SUPRIYANTORO

KARS FKM UI, 2015

CV:
Supriyantoro,DR. dr, SpP, MARS,Brigjen (Purn)
FK-UGM (1979), Spesialis Paru- UI (1989), KARS-UI (1998),S3-FK UGM
Tugas/jabatan:
- SESJEN KEMENKES RI
: 2012 SEPT 2104
- DIRJEN YANMED/BUK
: 2010 - 2012
- DIRKESAD ( DIREKTUR KESEHATAN TNI AD)
: FEB JULI 2010
- KEPALA RSPAD GATOT SOEBROTO
: 2008 2010
- WADIRKESAD
: 2007 2008
- SES DIRKESAD
: 2006 -2007
- KASUBDIT YANKES DIRKESAD
: 2004 2006
- KEPALA KESEHATAN KODAM JAYA
: 2002 2004
- KEPALA RS RIDWAN MEURAKSA
: 2000 2002
- DIREKTUR PAV. SWASTA RSPAD GS
: 1994 2000
- JABATAN LAIN : KESEHATAN PASUKAN SANDHI YUDHA
KOPASSANDHA/ KOPASSUS,
DITKESAD , RSPAD DLL
: 1980 - 1994

JABATAN SAAT INI :

-KETUA UMUM IKKESINDO ( IKATAN KONSULTAN
KESEHATAN IND)
-KOMISARIS UTAMA PT.ZAMASC0 MS- ICT &
CONSULTANT
-KOMISARIS UTAMA PT. INDO MEDIKA UTAMA
-KOMISARIS UTAMA PT. ORYZA PHARMA MEDIKA
-KONSULTAN INDO HEALTHCARE FORUM
-PENASEHAT SALAH SATU GROUP RS
-DEWAN PENGAWAS SALAH SATU RS SWASTA
-KOMISARIS PT. PROMOSINDO MEDIKA
-KOMISARIS PT JOIN VENTURE IND-JEPANG
-KOMISARIS UTAMA PT.MARFA WISATA

Tujuan mata ajaran :

UMUM :
mempunyai kemampuan dalam mengelola sistem
informasi manajemen serta implementasinya di
rumah sakit.
KHUSUS :
- Mampu mengetahui tentang prinsip dasar dalam
sistem informasi di rumah sakit
- mampu mentransformasi data menjadi informasi
yg sesuai dg kebutuhan manajemen
- mampu mengelola & mengembangkan SIM di RS
serta melakukan analisa guna peningkatan
produktivitas / kinerja RS serta kepentingan
manajemen RS lainnya

METODE BELAJAR :
CERAMAH
DISKUSI KELOMPOK
PRESENTASI
KUIS
BENCHMARKING
CASE STUDY
KULIAH TAMU
TUGAS KELOMPOK &
UJIAN AKHIR

INDIVIDU

Pengertian:
MANAJEMEN : upaya menjalankan
organisasi secara komprehensif dg
mengelola sumber daya menjadi /
menghasilkan produk sesuai dg
tujuan.
SISTEM INFORMASI: rangkaian /
komponen yg saling berkaitan dlm
mengolah data utk mendpt informasi
sesuai kebutuhan organisasi

Pengertian SIM - RS

Serangkaian subsistem informasi secara

menyeluruh, terkoordinasi dan terpadu yg
mampu mentransformasi data dg cara /
metode ttt, shg dapat diolah menjadi informasi
sesuai kebutuhan/tujuan manajemen RS

(FAKTA->DATA->TRANSFORMASI-> INFORMASI->
KEPUTUSAN -> PROGRAM -> TUJUAN )

Mengelola pekerjaan INFORMASI dg

pendekatan SISTEM berdasar prinsip prinsip
MANAJEMEN RS

Mengapa T.I semakin penting bagi

RS?
ADA PERUBAHAN PERAN :
= Semula : hanya sebagai back
office processing
= Skr: sbg strategic weapon
dlm meraih
COMPETITIVE
ADVANTAGE

