2015 Practicas de access 7 con eercicios PRACTICAS CON ACCESS En este tutorial, se pretende realizar una Base de Datos sencilla, pero con todos los requisitos, que se le pueden pedir a una sencilla practica de aplicacién, desarrollada con MS-Access. Para gestionar una base de datos, hay unos puntos comunes en toda ellas que debemos contemplar que podemos definir como: entidades, tipos de entidades, productos y tipos de productos. Todos ellos contenidos en tablas. En una tabla genérica, una entidad es Ia que guarda informacién relacionada con mi producto, por ejemplo si voy a guardar informacién sobre electrodomésticos guardaré como entidad la empresa que distribuye estos productos. Con lo que podré mantener una relacién de entidades, veamos. Para una entidad se dispondra de unos campos definidos como, Nombre y Tipo entre otros, estos pueden ser: Nombre Direccion Teléfono Fax Provincia Tipo Deseripeién Correo electrinico SN AMAL Es aconsejable que antes de afiadir registros en entidades, creemos el tipo a que corresponde dicha entidad Tabla Productos. Un producto siempre esté relacionado con una entidad, por lo que antes de insertar un producto es necesario haber creado previamente la entidad a la que corresponde dicho producto. Si embargo antes de aftadir los productos, crearemos el tipo de producto a que corresponde el producto. Los campos predefinidos en un producto seran: Producto Tipo Entidad Descripeién, entre otros. Reno Un producto estar definido a la vez por los campos producto, entidad y tipo. Es decir, se debe cumplir que, una vez se cree un producto estos campos ya no se puedan cambiar. Se pueden mantener diferentes tipos productos que queramos crear. Tambign es aconsejable que antes de afiadir registros a la tabla productos, ereemos el tipo al que corresponde a dicho producto. Definicion de los diferentes campos Si creemos que necesitamos guardar mas caracteristicas de un producto en nuestra Base de Datos, no hay problemas ya que podemos crear campos especificos para cada producto. ipa hispavilacer/Sdslocelecces hil 1eats Practios de access 7 en eercices Es conveniente crear campos personalizados antes comenzar a insertar datos de los productos Y sin més preémbulos, empecemos 1° PRACTICA El primer paso que debemos dar es, crear las tablas que necesitemos, segtin el caso. En esta ocasién, se necesitan al menos tres tablas que corresponderan a Abogados, Clientes y Citas respectivamente. Veamos como, vamos a disefiar la base de datos que manejaremos durante las practicas Para ello, crearemos las tres tablas mencionadas y estableceremos las que, deben existir entre ellas: El resultado final debera tener un aspecto similar al de la figura 1 siguiente: Fig. 1 Vayamos por partes. Para obtener este resultado, se deben realizar las siguientes acciones: 1. Abriremos la aplicacién ACCESS y crearemos una base de datos nueva desde el menu Crear, y le asignaremos el nombre ‘practica’, al crearla no es necesaria la extension ‘mdb 2. Crearemos /a tabla Clientes, utilizando el asistente para tablas para conocerlo, sigamos los pasos que nos indica y afiadamos los campos que nos interesen, una vez hayamos finalizado la tarea de crear la tabla, al guardar nos indicaré que la tabla no tiene clave, si queremos crearla o la crea autométicamente, respondemos que no, si ya la hemos guardado utilizando la opcién Disefiar, afladiremos el campo Abogado Preferido. 3. Crearemos las tablas Citas y Abogados, , y asi aprenderemos cémo se crean. Para la tabla Citas, asignaremos el tamafio del campo Entero largo, al campo IDDeCliente. Se creara la de una tabla y una tabla de Para ello, en la primera casilla del editor, Escribiremos el nombre IDDeCliente, pulsamos Enter y en Tipo de dato, escribimos numero, en ese momento entra en accién el sistema presentando las diferentes opciones: 4. Ahora, seguiremos en el siguiente campo, Descripcién, este no es estrictamente necesario, aunque recomiendo que se haga una descripcién a la medida de cada campo, luego se apreciaré mejor nuestro trabajo. Una vez terminado, en la fila siguiente, escribiremos el nombre del nuevo campo por ejemplo, Fecha, en el Tipo de dato, pondremos Fecha/Hora, si pulsamos F6, el puntero se desplaza hasta la repihnwnspeu.comissoticetcces Mel2015 Practicas de access 7 con eercicios pare de abajo a Propiedades del campo. 