
-
ประสานความคิดของสมาชิก
-
ประนีประนอมความคิดเห็นของสมาชิก
ให้ลิน
้ พักผ่อน แปลว่า - ให้สมาชิกพูดมาก ๆ
ประธานพูดน้อย ๆ แต่คมชัด

ถ้าผู้เป็ นประธานทัง้ หลายปฏิบัติ ตามคำาแนะนำา

ของ ดร.สะเม็ดเลได้ก็จะถือว่าได้ทำาหน้าทีป
่ ระธานทีเ่ หมาะ
สมแล้ว

เลือกวิธีกำรประชุม

การประชุมได้แก่ การทีบ
่ ุคคลตัง้ แต่สองคนขึน
้ ไป
ร่วมกันปรึกษาหารือ แลกเปลีย
่ นความคิดเห็น เพือ
่ หาข้อ
 3

สรุปและนำาข้อสรุปไปดำาเนินการ ให้บรรลุจุดประสงค์ใน
การปฏิบัติงาน
อย่างไรก็ดก
ี ารหาข้อสรุปไปดำาเนินการ ให้บรรลุ
จุดประสงค์ในการปฏิบัติงานใด ๆ สามารถดำาเนินการได้
ด้วยวิธีต่าง ๆ ทัง้ วิธก
ี ารประชุม และวิธก
ี ารอืน
่ ๆ

ก่อนตัดสินใจเลือกวิธีการประชุม ผู้เชิญประชุมจึงต้อง
ประเมินเสียก่อนว่าควรจะใช้วิธก
ี ารประชุมหรือไม่
ข้อพิจารณาต่อไปนี ้ จะช่วยให้ตัดสินใจเลือก หรือ
ไ ม่ เ ลื อ ก วิ ธี ก า ร ป ร ะ ชุ ม ไ ด้ อ ย่ า ง ร อ บ ค อ บ
1. การประชุมทีจ
่ ะจัดขึน
้ มีจุดประสงค์อะไร
2. มีทางเลือกอะไรบ้างทีส
่ ามารถใช้แทนการ
ประชุมได้ เช่น
2.1 รับฟั งความคิดเห็นจากผู้เกีย
่ วข้อง
บางคน แล้วหาข้อสรุป และดำาเนินการ
2.2 โทรศัพท์พูดคุยกับผู้เกีย
่ วข้องบางคน
แล้วหาข้อสรุป และดำาเนินการ
2.3 ใช้ประสบการณ์ ข้อมูลข้อเท็จจริงและบทบาท
หน้าที ่ หาข้อสรุปแล้วสัง่ การให้
 4

ผู้เกีย
่ วข้องดำาเนินการ
3. ทางเลือกนัน
้ ๆ มีข้อดี และข้อเสียอย่างไร
4. หากเปรียบเทียบการประชุมกับทางเลือกอืน
่ ๆ
การประชุมเป็ นทางเลือกทีด
่ ีทีส
่ ุดหรือไม่
เพียงใด
5. ถ้าประชุมแล้ว จะคุ้มค่ากับการเตรียมการ การ
ลงทุนในด้านต่าง ๆ รวมทัง้ ระยะเวลาทีผ
่ ู้เข้า
ประชุมสูญเสียไป หรือไม่

หากพิจารณาแล้วเห็นว่า วิธก
ี ารประชุมเป็ นวิธีการ
หาข้อสรุปทีด
่ ีทีส
่ ุดทีส
่ ามารถดำาเนินการให้สำาเร็จได้ตามจุด
ประสงค์ในการปฏิบัติได้ ก็สมควรเลือกใช้วิธก
ี ารประชุม
แต่ถ้าพิจารณาแล้วไม่เหมาะสม ก็ควรเลือกวิธีอืน
่ ทีด
่ ีกว่า

กำำหนดผลทีต
่ ้องกำร

ในการประชุม แม้ผู้กำาหนดจะรู้สึกว่าได้กำาหนดจุด
ประสงค์ ไว้อย่างชัดเจนแล้วแต่บางครัง้ ผู้อืน
่ ก็ยงั เห็นว่าไม่
ชัดเจน เพือ
่ ป้ องกันปั ญหาในส่วนนีจ
้ ึงควรกำาหนดผลที ่
ต้องการหรือจุดประสงค์เชิงพฤติกรรมกำากับจุดประสงค์ไว้
ด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี ้
 5

ตัวอย่ำงที ่ 1
1. จุดประสงค์ เพือ
่ ชีแ
้ จงระเบียบใหม่ของหน่วย
งาน
2. ผลทีต
่ ้องการ
2.1 ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถอธิบายเหตุผล
ความจำาเป็ นได้
2.2 ผู้เข้าประชุมสามารถปฏิบัติ
ตามระเบียบได้ถูกต้อง
ตัวอย่ำงที ่ 2
1. จุดประสงค์ เพือ
่ ขอความคิดเห็น ไป
ประกอบการพิจารณา เรือ
่ งการจัดซือ
้ ด้วยงบประมาณเหลือ
จ่าย
2. ผลทีต
่ ้องการ
2.1 ได้ความคิดเห็นทีห
่ ลากหลายจากผู้เข้า
ประชุม ทัง้ ความคิดเห็น ทีค
่ ัดค้านและ
สนับสนุน
2.2 ตัดสินซือ
้ ด้วยงบประมาณเหลือ
จ่ายได้
ตัวอย่ำงที ่ 3
1. จุดประสงค์ เพือ
่ กำาหนดความต้องการ
จำาเป็ นในการพัฒนาโรงเรียน
 6

2. ผลทีต
่ ้องการ
2.1 ได้ความคิดเห็นเบือ
้ งต้น เกีย
่ วกับสภาพปั จจุบัน
ปั ญหาของโรงเรียน จากบุคลากร
ทุกฝ่ าย
2.2 ได้ลำาดับความสำาคัญของ
ปั ญหา โดยผู้เข้าประชุมเป็ นผู้กำาหนด
2.3 ได้ผลการวิเคราะห์สาเหตุของ
ปั ญหา และลำาดับความสำาคัญ
การกำาหนดผลทีต
่ ้องการ จะช่วยให้มองเห็นจุด
ประสงค์ทีช
่ ัดเจน และช่วยให้การวางแผน ดำาเนินการเป็ น
ไปอย่างเหมาะสมตัง้ แต่เริม
่ ต้น การระบุผลทีต
่ ้องการจึง
เป็ นภาระหน้าทีข
่ องประธานการประชุมทีจ
่ ะละเลยเสียไม่ได้

ประชุมอย่ำงเป็ นทำงกำร

การประชุมอย่างเป็ นทางการ มีองค์ประกอบ ทีส

่ ำาคัญ
คือ มีจุดประสงค์ในการประชุม มีระเบียบวาระการประชุม
มีผู้เข้าประชุมซึง่ ประกอบด้วย ประธาน สมาชิกและ
เลขานุการการประชุม มีระเบียบวาระการประชุม มีสถานที ่
ประชุม และสิง่ อำานวย ความสะดวกในการประชุม
 7

การประชุมอย่างเป็ นทางการเป็ นการประชุม ทีห

่ วังผล
ตามจุดประสงค์หลังจาก การประชุมแล้วเสร็จ หรือ หลัง
จากการประชุมสิน
้ สุดไปแล้วระยะหนึง่
การประชุมอย่างเป็ นทางการ ทีม
่ ีประสิทธิภาพ จะ
ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบดังทีไ่ ด้กล่าวมาแล้ว และองค์
ประกอบนัน
้ ๆ ต้องมีคุณลักษณะ ดังนี ้

1. เป็ นจุดประสงค์ทีช
่ ัดเจน 1-2 จุดประสงค์ และมี
ระเบียบวาระทีส
่ ามารถ บรรลุจุดประสงค์ได้ในระยะเวลาไม่
เกิน 90 นาที
2. ประธาน เลขานุการ และสมาชิกมีการเตรี
ยมตัวล่วงหน้า
3. ผู้เข้าประชุมยึดจุดประสงค์ และ
ระเบียบวาระเป็ นหลักถ้ามีเรือ
่ งอืน
่ นอกเหนือจาก
ระเบียบวาระ จะต้องได้รับความเห็นชอบจากทีป
่ ระชุม
4. มีหอ
้ งประชุมทีป
่ ราศจากสิง่ รบกวน และมีสิง่
อำานวยความสะดวกในการประชุม เช่น โสตทัศนูปกรณ์
และผู้อำานวยความสะดวกทีม
่ ีประสิทธิภาพ
 8

5. มีการบันทึกการประชุมทีม
่ ีเนือ
้ หาสาระทีส
่ ำาคัญ
ใช้ได้สะดวกและใช้เป็ นหลักฐานอ้างอิงได้
6. มีผลตามจุดประสงค์ของการประชุม
การประชุมอย่างเป็ นทางการ ทีม
่ ีองค์ประกอบดังทีไ่ ด้
กล่าวมาแล้วเป็ นการประชุมทีม
่ ีส่วนช่วยให้สมาชิกพึงพอใจ
และได้ผลการประชุมทีม
่ ีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ประชุมอย่ำงไม่เป็ นทำงกำร
การประชุมเพือ
่ ให้ได้ขอ
้ สรุปไปดำาเนินการ เพือ
่ ให้
บรรลุจุดประสงค์ ในการปฏิบัติงานใด ๆ สามารถปฏิบัติ
ได้ ทัง้ อย่างเป็ นทางการและไม่เป็ นทางการ
การประชุมอย่างไม่เป็ นทางการ เป็ นการประชุมที ่
มีการพูดคุยกันอย่างธรรมดา ๆ ไม่มีระเบียบวาระ ไม่มีการ
บันทึกการประชุม แต่ทีป
่ ระชุมทีส
่ งบเงียบ สะดวกสบาย
ในช่วงก่อนการทำางาน ระหว่างเวลารับประทานอาหาร
ระหว่างเวลาพัก และหลังจากการเลิกปฏิบัติงานโดยใช้ระยะ
เวลาประมาณ 1 ชัว
่ โมง
การประชุมอย่างไม่เป็ นทางการจะช่วยลดความเครียด
ความกังวล ความรู้สึกไม่ไว้วางใจซึง่ กันและกัน ช่วยให้ผู้
เข้าประชุมกล้าแสดงความรู้สก
ึ ของตนออกมา ได้อย่างเต็ม
ที ่ นอกจากนัน
้ ยังช่วยลดช่องว่างระหว่างหัวหน้า หรือ
 9