Fungsi penting RS:

Teknis pelayanan (medik, wat, penunjang

medik , rujukan dll)
Penunjang umum, termasuk administrasi
dan keuangan
Pendidikan dan pelatihan
Penelitian dan pengembangan
Humas

Guna SIM bagi manajer

RS
Menjaga mutu yan
Mengendalikan biaya
Meningkatkan produktivitas kerja
Estimasi demand thd yan RS
Analisa pemanfaatan yan RS oleh masy
Perencanaan dan evaluasi program
Mendukung fungsi diklat dan litbang

MANFAAT SIM BAGI PARA

MANAJER RS (donald.D.norwood)
Membantu pembuatan dan revisi
kebijakan RS
Bahan penyusunan rencana dan
evaluasi yanmed
Membantu pemantauan analisa
keuangan / akuntansi
Membantu membuat profil pasien
Analisa kecenderungan penyakit

Sejarah perkembangan SIM menuju CBIS

(Computer Based Information System)

SIA (Sistem Informasi Akutansi) berkaitan dengan keuangan

SIM (Sistem Informasi
Manajemen)

SS (Sistem Pendukung Keputusan)

berkaitan dengan bahan informasi untuk pengambilan keputusan
OA (Office Outomatic)
berkaitan dengan percepatan informasi di kantor
contoh: e-office/ smart office
AI (Artificial Intelegent)
berkaitan dengan pilihan keputusan (konsultasi)
Termasuk disini : expert system (ES) / sistem pakar

DSS (decision support system)

Sistem yg memberikan dukungan kpd

manajer utk membantu melakukan
identifikasi & memecahkan masalah
Identifikasi masalah: fase intelegensi
Memecahkan masalah: fase design &
pemilihan/review

Fase DSS ( menurut

SIMONS)
INTELEGENCE:
- process from system to subsystem
- analysis parts in sequence
DESIGN :
- identify alternate solutions
- evaluate alternate solutions
REVIEW :
- implement the solution
- follow up

Sistem informasi eksekutif

Fungsi eksekutif (kotter) :
- menetapkan agenda/tujuan
perusahaan
- membangun network client
- mengembangkan
lingkungan perusahaan utk
mencapai tujuan

Hal-hal yg terkait dg
informasi eksekutif:
Tujuan sentral:
t.u utk perencanaan dan
pengendalian
Data basenya:
berisi hal-hal yg terkait dg
pelanggan, pesaing, unit bisnis dlm
3 periode (past, present, future)

Pendekatan SIM dg
metode DONABEDIAN :
INPUT
PROSES
OUTPUT/OUTCOME
5 M:
-man
-money
-material
-methode
-marketing

POAC
PDCA dll

PERAN INFO DALAM SISTEM PENGENDALIAN MAJERIAL RS

MASUKAN
1.Demand terhadap Yanmed
2.Sumber Daya :

Tenaga

Dana

Barang

Teknologi

PROSES KONVERSI
1.Proses resmi

KELUARAN

2.Pola kegiatan tak resmi

1.Yanmed

3.Manajemen

2.Dampak dari
Yanmed

PEMANTAUAN
PROSES PENGENDALIAN
Tindakan koreksi melalui :
Diklat

Perubahan prosedur

Perubahan tenaga

Penyuluhan

Insentif

Tindakan Disiplin

Lain-lain

SENSOR / INDIKATOR
STANDAR
1.Kuantitas
2.Mutu
3.Efisiensi

(Charles J. Austin : Info. System Form Hospital Administration)

1.Cakupan Yanmed
2.Mutu Yanmed
3.Penggunaan Sumber Daya

MASY/ PENGUNJ/
PASIEN

MANAJER
RUMAH SAKIT

PUSDA KES

RS X

3
BAGIAN

BKKBN

INSTALASI X

5
2
INFO

BPS

BAGIAN
KEUANGAN

BAGIAN
PERSONALIA

dll

BELUM BISA DISEBUT

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS.