5. En formato es conveniente poner una de las opciones disponibles, por ejemplo, Fecha corta, en la Mascara de entrada, deberiamos poner los signos siguientes: 90/90/99;;# para generar la mascara y si queremos que presente la fecha actual por defect, que podremos modificar a la hora de entrar la fecha, en Valor determinado, pondremos: Fecha(), luego continuaremos con los demas campos. Luego continuaremos con la otra tabla Citas. Finalmente, crearemos las entre las tablas, de forma que, obtengamos el resultado reflejado en la anterior figura 1. sete) |oona | covers! ates | Tamara dsleanps Enters eae Tamafocelssngo nero ro Lipweemerae Arse Ugwerssonmnee Sse cara eae ers ora Tas ‘other Sha ‘Boece obrpreteserinase 9 kr redterocs ago a oascee fegb de aldacen Toner Sesto alan covert nad | Tenfoeleoneo Ph Mimaogeomae po peo ie, exrpsen [sl Sega ain Te Fest de vac to Beara ie reno teato SS Ginasline) Teo teri ial rien de eanpe Fig. 2 La primera TABLA , la realizaremos con la opcion, crear tabla con asistente. Sequir estos pasos: 1. Ejecutar Archivo - Abrir y seleccionar Nueva, dar el nombre: practicas, no necesita extension. 2. Se presenta una ventana con tres pestafias, en la pestafia Tablas, pulsar el botén Nuevo, y seleccionar en el cuadro que se presenta, la opcién Asistente para tablas. 3. Seleccionar en la lista Tablas de ejempio,la lista Clientes. 4, Seleccionar e introducir todos los campos de la tabla de ejemplo que, coincidan con los de la tabla requerida, seleccionandolos y pulsando el botén >. Por cierto, como el campo Abogado preferido, no aparece en el listado disponible, lo introduciremos mas tarde 5. Pasar al siguiente cuadro y, pulsar sobre Establecer yo mismo Ia clave principal. ipa hispavilacer/Sdsloricelecces hil@ © Practica de access 7 con ejercicios Pulsar Siguiente y cambiar el tipo de datos IDDeCliente a, Numeros que yo introduzco cuando afiado nuevos registros En el siguiente cuadro del asistente elegir, Modificar el disefio de Ja tabla y pulsar Finalizar. Se abre la tabla en modo Disefio. Pulsar con el ratén en el primer nombre de campo vacio y escribir, Abogado Preferido, pulsar y elegir como tipo de datos, el tipo Numérico, como ya se ha dicho. Guardar |a tabla o cerrar pulsando el botén con un aspa de la esquina superior derecha de la tabla y Aceptar para guardar. Podemos ver la tabla, pasando al modo entrar datos en el ment Ver, opcién Hoja de datos o pulsando el icono Vista. Si no hemos guardado la tabla, al cambiar a Hoja de datos, nos pediré que guardemos los cambios, Aceptar. Ya hemos creado la primera . vamos a crear las otras dos, sin utilizar el asistente, como ya se ha dicho. De esta forma, podremos adquirir practicas, para crear tablas, de manera mas directa y personalizada Para crear una Tabla sin asistente, seguir los siguientes pasos: 1 ” a En la pestafia Tablas, pulsar sobre Nuevo y sobre Vista disefio, para empezar a crear la tabla. Se abre una plantilla con tres columnas Nombre, Tipo dato y Descripcién, en la parte alta y en la parte baja, la zona llamada Propiedades de campo En la primera celda de la tabla, en Nombre, escribir Id_Abogado, pulsar [Enter] y en la columna datos, poner el tipo de datos a Numérico. Desplazar el puntero hasta el siguiente nombre de campo y, escribir los siguientes nombres de campo Nombre, Teléfono y Fax aceptando el tipo de datos por defecto, Texto. Para los campos, Teléfono y Fax, de cada tabla, hemos de modificarlos desde Propiedades del campo, estableciendo en 20, su valor. Seleccionar el campo Id_Abogado y, pulsar el botn Establecer clave principal, del ment de herramientas 0 pulsando en el icono de una llave. Ejecutar Archivo - Cerrar, aceptando guardar los cambios y asignarle a la tabla el nombre Abogados. Crear del mismo modo, la tabla Citas, con los campos descritos, en IDDeCliente poner, el tipo de datos a Numérico Estando en este campo, desplazar el puntero a la parte baja de la tabla, en Propiedades de la tabla, sobre el area Tamafio del campo