ประธานการประชุมกับลูกน้องช่วยให้เกิดความเข้าใจต่อกัน
และเกิดความสัมพันธ์ทีด
่ ีทีจ
่ ะช่วยให้เกิดการร่วมแรงร่วมใจ
กันแก้ปัญหาพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพยิง่ ๆ ขึน
้ ไป

สร้ำงควำมสำำเร็จในกำรประชุม

การประชุมจะประสบความสำาเร็จหรือไม่ ขึน
้ อยู่กับ
ประธานการประชุมเป็ นสำาคัญ ก่อนเปิ ดการประชุม
ประธานการประชุมจะมองเห็นทะลุปรุโปร่งว่า อะไรคือ จุด
ประสงค์ในการประชุม ใครจะช่วยให้การประชุมประสบ
ความสำาเร็จ และความสำาเร็จทีจ
่ ะเกิดขึน
้ ได้ต้องใช้ปัจจัยอะไร
บ้าง
ก่อนทีจ
่ ะปิ ดกำรประชุม ประธำนต้องตอบคำำถำม ดัง
ต่อไปนีใ้ ห้ได้
1. ได้ตกลงอะไรกันไว้บ้าง
2. มีอะไรบ้างทีย
่ ังตกลงกันไม่ได้
 10

3. ทีต
่ กลงกันได้แล้วใครจะเป็ นผู้รับผิดชอบใน
การปฏิบัติ
4. เมือ
่ ปฏิบัติแล้ว จะรายงานความก้าวหน้า
หรือสำาเร็จอย่างไร เมือ
่ ไร
5. ยังมีใครขัดข้อง หรือยังไม่เข้าใจอะไรบ้าง
6. มีพฤติกรรมการประชุมอะไรบ้างทีย
่ งั ไม่น่า
พึงพอใจ และควรนำาไปปรับปรุงแก้ไขในครัง้ ต่อไป
ถ้าผู้เป็ นประธานได้ตระหนักในประเด็นเหล่านีท
้ ุก
ๆ ครัง้ ทีม
่ ีการประชุมการประชุมก็จะประสบความสำา เร็จไป
แล้ ว กว่ า ครึ่ ง ที ่เ หลื อ เป็ นความสามารถของประธานที ่จ ะ
ดำา เนิ น ก าร ใ ด ๆ ใ ห้ บ รร ลุ จุ ด ป ร ะสง ค์ ขอ งก าร ป ร ะชุ ม

ป้องกันปั ญหำในกำรประชุม

มีหลายหน่วยงานทีเ่ ห็นความสำาคัญของการประชุมเห็น
ว่าการประชุมเป็ นสิง่ ทีข
่ าดเสียไม่ได้ จึงกำาหนดให้มีการ
ประชุมตามยะระเวลาทีก
่ ำาหนด เช่น สัปดาห์ละ 1 ครัง้
หรือเดือนละ 1 ครัง้ เป็ นต้น การประชุมตามระยะเวลานี ้
จะมีรูปแบบทีด
่ ูดี ทีเ่ ริม
่ ตัง้ แต่เรือ
่ งทีป
่ ระธานแจ้งให้ทราบ
รับรองรายงานการประชุมครัง้ ทีแ
่ ล้ว เรือ
่ งทีพ
่ ิจารณา และ
เรือ
่ งอืน
่ ๆ ทีค
่ าดว่าอาจจะนึกได้ในระหว่างการประชุม
 11

ปั ญหำทีม
่ ักเกิดขึ้นในกำรประชุมแบบนี ้ ก็คือ

1. การให้ความสนใจในเรือ
่ งทีแ
่ จ้งให้ทราบ
จนใช้เวลาไปค่อนครึง่ ของเวลาทัง้ หมด
2. การนำาบันทึกการประชุมครัง้ ก่อนหน้าทีผ
่ ่านมา
แล้วระยะหนึง่ มารับรองทัง้ ๆ ทีม
่ ติการประชุมนัน
้ ได้ดำาเนิน
การไปแล้ว
3. การพิจารณาตามระเบียบวาระหลาย ๆ เรือ
่ ง จน
เลยเวลาทีก
่ ำาหนด

4. การออกนอกเรือ
่ ง นอกประเด็นทัง้ ของสมาชิกและ
ประธาน
5. วิธีดำาเนินการประชุมของผู้เป็ นประธานที ่
ซำา
้ ซาก
ถ้าจะถามว่าอะไรเป็ นต้นเหตุของปั ญหาในการ
ประชุม ก็คงจะบอกได้ว่า รูปแบบการประชุมตามระยะ
เวลาทีถ
่ ือปฏิบัติกันมา โดยไม่ตระหนักในปั ญหาทีเ่ กิดขึน
้
นัน
่ เอง
แต่ปัญหาเหล่านีก
้ ็สามารถป้ องกัน หรือแก้ไขได้
เพียงแต่ผู้เป็ นประธานได้ตระหนักในผลเสียของปั ญหาเหล่านี ้
 12

และพิจารณาปรับปรุงวิธีจัดการและดำาเนินการประชุมทีไ่ ม่
ก่อให้เกิดปั ญหาเหล่านีข
้ ึน
้

ลดบทบำททีบ
่ น
ั่ ทอนกำรประชุม
เมือ
่ ใดทีบ
่ รรยากาศการประชุมเป็ นไปด้วยดี คนที ่
จะได้รับการยกย่องชมเชย ก็คอ
ื ผู้เป็ นประธาน และเมือ
่ ใด
ทีบ
่ รรยากาศการประชุมไม่ดี ผู้ทีจ
่ ะถูกตำาหนิก็คือผู้ทีเ่ ป็ น
ประธานเช่นกัน
ประธานการประชุมทีจ
่ ะถูกตำาหนิ ได้แก่ ประธาน
ที ่ แ ส ด ง บ ท บ า ท ใ น ก า ร เ ป็ น ป ร ะ ธ า น ต่ อ ไ ป นี ้
1. ไม่ทำาหน้าทีป
่ ระธานเหมือนอย่างที ่
ดร.สะเม็ดเล ได้กล่าวไว้
2. แสดงความคิดเห็นทีเ่ ป็ นไปในลักษณะ
อบรมสัง่ สอนผู้อืน
่
3. ยัดเยียดระเบียบวาระใหม่โดยไม่หารือ
สมาชิกเสียก่อน
4. มี สิง่ ซ่อ นเร้น อยู่ ในใจ แล้ว ใช้ อำา นาจสั่ง
ก า ร จ น ส ม า ชิ ก เ ห็ น ว่ า เ ป็ น ก า ร เ อ า ช น ะ ที ่ ไ ม่
ส ม เ ห ตุ ส ม ผ ล
5. ปล่อยให้สมาชิกเข้ามาเล่นบทบาท
ประธานเสียเอง
 13

6. ปล่อยให้สมาชิกคนใดคนหนึง่ ครอบงำา
ความคิดของคนอืน
่ ๆ
7. ปล่อยให้สมาชิกโต้เถียงกันเอง
8. สรุปว่าความเงียบของสมาชิกคือการ
ยอมรับ
9. ทำาให้สมาชิกเสียหน้า
การทำา หน้าทีป
่ ระธาน ท่ามกลางสมาชิกทีห
่ ลาก
หลายมี ส่ ว นที ท
่ ำา ให้ ป ระธานเกิ ด ความเครี ย ดจนแสดงความ
ไม่ มี เ หตุ ผ ลออกไป และธาตุ แ ท้ เ หล่ า นี เ้ อง ที จ
่ ะทำา ให้
สมาชิกผู้เข้าประชุม เกิดอาการเอือมระอาต่อประธานการ
ประชุม แต่ประธานการประชุมก็สามารถป้ องกัน หรือแก้ไข
ไ ด้ ด้ ว ย ก า ร ล ด บ ท บ า ท เ ห ล่ า นี ้ ล ง

เลือกเชิญบุคคลเข้ำประชุม

องค์ประกอบสำาคัญของความสำาเร็จในการประชุม
ก็คอ
ื ผู้เข้าประชุม ถ้าผู้เข้าประชุมมีความรู้ความเข้าใจในเรือ
่ ง
ทีป
่ ระชุมดี สามารถให้ความคิดเห็นในทีป
่ ระชุมได้ดีการ
ประชุมโดยภาพรวมก็จะเป็ นไปด้วยดี
 14

ในกำรเชิญบุคคลเข้ำร่วมประชุมให้ได้ผลดี จึง
ควรพิจำรณำเชิญบุคคล ทีอ
่ ย่่ในเกณฑ์ต่อไปนี ้
1. คนทีป
่ ฏิบัติงานทีเ่ กีย
่ วข้องกับเรือ
่ งทีป
่ ระชุม
2. คนทีม
่ ีความรู้ ความเข้าใจเกีย
่ วกับเรือ
่ งที ่
ประชุมเป็ นอย่างดี
3. คนทีส
่ ามารถช่วยให้การประชุม และเรือ
่ งที ่
ประชุมประสบความสำาเร็จ
4. คนทีจ
่ ะสนับสนุนส่งเสริมการปฏิบัติงาน
ตามเรือ
่ งทีป
่ ระชุมให้เป็ นไปด้วยดี
คนทีเ่ ชิญมาประชุมต้องถือว่าเป็ น
บุคคลทีม
่ ีความสำาคัญทีจ
่ ะช่วยให้การประชุมประสบความ
สำาเร็จตามจุดประสงค์ทีต
่ ัง้ ไว้ จึงจำาเป็ นอย่างยิง่ ทีจ
่ ะต้อง
พิถีพิถันในการเลือกบุคคลทีจ
่ ะเข้าประชุม เพราะ ถ้าผิด
พลาดไปแล้วก็จะทำาให้เสียเวลาและอารมณ์

จัดกำรกับกำรมำสำย

ในการประชุมภายในองค์การหรือภายในโรงเรียน
ผู้ทีเ่ ข้าประชุมสาย มักเปลีย
่ นหน้ากันไป ไม่มีใครกล้าทีจ
่ ะ
มาประชุมสายให้เห็นอย่างสมำ่าเสมอ นอกจากคนกล้าที ่
ต้องการท้าทายผู้เป็ นประธานการประชุม
 15