KARENA
:
PIPA-2/SALURAN-2 BELUM DIALIRI
PROSES/MEKANISME

MASY/
PENGUNJ/
PASIEN

PUSDA KES

MANAJER
RUMAH SAKIT

RS X

3
BAGIAN

BKKBN

INSTALASI X

2
INFO

BPS

3
dll

DISEBUT
KARENA

BAGIAN
KEUANGAN

BAGIAN
PERSONALIA

:
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
RS.
:
PIPA-2/SALURAN-2 SUDAH DIALIRI
PROSES/MEKANISME

INFORMASI YG DIBUTUHKAN RS,

umumnya:
Tercapai tidaknya tujuan tiap
fungsi
Bermutu/ tidaknya pelaksanaan
tiap fungsi
Efisien/tidaknya penggunaan
sumberdaya dlm mendukung
fungsi

TINGKAT OTOMATISASI S.I

= Manual
= kombinasi manual dan
komputerisasi
= komputerisasi penuh ttp belum
terintegrasi
=komputerisasi dan terintegrasi
penuh

SIM-RS UMUMNYA MINIMAL

MELIPUTI :
MUTU PELAYANAN
KEUANGAN / AKUNTANSI
LOGISTIK
KEPEGAWAIAN / SDM

SUBSISTEM DI RS al:
SUBSISTEM FUNGSIONAL :
Subsistem informasi klinis dan medis
Subsistem informasi administratif
Subsistem informasi perencanaan dan
pengendalian .
dll
SUBSISTEM DI TINGKATAN MANAJERIAL:
- Subsistem tkt strategis
- Subsistem tkt pengendali
- Subsistem tkt operasional

LINGKUNGAN
EKSTERNAL

INFORMASI
EKSTERNAL

PEMBUATAN DAN REVISI

RENCANA

STANDAR

INFORMASI
TERKENDALI

RENCANA

PEMANTAUAN

PENGORGA-NISASIAN +
STAFFING

PELAKSANA YANMED

PASIEN

TUJUAN
Perencanaan Startegis

DATA OPERASIONAL

Pengendalian Manajerial

Diadaptasi dari : Health Care Administration

A. Managerial Perspective/Samuel Levey; N. Paul Loomba

Operasional

PENDEKATAN SISTEM:

Yaitu pemecahan masalah dg melihat

organisasi sbg suatu sistem

ELEMEN PEMECAHAN MASALAH:

- Standar kinerja sistem: keadaan yg
diharapkan
- Informasi: keadaan saat ini
- Masalah : gap keadaan saat ini & harapan
- Solusi dan alternatif pemecahan masalah
- Kendala
- Manajer sbg pemecah masalah

LANGKAH PENDEKATAN SISTEM:

TAHAP

PERSIAPAN:
- memandang organisasi sbg sistem
- kenali lingkungan organisasi / sistem
- identifikasi subsistem organisasi
TAHAP MEN-DEFINISI :
- bergerak dari sistem ke subsistem
- analisa subsistem dg urutan tertentu
TAHAP PEMECAHAN MASALAH:
- identifikasi -> evaluasi solusi -> pilih solusi
terbaik -> terapkan solusi -> tindak lanjut

TAHAP PERSIAPAN

SISTEM
SUBSISTEM A
Subsistem A1

SUBSISTEM B

SUBSISTEM C

 Setiap

area fungsional adalah

subsistem, al:
- subsistem pelayanan
- subsistem keuangan

Setiap

tingkatan manajemen adalah

subsistem , al: - manajemen strategis
- manajemen pengendali
- manajemen operasional

TAHAP DEFINISI
Bergerak

dari sistem ke subsistem:

- sistem seimbang dg lingkungan ?
- aliran sumber daya ?
- tujuan sesuai dg kebutuhan
lingkungan ?
- subsistem terintegrasi dan tujuan
sama?

