Elemente de IT pentru Administratia Public& Dictionar de termeni ansamblu de date integrat si structurat. Ea poate fi privité ca o colectie de fisiere interconectate care contin nucleul de date necesare unui sistem informatic. Baza de date / BD (DB) migcarea diferitelor componente cu rol de intrare precum mouse, creion optic, joystick ‘pe ca torul proy electronic mail (posta electronica) reprezinta E-mail un serviciu Internet similar celui de posta clasica. ansamblu de inregistrari fizice, omogene din Fisier punct de vedere al continutului si al prelucrarii. alu unui document electron sistem de prezentare a continutului unui Grid document sub forma unei grile electronice pentru o orientare mai facila.Catalin Vrabie [Header - _antetul unui document electronic. informatia eanitate de noutate al TSAO : (in “englezd Graphical User interface) este ° interfaté graficé situata intre utilizator si | dispozitive electronice cum ar fi computere, | Interfata graficé (GUI) dispozitive hand-held (playere MP3, playere j . media portabile, dispozitive de jucat), aparate electrocasnice si unele Interogare Oreccuftarea “din engl rascal “information technology* Tehnologia informatiei este hit tehnologia necesara pentru prelucrarea | informatiei, in particular prin folosirea | computerelor electronice la convertirea, procesarea si transmiterea informatiei. “un set bine definit de expresii si regu! (sau tehnici) valide de formulare a instruct _ pentru un. Fompuler (ex: Visual Base, oo ‘SQLetc) : document creat ce “Tespecta ~standardul HTML, continand informatii in vederea Pagina Web (Web Page) transmiterii acestora in reteaua Internet/ intranet si care pot fi accesate si citite cu ajutorul unui browser. ce talarea §i /'sau dezvoltarea Limbaj de programare | Platform aren “Ppt 2010 sistem informatic destinat memorarii si manipularii datelor Receptor 8Elemente de IT pentru Administratia Public& ‘Attribute sau proprietati ce pot fi modificate din cadrul unei aplicatii software. operatie software care presupune afigarea Sortare tuturor elementelor unei multimi ordonate aes dupa un criteriu ales. (Spreadsheet = agina de lucru intr-un worlbook Excel, Template pagina de lucru predefinita. : (epteadeteat ut : : extensia fi igierelor oreate. cu MS ExcelElemente de IT pentru Administratia Publica Capitolul 1. CALCUL TABELAR 1.1. Utilizarea aplicatiei Microsoft Excel 1.1.1. Primii pasi in operarea foilor de calcul Microsoft Excel se porneste apasAnd butonul we Microsoft Excel 2010 din meniul START — All Programs — Microsoft Office. Cand este deschis Excel-ul, acesta creeaza un nou workbook numit »Book1”. El apare pe ecran ca gsi o pagina goala care este impartita pe celule unic identificate prin coordonatele de rand si de coloana. Daca nici un workbook nu este deschis atunci trebuie ales din tab-ul File optiunea New. Este bine ca imediat dupa deschidere s& se salveze fisierul. Pentru a face asta trebuie selectaté optiunea Save din File. Va aparea fereastra Save As unde trebuie introdus numele cu care se doreste salvat fisierul si locul pe hard disk unde trebuie fcuta salvarea. Ca si in cazul altor aplicatii, salvarile trebuie facute periodic pentru a evita pierderile de date. Evident, dacd se doreste salvarea cu un alt nume sau intr-o alta locatie a unui fisier deja creat, trebuie aleasa optiunea Save As care lanseaza aceiasi procedura ca cea descris& mai sus. Sunt situatii in care utilizatorului i se cere s& salveze figierul cu o alta extensie decat cea standard (.x/sx in cazul Excel 2007 si 2010). Pentru a face asta, in fereastra Save As trebuie ales din meniul Save as type optiunea potrivité: Excel 97-2003 Workbook, XML Data, Web Page, Excel Template, Text etc. Spreadsheet-ul (pagina a workbook-ului — default apar in numér de trei ,»Sheet1”, ,Sheet2” si ,Sheet3", dar pot fi ad&ugate mai multe la comanda utilizatorului) care a aparut pe ecran contine o gril din linii si coloane. Coloanele sunt numerotate de la stanga la dreapta cu litere din alfabet A, B, C ... pana la XFD gi se numesc Column Headers, iar randurile sunt 11lin Vrabie numerotate pe vertical de sus in jos incepand cu 1, 2, 3 ... pana la 1.048.576 si se numesc Row Headers. Liniile dintre celule se numesc grid. Fiecare spreadsheet contine celule care sunt unice si se identifica dupa adres& — litera (sau grupul de litere) $i numarul corespunzator (ex. celula C12 este situata in coloana C randul 12). In imaginea urmatoare avem un exemplu. Sinton -insttumente / Unete ara do Yomnule - Formula ber Solum Feoaders Miairsizaren ribton-utei ‘Caseta de nume ~ Name box Colla setve Spreadsheets Le « Name Bar-ul afigeaz numele documentului; ¢ Ribbon-ul contine butoane corespunzatoare actiunilor pe care le poate face calculatorul: ¢ Cele mai multe actiuni sunt grupate dupa functionalitatea lor, cum ar fi cele din tab-ul Home, Insert, Page Layout etc. « Pentru a vedea descrierea unui buton trebuie tinut cursorul, fara a apasa, deasupra lui: « Formula Bar-ul afigeaz& adresa celulei curente in stanga, iar tn dreapta ce formula contine celula bifaté (vom vedea acest lucru mai tarziu in cuprinsul acestui capitol); « Celulele speadsheet-ului sunt folosite efectiv pentru introducerea textului sau formulelor; 12 i i | i | |Elemente de IT pentru Administratia Publica Daca exista mai multe registre de calcul deschise (workbook-uri sau figiere Excel cum ne vom referi la ele in continuare), comutarea intre acestea se face din taskbar-ul sistemului de operare 1.1.2. Ajustarea setarilor Multitudinea de echipamente de calcul cu care un utilizator intra in contact zilnic (la serviciu, acasa, la scoala / facultate etc...) face imposibila compatibilizarea tuturor setarilor, astfel cé este bine ca fiecare noua sesiune de lucru sa fie precedata de o ajustare a acestora dupa preferinte. Putem vorbi de: e schimbarea numelui utilizatorului, operatie care se face din tab-ul File, optiunea Options. Aici, in sectiunea General, avem posibilitatea s4 modificam User name-ul; « setarea directorul de lucru implicit, operatie care se poate executa accesand secjiunea Save din meniul de mai sus. Modificarea trebuie facuta in dreptul liniei: Default file location. jn Options se regasesc 0 multitudine de set&ri care pot fi facute pentru a individualiza fiecare sesiune de lucru. Invit utilizatorii sa le descopere fara teama c& pot aduce modificari ireversibile... ca si in cazul celorlalte aplicatii din aceasta carte, toate setarile facute sunt usor de refacut parcurgand pasii in sens invers. Precum fiecare utilizator are preferinte proprii la fel se intampla si cu necesitatile lor. Regasim in partea din dreapta-jos a figierului de lucru se tegaseste optiunea de panoramare (zoom); iar in partea din dreapta-sus optiunea de restrangere a ribbon-ului. De regula aceste setari se pastreaza implicit de la o sesiune de lucru la alta, astfel c& in cazul calculatoarelor folosite de mai multi utilizatori (aga cum se intampla la scoala/facultate, sali de Internet etc.) este bine ca ele sa fie refécute inca de la inceput. Nu trebuie uitat& folosirea functiei Help regasita sub tab-ul File sau prin apasarea tastei F7 — poate fi foarte utilé cateodata. 43Catalin Vrabie 1.2. Celulele 1.2.1. Inserarea si selectarea datelor- O celul& trebuie selectaté pentru a fi activa. Dup& ce acest. lucru a fost facut, in celula respectiva se poate introduce text, numere sau formule exact ca gi cum s-ar scrie intr-un.procesor de texte. Pe masura ce se introduce text, acesta apare atat in celula selectata, cat si in bara de formule (Formula Bar). intre numele celulei si continutul acesteia din bara de formule apar dou& semne % (Cancel) si + (Enter), care trebuie apasate dupa caz — daca sunteti sau nu de acord cu textul introdus. Butonul & este folosit pentru a primi suport in introducerea unei formule. Vom vorbi despre aceasta intr-o sectiune dedicata din acest capitol. Spreadsheet-urile sunt facute in general pentru lucru cu numere gi calcule ale acestora, ceea ce este foarte util pentru crearea listelor, editarea $i sortarea lor. Dupa ce au fost introduse date Co vio KY & A intr-o celula, trebuie apasat = = Enter (sau activaté o alté A Bo celula) pentru a preciza Excel- 1 Nr.Crt. Nume = Prenume ului finalizarea operatiei (se .-2 1 Popescu Andrei poate, de asemenea, folosi 2 tonescu Ali mouse-ul). 5 Este esential s& fie inteles faptul ca fiecare celula trebuie s& continaé un singur tip de date, precum numele in una si prenumele in cea alaturaté — precum se vede in exemplul de mai sus. Abaterea de la aceasta regula va complica operarea cu spreadsheet-ul respectiv fiind alterate atat optiunile de formatare ct si cele de cautare, sortare si filtrare a datelor. De asemenea este de evitat sa [sam randuri, coloane sau celule goale intr-un tabel/lista. Motivul rezida in abilitatea aplicatiei de a ordona si filtra (dar nu numai — de ex. in cazul folosirii formulelor matematice, efectele sunt mai grave), un rand gol va fi mereu primul dupa efectuarea unei astfel de operatii. 14Elemente de IT pentru Administratia Publica Din ratiuni de operare facil in spreadsheet sau doar de estetica, este bine ca intregul tabel facut s& fie formatat astfel incat toate celulele care- compun sa aiba o bordura neagr&, eventual, acolo unde este cazul, randul care contine ,Totalul’ (sau alte rezultate obtinute prin formule) sa fie separat de restul tabelului cu ajutorul unui rand gol. Dacé nu am facut acest lucru de la fnceput putem folosi optiunea /nsert dupa ce apasam click dreapta pe indicativul de rand sau coloana (numérul sau litera din Row sau Column Header) a “Totalului” nostru. Aplicatie (1) Vom crea o list& cu numele si prenumele colegilor. « Apdasati pe celula A1 pentru a o face activa; tastati acolo textul ,Nr. Crt.”; ¢ Activati celula B1; tastati acolo textul ,Nume”; e Activafi celula C1; tastati ,,Prenume’; « in celula A2 introduceti cifra 1; apasati Enfer - se va selecta automat celula A3. Introduceti aici cifra 2 dupa care apasati iarasi tasta Enter, « Cu ajutorul cursorului selectati celulele A2 si A3 (forma de selectare a cursorului este aceasta: %?); Se observa in coltul din sténga jos a grupului de celule selectate c& marcajul ,. este intrerupt de un punct (denumit Fill handle), plasarea cursorului peste acest punct va modifica forma cursorului in + pnescu Alina Fill handle Acum, cu butonul stang al mouse-ului apasat, putem trage in jos pana cand in medalion ne apare valoarea de care avem nevoie — celulele se vor umple automat; « _Introduceti in celula B2 numele dvs. iar in C2 prenumele; + incontinuare introduceti manual toti colegii dvs.; « Salvati figierul cu numele “Lista colegilor’. asCatalin Vrabie tn aplicatia de mai sus am selectat doua celule adiacente (A2 si A3). Daca dorim s& select&ém celule neadiacente (evident optiunea Fill handle nu va mai putea fi folosit4) va trebui sa tinem apasata tasta Cfr! si s4 facem selectia cu ajutorul mouse-ului. Pentru sporirea dexteritatii propun fiecdrui utilizator s4 execute cat mai multe éxercitii de acest fel. 1.2.2. Editarea, sortarea gi filtrarea datelor Daca la finalul aplicatiei constatam ca un nume este introdus gresit, selectém celula in cauza si introducem numele corect — nu este nevoie de gtergerea textului in prealabil. Evident putem folosi Undo ®) si Redo @ daca vom constata eroarea imediat dupa producerea ei. in cazul in care dorim s& céutam un nume in vederea adaugarii in dreptul lui a unor alte informatii (nr. de telefon, adresa etc.), sau pentru a opera modificdri asupra lui, vom folosi optiunile de cautare Find & Select Dupa ce suntem siguri c& lista noastra este corect introdusd, propun sortarea acesteia in ordine alfabeticéa dupa nume. Listele sunt in general mult mai folositoare cand sunt sortate in ordine alfabeticd. Excel-ul poate face acest lucru automat dup& apasarea butonului Sort & Filter #" si alegerea din meniul a optiunii dorite. Sortarea ascendenta, cea mai folosité, incepe cu prima litera din alfabet sau cu cel mai mic numar. Cea descendenta incepe cu ultima litera din alfabet sau cu cel mai mare numétr. Revenim la aplicatia facuta inainte: « Apasati pe oricare dintre nume; e Apasati acum butonul Sort A to Z $1. Vedeti cum aplicatia a sortat in ordine alfabetica toata lista creaté de dvs. dupa campul dorit. Din pacate observam ca si datele de sub “Nr. Crt.” au fost rearanjate iar aceasta chestiune nu este un efect dorit. 16 | el eS eps oElemente de IT pentru Administratia Publica « Pentru a reordona crescator valorile de aici, trebuie selectate toate celulele care contin date de sub ,Nr. Crt.” iar apoi alegem iarasi optiunea de sortare ascendenta. Va aparea o fereastra de dialog in care suntem intrebati dac& dorim rearanjarea intregului tabel sau doar a datelor selectate. Evident ultima optiune este cea dorita, astfel ca... e Bifam Continue with the current selection iar apoi apasam Sort. Mai multe optiuni de sortare gasim apasand Custom Sort 4 din acelasi meniu (acesta trebuie apasat dupa ce in prealabil s-a facut selectia datelor ce se doresc a fi sortate). Folosirea acestei metode este cea mai sigura deoarece ii solicité utilizatorului atentia asupra fiecarui element necesar sortarii. Pentru ca nu avem suficiente date introduse in tabelul nostru pana in acest moment, vom reveni Ia filtrari in paginile care urmeaza. 1.2.3. Copiere, mutare, stergere C&teodaté este mai facil& copierea informatiilor din celule decat teintroducerea lor acolo unde avem nevoie. Evident ca optiunile sunt cele 7Catalin Vrabie standard: Copy Sa (Ctrl+C) si Paste (Ctrl+V) respectiv Cut & (Ctri+xX) siPaste © (Ctrl+V). Cum facem asta la Excel? « Selectam intai celula sau celulele pe care le dorim copiate sau mutate, alegem optiunea de care avem nevoie, dupa care mergem in locul unde dorim s& plasam informatiile si executém Paste. Daca dorim ca aceste celule sA se regaseasca si intr-un alt spreadsheet (capul de tabel spre exempiu — pentru a nu mai pierde timpul cu reintroducerea lui), dup& ce am copiat celulele noastre (A1, B1 si C1 in exemplul nostru)... « Selectém Sheet-ul dorit (“Sheet2” s& zicem), selectém celula A1 si executém comanda Paste. Vom vedea ca toate cele trei celule se vor completa automat precum cele din ,Sheet1”. 1.3, Lucrul cu foi de calcul 1.3.1. Randuri si coloane Asa cum am mai precizat, un spreadsheet este format din randuri si coloane la intersectia cdrora se formeaza celulele de lucru. Pentru a selecta un rand sau o coloana trebuie doar s4 apasam pe indicativul vizat; in cazul in care dorim o selectie multiplaé vom folosi tasta Shift (pentru randuri / coloane adiacente) sau Ctr/ (pentru cele neadiacente). Odata selectate le putem sterge complet apasand click dreapta si de aici select&nd optiunea Delete. ATENTIE: folosirea tastei Delete de pe tastaturé va sterge doar continutul nu randul/coloana in intregime. Experimentati pentru a vedea diferenta utilizand fisierul ,Lista colegilor” creat mai sus. 18 | i | | i | :Elemente de IT pentru Administrajia Publica C&teodata este necesara inserarea aditionaté de randuri sau coloane intre celulele deja existente. Poate se doreste inserarea unui numar de identificare a grupei din care fac parte colegii inaintea fiecarui nume din lista. « Selectati coloana B apasand pe indicativul din header-ul acesteia; * Selectati Column din meniul Insert. O coloana liberé este inseraté in stanga coloanei selectate. Acum se pot introduce informatiile dorite. (In B1 introducem textul ,Grupa”) Daca doriti s& puneti un titlu este necesar sa inserati si un rand: ¢ Selectati randul 1 apasand indicativul din hedear-ul acestuia, ¢ Selectati Row din meniul Insert. Un rand liber a fost inserat deasupra randului selectat. Acum se poate introduce titlul ,Lista colegilor", incepand cu celula A1. Pentru a-I centra pe dimensiunea intregului tabel, trebuie selectate celulele A1, B1, C1 si D1 (B1 — apartine noii coloane in care am introdus “Grupa”) dup& care va trebui s& apasam butonul Merge & Center 323 gin tab-ul Home. Se poate intampla ca un text sa nu incapa in intregime in celula; marimea celulei este standard cand se deschide Excel-ul. Pentru a modifica marimea acesteia, in functie de necesitati, sunt doua modalitati: Manual: Ro Poe +. D . Mutati cursorul deasupra + * Lista colegilor liniel de — demarcatie 2 Nr.Cri. Grupa Nume — Prenume dintre celulele coloanei 3 1 QHonescu Alina sau randului (in portiunea 4 2 2 Popescu Andrei Header-ului) pana cand >) 5 a 1 Androniclzabela acesta se va transforma 6. 