การจัดการกับการมาสาย จำาเป็ นต้อมุ่งเน้นไปที ่

การป้ องกันการมาสายของสมาชิก โดยเฉพาะสมาชิกทีอ
่ ยู่ใน
อ ง ค์ ก า ร ห รื อ โ ร ง เ รี ย น เ ดี ย ว กั น
การป้ องกันการมาสาย ปฏิบัติได้ ดังนี ้
1. การจัดเก้าอีส
้ ำาหรับสมาชิกผู้เข้าประชุมไว้
เท่ากับจำานวนสมาชิก
2. จัดเก้าอีส
้ ำาหรับสมาชิกทีม
่ าสายไว้ด้าน
หน้าของห้องประชุมจำานวนหนึง่
3. นำาเก้าอีใ้ นข้อ 1 เท่ากับจำานวนสมาชิกที ่
ยังไม่มาเมือ
่ ถึงเวลาทีก
่ ำาหนดออกไป

หำกป้องกันแล้วยังไม่ได้ผลดี ก็อำจจำำเป็ นต้องรอ

หรือไม่รอผ้่มำสำย ดังแนวปฏิบัติต่อไปนี ้
1. หากเป็ นสมาชิกทีจ
่ ะช่วยให้การประชุม
สำาเร็จตามจุดประสงค์ จำาเป็ นต้องรอจนกว่าจะมา
2. หากเป็ นสมาชิกทีม
่ ีความสำาคัญพอ
ประมาณ รอภายในระยะเวลาทีก
่ ำาหนด
3. หากเป็ นสมาชิกทัว
่ ไป ไม่จำาเป็ นต้องรอ
 16

คนที จ
่ ะจั ด การกั บ ผู้ ม าสาย ก็ คื อ ผู้ เ ป็ นประธาน
ถ้าผู้เป็ นประธานมาสายเสียเอง ก็คงจะยากทีจ
่ ะจัดการกับคน
ม า ส า ย ไ ด้

พร้อมประชุม

ผู้เป็ นประธานการประชุมบางคน พยายามแสดง

ตั ว เป็ นบุ ค คลสำา คั ญ ทั ้ง ๆ ที ส
่ ำา คั ญ อยู่ แ ล้ ว ด้ ว ยการเข้ า
ป ร ะ ชุ ม ล่ า ช้ า ก ว่ า ผู้ เ ข้ า ป ร ะ ชุ ม
"ผมต้องประชุมกรรมกำรบริหำร มำสำยไป
หน่อยต้องขอโทษด้วย"
"บังเอิญมีแขกมำพบ เลยมำสำยไปหน่อย"
"ผมไปเปิ ดประชุมให้กับอีกคณะหนึง
่ ช้ำไป
เกือบครึง
่ ชัว
่ โมง ต้องขอโทษด้วย"
การกล่ าวอ้ า งพร้ อ มกั บ กล่ า วขอโทษ ของผู้ เ ป็ น
ประธาน อี ก มุ ม หนึ่ง สะท้ อ นถึ ง ความเหลวไหลไม่ น่ า เชื่อ ถื อ
เพราะกว่าจะประชุมได้ต้องเสียเวลาเตรียมผู้เข้าประชุม ต้อง
เสี ย เวลารอ การที ค
่ นหลาย ๆ คนมานั่ง รอประธาน ถื อ
เ ป็ น ก า ร ไ ม่ ใ ห้ เ กี ย ร ติ แ ก่ ผู้ เ ข้ า ป ร ะ ชุ ม อ ย่ า ง ยิ ่ ง
ประธำนกำรประชุมทีพ
่ ร้อมจะประชุมต้องไปถึง
ห้องประชุมก่อนหรือตรงตำมเวลำ เพรำะประธำนกำร
 17

ประชุมมีภำระหน้ำที ่ ทีต
่ ้องจะต้องเตรียมพร้อมหลำย
ประกำร เช่น
1. เริม
่ สร้างบรรยากาศในการประชุมทีด
่ ี
2. ตรวจสอบจำานวนผู้เข้าประชุม
3. ตรวจสอบเอกสารประกอบการประชุม
ของตนเอง
4. ตรวจสอบความพร้อมในด้านอืน
่ ๆ
ถ้าประธานมาถึงที ่
ประชุมช้ากว่าสมาชิก หรือมาสาย ความพร้อมประชุม ก็เริม
่
ติดลบตัง้ แต่ต้น และความเป็ นแบบอย่างทีน
่ ่ารังเกียจของผู้
เป็ นประธานจะอยู่ในความทรงจำาของสมาชิก หากสมาชิกรับ
เอาแบบอย่างแห่งความน่ารังเกียจนีเ้ ข้าไว้ ก็ถือได้ว่าผู้เป็ น
ประธานเป็ นอีกแรงหนึง่ ทีจ
่ ะทำาลายจรรยาบรรณในการ
ประชุม

ให้เกียรติแก่สมำชิก

โดยพืน
้ ฐานแล้วทีป
่ ระชุมคือสถานทีท
่ ีแ
่ สดงออกถึง
การให้เกียรติต่อกัน การให้เกียรติต่อกันในทีป
่ ระชุมสามารถ
ทำา ได้ ห ลายประการ เช่ น การเตรี ย มตั ว เข้ า ประชุ ม ที ่
 18

พรั ก พร้ อ ม การทั ก ทายระหว่ า งเพื่ อ นสมาชิ ก ผู้ เ ข้ า ประชุ ม

การประชุ ม อย่ า งตั ้ง ใจ การพู ด หรื อ ใช้ กิ ริ ย าท่ า ทางที ่
สุภาพ การมุ่งเน้นทีจ
่ ุดประสงค์ของการประชุม การปฏิบัติ
ตามระเบียบวาระและระยะเวลาการประชุมทีก
่ ำาหนด เป็ นต้น
ผู้นำาในการให้เกียรติแก่สมาชิกผู้เข้าประชุม คงจะ
เป็ นใครเสียไม่ได้ นอกจากประธานการประชุม ประธำน
กำรประชุมสำมำรถหยิบฉวยสถำนกำรณ์กำรประชุม มำให้
เ กี ย ร ติ แ ก่ ส ม ำ ชิ ก ไ ด้ ห ล ำ ย วิ ธี ก ำ ร เ ช่ น
1. ปฏิบัติตนเป็ นเจ้าภาพในงานการประชุม
2. เริม
่ ประชุมตรงตามเวลา
3. แนะนำาผู้ทีเ่ ชิญมามาร่วมประชุมเป็ นพิเศษ
4. นำา สมาชิ ก แสดงความยิ น ดี แ ก่ ผู้ ที ไ่ ด้ เ ลื่ อ น
ตำา แหน่ง เลื่อนระดับหรือโชคดีในเรื่องทีค
่ วรแก่การยกย่อง
ใ น ที ่ ป ร ะ ชุ ม (ถ้ า มี )
5. นำาสมาชิกอวยพรวันเกิดแก่สมาชิกทีเ่ กิดใน
วันทีป
่ ระชุม (ถ้ามี)
6. ชมเชยในความคิดความเห็น ของสมาชิกทีพ
่ ิ
จาณาแล้ว เห็นสมควรกล่าวคำายกย่องชมเชย
7. ขอให้สมาชิกทีเ่ สนอความคิดเห็นดี ๆ พูด
ซำา
้ ในสิง่ ทีพ
่ ูดไปแล้ว
 19

8. กล่าวคำาขอบคุณทีส
่ มาชิกให้ความร่วมมือ
เข้าประชุม

การให้ เ กี ยรติ กั น ระหว่ า งสมาชิ ก กับ สมาชิ ก หรือ

ประธานกับสมาชิก จะช่วยให้ทีป
่ ระชุมเป็ นสถานที ่ ทีช
่ ่วย
ให้ เ กิ ด กำา ลั ง ใจ เกิ ด การประชุ ม ที ด
่ ี และเกิ ด การประชุ ม ที ่
ส ม า ชิ ก อ ย า ก เ ข้ า ป ร ะ ชุ ม

แก้ปัญหำในห้องประชุม
ทีใ่ ดไม่มีปัญหาเป็ นไม่มี ในห้องประชุมก็เช่นกัน
มี ปั ญหาให้ ผู้ เ ป็ นประธานคิ ด แก้ ไ ขและป้ องกั น อยู่ ม ากมาย
โดยเฉพาะอย่างยิง่ ปั ญหาทีเ่ กีย
่ วกับการพูด เช่น ไม่พ่ด พ่ด

มำก พ่ ด ผ่ ก ขำด พ่ ด ออกนอกประเด็ น พ่ ด พล่ อ ย ๆ โดยไม่ มี

ข้อม่ล ข้อเท็จจริง และไม่สมเหตุสมผลแต่ปัญหาเหล่านีก

้ ็ไม่ยาก
เกินไป ทีป
่ ระธานการประชุมจะป้ องกัน และแก้ไขได้

วิธีกำรเหล่ำนีเ้ ป็ นส่วนหนึง
่ ทีส
่ ำมำรถนำำไปใช้ได้

1. ไม่พูด ไม่ออกความคิดเห็น
- ให้เวลาคิด และให้เสนอความคิด
เห็นเป็ นรายบุคคล
 20

- ให้ประชุมกลุ่มย่อย และนำาผลการ
ประชุมมาเสนอต่อทีป
่ ระชุมใหญ่
2. พูดมาก
- กำาหนดเวลาในการพูดในทีป
่ ระชุม
เช่น ครัง้ ละไม่เกิน 3 นาที
- นำาป้ ายสามเหลีย
่ มตัง้ โต๊ะ "พูดครัง้
ละ 3 นาที"
- วางตรงหน้า โดยสมาชิกทีน
่ ัง่ ข้าง
เคียง
3. พู ด ผู ก ขาด ประธานการประชุ ม เอ่ ย ปาก
"ผม/ดิ ฉั น เข้ า ใจที ค
่ ุ ณ พู ด แล้ ว อยากฟั งความคิ ด เห็ น จาก
ส ม า ชิ ก ท่ า น อื่ น อี ก "
4. พูดออกนอกประเด็น ประธานการประชุม
ถามผู้พูด "เรือ
่ งทีก
่ ำาลังพูดเกีย
่ วข้องกับประเด็นทีก
่ ำาลัง
พิจารณาอย่างไร"
5. พูดแล้ว พูดอีก แต่คนอืน
่ ไม่เข้าใจ
ประธานพูดกับบุคคลนัน
้
"ขอขอบคุณในความ
ห่วงใยและเจตนาดี ผมขอให้คุณ
เสนอรายละเอียดเกีย
่ ว
กับความคิดของคุณ ให้ผม
 21