elegir, tipo Entero largo. Los campos Fecha inicio, Hora inicio y Hora final, tienen el mismo tipo de datos, Fecha/hora, para el campo Id_Abogado, ponga el tipo Numérico y para Importe, tiene que asignarle el, tipo de datos Moneda. Para crear una clave multiple, hay que seleccionar arrastrando con el ratén los primeros campos, en este caso, en la tabla Citas, tres, pulsando el botén Establecer clave principal, ya mencionado Las acciones que hay que realizar para tomarse un descanso, son © Cerrar las tablas, si estan abiertas. ipa hispavilacer/Sdslocelecces hil ae,2015 Practica de access 7 con ejercicios ° Y guardar la base de datos como Practicas, cosa que, por otra parte no es estrictamente imprescindible, ya que al salir siempre se guarda, salvo que deseemos lo contrario. Relaciones entre tablas. Ahora, crearemos el vinculo, que por definicién se establece entre este tipo de Bases de Datos relacionales y que les confiere la relacién entre éstas. Las llamadas relaciones entre tablas, permite el intercambio de datos entre ellas segtin los criterios que estime el usuario. Bien, estas son las relaciones, que deberan tener nuestras tablas, como se puede apreciar en la . Se corresponde con las lineas que las unen. Sigamos 1, Pulsar el botén Relaciones de la barra de herramientas. Se abre una ventana sobre otra, vacia. 2. Enla pestafia abierta por defecto, seleccionar Tablas, si no lo esta y seleccionar la tabla que se desee y pulsar Agregar, aparecera dicha tabla sobre la ventana vacia Sigamos, seleccionar de la lista, Citas, ahora pulsar Agregar, de la misma forma, seleccionar Clientes y pulsar Agregar y para salir, pulsar Cerrar. Las tres tablas estan, en la ventana de relaciones. Si se hubiera agregado una de més o por duplicado, ésta presentara un numero al final del nombre, selecciénela y eliminela, con la opcién eliminar del cuadro de contexto emergente del botén derecho del ratén. 3. Centrar la posicién de las tablas, pulsando con el ratén sobre el nombre de la tabla correspondiente y arrastrandola, colocaremos las tablas en la posicién que nos interese, segtin la mencionada figura 1. 4, Alarguemos mas la tabla Clientes, arrastrando desde el borde inferior, para que se visualicen todos los campos, pulsando y arrastrando sobre la esquina correspondiente, si fuera necesario 5. Pulsando sobre IDDeCliente, de la tabla Clientes y arrastrando hasta su campo homénimo, en la tabla Citas, para crear la primera relacién entre dos tablas. En la ventana que se abre, seleccionar Exigir integridad referencial, marcar las casillas de verificacién Actualizar y Eliminar en cascada y pulsar finalmente el botén Crear. Seria una buena idea leer la extensa ayuda que tiene Access para comprender mejor las opciones de referencias disponibles y sus posibilidades 6. Para las otras dos relaciones, realizaremos el mismo procedimiento. Ahora se pueden apreciar las lineas de relacién que unen las tablas entre si, las cuales establecen las relaciones que se han creado y que posteriormente comprobaremos. Es conveniente que de cuando en cuando: - Guardar la base de datos, con otro nombre para recuperar los datos si hay problemas. en el préximo ejercicio introduciremos datos en los campos de los registros de las tablas que hemos creado en esta practica, a fin de comprobar la integridad de los datos y relaciones creadas. 2* PRACTICA: ipa hispavilacer/Sdslocelecces hil 58762015 Practicas de access 7 con eercicios haters Sat aeons oe fi ere Wonca Mand if a za 2000 e 3 nar (sone > mane Erne Fig.3 Vamos a introducir, los primeros datos, en las diferentes tablas, como se indica en la figura 3 Para ello, seguiremos los siguientes pasos: + Alejecutar Archivo - Abrir y seleccionar PRACTICAS, y maximizar la base de datos + Introducir los datos como se indica en la figura anterior, introduciendo primero los datos de los abogados, luego el de los clientes y por ultimo los de las citas, En la tabla Clientes el Abogado Preferido es el 1 para los clientes 2314 y 2430 y el 2 para el 2610. Para introducir los datos en la tabla Abogados, hacer doble clic sobre ella o la seleccionamos y pulsamos el botén Abrir. + Teclear los datos correspondientes