7 ‘intr-o baré cu cate o sageata in fiecare parte; ¢ Tineti butonul stanga apasat si trageti pana cand ajungeti la dimensiunea dorita. Un dublu click in aceasta pozitie va optimiza dimensiunea intregii selectii 19Catalin Vrabie Folosind Format u din tab-ul Home: « Selectati celulele, randurile sau coloanele a caror dimensiuni doriti 88 le modificati; oe : « Apasati butonul Format si apoi Column Width [A sau Row Height He din sub-meniu. Va aparea o fereastra de dialog; ¢ Tastati aici dimensiunea dorita (in pixeli); e Apasati OK. Folosind Format puteti avea mai multa precizie decat prin modificarea manuala a dimensiunilor. Evident ca puteti folosi si AutoFit (atat pentru randuri cat si pentru coloane) pentru optimizarea spatiului. O functie interesanta si utila in cazul listelor foarte mari (atét pe lungime dar si pe latime) este functia Freeze Panes = S& continuam aplicatia noastra. + Selectati randul 3 (apasand pe indicativul de rand); ¢ Mergeti in tab-ul View si aici apasati Freeze Panes submeniul afigat optiunea Freeze Panes din nou; Se observa o linie continua trasaté intre randul 2 si 3; derulati, prin intermediul butonului de scroll al mouse-ului, in jos pentru a vedea efectul; si din Veti vedea ca randurile care formeaza capul de tabel raman mereu vizibile pe ecran indiferent cat de mult vom derula in jos. Acelasi lucru este posibil si in cazul coloanelor (pentru exemplificare selectati coloana C si reluati operatiile). Daca in loc de rand sau coloana vom selecta o celula din tabel (C3 spre exemplu) si alegem aceiasi optiune, vor ramane inghetate pe ecran atat randurile care formeaza capul de tabel (randul 1 si 2 in exemplul nostru) dar si coloanele din stanga (A si B). Derulati spre dreapta pentru a observa efectul. Aga cum am promis, revenim la filtrari. 20 |Elemente de IT pentru Administratia Publica Sa introducem in coloana asociaté grupei informatii precum cele din tabelul de mai jos: 7 Nr. Crt. | Grupa_| Nume Prenume 4 2 | lonescu Alina 2 2 | Popescu Andrei 3 4_| Andronicescu Florentina 4 4 | Alexandru Ana-Maria 5 4_| Beldiman Bogdan 6 4 | Burlan lon Sebastian 7 3 | Cabel Ana Maria 8 3 | Chiriac Andra Georgiana 9 3 | Ciorei Adriana 10 3 | Ciubotaru Alina 4 3 | Covrig Aurelia 12 2 | Duma Catalin 13 2 | Dumitresou Marina Floredana 14 2 | Florea Oana, 415 2 | tlie Joana Letitia 16 4 | Manea Septimiu Mihai 17 4 | Mangatagiu Cristina 18 4 | Mircea Andrei 19 4 | Miron Mihai Alecsandru 20 4 | Plesea- Cretan _| Sorina 21 4 | Preluce Andrei 22 4 | Sauca Alexandra 23 5 | Sica Florentina 24 5 | Stan Bianca 25 5 | Damian Roxana 26 5 | Cobut Cezar Continuam cu efectuarea unei filtrari, Aceasta operatie presupune stabilirea unei conditii care trebuie impus& seriei noastre de date. Elementele care nu satisfac cerin{a vor fi eliminate. 21Catalin Vrabie Daca sortarea inseamna rearanjarea dupa un criteriu a tuturor datelor, filtrarea inseamné eliminarea datelor care nu corespund conditiei impuse. ¢ Selectam celulele A2, B2, C2 si D2; « Apasam in tab-ul Home butonul Sort & Filter a. « Alegem din meniu optiunea Filter ‘f=. Observam aparitia unor varfuri de sageata in partea dreapta a fiecarei celule selectate, precum in imaginea de mai jos: FAY” Son Smatest to target 1) Sart engest vo saves Sort ny Color , = Prenume 2ilonesce Alina alonneset: Androl « Apasém sageata corespunzatoare grupei — apare un meniu similar celui alaturat: « Deselectand optiunea Select All se vor deselecta toate cele asociate; ¢ Selectam acum doar optiunea 2 (asociata Grupei 2) si apasam OK. Vedem ca aplicatia ne afigeaz acum doar colegii care sunt in Grupa 2 De asemenea vedem ca sageata care era in celula B2 s-a transformat in iy indicand faptul cd in acea coloana s-a efectuat o filtrare. ° Apas&ém pe es si de aici alegem Clear Filter From ,,Grupa” ‘K- se restaureaz& sgeata in celula B2; « Apasam pe aceasta; e Navig&am cu mouse-ul pana in dreptul optiunii Number Filters si aici alegem optiunea Greater Than... - apare fereastra de mai jos: 22Elemente de IT pentru Administratia Publica || Use? to represent any singe character || use *sorepresent any seres of characters « Introducem 2 fn dreptul casetei is greater than si apasam OK. Vedem ca aplicatia afigeaz4 toate elementele care asociate “Grupei” au valori mai mari strict decat 2. Experimentati filtrarile dupa cat mai multe criteriil!! 1.3.2. Lucrul cu foile de caicul Aga cum am mai zis, cand deschidem un figier nou in Excel (workbook) el contine default trei foi de lucru (spreadsheet-uri). Navigarea intre acestea se face apasand pe numele fiecareia. Evident numérul acestora poate fi marit precum si numele lor poate fi schimbat. Cum facem asta? Pentru inserarea unui nou spreadsheet trebuie doar apasat butonul ta din capatul drept al listei cu spreadsheet-uri. Daca doriti sa-I redenumiti, efectuati dublu clic pe numele acestuia si introduceti noul text (sau click dreapta si Rename). Nimic mai simplu! Totusi, trebuie putina rigoare in alegerea numelui deoarece putem avea un workbook care sa contina zeci de spreadsheet-uri... daca numele acestora nu sunt relevante va fi dificil s& lucram cu respectivul figier Stergerea unui spreadsheet se face efectuand click dreapta pe numele acestuia si alegerea optiunii Delete + din meniul aparut. Daca dorim mutarea unui intreg spreadsheet efectuam un click dreapta pe numele acestuia si din meniul ap&rut alegem optiunea Move or Copy. Va aparea o fereastra de dialog precum cea din imagine. 23CAtalin Vrabie Cand avem mai multe workbook-uri deschise gsi dorim mutarea foii de calcul din unul in altul atunci trebuie ales numele figierului destinatie in caseta To book (in cazul in care dorim mutarea intr-un nou workbook alegem aici new book). Mai jos ni se cere sa mentionam pozitia exacté pe care dorim ca spreadsheet-ul nostru sa o aiba in figierul destinatie (pentru copiere trebuie bifaté optiunea Create a copy din partea de jos a ferestrei de dialog), 1.4. Formule si functii 1.4.1, Formule matematice Ceea ce face cu adevarat din Excel o aplicatie de calcul tabelar sunt functiile si formulele pe care acesta le poate folosi. Pentru evitarea aparitiei erorilor de calcul datorate utilizatorilor trebuie intelese anumite reguli: * Orice formula introdusé manual incepe cu semnul egal (: ¢ Orice referire la o celula se va face folosind coordonatele (C11) nu continutul; Pot aparea (din neatentia utilizatorului) erori de scriere pe care Excel-ul nu le poate identifica (spre exemplu introducerea din greseala a semnului punct si virgula ,;” in loc de doua puncte ,,.” intr-o formula’). Regulile Excel-ului se bazeaza pe cele ale matematicii si nu invers, astfel ca operatorii matematici sunt cam aceiasi si se regasesc si pe tastatura: 5 Formula “=SUM(E3:E13)" calculeaz4 suma tuturor elementelor regasite in intervalul E3- E13 pe cand formula “=SUM(E3;E13)” calculeazé suma doar dintre E3 si E13; evident rezultatul este complet diferit. 24Elemente de IT pentru Administratia Publica > + 3E+8 inmultirea; Impartirea; scdderea; adunarea; ridicarea la putere. folosit pentru a desemna sirul de celule folosite. Ex. AS : A13 inseamna ca s-au luat in calcul toate celulele cuprinse intre celula A5 si celula A13 inclusiv cele doua; folosit pentru a desemna celulele folosite. Ex. A5;A13 inseamna ca s-au luat in calcul doar celulele AS si A13 virgula este folosita ca separator la numere mari. Ex. 1,000,000 (daca totusi Excel-ul este instalat pe o platforma cu set&ri pentru Romania acest lucru ar putea fi diferit); punctul se foloseste atunci cand dorim afigarea si calcularea numerelor cu zecimale. Ex. 3.14 (daca totusi Excel-ul este instalat pe o platforma cu setari pentru Romania acest lucru ar putea fi diferit); este o notare stiintificé ce ne spune ca numérul respectiv este 3*10° adicd 300.000.000; daca mérifi celula destul de mult, num&rul apare normal; acest caracter este folosit in doua scopuri: o indica faptul ca celula in care apare nu este suficient de larga pentru a arata continutul; © indic& o eroare pe care Excel-ul o identifica. Prezint in continuare o listé de astfel de erori: = HH Coloana nu este suficient de larga pentru a afiga numarul; » #DIV/O! Se incearca o impartire la 0; = Value! S-au introdus tipuri de date diferite intr-o formula; » #Name? Este introdus text intr-o formula; = #REF! Un element esential al unei formule, de regula din alt spreadsheet, (obtinut la randul lui printr-o formula) a fost sters. 25Catalin Vrabie ‘enumerate erate reaminctenamnceeteement 1.4.2. Lueru cu functii Daca toate elementele de mai sus au fost retinute si intelese putem trece la o noua aplicatie, mai complexa. Aplicatie (2) Vom crea un buget saptamanal! Introduceti intr-un figier nou date precum in tabelul urmator: POR @ é © z é sR bogie x i Buget 2 Nt. Crt, Produse ‘Lant Marti Miercuri Joi Vineri Sambata Duminica Total % 31 Fructe sw 7 2B w 8 4 2 Sui 5 5 6 6 5 20 23: Bi 3 Paine 3 3 45: 3 a 45. 4S. 6 4 Came 10 is 8 ee 7S Legume 8: 3 3 a 4 w a £6 Haine oe ° ° 0400 a 97 Rechicite 3 7 a 2 6 4 ° 410; 8 Chitie 15, 45) is. 15 iB Bb Bhs 1 9 Antretinere 8 8 9 9 3 3 2 12) 10 Altele 4 7 9 n a a 2%: ce Total ¢ Salvati cu numele buget; « Redenumiti ,Sheet1” cu numele “lanuarie”; ¢ $tergeti ,Sheet2” si ,Sheet3”; Selectati celula C13 si apoi butonul AutoSum = din tab-ul Home. Excel-ul va face o selectie a tuturor datelor numerice din coloana C si va afiga in C13 formula ,=SUM(C3:C12)”; observam c& si in Formula Bar este afigaté aceasta. Apasam Enter gi aplicatia va face automat calculul. Evident ca si pentru celelalte zile putem proceda similar, insa efortul poate fi prea mare, mai ales daca bugetul nostru ar fi unul de mari dimensiuni; astfel cA putem folosi un instrument pe care deja |-am invatat in cadrul aplicatiei precedente si anume Fill Handle. 26Elemente de IT pentru Administratia Publica . aes iarasi C13; a cottul Produse _ Luni * Marti in stanga jos a acesteia si ieee erecta 7 trageti spre dreapta pana la oe 4 5 10 celula 113 (Duminca); vor fi Sucuri 5 5} > afigate totalurile pentru fiecare Paine } 3h 3 zi. Carne ' 10! wu : A i Legume { Bt 5 Excel-ul a vazut formula si a aplicat-o cs t of 5 pentru fiecare serie de date, Pentru oe ' $ e exemplificare executati dublu click pe Rechizite | 3 7 celulele care contin totalurile calculate Chirie i 154 i de noi, vom vedea o selectie a Intretinere/ 3 9 i" } elementelor formulei aplicate. Altele te a 7 in continuare s& efectuam totalurile Total [scan Zz he pe Produse: ¢ Selectati celula J3; apasati AutoSum apoi Enter. Cu Fill Handle calculati totalul si pentru celelalte produse (trégand in jos pana in dreptul celulei J13 — pentru a obtine si valoarea totala). Mai departe vrem sa verifica€m ponderea fiecarui produs in consumul saptamanal. Practic trebuie sa verificam cat la sut& reprezinté totalul pentru fiecare produs in parte in totalul pe intreaga sAptamana. in celula K3 vom introduce manual o formula. Avand in vedere o& impartirea se va face in permanenta la celula J13 (unde se afla totalul nostru) va trebui sa stabilim inca de la inceput aceast& celula ca fiind una de referinta in calculul nostru. Astfel ca formula noastra va fi ,=J3/$J$13”. Aceste referinte, care ram&n neschimbate din punct de vedere al formulei matematice, reprezinté constante. Ele pot fi recunoscute dupa simbolul dolarului ,$”. Exemple: « C3 — referinta relativa. Dupa copierea formulei, adresele celulelor se modifica automat devenind D4 (in exemplul nostru ele au fost folosite default de Excel pentru calculul totalurilor; 27Catalin Vrabie ¢ $J$13 — referint&é absoluta. La copierea formulei aceasta referinta se pastreaza ramanand $J$13 (aga cum vom proceda in continuare — introducerea automata a semnului $ se poate obtine prin apasarea tastei F4 cand prompterul este in vecinatatea imediata a identificatorului de rand); ¢ J$13 - referintaé absoluta de rand, referinta relativa de coloana. La copiere numai adresa coloanei se modifica - K$13; « $J13 —referinté absoluté de coloana, referinta relativa de rand. La copiere se modifica numai adresa randului - $J14. Dupa introducerea formulei si ap&sarea tastei Enter, Excel-ul va returna o valoare numerica (0,082081 in exemplul nostru), pe care folosind operatori specifici o vom transforma in procente intr-o sectiune separata a prezentului capitol (practic vom inmulti cu 100 dar vom apela pentru aceasta la functiile Excel-ului). ¢ in continuare folosind Fill Handle efectuam operatia si pentru celelalte produse precum si pentru “Total”. Pentru a fi siguri c& a fost inteles lucrul cu referinte, trecem la un calcul nou, si anume transformarea totalurilor pe zile (cele din randul 13) in EURO. ¢ Mai intai scriem in celula B16 textul urmator (fara ghilimele): ,1 EURO =”, iar in celula C16 scriem 4,33 (ca fiind valoarea monedei EURO). « Incelula B14 scriem , Total EURO’, Ce dorim este ca mai departe, impartind continutul fiecdrei celule din randul 13 la valoarea celulei C16, s& obtinem valoarea in Euro a sumelor noastre. Vom folosi tot referinté absoluta pentru C16. 28Elemente de IT pentru Administratia Public « Selectém celula C14 si introducem aici formula ,=C13/$C$16" (apasand F4 dupa ce introducem ,=C13/C16”); * Cu Fill Handle efectuam toate calculele pana in celula J14; the In continuare s& prezentém cAteva functii foarte utile in lucrul cu Excel-ul, si anume: media, maxim, minim, numarare etc. Tn Anexa 1 de Ia finalul cartii se regaseste o lista cu functiile Excel-ului si explicatii pentru fiecare. Media se calculeaza folosind functia AVERAGE. ¢ incelula B19 introducem manual textul MEDIA; « Selectém celula C19 si in tab-ul Formulas apasam te, iar din fereastra care apare alegem functia AVERAGE (exista posibilitatea ca ea s& nu fie afigata in lista. Pentru a o gasi alegem All in caseta Or select a category de deasupra listei); « Va aparea fereastra Function Arguments: Valorile identificate de Excel si scrise aici sunt altele decat cele pe care le dorim noi a fi introduse in formula, astfel c& le stergem pe acestea si introducem C3:C12 ATENTIE: Nu vom alege C13 pentru ca acela reprezinta totalul; de asemenea trebuie atentie la introducerea semnului doua puncte (:) intre celule pentru ca vrem sa fie luate in calcul toate elementele intervalului nu doar capetele lui, cum se va intémpla daca introducem punct si virgula (;). 