MASY/
PENGUNJ/
PASIEN

PUSDA KES

MANAJER
RUMAH SAKIT

RS X

3
BAGIAN

BKKBN

INSTALASI X

5
2
INFO

BPS

3
dll

BAGIAN
KEUANGAN

BAGIAN
PERSONALIA

1.

BAGAIMANA MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFO DAN

PENYAJIAN/PENYALURAN INFO.

2.

BAGAIMANA MENGHIMPUN DATA DAN VERIFIKASINYA.

3.

BAGAIMANA MENDAPATKAN DAN TUKAR-MENUKAR DATA/PUBLIKASI DATA

4.

BAGAIMANA MELAKUKAN SURVEI DAN MENYAJIKAN INFO KEPADA

MASYARAKAT/PENGUNJUNG/PASIEN.

5.

BAGAIMANA MENGOLAH DATA MENJADI INDIKATOR DAN MEMAKET INFO.

UNTUK SETIAP MEKANISME, HARUS JELAS

SIAPA HARUS MELAKUKAN APA.

Analisis bagian sistem menurut

urutan tertentu

Evaluasi standar
Bandingkan output standar
Evaluasi manajemen
Evaluasi pengolah informasi
Evaluasi input dan sumber daya input
Evaluasi proses transformasi
Evaluasi output dan sumber daya
output

TAHAP PEMECAHAN
MASALAH

Identifikasi alternatif solusi dg

pelbagai metode
Evaluasi solusi alternatif --> risk &
benefit
Pilih solusi terbaik
Pilih solusi
Terapkan solusi
Tindak lanjut

TEKNIK IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

INFORMASI

Wawancara tak terstruktur

Metode bertahap
Metode diskusi kelompok
Metode produk samping
Analisis laporan
Analisis pengambilan keputusan
Metode CSF

WAWANCARA TAK TERSTRUKTUR

Manajer / staf diminta mendaftar jenis

jenis informasi yg dibutuhkan
Keuntungan : sederhana, cepat
Kerugian :
- krn tak terstruktur maka
kelengkapan & ketepatan diragukan
- response cenderung subyektif dan
bisa BIAS , berlebihan atau kurang

METODE BERTAHAP:(1)
Manajer/staf diminta lebih dulu
mendaftar kebutuhan informasi
minimalnya
Sistem informasi dibuat utk
memenuhi kebutuhan tsb
Secara bertahap kebutuhan
informasi di sempurnakan
Melakukan modifikasi utk
penyesuaian pengembangan

METODE BERTAHAP (2)

Keuntungan :
- membatasi kecenderungan menyusun
kebutuhan informasi secara berlebihan
- kesempurnaan dpt tercapai secara
bertahap
- efisiensi dana dan investasi bisa
bertahap
kelemahan :
- kebutuhan awal cenderung tdk lengkap
- dapat terjadi perubahan design
program bbrp kali

METODE DISKUSI
KELOMPOK
Beberapa orang dlm strata
manajemen yg sama diajak diskusi
utk merumuskan jenis kebutuhan
informasi
Keuntungan : spesifikasi informasi
lebih lengkap
Kelemahan : rumusan kelompok
diskusi satu dg yg lain belum tentu
mudah dibuat dlm satu sistem

METODE PRODUK
SAMPING
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
berdasarkan kegiatan operasional yg
sudah berjalan
Keuntungan : tidak menyita waktu
dan mudah dlm pembuatan SIM
Kelemahan : tidak
mempertimbangkan kebutuhan
informasi diluar dari yg sudah
operasional ( ide baru, perubahan
lingkungan dll )

ANALISA LAPORAN

Melakukan analisa thd laporan yg ada,

disesuaikan dg kebutuhan informasi para
manajer
Keuntungan : tidak menyita waktu dan lebih
terarah / terfokus
Kelemahan : tidak mempertimbangkan
kemungkinan kebutuhan informasi diluar
dari laporan yg ada dan cenderung mencari
kesalahan