สัก 2 หน้ากระดาษ"
6. พูดโต้แย้งระหว่างกันจนมีท่าทีว
่ ่าจะลงเอย
ได้ยาก
ตัง้ อนุกรรมการพิจารณา
หยุดพัก หรือเลือ
่ นการประชุม
ปั ญหาในการประชุมจะเกิดขึน
้
น้อยมาก ถ้าหากมีการเตรียมการทีด
่ ี ทัง้ โดยผู้จัด
ประชุม และผู้เข้าประชุม แต่ปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ในที ่
ประชุม ก็สามารถทำาลายบรรยากาศในการประชุมได้ถ้า
ผู้เป็ นประธานการประชุมไม่สามารถป้ องกัน หรือแก้ไข
ปั ญหาในการประชุมได้

สร้ำงบรรยำกำศกำรประชุม
บรรยากาศการประชุมทีด
่ ี เป็ นความรู้สึกทีด
่ ี
ของสมาชิ ก ต่ อ การประชุ ม สิ ่ง บ่ ง ชี บ
้ รรยากาศการ
ป ร ะ ชุ ม ที ่ ดี แ ล ะ ไ ม่ ดี ที ่ พ อ จ ะ ม อ ง เ ห็ น ไ ด้ มี ดั ง นี ้

บรรยำกำศทีด
่ ี
1. สมาชิกจ้องไปยังประธานด้วยความสนใจ
2. สมาชิกมีสีหน้ายิม
้ แย้มแจ่มใส
 22

3. ประธานเปิ ดโอกาสให้ทุกคนพูดและขอ
ให้บางคนทีย
่ ังไม่พูดได้พูด
4. สมาชิกรักษาระเบียบวาระอย่างแข็งขัน
5. มีการแทรกอารมณ์ขันโดยสมาชิก
บรรยำกำศทีไ่ ม่ดี
1. สมาชิกส่วนใหญ่ไม่สบตาประธาน
2. สีหน้าเคร่งเครียด เบ้ปากเย้ยหยัน
3. นิง่ เงียบ ปล่อยเลยตามเลย
4. มีการทบทวนมติซำา
้ แล้วซำา
้ เล่า
5. มีกิริยาท่าทีทีส
่ ุภาพเรียบร้อยผิดสังเกต
6. มีการพูดคุยระหว่างสมาชิก หรือทำา
กิจกรรมอืน
่ ทีไ่ ม่ใช่การประชุม
บรรยากาศการประชุมจะดีหรือไม่ อยู่ทีป
่ ระธาน
การประชุม หากประธาน
การประชุมเป็ นผู้นำาในการสร้างบรรยากาศ บรรยากาศใน
การประชุมก็จะเกิดขึน
้ ได้ไม่ยาก
 23

ประเมินพฤติกรรมกำรประชุม
บรรยากาศการประชุมทีด
่ ี จะมาจากกระบวนการ
ในการดำา เนิ น การประชุ ม ที ่ดี ก ล่ า วคื อ มี ก ารวางแผน
ประชุ ม การดำา เนิ น การประชุ ม และการประเมิ น ผล
ก า ร ป ร ะ ชุ ม ที ่ ดี
กระบวนการดำาเนินการประชุม ในหลายองค์การ มักจะ
มีจุดอ่อนคล้าย ๆ กับกระบวนการทำางานอืน
่ ๆตรงที ่
ขัน
้ ตอนการประเมินผลกล่าวคือไม่ให้ความสำาคัญต่อ
การประเมินผลการประชุม เพือ
่ นำาผลดีไปถือ
ปฏิบัติ และนำาผลเสียไปปรับปรุงแก้ไขให้ดียิง่ ขึน
้
เมือ
่ เวลาผ่านไป การประชุมซึง่ เป็ นการปฏิบัติงาน
อย่างหนึง่ ต้องกลับกลาย เป็ นปั ญหาทีต
่ ้องใช้ ระยะ
เวลาในการแก้ไขไปอีกนาน
แบรดฟอร์ ด (1978) ได้ เ สนอวิ ธี ก ารประเมิ น ผล
ในส่วนทีเ่ กีย
่ วข้องกับพฤติกรรมการประชุม โดยมีจุดประสงค์
แ ล ะ ก ร ะ บ ว น ก า ร ป ร ะ เ มิ น ดั ง ต่ อ ไ ป นี ้
1. จุดประสงค์
1.1 เพือ
่ แสดงจำานวนครัง้ ทีผ
่ ู้เข้าประชุมแต่ละคนพูด
 24

1.2 เพือ
่ แสดงพฤติกรรม ทีเ่ ป็ นปฏิกิริยา
ระหว่ า งผู้ เ ข้ า ประชุ ม ว่ า ใครพู ด กั บ ใคร เช่ น กั บ บุ ค คล
ห รื อ กั บ ก ลุ่ ม โ ต้ ต อ บ กั น เ อ ง ห รื อ ผ่ า น ผู้ เ ป็ น ป ร ะ ธ า น
1.3 เพือ
่ เป็ นข้อมูลในการปรับพฤติกรรมใน
การประชุมโดยผู้เข้าประชุมเอง
2. กระบวนกำรประเมิน
ผู้ประเมินทีไ่ ด้รับมอบหมายจากประธานในที ่
ประชุมจะประเมินตามขัน
้ ตอน ดังนี ้
2.1 วาดวงกลมลงในแผ่นโปร่งใส พร้อมกับเขียน
ชือ
่ สมาชิกผู้เข้าประชุม
บนเส้นรอบวง ยกเว้นชือ
่ ของประธาน
ทีต
่ ้องเขียนไว้ทีจ
่ ุดกึง่ กลาง
ของวงกลม
2.2 สังเกตการประชุมและบันทึก โดยใช้เส้นลูกศร ลาก
ร ะ ห ว่ า ง ส ม า ชิ ก ที ่ มี ป ฏิ กิ ริ ย า โ ต้ ต อ บ
กัน ในการสังเกตควรบันทึกเป็ นช่วง ๆ
ล ะ 15 น า ที
2.3 แสดงแผ่ น โปร่ ง ใส ให้ ที ป
่ ระชุ ม อภิ ป ราย โดยใข้
ร ะ ย ะ เ ว ล า ไ ม่ เ กิ น 5 น า ที ใ น ช่ ว ง ท้ า ย ข อ ง
ก า ร ป ร ะ ชุ ม ใ น ป ร ะ เ ด็ น ต่ อ ไ ป นี ้
2.3.1 มีการพูดทัง้ หมดกีค
่ รัง้
 25

2.3.2 ใครพูดมากทีส
่ ุด และน้อย
ทีส
่ ุด
2.3.3 ใครพูดกับใครบ้าง
2.3.4 ใครพูดกันเองโดยไม่ผ่าน
ประธาน
2.3.5 ใครพูดคุยกันระหว่างการ
ประชุม

พฤติกรรมการประชุมทีน
่ ำา เสนอนี ้ จะเป็ นกระจก
เงาให้ให้ผู้เข้าประชุมเห็นพฤติกรรมของตนเอง ทีจ
่ ะช่วยให้ผู้
เข้ า ประชุ ม พิ จ ารณาปรั บ ปรุ ง ตนเองในการประชุ ม ครั ้ง ต่ อ
ๆ ไ ป

ประเมินผลกำรประชุม

แม้ก ารประชุม จะเป็ นสื่อสำา คั ญ ที จ

่ ะช่ ว ยให้ก าร
ทำางานร่วมกัน เป็ นไปด้วยดี มีประสิทธิภาพ แต่ในบางหน่วย
งาน สมาชิกอาจจะต้องเข้าประชุม ด้วยความจำา ใจครัง้ แล้ว
ค รั ้ ง เ ล่ า
 26

การฝื นใจเข้าประชุม ของสมาชิก นี ้ อาจจะดูเ ป็ น

เรื่ อ งเล็ ก น้ อ ยสำา หรั บ ผู้ เ ป็ นประธานที ไ่ ม่ ส นใจใยดี กั บ ความ
รู้ สึ ก ของคนอื่ น แต่ สำา หรั บ ประธานที ม
่ ี คุ ณ ภาพแล้ ว จะไม่
ละเลยการประเมินผลการประชุม เพือ
่ นำาผลทีพ
่ บว่ามีจุดอ่อน
ม า ป รั บ ป รุ ง ใ ห้ ดี ขึ้ น

การประเมิ น ผลการประชุ ม สามารถทำา ได้ อ ย่ า ง

เป็ นทางการ และไม่เป็ นทางการโดยใช้ระยะเวลาประมาณ 5
นาที หลั ง จากการประชุ ม ด้ ว ยการสั บ เปลี ย
่ นกั บ การ
ป ร ะ เ มิ น พ ฤ ติ ก ร ร ม ก า ร ป ร ะ ชุ ม
แบบประเมินการประชุมดังต่อไปนี ้ สามารถ
นำาไปใช้ หรือปรับใช้ได้
ตามความเหมาะสม
 27

แบบประเมินกำรประชุม
โปรดกำ / ลงในช่องแสดงผลกำรประเมินทีท
่ ่ำนคิดว่ำ
ควรจะเป็ น
 28

ผลการปรับปรุง
รายการประเมิน ดี พอใช้ ปรับป
มาก รุง
 29

1. กิริยาท่าทีทีแ
่ สดงความสนใจต่อ
การประชุมของสมาชิก (ตาจับ
อยู่ทีป
่ ระธาน ไม่พูดคุยระหว่าง
กัน ไม่ทำากิจกรรม อืน
่ ทีน
่ อก
เหนือจากการประชุม
2. การใช้เสียง และลีลาท่าทางของ
สมาชิก
3. คำาพูดทีส
่ ุภาพของสมาชิก
4. คำาพูดทีก
่ ระจ่างชัดของสมาชิก
5. ความคิดริเริม
่ สร้างสรรค์ทีแฝง
อยู่ในคำาพูด
6. การมีส่วนร่วมของสมาชิกอย่าง
ทัว
่ ถึง
บรรยากาศเชิงบวกทัว
่ ไป เช่น
ความสะดวกสบาย ของ
สถานทีป
่ ระชุม อารมณ์
ขันของสมาชิก ความ
จริงจัง และความจริงใจ
ของสมาชิก
ความเป็ นไปตามวาระการประชุม
7. การบรรลุจุดประสงค์
8. การใช้ระยะเวลาทีก
่ ำาหนด
 30