29Catalin Vrabie = e500 Cu Fill Handle efectuam toate calculele pana la J19. Valoarea maxima se regaseste cu functia MAX. Poate parea improprie folosirea acesteia intr-un tabel mic precum cel din aplicatia noastra, dar trebuie inteles faptul ca Excel-ul e capabil sA opereze cu tabele mult mai mari, care contin sute de mii de celule a caror valoare este foarte apropiata; in cazul acesta observarea de catre utilizator a maximului sau minimului este mai putin facila. Introducem in celula B20 textul MAXIM; in celula C20 introducem formula “=MAX(C3:C12)” (de preferat tot prin intermediul optiunii /nsert Function de din tab-ul Formulas - dar €a se poate introduce si manual); Cu Fill Handle efectuam calculele pana la J20. in celula B21 Introducem textul MINIM; Procedura este similaré doar ca alegem formula MIN. Pentru a numara automat cate intrari sunt in Bugetul nostru folosim formula COUNTA; 30Elemente de IT pentru Administratia Publica ¢ Incelula B22 introducem textul PRODUSE; « in celula C22 introducem prin intermediul te formula y=COUNTA(B3:B12)”; Aceasta va num&ra cate celule sunt completate (cu text sau numere — in exemplul nostru doar text) din intervalul precizat la Function Arguments (in cazul aplicatiei noastre se va returna valoarea 10); Pentru a numara cate valori numerice contine un camp de date vom folosi formula COUNT. « incelula B22 introducem textul NUMARARE; * Folosind Se alegem functia COUNT, introducem aici ,C3:C12” si apasam OK; « Folosind Fill Handle efectuam calculele pana la 122 (nu este o greseala c nu am ales J22); Excel-ul va num&ra cate valori numerice sunt introduse in coloanele noastre (ar trebui sa fie 10 pentru fiecare). Mai departe prezint o formula putin mai complex& decat cele precedente. Este vorba de /F (THEN ELSE); formula preluata din limbaje de programare precum Pascal (astazi Delphi), Visual Basic, C++ etc. Aceasta compara valorile din doua celule si pentru fiecare optiune returneaz& o expresie introdusa de utilizator (folosirea ei se poate extinde si catre alte formule, dar acest lucru nu face obiectul manualului de fata). « Sa introducem in celula B17 textul BUGET iar in C17 valoarea 1000 ca fiind plafonul maxim al cheltuielilor noastre; « incelula B25 introducem textul BUGETUL. Ce dorim este s& verificam daca totalul nostru, prezent in celula J13, este mai mic dec&t plafonul impus (celula C17) — conform exemplului nostru acest lucru este confirmat (814,5 < 1000), dar nu trebuie s& uitam ca Excel-ul este capabil sa lucreze cu tabele mai complicate ca acesta. 31Catalin Vrable * Selectém celula C24 si-apoi folosind te alegem functia IF — va aparea fereastra Function Arguments (precum in imaginea de mai jos); ¢ In dreptul casetei Logical_test introducem propozitia pe care vrem noi s& 0 verificém, practic verificam daca valoarea din J13 este mai mica decat cea din C17; + in caseta Value_if_true introducem expresia pe care Excel-ul sé o returneze in cazul in care propozitia de deasupra este adevaratd — »SE APROBA’; « In caseta Value_if_false introducem expresia pe care o dorim afigata in caz contrar — ,SE RESPINGE”: « Apasam OK. testa test 35» Localitate = tNew} Cluj Napoca last (Chek to. ' Acum putem inchide Access-ul fara sa salvam (Experimentatil!!), datele se vor salva automat. Aceasta proprietate este caracteristica bazelor de date pentru a evita introducerea informatiilor incomplete. Daca ati inchis aplicatia va trebui sa o redeschideti pentru a continua cu crearea unui formular. « Astfel apasam pe tab-ul Create si aici apasam butonul Form Wizard al din sectiunea Forms. Se va deschide fereastra omonima. = ae venaee “Tables /Queries | abies Stidene vable Fidds: ame Prenume || LocaltateElemente de IT pentru Administratia Publica ‘nennenauatnemeninnnnetaitinnenseemecontnapaitnumennncneet Aici avem trei campuri importante: 1. Tables/Queries — alegem tabelul dup& care dorim s& facem formularul (in cazul nostru tabelul ,Studenti” — singurul pe care-| avem); 2. Available Fields - campurile disponibile din tabelul ales mai sus (vedem ca formularul mosteneste de la tabel cAmpurile acestuia — ceea ce inseamné ca ele trebuie construite corect, orice greseald mostenindu-se si ea); 3. Selected Fields — cAmpurile pe care le dorim plasate pe formularul nostru. Sageata simpla Ged va muta campurile individual iar cea dubla bad pe toate odata; « S& le mutam pe toate, mai putin campul “ID”, deoarece el completandu-se automat nu are rost s& fie pe formularul nostru. « Apasdm Next, lasand celelalte setari neschimbate, pana la Finish. Va apérea un formular care contine o singura inregistrare, si anume cea pe care am introdus-o noi in tabel: ,Popescu Virgil”.. in partea de jos a acestuia avem o bara de navigare: Record: I <1ofi_ Prin intermediul sagetilor First record i« si Last record » navigam la extremitatile inregistrarilor noastre iar cu Previous record 4 si Next record navigam prin ele. Pentru a introduce o inregistrare noua apasam butonul New (blank) record». « Sa ap&sam astfel pe New record si s& introducem urmatoarea inregistrare: lonescu Alina Cluj Napoca 21 57Catalin Vrabie * Continuaém cu: Georgescu Florin lasi 20 Vasilescu Stefania Bucuresti 22 Barbulescu Andrei Cluj Napoca 21 Florescu Anca lasi 20 In acest moment baza noastra de date ar trebui s& contina 6 elemente. Pentru a le vedea pe toate inchidem formularul “Studenti” si executam un dublu click pe tabelul omonim. Se va deschide un tabel similar celui din imagine: Nume Versia. + ClektoAdd + __BPopescu 2 fonescu Alina Cluj Napoca 24 3Georgescu ‘Florin last 20 . 4 Vasilescu Stefania Bucuresti 22 5 Barbulescu Andrei Cluj Napoca a 6 Florescu Anca Jasi 26 * (New) Observam ca ele sunt afigate in tabel in ordinea in care au fost introduse, fiecare inregistrare primind automat un “ID”. Dacd dorim sortarea dupa un alt camp, apasam varful sagetii + din dreptul numelui campului dupa care vrem sa facem sortarea, si din fereastra care apare alegem optiunea dorita. Navigarea printre inregistrari se face folosind mouse-ul sau cu sagetile. Modificrile se pot face stergand si inlocuind ceea ce consideram gresit. Pentru stergerea unei inregistrari trebuie mai intai sA o selectém apasand pe head-ul acesteia (patratul gri din stanga campului “ID”), dupa care apasam butonul Delete x din tab-ul Home. 58Elemente de IT pentru Administratia Publica Virgil Bucuresti -cluj Napoca ‘ite a - 4 Vasilescu Stefania Bucuresti S-Barbulescu -Andret ‘Cluj Napoca Ey SFloreses Anca Jasi 20 (New) Mesajul care ne apare ne avertizeaz4 c& aceasta operatie este definitiva si ca nu mai exist& posibilitatea refacerii inregistrarii, Dupa apasarea butonului Yes vom constata ca inregistrarea selectata nu mai exista, iar campul ,ID" prezinté o discontinuitate... chiar dacd am mai adauga o inregistrare, ea nu va mai avea ID-ul 3 ci va continua cu 7 (in cazul nostru). Daca dorim s& mai introducem un cémp apasam butonul View ad din tab-ul Home. ¢ Sa introducem sub campul ,Varsta”, campul ,,Telefon” de tipul Text (pentru exemplul nostru numérul de telefon este mai potrivit ca fiind text decat numér, deoarece el nu reprezinta efectiv un numér ci o succesiune de coduri numerice care au rolul de a identifica dup& tar, operator, localitate etc. utilizatorul). Aceasta operatic trebuie salvaté pentru ca ea reprezinté o ad&ugare/modificare a structurii/design-ului bazei de date. Apasarea butonului View ne va prezenta tabelul, de data asta, cu tot cu noul camp. ATENTIE: caémpul nou introdus nu se va regasi si in formular deoarece acesta a fost creat pe baza informatiilor din vechiul tabel, mogtenind elementele pe care acela le avea la momentu! respectiv. In cazul in care dorim sa gtergem un camp, acesta trebuie selectat si apoi apasat butonul Delete Rows = din tab-ul Design din Table Tools. ¢ $tergeti cAmpul , Telefon”! 59Catalin Vrabie Ca si in cazul adaugarii nici stergerea unui camp nu se mosteneste la celelalte obiecte ale bazei de date. ATENTIE: Stergerea unui camp implica stergerea tuturor inregistrarilor pe care acesta le contine!!! Mai departe sa trecem la crearea unei interogari. * jn tab-ul Create apasam Query Wizard din sectiunea Queries. in fereastra aparuta (New Query) selectém Simple Query Wizard si apasam OK. * Ca si in cazul formularului select&m doar campurile ,Nume”, »Prenume”, ,Localitate” si ,Varsta”. Apasam apoi Next far s@ mai aducem nici o modificare set&rilor implicite si inainte de a apasa butonul Finish introducem titlul ,Studenti din Bucuresti”. Tabelul care ne apare contine toti studentii, cum era de asteptat aplicatia nu a putut sé inteleaga din titlul nostru ceea ce dorim s& facem. « Mai departe apasam butonul View din tab-ul Home; ¢ in fereastra nou aparut& introducem Bucuresti” in randul Criteria din campul ,Localitate” precum in imaginea urmatoare, apoi tasta Enter pentru a valida celula. eee SAR) ei ieee aes uae 60 :Elemente de IT pentru Administratia Publica ‘anaes un ne ners * Executarea interogarii se va face apdsand butonul Run : din tab-ul Design (Query Tools). Vor ap&rea doar inregistrarile care corespund cerintei noastre (doua in exemplul nostru). « Acum putem salva si inchide interogarea. La urm&toarea apelare ea le va afiga doar pe acestea. Una din finalitatile pe care trebuie s& le aiba o aplicatie de baze de date este ca aceasta s& poata realiza rapoarte usor de inteles de catre nespecialisti. « Pentru a face un raport apasam butonul Report Wizard a din tab-ul Create. *« S& alegem in campul Tables/Queris, query-ul ,Studenti din Bucuresti’. Aga cum era de asteptat in zona Available Fields campul ,ID” nu exista pentru c& acesta nu a fost preluat de la tabel in momentul crearii query-ului. ¢ Prin intermediul sdgetii duble mutam toate c&mpurile in Selected Fields, si apaésam Next pana la Finish fara s& aducem nici o modificare set€rilor si nici a titlului; ¢ Ne va fi afigat, intr-o forma printabild, rezultatul interogarii noastre. Pentru a intelege mai bine propun inchiderea raportului si deschiderea formularului ,Studenti”. * Sa introducem aici o inregistrare noua: Lucescu Valentin Bucuresti 23 « inchidem formularul si deschidem raportul. Tl vom regasi si pe ,Lucescu” in randurile studentilor din Bucuresti, Ce a facut practic aplicatia? Dupa introducerea de catre noi a datelor in formular ea le-a depus in tabel. La rularea raportului, acesta a executat mai intai interogarea si a extras din tabel doar elementele care corespundeau cerintelor noastre (stabilite in faza de programare a query-ului). Finalul este cel cunoscut. 61Catalin Vrabie Popescy ‘Virgit Spucuresth 7 ae Vasiteseu Stefania ‘Bucures n tucesen vvatantin, Bucureset 23 22 taquaria 2013 Dage Loft lata c& astfel am facut 0 baza de date, simpla, care ne-a ajutat sa ne familiarizam mai intai cu terminologia si apoi cu functionalitatea aplicatiilor de acest gen. Am vazut ca spre deosebire de toate celelalte aplicatii cu care am lucrat pana acum, Access-ul este prima care poate salva un fisier (un tabel spre exemplu) intr-un ait fisier (baza de date ,Conferinta” facuta de noi la inceput). Acest lucru este posibil datorita faptului c& practic fiecare obiect de aici (tabel, formular, interogare sau raport) este realizat prin intermediul unei aplicatii dedicate, diferité de cele folosite anterior. Vom continua s& lucram cu baza de date ,Conferinta’, dar mai intai sa gtergem toate obiectele create (tabelul ,Studenti", query-ul ,Studenti din Bucuresti”, formularul ,Studenti” si raportul ,Studenti din Bucuresti”) cu tot cu inregistrarile pe care acestea le contin. « Pentru aceasta le selectém individual si apasam butonul Delete din tab-ul Home (apasam Yes pentru fiecare mesaj de avertizare pe care il afiseaza aplicatia). Vom recrea, cu o mai mare atentie la detalii, baza noastra de date. 2.3. Tabele Aplicatie (2) incepem prin a crea un tabel! ¢ in tab-ul Create apas&m butonul Table apoi butonul view (tab-ul Fields din Table Tools) — acest mod de vizualizare a tabelului se numeste Design View; e Salvam cu numele Studenti; 62Elemente de IT pentru Administratia Publica Asa cum s-a intamplat si la prima aplicatie, si acum Access-ul a creat implicit campul ,ID” de tipul AutoNumber caruia i-a atribuit cheia primara — © apasare pe butonul Primary Key f poate bifa/debifa acest atribut; in cazul aplicatiei noastre aceasta trebuie s4 ramana asociata campului ID. ¢ Continuaém cu crearea urmatorului camp: ,Nume” de tipul Text; in partea de jos a ecranului exist& o sectiune cu atribute specifice tipului de date ales pentru cAmpul nostru, similar imaginii figurii urmatoare: eve aa) Fiekd Size. : 20. raat Hinput Mask ten Bera ae Satan se ‘atenion en ‘Required te ti Mow Zero Langit" es indexed Yes Duplicates O8 [Unicode Compression, Yes, oneness No con IME Seotengetiede””” Nene Snark Toss : « Facem urmatoarele modificari: o Field Size — 20: acest atribut limiteaz@ num&rul de caractere ce pot fi introduse in camp; o Required — Yes: acest atribut nu permite trecerea la un alt camp fara sa i se atribuie acestuia un set de date — practic nu permite operatorului sa lase campul gol; o Indexed ~ Yes (Duplicates OK): indexeaza valorile campului permitand introducerea de valori similare (existé mai multe persoane cu acelasi nume); o Restul atributelor le [asam neschimbate. e Urmatorul camp va fi: ,Prenume” tot de tipul Text cu urmatoarele atribute (restul le sam neschimbate): o Field Size — 20; o Required — Yes; o Indexed — No; 63Catalin Vrabie « Urmatorul camp va fi: ,CNP” de tipul Text cu urmatoarele atribute (restul le lasam neschimbate): o Field Size — 13, o Required — Yes; © Indexed ~ Yes (No Dupicates): indexeaza valorile campului nepermitand introducerea de valori similare (nu exista doua persoane cu acelasi CNP); Am ales. ca CNP-ul sa fie de tipul Text in loc de Number, cum ne-am fi asteptat, pentru ca in realitate CNP-ul nu este un numér ci un cod bazat pe cifre si numere. Putem impune aplicatiei o formula prin care s& se identifice “sexul, varsta etc. pe baza introducerii lui, iar acest lucru ar fi necesitat intr-adevar un camp de tipul Number, ins depaseste intentia cu care am pomit in realizarea acestui manual. * Sub ,CNP” introducem campul ,Varsta” de tipul Number cu urmatoarele atribute (restul le lasam neschimbate): o Decimal Places — 0: zero zecimale; o Validation Rule — >18 And <35: nu permite introducerea de valori mai mici decAt 18 sau mai mari de 35 (conditiile >18 si <35 trebuie indeplinite simultan); « Urmeaza apoi campul: ,Data inscrierii” de tipul Date/Time cu urmétorul atribut (restul le lasam neschimbate): o Format — Short Date; « Continuam cu campul ,Suma platita” de tipul Currency si cu urmatoarele atribute (restul le lasam neschimbate): o Format ~ Euro; o Decimal Places — 0; o Default Value — 50: acest atribut va introduce implicit (atunci cand operatorul nu introduce nici o alté valoare) ,50 Euro” in campul ,Suma platita” — presupunem ca aceasta este taxa standard pentru participarea la conferint&; « Introducem apoi ,Modalitate plata”. o Pentru acest camp alegem Lookup Wizard, bifam in fereastra care apare optiunea / will type in the values that | want dup& care apasam Next; lasam neschimbaté valoarea 1 din dreptul casetei Number of colums iar sub ,Col1” introducem pe rand: ,Numerar’”, ,Credit card” si ,OP”. o Apasam Next si Finish; 64Elemente de IT pentru Administratia Publica © In fereastra cu atribute introducem la Default Value — »Numerar’. ¢ Salvam tabelul si apoi apasém butonul View (acest mod de vizualizare se numeste Datasheet View) pentru a_ introduce urmatoarea inregistrare: Pentru a intelege rolul atributelor fiecarui camp va rog sa experimentati ‘incercand sa: « [dsati campul ,Nume” sau ,Prenume” gol (veti vedea ca aplicatia returneaz& un mesaj prin care va solicita sa il completati); * introduceti mai mult de 13 caractere la ,CNP” (nu va fi posibil); ¢ introduceti in campul ,Varsta” un numar fie mai mic de 18 fie mai mare de 35 (iarasi aplicatia va returna un mesaj de eroare); in cazul c&mpurilor ,Suma platita” si ,Modalitate plata” campurile sunt completate default, utilizatorul trebuind sa execute modificdri direct in camp. Putem acum ajusta latimea coloanelor astfel incat sa se optimizeze spatiul pe care acestea il pun la dispozitie continutului. ¢ Pentru aceasta executam un dublu click pe linia dintre numele lor, sau un click Greapta pe nume si din meniul care apare selectém Field Width si aici alegem marimea pe care o consideram potrivita. S& mai construim un tabel care ne va ajuta s& intelegem mai tarziu maniera de relationare a tabelelor. ¢ Inchidem tabelul ,Studenti”; « th tab-ul Create apasam Table, apoi View si ii dam noului tabel numele ,Universitati”; 65Catalin Vrabie « Sub campul ,!D” introducem campul ,Universitatea” de tipul Text (singurul atribut pe care-| modificam este Field Size — 50); + Salvam tabelul si apasam View (Datasheet View) din tab-ul Home. * Introducem urméatoarele inregistrari: [Babes Bolyai Y6iDanubius | 7|Romano-Americana | « Redimensionam coloana ,Universitate” la 20 pct. e Salvam si inchidem tabelul. ATENTIE: Dac& dorim sa aducem modificari atributelor campurilor dupa ce au fost introduse inregistrari, acestea din urma pot fi afectate iremediabil!!! Experimentati revenind in Design View la tabelul ,Universitati’ si modificati atributul Field Size a campului »Universitati” la 5 caractere dupa care reveniti la modul de vizualizare Datasheet View — observati efectul! Refaceti setarea si inregistrarile la forma initiala. e Redeschidem tabelul ,Studenti” pentru a adduga un camp nou Universitatea”; ¢ Selectam cAmpul ,Data inscrierii”; ¢ in tab-ul Design din Table Tools apasam Insert Rows ad insera un rand gol intre ,Varsta” si ,Data inscrierii’; ¢ Introducem aici cAampul ,Universitatea” si alegem in coloana Data Type: Lookup Wizard; « jn fereastra care apare selectam / want the lookup field to get values from another table or query si apasam Next; « Alegem tabelul ,Universitati” si apasam Next, se va 66Elemente de IT pentru Administratia Publica « Mutam prin intermediul sagetii simple campul Universitatea” din zona Available Fields in zona Selected Fields si apasam Next; * Aici, in primul camp de sortare alegem Universitatea” — 0 apasare pe butonul Ascending/Descending va sorta lista in ordine alfabetica sau invers-alfabetica; propun_sortarea alfabetica — cand butonul este pe pozitia Ascending a si apasam Next; « Avem grijé sa fie bifaté caseta Hide key column si apasam Next pana la Finish; * Salvam tabelul ,Studenti”, Observam ca implicit campul ,Universitatea” este setat de aplicatie ca fiind Number. Acest fapt se datoreaz@ campului ,ID” din tabelul ,Universitati”. Daca vizualizam datele din tabelul ,Studenti” in forma Datasheet View vom vedea noul nostru camp — sa alegem din lista ,Al. |. Cuza’”. Fara s& facem un efort foarte mare am facut o relatie simpla intre doua tabele existente. Vom reveni asupra relatiilor cu detalii mai complexe. 