Pengurusan

mesyuarat
Disediakan oleh:
Nurulain Hazirah binti Omar
Qurratu Hamizah binti Jamhari
Muhamad bin Ibrahim
G1.4
 PENGENALAN
Mesyuarat adalah berbentuk komunikasi formal yang
dilakukan dalam sesuatu pertubuhan bertujuan
untuk membuat sesuatu keputusan @
menyelesaikan sebarang masalah berbangkit.
Mesyuarat yang sah perlu dihadiri dgn sebilangan
ahli pertubuhan sepertimana yang diperuntukkan
oleh tataurusan persatuan.
Mesyuarat dianggap tidak sah sekiranya kehadiran
ahli gagal dicapai sebagaimana yang telah ditetapkan
tataurusan persatuan.
 CIRI-CIRI MESYUARAT
• Harus diadakan dan dikawal oleh seorang
pengerusi.
• Setiausaha akan memanggil semua orang yang
harus menghadiri mesyuarat.
• Setiausaha perlu mencatat semua perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat secara hitam
putih.
• Mesyuarat perlu dijalankan menurut tatacara
mesyuarat dan agendanya.
 Mesyuarat
agung
tahunan

Mesyuarat Mesyuarat
JENIS-JENIS
jawatankuasa MESYUARAT agung
kecil/ biro tergempar

Mesyuarat
jawatankuasa
kerja
 MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
• Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut undang-undang
negara.
• Mengikut perlembagaan dan undang-undang , sesuatu
pertubuhan yang ditubuhkan di sekolah @ di luar institusi
pendidikan perlu mengadakan mesyuarat agung tahunan.
• Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh
dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang
baharu.
• Sesetengah persatuan mengadakan mesyuarat agung
tahunannya 2 kali setahun dan ia dikenali sebagai mesyuarat
agung dwitahunan.
 Agenda yang perlu dimasukkan semasa
mesyuarat ialah:
• Ucapan pengerusi
• Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yg
lepas.
• Membentang dan menerima aktiviti tahunan bg tahun
lalu.
• Membentang dan mengesahkan penyata kewangan
tahun lalu.
• Memilih jawatankuasa kerja yg baru(jika tahun pilihan)
• Membincangkan dan meluluskan usul@ cadangan.
• Ucapan penangguhan.
 MESYUARAT AGUNG LUARBIASA @
TERGEMPAR
• Satu mesyuarat yang dihadiri oleh semua ahli
persatuan bg membincangkan sesuatu isu
@perkara yang penting.
• Turut dikenali sebagai mesyuarat agung
tergempar @ mesyuarat agung luar khas.
• Boleh diadakan dgn kehendak sebahagian ahli
@ jawatankuasa kerja mengikut
perlembagaan persatuan.
Mesyuarat ini perlu diadakan apabila:
• Pengerusi memikirkan perlu diadakan.
• Permintaan bertulis oleh tidak kurang
daripada lapan orang ahli jawatankuasa kerja.
• Permintaan scra bertulis oleh 2/3 ahli.
Agenda yg perlu dibincangkan:
• Penerangan atau taklimat ketua @ s/u
mengenai latar belakang isu yang
dibincangkan.
• Perbincangan isu berkenaan dan membuat
keputusan.
 MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA
• Mesyuarat yg biasa diadakan oleh sesebuah
persatuan bg menggerakkan persatuan berkenaan.
• Dihadiri oleh semua ahli jawatankuasa kerja yang
dilantik dalam sesuatu mesyuarat agung tahunan.
• Agenda measyuarat berkaitan dengan aktiviti,
perlembagaan, pengurusan & pentadbiran
pesatuan berkenaan.
• Agenda ditentukan oleh pengerusi melaui
perbincangan dengan s/u dan j/k lain.
• Boleh dilaksanakan beberapa kali dalam
setahun.
• Notis mesyuarat dikeluarkan oleh s/u.
• Korum mesyuarat juga bergantung pada
ketentuan persatuan sama ada dalam bentuk
pecahan atau bilangan yang nyata.
MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL (AD HOE)