ข้อสังเกต ข้อเสนอแนะเพือ
่ พัฒนาการประชุม
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………

หากมีการประเมินการประชุมสับเปลีย
่ นกับการประเมิน
พฤติกรรมการประชุ มเป็ นระยะ ๆ อย่ างสมำ่า เสมอ และนำา
ผลการประเมิ น ไปพิ จ ารณาปรั บ ปรุ ง วิ ธี ก ารประชุ ม การ
ประชุมก็จะต้องดีขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย และใคร ๆ ก็อยาก
จ ะ เ ข้ า ป ร ะ ชุ ม

ติดตำมผลกำรประชุม
 31

ผลของการประชุม จะเกิดขึน
้ ได้ก็ต่อเมือ
่ มีการนำา
มติจ ากทีป
่ ระชุ มไปปฏิบั ติ แต่จ ะรู้ว่ ามี การปฏิบั ติหรื อ ไม่ ได้
ผลเพียงใด ก็ขึน
้ อยู่กับการติดตามผลการประชุมการติดตาม
ผ ล ก า ร ป ร ะ ชุ ม อ า จ ป ฏิ บั ติ ไ ด้ ดั ง นี ้
1. ประชุมติดตามผลการปฏิบัติตามมติที ่
ประชุม
2. ให้ผู้ปฏิบัติรายงานผลการปฏิบัติเป็ นลาย
ลักษณ์อักษร
3. เยีย
่ มชมขณะปฏิบัติงาน
4. จัดให้มีวันเสนอผลงานต่อทีป
่ ระชุม

ในการติดตามผลงานนี ้ เมื่อติดตามแล้วผู้ ติดตามควร

จะตอบได้ว่า ทีป
่ ระชุมได้มอบหมายงานอะไร ให้ใคร เมื่อใด
เมื่อผู้ปฏิบัติได้รับไปปฏิบัติแล้ว มีขัน
้ ตอนดำา เนินการอย่างไร
ใช้สื่ออุปกรณ์อะไร มีใครบ้างที ร
่ ่วมรั บผิ ดชอบ ความรับ
ผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานทัง้ หมด มีความก้าวหน้า หรือมีผล
ง า น ต า ม จุ ด ป ร ะ ส ง ค์ ที ่ ที ่ ป ร ะ ชุ ม ไ ด้ ม อ บ ห ม า ย อ ย่ า ง ไ ร
เมื่อได้คำา ตอบแล้ว ก็เป็ นหน้าทีข
่ องผู้ติดตามทีจ
่ ะต้องบันทึก
ไว้ เป็ นหลักฐาน เพื่อ ใช้ ใ นการบริ ห าร หรือ ปฏิ บั ติง านต่ อ ไป
32
33
 34

เทคนิคสำำหรับเลขำนุกำร กำรประชุม
 35

กำำหนดบทบำทหน้ำทีข
่ องเลขำนุกำร

เลขานุการการประชุม ได้แก่ ผู้จัดการ หรือผู้ประสาน

งานผู้ช่วยเหลือผู้เป็ นประธาน และรับผิดชอบในการจัด
ประชุม
เลขำนุกำรกำรประชุม มีหน้ำที ่ ดังนี ้
1. ช่วยเหลือประธานในการจัดระเบียบวาระ
และกำาหนดผลทีต
่ ้องการจากการประชุม
2. เชิญสมาชิกมาประชุม
3. จัดทำาเอกสารการประชุม
4. แจกเอกสารการประชุม
5. บันทึกการประชุม
6. ประสานงานการจัดประชุมกับผู้รับผิดชอบ
ในการจั ด ประชุ ม อื่น ๆ เช่ น ฝ่ ายจั ด สถานที ฝ
่ ่ ายจั ด อาหาร
แ ล ะ เ ค รื่ อ ง ดื่ ม ฝ่ า ย โ ส ต ทั ศ นู ป ก ร ณ์ ฯลฯ
7. อำานวยความสะดวกทัว
่ ๆ ไป แก่ผู้เข้า
ประชุม
8. เป็ นผู้ช่วยเหลือประธานในการประเมินและ
ติดตามผลการประชุม
 36

คว ามรั บ ผิ ด ชอ บของเ ลข านุ การป ระชุ ม มี ม าก

หากปฏิ บั ติ ห น้ า ที ไ่ ด้ ค รบถ้ ว นสมบู ร ณ์ ก็ จ ะมี ส่ ว นช่ ว ยให้ ก าร
ป ร ะ ชุ ม เ ป็ น ไ ป อ ย่ า ง ส ร้ า ง ส ร ร ค์ แ ล ะ มี ป ร ะ สิ ท ธิ ภ า พ

จัดระเบียบวำระ

ระเบียบวาระเป็ นหัวข้อหรือรายการการประชุม ที ่
จะช่วยให้บังเกิดผลตามจุดประสงค์ของการประชุมทีก
่ ำา หนด
ไว้ การบรรลุจุดประสงค์ในการประชุม นอกจากจะมีหัวข้อ
การประชุมทีเ่ หมาะสมแล้ว จำา เป็ นต้องคำา นึงถึง วัน และ
เวลา ทีเ่ หมาะสมด้วย เช่น ไม่ควรเป็ นวันหยุด หรือเช้า
วันจันทร์ ทีบ
่ างคนอาจจะต้องสะสางงาน และเย็นวันศุกร์ที ่
ทุ ก คนเครี ย ดมาจากการปฏิ บั ติ ง านตลอด 4 วั น ที ผ
่ ่ า นมา
มีแนวปฏิบัติในการจัดระเบียบวาระการประชุม
ดังนี ้
1. จัดประชุมครัง้ ละไม่เกิน 90 นาที เพราะเป็ นช่วงทีท
่ ำา ให้ผู้
เข้าประชุมให้ความสนใจ ต่อการประชุมสูงสุด หลังจาก 90 นาทีไป
แ ล้ ว ค ว า ม ส น ใ จ จ ะ ล ด ล ง

2. ในกรณีทีป
่ ระชุมกันนานกว่า 90 นาที ควรจัดเวลา
พักไว้ด้วย ประมาณช่วงละ 15 - 20 นาที
 37

3. ในกรณีทีจ
่ ะประชุมเพียง 1 ชัว
่ โมง ควรเริม
่
ประชุมก่อนพักกลางวันประมาณ 1 ชัว
่ โมง
4. ควรกำาหนดเวลาการประชุมให้มีเศษเวลา เช่น 9.10
น. , 10.50 น. ซึง่ จะช่วยให้เกิดความตัง้ ใจทีจ
่ ะจำาได้
5. ระเบียบวาระการประชุมประกอบด้วย เนือ
้ หา
สาระ ต่อไปนี ้
5.1 เรือ
่ งทีป
่ ระชุม วันประชุม เวลาเปิ ด
ปิ ดการประชุม และสถานทีป
่ ระชุม
5.2 จุดประสงค์ในการประชุมและความ
ร่วมมือทีค
่ าดหวังว่าจะได้รับจากสมาชิก
5.3 ประเด็นทีต
่ ้องพิจารณาตามจุด
ประสงค์

ระเบียบวาระนีจ
้ ะมีประสิทธิภาพยิง่ ขึน
้ ถ้าหากเปิ ดโอกาส
ให้สมาชิก มีส่วนร่วมในการกำา หนด โดยเฉพาะอย่างยิง่
ในส่วนทีเ่ ป็ นจุดประสงค์ และประเด็นทีต
่ ้องพิจารณา รวมทัง้
การจั ด ส่ ง ระเบี ย บวาระให้ ผู้ เ ข้ า ประชุ ม ทราบล่ ว งหน้ า อย่ า ง
น้ อ ย 2 วั น
 38

เลือกและจัดสถำนที ่

ความสำาเร็จในการประชุม ขึน
้ อยู่กับปั จจัยหลาย
อย่ า งรวมทั ้ง สถานที ป
่ ระชุ ม สถานที ป
่ ระชุ ม ที ด
่ ี ควรเป็ น
ส ถ า น ที ่ ป ร ะ ชุ ม ที ่ อ ยู่ ใ น เ ก ณ ฑ์ ต่ อ ไ ป นี ้
1. เดินทางไปได้สะดวก
2. สงบเงียบ อากาศถ่ายเทดี มีแสงสว่างเพียง
พอ
3. ขนาดพอเหมาะกับจำานวนผู้เข้าประชุม
4. มีการจัดโต๊ะเก้าอีไ้ ว้อย่างเหมาะสม เช่น
วางโต๊ะของประธาน ไว้ในตำา แหน่งทีผ
่ ู้เข้าประชุมมองเห็นได้
ง่ า ยที ่สุ ด แต่ ต้ อ งอยู่ ห่ า งจากปร ะตู ทางเ ข้ า พอ สม คว ร
5. โต๊ะ เก้าอีไ้ ด้มาตรฐานไม่สูงหรือตำ่าเกินไป
นัง่ แล้วไม่ปวดเมือ
่ ย
แม้สถานทีป
่ ระชุมจะดี มีความเหมาะสม แต่บาง
ครั ้ง บางโอกาสความจำา เจในสถานที ป
่ ระชุ ม ก็ เ ป็ นตั ว แปร
สำา คัญ ทีจ
่ ะทำาให้การประชุมได้ผลหรือไม่ได้ผล หากออก
ไปจัดประชุมนอกสถานที ่ ทีม
่ ีห้องประชุมอยู่ในเกณฑ์ดั ง
ก ล่ า ว ข้ า ง ต้ น ก็ ช่ ว ย ใ ห้ ก า ร ป ร ะ ชุ ม เ ป็ น ไ ป อ ย่ า ง มี
ป ร ะ สิ ท ธิ ภ า พ ยิ ่ ง ขึ้ น
 39

เชิญประชุม

มีอยู่บ่อยครัง้ ที ผ
่ ู้รั บเชิญ เข้ าประชุม ต้องเดิ นเข้า
ประชุม แบบตัวเปล่าเพราะไม่รู้ว่าการประชุมทีจ
่ ะมีขึน
้ มีจุด
ประสงค์อย่างไร มีระเบียบวาระอะไรบ้าง สิน
้ สุดเวลาใด จะ
ต้ อ งเตรี ย มอะไรไปบ้ า ง นอกจากความไม่ แ น่ ชั ด ดั ง กล่ า ว
แล้ว ในบางครัง้ ก็เป็ นการประชุมอย่างกระทันหัน จนผู้เข้า
ป ร ะ ชุ ม รู้ สึ ก อ า ร ม ณ์ เ สี ย ตั ้ ง แ ต่ ก่ อ น เ ริ ่ ม ก า ร ป ร ะ ชุ ม