2.4, Formulare Procedura cea mai corecté de adugat si/sau modificat datele dintr-un tabel Access este s& facem asta prin intermediul formularelor (ele fiind totodata utile si pentru afigarea inregistrarilor). Asa cum am procedat si in cazul Aplicatiei 1, facem cate un formular pentru fiecare tabel al nostru (,Studenti” si ,Universitati”) — trebuie sa inchidem inainte toate celelalte obiecte/componente deschise in Access pentru a nu exista riscul rescrierii datelor. « Ap&s&nd in tab-ul Create butonul Form Wizard, se va deschide fereastra Form Wizard, « Alegem tabelul ,Universitati” si de aici, ambele cAmpuri ,ID” si Universitatea”, trebuie mutate in Selected Fields, dupa care apasam Next; ¢ Bifaém optiunea Tabular in fereastra de /ayout si apasam Next; © Introducem titlul ,Universitati” si apasam Finish. Va aparea un formular de introdus/modificat date in tabelul ,Universitati’, date care se vor regasi in campul omonim din tabelul ,Studenti”. 67Catalin Vrabie * Sa introducem si urmatoarele universitati Carol Davila; Politehnica Bucuresti; Universitatea de Vest. Fiecare va primi un identificator unic. © Inchidem formularul si mai cream unul pentru tabelul ,Studenti”. * Apasam Form Wizard, mutam toate campurile mai putin cdmpul ID" in Selected Fields; ¢ Bifam Columnar si apasam Next; e Introducem numele ,,Studenti” si apasam Finish. A fost creat si formularul pentru tabelul ,Studenti”. Sa introducem datele din Anexa 2. Va rog s& aveti in vedere ca formularul este folosit si pentru modificarea unor date deja introduse. Experimentatil!! Continuam personalizarea formularului nostru. ¢ Dupa ce am introdus datele apasam butonul Design View din tab-ul Home — va aparea fereastra urmatoare: ee Prenume t jon Varsta |[universitates gy Data inserierih 68Elemente de IT pentru Administratia Publica ‘enn esneieenenetenthtseecenesmnenariineceensaai Constatém ca in locul numelor introduse de noi apare acum numele campului. Putem aduce formatari de text (font, m&rime, culoare etc.) dar nu avem voie s&-l modificam pentru c& sub acel nume aplicatia cauté campul corespondent din tabel. Nu aceiagi regula se impune si la etichete, acestora le pot fi modificate at&t formatarile cat si continutul. Experimentati! Pentru a introduce elemente noi in formular apasam pe tab-ul Design din Form Design. Aici in zona Controls avem o multitudine de obiecte (unele programabile) pe care le putem adauga. SA adaugam un text nou lang& titlul ,Studenti” din Form Header. « Apa&s&m (din tab-ul Design) butonul Label Aa, « Apasam cu cursorul nou aparut in zona de header a formularului; ¢ Introducem textul ,,Conferinta studentilor in Stiinte Administrative” apoi apasam Enter, in tab-ul Home avem instrumentele de formatare care ne vor ajuta s& atribuim textului nostru proprietatile dorite (font, marime, culoare etc.). Pentru a introduce un text in Form Footer proced&m similar dupa ce in prealabil il facem pe acesta vizibil tragand cu ajutorul mouse-ului in jos precum in figura urmatoare: iwivudiiidis pide © S€aintroducem aici textul: ,Organizator: SNSPA” Ar trebui ca formularul nostru sa fie asemanator celui din imagine: 69Catalin Vrabie 1907842756287 Ec fumerar™ cl Organizator: SNSPA, econ. THB" TL pL RE 2.5. Regasirea informatiilor 2.5.1. Operatii de baza Un buton important in regasirea informatiilor intr-o baza de date este Fiind wa din tab-ul Home. Fie c& suntem intr-un tabel, formular, query sau raport el este la fel de util — mai ales intr-o baza de date cu foarte multe inregistrari. $4 cdutam in formularul ,Studenti” numele Ana”: * Deschidem formularul mentionat; « Plasam prompterul in campul ,Prenume”; « Apasam butonul Find - se deschide fereastra Find and Replace; ¢ Introducem cuvantul cheie ,Ana”; © in campul Look In putem face optiunea de a cduta in-tot tabelul sau doar in campul selectat; o fn campul Match putem specifica dacé acest cuvant este singur in campul sau, sau este o parte a campului (in cazul nostru ,Ana” se poate regasi si in prenumele ,Ana-Maria’”, dar si in alte cuvinte precum Oana’, ,loana” etc. — astfel ca aplicatia va raspunde diferit in functie de setarea facuta); 70Elemente de IT pentru Administratia Publica ‘nents © Apasam Find Next. Aplicatia va naviga printre inregistrarile care corespund criteriului nostru de cautare si setarilor efectuate. Similar se procedeaza daca dorim cautarea intr-un tabel. Experimentatil!! Daca dorim s&-i gasim si s@-i afigam numai @]"Saeatoz pe cei care corespund criteriului nostru 4} satztos atunci trebuie s& folosim optiunea Filter v YW Cleartitter trom Frenume din tab-ul Home. ‘Test fitters > | Bwerea ay * « Deschidem formularul ,Studenti”; EB Blanks} Z 2 ® Adriana ¢ Selectam cAmpul ,Prenume”, WE Alevandra « Apasam butonul Filter — se va Bg; Alina desfasura un meniu similar celui din iain naeMaria imagine: * Efectuam un click pe caseta (Select All) pentru a debifa toate optiunile; ¢ Efectuam un click pe caseta care corespunde criteriului. nostru de cautare/filtrare — sa alegem ,Andrei”; « Apasam OK. Andra Georgiana Vom vedea in partea de jos a formularului nostru (bara de stare) faptul cd au fost gasite trei Inregistrari, iar navigarea se va efectua doar intre acestea. Daca dorim ridicarea filtrului apasam pe butonul Filtered “¥" din bara de stare sau pe Toggle Filter “i” din tab-ul Home sectiunea Sort & Filter. Similar in cazul tabelului, cu mentiunea c& elementele gasite vor fi afigate in aceiasi fereastra. 71Catalin Vrabie 2.5.2. Interogari / Query Spre deosebire de filtrari, interogarile sunt mai puternice — ele pot afisa rezultatele unei cautari dupa mai multe criterii aplicate simultan asupra unui tabel Access. In cadrul Aplicatiei 1 am facut deja o interogare simpla (cdutand studentii din Bucuresti)... s@ aplicam de data asta mai multe criterii. Vom cauta toti studentii din SNSPA cu varsta peste 25 de ani. « fn tab-ul Create apasam Query Wizard an din sectiunea Queries; « In fereastra care apare, alegem optiunea Simple Query Wizard si apasam OK; ¢ Alegem tabelul ,Studenti”; ¢ Mut&m toate cAmpurile mai putin campul ,ID” in Selected Fields si apasam Next pana la fereastra in care ni se cere introducerea titlului; ¢ Introducem titlul ,Studenti din SNSPA >25” (este bine ca titlul s& fie cat mai sugestiv deoarece o baz& de date poate contine foarte multe interogari si astfel se va usura operarea) si apasam Finish: Ne apare un tabel care contine toate inregistrarile noastre. e Apasam butonul Design View din tab-ul Home; « Introducem >25 in dreptul campului ,Varsta” pe randul Criteria; « Introducem 2 (ID-ul ,SNSPA”-ului din tabelul Universitati”) in dreptul campului ,Universitatea” tot pe randul Criteria: Pentru a evita eventualele erori (cum ar fi cele de scriere) Access-ul preferé (dac& nu a fost programat altfel) s& foloseasc& campul definit cheie primara (“ID” in cazul nostru) pentru a face interogarile in tablele relationate. « Apasam butonul Run ’ Vedem c@ au fost gasite trei inregistrari. 72Elemente de IT pentru Administratia Publica so tcaesinnnecenocetnen niente « Salvam. Ceea ce a facut aplicatia in cazul acestei interogari este o intersectie... doua filtrari separate iar elementele comune care s-au regasit au fost afisate intr-un tabel. Pentru a vedea rezultatul unei reuniuni procedam astfel: « Inchidem filtrarea facuta; « Apasam Query Wizard; * Alegem aici Simple Query Wizard, « Alegem tabelul ,Studenti” si de aici mutam toate campurile mai putin ID-ul in Selected Fields; « Salvém cu numele ,Studenti cu taxa redusa”. « Apasam Design View din tab-ul Home; ¢ Scriem 2 in cémpul ,Universitati” in dreptul randului Criteria; ¢ Scriem =50 in campul ,Suma platita” in dreptul campului or, + Executam Run}. Vom vedea cé va aparea o lista cu toti studentii care au platit doar 50Euro, exceptie fac studentii din SNSPA care sunt afisati toti (indiferent de suma platita). Ratiunea ar fi cé SNSPA-ul, fiind organizator, oferd reducere studentilor proprii chiar dac& acestia au depasit varsta necesara reducerii. Ce a f&cut Access-ul in acest caz? Ei bine... o reuniune. I-a afigat pentru toti studentii din SNSPA indiferent de suma platita si pe toti cei care au platit S0Euro indiferent de universitatea din care provin. ¢ S& ne intoarcem in Design View si sA debifaém caseta Show din dreptul cAampului ,Suma platita’. Astfel acesta nu va mai fi afisat pentru a nu crea confuzii printre operatori, operatia va fi insa executata. vesCatalin Vrabie Fereastra ar trebui s& arate ca in imagine: e Apasati Run; e Salvati. Ca si in cazul aplicatiei Excel operatorii de lucru sunt urmatorii: * mai mic strict (<), e mai mic sau egal (<=), e mai mare strict (>), * mai mare sau egal (>=), e egal (=), e diferit de (<>) S& presupunem c@ printr-un acord intre universitati, de reducere se mai bucura si studentii ASE-ului. Pentru aceasta putem experimenta pe interogarea “Studenti cu taxa redusa”. ¢ in dreptul campului ,Universitatea”, pe randul Criteria, trebuie s& introducem ,,2 Or 3” (3 fiind ID-ul ASE-ului). Astfel aplicatia Ti va afiga pe toti studentii din SNSPA precum si pe cei din ASE indiferent de suma platita impreuna cu toti cei care au platit 50Euro. Aparent Or ar insemna faptul ca este vorba de o alternativa, SNSPA sau ASE, dar aplicatia se refera la elementele care corespund atat unui criteriu cat si celuilait (SNSPA sau ASE “e totuna” pentru Access). In exemplul nostru este vorba de o reuniune a elementelor ce apartin multimilor de studenti care apartin ASE-ului (indiferent de suma platita), a SNSPA-ului (indiferent de suma platita) si a celor care au suma platita egalé cu 50Euro (indiferent de universitate). 74Elemente de IT pentru Administratia Publica Daca am fi folosit And, Access-ul cduta elementele care corespundeau ambelor criterii simultan (SNSPA si ASE simultan). In exemplul nostru reuniunea dintre multimea elementelor care apartineau celor care erau studenfi si la ASE si la SNSPA jn acelagi timp — aici ar fi vorba de o intersectie, plus cei care au platit 50Euro indiferent de universitatea din care provin. Not ar insemna ca toate jnregistrarile care corespund cautarii vor fi excluse din rezultatul final (de ex. ,Not 3” in campul ,,Universitati” randul Criteria, atunci cand 50 din cémpul ,Suma platita” se afla si el pe randul Criteria, nu va afiga studentii din ASE in lista finala chiar daca acestia au platit 50Euro). Trebuie retinut faptul ca in ciuda titlului acordat incé de la inceput, interogarile isi pot schimba continutul... updatarea acestuia nefiind automata (Evident!!!). Experimentati dar nu uitati s&@ redenumiti corespunzator. 2.6. Sistemul de relationare (Relationships) Pentru a intelege componenta Relationships a Access-ului trebuie sa mai facem un tabel. fl vom numi_ Telefoane” si va cuprinde urmatoarele campuri: * ID —de tipul AutoNumber (cheie primara) ¢ ID tel” — de tipul Number (fara alte modificari) « Telefon” — de tipul Text (cu atributul Field Size = 13) Relatia pe care o construim va fi intre acest tabel nou, prin campul , ID tel” gi tabelul “Studenti” creat anterior, prin campul “ID”. Practic, ceea ce dorim, este sa atribuim fiec&rui student un numér de telefon. Evident exista posibilitatea ca unul din acestia sa aiba mai multe numere de telefon iar altii nici unul... in Excel am fi facut un numar egal de campuri (coloane) cu numarul de telefoane pe care l-ar fi avut studentul cu cele mai multe telefoane, ceea ce ar fi aglomerat baza de date cu informatie inutila (campuri goale pentru cei care aveau mai putine). 