• Merupakan mesyuarat biro yg biasanya

membincangkan tanggungjawab dan tugas
jawatankuasa bg sesuatu aktiviti persatuan.
• Dihadiri oleh ahli-ahli persatuan yang dipilih oleh ketua
jawatankuasa kerja atau biro.
• Agenda berkaitan dengan tugas dan fungsi biro itu.
Contoh: makan dan minum peserta dalam aktiviti
persatuan.
• Boleh dilaksanakan beberapa kali sehingga sesuatu
tugas selesai dan dilaksanakan dalam hari aktiviti itu.
• Notis mesyuarat dikeluarkan oleh ketua biro
dan masanya mengikut kesesuaian ahli-ahli
dalam jawatankuasa itu.
• Kadangkala jawatankuasa kecil ini dibubarkan
selepas tamatnya aktiviti.
• Korum mesyuarat tidak ditetapkan dan boleh
ditambah pada bila-bila masa.
 PERANAN & TANGGUNGJAWAB AHLI AJK
MESYUARAT
TUGAS PENGERUSI
• Memperkenalkan jemputan khas kepada ahli lain semasa kata-kata
aluannya.
• menjelaskan tujuan mesyuarat dan agenda-agenda yang perlu
dibincangkan.
• Menegaskan kepada ahli yang bercakap memperkenalkan diri apabila
mesyuarat pertama kali diadakan suapaya menyenangkan s/u
mencatat minit mesyuarat dan ahli lain dapat mengenali antara satu
sama lain.
• Segala perbincangan hendaklah mengikut urutan agenda yang telah
ditetapkan bermula daripada ucapan aluan pengerusi, membentang
dan mengesahkan minit mesyuarat yang lepas, perkara berbangkit dan
hal-hal lain.
 TUGAS NAIB PENGERUSI
• Memangku jawatan pengerusi semasa
ketiadaannya.
• Membantu tugas-tugas harian pengerusi
• Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan
oleh guru penasihat, pengerusi dari semasa ke
semasa.
 TUGAS SETIAUSAHA
(Sebelum mesyuarat)
Berbincang dengan pengerusi untuk menyedikan
agenda mesyuarat.

Menghantar surat jemputan@ notis mesyuarat

lebih awal.

Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem

siaraya berfungsi

Menyediakan peralatan yang berkaitan sepeti

kertas, pen dan sebagainya.

Menyediakan minit mesyuarat yang lepas

 Semasa mesyuarat

Datang lebih awal ketempat mesyuarat untuk

memastikan semua persiapan tidak tergendala

Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat

dengan ringkas, tepat dan padat.

Mengedar borang kehadiran mesyuarat ahli yang hadir

untuk ditandatangani
 Selepas mesyuarat

Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa

segera

Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan

secepat mungkin untuk tindakan mereka yang
terbabit.
 mesyuarat
• Menyiapkan akaun seberapa segera
• membuat bayaran kepada pembekal mesyuarat. Selepas
mesyuarat
• Membentang laporan perbelanjaan kewangan
• Mencatat perbelanjaan dan membuat bayaran Semasa
• Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakn
mesyuarat
laporan kewangan
• Menghantar laporan kepada auditor untuk diperiksa
• Memastikan setiap ahli mendapat laporan kewangan
Sebelum
TUGAS BENDAHARI
 Tugas ahli
• Menerima notis mesyuarat tdan membacanya.
• Memastikan tempat mesyuarat dan tarikh serta masanya
• Membawa fail mesyuarat dan peralatan yang berkaitan seperti
kertas, pen dan sebagainya
• Membawa minit mesyuarat dengan baik dan faham
kandungannya
• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk tidak
menjejaskan mesyuarat
• Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan
ringkas dan tepat
• Pastikan menanda kehadiran selepas mesyuarat tamat.
 Pemeriksa kira-kira
• 2 orang yang bukan pegawai pertubuhan boleh
dilantik sebagai pemeriksa kira-kira dalam mesyuarat
agung tahunan.
• Memegang jawatan selama 1 tahun dan boleh dilantik
semula
• Memeriksa kira-kira pertubuhan bagi setahun dan
membuat laporan @ pengesahan untuk mesyuarat
agung tahunan.
• Dikehendaki pada bila-bila masa untuk mengaudit
kira-kira pertubuhan.
 Pemegang amanah
• 3 orang pemegang amanah yang berumur lebih 21 tahun
hendaklah dilantik dan berkhidmat selama yang dikehendaki oleh
pertubuhan.
• Semua harta tetap kepunyaan persatuan akan diamanahkan
kepada mereka dengan menandatangani surat amanah(deed of
trust).
• Tidak boleh menjual dan menarik balik atau memindahkan
hakmilik harta kepunyaan pertubuhan dengan tidak mendapat
kelulusan & kuasa yg diberikan oleh mesyuarat agung persatuan.
• Boleh dilucutkan jawatan oleh sebab uzur kerana penyakit, tidak
siuman, tidak berada di dalam negeri atau kerana sebab-sebab
lain.
 Penasihat/ penaung
• Jawatankuasa , jika difikirkan perlu, melantik
orang-orang yg layak untuk menjadi
penasihat/penaung bg pertubuhan dengan
syarat orang yang dilantik itu menyatakan
persetujuannya secara bertulis.
 Pengendalian mesyuarat
Mula