การเชิญประชุมทีด
่ ีนัน
้ ควรหลีกเลีย
่ งการประชุม
อย่ า งกระทั น หั น ก่ อ นการประชุ ม แต่ ล ะครั ้ง จะต้ อ งแจ้ ง
รายละเอียดทีเ่ กีย
่ วข้องกับการประชุม ให้ผู้เข้าร่วมประชุม
ทราบล่ ว งหน้ า อย่ า งน้ อ ย 2 วั น ในกรณี ที ผ
่ ู้ เ ข้ า ประชุ ม เป็ น
บุคคลสำาคัญ ทีจ
่ ะช่วยให้การประชุมบรรลุจุดประสงค์ก็อาจ
จำา เ ป็ น ต้ อ ง ท า บ ท า ม ล่ ว ง ห น้ า ก่ อ น เ ชิ ญ เ ข้ า ป ร ะ ชุ ม

ในการเชิญประชุม ผู้เชิญควรให้รายละเอียดทีค
่ วบคู่กับ
หนังสือเชิญประชุม ดังนี ้
 40

1. เรือ
่ งทีเ่ ชิญประชุม และจุดประสงค์ในการ
ประชุม
2. วัน เดือน ปี ระยะเวลาเริม
่ ต้นและสิน
้ สุด
การประชุม
3. สถานทีป
่ ระชุม
4. ระเบียบวาระการประชุม
5. สิง่ ทีต
่ ้องการให้ผู้เข้าประชุมเตรียมตัวก่อน
การประชุม
6. ชือ
่ ผู้รับผิดชอบการจัดประชุม และสถานทีท
่ ี่
ส า ม า ร ถ ติ ด ต่ อ ไ ด้ ส ะ ด ว ก พ ร้ อ ม ห ม า ย เ ล ข โ ท ร ศั พ ท์
รายละเอี ยดทั ง้ หมดนี จ
้ ะช่ ว ยให้ ก ารประชุ ม เป็ นไปด้ ว ย
ความเรี ยบร้อ ย เกิ ด ความพึ ง พอใจทั ง้ ผู้ จั ด และผู้ เ ข้ า ประชุ ม

อำำนวยควำมสะดวก
 41

การประชุมทีม
่ ีประสิทธิภาพจำาเป็ นต้องมีปัจจัยต่าง
ๆ ทีเ่ อือ
้ อำานวย นับตัง้ แต่สถานทีป
่ ระชุม เครือ
่ งมือ เครือ
่ ง
ใช้ ในการประชุมและอืน
่ ๆ ทีจ
่ ะช่วยให้การประชุมเป็ นไป
ด้ ว ย ค ว า ม ร า บ รื่ น
การอำานวยความสะดวกต่อไปนี ้ เป็ นส่วนหนึง่ ทีจ
่ ะ
ช่วยให้การประชุมเป็ นไปด้วยความเรียบร้อยและราบรืน
่
1. การบริการเครือ
่ งดืม
่ และอาหาร
2. การบริการห้องนำา
้ ห้องส้วมทีส
่ ะอาด
3. การต้อนรับแขกของผู้เข้าประชุมทีอ
่ าจจะ
มาตามหาโดยบังเอิญ
4. การตอบรับโทรศัพท์และประสานเรือ
่ ง
ราวทีม
่ าถึงผู้เข้าประชุม
5. การแจกเอกสารการประชุมทีเ่ ป็ น
ระเบียบ และครบถ้วนสำาหรับทุกคน
นอกจากนี ้ การจั ด เลี ย
้ งอาหาร ไม่ ว่ า จะเป็ น
อาหารเช้า อาหารกลางวัน หรืออาหารเย็น ก็ช่วยอำานวย
ความสะดวกและเสริ ม สร้ า งความสั ม พั น ธ์ ที ด
่ ี ร ะหว่ า งผู้ เ ข้ า
ประชุ ม และช่ ว ยให้ ก ารจั ด ประชุ ม เป็ นไปด้ ว ยดี ที ท
่ ุ ก ๆ คน
พอใจและช่ ว ยให้ก ารประชุ ม ในโอกาสต่ อ ไปเป็ นไปด้ ว ยดี ยิ ง่
ขึ้ น
 42

แจกเอกสำรกำรประชุม

เครือ
่ งมือ เครือ
่ งใช้ในการประชุม มักก่อความวุ่นวาย
เล็ก ๆ น้อย ๆ ได้เสมอ โดยเฉพาะเอกสารประกอบการ
ประชุม ความวุ่นวายทีม
่ ักเกิดขึน
้ จากการแจกเอกสารการ
ประชุม ก็คอ
ื การแจกเอกสารทีข
่ าดบ้าง เกินบ้าง จน
กระทัง่ ผู้เข้าประชุมไม่สามารถหยิบฉวยนำามาใช้ได้ด้วยความ
สะดวก
แนวทางในการแจกเอกสาร ดังต่อไปนี ้ จะช่วยให้ลด
ความวุ่นวายลงไปได้
1. จัดเอกสารให้มีจำานวนเท่ากับจำานวนผู้
เข้าประชุม
2. ลงทะเบียนเอกสาร ทีส
่ มาชิกผู้เข้า
ประชุมจะนำามาแจก ในกรณีทีม
่ ีหลาย ๆ รายการ
3. จัดเอกสารทีแ
่ จกไว้เป็ นชุด ๆ ชุดละ 1
คน
4. ชุดใดขาดเอกสารเล่มใด ให้เขียนชือ
่
เอกสารสอดไว้ในแต่ละชุด
5. เขียนหมายเลขกำากับแต่ละรายการ ทีม
่ ี
อยู่ในแต่ละชุดเรียงตามลำาดับการใช้กอ
่ นหลัง
 43

6. จัดผู้รับผิดชอบการแจก หรือดำาเนินการ
แจกไว้เป็ นการเฉพาะ

ถ้าปฏิบัติตามวิธีดังกล่าว การแจกและการใช้
เอกสาร ก็จะไม่ก่อความวุ่นวาย และช่วยให้การประชุมเป็ น
ไปด้วยความราบรืน
่

บันทึกกำรประชุม

การบันทึกการประชุมเป็ นเรื่องสำา คัญ ทีจ

่ ะขาด
เสีย ไม่ ไ ด้ แต่ บั นทึ ก การประชุ ม ที จ
่ ั ด ทำา ขึ้น ก็ มั ก จะไม่ คุ้ ม ค่ า
กั บ ก ร ะ ด า ษ ที ่ จั ด โ ร เ นี ย ว ม า แ จ ก
บันทึกการประชุมมีประโยชน์หลายประการ เช่น
ใช้เป็ นหลักฐานอ้างอิงเกีย
่ วกับข้อตกลง และใช้
สำาหรับการติดตามความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน
ตามมติของทีป
่ ระชุม
บันทึกการประชุมทีม
่ ีประโยชน์ และประหยัดควรมี
คุณลักษณะ ดังนี ้
1. เป็ นบันทึกการประชุมทีส
่ ัน
้ กระทัดรัด และ
ครอบคลุมเนือ
้ หาสาระทัง้ หมด
 44

2. ไม่มีรายละเอียดทีม
่ ีอยู่ก่อนแล้ว เช่น ราย
ชื่ อ ผู้ เ ข้ า ประชุ ม เวลาเปิ ดและปิ ดการประชุ ม เรื่ อ งที แ
่ จ้ ง ให้
ทราบ เพราะรายชือ
่ ผู้เข้าประชุม จะปรากฎอยู่ในสมุด
ลงทะเบียนของผู้เข้าประชุม เวลาเปิ ด และปิ ดทีอ
่ ยู่ในหนังสือ
เ ชิ ญ ป ร ะ ชุ ม เ ป็ น ต้ น
3. เรือ
่ งทีแ
่ จ้งให้ทราบ หากเป็ นเรื่องสำา คัญ
อย่ า งยิ ง่ ยวดให้ บั น ทึ ก ไว้ ใ นหั ว ข้ อ "สาระสำา คั ญ "ของบั น ทึ ก
ก า ร ป ร ะ ชุ ม
คุณลักษณะของบันทึกการประชุมดังกล่าว มีลักษณะ
ดังแบบบันทึกการประชุมในหน้าถัดไป
 45

บันทึกกำรประชุม

เรือ
่ ง....................................................
………………………………………………
วันที ่...........…...ชือ
่ ผู้บันทึก.......................……………….ชือ
่ ผู้
ตรวจ...........………………………….

ชือ
่ ประธานการประชุม. ................................................
………………………………………………
สาระสำาคัญ
.............................................................
……………………………………………………..
.............................................................
……………………………………………………..
.............................................................
……………………………………………………..