75Catalin Vrabie « Dupa ce am facut tabelul si am salvat cu numele ,,Telefoane” fl inchidem si ap&sam in tab-ul Database Tools butonul Relationships - va aparea fereastra urmatoare: Bevoe te 2 oped Reson he Biarreesonsnes subonstp Repen | Show fs 7 ible ators Te patmtem, = Observam c& exist& deja o relatie creaté intre tabelul Belated Table) Query, »Universitati” si, Student” “tee (soonest) fcuta automat de aplicatie inca re J t din momentul crearii tabelului || a ~ »Studenti” (prin optiunea Ervforoe Referential Integrity Lookup Wizard folosité pentru || cescadeUprate Related Feids campul , Universitatea”). « Apasam butonul Show Table S « Adaugam aici si tabelul ,Telefoane” — il mutam cu mouse-ul (Drag & Drop) astfel incat s@ fie aliniat celorlalte doua; 76Elemente de IT pentru Administratia Publica * Select&m campul “ID tel” din tabelul ,Telefoane” si i! mutam cu mouse-ul peste campul ,ID” din tabelul ,Studenti” — apare fereastra alaturata; Relatia identificata de Access este de tipul One-To-Many (unui singur student fi revin mai multe numere de telefon); « Bifam toate optiunile precum cele din imagine: o Enforce Referential Integrity -— este optiunea care va sincroniza datele in cazul modificarii lor precum: o Cascade Update Related Fields — va modifica datele din tabele in functie de noile valori (dinamism — de ex. atunci cand unul din studenti igi schimba numele, nu trebuie facuta o inregistrare noua ci i se atribuie noului nume toate valorile corespunzatoare); o Cascade Delete Related Records — va sterge toate valorile din baza de date relationate de inregistrarea stearsa (iarasi dinamism — de ex. atunci cand un student se retrage de la conferinta, toate datele asociate lui din toate tabelele vor fi sterse automat astfel incat s4 nu se aglomereze baza de date cu informatie inutila). e Dupa ce selectém apasam butonul Create — va aparea 0 linie intre campurile selectate care reprezinté relatia noastraé precum in imaginea urmatoare: ae ) ep Universitatea Prenume cup Vorsta Universitatea Sa vedem cum ajuta asta baza de date si implicit utilizatorii ei: e Alegem Form Wizard din tab-ul Create; e¢ Selectém tabelul ,Studenti”; 77Catalin Vrabie * Mut&ém de aici in Selected Fields doar c&mpurile ,Nume’, »Prenume” si ,CNP” — nu apasam Next; « Selectam tabelul ,Telefoane”; « Mutém de aici in Selected Fields doar campul Telefon’ — acum apasam Next; « Ne asiguraém c& sunt facute optiunile by Studenfi si Form with subform(s) in aceasta fereastra si apasam Next, « Selectam Datasheet si apasam Next; « {In campul Form introducem titlul ,Studenti telefoane”, las@m restul neschimbat si apasdm Finish. Va apérea urmatoarea imagine: 1000340756267 eiaien + hae UT eee ee ie Tote WIET Ss eT Search Se observa existenta a doua formulare. ¢ S& introducem primului student (Popescu) urmatoarele numere de telefon (dupa fiecare introducere apasam Enter pentru validarea inregistrarii): 0040723456789 0040744567987 0040761234560 78Elemente de IT pentru Administratia Publica Observam ca in bara de stare a subformularului s-a ajuns la inregistrarea 3 dar in formularul principal suntem in continuare la inregistrarea 1 asociata studentului Popescu. e S& introducem doué numere de telefon si studentului urmator (Dumitrescu): 0040722123456 0040745098765 Putem continua dupa bunul plac... Sa inchidem formularul si s4 vedem cum a fost afectat tabelul nostru in urma acestei noi modificdri aduse bazei de date. Redeschidem astfel tabelul ,Studenti” si alegem modul de vizualizare Design View (tab-ul Home). Observam ca fiec&rei inregistrari Ti corespunde in stanga campului ID” semnul +, aceasta inseamna ca pe ldng& elementele deja vizibile, respectivului student fi mai sunt asociate alte date. Apasati semnul +, se va deschide in fereastra un subtabel precum in imaginea urm&toare: Suing ‘ean 79Catalin Vrabie Acelasi lucru il putem vedea si la tabelul ,Universitati”. Pe langa cele doua tipuri de relatii facute deja, mai exista si relatia One- To-One (care ar fi aparut in cazul in care am fi relationat campul ,ID” al tabelului ,Studenti” cu ,ID” din tabelul , Telefoane” — ceea ce ar fi insemnat ca unei unice inregistrari din primul tabel fi corespunde o unica inregistrare in cel de al doilea). ATENTIE: relatiile sunt importante pentru aplicatie, astfel ca ele trebuie realizate cu responsabilitate... 0 eroare aparut& aici (nesincronizare a datelor de exemplu) poate periclita buna functionare a intregii baze de date!!! 2.7. Rezultate 2.7.1. Rapoarte, exportarea datelor Aga cum am mai zis inca de la inceputul prezentului capitol, rapoartele sunt folosite pentru imprimarea informatiilor dintr-un tabel sau interogare. Tn cadrul Aplicatiei 1, am f&cut unul simplu dupa o interogare... vom face si acum cate un raport pentru fiecare interogare pe care o avem in baza de date, si apoi vom face unul dupa tabelul ,Studenti”. « Inchidem toate componentele care sunt deschise; « Apasam Report Wizard din tab-ul Create sectiunea Reports; « Alegem din fereastra care se deschide Query-ul ,Studenti cu taxa redusa’; « Mutam toate campurile in Selected Fields si apasam Next; « Grup&m dupa ,Modalitate plata” mutand campul respectiv din lista din staénga in cea din dreapta precum in imaginea urmatoare: 80Elemente de IT pentru Administratia Publica ‘Nume, Pretume, CNP, Versa, Universitatea, Data inscrierd Acest lucru se obtine prin apasarea varfului de sageata orientat spre dreapta dupa ce in prealabil am selectat campul dorit. e« Apasam Next; ¢ In fereastra care apare avem posibilitatea sortarii datelor ascendent sau descendent, sa alegem campul ,Nume” s& sortam ascendent dupa acesta. Apasam apoi Next; e Facem selectiile Stepped pentru Layout si Landscape pentru Orientation in noua fereastra si apasam Next apoi Finish; Va aparea o list@ cu studentii care beneficiazd de taxa redusA conform optiunilor facute in timpul programarii query-ului si al raportului. Pentru a raspunde curiozitatii celor care vor s& stie ce inseamna programarea in mediul Access va invit la a executa urmatoarele operatii: ¢ inchideti forma de vizualizare Print Preview apasand in tab-ul omonim butonul Close Print Preview Ea ¢ Ceea ce apare se numeste Design View (vom lucra si cu aceasta in paginile care urmeaza); 81Catalin Vrabie In tab-ul Design din Report Design Tools regasim sectiunea Tools, apasam aici butonul View Code : , se va deschide fereastra urmatoare: —- ee Aga cum apare si in bara de titlu, aceasta este o fereastra de programare in Visual Basic... limbaj de programare folosit in special in zona de interfataé a aplicatiei. Access-u! mai foloseste un limbaj de programare, SQL, cu ajutorul cdruia programatorii lucreaza cu baza de date strict. Sa facem o modificare simpla a unui atribut. « in coloana din stanga Properties — Studenti cu taxa redusa vedem c& este prezenta o lista de atribute; ¢ Derulém pan& ajungem la OrderBy in dreptul cruia regasim continutul urmator: ,[Studenti].[ID], [Studenti].[Prenume]’; ¢ Selectém continutul si fl gtergem; 82Elemente de !T pentru Administratia Publica Salvém si inchidem. Ceea ce am facut folosind acest modul de programare a fost sa eliminam intrebarea pe care Access-ul o adresa utilizatorului raportului vis a vis de ordonarea dupa ID. Evident nu era nevoie (puteam apasa OK) dar ne-am folosit de ocazie pentru a vedea cat de adanc se poate implica Access-ul ‘in operarea si programarea bazelor de date. Sa mai facem un raport si dupa query-ul ,Studenti din SNSPA >25”. inchidem toate componentele pe care le ave deschise in Access; in tab-ul Create alegem Report Wizard, Alegem aici query-ul mentionat mai sus; Mut&m toate cémpurile mai putin ,Universitatea”, ,Suma platita” si »Modalitate plata” in Selected Fields Apasaém Next pana in fereastra in care putem face sortarea ascendenté dupa ,Nume” si executam aceasta operatie; apasam iarasi Next, Bifam Tabular pentru Layout si Portrait pentru Orientation apoi apasam Next si Finish; Vor ap&rea cei trei studenti din SNSPA care corespund interogarii noastre. . Inchidem raportul si il redeschidem pe ,,Studenti cu taxa redusa”’ In tab-ul Home ap&sam Print Preview us si observam ca data inscrierii nu este afisat& corect, eroarea HH ne indica faptul ca latimea campului nu este suficientaé pentru a permite afisarea completa a continutului; Apasam mai departe butonul Close Print Preview Pe Din tab-ul Home alegem Design View, va aparea fereastra urmatoare: 83Catalin Vrabie Observam 0 oarecare asemanarea a zonei Design View a formularelor cu aceasta. « Apasam tab-ul Arrange din | Report Design Tools; e Selectam eticheta ,Moda- litate de plata” din Page — Header precum in ima- ginea alaturata; « Aici in zona Sizing & Ordering apaésam butonul Size/Space . si din meniul care apdrea alegem To Fit 2]; Se va redimensiona caseta dupa continut; « Selectam acum campul »Modalitate plata” din - Modalitate plata Header, ¢ S& modificam manual latimea acestuia astfel incat s& se potriveasca cu — cel de mai sus, precum in imaginea alaturata: ¢ Folosind tasta Shift si mouse-ul selectaém toate etichetele din Page Header si campurile omoloage din Detail a raportul nostru, precum 84 | |Elemente de IT pentru Administratia Publicd in imaginea urmatoare, si le mutam cu ajutorul sagetilor spre stanga (in dreptul cAmpului ,Modalitate plata’); « Deselectém si reselectém doar eticheta ,Data inscrierii” si campul omolog; e Cu ajutorul mouse-ului redimensionam manual, tragand de latura din dreapta a acestora, pana cand intreg continutul este vizibil; Folosind tab-ul Design din Report Design Tools, zona Controls, putem aduce elemente noi raportului nostru. e« §& introducem textul ,Conferinta studentilor jin Stiinte Administrative” in Header (apasam pentru asta butonul Label Aay. Putem muta stanga-dreapta sau sus-jos elementele din raport selectandu- le si folosind sAgetile, precum in imaginea urmatoare. De asemenea putem aduce si modificari formatarii textului: Atami ATENTIE: nu trebuie editat textul din continut, selectia se face apasand pe linia care demarcheaza caseta ce contine elementul respectiv. 85Catalin Vrabie Observam ca exista mai multe zone de Header si Footer (in cazul nostru: Report, Page si Modalitate plata Header respectiv Page si Report Footer). Elementele din Report Header si Footer apar doar pe prima respectiv ultima pagina a raportului nostru (editarea Report Footer este similaré celei folosite la formular), pe cand cele din Page Header si Footer apar pe fiecare pagina a acestuia; Modalitate plata Header apare ori de cate ori aceasta este regasita In baza de date cu o alta valoare de intrare. Apasam Print Preview din tab-ul Home, fereastra ar trebui sa fie similara celei din imagine: wees ese sop om Sa mai facem un raport, de data asta dupa tabelul ,Studenti”. ¢ Salvam si inchidem toate componentele deschise. * Apasam Report Wizard din tab-ul Create; « Alegem tabelul ,Studenti”; 86Elemente de IT pentru Administrajia Publicé « Mutaém toate campurile mai putin ID-ul in Selected Fields si apasam Next, « Grupam dupa ,Modalitate plata” si apasam Next; « Ordondm ascendent dup& nume si apasam butonul Summary Option, va ap&rea fereastra urmatoare: Hie Universitatea Suma platita | © calculate percent of total for sums Au fost identificate aici toate campurile care contin numere cu care se pot efectua operatii matematice (,CNP”-ul nu este aici, el fiind de tipul text aga cum |-am creat in tabel). e Bifam Min (pentru a afla varsta minima) si Max (pentru varsta maxima) in dreptul campului ,Varsta”, « De asemenea Sum (pentru suma) si Avg (pentru medie) in dreptul cAmpului ,Suma platita’; « Lasam celelaite optiuni neschimbate si ap&sam OK apoi Next; « In fereastra urmatoare bifam Stepped la Layout si Landscape la Orientation dupa care apasam Finish. 87Catalin Vrabie seen TRNAS, in continuare apare eroarea ###, pe care o corectam aga cum am facut mai sus, pentru a vedea corect elementele din raport. La final raportul ar trebui sa fie precum cel din imagine: Se observa c€ la finalul fiecdrei grupari se regasesc calculele dorite de noi: varsta minima si maxima regasité in grupa respectiva, precum si suma totala si media pe grupa. In pagina a treia a raportului se va regasi si suma totala calculaté pe intreaga baz& de date in dreptul randului »Grand Tota". ¢ Inchidem raportul. Dac& se doreste exportarea datelor dintr-un tabel sau query intr-o alta aplicatie pentru a manipula datele separat (aplicatii de statistica precum SPSS sau chiar Excel pentru a face grafice) apasam tab-ul External Data. * Selectém tabelul sau query-ul pe care dorim sa-| exportam; 88Elemente de IT pentru Administratia Publicd nsuseeevsnstarnsnie cnet cheat « In-sectiunea Export alegem formatul dorit si dac& suntem de acord cu optiunile default ale aplicatiei apasam OK. 2.7.2. Imprimarea Putine sunt diferentele intre setarile in vederea printarii la Access vis-a-vis de alte aplicatii din suita MS Office 2010. Putem adauga aici faptul ca se poate efectua printarea fiecdrei componente de Jucru: tabele, queries, formulare si rapoarte. * Apasam tab-ul File si aici vom gasi optiunea Print. Experimentati!!! 89Elemente de IT pentru Administratia Publica cette Ae ee U RIESE Capitolul 3. PREZENTARI 3.41. Utilizarea aplicatiei Microsoft PowerPoint PowerPoint este un instrument folosit in realizarea prezentarilor de catre conferentiari, profesori si oameni de afaceri. Se creeaz& prezentari de calitate prin folosirea de texte, grafice si imagini c&rora li se adauga efecte de animatie. Prezentarile se bazeaz& pe afigarea punctelor esentiale, urmand ca vorbitorul sa le detalieze oral. Prezentarea poate fi afisata in diferite moduri: pe ecranul unui monitor sau proiectaté pe un ecran mare folosind un videoproiector. Mai poate fi tiparité pe hartie, pentru a fi distribuita in randul audientei sau pe o folie de plastic, urmand a fi proiectat& cu ajutorul unui retroproiector clasic. Exist& multe aplicatii practice ale PowerPoint-ului, in afara celui de instrument folosit la realizarea prezentarilor. Multi profesori au folosit elementele multimedia simple ale pachetului pentru a realiza impreuna cu studentii diferite proiecte. Aceste aplicatii practice vor fi intelese mai bine in momentul in care va veti familiariza cu acesta aplicatie. 3.1.1. Lucrul cu prezentari O prezentare in PowerPoint este constituité dintr-un numér de slide-uri Fiecare slide contine in mod normal un titlu gi un text ca suport in format list& (dup& caz mai poate avea un grafic, un tabel, o organigrama etc.). Desenele pot fi realizate in PowerPoint sau importate, fie ca imagini Clip Art standard din biblioteca de imagini a aplicatiei fie din alte surse. Pentru a face prezentarile mai atractive, pot fi folosite efecte speciale pentru a trece de la un slide la altul (transitions) sau efecte de animatie pentru a afisa elementele componente ale slide-urilor independent de restul prezentarii 91Catalin Vrabie mene i seer cn Microsoft PowerPoint se porneste apasand butonul [Ps Microsoft PowerPoint 2010 din meniul START — All Programs — Microsoft Office. Dupa ce deschidem aplicatia se va deschide o fereastra similara celei de jos. rene te Click to add title cepa Click to add 5 Notite - Notes oe 2 cores ES Ca si la Excel si Access... ¢ Name Bar-ul afiseaz& numele documentului; * Ribbon-ul contine butoane corespunzatoare actiunilor pe care le poate face calculatorul; * Cele mai multe actiuni sunt grupate dupa functionalitatea lor, cum ar fi cele din tab-ul Home, Insert, Design etc. 92Elemente de IT pentru Administratia Public motte snRNA « Pentru a vedea descrierea unui buton trebuie finut cursorul, fara a apasa, deasupra butonului; « inplus, avem in sténga o zona in care vom regasi slide-urile create de noi. inainte s& incepem lucrul cu aplicatia, sé salvam fisierul cu numele »Vacanta”. Apasam pe tab-ul File si de aici alegem Save As. Sub caseta de nume (File name) avem posibilitatea sa salvam sub o alta forma (default, formatul PowerPoint 2010 este .ppix — format care cere instalarea unei variante avansate a aplicatiei), putem alege astfel PowerPoint 97- 2003 Presentation (pentru o portabilitate sporita) sau orice alt format dorit. 3.1.2. Ajustarea setarilor de baza Ca si la celelalte aplicatii si in cazul PowerPoint-ului este necesara compatibilizarea tuturor setarilor (datorité multitudinii de echipamente de calcul cu care un utilizator intra in contact zilnic la serviciu, acasa, la scoala / facultate etc....), astfel c& este bine ca fiecare noua sesiune de lucru s& fie precedata de o ajustare a acestora dupa preferinte. Putem vorbi de: e schimbarea numelui utilizatorului, operatie care se face din tab-ul File, optiunea Options. Aici in sectiunea General avem posibilitatea s& modificam User name-ul; ¢ setarea directorul de lucru implicit, operatie care se poate executa accesand sectiunea Save din lista din dreapta. Modificarea trebuie facut in dreptul liniei: Default file location. in Options se regasesc o multitudine de setari care pot fi facute pentru a individualiza fiecare sesiune de lucru. Invit utilizatorii s@ le descopere fara teama c& pot aduce modificari ireversibile... ca si in cazul celorlalte aplicatii din aceasta carte, toate setarile facute sunt usor de refacut parcurgand pasii in sens invers. Precum fiecare utilizator are preferinte proprii la fel se intampla si cu necesitatile lor. Gasim deci in partea din dreapta-jos a figierului de lucru se 93Catalin Vrabie regaseste optiunea de panoramare (zoom); iar in partea dreapté-sus optiunea de restrangere a ribbon-ului. De regula aceste setari se pastreaza implicit de la o sesiune de lucru la alta, astfel ca in cazul calculatoarelor folosite de mai multi utilizatori (asa cum se intémpla la scoala/facultate, sali de Internet etc.) este bine ca ele sa fie refacute inca de la inceput. Nu trebuie uitaté folosirea functiei Help regasité sub tab-ul File sau prin apasarea tastei F71 — poate fi foarte utila cateodata. 