a cada tabla, teniendo en cuenta que, para cambiar de campo y de registro hay que pulsar [INTRO]. Introducir los datos de todas las tablas, con el orden requerido + Cerrar las tablas si estan abiertas. + Guardar la base de datos PRACTICAS.mdb Para darles un formato mas optimizado, vamos a modificar el disefio de algunos campos. Todas las acciones que se realizan en este tema se efecttian desde la ventana de disefio yen la zona de Propiedades del campo. Las acciones a realizar son: + Mediante el asistente para mascaras de entrada, asignaremos la mascara de entrada correspondiente a Numero de teléfono, eligiendo el prefijo o en su caso afiadiendo datos, para que quede como (009) 900 00 00 en el cuadro correspondiente del asistente, a los campos y las tablas siguientes: -Campo Teléfono y Fax de la tabla Abogados -Campo NumDeTelef y Fax de la tabla Clientes. ipa hispavilacer/Sdsloicelacces hil2015 Practica de access 7 con ejercicios Guardar en ambos casos, para que los datos, se almacenen con los simbolos de la mascara. + Cambiaremos el tamafio del campo Cédigo Postal, de la tabla Clientes, a 5. En la tabla Citas y en cualquier tabla en que aparezcan, campos similares, realizaremos las siguientes acciones + Cambiar el formato del campo Fecha inicio, por el tipo Fecha mediana + También cambiaremos el formato de los campos Hora inicio y Hora fin, al de tipo Hora corta.: Realizar las mismas acciones para el campo NumDeTeléf de la tabla Clientes. Cambiaremos el tamafio del campo Cédigo Postal + Seleccionemos la tabla Clientes y pulsar Disefiar. + Pulsar en el campo Cédigo Postal , en la propiedad Tamafio del campo , valor 5 para dicho campo * Cerrar la tabla Clientes guardando los cambios y aceptando que se pueden perder datos ya que de hecho no se van a perder, en este caso. 3? PRACTICA: LAS CONSULTAS. En esta parte, nos ocuparemos de las Consultas y las entre datos, que se encuentran el las tablas 0 propias consultas. La practica es la mejor forma de aprender. Crearemos una consulta sencilla, sin asistente, de manera que veremos cémo proceder en cualquier caso 1. En la pestafia Consultas, pulsar sobre Nuevo. Se abrird una ventana con varias opciones, elegir Consulta sencilla. 2. Se abrira la ventana llamada QSL, para poder crear de forma sencilla una consulta. © En ella, se puede distinguir que se divide en dos zonas. En la superior, que de momento esta vacia, se afiadira la tabla o tablas de datos, que necesitemos para, extraer la informacién que necesitemos. © En la inferior, es donde arrastraremos los campos de las tablas, de los cuales sacaremos la informacién deseada. Veamos cémo se realiza esto. 1. Una vez abierta la ventana, situando el puntero del ratén, en la parte superior, pulsar el bot6n secundario de! mismo y se abrira una ventana que, contiene la lista de las tablas que haya en la Base de Datos, seleccionar y pulsar agregar o con doble clic en Ia tabla que deseemos y, ésta se afiadiré a la zona superior de la ventana hasta ahora vacia. ipa hispavilacer/Sdslocelecces hil 78.2015 Practicas de access 7 con eercicios En nuestro caso, agregaremos la tabla Clientes, por ejemplo. Seleccionar el campo IDCliente, de a tabla y arrastrario hasta la zona inferior, justo en la primera celda izquierda de la cuadricula y, soltar. Quedard insertado el nombre IDCliente, ademas en las lineas de debajo, se presentara el nombre de la tabla y debajo en la Linea Orden:, podremos optar por Ascendiente, si queremos que presente los registros en ese orden A continuacién, hacer lo mismo con los campos Nombre, Apellidos, Teléfono y Poblacién. Con esto, ya tenemos la parte esencial de la consulta. Debajo de la celda Orden, se dispone de varias celdas mas, con sus nombres, las cuales nos serviran para diferentes opciones, de las que es capaz la consulta, entre ellas esta la de Mostrar y Criterios. Con esto ya tenemos terminada la primera consulta, sélo necesitamos guardarla y darle un nombre. Ahora pulsaremos en la Vista hoja de datos, para ver los resultados de la consulta. En estos momentos como no hemos introducido ningun dato, las columnas de la consulta se mostraran vacias. ipa hispavilacer/Sdslocelecces hil