มติของทีป
่ ระชุม กำาหน ผู้รับผิด หมายเ
ดวัน ชอบ หตุ
 46

ปฏิบั
ติ
1…………………………………………… ……… …………… …………
…………… ……… …………… …………
2…………………………………………… ……… …………… …………
…………… ……… ……… ………
3……………………………………………
……………

กำรติดตำมประเมินผลกำรปฏิบัติตำมมติทีป
่ ระชุม
มติที ่ วิธีติดตามประเมินผล ว/ด/ป ชือ
่ ผู้
ประชุม ที ่ ติดตาม
ข้อที ่ ติดตา ประเมิ
ม นผล
………… ………………………………………………… ……… …………
………… ………………………………………………… ……… …………
………… ………………………………………………… ……… …………
……… ……………………………… ……… ………
 47

เทคนิคสำำหรับสมำชิกผ้่เข้ำประชุม
 48

เตรียมตัวเข้ำประชุม

การประชุ ม เป็ นการปฏิ บั ติ ง านอย่ า งหนึ่ ง ที ่ผู้ เ ข้ า

ประชุ ม จะต้ อ งเตรี ย มตั ว ล่ ว งหน้ า การเข้ า ประชุ ม โดยไม่ มี
การเตรียมตัวล่วงหน้า อาจจะทำาให้เสียงาน เสียเวลา เสีย
ภ า พ พ จ น์ ข อ ง ต น เ อ ง โ ด ย ใ ช่ เ ห ตุ
การเตรียมตัวเข้าประชุมสามารถทำาได้หลายวิธี
การ ขึน
้ อยู่กับความใส่ใจมากหรือน้อย ของผู้เข้าประชุม
เอง ถ้าใส่ใจมาก สิง่ ทีค
่ วรปฏิบัติ เช่น ศึกษาเอกสารที ่
เกีย
่ วข้อง เขียนข้อคิดความเห็นไปเสนอต่อทีป
่ ระชุม เตรียม
 49

ตัวนำาเสนอเนือ
้ หาสาระทีส
่ ัน
้ กระชับ ช่วยให้ผู้ฟังสนใจ พร้อม
ทัง้ แจกเอกสารทีเ่ ป็ นรายละเอียด ถ้าใส่ใจน้อย สิง่ ทีค
่ วร
ปฏิบัติ เช่น ศึกษาจุดประสงค์ ระเบียบวาระ และเตรียม
ข้อคิดเห็นไว้ในใจ เป็ นต้น
การเตรียมตัวเข้าประชุมจะช่วยให้การประชุมเป็ น
ไ ป ด้ ว ย ดี แ ล ะ ช่ ว ย ใ ห้ ตั ว ผู้ เ ข้ า ป ร ะ ชุ ม เ อ ง ดู ดี ไ ป ด้ ว ย

พ่ดในทีป
่ ระชุม

การประชุ ม เป็ นการพู ด ปรึ ก ษาหารื อ ระหว่ า ง

สมาชิ ก ผู้ เ ข้ า ประชุ ม เพื่ อ ให้ ไ ด้ ผ ลจากการประชุ ม ตามจุ ด
ป ร ะ ส ง ค์ ที ่ กำา ห น ด ไ ว้
การพู ดปรึกษาหารือ ระหว่ างสมาชิ ก ที ม
่ ี ค วาม
แตกต่างกัน ในด้านความรู้ ความสามารถ และเจตคติให้
เป็ นไปด้ ว ยดี จำา เป็ นต้ อ งใช้ ห ลั ก การพู ด ที จ
่ ะช่ ว ยให้ ทุ ก ๆ
คน เ ข้ า ใ จ แ ล ะ พึ ง พ อ ใ จ ใ น คำา พู ด ที ่ พู ด อ อ ก ไ ป
หลักการพูดต่อไปนี ้ สามารถช่วยให้การพูดเป็ นไป
อย่างมีประสิทธิภาพได้
1. สัน
้ กระชับ แต่เข้าใจได้ง่าย
2. อยู่ในระเบียบวาระ ไม่ออกนอกประเด็น
3. ใช้ภาษาสุภาพ
 50

4. ยิม
้ แย้มแจ่มใส
5. สบตาผู้ฟัง
6. จริงใจ จริงจัง
7. ไม่ใช้อารมณ์

8. ไม่ใช้เสียงข่มขู่
9. ไม่ดูถูกผู้เข้าประชุมอืน
่
10. ไม่ยืนกระต่ายขาเดียว โดยไม่รับฟั ง
ความคิดเห็นของผ้อ
ู ืน
่
หลั ก การพู ด ดั ง กล่ า วนี ้ อาจจะดู ผิ ว เผิ น เพราะ
เป็ นเรื่องพืน
้ ๆ ทีป
่ ฏิบัติกันอยู่ แต่จะมองเห็นความจำา เป็ น
ได้ ถ้าให้คนสนิทช่วยให้ข้อมูลป้ อนกลับในการพูดของตนเอง
ที ่เ ป็ นอยู่ ว่ า อยู่ ใ นหลั ก การดั ง กล่ า วแล้ ว หรื อ ไม่ อย่ า งไร

เสนอควำมคิด

เป้ าหมายส่วนบุคคลทีส
่ ำาคัญอย่างหนึง่ ของผู้เข้า
ประชุม ก็คอ
ื "ปริมาณความคิดเห็นทีเ่ สนอออกไปแล้ว เป็ นที ่
ย อ ม รั บ ข อ ง ที ่ ป ร ะ ชุ ม "
 51

การเสนอความคิดเห็นให้เป็ นทีย
่ อมรับ มีแนว
ปฏิบัติ ดังนี ้
1. เตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริงหรือตัวเลขสถิติที ่
จะนำาเสนอล่วงหน้า
2. จูงใจให้รับฟั ง ตัง้ แต่ต้น
3. เนือ
้ หากระชับ และมีลำาดับเนือ
้ หาทีไ่ ม่วก
วน
4. ขอให้ผู้ทีร
่ ข
ู้ ้อมูลข้อเท็จจริงดี เป็ นผู้เริม
่ นำา
เสนอ และเสนอข้อคิดความเห็นตามหลัง
5. ใช้ ข้อ เสนอของผู้ อื่น เป็ นสะพานโดยการ
สนั บ สนุ น ข้ อ เสนอนั ้น หรื อ ใช้ ข้ อ เสนอนั ้น เป็ นหลั ก การ แต่
เ ส น อ ร า ย ล ะ เ อี ย ด ที ่ แ ต ก ต่ า ง อ อ ก ไ ป
6. เสนอพร้อมกับแจกเอกสารทีแ
่ สดงราย
ละเอียด
7. เชิญผู้ทีร
่ ู้ข้อมูล ข้อเท็จจริงดี ไปร่วมเสนอ
โ ด ย ข อ อ นุ ญ า ต ผู้ เ ป็ น ป ร ะ ธ า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม ไ ว้ ล่ ว ง ห น้ า
การเตรียมเสนอ และเสนอด้วยแนวปฏิบัติ
ดังทีไ่ ด้กล่าวมาแล้วนี ้ จะช่วยให้ผู้รับฟั งเข้าใจ และให้
ความสำาคัญต่อข้อเสนอ แต่จะมากเพียงใด ก็ขึน
้ อยู่กับ
อีกหลายปั จจัย นับตัง้ แต่ความถูกต้องสมบูรณ์ และความ
เหมาะสมสอดคล้องกับความต้องการของทีป
่ ระชุม
 52

พ่ดไว้ก่อน

ข้อจำากัดในการประชุมอย่างหนึ่งก็คือ ระยะ
เวลา ทีใ่ ช้ในการประชุม ระยะเวลาทีจ
่ ำากัดนี ้ อาจทำาให้การ
ให้และรับข้อมูลระหว่างกัน เป็ นไปแบบกระท่อนกระแท่น ไม่
แจ่ ม ชั ด จนก่ อ ให้ เ กิ ด ความไม่ เ ข้ า ใจกั น หรื อ ก่ อ ให้ เ กิ ด
ปั ญหาในการสนับสนุนหรือการตัดสินใจของทีป
่ ระชุมได้เสมอ
ประธานหรื อ สมาชิ ก สามารถป้ องกั น ปั ญหาอั น เนื่อ ง
มาจากข้ อ จำา กั ด ในเรื่ อ งระยะเวลาที จ
่ ะใช้ ใ นที ป
่ ระชุ ม ได้
โดยการพู ด ไว้ ก่ อ น อย่ า งไม่ เ ป็ นทางการกั บ สมาชิ ก เช่ น
1. ชีแ
้ จงรายละเอียดให้ทราบ
2. ขอความเห็นชอบ
3. ขอความร่วมมือในการอภิปรายสนับสนุน
4. ขอเสียงสนับสนุน
 53

การพูดไว้ก่อนในลักษณะดังกล่าว จะช่วยให้
สมาชิ ก รู้ ข้ อ มู ล ความต้ อ งการ มี โ อกาสวิ นิ จ ฉั ย ด้ ว ยความ
รอบคอบ และสามารถตัดสินใจสนับสนุนได้ด้วยความเต็มใจ

แทรกแซง

การประชุมในทุก ๆ ที ่ และทุกครัง้ เหตุการณ์

ในการประชุ ม อาจจะไม่ เ รี ย บร้ อ ยดั ง ที ค
่ าดคิ ด เสมอไป บาง
ครัง้ เกิดจาก ความหย่อนยานของประธาน บางครัง้ อาจ
จะเกิดจากพฤติกรรมทีไ่ ม่เหมาะสมของสมาชิกด้วยกัน หาก
พบสถานการณ์ทีไ่ ม่พึงประสงค์เหล่านีอ
้ าจจำาเป็ นต้องเข้าช่วย
แก้ไขสถานการณ์ทีเ่ กิดขึ้น ด้วยการแทรกแซง หรือป้ องกัน
ก า ร แ ท ร ก แ ซ ง อ ย่ า ง ทั น ท่ ว ง ที
วิธีกำรแทรกแซง
เมือ
่ สถานการณ์เอือ
้ อำานวยให้แทรกแซงด้วย
การปฏิบัติ ดังนี ้
1. ยกมือขึน
้ โดยไม่ต้องรอให้ประธาน
อนุญาต แต่ต้องให้สมาชิกทีก
่ ำาลังพูดมองเห็น เมือ
่ ผู้ทีก
่ ำาลัง
พูดชะงัก ก็ถอ
ื โอกาสในวินาทีนัน
้ อภิปรายต่อไปในทันที
 54

2. ลุกขึน
้ ยืนพร้อมกับเอ่ยชือ
่ ของสมาชิกที ่
กำาลังพูด เมือ
่ เจ้าของหยุดชะงัก ก็ถือโอกาสพูดต่อไปในทันที

วิธีป้องกันกำรแทรกแซง
เมือ
่ จะถูกแทรกแซง ให้ปฏิบัติการ ดังนี ้
1. บอกให้รอสักครู่ แล้วพูดต่อไป โดย
ไม่ เ ปิ ดจั ง หวะให้ พู ด หรื อ บอกให้ เ ขารอจนกว่ า จะพู ด เสร็ จ
2. ถ้าเขาพูดเสียงดัง ให้พูดเสียงดังกว่า
เขา ถ้าเขาพูดเสียงดังกว่า ให้หยุด โบกมือไม่อนุญาต แล้ว
พู ด ต่ อ ไ ป