3.2, Crearea unei prezentari 3.2.1. Vizualizarea prezentarii Precum am vazut, PowerPoint-ul se deschide default (sau deschide o prezentare deja facuta) in modul de vizualizare Normal View Daca dorim sa vizualizam continutul si sub o alt forma este suficient sa apasam tab-ul View si acolo, in sectiunea Presentation Views avem posibilitatea s& alegem intre: Slide Sorter 3! (atunci cand ne sunt afisate toate slide-urile prezentarii insa fara posibilitatea editarii lor), Notes Page i=) (cand ne este prezentat individual slide-ul cu notitele pe care le-am facut fiecaruia) si Reading View ul (forma de prezentare finala). Tot in tab-ul View (zona Show) avem posibilitatea sa afigam pe ecran si Ruler-ul. inainte s& incepem o aplicatie, aga cum ne-am obignuit si de la aplicatiile precedente, trebuie sa retinem faptul ca fiecare slide va trebui sa aiba un titlu care s& fie relevant pentru continutul sau. Exista situatii cand un slide este insuficient pentru afigarea tuturor ideilor pe care le aveam in legatura cu un anumit subiect, in aceasta situatie informatiile se vor afisa pe mai multe slide-uri care vor contine acelasi titlu (eventual putem adauga in paranteze ,,continuare”). 94Elemente de |T pentru Administratia Publica _eesrorntnaunictnsee nt meee RSD PEERS ERRNO 3.2.2. Slide-uri Aplicatie (1) Vom folosi figierul , Vacanta” creat la pasul anterior. SA introducem in slide-ul 1 in zona marcaté Click to add Pe unde am hoinarit title titlul .VACANTA’ si in gig zona de subtitlu, Click to add = tunti subtitle, textul ,de iarna” —. , + Prietent / petreceri retinem c& acest slide este de tipul Title Slide = in tab-ul Home, zona Slides apasam butonul New Slide (E]- se va insera un slide de tipul Title and Content: : a inseram ca titlu textul ,Pe unde am hoinarit’ iar in continutul slide- ului textele: ,Bunici”, ,Munti” si ,Prieteni / petreceri” precum in imaginea alaturata; Inseram un nou slide; Dupa inserare apasam butonul Layout Home) si alegem Two Content (2; Adaugam titlul ,In vizita la bunici”; in caseta din stanga adaugam textele urm&toare: 0 ,cateva zile de aer curat’; o ,ajutat bunicii la treburile casei”; © ,uitat de tehnologia moderna — mobil, laptop etc.” In caseta din dreapta avem afigate o serie de pictograme precum cele din imaginea alaturaté, ~ (sectiunea Slides tab-ul apasam pe Clip Art 2; Va aparea in dreapta ecranului un tab denumit Clip Art in care putem cauta dupa cuvinte cheie o imagine in galeria de imagini pusé le dispozitie de Microsoft (spre ex. ,house”). 95Catalin Vrabie « Alegem ce ni se pare ca se potriveste si apasdm pe ea. Inchidem apoi tab-ul Clip Art; | ¢ S& mai inseram un slide, al 4-lea similar cu cel anterior (slide-ul 3); | ¢ in caseta din stanga apasam butonul Insert Picture from File si inseram ceva din calculator care consideram ca se potriveste (putem folosi si o imagine c&reia i-am facut download de pe Internet ‘in prealabil®); «In caseta din stanga introducem urmatoarele texte: { ©. ,felaxare la privirea zapezii perfect mulate pe forma ascutita a brazilor"; © ,coborari pe schiuri prin zapada proaspata”, © ,creste si varfuri care te imbie la aventura”. « Urmatorul slide (slide-ul 5) va fi de forma Title and Content 7 5 ¢ Introducem titlul ,Petreceri”; «fn continut introducem textele urmatoare: co ,Masa de Craciun — in familie cu cei dragi’; o ,Petrecerea de Revelion — in aer liber in Piata Revolutiei”; * S& mai introducem un slide tot de tipul Title and Content a c&rui titlu sa fie ,Cheltuieli - Tabel comparativ’; eae © Apasam Table (insert Table) din grupul de pictogramele afigate; ¢ Introducem datele din tabelul urmator: ° ATENTIE: in prezentari oficiale trebuie s4 mentionam sursa imaginii si de asemenea s& ne asiguram ca avem voie sé 0 folosim! 96Elemente de !T pentru Administratia Publicti * Optimizam tabelul astfel incat s& apara pe centrul slide-ului ca in figura urmatoare: Cheltuieli - Tabel comparativ. | | | | ¢ Inseram un slide nou cu titlul ,Grafic cheltuieli”; « Apasam butonul Chart iid ( Insert Chart) din lista de pictograme; * Din fereastra care apare alegem Coiumn in sectiunea Templates si Clustered Column iia] din lista de pictograme asociat; Pe ecran se deschide aplicatia Excel cu un fisier denumit Chart in Microsoft PowerPoint si care contine default datele din imaginea urmatoare: : ee ae i: E fs S 1 Seriesi Serles? Series} 2 Category 1 43 aa “3. Category 2 25 4a 4 Category 3 35. Le: 5. Category 4 45 28 6 7 a ‘To resize chart data range, drag lower right corner of range. 97CAtalin Vrabie Sosa torsantamoeinan ne nes tee aan mt Asociat acestui tabel, pe slide-ul 7 din fisierul PowerPoint la care lucram noi, apare graficul urmator: w Series Series? Series? ° Omegery] Category 2 Categoy3 ——Categery 4 Precum vedem PowerPoint-ul nu se mai bucura de dinamism, datele din tabelul de pe slide-ul 6 nu s-au concretizat in graficul din slide-ul 7. Pentru acest lucru aplicatia apeleazé Excel-ul. Modificarile facute in fisierul Excel se vor regasi in PowerPoint. ¢ Sa introducem aici datele din slide-ul 6 stergand complet randurile si coloanele suplimentare. Cand terminam inchidem Excel-ul. * Salvam! lata ca avem o prezentare facuta in PowerPoint pe care o putem considera finalé (vom mai aduce totusi modificari si completari). 3. Vizualizarea prezentarii * Pentru vizualizarea full screen apasdm tasta F5. La final putem alege din tab-ul View si alte tipuri de vizualizare pentru a le intelege rolul. De asemenea daca dorim s& vedem informatiile text teprezentate sub forma unui cuprins putem ap&sa tab-ul Outline din stanga slide-ului deschis. |Elemente de IT pentru Administratia Publicé 3.3. Elemente de text 3.3.1. Lucrul cu text in prezentarea ,Vacanta” observam ca nici un slide nu-este supraincarcat este bine ca acest exemplu sd fie folosit in toate prezentarile pe sa le faceti in continuare. Daca este necesara introducerea sau editarea textului deja existent intr-un fisier creat intr-un alt moment din trecut, nu trebuie decat s& editam printr- un click slide-ul potrivit din lista din stanga ecranului. Putem folosi toate elementele de la celelalte aplicatii din pachetul Microsoft Office precum cele de: * manipulare a textului: Copy 23, Cut db, Format Painter F, , Paste "2, Undo ™¥, Redo W, Delete etc.... * formatare a textului: Bold HB, Italic Z, Underline U, Font a "Font size." Font Color das”, Chance Case Aa, la care se adauga cateva precum: Text Shadow Strikethrough alse, Character Spacing a Clear All Formatting ~. etc. « formatare a paragrafelor: Align Text Left Center =, Align Text Right =, Justify 3 la care se mai adauga cateva precum: Text Pasay A. _ Se Direction a, Line Spacing #=" etc. 3.3.2. Formatarea Sa experimentam folosind prezentarea noastra: e Selectém titlul ,VACANTA” de pe slide-ul 1 si ji aducem urmatoarele modificari: © ne asiguraém ca e scris UPPERCASE; © Font: Arial; o Font Size: 60; o Bold; 99Catalin Vrabie o Shadow; o Colour. albastru (blue); * Selectam in continuare textul subtitlu ,de iarna” si fi aplicam acestuia aceleasi formatari precum titlulu) — pentru aceasta selectém intai titlul ,VACANTA", apasam Format Painter “7, dupa care selectém subtitlul nostru. Mai facem apoi urmatoarele adaugiri: © Character Spacing: loose; o Underline (putem alege o culoare diferité pentru linia de subliniere apasand butonul Font % aflat in coltul dreapta-jos a sectiunii omonime — se va deschide o fereastré precum cea din imaginea urmatoare); LE] unsetnecaer (Bez) 7 strikethrough "Small Caps ©) Double Strikethrough All Caps i Superscript feet: 0% 2) Equalize Character Height 3.3.3. Liste e Selectam slide-ul 2 si dupa textul ,Bunici” apas&am Enter — introducem apoi textul ,Relaxare’. ¢ insectiunea Paragraph din tab-ul Home avem butonul Increase List - executam un click pe acesta; 100Elemente de IT pentru Administratia Public’, Observam deplasarea spre dreapta a textului nou introdus (butonul a deplasa spre stanga textul). Decrease List Level e Sub ,Munti’ s& introducem textul ,Aer curat”, iar sub ,Prieteni / Petreceri” textul ,Distractie” si sé procedam similar. Daca totusi am prefera un stil diferit pentru lista noastra, apasam varful de sageata aflat in proximitatea butonului Bullets = ~ (eventual putem alege gE daca dorim o afigare cu cifre si litere) si alegem dupa ___preferinta. Apasarea optiunii Bullets and | Numbering va oferi 0 | gs 100 formatare mai complexA a || com (5) listei, precum se poate vedea | - in imaginea alaturata: Putem modifica marimea marcatorilor vis-a-vis de marimea fontului ales folosind optiunea Size. Folosind Line Spacing sé marim distanja dintre randuri la 1.5 pentru a incadra textul nostru pe intregul slide. Toate aceste operatii se pot face pe intreaga lista sau doar pe elementul selectat. Experimentati! 3.3.4. Tabele jin continuare vom selecta slide-ul 6 ,Cheltuieli - Tabel comparativ” pentru a detalia pe categorii cheltuielile. « Plasdm prompterul in coloana ,Nr. Crt.” si apasam butonul Insert Right 2 din tab-ul Layout (Table Tools); 104Catalin Vrabie secant neta anantene ¢ Introducem in prima celula a noii coloane textul ,Categorii cheltuieli”; « Ma&rim spatierea coloanelor astfel (folosind Width din sectiunea Cell Size): ,Nr. Crt.” - 2,5 cm, ,Categorii cheltuieli” - 5,5 cm, toate celelalte 3 cm; « Asezam tabelul pe centrul slide-ului; | * Plas&m cursorul in celula de sub ,Categorii cheltuieli” si introducem f aici Total’; * Apasam apoi butonul /nsert Below © Introducem sub Total” textul ,din care”- si mai apasam odata /nsert i Below; « Introducem urmatoarele informatii: [11 Cazare : 500 lei ¢ Continuadm sa introducem randuri pentru a realiza urmatorul tabel: Toll Boolei to00 tei 00 ei | din care i 14 a8 Cazare ce el : a ‘500lei - : 12. Mancare : “400lei 750 lei 13. Transport, =| 100le}, «= 100 lei = le 14, Cadour 150lei = = ae ¢ Incontinuare selectam in intregime randul care contine textul ,din care” si apas&m pe butonul Merge Cells = - vom observa alipirea tuturor celulelor care formau randul nostru. Putem schimba stilul tabelului nostru apasand in tab-ul Design (Table } Tools) ce consideram ca se potriveste din sectiunea Table Styles. 102Elemente de IT pentru Administratia Publica Daca dorim o formatare personalizata putem folosi butoanale: Shading A 5 : a, Border: $i Effects “=. 3.4. Grafice si organigrame 3.4.1. Utilizarea graficelor Continuam cu slide-ul 7 al prezentarii noastre. « Apasaam pe grafic pentru a-| selecta. « in tab-ul Design din Chart Tools apasam Edit Data = (sectiunea Data) - se va deschide fisierul Excel asociat graficului nostru; « Completam tabelul conform datelor nou introduse in slide-ul 6; Daca dorim sA schimbam tipul graficului apasam butonul Change Chart Type iid din tab-ul Design. Tot aici putem modifica si stilul graficului din sectiunea Chart Styles; In tab-ul Layout gasim numeroase elemente care pot ajuta la o mai buna intelegere de catre auditori a graficului nostru — ele sunt similare celor folosite in cadrul aplicatiei Excel. e S& apasam Data Labels a (sectiunea Labels) si de aici Outside En Experimentati cu toate celelalte optiuni! « in tab-ul Format gasim elemente care ne ajuta la modificarea aspectului graficului nostru. Select&ém caseta in care acesta este continut: o adaugam un fundal gri folosind optiunea Shape Fill; o ad&ugam un chenar negru folosind Shape Outline; 103Catalin Vrabie Putem selecta si serii de date pentru a le aduce modificdri cromatice dup& preferinte. 3.4.2, Organigrame Avand in vedere ca aplicatia noastra (Aplicafia 1) nu este potrivité pentru slide-uri de tip organigrama, renuntam temporar la a mai lucra cu ea (putem astfel salva si inchide) si incepem o aplicatie noua. Aplicatie (2) * Deschidem o noua instanté de PowerPoint si salvam cu numele »Exemplu”; * Slide-ul titlu, deschis default, il schimbam folosind Layout din tab-ul —| Home (sectiunea Slides) in unu de tipul Blank... « fn tab-ul Insert apasam butonul SmartArt din sectiunea Illustration; + In fereastra care apare alegem in stanga optiunea Hierarchy hs, o * Din lista de pictograme asociate alegem Organisation Chart wie; * Introducem informatii precum in imaginea urmatoare: Te Ce) general i i Director Bi fcletele rete: eduleceel| nie glance 104Elemente de IT pentru Administratia Public& Evident informatiile introduse aici nu pot satisface necesarul unei institutii fie ea si de mici dimensiuni. Pentru a introduce in continuare alte departamente selectam organigrama si apasam tab-ul Design din SmartArt Tools. Apasam butonul Task Pane ii din sectiunea Create Graphic — in stanga organigramei noastre va aparea lista elementelor introduse pana acum; Plasdm prompterul dupa Director financiar” si apasam Enter — vom putea introduce o pozitie noua; Introducem textul ,Director productie”; Plasam cursorul dupa ,Director comercial” si introducem pe rand: Director marketing” si Director vanzari”; Pe acestia doi fi facem subordonati ,Directorului comercial” apasnd pe butonul Demote +; Putem schimba ordinea in care ei sunt prezentati pe slide apasand butonul Right fo Left 2, Stergerea unei pozitii se realizeaza cu ajutorul tastei Delete. Putem schimba atat stilul organigramei cat si designul si formatul acesteia astfel incat la final s& arate ca cea din imagine — alegeti in functie de preferinte: 105Catalin Vrabie Ca si in alte situatii va invit s& experimentati pentru a functionalitatea fiecarui buton! 3.5. Obiecte grafice 3.5.1. Inserare, manipulare Continuam s@ lucram cu figierul ,Exemplu”! ¢ Inseram un nou slide Blank, « Alegem tab-ul /nsert; e Ap&sam butonul Picture * Inseram o fotografie care sa fie reprezentativa pentru Bucuresti; Vom incerca sa cream un traseu al vacantei noastre. e Redimensionam fotografia folosind instrumentele standard din seciiunea Size a tab-ului Format (Picture Tools) la 2,5 cm inaltime (Heigh) si 4 cm l&time (Width); Exista posibilitatea ca modificarea indltimii sA aducd cu sine modificarea automata a latimii pentru a nu disproportiona fotografia. « Insistam pe dimensiunile date folosind butonul de optiuni avansate Size and Position a sectiunii Size. Va aparea fereastra din imaginea alaturata si aici debifam optiunea Lock aspect ratio si reintro- ducem dimensiunile dorite; « Folosind optiunea Rotation sa rotim fotografia la 340 grade; « Alegem acum Position din lista din dreapta si intro- ducem 2,5 cm orizontal 106Elemente de IT pentru Administratia Publica (Horizontal) si 3,5 vertical (Vertical) incepand cu coltul din stanga sus (Top Left Corner) a slide-ului nostru; « Apasam Close si deselectém fotografia apasand oriunde in spatiul alb. 3.5.2. Obiecte desenate ¢ Ne intoarcem in tab-ul Home. « Din sectiunea Drawing alegem Right Arrow recum in imaginea oe Sine ¢ Seva insera automat o sageata precum cea din imagine. el e Cat timp ea este selectaté ap&asam butonul Send Backward Gla din tab-ul Format din Drawing Tools — sageata noastra se va plasa in spatele fotografiei. Putem aduce modificari figurilor pe care le inseram conform imaginii urmatoare. Experimentati! 