ANALISIS PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Manajer/staf diminta mendata
semua keputusan yg sering
dilakukan
Setiap jenis keputusan di break
down sesuai dg alur dalam
proses pengambilan keputusan
sampai diketahui kebutuhan
informasinya
( misal dg
metode decision tree)

METODE CSF
Manajer & pengelola SIM menetapkan
fungsi fungsi utama dari masing
masing bidang tugas dg urutan
prioritas
Tetapkan kriteria sukses, faktor
sukses dan informasi yg dibutuhkan

Tahapan dalam CSF:

Menetapkan fungsi
Menetapkan kriteria sukses
Menetapkan faktor sukses dan
informasi yg dibutuhkan
Menetapkan indikator
Menetapkan data
Menetapkan sumber data

Contoh CSF utk manajemen r.jln

Fungsi :

Kriteria
Sukses:

1.manajemen
rawat
jalan

Pelaya
nan psn
Poli yg ber
mutu

Faktor
Indika- tor:
Sukses&
informasi
yg
dibutuhkan
Dr cukup
Perawat
Cukup
Ruang
tunggu
nyaman

Rerata
Lama
tunggu :
Kurang dari
15 mnt
dll

Data :

Sumber
data:

-Juml psn
-Juml kunj
-Lama
tunggu
dll

Registra
Si
Kuesioner
Status
dll

Manfaat CSF :
- alat bantu dlm
memfokuskan pd aktivitas
yg terpenting
- alat bantu dlm
menentukan kebutuhan
informasinya

Utk mengetahui data/ informasi dasar

di RS , perlu memahami :
Struktur

organisasi secara lengkap

Hubungan proses / prosedur setiap
langkah (flowchart) antar unit di dlm/
luar sistem
Identifikasi data / informasi dasar yg
ada / dibutuhkan unit tsb dg
pendekatan sistem

Contoh pengenalan sistem organisasi RS utk

pemahaman data / informasi dasar:
1.

Melakukan pendekatan dg membagi

organisasi RS menjadi :
- unit produksi
- unit penunjang
Contoh masing masing ?

2. Penyusunan tata hubungan antar unit:

setelah memahami komponen atau
unit yg ada --> petakan tata
hubungannya , sehingga proses
pengambilan data / informasi tidak
tumpang tindih
( alur proses dikaitkan dg kewenangan
dan tanggung jawab unit masingmasing)

3. Menyusun flow chart :

- flow chart utama di tkt organisasi
- flow chart di tingkat unit
- flow chart dlm setiap proses di unit

4. Penyusunan data / informasi

dasar:
Data

yg diperlukan pd setiap proses di

identifikasi se lengkap mungkin sesuai
dg kebutuhan informasi
--> contoh ?

Prinsip : GARBAGE IN -----> GARBAGE

OUT

Data --> diolah menjadi informasi

Informasi yg telah di olah tsb dpt
menjadi DATA di tingkat manajemen di
atasnya
Contoh:
-Data transaksi --> diolah menjadi
informasi
di bag. Akuntansi berupa lap.keuangan
-Informasi di bag akuntansi tsb mrpk
data utk manajer keuangan yg akan
diolah menjadi informasi ttg analisa
laporan keuangan

DATA--> fakta, belum

diolah, kasar
8 unsur pokok pengolahan data:
1. reading
2. writing
3. recording/printing 4. sorting
5. transmitting
6.
calculating
7. comparing
8. storing

Metode pengolahan data:

MANUAL
ELECTROMECHANICAL
PUNCHED

CARD EQUIPMENT

ELECTRONIC

KOMPUTER

COMPUTER-> SIM BERBASIS

 INFORMASI:
- data yg telah di olah
- bentuk lebih berarti bagi
pengguna
- menggambarkan kejadian
- utk mengambil keputusan

Ciri informasi yg baik :