Dapatkan
Laporan akhir tarikh
mesyuarat

Sediakan agenda
Memestikan dan laporan
keperluan

Membuat
tempahan Arahan untuk
keperluan mengadakan
mesyuarat
Mengedarkan
surat jemputan
• Selepas notis diterima, ahli terlibat harus bersedia untuk
mesyuarat dan menyediakan semua dokumen yang
persediaan
diperlukan.
• Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka
pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat
pengumuman
• Melalui notis yang mengandungi butiran mengenai tempat,
masa dan tarikh serta agenda mesyuarat
• Pengerusi merupakan orang yg merancang mesyuarat. Beliau
akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam
perancangan
mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat
• Peringkat pra-mesyuarat
Tatacara mesyuarat
• Minit mesyuarat lepas perlu disemak dan mesyuarat lepas
disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat Pengesahan minit
membincangkan perkara lain.
• Dimulakan olen pengucapan pengerusi
pembukaan
• Pengerusi akan mengenalkan tujuan
mesyuarat kepada ahlinya.
• Mesyuarat boleh dimulakan sekiranya sudah permulaan
sampai masa dan jumlah kehadiran ahli
mencukupi.
Peringkat mesyuarat
• Laporan oleh ketua biro terhadap aktiviti yang dijalankan
AJK
• Permohonan peruntukan kewangan dilakukan untuk Laporan biro atau
membiayai aktiviti yang dijalankan.
kewangan
• Bendahari perlu menerangkan cara perbelanjaan dan laporan
bayaran yang dilakukan. Pembentangan
berbangkit
• Tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan
semasa mesyuarat dijalankan perkara
• Akan diterima sekiranya tiada bantahan daripada pengerusi
dan ahli-ahli lain
Pembangkitan
• Mesyuarat boleh ditamatkan jika semua
perkara yang harus dibincangkan telah
selesai ataupun apabila pengerusi berasa
penutup
bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak
akan mendatangkan hasil.
lain
• Peluang kepada semua ahli untuk memberi
pandangan. Hal-hal
 Surat jemputan mesyuarat
• Satu cara berkomunikasi antara pihak urusetia
dan ahli.
• Pihak urusetia perlu memastikan setiap ahli
mendapat surat jemputan dalam tempoh
sekurang-kurangnya 10 hari sebelum
mesyuarat dijalankan.
 Minit mesyuarat
Format minit mesyuarat dlm 2 gaya:
• Tajuk, tarikh, masa, tempat, ahli hadir &
tidak hadir. Terdapat 3 kolum iaitu agenda,
perkara yang dibincangkan dan tindakan siapa.
• Tajuk, tarikh, masa , tempat, ahli hadir dan tidak
hadir. Sub tajuk mengikut agenda mesyuarat,
diikuti dengan perkara-perkara atau isi
perbincangan dan dibawah sebelah kanan
tindakan siapa.
 Gaya menulis minit mesyuarat
Masalah yang biasa dihadapi ketika mencatat
minit mesyuarat:
• Percakapan terlalu panjang
• Suara yg slow
• Ramai yang bercakap dalam sesuatu masa
• Cakap terlalu laju
• Perbincangan yang tiada keputusan atau
tindakan
Sekian,
terima
kasih