107Catalin Vrabie | : Auta ia schienbavea formel Fxuet | ' ° : F maotwrateee j (7 neni four : ! Dili ectmonsonaron | Continuam s& inseram imagini si diferite obiecte desenate pana cand ajungem sa avem pe slide ceva similar imaginii urm&toare:Elemente de IT pentru Administratia Publicé ononnertnsnnntenmnenosenatesensninneineeuomenattntenten Cum au fost obtinute efectele? « Fiecare obiect pe care il inseram are tab-ul Format propriu. Aici gasim: o stiluri diferite; © instrumente pentru addugarea de efecte: Picture Effects oe, Text Effects © iH o instrumente pentru adaugarea unei borduri: Text Outline =. Picture Border gz Shape Outline o instrumente de umplere: Text Fill Shape Effects ad; Shape Fill 52, De asemenea putem grupa mai multe obiecte (pentru o manipulare simultana) select&ndu-le (tasta Shift impreuna cu click stanga) si apoi apasand butonul Group ay din tab-ul Format (Picture Tools); optiunea care duce la degruparea acestora este Ungroup my e Textele se pot introduce astfel: © folosind un Text Box El cand dorim ca textul s& fie independent de alte obiecte de pe slide; o apasand click dreapta si apoi butonul Edit Text 2 atunci cand am selectat un obiect. ° Salvam! Observaém ca slide-ul 2 al prezentarii ,Exemplu” s-ar potrivi ieee ,Vacanta” creat& in cadrul Aplicatiei 1. - e Selectam slide-ul 2 al prezentarii ,Exemplu” apasand pe lista din stanga ecranului si executam Copy (Ctrl+C); e Deschidem prezentarea ,Vacanta” (nu inchidem ,Exemplu”); e Alegem modul de vizualizare Slide Sorter Ell (tab-ul View sectiunea Presentation Views), e Aici plasam prompterul dupa slide-ul 7 si executam Paste (Ctri+V), 109Catalin Vrabie Se va plasa pe pozifia 8 slide-ul continand colajul realizat de noi. « Salv4m ambele prezentari si pastram deschisé doar prezentarea »Vacanta’”. 3.6. Pregatirea prezentarii 3.6.1. Pregatirea Prezentarea ,Vacanta” facuta de noi, desi contine toate elementele pe care le-am dori afigate pe slide-uri, nu se constituie ca o prezentare pana cand nu-i adaugam un design care sa o faca mai atractiva. Eventual putem adauga si efecte de tranzitie sau animatie. « [In modul de vizualizare Slide Sorter selectém unul din slide-uri (de preferat slide-ul 1); « Apasam pe tab-ul Design si de aici, din sectiunea Themes, alegem x oe ee o tema care sa stimuleze atentia (de ex. Newsprint i). Observam c toate slide-urile prezentarii se vor modifica in conformitate cu tema aleasa. « Apasam acum tab-ul Transitions; « Selectém toate slide-urile noastre (Ctri+A) si din sectiunea Transition to This Slide alegem un efect de tranzitie dupa preferinte (de ex. Random Bars alll); Observam un scurt preview facut de aplicatie pentru a intelege mai bine ce am ales. De asemenea in coltul din stanga jos a fiecarui slide apare o pictogram: care indica faptul ca s-a ales o tranzitie. « inzona Timing mai putem alege: © un sunet — Sound =, pentru tranzitie; 110Elemente de IT pentru Administratia Publicé o durata efectului de tranzitie in secunde — Duration o tipul de tranzitie: On Mouse Click sau automat dupa timpul setat de noi (de ex. 5 sec) — pot fi bifate ambele optiuni. « Sa salvam si s& apasam tasta F5 pentru a vedea ultima varianté a prezentarii noastre. Minunat... ins& nu este inca gata. Vedem ca desi exista un efect de tranzitie intre slide-uri nu existé efecte de animatie intre elementele de pe slide-uri. Ce putem face pentru a infrumuseta si mai mult prezentarea? « Editam slide-ul 1 (efectuand dublu click pe acesta); ¢ Selectam textul .VACANTA”; «in tab-ul Animation sectiunea Animation alegem ceva ce ni se pare potrivit (de ex. Appear ®. « insectiunea Timing alegem pentru Start After Previous; « Selectam apoi textul ,de iama” si alegem Shape R, « Giaici in sectiunea Timing alegem pentru Start b After Previous. Experimentati si cu elemente de pe alte slide-uri folosind cat mai multe optiuni disponibile fn tab-ul Animation! e Daca dorim ca prezentarea noastra sa continue pana cand utilizatorul doreste oprirea ei trebuie sé apasam tab-ul Slide Show. « Aici apésam butonul Set Up Slide Show ¢ in fereastra care apare bifam optiunea Loop Continuously until ,Esc’ din sectiunea Show options. Putem personaliza tema aleas& de noi folosind optiunile Slide Master =} din tab-ul View. « Saapasam pe acesta! 111Galalin Vrabie + Click to edit Master text stytes * Second Jevel’* + Thind level + Rotel, o Fiflh eval Modificarile pe care le facem aici se vor regasi pe fiecare slide al nostru ATENTIE: aplicatia face diferenta intre diferite fayout-uri ale slide-urilor si, in functie de setari, aceasta poate aplica modificdrile selectiv. Pentru a evita acest lucru selectati prima macheta din lista din stanga, precum in imaginea de mai sus. * Sa selectém caseta in care este scris Click to edit Master title style apas&nd pe linia intrerupta care o demarcheaza; e Jn tab-ul Home alegem Font Color ca fiind rogu si deselectém caseta; : ¢ {n tab-ul Insert ap&sam Clip Art BA. ¢ Tastam ,winter” in caseta care apare in dreapta si inseram imaginea fulgului 112Elemente de IT pentru Administratia Public’ « Redimensionam din tab-ul Format (Picture Tools) la 2 cm inaltime si 2 cm latime; © Repozitionam la 0,1 cm orizontal si tot at&t vertical fata de coltul din stanga sus a slide-ului (Position din fereastra de setari avansate Format Picture); Acum slide-ul Master ar trebui sa arate ca in figura urmatoare: + Click to edit Master text styles + Second level + Third level + Fourth level: Serre | © Selectam tab-ul Slide Mastei ituat in stanga tab-ului Home); * Apasam Close Master View Vom vedea cA toate titlurile din prezentarea noastra (cu exceptia celui din slide-ul Title) sunt rosii si fiecare are in coltul din dreapta sus fulgul inserat de noi. lata astfel ca acest Master Slide este precum o macheta / matrifa a prezentarii noastre. 113CAtalin Vrabie e in continuare apasam in tab-ul insert, sectiunea Text, butonul Slide Number\#] - ne apare o fereastra asemanatoare celei de mai jos: | tndude on side | @vate and time ‘Update automaticly (oioa.70i8 Language: Romanian Wiside cumber Foster (GiNumeles Prerumele nestul Pibon't show on ttle ge © bifand Date and time va aparea pe fiecare slide in parte data (introdusé de noi — dacd alegem Fixed, sau curent& daca alegem Update automaticaly); © bifand Slide number va fi afigat pe fiecare slide numarul acestuia; © in zona de Footer putem introduce ce dorim — sugerez numele si prenumele creatorului prezentarii; ATENTIE: poate fi diferit decat cel setat in prima parte a acestui capitol. © Apasam la final Apply to All. Atunci cand facem prezentarea in fafa publicului (spre deosebire de prezentarile care ruleaz& singure, cu scopul afigarii pe un ecran a diferitelor informatii - precum la targuri si expozitii) este bine ca in parea de jos a fiecrui slide (unde scrie Click to add notes) s& ne facem cateva 114Elemente de IT pentru Administratia Publicd: note, pe care, printandu-le (mai multe informatii in sectiunea de printare a acestui capitol), sa le avem in fata in momentul prezentarii, Sa introducem textul ,Schiul alpin este un sport de iarna care consta in coborarea unor pante pe z4pada, prin anumite puncte de trecere obligatorii, numite ,porti”, cu schiuri cu legaturi cu calcai fix.” jin zona Notes a slide-ului 4 ,Sporturi de iarna” precum in imaginea urm&toare: ZApezii perfect mulate peforma ascufiti a brazilor,* + coborari pe sehiuri Saspata. 3.6.2. Sustinerea prezentarii Daca dorim s& culegem informatii despre ceea ce diseminam noi prin intermediul prezentarii (de exemplu atunci cand pregatim sustinerea lucrarii de licenta) este bine s& printém fisierul nostru sub forma Print Handouts. Pentru asta... 115Catalin Vrabie « Apasam tab-ul File si alegem Print; « Selectam Handouts si alegem Handouts (3 slides per page) a ¢ Printém c&te un exemplar al prezentarii pentru fiecare participant. In felul acesta fiecare din ei pot face notite pe care la final s4 ni le inmaneze... se pot dovedi a fi foarte utile. Pentru noi, o printare de tipul Notes Pages fe) se poate dovedi mult mai utila deoarece va fi printat cate un singur slide pe pagina impreuna cu notele facute de noi in sectiunea dedicata lor (pentru exemplificare apasati tab-ul Home, selectati slide-ul 4, refntoarceti-va in File — Print si aici selectati Notes Pages). ¢ Inainte de forma finala a prezéntarii este bine s& executam un Spel/ ABC Check ap&sand butonul Spelling « din tab-ul Review. Acum suntem gata de prezentare... Cu ajutorul tastelor de navigare de pe tastaturaé putem derula inainte sau inapoi printre slide-uri aga cum consideram de cuviinta. 116Elemente de IT pentru Administratia Publica ANEXA 1 Functii Excel “Funetii delcompatibilitate, ‘Ne. Grt. | Functie ‘Descriere. i i a SeaH pepADisy: Retumeszd functia de distributie cumulativa Retumeazé inversa funcliel de distribujie 2 | BETAINV cumulativa pentru o distributie beta specificata 3 BINOMDIST Returneaza probabilitatea de distributie binomiala pentru un termen individual Returmeaza probabilitatea cu o coada a BE tent distributiei hicpatrat Relurneaza inversa probabillafiicu 0 coada a SEE CHIN. distributiei hi-patrat 6 _| cHiTeST Retumeazdi testul de independent 7 CONFIDENCE Retumeaza intervalul de incredere pentru o medie a poputatiei 8 COVAR Retumeaza covarianta, media produselor | abaterilor pereche 9 CRITBINOM Retumeaza cea mai mic valoare pentru care distributia binomial cumulativa este mai mare sau egal cu 0 valoare criteriu 10 EXPONDIST Retumeaza distributia exponentiala 41__| FOIST Returneazé distribufia de probabilitate F Returneazé inversa distributiei de tee, probabilitate F 13 | FTEST Returneazé rezultatul unui test F 14 GAMMADIST Retumeaza distribulia gama 15 GAMMAINV Retumeaza inversa distribujel cumulative gama 16 HYPGEOMDIST Returneazé distributia hipergeometrica Retumeaz& inversa funcliel de distribute 17 | LOGINY lognormale cumulative 18 | LOGNORMDIST Retumeaza distributia cumulativa jognormala Aad MODE Retumeaz& cea mal freoventa valoare dintr- un set de date 20 NEGBINOMDIST Returneaza distributia binomiala negativa 117C€at&lin Vrabie 21 _| NORMDIST Returneazéi distributia normala cumiulativa Dott NORMATY. Relumeazat inversa distribufiel normale cumulative Retumeaza distribufia normala cumulativa 23 | NORMSDIST sbheaasaee Retumeaza inversa distributiei normale Att eer cumulative standard part PERCENTILE Retumeaza a k-a percentilé a valoriior dintr- un interval Retumeazai rangul procentual al unei valori 26 Pecan dintr-un set de date 27__| POISSON Returneazé distributia Poisson 28 | QUARTILE Retumeaza cuartila unui set de date poll ean Relumeaza rangul unui numa intr-o lista de numere ae Caiculeaz’ abaterea standard bazaté pe un esantion gt Seve Calculeaz® abaterea standard pe baza intregii populatii 32__| TDIST Retumeazé distributia t Student 33_| TINV Returneaza inversa distributiei t Student iggilareer Retumeazé probabilitatea asocialé cu un test t Student 35_| VAR Estimeazai varianta pe baza unul egantion 36 | VARP Calculeaza varianta pe baza intregii populatli 37 | WEIBULL Returneaza distributia Weibull Returneaza valoarea de probabilitate cu 0 Peel ure coadéi a unui test z ; Ti Funefiide cub NreCrt. | Functie Descriere a Returneazai o proprietate a indicatorului cheie de performanta (KPI) si afigeaz& numele KPI in celula. KP! este o m&suratoare 39 | CUBEKPIMEMBER cuantificabila, cum ar fi profitul brut lunar sau comisionul trimestrial al-angajatului, care se utilizeaza pentru a monitoriza performantele unei compan 118Elemente de IT pentru Administratia Publica 40 CUBEMEMBER Retumeaz un membru sau tuplu dintr-un cub. Se utilizeaza pentru a valida faptul cA existé membrul sau tuplul in cub. 44 CUBEMEMBERPROPERTY Returneazé valoarea unei proprietafi membru dintr-un oub. Utilizata pentru a valida faptul o& numele membruiui exista in interiorul cubului gi pentru a returna proprietatea specificat’ pentru membrul respectiv. 42 CUBERANKEDMEMBER Reiurneaz& membrul de ordin n dintr-un set. Se utilizeazd pentru a returna unul sau mai multe elemente dintr-un set, cum ar fi cel mai bun vanzator sau cei mai buni 10 student 43 CUBESET Defineste un set calculat de membri sau tupluti prin trimiterea unei expresii de set ta cubul de pe server, ceea ce creeaza setul, apoi returneazai setul in Microsoft Office Excel. CUBESETCOUNT Returneaz& numarul de elemente dintr-un, set. 45 CUBEVALUE Returneazai o valoare agregata din cub. . Functii de baze de date Nr. Crt. Functie Descriere 46 DAVERAGE Returneaza media intrarilor de baza de date selectate 47 DCOUNT Numara celulele care contin numere intr-o baza de date 48 DCOUNTA Numéara celulele care nu sunt necompletate intr-o baza de date 49 DGET Extrage dintr-o bazéi de date o singurai inregistrare care satisface criterille specificate 50 DMAX Retumneaza valoarea maxima dintre intrarile de baza de date selectate 51 DMIN Retumeaza valoarea minima dintre intrarile de baza de date selectate 62 DPRODUCT Tnmuiteste valorile dintr-un anumit camp de inregistrari care indeplinese criteriile intr-o baza de date 53 DSTDEV Estimeaz abaterea standard pe baza unui esantion de intrari selectate dintr-o baza de date 119Catalin Vrabie 54 DSTDEVP Caiculeaz abaterea standard pe baza intregii populatii de intr&ri selectate dintr-o bazai de date 55 DSUM Aduna numerele dintr-o coloana de campuri a inregistrarilor dintr-o baz& de date care satisfac criteriile specificate 56 DVAR Estimeaza varianta pe baza unui esantion de intrari selectate dintr-o baz& de date 87 DVARP Calculeazé varianta pe baza intregii populati a intréirilor selectate dintr-o baza de date 7 Funetii dedati slo Nr. Crt. Funcie. “|Descriere 58 DATE Returneaza numérul serial al unei anumite date calendaristice 59 DATEVALUE Efectueaza conversia unei date calendaristice sub forma de text intr-un numar serial 60 DAY Efectueaza conversia unui numér serial intr-o zi a lunii 61 DAYS360, Calculeaza numarul de zile dintre doua date calendaristice avand ca baza un an cu 360 de zile 62 EDATE Retumeaz’ numarul serial al datet calendatistice care este numérul indicat de luni, inainte sau dupa data calendaristic& de inceput 63 EOMONTH Returneazai numérul serial al ultimel zile a lunii care este Inainte sau dupa un numar specificat de luni 64 HOUR Efectueaza conversia unui numar serial intr-o ora 65 MINUTE Efectueaza conversia unui numar serial intr- un minut 66 MONTH Efectueaza conversia unui numér serial intr-o tuna 67 NETWORKDAYS. Returneaza numérul de zile lucratoare intregi dintre doua date calendaristice 68 NETWORKDAYS. INTL Retumeaz’i numarul de zile lucratoare intregi dintre dou’ date calendatistice, utilizand parametri pentru a indica cte zile $i care anume sunt zile de weekend 120Elemente de IT pentru Administratia Publicd Returneaza numéarul serial al datei si orei kia Now curente 70 SECOND Efectueaza conversia unui numér serial intr-o seounda Pele Relumeaza hum&rul serial al unél valon' de timp specificate oT EUAUe Efeclueaza conversia une ore sub forma de text Intr-un numar serial Returneazé num&rul serial al Gatel fete calendaristice din ziua curenta PAS W EERE Efeclueaza conversia unui numar serial Ini-o ziasaptamanii Efectueaza conversia unui numer serial intr 75 | WEEKNUM un numa reprezenténd numarul saptménii respective din an Returneazl numaral serial al datel 76 | WORKDAY calendaristice care este inainte sau dupa un num specificat de zile lucratoare Retumieaza numarul serial al datei dinainte sau dupa un numar specificat de zile de lucru, Tee WORKDAY INTE utilizand parametri pentru a indica cate zile $i care anume sunt zile de weekend aeiivene Efectueazé conversia unui numdr Serial Tat unan Retumeaza fraciiunea din an pe care o reprezinté numarul de zile intregi cuprinse 72+ EeRE RAG intre data calendaristica de inceput si cea de sfarsit a 5; Funcfli de inginerie 7 Nir Crt | Funetie [Deseriere 80 | BESSELI Returneaza funojia Bessel modificatl ns) a1 __| BESSELJ Returneaza functia Bessel Jn(x) 62 | BESSELK Returneaza funciia Bessel modificata Kn(x) 83 | BESSELY Returneaza functia Bessel Vn) Si eneoee Efectueaz’ conversia unui numar din sistem binar in sistem zecimal Etectueazé conversa unui numdr din sistem ialttd poesia binar in sistem hexazecimal ir eneocr Efeciueaza conversia unui numa din sistem binar in sistem octal 121Catalin Vrabie Efectueaz& conversia coeficientiior reali si hit one imaginari intr-un numar complex Efectueaza conversia unui numar dintr-un 8 CONVERT sistem de masura in altul Efectueaza conversia unui numar din sistem i DEC2BIN zecimal in sistem binar 90 DEC2HEX Efectueazé conversia unui numar din sistem zacimal in sistem hexazecimal 1 DEC20cT Efectueaza conversia unui numar din sistem. zecimal in sistem octal 92 | DELTA Testeaza egalitatea a doua valori 93 ERF Returneaza functia de eroare 94 ERF.PRECISE Returneaza functia de eroare 95 ERFC Returneaza complementara functiei de eroare eee eEearee pePeECr Re Retumeaza funcia ERF complementara integraté de la x la infinit Testeaza daca un numar este mai mare Peete decat o valoare de prag 98 HEX2BIN Efectueaza Ccababimanes numér din sistem hexazecimal in sistem binar Efectueaza conversia unui numér din sistem 7 dace hexazecimal in sistem zecimal 400 HEX20CT Efectueaza conversia unui numar din sistem hexazecimal in sistem octal 101 IMABS Returneazé valoarea absoluta a unui numar complex (modulul) 102 | IMAGINARY Reétumeaza partea imaginara a unui numar complex eae aA eEHaTAEREH Returneaza argumentul theta, Un unghi ‘exprimat in radiani 104 | IMCONJUGATE Retumeaza conjugata complexa a unui numar complex 105 | IMCOS Returneaza cosinusul unui numar complex 106 IMDIV Returneaza catul a doud numere complexe ReSeeH Erect Retumeaz& exponentiala unui numar complex 408 | IMLN Returneaza logaritmu! natural al unui numar complex Toa EeIMCOGA Returneaza logaritmul zecimal al unul numar complex 410 | IMLOG2 Returneaza logaritmul in baza 2-al unui numar complex 122Elemente de IT pentru Administratia Publica Returneaza un numér complex ridicat la o 111 | IMPOWER 5 putere intreaga ioe HPBODUGT Returneaza produsul a 2 pana la 255 de numere complexe 1713 | IMREAL Retumeaza partea real @ unui numar complex. 