การแทรกแซงคนอื่ น ขณะพู ด ในที ป

่ ระชุ ม นั บ
เป็ นการเสี ่ย ง ต่ อ การถู ก ตำา หนิ ม ากกว่ า การป้ องกั น การ
แทรกแซง แต่การเสีย
่ งในลักษณะนี ้ ก็เป็ นการแสดงถึงภาวะ
ผู้นำาทีส
่ ามารถช่วยแก้ไขสถานการณ์ทีอ
่ าจเลวร้าย และ
ช่วยทำาให้บรรยากาศในการประชุมเป็ นไปด้วยความกระตือรื
นร้น ไม่น่าเบื่อ และสามารถบรรลุเป้ าหมายของการประชุม
ไ ด้ ร ว ด เ ร็ ว อี ก ด้ ว ย
 55

คัดค้ำน

ความคิด ความเห็นในทีป
่ ระชุมมีหลากหลาย ทัง้
ความคิ ด เห็ น ที ค
่ วรแก่ ก ารสนั บ สนุ น และควรคั ด ค้ า น การ
สนั บ สนุ น และการคั ด ค้ า น ความคิ ด เห็ น ของสมาชิ ก ในที ่
ประชุ ม เป็ นเรื่อ งที ต
่ ้องคิดอย่า งรอบคอบ มิฉ ะนั น
้ แล้ ว จะ
กลายเป็ น "การแกว่ง ปากหาเสี ย
้ น" โดยใช่เหตุ หัวข้อการ
ป ร ะ เ มิ น ต่ อ ไ ป นี ้ ช่ ว ย ใ ห้ เ กิ ด ค ว า ม ร อ บ ค อ บ ไ ด้
1. เนือ
้ หาสาระทีจ
่ ะคัดค้าน มีจุดแข็งอะไรอยู่
บ้าง
2. จะมีใครสนับสนุนเนือ
้ หาสาระนัน
้ บ้าง
3. จะมีใครเข้ามาสกัดกัน
้ เนือ
้ หาสาระนัน
้ บ้าง
4. มีจุดแข็งอะไรบ้างทีจ
่ ะทำาให้การคัดค้านเป็ น
ผลสำาเร็จ
หากตอบคำา ถามครบถ้ ว น และมั่ น ใจว่ า การ
คั ด ค้ า นจะเป็ นผลสำา เร็ จ แล้ ว ก็ จ งคั ด ค้ า นออกไป แต่ ต้ อ ง
พร้ อ มที ่จ ะแก้ ไ ขคำา คั ด ค้ า น ที อ
่ าจจะถู ก สวนกลั บ มาด้ ว ย
 56

จรรยำบรรณ

จรรยามารยาท ในที ป
่ ระชุ ม บางอย่ า ง น่ า จะไม่
จำา เ ป็ น ต้ อ ง เ ขี ย น ไ ว้ เ ป็ น ล า ย ลั ก ษ ณ์ อั ก ษ ร เ พี ย ง แ ต่
สามั ญ สำา นึ ก ก็ น่ า จะรู้ ว่ า อะไรควรทำา หรื อ ไม่ ค วรทำา แต่
สำาหรับบางคนแล้ว เขาอาจจะนึกไม่ออกว่าจรรยาบรรณใน
ก า ร ป ร ะ ชุ ม ค ว ร จ ะ เ ป็ น อ ย่ า ง ไ ร
จรรยาบรรณต่อไปนี ้ สามารถยำา
้ เตือนเขาได้บ้าง
1. ไปถึงห้องประชุมก่อนเวลานัดอย่างน้อย 5
นาที
2. ยกมือขออนุญาตก่อนพูด
3. พูดกับผู้เป็ นประธาน ถ้าจำาเป็ นต้องพูดกับ
สมาชิกอืน
่ ๆ ต้องขออนุญาตผู้เป็ นประธานเสียก่อน
4. พูดครัง้ ละไม่เกิน 3 นาที
5. พูดแสดงความคิดเห็น หรือให้ขอ
้ มูลข้อเท็จ
จริงมิใช่สัง่ สอน
6. ไม่ ทำา กิ จ กรรมอื่ น ที ่น อกเหนื อ จากการ
ประชุม เช่น การขีดเขียน อ่านหนังสือพิมพ์ พูดคุย นัง่ หลับ
ฯ ล ฯ
7. ยอมรับเสียงข้างมาก แต่ยังเคารพต่อเสียง
ข้างน้อย
 57

8. ยืนยัน และปฏิบัติตามมติทีป
่ ระชุม
9. ช่วยรักษาระเบียบวาระ และระยะเวลาการ
ประชุม
10. ทำาความเคารพผู้เป็ นประธานก่อนเข้าและ
ออกจากทีป
่ ระชุม

จรรยาบรรณในการประชุ ม ของหน่ ว ยงานต่ า ง ๆ

และโรงเรียนมักไม่ได้เขียนไว้เป็ นลายลักษณ์อักษร แต่ถ้าที ่
ประชุ ม ใด มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามระเบี ย บปฏิ บั ติ นี น
้ ้ อ ยเกิ น ไปก็
อาจจำา เป็ นต้องจารึกจรรยาบรรณดังกล่าวแล้วนีไ้ ว้ทีฝ
่ าผนัง
ข อ ง ห้ อ ง ป ร ะ ชุ ม

ข้อคิดควรจำำ

การประชุมทีด
่ ีมีประสิทธิภาพ ส่วนหนึง่ เกิดจาก
ประสบการณ์ ที ่ไ ด้ สั่ ง สมมา ข้ อ คิ ด ควรจำา ต่ อ ไปนี ้ เป็ น
ประสบการณ์ทางอ้อมส่วนหนึง่ ทีจ
่ ะช่วยให้การประชุมเป็ น
ไ ป ใ น ทิ ศ ท า ง ที ่ ดี ขึ้ น
1. ถ้าหากจะทำางานแบบตัวใครตัวมัน ก็ไม่
จำาเป็ นต้องประชุม
 58

2. หากนำา เงินเดือนของสมาชิกผู้เข้าประชุม
มาหาค่าเฉลีย
่ ต่อชัว
่ โมง ก็จะบอกได้ว่า การประชุมเป็ นการ
ล ง ทุ น เ พื่ อ ก า ร ทำา ง า น ที ่ สู ง อ ย่ า ง ห นึ่ ง
3. การประชุมคือการปฏิบัติการ
ประชาธิปไตยในระหว่างการทำางานอย่างหนึง่
4. การประชุมคือการปฏิบัติงาน การ
พัฒนาคน พัฒนาทีม และพัฒนางาน
5. แม้ จ ะไม่ อ ยากเข้ า ประชุ ม แต่ ก็ ไ ม่
สามารถปฏิเสธการประชุมได้ ตราบเท่าทีต
่ ้องทำางานร่วมกับ
ค น อื่ น
6. ถ้าทีป
่ ระชุมไม่สงบสุข ก็ยากทีจ
่ ะทำางาน
ร่วมกันอย่างสงบสุข
7. ผู้เป็ นประธานการประชุมอาจจะรู้สก
ึ ว่าได้
งาน แต่ผู้ประธานก็อาจจะทำาให้สมาชิกเสียงาน ถ้าเกิด
การประชุมอย่างกระทันหัน โดยสมาชิกมองไม่เห็นความ
จำาเป็ น
8. แม้การประชุมจะดูเคร่งเครียด และเอา
จริงเอาจังเพียงใด ก็ยังไม่สามารถรับรองได้ว่า ผลจากการ
ประชุมนัน
้ จะเป็ นจริงไปด้วย จนกว่าผลงานทีเ่ กิดจากการ
ประชุมจะปรากฎ
 59

9. การนัง่ เพียงครึง่ หนึง่ ของพืน

้ เก้าอีจ
้ ะช่วย
ลดอาการโงกง่วงได้
10. การพูดด้วยอารมณ์ดุดัน อาจทำาให้ลืม
ประเด็นหลักได้
11. แม้การใช้อารมณ์รุนแรงจะทำา ให้ดูจริงจัง
ก็ อ าจไม่ เ กิ ด ผล ถ้ า หากความคิ ด ความเห็ น นั ้น ไม่ ถู ก ต้ อ ง
แ ล ะ ไ ม่ เ ป็ น ธ ร ร ม
12. คำาพูดทีเ่ รียบง่าย ไม่ว่าจะถูกหรือผิด ผู้อืน
่
รับฟั งได้เสมอ
13. ความคิ ด แอบแฝงที น
่ อกเหนื อ จากจุ ด
ประสงค์ ของการประชุมไม่สามารถปิ ดบังความชาญฉลาด
ข อ ง ส ม า ชิ ก ไ ป ไ ด้
14. ความในใจอาจทำาให้เกิดการคัดค้าน
หรือยืนยันความคิดเห็นของตนเองแบบหัวชนฝา
15. เพียงแต่รู้เรือ
่ งใด ๆ ดีเท่านัน
้ บางครัง้ ก็
ยังไม่เพียงพอ ต้องรู้วิธก
ี ารถ่ายทอดให้คนอืน
่ เข้าใจด้วย
16.การระมัดระวังตัวให้ดูดี และการทีม
่ ีเวลา
จำา กั ด ในระหว่ า งการประชุ ม ทำา ให้ เ กิ ด ความเครี ย ดได้
17. การเดินเข้าประชุมโดยไม่เตรียมตัว การ
พูดทีไ่ ม่ให้เกียรติแก่ประธานและสมาชิก การประชุมทีเ่ ริม
่ ต้น
และสิ ้น สุ ด ไม่ ต รงเวลาเป็ นความชั่ ว ร้ า ยของการประชุ ม
 60

18. ถ้าบอกลูกน้องว่าจะนำา เรื่องทีเ่ สนอเข้าที ่

ประชุ ม กรรมการบ่ อ ย ๆ ก็ ใ ห้ พิ จ ารณา "ความเป็ น
หั ว ห น้ า " ข อ ง ต น เ อ ง ป ร ะ ก อ บ ด้ ว ย

ข้อคิดควรจำาทีเ่ กิดขึน
้ ในทีป
่ ระชุมมีมากมาย แต่
ข้อคิดควรจำาเหล่านีม
้ ักจะถูกลืม และละเลยไปจนสิง่ ที ่
ควรจะจดจำานัน
้ กลับมาก่อปั ญหาอีก หากมีการจด
บันทึกข้อคิดควรจำาทีเ่ กิดขึน
้ จากการประชุมแต่ละครัง้
ไว้ทีม
่ ุมใดมุมหนึง่ ของห้องประชุมข้อคิดควรจำาเหล่า
นัน
้ จะช่วยป้ องกันหรือ แก้ไขปั ญหาในการประชุมได้
เป็ นอย่างดี