Sudah di olah

Timely

Relevan

Action oriented

Sensitif

Uniform

Tidak BIAS

Performance
target

komprehensif

Cost effective

LATIHAN 1 :
Cari unit penunjang & produksi yg ada di RS
masing masing
Pilih salah satu unit tsb diatas
Susun data dasar yg diperlukan di unit tsb

Latihan 2 :
Pilih peran sbg salah satu manajer di
RS.
Buatlah CSF dari salah satu fungsinya

PURPOSE OF S.I.S.P
(Strategic Information System
Planning)
menyelaraskan antara goal sistem
informasi (S.I) dg strategi perusahaan
Identifikasi prioritas dan kebutuhan S.I
Identifikasi infrastruktur teknologi
informasi di RS
Pengalokasian sumber pendapatan dan
anggaran

TAHAP PERENCANAAN PENGEMBANGAN

SIM-RS

Mengkaji S.I yg sudah ada

Membentuk team work
Tetapkan tujuan dan prioritas
Rumuskan dan evaluasi alternatif pendekatan
pengembangan SIM-RS
Evaluasi alternatif piranti lunak dan keras
Lakukan analisa biaya yg disesuaikan dg
kemampuan dana
Pilih/putuskan & tentukan tahapan realisasi
Susun prosedur,ketentuan dan jadwal
Pelatihan SDM
Uji coba --- reevaluasi

BAGAN ARUS PROSES PENGEMBANGAN

SIM RS

MULAI

MEMBENTUK TIM KERJA

MENGKAJI SISTEM INFO

YANG ADA

MENETAPKAN TUJUAN
DAN PRIORITAS

MERUMUSKAN & EVALUASI ALTERNATIF

PENDEKATAN PENGEMBANGAN SIM RS

MENGEVALUASI ALTERNATIF
PERANGKAT LUNAK

TINJAUAN & REVISI TAHUNAN

MENGANALISA BIAYA

MEMBUAT DASAR HUKUM

8

MENGEVALUASI ALTERNATIF
PERANGKAT KERAS

MEMBUAT JADWAL
PELAKSANAAN

10
PELAKSANAAN PENGAMBANGAN
SIM

ELEMEN DLM S.I.S.P di RS

Statement goal & obyektif yg akan dicapai
RS
(kebutuhan informasi manajemen, CSF/ critical success
factors, prioritas kebutuhan informasi )

Prioritas untuk aplikasi : klinis,

administrasi/keuangan, penunjang lain
Spesifikasi piranti keras
Spesifikasi piranti lunak
Pengelolaan S.I
Capital & operational budget

MODEL PENILAIAN KINERJA RS menurut

Scott&Shortell yg terkait dgn SIM :

Ukuran struktur- proses keluaran dari

a. keuangan
b. mutu pelayanan
c. SDM

Contoh:
Struktur
Keu:
Sist.pembukuan akuntansi

- proses

- output

Pembuatan lap. Keu

Analisa lap keu

Ketepatan diagnosis, waktu

Los pendek, waktu tunggu

Rekruitment, pelatihan

Skill,knowlegde

Mutu yan:
Org,sop,tenaga

Sdm:
Jumlah,jenis dll

Contoh model KPI /

=key performance indicator (1)
DESKRIPSI

Admission
Inpatient days
(IPD)
Total beds
BOR
Average daily
patient
ALOS
TOI
Ttl employee

THN YL

THN SKR

ANALISA
ANALISA
SELISIH(RP) SELISIH(%)

Lanjutan contoh model KPI (2)

Cash in
flow

Cash out
flow
Cash
balance
Cash&bank
balance
A/R
transactio
n
A/R
payment
Gross rev.
Gross rev/
IPD

Lanjutan contoh model KPI (3)

A/P
transactio
n
A/P
payment
Gross
expenses
Cost / IPD
Man power
expenditur
e
MP exp /
IPD
Operating
profit (OP)
OP / IPD

PENGGUNAAN SIM DLM ANALISA

KINERJA RS , MELIPUTI:
Decision making:
information for planning & coordination
control
signaling (early warning)
education & learning
external communication