114 | IMSIN Retumeaza sinusul unui numar complex 115 | IMSORT Returneaza rédéicina patrata a unui numar complex feet meus Retumeaza diferenta dintre doua numere complexe 117 | IMSUM Returneaza suma numerelor complexe fag aoa Efectueazé conversia unui numar din sistem octal in sistem binar Efectueaza conversia unui numar din sistem (rae eee octal in sistem zecimal Efectueaza conversia unui numar din sistem tae eee octal in sistem hexazecimal Funetii financiare Nr. Crt, | Functie | ‘Desctiere Returneaza dobanda cumulaté pentru o 421 | ACCRINT hartie de valoare care plateste dobanzi periodice Returneaza dobanda cumulata pentru 0 422 | ACCRINTM hartie de valoare care plateste dobanda la scadenta Retumeaza amortizarea pentru fiecare 123 | AMORDEGRC exercifiu financiar utilizand 0 rata de amortizare Relumeaza amortizarea pentru fiecare tate orane: exercifiu financiar Retumeaza numérul de zile de la inceputul 125 | COUPDAYBS perioadei cuponului pana la data de decontare Retumeaza numarul de zile ale perioadei 12S GOURD ANS: cuponului care confine data de decontare Retumeaza numérul de zile de ia data de 427 | COUPDAYSNC decontare pané la data urmatoare a cuponului 123Catlin Vrabie Santo etenesieeestcenesinennansassacetnentctcchinemsinenens Returneaza data urmatoare a cuponului de Abadia Peacaesiitie dupa data de decontare Returneaz& numarul de cupoane de plata intre data de decontare si data maturit&tii Returneaza data anterioara a cuponului, inainte de data de decontare Returneazaé dobanda acumulata piatita intre doua perioade Returneazé capitalul cumulativ platit la un imprumut, intre doua perioade Returneaza amortizarea unui mijloc fix pentru 133 DB © perioada specificata, utilizand metoda amortizarii regresive fixe Returneaza amortizarea unui mijloc fix pentru © pericada specificata, utilizand metoda 129 | COUPNUM 130 | COUPPCD 131 CUMIPMT 132 | CUMPRINC 194 Bee amortizarii dublu-regresive sau alta metoda specificata 136 Disc Returneaza rata de scont pentru o hartie de valoare Efectueaza conversia unei valori in dolari, 136 | DOLLARDE exprimata ca fractie, intr-o valoare in dolari exprimata ca numéar zecimal Efectueaza conversia unei valori in dolar, 137 | DOLLARFR exprimata ca numar zecimal, intr-o valoare in dolari exprimata ca fractie Returneaza durata in ani a unei hartii de valoare cu dobanda periodic 138 | DURATION 139 | EFFECT Returneaza rata efectiva a dob&nzii anuale 140 FV Returneaza valoarea viitoare a unei investifii Returneaza valoarea viitoare a unui capital 144 FVSCHEDULE initial dupa aplicarea unei seri de rate de dobanzi compuse Returneaza rata dobanzii pentru o hartie de ee Nee valoare complet investita Refumeaza dobanda de platé pentru o Heddtll ituedd investitie pentru o perioada data 444 IRR Returneaza rata interna de rentabilitate pentru o serie de fluxuri de numerar 145 | ISPMT Calouleazai dobanda platita pe parcursul unei perioade specificate a une’ investiti Retumeaz durata Macauley modificata 146 | MDURATION pentru o hartie de valoare cu valoare nominal presupusd de 100 lei 124Elemente de IT pentru Administratia Publica ceremonies snsnannenenn sin tse Returneazi rata interna de rentabilitate 147 | MIRR pentru o serie de fluxuri de numerar pozitive si negative finantate la diferite rate 748 __| NOMINAL Retumeaza rata nominalé anuala a dobanzii Cee eee Returmeazi numérul de perioade peniruo investitie Returneaza valoarea neta actuala a unei 150 | NPV investiti bazat& pe o serie de fluxuri de numerar periodice si a unei rate de scont Returneaza pretul la 100 lei valoare nominala 151 | ODDFPRICE pentru 0 hartie de valoare care are prima perioada anormala Sree vie Returneazéi randamentul unei hart de valoare care are prima perioadé anormala Retumeaza pretul la 100 lei valoare nominalé 153 | ODDLPRICE pentru o hartie de valoare care are ultima perioada anormala Poe toctnicrn Returneaza randamentul unei hart de valoare care are ultima perioad’ anormal 155 | PMT Retumeaz& plata periodica pentru o anuitate Returneaza plata de capital pentru o investifie eae pe 0 perioada data Retumeaz& preul la 100 lei valoare nominal 187 | PRICE pentru o hattie de valoare care plateste dobanda periodic | Returneaza preful la 100 lei valoare nominala jeer eater pentru o hartie de valoare actualizata Retumeaza pre{ul la 100 lei valoare nominalé 159 | PRICEMAT pentru o hartie de valoare care plateste dobanda [a maturitate 160 | PV Retumeaza valoarea actuala a unei investi Retureaza rata dobanzii pentru 0 perioada ee de anuitate Retureazé suma primité la maturitate pentru sete eee Co hartie de valoare integral investi Retumeaza amortizarea linfaré a unui mijloc tere liea fix pentru 0 perioad& Returneaza amortizarea prin insumarea 164 | SYD anilor @ unui mijloc fix pentru 0 perioad& specificata Retumeaza rentabitatea in echivalent-bond tePe eee pentru un bon de tezaur 125Catalin Vrabie Returneaza pretul la 100 lei valoare nominala pee Evel ee pentru _un bon de tezaur 167 TBILLYIELD Returneaza randamentul unui bon de tezaur Returneaz’ amortizarea unui mijloc fix pentru 468 | VDB © perioada specificat’ sau partial, utilizand metoda amortizarii regresive Returneaza rata interna de rentabilitate 169 | XIRR pentru un grafic de flux de numerar care nu este neapairat periodic Returneaza valoarea actuala neta pentru un 170 | XNPV grafic de flux de numerar care nu este neaparat periodic Returneaza randamentul unei hartii de Le Mee valoare care plateste dobanda periodic Returneaza randamentul unei hartii de 472 YIELDDISC valoare actualizate, de exemplu, un bon de tezaur Returneaza randamentul anual al unei hartii 173 YIELDMAT de valoare care plateste dobanda la maturitate Functii de informatii- Nr. Crt. | Funetie ‘[Deseriere j Pa Hee Returneaza informafi despre formatare, locatia sau continutul unei celule free Returneaza un numér ce corespunde unui tip de eroare 178 | INFO Retumeaza informatii despre mediul de operare curent 177 ISBLANK Retumeaza TRUE daca valoarea este necompletata Returneaza TRUE daca valoarea este orice ae geass alté valoare de eroare in afara de #N/A 179 | ISERROR Returneazé TRUE dacé vaioarea este orice valoare de eroare 180 | ISEVEN Retumeaza TRUE daca numarul este par | 481 ISLOGICAL Returneaza TRUE daca valoarea este 0 | i valoare logic& | 1482 ISNA Returneazé TRUE daca valoarea reprezinta valoarea de eroare #N/A 126Elemente de IT pentru Administratia Publica 183 ISNONTEXT Returneazé TRUE daca valoarea nu este text 184 ISNUMBER Returneaza TRUE daca valoarea este un numér 185 iSODD. Returneazé TRUE daca numérul este impar Waa HL SREE Relumeazé TRUE daca valoarea este 0 referinta 187 ISTEXT Returneaza TRUE daca valoarea este text 188 N Returneaza o valoare convertita in numar 189 NA Returneaza valoarea de eroare #N/A 490. | TYPE Returneaza un numar indicand tipul de data al unei valori _Funetii logice Nr, Crt. | Funetie “| Deseriere ance 191 AND Returneaz& TRUE daca argumentele sunt toate adevarate 192 FALSE Returneaza valoarea logica FALSE 193 IF Specifica un test logic de executat Returneazé o valoare specificataé de dvs. 194 IFERROR daca o formula are ca rezultat o eroare; altfel, returneaza rezultatul formulei. 195 | NOT Inverseaza valoarea logica a argumentului 496 oR Returneazé TRUE daca unui dintre argumente este adevarat 197 | TRUE Returneazé valoarea logica TRUE Funetii de cdutare si de referinta [NeeGrt, | Functie ‘Descriere SESE Returneaza o referinta ca text la o singura see tee celula dintr-o foaie de tucru 199 AREAS Returneaza numérul de zone dintr-o referinta 200 CHOOSE Alege o valoare dintr-o lista de valori 201 COLUMN Returneaza numarul coloanei unei referinte 202 COLUMNS Returneaz numéarul de coloane dintr-o referinta 127Catalin Vrabie Retumneaza datele stocate intr-un raport 203 | GETPIVOTDATA BRctrabie Cauta in randul de sus al unei matrice si Pore a returneaza valoarea celulei indicate Creeaza 0 comanda de acces rapid sau 0 legatura care deschide un document stocat PP eeeeceeeee re pe un server de retea, in intranet sau in Intemet Utilizeaza un index pentru a alege o valoare 02 INDEX dintr-o referint& sau dintr-o matrice Reiurneaza o referinta indicat printr-o 207 | INDIRECT Valores tour 208 | LOOKUP Cauta vaiori intr-un vector sau intr-o matrice 209 | MATCH Cautd valor’ intr-o referinta sau intr-o matrice Sat GERSET baa pozitia relaliva, fafa de o referinté 211 | ROW Returneaza numarul de rand al unei referinfe Returneaza numarul de randuni dintr-o 242 | ROWS teferinta Regaseste date in timp real dintr-un program care recunoaste automatizarea COM (Automatizare: O modalitate de lucru cu oa | RID obiectele unei aplicatii din alta aplicatie sau instrument de dezvoltare. Numita anterior Automatizare OLE, Automatizare este un standard industrial si o caracteristi Component Object Model (COM),) 214 | TRANSPOSE Returneaza transpusa unei matrice Cauté in prima coloand a unel matrice $i se 2168 | VLOOKUP deplaseaza pe rand pentru a returna valoarea unei celule ‘Functii matematice si trigonometrice. Nr. Crt. [ Functie ‘[Descriere é i 216 | ABS Returneazé valoarea absoluta a unui numar Retumeaza valoarea arccosinusului unui 217 | ACOS nae 218 | ACOSH Relumeaza inversa cosinusului hiperbolic al unui numar 219 | AGGREGATE Relumeazs (© medie intr-o lista sau 0 baz de 128Elemente de IT pentru Administratia Publicé nanometer ht Senna 220 | ASIN Returneaza valoarea arcsinusului unui numér Saat ASIN Retumeaza inversa sinusului hiperbolic al unui numar 222 _| ATAN Returmeaz valoarea arctangentei unui numar Gotta Retumeaza valoarea arclangentei dupa coordonatele x si y Retumeaza valoarea inversa a tangentei eee hiperbolice @ unui numar Rotunjeste un numar la cel mai apropiat 226 | CEILING intreg sau la cel mai epropiat muttiplu semnificativ Rotunjeste un numa la cel mai apropiat 226 | CEILING.PRECISE intreg sau la cel mai apropiat multiply semnificativ. Numérul este rotunjit in sus indiferent de semnul sau Sat EoOMEAn Retumeazé numarul de combina pentru un numar dat de obiecte 228 | COS Retumeaza valoarea cosinusului unui numar me | cosy Ratumeazai valoarea cosinusului hiperbolic al unui numar 230 | DEGREES Converteste radianii in grade eee Rotunjegte un numa in sus la cel mai apropiat intreg par 232 | EXP Retumeaza e la puterea unui numar dat 233 | FACT Retumeazé factorialul unui numér 234 | FACTDOUBLE Retumeaza factorialul dublu al unui numa 235 | FLOOR Rotunjeste un numér prin lips&, Inspre zero Rotunjeste un numar in jos la cel mai apropiat intreg sau la cel mai apropiat multiply 276 Oona, semnificativ. Numarul este rotunjit in jos indiferent de semnul sdu Balsa) Retumeaza valoarea celui mai mare divizor comun Seater Rotunjeste un numa la primul tntreg dinaintea tui Retumeaza un numér care este rotunjit in sus 239 | ISO.CEILING la cel mai apropiat Intreg sau la cel mai apropiat multiplu semnificativ Faso Retumeaza valoarea celui mai mic multiply comun 2a TUN Retuméaza valoarea logaritmului natural al unul numar 129Catalin Vrabie ‘urs en Retumeaza valoarea logaritmului unui numar eens intr-o baza data aes Returneazé valoarea logaritmului zecimal al unui numar 244 | MDETERM Retumeaz& determinantul unei matrice 245_| MINVERSE Returneaza matricea inversa a unei matrice Relurneaza valoarea produsului matricial a eee doua matrice 247 | MOD Returneaza restul unei impartiri 248 | MROUND Returmeaza un numar rotunjit la multiplul dorit 249 MULTINOMIAL Returneazé valoarea multinomiala a unui set de numere pea tea Rotunjeste un numar la cel mai apropiat numéir intreg impar urmator 251_(| Pl Returneaza valoarea numarului pi 352 | Power Returneaza valoarea unui numér ridicat la © putere 253 | PRODUCT inmulteste argumentele functiel 254 | QUOTIENT Returneaza intregul unei impartiri (255 | RADIANS Efectueaza conversia gradelor in radiani eu) Returneaz& un numér aleator intre 0 si i Returneaza un numér aleator, cuprins intre | RANDBETWEEN numerele specificate aie Efectueaza conversia in forma romana a unui | numar cu cifre arabe, sub forma de text | 269 | ROUND Rotunjeste un numar ia un numér specificat | de cifte |_260 | ROUNDDOWN Rotunjeste un numar in jos, inspre zero ; 261 | ROUNDUP Rotunjeste un numar in sus, dinspre zero r 262 | SERIESSUM Retumeaza ‘suma unei serii de puteri, pe baza formulei 263 | SIGN Returneaza semnul unui numar | 264” | SIN Retumeaza sinusul unui unghi dat 265 | SINH Retumeaza sinusul hiperbolic al unui numar "266 | saRT Retumeazai valoaréa pozitiva @ radacini patrate 267 | SORTPI Relumeazé valoarea rédaicini patrate din (numar * pi) 268 | SUBTOTAL Relumeaze subtotalul unei liste sau baze de 269_| SUM ‘Aduna argumentele functiei 130Elemente de IT pentru Administratia Publica sonore nent et sunnier ‘Aduna continutul celulelor specificate, dupa fae eeetetl un criteriu dat 2 SUMIES Adauga celulele dintr-o zona care indeplinesc mai multe criteri. Returneaza suma produselor componentelor Renee unei matrice corespondente 273 | SUMSQ Returneaza suma patratelor argumentelor 274 | SUMX2MY2 Returneaza suma diferentelor patratelor valorilor corespondente din doua matrice Returneaza suma sumei patratelor valoriior Se eee corespondente din dou matrice Returneaz& suma patratelor diferentelor ee eee valorilor corespondente din doua matrice 277 | TAN Returneaza valoarea tangentei unui numar 278 | TANH Relurmeaza valoarea tangente’ hiperbolice a unui numar 279 | TRUNC Trunchiaza un numér la un Intreg Functil statistice Nr, Crt. | Functie Descriere Returneaza media aritmetica a abaterilor 280 | AVEDEV absolute ale punctelor de date de la valoarea lor medie 281 AVERAGE Returneazd media aritmeticd a argumentelor Bae eee Returneaza media aritmetica a argumentelor, inclusiv numere, texte si valori logice Returneaza valoarea medie (media 283 | AVERAGEIF aritmetica) a tuturor celulelor dintr-o zona care indeplinesc un anumit criteriu Returneaza valoarea medie (media 284 | AVERAGEIFS aritmetica) a tuturor celulelor care indeplinesc mai multe criterii ipgett BEER IST Retuneaza functia de distributie cumulativa Returneaza inversa functiei de distributie 286 BETA.INV cumulativa pentru o distributie beta specificat& 131